Verordnung über die Aufbewahrung und Speicherung von Justizakten

Eingangsformel

Auf Grund des § 2 Absatz 1 Satz 1 des Justizaktenaufbewahrungsgesetzes, der durch Artikel 4 Nummer 3 Buchstabe a des Gesetzes vom 5. Juli 2017 (BGBl. I S. 2208) neu gefasst worden ist, verordnet die Bundesregierung:

§ 1 Anwendungsbereich

Diese Verordnung regelt die Aufbewahrung und Speicherung der Akten, Aktenregister, Karteien, Namens- und sonstigen Verzeichnisse der Gerichte und der Staatsanwaltschaften, die für das Verfahren nicht mehr erforderlich sind, und die hierbei zu beachtenden Aufbewahrungs- und Speicherungsfristen. Die Regelungen für die Akten der allgemeinen Verwaltung, der Justizverwaltung und der Strafvollzugsbehörden sowie für die Akten zu Verfahren, die auf Landesrecht beruhen, bleiben unberührt.

§ 2 Durchführung der Aufbewahrung und Speicherung

(1) Die weggelegten oder abschließend bearbeiteten Akten, Aktenregister, Karteien, Namens- und sonstigen Verzeichnisse sind bis zum Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungs- und Speicherungsfristen vollständig aufzubewahren, vor unbefugtem Zugriff zu sichern und vor Beschädigung und Verfall zu schützen. Ihre Lesbarkeit ist zu gewährleisten.

(2) Bei elektronisch gespeicherten Akten, Aktenregistern, Karteien, Namens- und sonstigen Verzeichnissen sind die Vertraulichkeit, die Integrität, die Verfügbarkeit und die Authentizität durch geeignete Maßnahmen zu gewährleisten.

§ 3 Aufbewahrungs- und Speicherungsfristen

(1) Die Aufbewahrungs- und Speicherungsfristen bestimmen sich nach der Anlage. Für in der Anlage nicht ausdrücklich bezeichnete Akten gelten die für Akten in vergleichbaren Angelegenheiten bestimmten Aufbewahrungs- und Speicherungsfristen.

(2) Werden in Papierform geführte Teile einer Akte, für die unterschiedliche Aufbewahrungs- und Speicherungsfristen gelten, in die elektronische Form oder in eine Mikroform übertragen und ist damit ihre jeweils fristgerechte Löschung nicht mehr oder nur noch mit unvertretbarem Aufwand möglich, so bestimmt sich die Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist nach der längsten Frist.

(3) Die Leitung der für die Aktenaufbewahrung oder -speicherung zuständigen Stelle kann von Amts wegen im Einzelfall eine längere oder kürzere Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist für einzelne Akten oder Aktenteile anordnen, soweit dies aufgrund besonderer Umstände erforderlich ist. Die Anordnung kann auch auf Antrag einer am Verfahren beteiligten oder einer sonstigen Person erlassen werden, sofern diese ein berechtigtes Interesse darlegt. Der Anordnung dürfen weder schutzwürdige Interessen von Verfahrensbeteiligten oder sonstigen Personen noch öffentliche Interessen entgegenstehen. Die Anordnung ist zu begründen und zu dokumentieren. Im Fall einer Verkürzung der Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist ist die Dokumentation bis zum Ablauf der ursprünglichen Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist aufzubewahren oder zu speichern.

(4) Aktenregister, Karteien, Namens- und sonstige Verzeichnisse sind dauernd aufzubewahren, soweit in ihnen Akten oder Aktenteile verzeichnet sind, die dauernd aufzubewahren sind. Ebenfalls dauernd aufzubewahren sind Namens- und Unternehmensverzeichnisse zum Grundbuch und zu allen sonstigen öffentlichen Registern. Im Übrigen sind Aktenregister, Karteien, Namens- und sonstige Verzeichnisse auszusondern oder darin enthaltene Daten zu löschen oder unkenntlich zu machen, sobald sie für abgeschlossene und laufende Verfahren nicht mehr benötigt werden.

§ 4 Beginn der Aufbewahrungs- und Speicherungsfristen

(1) Die Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem die Weglegung der Akten angeordnet wurde. Für Akten, für die die Weglegung nicht geregelt ist, beginnt die Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist mit Ablauf des Jahres, in dem die letzte Verfügung zur Sache ergangen ist.

(2) Für Akten, die nach einem wieder aufgenommenen oder fortgesetzten Verfahren erneut weggelegt werden, beginnt mit Ablauf des Jahres der erneuten Weglegung eine neue Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist.

(3) Beträgt die Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist weniger als ein Jahr, beginnt sie abweichend von Absatz 1 mit Ablauf des Monats, in dem die Weglegung der Akten angeordnet wurde oder die letzte Verfügung zur Sache ergangen ist. Absatz 2 gilt mit der Maßgabe, dass die neue Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist mit Ablauf des Monats der erneuten Weglegung beginnt.

§ 5 Beginn der Aufbewahrungs- und Speicherungsfristen in Straf- und Bußgeldsachen

(1) Die Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist für Akten in Straf- und Bußgeldsachen beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem die verfahrensbeendende Entscheidung rechtskräftig geworden ist. Sofern die verfahrensbeendende Entscheidung keiner Rechtskraft bedarf, beginnt die Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist mit Ablauf des Jahres, in dem die Entscheidung getroffen worden ist. Bei Verfahren gegen mehrere Beschuldigte oder Betroffene ist die letzte Entscheidung maßgebend.

(2) Wird nachträglich auf eine Gesamtstrafe erkannt, so beginnt für die Akten über die in diese Entscheidung einbezogenen Verurteilungen eine neue Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist mit Ablauf des Jahres, in dem diese Entscheidung rechtskräftig geworden ist.

(3) Ist zum Zeitpunkt der Weglegung der Akten die unter Zugrundelegung der Fristbestimmung nach Absatz 1 oder Absatz 2 bestimmte Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist bereits abgelaufen oder endet diese mit Ablauf des Jahres der Weglegung oder der beiden darauffolgenden Jahre, so sind die Akten mit Ablauf des Jahres, in dem die Weglegung angeordnet wurde, für weitere drei Jahre aufzubewahren oder zu speichern. In den Fällen der Nummer 1113.1 Buchstabe a der Anlage sind die Akten für weitere zwei Jahre aufzubewahren oder zu speichern.

§ 6 Beginn der Aufbewahrungs- und Speicherungsfristen in Kindschaftssachen

Die Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist für Akten in Kindschaftssachen nach § 151 des Gesetzes über das Verfahren in Familiensachen und in den Angelegenheiten der freiwilligen Gerichtsbarkeit beginnt unabhängig von der tatsächlichen Verfahrensbeendigung mit dem Ablauf des Jahres, in dem die ehemals minderjährige Person das 30. Lebensjahr vollendet hat oder vollendet hätte. Sind mehrere Geschwister vorhanden, so ist die jüngste an der Angelegenheit beteiligte Person maßgebend.

§ 7 Beginn der Aufbewahrungs- und Speicherungsfristen in bestimmten Nachlasssachen

(1) Die Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist für Akten über Verfügungen von Todes wegen, soweit diese nicht zurückgegeben wurden, beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem die Verfügung von Todes wegen vollständig eröffnet wurde oder die Eröffnung nach dem Letztverstorbenen erfolgt ist.

(2) Die Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist für Verwahrungsbücher über Verfügungen von Todes wegen beginnt für den jeweiligen Jahrgang mit dem Ablauf des Jahres, in dem die letzte darin verzeichnete Verfügung von Todes wegen eröffnet wurde.

§ 8 Abweichende Bestimmung des Beginns der Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist

Die Leitung der für die Aktenaufbewahrung oder -speicherung zuständigen Stelle kann anordnen, dass die Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist allgemein oder für einzelne Angelegenheiten abweichend von den §§ 4 bis 7 unmittelbar mit dem Ereignis beginnt, das dem Fristbeginn zugrunde liegt. Die Anordnung ist zu dokumentieren. Sie kann auch von einer übergeordneten Stelle erlassen werden.

§ 9 Aussetzung der Aussonderung

(1) Die Leitung der für die Aktenaufbewahrung oder -speicherung zuständigen Stelle kann für eine Gruppe von Akten anordnen, dass deren Aussonderung bis zum Ablauf einer von ihr bestimmten Frist auszusetzen ist, wenn ein öffentliches Interesse dies erfordert. Die Frist darf höchstens vier Jahre betragen. Sie kann einmalig um bis zu zwei Jahre verlängert werden. Ein öffentliches Interesse besteht insbesondere dann, wenn Anhaltspunkte dafür vorliegen, dass die Akten für einen parlamentarischen Untersuchungsausschuss von Bedeutung sein können.

(2) Spätestens zwei Jahre nach der Anordnung nach Absatz 1 Satz 1 ist zu prüfen, ob die Voraussetzungen der Anordnung weiterhin vorliegen. Ist dies nicht der Fall, ist die Anordnung aufzuheben.

(3) Entscheidungen nach den Absätzen 1 und 2 sind zu begründen und zu dokumentieren. § 8 Satz 3 gilt entsprechend.

§ 10 Übergangsbestimmung

Die Aufbewahrungs- und Speicherungsfristen nach der Anlage sind, vorbehaltlich abweichender Regelungen der Länder auf der Grundlage des § 2 Absatz 3 des Justizaktenaufbewahrungsgesetzes, auch auf Akten anzuwenden, für die die Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist bereits vor dem 1. Januar 2022 begonnen hat.

§ 11 Inkrafttreten

Diese Verordnung tritt am 1. Januar 2022 in Kraft.

Anlage (zu § 3 Absatz 1 Satz 1)Aufbewahrungs- und Speicherungsfristen

(Fundstelle: BGBl. I 2021, 4837 - 4898; bzgl. der einzelnen Änderungen vgl. Fußnote)

Teil 1Aufbewahrungs- und Speicherungsfristen für Akten der Gerichte und Staatsanwaltschaften der LänderKapitel 1Ordentliche Gerichtsbarkeit und StaatsanwaltschaftenAbschnitt 1AmtsgerichtUnterabschnitt 1AllgemeinesUnterabschnitt 2Zivilprozess-, Insolvenz-, Konkurs- und VergleichssachenUnterabschnitt 3Straf- und BußgeldsachenUnterabschnitt 4Angelegenheiten der freiwilligen Gerichtsbarkeit und FamiliensachenUnterabschnitt 5Anerbensachen und LandwirtschaftssachenAbschnitt 2LandgerichtUnterabschnitt 1AllgemeinesUnterabschnitt 2ZivilsachenUnterabschnitt 3Straf- und BußgeldsachenUnterabschnitt 4Sonstige Zuständigkeiten des LandgerichtsUnterabschnitt 5BerufsgerichtssachenAbschnitt 3Oberlandesgericht, Oberstes LandesgerichtUnterabschnitt 1AllgemeinesUnterabschnitt 2Zivil- und FamiliensachenUnterabschnitt 3Straf- und BußgeldsachenUnterabschnitt 4LandwirtschaftssachenUnterabschnitt 5Sonstige Zuständigkeiten des OberlandesgerichtsUnterabschnitt 6BerufsgerichtssachenAbschnitt 4Staatsanwaltschaft, AmtsanwaltschaftpUnterabschnitt 1AllgemeinesUnterabschnitt 2ZivilsachenUnterabschnitt 3StrafsachenAbschnitt 5GeneralstaatsanwaltschaftUnterabschnitt 1AllgemeinesUnterabschnitt 2ZivilsachenUnterabschnitt 3StrafsachenUnterabschnitt 4BerufsgerichtssachenKapitel 2FachgerichtsbarkeitenAbschnitt 1Gerichte der VerwaltungsgerichtsbarkeitUnterabschnitt 1AllgemeinesUnterabschnitt 2RechtssachenAbschnitt 2Gerichte der ArbeitsgerichtsbarkeitUnterabschnitt 1AllgemeinesUnterabschnitt 2RechtssachenAbschnitt 3Gerichte der SozialgerichtsbarkeitUnterabschnitt 1AllgemeinesUnterabschnitt 2RechtssachenAbschnitt 4Gerichte der FinanzgerichtsbarkeitUnterabschnitt 1AllgemeinesUnterabschnitt 2RechtssachenTeil 2Aufbewahrungs- und Speicherungsfristen für Akten der Gerichte des Bundes, des Generalbundesanwalts beim Bundesgerichtshof, der Wehrdisziplinaranwaltschaften und des Bundeswehrdisziplinaranwalts beim BundesverwaltungsgerichtKapitel 1BundesarbeitsgerichtKapitel 2BundesfinanzhofKapitel 3BundesgerichtshofKapitel 4BundessozialgerichtKapitel 5BundesverwaltungsgerichtKapitel 6BundespatentgerichtKapitel 7Gemeinsamer Senat der obersten GerichtshöfeKapitel 8Generalbundesanwalt beim BundesgerichtshofAbschnitt 1Revisions-Strafsachen und nicht strafrechtliche VerfahrenAbschnitt 2Strafsachen gegen die innere und äußere Sicherheit (Staatsgefährdungs-Strafsachen und Landesverrats-Strafsachen)Kapitel 9Truppendienstgerichte, Wehrdisziplinaranwaltschaften und Bundeswehrdisziplinaranwalt beim BundesverwaltungsgerichtAbschnitt 1TruppendienstgerichteAbschnitt 2Wehrdisziplinaranwaltschaften und Bundeswehrdisziplinaranwalt beim Bundesverwaltungsgericht

Teil 1

Aufbewahrungs- und Speicherungsfristen für Akten der Gerichte und Staatsanwaltschaften der Länder

Kapitel 1

Ordentliche Gerichtsbarkeit und Staatsanwaltschaften

Nr.Register- zeichenAngelegenheitAufbewahrungs- und SpeicherungsfristVor der Vernichtung herauszunehmende DokumenteBemerkungen

123456

Abschnitt 1 Amtsgericht

Unterabschnitt 1 Allgemeines

1111.0ARAkten über Angelegenheiten, die in das Allgemeine Register eingetragen sind

a)soweit sie Vertreterbestellungen nach § 13 Abs. 2 GWB betreffen 10 Jahre

b)soweit sie Schutzschriften enthalten1 Jahr

c)alle übrigen2 Jahre

Unterabschnitt 2 Zivilprozess-, Insolvenz-, Konkurs- und Vergleichssachen

1112.0BMahnsachenzu den Buchstaben a bis d:–Bei nicht maschineller Bearbeitung beginnt die Aufbewahrungsfrist mit dem Ablauf des Jahres, in dem das Verfahren als weggelegt gilt.–Bei maschineller Bearbeitung entspricht der letzte Zugriff im Sinne einer Verfügung auf den Datensatz der letzten Verfügung in der Sache.

a)Akten und Datenbestände über Mahnsachen, auch bei automatisierter Bearbeitung, sofern ein (Teil-)Vollstreckungsbescheid bzw. Europäischer Zahlungsbefehl erlassen wurde, der nicht durch Antragsrücknahme wirkungslos geworden ist 30 Jahre

b)Akten und Datenbestände in übrigen Fällen 2 Jahre

c)Erfassungsbelege und Bewegungsdateien 3 Monatezu den Buchstaben a und b:–Bei automatisierter Bearbeitung sind Akten nur solche Aktenteile und Eingänge, deren Inhalt nicht im Aktenausdruck des zugehörigen Verfahrens nach § 696 Abs. 2 ZPO wiedergegeben werden kann. Kann deren Inhalt im Aktenausdruck wiedergegeben werden, so handelt es sich um Erfassungsbelege, für die Buchstabe c gilt.–Datenbestände sind nur Datensammlungen, in denen Anträge, Rechtsbehelfe und andere Eingänge nach deren Verarbeitung zum Zweck der Verfahrensführung und Wiedergabe in einem Aktenausdruck nach § 696 Abs. 2 ZPO gespeichert werden (Bestandsdateien).zu Buchstabe a:–Die Behördenleitung kann bestimmen, dass die nicht nach Nr. 1112.11 aufzubewahrenden Dokumente bereits nach Ablauf der unter Buchstabe b genannten Frist ausgesondert werden.–Sofern die nach Nr. 1112.11 aufzubewahrenden Dokumente im Aktenausdruck des zugehörigen Verfahrens nach § 696 Abs. 2 ZPO wiedergegeben sind, genügt dessen Aufbewahrung.zu Buchstabe c:–Die Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist der Erfassungsbelege beginnt mit deren Eingang, die der Bewegungsdateien mit deren maschineller Verarbeitung.–Bewegungsdateien sind Dateien, in denen Daten zum Zweck der späteren Verarbeitung oder der Weitergabe an die Parteien, die Gerichte und andere Beteiligte zunächst gesammelt werden.

d)Register und HüllenRegister und Hüllen (falls ein Register nicht geführt wird) in Mahnsachen sind zu vernichten, sobald alle darin verzeichneten Akten und die aus diesen zur längeren Aufbewahrung und Speicherung herausgenommenen Vollstreckungsbescheide bzw. Europäischen Zahlungsbefehle und Nachweise ausgesondert sind. Die Behördenleitung kann anordnen, dass die Register und Hüllen in Mahnsachen bereits nach Ablauf von 2 Jahren nach der in Spalte 4 zu Spalte 3 Buchstabe b vorgeschriebenen Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist für Akten und Datenbestände in übrigen Fällen vernichtet werden.

1112.1CProzessakten und sonstige Akten, die betreffen

a)Ansprüche nichtehelicher Kinder gegen ihren Vater, soweit der Anspruch in einer rechtskräftigen, vor dem 1. Juli 1970 erlassenen Entscheidung festgestellt worden ist oder der Mann vor diesem Zeitpunkt in einer öffentlichen Urkunde seine Vaterschaft anerkannt oder in einem vollstreckbaren Schuldtitel sich zur Erfüllung der Ansprüche verpflichtet hat, Anfechtungen der Vaterschaft nach § 1600 Absatz 1 Satz 1 BGB und Artikel 12 § 3 Absatz 2 des Gesetzes über die rechtliche Stellung der nichtehelichen Kinder 70 Jahre

b)bis zum 30. Juni 1998: alle übrigen Kindschaftssachen, Ansprüche aus einem familienrechtlichen Verhältnis, soweit nicht Familiensache (Unterabschnitt 4), Entmündigungssachen 30 JahreUrteile, Protokolle, die Beurkundungen in Kindschaftssachen enthalten (§ 641c ZPO), Entmündigungsbeschlüsse (siehe Nr. 1112.1 Buchstabe c und d)Kindschaftssachen im Sinne dieser Bestimmung sind die in § 640 Abs. 2 ZPO in der bis zum 30. Juni 1998 geltenden Fassung bezeichneten Verfahren, die ab dem 1. September 2009 als Abstammungssachen bezeichnet werden (siehe § 111 Nr. 3, § 169 FamFG)

c)bis zum 30. Juni 1998: Urteile und Entmündigungsbeschlüsse aus den Akten zu Buchstabe b 70 Jahrewie zu Nr. 1112.1 Buchstabe b

d)bis zum 30. Juni 1998: Protokolle, die Beurkundungen in Kindschaftssachen enthalten (§ 641c ZPO), aus den Akten zu Buchstabe b 70 Jahrewie zu Nr. 1112.1 Buchstabe b

e)Aufgebotsverfahren10 Jahredie in Nr. 1112.11 aufgeführten DokumenteAufgebotsverfahren ab dem 1. September 2009: siehe Nr. 1114.13 Buchstabe b

f)alle übrigen Akten5 Jahredie in Nr. 1112.11 aufgeführten Dokumente

1112.2Ha)Akten über Verfahren nach der Regelunterhaltsverordnung, Akten über Anträge im vereinfachten Verfahren zur Abänderung von Unterhaltstiteln 10 Jahredie in Nr. 1112.11 aufgeführten DokumenteUnterhaltssachen ab dem 1. September 2009: siehe Nr. 1114.42

b)Akten über Anträge auf Durchführung des selbstständigen Beweisverfahrens und sonstige Anträge außerhalb eines anhängigen Rechtsstreits, die nicht Bestandteil der Hauptakten geworden sind 5 Jahredie in Nr. 1112.11 aufgeführten Dokumente

1112.3Sammelakten über die bei dem Gericht niedergelegten Schiedssprüche, schiedsrichterlichen Vergleiche und Vergleiche nach § 1044b Abs. 1 ZPO in der bis zum 31. Dezember 1997 geltenden Fassung, Sammelakten über die bei dem Gericht nach § 796a ZPO niedergelegten Anwaltsvergleiche 30 Jahre

1112.4Ja)Akten über das Verteilungsverfahren2 JahreVerteilungspläne (siehe Nr. 1112.4 Buchstabe b)

b)Verteilungspläne30 Jahre

1112.5Ka)Zwangsversteigerungsakten, soweit der Zuschlag nicht erteilt ist 2 Jahre

b)Zwangsversteigerungsakten, sofern der Zuschlag erteilt ist 5 JahreBeschlüsse über Zuschlagserteilung, Verhandlungen und Protokolle über die Verteilung des Versteigerungserlöses (siehe Nr. 1112.5 Buchstabe c)Aus den in Spalte 5 genannten Dokumenten sind Sammelakten zu bilden (siehe Nr. 1112.5 Buchstabe c).

c)Sammelakten mit den Beschlüssen über Zuschlagserteilung im Zwangsversteigerungsverfahren und mit den Verhandlungen und Protokollen über die Verteilung des Versteigerungserlöses 30 Jahre

1112.6La)Zwangsverwaltungsakten2 JahreProtokolle über die Leistung von Zahlungen auf das Kapital einer Hypothek oder Grundschuld oder auf die Ablösungssumme einer RentenschuldAus den in Spalte 5 genannten Dokumenten sind Sammelakten zu bilden (siehe Nr. 1112.6 Buchstabe c).

b)Akten über die Zwangsliquidation von Bahneinheiten 10 Jahre

c)Sammelakten mit den Protokollen über die Leistung von Zahlungen auf das Kapital einer Hypothek oder Grundschuld oder auf die Ablösungssumme einer Rentenschuld 30 Jahre

1112.7M, MZAkten über Zwangsvollstreckungssachen5 Jahredie in Nr. 1112.11 aufgeführten DokumenteWegen der Vernichtung des Schuldnerverzeichnisses/Löschung im Schuldnerverzeichnis siehe § 882e ZPO.

1112.8IN, IK, IEInsolvenzakten

a)die Dokumente über die Verteilung30 Jahre