LegalizeVerordnung über die Führung notarieller Akten und Verzeichnisse
Inhaltsübersicht
Abschnitt 1Allgemeine Bestimmungen§ 1Verzeichnisse§ 2Akten§ 3Urschriften, Ausfertigungen, Abschriften und elektronische Urkunden§ 4Form und Übergabe elektronischer Aufzeichnungen§ 5Sicherheit elektronischer Aufzeichnungen§ 6Technische und organisatorische MaßnahmenAbschnitt 2Urkundenverzeichnis§ 7Urkundenverzeichnis§ 8Führung des Urkundenverzeichnisses§ 9Angaben im Urkundenverzeichnis§ 10Ortsangabe§ 11Angaben zur Amtsperson§ 12Angabe der Beteiligten§ 13Angabe des Geschäftsgegenstands§ 14Angabe der Urkundenart§ 15Angaben zu Ausfertigungen§ 16Weitere Angaben bei Verfügungen von Todes wegen§ 17Sonstige Angaben§ 18Zeitpunkt der Eintragungen§ 19Export der Eintragungen§ 20Persönliche BestätigungAbschnitt 3Verwahrungsverzeichnis§ 21Verwahrungsverzeichnis§ 22Angaben im Verwahrungsverzeichnis§ 23Massenummer und Buchungsnummer§ 24Angaben zu den Beteiligten§ 25Angaben zu Einnahmen und Ausgaben§ 26Angaben zu Wertpapieren und Kostbarkeiten§ 27Angaben zu Schecks und Sparbüchern§ 28Angaben zu Notaranderkonten§ 29Export der Eintragungen§ 30Persönliche BestätigungAbschnitt 4Urkundensammlung, Erbvertragssammlung§ 31Urkundensammlung§ 32Erbvertragssammlung§ 33Sonderbestimmungen für Verfügungen von Todes wegenAbschnitt 5Elektronische Urkundensammlung, Sondersammlung§ 34Elektronische Urkundensammlung§ 35Einstellung von Dokumenten§ 36Löschung von Dokumenten§ 37Sondersammlung§ 38Sonderbestimmungen für Verfügungen von Todes wegen§ 39Behandlung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist für die UrkundensammlungAbschnitt 6Nebenakten§ 40Nebenakten§ 41Sonderbestimmungen für Verwahrungsgeschäfte§ 42Führung in Papierform§ 43Elektronische Führung§ 44Führung in Papierform und elektronische FührungAbschnitt 7Sammelakte für Wechsel- und Scheckproteste§ 45SammelakteAbschnitt 8Generalakte§ 46Generalakte§ 47Elektronische FührungAbschnitt 9Sonstige Aufzeichnungen§ 48Hilfsmittel§ 49ErsatzaufzeichnungenAbschnitt 10Aufbewahrungsfristen§ 50Aufbewahrungsfristen§ 51Aufbewahrungsfristen für Altbestände§ 52Sonderbestimmungen für Nebenakten§ 53Sonderbestimmungen beim Übergang der VerwahrzuständigkeitAbschnitt 11Elektronisches Urkundenarchiv und Elektronischer NotariatsaktenspeicherUnterabschnitt 1Allgemeine Vorschriften§ 54Funktionen des Elektronischen Urkundenarchivs und des Elektronischen Notariatsaktenspeichers§ 55Technische Zugangsberechtigung zum Elektronischen Urkundenarchiv und zum Elektronischen Notariatsaktenspeicher§ 56Sicherungsmaßnahmen gegen Missbrauch§ 57Sichere informationstechnische NetzeUnterabschnitt 2Elektronisches Urkundenarchiv§ 58Einräumung und Überleitung der technischen Zugangsberechtigung§ 59Wegfall und Entziehung der technischen Zugangsberechtigung§ 60Dokumentation der technischen Zugangsberechtigungen§ 61Datenschutz, Datensicherheit und Vertraulichkeit§ 62Maßnahmen bei technischer Handlungsunfähigkeit der NotarkammernUnterabschnitt 3Elektronischer Notariatsaktenspeicher§ 63Nutzungsverhältnis und technische Zugangsberechtigung§ 64Zugang§ 65Dokumentation der technischen Zugangsberechtigungen§ 66Datenschutz, Datensicherheit und Vertraulichkeit
Abschnitt 1 Allgemeine Bestimmungen
§ 1 Verzeichnisse
Der Notar führt die folgenden Verzeichnisse:
das Urkundenverzeichnis,
das Verwahrungsverzeichnis.
§ 2 Akten
Der Notar führt die folgenden Akten:
die Urkundensammlung,
die Erbvertragssammlung,
die elektronische Urkundensammlung,
die Sondersammlung,
die Nebenakten,
die Sammelakte für Wechsel- und Scheckproteste und
die Generalakte.
§ 3 Urschriften, Ausfertigungen, Abschriften und elektronische Urkunden
(1) Urschriften, Ausfertigungen und beglaubigte Abschriften von Urkunden sind so herzustellen, dass sie gut lesbar, dauerhaft und fälschungssicher sind. Satz 1 gilt für die Erstellung elektronischer Urkunden entsprechend.
(2) Im Schriftbild der Urschrift einer Urkunde darf nichts unleserlich gemacht werden.
(3) Auf jeder Urschrift, Ausfertigung oder Abschrift einer Urkunde sind die Urkundenverzeichnisnummer und die Jahreszahl anzugeben. Satz 1 gilt für das nach § 39a des Beurkundungsgesetzes erstellte elektronische Dokument entsprechend. Auf einem nach § 8 Absatz 2, § 16b oder § 36 Absatz 2 des Beurkundungsgesetzes erstellten elektronischen Dokument müssen die Urkundenverzeichnisnummer und die Jahreszahl nicht angegeben werden.
§ 4 Form und Übergabe elektronischer Aufzeichnungen
(1) Ist die Verwendung eines bestimmten Dateiformats oder eines bestimmten Systems nicht durch andere oder aufgrund anderer Rechtsvorschriften vorgeschrieben, so sind elektronische Akten und Verzeichnisse (elektronische Aufzeichnungen) in einem Dateiformat zu führen, das allgemein gebräuchlich ist. Elektronische Aufzeichnungen können auch in einem anderen Dateiformat geführt werden, wenn dieses ohne erheblichen zeitlichen oder finanziellen Aufwand in ein allgemein gebräuchliches Dateiformat überführt werden kann.
(2) Geht die Zuständigkeit für die Verwahrung von Akten und Verzeichnissen auf eine andere Stelle über, so hat die bisher zuständige Stelle der künftig zuständigen Stelle elektronische Aufzeichnungen auf einem allgemein gebräuchlichen Datenträger zu übergeben. Handelt es sich um elektronische Aufzeichnungen, die im Elektronischen Urkundenarchiv oder im Elektronischen Notariatsaktenspeicher vorliegen, so hat die bisher zuständige Stelle an der Einräumung des Zugangs für die künftig zuständige Stelle mitzuwirken, soweit dies erforderlich ist.
§ 5 Sicherheit elektronischer Aufzeichnungen
(1) Systeme, die zum Umgang mit elektronischen Aufzeichnungen verwendet werden, sind durch geeignete und dem Stand der Technik entsprechende Maßnahmen gegen unbefugten Zugang zu schützen.
(2) Elektronische Aufzeichnungen sind durch geeignete Vorkehrungen gegen unzulässigen Verlust, unzulässige Veränderung und unzureichende Verfügbarkeit zu sichern.
(3) Körperliche Zugangsmittel, die der Notar für den Zugang zum Elektronischen Urkundenarchiv und zum Elektronischen Notariatsaktenspeicher verwendet, sind sicher zu verwahren. Sie dürfen keiner anderen Person überlassen werden.
(4) Der Notar darf Wissensdaten, die er für den Zugang zum Elektronischen Urkundenarchiv und zum Elektronischen Notariatsaktenspeicher benutzt, keiner anderen Person preisgeben.
(5) Der Notar muss durch geeignete Vorkehrungen sicherstellen, dass die bei ihm beschäftigten Personen mit den ihnen überlassenen Zugangsmitteln und mit ihren Wissensdaten den Absätzen 3 und 4 entsprechend umgehen.
§ 6 Technische und organisatorische Maßnahmen
Die Bundesnotarkammer präzisiert durch Verhaltensregeln nach Artikel 40 Absatz 2 Buchstabe h der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung) (ABl. L 119 vom 4.5.2016, S. 1; L 314 vom 22.11.2016, S. 72; L 127 vom 23.5.2018, S. 2) die technischen und organisatorischen Maßnahmen, die nach Artikel 32 der Verordnung (EU) 2016/679 zu treffen sind, um die Sicherheit der personenbezogenen Daten zu gewährleisten, die in den elektronischen Aufzeichnungen und den zu ihrer Führung verwendeten elektronischen Hilfsmitteln verarbeitet werden.
Abschnitt 2 Urkundenverzeichnis
§ 7 Urkundenverzeichnis
(1) In das Urkundenverzeichnis einzutragen sind
Niederschriften (§ 8 Absatz 1 und § 36 Absatz 1 des Beurkundungsgesetzes),
elektronische Niederschriften (§ 8 Absatz 2, §§ 16b und 36 Absatz 2 des Beurkundungsgesetzes),
Vermerke im Sinne des § 39 des Beurkundungsgesetzes, die Folgendes enthalten:
die Beglaubigung einer Unterschrift oder eines Handzeichens,
die Beglaubigung der Zeichnung einer Namensunterschrift,
die Feststellung des Zeitpunkts, zu dem eine Privaturkunde vorgelegt worden ist,
sonstige einfache Zeugnisse im Sinne des § 39 des Beurkundungsgesetzes,
elektronische Vermerke im Sinne des § 39a des Beurkundungsgesetzes, die Folgendes enthalten:
die Beglaubigung einer qualifizierten elektronischen Signatur, einer elektronischen Unterschrift oder eines elektronischen Handzeichens,
die Feststellung des Zeitpunkts, zu dem eine Privaturkunde vorgelegt worden ist,
sonstige einfache Zeugnisse im Sinne des § 39 des Beurkundungsgesetzes,
Vollstreckbarerklärungen nach § 796c Absatz 1 und § 1053 Absatz 4 der Zivilprozessordnung und
Einigungen, Abschlussprotokolle, Vertragsbeurkundungen und Vertragsbestätigungen nach § 96 Absatz 3 Satz 1 und Absatz 5 Satz 2, § 98 Absatz 2 Satz 1 und § 99 Satz 1 des Sachenrechtsbereinigungsgesetzes.
(2) Nicht in das Urkundenverzeichnis einzutragen sind insbesondere
Niederschriften über Wechsel- und Scheckproteste,
Vermerke im Sinne des § 39 des Beurkundungsgesetzes, die im Zusammenhang mit einer anderen Beurkundung erstellt werden und
die auf die betreffende Urschrift oder eine Ausfertigung der Urkunde oder ein damit zu verbindendes Blatt gesetzt werden oder
deren elektronische Fassung zusammen mit einer elektronischen Urschrift verwahrt wird, und
elektronische Vermerke im Sinne des § 39a des Beurkundungsgesetzes, die im Zusammenhang mit einer anderen Beurkundung erstellt werden und
deren Ausdruck mit einer Urschrift oder einer Ausfertigung der Urkunde verbunden wird oder
die zusammen mit einer elektronischen Urschrift verwahrt werden.
§ 8 Führung des Urkundenverzeichnisses
(1) Das Urkundenverzeichnis wird getrennt nach Kalenderjahren geführt. Die Eintragungen jedes Kalenderjahres sind mit fortlaufenden Nummern zu versehen.
(2) Die Beurkundungen und sonstigen Amtshandlungen sind in der Reihenfolge des Datums ihrer Vornahme einzutragen. Ist eine Eintragung versehentlich unterblieben, so ist sie unter der nächsten fortlaufenden Nummer nachzutragen. Ist eine Eintragung versehentlich mehrfach erfolgt, so ist die wiederholte Eintragung als gegenstandslos zu kennzeichnen.
§ 9 Angaben im Urkundenverzeichnis
Die Eintragung im Urkundenverzeichnis enthält folgende Angaben:
das Datum und den Ort oder die Orte der Beurkundung oder der sonstigen Amtshandlung (§ 10),
die Amtsperson (§ 11),
die Beteiligten (§ 12),
den Geschäftsgegenstand (§ 13),
die Urkundenart (§ 14),
gegebenenfalls Angaben zu Ausfertigungen (§ 15),
gegebenenfalls weitere Angaben zu Verfügungen von Todes wegen (§ 16) und
gegebenenfalls sonstige Angaben (§ 17).
§ 10 Ortsangabe
Ist das Amtsgeschäft in der Geschäftsstelle vorgenommen worden, genügt als Ortsangabe die Angabe „Geschäftsstelle“. Andernfalls ist die genaue Bezeichnung des Ortes oder der Orte, an dem oder an denen das Amtsgeschäft vorgenommen wurde, einzutragen. Hierbei ist soweit möglich die Anschrift anzugeben.
§ 11 Angaben zur Amtsperson
Zur Amtsperson sind anzugeben
der Familienname,
der Vorname oder die Vornamen, soweit diese im Rahmen der amtlichen Tätigkeit üblicherweise verwendet werden, und
die Amtsbezeichnung.
§ 12 Angabe der Beteiligten
(1) Als Beteiligte sind einzutragen
bei Niederschriften nach § 8 Absatz 1 des Beurkundungsgesetzes und elektronischen Niederschriften nach § 8 Absatz 2 und § 16b des Beurkundungsgesetzes die Erschienenen, deren Erklärungen beurkundet worden sind,
bei Beglaubigungen (§§ 39 bis 41 des Beurkundungsgesetzes) diejenigen, welche die Unterschrift, die qualifizierte elektronische Signatur, das Handzeichen oder die Zeichnung vollzogen oder anerkannt haben,
bei Vollstreckbarerklärungen (§ 796c Absatz 1 und § 1053 Absatz 4 der Zivilprozessordnung) die Parteien,
bei Amtshandlungen nach § 96 Absatz 3 Satz 1 und Absatz 5 Satz 2, § 98 Absatz 2 Satz 1 und § 99 Satz 1 des Sachenrechtsbereinigungsgesetzes die Beteiligten im Sinne des Sachenrechtsbereinigungsgesetzes,
bei allen übrigen Beurkundungen (§§ 36, 39, 39a und 43 des Beurkundungsgesetzes) diejenigen, welche die Beurkundung veranlasst haben.
Sind mehr als 20 Beteiligte einzutragen, genügt auch eine zusammenfassende Bezeichnung, es sei denn, dass die Beteiligten in den Fällen der §§ 8 oder 16b des Beurkundungsgesetzes Erklärungen zur Niederschrift abgegeben haben.
(2) Zu den Beteiligten sind anzugeben
der Vorname oder die Vornamen,
der Familienname,
der Geburtsname, wenn dieser nicht der Familienname ist,
das Geburtsdatum und
der Wohnort.
Sofern dies zur Unterscheidung der Beteiligten erforderlich ist, sind weitere Angaben aufzunehmen. Haben Beteiligte in Vertretung für eine andere Person gehandelt und wurde dabei in eine Niederschrift oder elektronische Niederschrift statt des Wohnorts eines Beteiligten ein Dienst- oder Geschäftsort aufgenommen, so tritt dieser auch im Urkundenverzeichnis an die Stelle des Wohnorts. Bei Beteiligten, die keine natürlichen Personen sind, sind statt der in Satz 1 genannten Angaben ihr Name und ihr Sitz anzugeben.
(3) Zu den Beteiligten kann angegeben werden
die Anschrift,
die steuerliche Identifikationsnummer,
die Wirtschafts-Identifikationsnummer und
die Registernummer.
(4) Haben Beteiligte in Vertretung für eine andere Person gehandelt, sind neben den Beteiligten auch die vertretenen Personen aufzuführen. Absatz 2 Satz 1, 2 und 4 und Absatz 3 gelten insoweit entsprechend. Sind mehr als 20 vertretene Personen aufzuführen, genügt auch eine zusammenfassende Bezeichnung. Vertretende und vertretene Personen sollen jeweils als solche gekennzeichnet werden.
(5) In gesellschaftsrechtlichen Angelegenheiten ist die Gesellschaft auch dann einzutragen, wenn sie nicht Beteiligte ist. Absatz 2 Satz 4 und Absatz 3 gelten entsprechend.
§ 13 Angabe des Geschäftsgegenstands
Der Geschäftsgegenstand ist stichwortartig und hinreichend unterscheidungskräftig zu bezeichnen. Hat die Bundesnotarkammer für den Geschäftsgegenstand eine bestimmte Formulierung vorgesehen, so ist diese zu verwenden.
§ 14 Angabe der Urkundenart
(1) Als Urkundenarten sind zu unterscheiden
Beglaubigungen von Unterschriften, Handzeichen oder qualifizierten elektronischen Signaturen mit Anfertigung eines Urkundenentwurfs,
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