Lääne-Harju valla operatiivteenuste infosüsteemi põhimäärus

Määrus kehtestatakse kohaliku omavalitsuse korralduse seaduse § 6 lõike 3 punkti 2 ja Lääne-Harju Vallavolikogu 08.02.2022 määruse nr 3 „Lääne-Harju valla andmekogude asutamise ja andmekogude põhimääruste kinnitamise“ delegeerimine alusel ning kooskõlas avaliku teabe seaduse §-ga 43³ ja §-ga 43⁵.

1. peatükk ÜLDSÄTTED

§ 1. Reguleerimisala

(1) Määrusega kehtestatakse Lääne-Harju valla taotluste ja teadete esitamise ja menetlemise andmekogu (edaspidi andmekogu) pidamise kord, kogutavate andmete koosseis ning andmete andmekogusse kandmise, kasutamise ja haldamise nõuded järgmiste toimingute kohta:

1) kaevetöö menetlused;

2) metsateatise kooskõlastamise menetlused;

3) piirangualasse sisenemise menetlused;

4) välireklaami menetlused.

§ 2. Andmekogu nimetus

(1) Andmekogu ametlik nimetus on Lääne-Harju valla operatiivteenuste infosüsteem.

(2) Andmekogu lühinimi on OPIS.

§ 3. Andmekogu pidamise eesmärgid

(1) Andmekogu pidamise eesmärgid on:

1) parendada ja kaasajastada käesoleva määruse § 1 punktides 1–4 nimetatud teadete edastamise ning lubade taotlemise ja menetlemise protsessi, võimaldades taotlusi esitada ja menetleda elektrooniliselt;

2) tõhustada Lääne-Harju Vallavalitsuse sisest asjaomast infovahetust, võimaldades info operatiivset kättesaamist;

3) võimaldada standardsete andmevahetusprotokollide abil vahetada andmekogu andmeid riigi andmekogudega;

4) avalikustada info väljastatud lubade ja esitatud teadete kohta ning anda seeläbi operatiivselt infot valla haldusterritooriumil toimuvate ning avalikus ruumis aset leidvate kommunaalvaldkonna tööde ja toimingute osas;

5) süstematiseerida ja pidada arvestust esitatud taotluste ja teadete ning taotlejatele väljastatud lubade üle.

2. peatükk ANDMEKOGU ANDMETÖÖTLEJAD

§ 4. Andmekogu vastutav töötleja

(1) Andmekogu vastutav töötleja on Lääne-Harju Vallavalitsus.

(2) Vastutav töötleja:

1) korraldab andmekogu pidamist ja tööd;

2) töötleb, sh sisestab, parandab ja muudab andmeid oma pädevuse piires;

3) korraldab sisestatud andmete õigsuse kontrollimist ja taotluste menetlemist ning vajadusel sisestab järelkontrolli käigus saadud andmed ja haldab maksuarvestuse andmeid;

4) korraldab väljastatud lubade ja toimuvate tööde kohta andmekogus oleva teabe avalikustamise;

5) annab volitatud töötlejale tema ülesannetest lähtuvalt juurdepääsu andmekogule ning õiguse andmeid sisestada ja töödelda;

6) määrab andmekogu turvanõuded, juhib andmekogu pidamist ning annab volitatud töötlejale selleks vajalikke juhiseid;

7) vastutab andmekogu pidamise seaduslikkuse eest;

8) korraldab andmete säilimist vastavalt kehtestatud nõuetele;

9) täidab muid õigusaktidest tulenevaid ülesandeid.

(3) Vastutav töötleja määrab infosüsteemi haldamiseks peakasutaja ning annab juurdepääsuõigused ja määrab kasutajarollid (lisa 2) vastava struktuuriüksuse juhataja/valdkonna juhi ettepanekul, kelle valdkonda andmekogu hõlmab.Lõike tekst

§ 5. Andmekogu volitatud töötleja

(1) Andmekogu volitatud töötleja on andmekogu standardlahenduse pakkuja ja majutaja, kes andmekogu infotehniliselt haldab ja töötleb andmeid vastutava töötlejaga sõlmitud lepingu alusel.

(2) Volitatud töötleja:

1) osutab andmekogu majutus-, hooldus-, arendus- ja juurutusteenust;

2) tagab muuhulgas andmekogu andmete turvalisuse, säilimise ja käideldavuse kasutades vajalikku tarkvara;

3) kasutab andmekogu üksnes talle volitatud ülesannete täitmiseks ja määratud mahus, töödeldes sealjuures andmeid vastavuses seaduse või seaduse alusel antud õigusaktidega, rakendades meetmeid andmekaitse ja andmetele juurdepääsu tagamiseks, sealhulgas tagades andmekaitse objektiks oleva teabe saladuses hoidmise ka pärast volitatud töötleja volituste lõppemist;

4) teavitab vastutavat töötlejat andmete mittesihipärasest kasutamisest ja andmekogu kasutamisel tekkinud probleemidest viivitamatult.

(3) Volitatud töötleja määrab infosüsteemi haldamiseks peakasutaja, kes tagab andmekogu infotehnoloogilise kasutajatoe.

3. peatükk ANDMEKOGU PIDAMINE, ANDMETE KOOSSEIS JA ANDMEKAITSE

§ 6. Andmekogu pidamine

(1) Andmekogu peetakse infotehnoloogilise andmekoguna ning andmeid töödeldakse automaatselt või statistilistel eesmärkidel eraldi väljavõtetena või georefereerituna teistes infosüsteemides.

(2) Andmekogus tehtavad andmetöötlustoimingud logitakse, jäädvustades süsteemi logis aja, IP aadressi, nime, isikukoodi, tegevuse, sellega seotud objekti ning väljad, mida uuendati. Logisid säilitatakse 1 aasta alates logi loomisest.

(3) Andmekogu pidamise, arendamise ja majutamise kulud kaetakse Lääne-Harju valla eelarvest.

§ 7. Kogutavad andmed

(1) Andmekogusse kogutakse:

1) andmed käesoleva määruse § 1 punktides 1–4 nimetatud tööde ja toimingute kohta (sh päringute tulemused menetluste läbiviimisel ja maksuarvestuse andmed);

2) andmed andmekogu kasutajate, sealhulgas nende kasutajarollide kohta;

3) andmekogu pidamist ja järelevalve teostamist abistavad andmed;

4) andmed infotellimuste kohta.

(2) Andmete detailne koosseis on sätestatud käesoleva määruse lisas 1.

§ 8. Andmekogusse kantud andmete kaitse

(1) Andmekogu vastutav ja volitatud töötleja tagavad andmekogu andmete käideldavuse, tervikluse ja konfidentsiaalsuse organisatsiooniliste, füüsiliste ja infotehnoloogiliste turvameetmetega.

(2) Andmekogu turvaklass on K2T1S1. Andmekogu turbeaste on keskmine (M).

4. peatükk ANDMETE TÖÖTLEMINE

§ 9. Andmete kandmine andmekogusse

(1) Vastutava töötleja poolt määratud ametniku kasutajarolliga andmetöötleja kannab andmekogusse andmeid vastavalt oma tööülesannetele.

(2) Andmekogu muu autenditud kasutaja sisestab andmekogusse nõutavad andmed temaga seotud menetluse raames või teate esitamisel lähtuvalt juurdepääsuõiguse ulatusest.

§ 10. Vastutus andmete õigsuse eest ja ebaõigete andmete parandamine

(1) Andmete andmekogusse kandja vastutab andmete õigsuse eest andmekogusse kandmisel.

(2) Kui vastutav või volitatud töötleja avastab andmekogust ebaõigeid andmeid või kui teda on nendest teavitatud, korraldab ta viivitamata andmete parandamise.

§ 11. Andmevahetus teiste infosüsteemidega

(1) Infosüsteemide andmevahetuskihi X-tee kaudu saadakse andmeid järgmistest andmekogudest:

1) äriregistrist saadakse registrikoodi alusel juriidilise isiku ärinimi, aadress, kontaktandmed ja juriidilise isiku esindusõigus;

2) aadressiandmete süsteemist saadakse objekti aadress;

3) rahvastikuregistrist saadakse isikukoodi või isikutunnistuse alusel füüsilise isiku ees- ja perekonnanimi;

4) liiklusregistrist saadakse sõiduki registreerimismärgiga seotud sõiduki põhiandmeid, mis on loetletud käesoleva määruse lisa 1 punktis 4.4.

§ 12. Andmekogu andmete säilitamise aeg

(1) Andmekogusse kantavaid andmeid ja alusdokumente säilitatakse digitaalselt 5 aastat alates majandusaasta lõpust, millal vastav menetlus lõppes, kui Lääne-Harju Vallavalitsuse kinnitatud dokumentide loetelu ei näe ette pikemat säilitusaega.

(2) Loa pikendamise taotluse esitamisel loetakse menetlus lõppenuks loa pikendamise taotluse osas otsuse tegemisest.

(3) Andmete ja alusdokumentide hävitamine dokumenteeritakse Vabariigi Valitsuse 22.12.2011 määruse nr 181 „Arhiivieeskiri“ nõuetele vastava hävitamisaktiga.

(4) Pooleliolevaid (esitamata) taotlusi ning sinna juurde kuuluvaid dokumente säilitatakse 60 kalendripäeva, misjärel need andmed ja dokumendid kustutatakse.

5. peatükk JUURDEPÄÄS ANDMETELE

§ 13. Juurdepääs andmetele

(1) Juurdepääs andmekogu andmetele sõltub andmekogu kasutajale antud õigustest. Andmekogu andmetele tagatakse juurdepääs järgmiselt:

1) autentimata kasutaja saab esitada infotellimuse ja kasutada otsingut, mille tulemusena kuvatakse autentimata kasutajale ainult avalikud andmed;

2) autenditud kasutaja omab lisaks avalikele andmetele juurdepääsu endaga seotud taotluste ja menetluste käigus tekkivatele andmetele;

3) autoriseeritud kasutaja juurdepääs tuleneb talle määratud kasutajarollist vastavalt käesoleva määruse lisas 2 toodule.

§ 14. Andmete väljastamine

(1) Andmed teostatavate tööde ja toimingute kohta on avalikud nii masinloetaval kujul, georefereerituna esitletavad kui ka e-keskkonna kaudu.

(2) Infotellimuse korral saadetakse andmekogu kasutajale küsitud valdkonnas toimuvate tööde või muude toimingute kohta teavitus kasutaja määratud e-posti aadressile. Autentimata kasutaja peab infotellimuse esitamiseks sisestama e-posti aadressi ja salasõna.

(3) Andmeid töötlev isik on kohustatud hoidma saladuses talle andmete töötlemisel teatavaks saanud isikuandmeid.

(4) Kolmanda isiku kohta andmete saamiseks tuleb esitada kirjalik järelepärimine vastutavale töötlejale ning nimetada ära soovitud andmed ja järelepärimise õiguslik alus. Vastutav töötleja kontrollib järelepärimise õiguslikku alust ja otsustab andmete väljastamise või väljastamisest keeldumise.

(5) Andmekogu vastutav töötleja otsustab kolmandatele isikutele infosüsteemide andmevahetuskihi kaudu andmetele juurdepääsu andmise kooskõlas avaliku teabe seaduse ja Euroopa Parlamendi ja Nõukogu 27.04.2016 määrusega nr (EL) 2016/679 (isikuandmete kaitse üldmäärus).

(6) Andmekogu vastutav töötleja peab arvestust andmete väljastamise aja, andmete koosseisu (lisa 1), andmesaaja, andmete väljastamise õigusliku aluse ja andmete väljastamise viisi üle.

(7) Andmekogust väljastatakse andmeid tasuta.

§ 15. Kasutajakonto loomine

(1) Andmekogu peakasutaja loob käesoleva määruse § 9 lõikes 1 nimetatud andmetöötlejale infosüsteemi ligipääsu vastutava töötleja taotluse või nõusoleku alusel, mis sisaldab andmetöötleja ees- ja perekonnanime, isikukoodi, ametikohta ning loetelu ülesannetest, mille täitmiseks on tal vaja andmeid töödelda.

(2) Käesoleva määruse § 9 lõikes 2 nimetatud andmekogu muu kasutaja, kui see on juriidiline isik, taotleb vastutavalt töötlejalt juurdepääsuõigust enda alluvuses töötavatele isikutele, kellel on töökohustuste tõttu vaja andmekogu kasutada selle juriidilise isikuga seotud menetluste raames, kuid kes ei oma seaduslikku esindusõigust. Juurdepääsu taotlus peab sisaldama käesoleva paragrahvi lõikes 1 toodud andmeid.

§ 16. Kasutajakonto sulgemine

(1) Kasutajakonto sulgemiseks esitab selle loomist taotlenud isik andmekogu peakasutajale taotluse, milles märgitakse andmetöötleja ees- ja perekonnanimi, isikukood ning juurdepääsuõiguse lõppemise aeg. Taotlus esitatakse kohe, kui kasutajakonto sulgemise vajadus ilmneb ja hiljemalt päeval, mil ligipääs tööülesandena ei ole enam vajalik.

(2) Andmekogu peakasutaja sulgeb kasutajakonto viivitamatult käesoleva paragrahvi lõikes 1 nimetatud taotluse saamisel.

(3) Vastutav töötleja võib omal algatusel juurdepääsuõiguse lõpetada, kui esineb vähemalt üks järgmistest alustest:

1) juurdepääsuõigust omav isik on korduvalt rikkunud andmete töötlemise korda või kandnud andmekogusse ebaõigeid andmeid;

2) juurdepääsuõigust omav isik on võimaldanud oma kasutajakontot kasutada teisel isikul, kellel puudub selleks õigus;

3) juurdepääsuõigust omav isik on andmeid kasutanud mittesihipäraselt;

4) andmete andmekogusse kandmine ei ole enam isiku ameti- või tööülesanne.

(4) Andmekogu peakasutaja kontrollib vähemalt üks kord aastas kasutajakontode ja juurdepääsuõiguste nimekirja, et selgitada välja kasutajakontod, mis ei ole enam kohased.

6. peatükk JÄRELEVALVE JA ANDMEKOGU PIDAMISE LÕPETAMINE

§ 17. Järelevalve andmekogu pidamise üle

(1) Järelevalvet andmekogu pidamise ja andmete õiguspärase töötlemise üle teeb vastutav töötleja ja teised isikud, kellel on selleks seadusest tulenev õigus.

(2) Kontrolli päringute põhjendatuse üle teeb volitatud töötleja vastavalt lepingule, omades otsest ligipääsu kõikidele logidele.

(3) Vastutav töötleja on kohustatud kõrvaldama andmekogu pidamisel talle teatavaks saanud puudused viivitamatult või ette antud mõistliku tähtaja jooksul.

§ 18. Andmekogu pidamise lõpetamine

(1) Andmekogu pidamise lõpetamise otsustab Lääne-Harju Vallavalitsus.

(2) Andmekogu pidamine lõpetatakse kooskõlas arhiiviseaduse ja avaliku teabe seaduse ning nende alusel kehtestatud õigusaktidega.

(3) Andmekogu pidamise lõpetamisel otsustatakse andmete teise andmekogusse või arhiivi üleandmine või andmete hävitamine ja nende üleandmise või hävitamise tähtaeg.

7. peatükk RAKENDUSSÄTTED

§ 19. Määruse jõustumine

(1) Määrus jõustub kolmandal päeval pärast Riigi Teatajas avaldamist.

📎 13012026m5_lisa 1.pdf (PDF annex)

Kasutajaroll		Kogutavad andmed	Juurdepääs andmetele
1		2	3
Peakasutaja (kasutajakonto, ametniku roll)	füüsiline isik, kes saab teostada kõiki andmekogu kasutamist toetavaid tegevusi, sh hallata kasutajakontosid	isikukood, ees- ja perekonnanimi, esindusõigus	omab ligipääsu kõikidele andmetele, andmekogu parameetritele ja tekstimallidele, õigusega neid muuta
Menetleja (kasutajakonto, ametniku roll)	füüsiline isik, kes menetleb käesoleva määruse reguleerimisalas olevaid taotlusi ja korraldab tööde/toimingute üle järelevalvet; vastutava töötleja õiguste teostaja	isikukood, ees- ja perekonnanimi, esindusõigus, kontaktandmed lähtuvalt vastutava töötleja isikust	kõik menetletavad taotlused ja nendega seonduvad andmed; muuta/parandada saab enda menetluses olevaid andmeid
Taotleja	isik, kes on avaliku e-keskkonna kaudu esitanud loataotluse või teate	isiku- või registrikood, ees- ja perekonnanimi või ärinimi, kontaktandmed, ametikoht, esindusõigus	endaga seotud taotluse andmed ning enda taotlusega seoses menetluse ja järelevalve käigus tekkivad andmed
Vastutaja	taotleja määratud füüsiline isik, kes vastutab taotletud töö või muu toimingu nõuetekohase läbiviimise eest	isikukood, ees- ja perekonnanimi, kontaktandmed	endaga seotud taotluse andmed ning enda taotlusega seoses menetluse ja järelevalve käigus tekkivad andmed
Teostaja	teostatava töö või toimingu läbiviija, füüsilise isiku rollis ka vastutav isik	isiku- või registrikood, ees- ja perekonnanimi või ärinimi, kontaktandmed, ametikoht, esindusõigus	endaga seotud taotluse andmed ning enda taotlusega seoses menetluse ja järelevalve käigus tekkivad andmed
Tellija	töö või toimingu tellinud isik	isiku- või registrikood, ees- ja perekonnanimi või ärinimi, kontaktandmed, ametikoht, esindusõigus	endaga seotud taotluse andmed ning enda taotlusega seoses menetluse ja järelevalve käigus tekkivad andmed
1		2	3
---	---	---	---
Tellija esindaja	töö või toimingu tellinud isiku esindaja, füüsiline isik	isikukood, ees- ja perekonnanimi, kontaktandmed lähtuvalt tellija isikust	endaga seotud taotluse andmed ning enda taotlusega seoses menetluse ja järelevalve käigus tekkivad andmed
Rajatise/kinnistu omanik	isik, kellele kuuluval rajatisel või kinnistul töö või toiming aset leiab	ees- ja perekonnanimi või ärinimi	endaga seotud taotluse andmed ning enda taotlusega seoses menetluse ja järelevalve käigus tekkivad andmed
Objekti- või võrguvaldaja	ehitatava või remonditava kommunikatsiooni valdaja	registrikood, ärinimi, kontaktandmed	endaga seotud taotluse andmed ning enda taotlusega seoses menetluse ja järelevalve käigus tekkivad andmed
Objekti- või võrguvaldaja esindaja	ehitatava või remonditava kommunikatsiooni valdaja esindaja, füüsiline isik	isikukood, ees- ja perekonnanimi, kontaktandmed lähtuvalt objekti- või võrguvaldaja isikust	endaga seotud taotluse andmed ning enda taotlusega seoses menetluse ja järelevalve käigus tekkivad andmed
Tellija järelevalve	tellija (omaniku) poolt määratud ja töö/toimingu üle järelevalvet teostav isik	registrikood, ärinimi, kontaktandmed	tellijaga seotud taotluse andmed ning sellega seoses menetluse ja järelevalve käigus tekkivad andmed
Kooskõlastaja (kasutajakonto, ametniku roll)	isik, kellele menetleja on taotluse suunanud kooskõlastamiseks	isiku- või registrikood, ees- ja perekonnanimi või ärinimi, kontaktandmed, ametikoht, esindusõigus	kooskõlastatava taotluse andmed ja selle menetluse käigus tekkivad andmed
Allkirjastaja (kasutajakonto, nii ametniku kui seotud isiku roll)	füüsiline isik, kes digitaalallkirjastab taotluse, kooskõlastuse või loa	ees- ja perekonnanimi, isikukood	allkirjastatava või kooskõlastatava taotluse ja loa andmed ning muud selle menetluse käigus tekkivad andmed
Järelevalveinspektor (kasutajakonto, ametniku roll)	f ü ü s i l i ne isik, kes teostab objektidel kohapealset järelevalvet ja tohib kasutada selleks vajalikku infosüsteemi funktsionaalsust; vastutava töötleja õiguste teostaja	isikukood, ees- ja perekonnanimi, esindusõigus, kontaktandmed lähtuvalt volitatud töötleja isikust	kõik menetletavad taotlused ja nendega seonduvad andmed
Ametiväline (kasutajakonto)	füüsiline isik, kellele on loodud kasutajakonto, kuid kellel ei ole alust omada ühtegi ametniku rolli	isikukood, ees- ja perekonnanimi, kontaktandmed, ametikoht, esindusõigus	endaga seotud taotluse andmed ning enda taotlusega seoses menetluse ja järelevalve käigus tekkivad andmed

📎 Original PDF: 13012026m5_lisa 2.pdf

vallavanem

Jaanus Saat

vallasekretär

Anti Pärtel