LegalizeVerordnung über den Betrieb eines Videokommunikationssystems für notarielle Urkundstätigkeiten
Eingangsformel
Auf Grund des § 78p Absatz 3 der Bundesnotarordnung, der zuletzt durch Artikel 2 Nummer 3 Buchstabe b des Gesetzes vom 15. Juli 2022 (BGBl. I S. 1146) neu gefasst worden ist, verordnet das Bundesministerium der Justiz im Einvernehmen mit dem Bundesministerium des Innern und für Heimat:
§ 1 Begriffsbestimmungen
Im Sinne dieser Verordnung bezeichnet:
„Vorgang“ einen in dem Videokommunikationssystem gespeicherten Datensatz zu einer Urkundstätigkeit;
„Amtsperson“ einen Notar, einen Notariatsverwalter oder eine Notarvertretung;
„Beteiligter“
im Fall der Beurkundung von Willenserklärungen mittels Videokommunikation (§§ 16a bis 16e des Beurkundungsgesetzes) einen Erschienenen im Sinne des § 6 Absatz 2 des Beurkundungsgesetzes und
im Fall der Beglaubigung einer qualifizierten elektronischen Signatur mittels Videokommunikation (§ 40a des Beurkundungsgesetzes) eine Person, welche die qualifizierte elektronische Signatur anerkennt;
„hinzugezogene Person“ eine Person, deren Zuziehung zu einer Urkundstätigkeit nach dem Beurkundungsgesetz vorgesehen ist;
„Dritter“ eine Person, die eine Urkundstätigkeit auf Veranlassung eines Beteiligten begleitet, ohne selbst Beteiligter oder hinzugezogene Person zu sein;
„Nutzer“ eine Person, die das Videokommunikationssystem als Beteiligter, hinzugezogene Person oder Dritter nutzt;
„Nutzerdaten“ folgende Daten zu einem Nutzer:
Familienname,
Geburtsname,
Vornamen,
Anrede,
akademische Grade und Ehrengrade sowie die Bezeichnung als Professor,
Tag der Geburt,
Ort der Geburt,
Anschriften,
Staatsangehörigkeit,
Familienstand,
den Nutzer betreffende Eintragungen in einem öffentlichen Register,
Nutzername,
De-Mail-Adressen oder vergleichbare Adressen eines Zustelldienstes eines anderen Mitgliedstaates der Europäischen Union oder eines anderen Vertragsstaates des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum nach der Verordnung (EU) Nr. 910/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Juli 2014 über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt und zur Aufhebung der Richtlinie 1999/93/EG (ABl. L 257 vom 28.8.2014, S. 73; L 23 vom 29.1.2015, S. 19; L 155 vom 14.6.2016, S. 44),
E-Mail-Adressen,
Telefon- und Mobilfunknummern,
Telefaxnummern und
bezüglich eines vom Nutzer verwendeten elektronischen Identitätsnachweises oder Identifizierungsmittels nach § 16c Satz 1 des Beurkundungsgesetzes
aa) die Dokumentenart,
bb) der letzte Tag der Gültigkeitsdauer sowie
cc) das dienste- und kartenspezifische Kennzeichen oder eine andere eindeutige Kennung;
„Sachverhaltsdaten“ Daten zu den Einzelheiten einer Urkundstätigkeit einschließlich der dafür relevanten oder zu prüfenden personenbezogenen Daten und Verfahrensinformationen.
§ 2 Technische Zugangsberechtigung zum Videokommunikationssystem
(1) Eine technische Zugangsberechtigung zum Videokommunikationssystem ist einzuräumen:
dem Notar,
dem Notariatsverwalter,
der Notarvertretung sowie
Personen, die beabsichtigen, das Videokommunikationssystem als Beteiligter, hinzugezogene Person oder Dritter zu nutzen.
(2) Personen, die bei einer Amtsperson beschäftigt sind, kann eine technische Zugangsberechtigung eingeräumt werden. Technische Zugangsberechtigungen nach Satz 1 können in ihrem Umfang eingeschränkt werden.
(3) Für körperliche Zugangsmittel und Wissensdaten, die die in den Absätzen 1 und 2 genannten Personen für den Zugang zum Videokommunikationssystem verwenden, gilt § 5 Absatz 3 bis 5 der Verordnung über die Führung notarieller Akten und Verzeichnisse entsprechend.
§ 3 Einräumung der technischen Zugangsberechtigung
(1) Die technische Zugangsberechtigung nach § 2 Absatz 1 Nummer 1 und 2 ist durch die Notarkammer einzuräumen.
(2) Die technische Zugangsberechtigung nach § 2 Absatz 1 Nummer 3 soll durch die zu vertretende Amtsperson eingeräumt werden. Wird die technische Zugangsberechtigung nicht durch die zu vertretende Amtsperson eingeräumt, so ist sie durch die Notarkammer einzuräumen.
(3) Die technische Zugangsberechtigung nach § 2 Absatz 1 Nummer 4 ist durch die Bundesnotarkammer einzuräumen. Bei Beteiligten und hinzugezogenen Personen setzt die Einräumung der technischen Zugangsberechtigung eine Registrierung unter Nachweis der Identität mittels eines elektronischen Identitätsnachweises oder Identifizierungsmittels nach § 16c Satz 1 des Beurkundungsgesetzes voraus. Bei Verwendung eines elektronischen Identitätsnachweises nach § 16c Satz 1 Nummer 1 des Beurkundungsgesetzes sind folgende Daten auszulesen und als Nutzerdaten zu speichern:
Familienname,
Geburtsname,
Vornamen,
Doktorgrad,
Tag der Geburt,
Ort der Geburt,
Anschrift,
Staatsangehörigkeit,
Dokumentenart,
letzter Tag der Gültigkeitsdauer und
dienste- und kartenspezifische Kennzeichen.
Bei Verwendung eines elektronischen Identifizierungsmittels nach § 16c Satz 1 Nummer 2 des Beurkundungsgesetzes sind die in Satz 3 Nummer 1 bis 10 genannten Daten sowie die eindeutige Kennung auszulesen und als Nutzerdaten zu speichern, soweit sie in dem Datensatz des elektronischen Identifizierungsmittels enthalten sind.
(4) Die technische Zugangsberechtigung nach § 2 Absatz 2 Satz 1 ist von der Amtsperson einzuräumen, bei der die Person beschäftigt ist. Diese Amtsperson kann den bei ihr beschäftigten Personen auch die Befugnis einräumen, weitere technische Zugangsberechtigungen nach § 2 Absatz 2 Satz 1 zu erteilen. Befugnisse nach Satz 2 können in ihrem Umfang eingeschränkt werden. Der beschäftigenden Amtsperson im Sinne dieses Absatzes steht deren Notarvertretung gleich.
§ 4 Wegfall und Entziehung der technischen Zugangsberechtigung
(1) Die Bundesnotarkammer hat im Zusammenwirken mit den Notarkammern sicherzustellen, dass eine technische Zugangsberechtigung endet, wenn
im Fall des § 2 Absatz 1 Nummer 1 und 2 das Amt erlischt oder der Amtssitz in einen anderen Amtsgerichtsbezirk verlegt wird,
im Fall des § 2 Absatz 1 Nummer 3 die Vertretung endet und
im Fall des § 2 Absatz 2 das Amt der beschäftigenden Amtsperson erlischt oder deren Amtssitz in einen anderen Amtsbereich verlegt wird.
(2) Die Bundesnotarkammer hat sicherzustellen, dass eine technische Zugangsberechtigung im Fall des § 2 Absatz 1 Nummer 4 endet, sobald die zu dem Nutzer gespeicherten Nutzerdaten nach § 14 Absatz 2 Satz 5 zu löschen sind.
(3) Im Fall einer ständigen Vertretung soll die technische Zugangsberechtigung nach § 2 Absatz 1 Nummer 3 durch die nach § 2 Absatz 1 Nummer 1 oder 2 zugangsberechtigten Person vorübergehend entzogen werden, solange keine Amtsbefugnis nach § 44 Absatz 1 Satz 1 der Bundesnotarordnung besteht.
(4) Eine technische Zugangsberechtigung nach § 2 Absatz 2 kann jederzeit durch die beschäftigende Amtsperson oder eine von dieser dazu ermächtigte Person entzogen werden. § 3 Absatz 4 Satz 4 gilt entsprechend.
(5) Wird der Notar vorläufig seines Amtes enthoben, so hat ihm die Notarkammer die technische Zugangsberechtigung zu entziehen. Weitere technische Zugangsberechtigungen und Befugnisse im Sinne des § 2 Absatz 2 und des § 3 Absatz 4 Satz 2 bleiben hiervon unberührt. Sie können von dem Notar nicht mehr geändert oder widerrufen werden.
(6) Die Bundesnotarkammer kann einer Amtsperson, einer bei dieser beschäftigten Person oder einem Nutzer die technische Zugangsberechtigung vorübergehend entziehen, wenn die Gefahr einer missbräuchlichen Verwendung besteht. Wenn die technische Zugangsberechtigung einer in § 2 Absatz 1 Nummer 1 bis 3 oder Absatz 2 Satz 1 genannten Person eingeräumt wurde, kann die vorübergehende Entziehung der technischen Zugangsberechtigung nach Satz 1 auch durch die Notarkammer erfolgen. Die vorübergehende Entziehung in den Fällen der Sätze 1 und 2 ist unverzüglich zu beenden, wenn die Gefahr einer missbräuchlichen Verwendung nicht mehr besteht.
§ 5 Vorgang
(1) In einem Vorgang dürfen zu einer Urkundstätigkeit folgende Daten zusammengefasst werden:
Nutzerdaten solcher Nutzer, die Zugriff auf den Vorgang haben oder hatten,
Sachverhaltsdaten und
elektronische Dokumente.
(2) Die Bundesnotarkammer hat sicherzustellen, dass ausschließlich folgende Personen Zugriff auf einen Vorgang haben:
die Amtsperson, die den Vorgang erstellt hat oder auf Veranlassung eines Nutzers mit dem Vorgang befasst ist (befasste Amtsperson),
bei der befassten Amtsperson beschäftigte Personen, soweit ihnen eine technische Zugangsberechtigung eingeräumt worden ist, sowie
folgende Nutzer:
der Nutzer, der den Vorgang selbst erstellt hat,
der Nutzer, der die Erstellung durch eine Amtsperson veranlasst hat, und
die Nutzer, denen der Zugriff eingeräumt worden ist.
Die Befugnis, Nutzern den Zugriff auf einen Vorgang einzuräumen (Satz 1 Nummer 3 Buchstabe c), haben die nach Satz 1 Nummer 1 bis 3 Buchstabe b zugriffsberechtigten Personen.
(3) Geht die Zuständigkeit der befassten Amtsperson für die Verwahrung ihrer Akten und Verzeichnisse auf eine andere Amtsperson über, so soll die befasste Amtsperson den Zugriff auf die Vorgänge, die sie erstellt hat oder mit denen sie auf Veranlassung eines Nutzers befasst ist, auf die andere Amtsperson überleiten. Wird der anderen Amtsperson der Zugriff auf die Vorgänge nach Satz 1 nicht durch die befasste Amtsperson übergeleitet, so ist er durch die Notarkammer einzuräumen. Die Einräumung erfolgt aufgrund eines Beschlusses des Vorstands der Notarkammer. Kann ein Beschluss des Vorstands nicht rechtzeitig herbeigeführt werden, so entscheidet der Präsident der Notarkammer. In diesem Fall ist die Entscheidung des Vorstands unverzüglich nachzuholen. Sobald der anderen Amtsperson der Zugriff auf die Vorgänge nach Satz 1 gewährt worden ist, gilt sie als die mit diesen Vorgängen befasste Amtsperson.
(4) Für die Dauer des Bestehens der technischen Zugangsberechtigung nach § 2 Absatz 1 Nummer 3 soll die zu vertretende Amtsperson der Notarvertretung den Zugriff auf die Vorgänge einräumen, die die zu vertretende Amtsperson erstellt hat oder mit denen sie auf Veranlassung eines Nutzers befasst ist. Wird der Notarvertretung der Zugriff auf die Vorgänge nach Satz 1 nicht durch die zu vertretende Amtsperson eingeräumt, so ist er durch die Notarkammer einzuräumen. Solange der Notarvertretung der Zugriff auf die Vorgänge nach Satz 1 eingeräumt ist, gilt sie als mit diesen Vorgängen befasste Amtsperson.
(5) Die Bundesnotarkammer hat es der befassten Amtsperson zu ermöglichen,
die Befugnis von Nutzern zur Zugriffseinräumung nach Absatz 2 Satz 2 einzuschränken,
Nutzern den Zugriff auf den Vorgang zu entziehen und
bei ihr beschäftigten Personen die Befugnisse nach den Nummern 1 und 2 einzuräumen.
(6) Die Bundesnotarkammer hat sicherzustellen, dass Nutzerdaten innerhalb eines Vorgangs nur für folgende Personen einsehbar sind:
die befasste Amtsperson,
bei der befassten Amtsperson beschäftigte Personen, denen eine technische Zugangsberechtigung eingeräumt worden ist, sowie
den betroffenen Nutzer.
Satz 1 gilt nicht für Nutzerdaten nach § 1 Nummer 7 Buchstabe a bis e sowie für in Sachverhaltsdaten oder in elektronischen Dokumenten enthaltene personenbezogene Daten.
§ 6 Sicherungsmaßnahmen gegen Missbrauch
Die Bundesnotarkammer hat geeignete technische und organisatorische Maßnahmen nach dem Stand der Technik zur Verhinderung der missbräuchlichen Einräumung, Überleitung, Entziehung oder Ausübung von technischen Zugangsberechtigungen sowie von Zugriffsmöglichkeiten auf Vorgänge zu treffen.
§ 7 Sichere informationstechnische Netze
Das Videokommunikationssystem ist für Amtspersonen und die bei diesen beschäftigten Personen nur über solche informationstechnischen Netze zugänglich, die durch eine staatliche Stelle oder im Auftrag einer staatlichen Stelle oder einer juristischen Person des öffentlichen Rechts betrieben werden und die mit dem Videokommunikationssystem gesichert verbunden sind.
§ 8 Funktionen des Videokommunikationssystems
(1) Das Videokommunikationssystem hat folgende Funktionen zu ermöglichen:
die technische Abwicklung der Videokommunikation (§ 9),
die technische Abwicklung der Identitätsfeststellung (§ 10),
die Übermittlung von elektronischen Dokumenten zur Durchsicht (§ 11) und
das Erstellen von qualifizierten elektronischen Signaturen (§ 12).
(2) Die Bundesnotarkammer kann über die Funktionen des Videokommunikationssystems nach Absatz 1 hinaus weitere Funktionen anbieten, die der Anbahnung, der Vorbereitung, der Durchführung oder dem Vollzug einer Urkundstätigkeit dienen, insbesondere
eine Funktion zur Suche nach solchen Notaren und Notariatsverwaltern, in deren Amtsbereich sich einer der in § 10a Absatz 3 Satz 1 der Bundesnotarordnung genannten Orte befindet,
eine Funktion für den Austausch elektronischer Dokumente,
eine Funktion für das Senden und Empfangen elektronischer Nachrichten sowie
Dieses Dokument ersetzt nicht die offizielle Publikation im Bundesgesetzblatt. Für eventuelle Ungenauigkeiten bei der Übertragung in dieses Format wird keine Haftung übernommen.