LegalizeReal Decreto 209/2003, de 21 de febrero, por el que se regulan los registros y las notificaciones telemáticas, así como la utilización de medios telemáticos para la sustitución de la aportación de certificados por los ciudadanos
La llamada sociedad de la información, es decir, la plena incorporación de las tecnologías de la información y la comunicación a las actividades sociales y económicas, constituye un factor estratégico esencial para garantizar el desarrollo de nuestro país en un escenario de un vertiginoso progreso de la tecnología y de mundialización de mercados, en el que ya no es posible competir si no es a través de productos con un alto valor añadido.
En ese contexto, las Administraciones públicas están llamadas a desempeñar un papel fundamental para conseguir una efectiva extensión e implantación del uso de las herramientas tecnológicas entre los ciudadanos y, especialmente, entre las pequeñas y medianas empresas.
El Gobierno de la Nación persigue la implantación de la «administración electrónica» mediante acciones emprendidas desde una triple perspectiva: por una parte, a través de actuaciones de dotación de infraestructuras, recursos y soluciones tecnológicas, articuladas en la iniciativa estratégica Info XXI ; por otra, mediante actuaciones orientadas al logro de objetivos concretos de simplificación administrativa, considerada como condicionante y presupuesto de la «administración electrónica», que se estructuran en los planes generales de simplificación ; y, finalmente, por medio de la preparación y articulación de adaptaciones normativas que permitan una eficaz aplicación de soluciones tecnológicas.
En este último marco, en la Ley 24/2001, de 27 de diciembre, de Medidas fiscales, administrativas y del orden social, se modificaron dos normas características por la singular trascendencia que presentan en cuanto a las relaciones entre los ciudadanos y las Administraciones públicas: la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, y la Ley 230/1963, de 28 de diciembre, General Tributaria, con la finalidad de impulsar el uso de las técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas en la actividad administrativa.
Para alcanzar los objetivos de las modificaciones anteriormente señaladas, resulta necesario articular reglamentariamente el funcionamiento de los registros telemáticos, las notificaciones telemáticas y los certificados y transmisiones telemáticas.
En este sentido, resulta fundamental tener en cuenta las ventajas que desde el punto de vista de la gestión administrativa representa la presentación telemática de las solicitudes y demás documentación exigible. Ello permitiría agilizar los trámites administrativos y reducir los plazos de resolución y notificación.
Es importante resaltar que el uso de los medios y técnicas telemáticas se hará de acuerdo con lo dispuesto en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal. Por otro lado, se ha buscado en todo momento la garantía de la autenticidad, integridad, confidencialidad, disponibilidad y conservación de los documentos regulados en el presente real decreto.
El real decreto se estructura en tres artículos, tres disposiciones adicionales, una disposición transitoria, una disposición derogatoria y dos disposiciones finales.
El artículo 2 modifica el Real Decreto 263/1996, de 16 de febrero, por el que se regula la utilización de técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas por la Administración General del Estado, a fin de desarrollar la regulación de las notificaciones telemáticas, los certificados telemáticos y transmisiones de datos.
Mediante las notificaciones telemáticas se introduce un nuevo instrumento de comunicación entre el ciudadano y la Administración que contribuirá a simplificar tanto estas relaciones como la actividad de la Administración. La reducción de las cargas y barreras burocráticas que la actividad administrativa impone se ha convertido en el correlato indispensable de las medidas de liberalización económica y fomento de la iniciativa privada y la libre competencia.
Una de las ideas subyacentes a este real decreto es el fomento de una nueva cultura administrativa en la que el papel, en la medida de lo posible, vaya siendo sustituido por los documentos telemáticos, con los ahorros tanto económicos como de espacio físico que ello implicará. El sistema se basa en la necesaria autorización del interesado para poder sustituir los certificados en soporte papel, salvo que una norma con rango legal así lo disponga.
Por otro lado, las transmisiones de datos permitirán el intercambio de información entre los distintos órganos de la Administración General del Estado, liberando así al ciudadano de la carga de tener que aportar dichos datos.
En el artículo 3 se introducen las modificaciones al Real Decreto 772/1999, de 7 de mayo, por el que se regula la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones ante la Administración General del Estado, la expedición de copias de documentos y devolución de originales y el régimen de las oficinas de registro, al añadir un nuevo capítulo en el que se regulan los registros telemáticos.
A pesar de la denominación de los mismos como registros, nos encontramos ante una figura radicalmente distinta a los registros convencionales, de tal modo que las funciones y funcionamiento de los registros telemáticos no pueden asimilarse al resto de los registros administrativos.
Estos registros únicamente podrán recibir y remitir solicitudes, escritos y comunicaciones relativas a los trámites y procedimientos que se especifiquen en su norma de creación, no pudiendo, en ningún caso, realizar funciones de expedición de copias selladas o compulsadas de los documentos que se trasmitan junto con la solicitud, escrito o comunicación.
En definitiva, la regulación que se efectúa pretende impulsar el uso de las técnicas telemáticas en la actividad administrativa y, en especial, en sus relaciones con el ciudadano, con el objetivo de lograr una mayor eficacia y servicio a los ciudadanos.
En su virtud, a propuesta de los Ministros de Hacienda y de Administraciones Públicas, previo informe del Consejo Superior de Informática y de la Agencia de Protección de Datos, de acuerdo con el Consejo de Estado y previa deliberación del Consejo de Ministros en su reunión del día 21 de febrero de 2003,
D I S P O N G O :
Artículo 1. Objeto.
El presente real decreto tiene como objeto la regulación de los registros telemáticos, las notificaciones telemáticas y los certificados y transmisiones telemáticas, en desarrollo de los artículos 38.9, 45, 59.3 y disposición adicional decimoctava de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, así como de los apartados 3 y 8 del artículo 105 de la Ley 230/1963, de 28 de diciembre, General Tributaria.
Lo dispuesto en este real decreto se aplicará en todo caso de conformidad con lo previsto en la Ley Orgánica 15/1999 de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal.
Artículo 2. Modificación del Real Decreto 263/1996, de 16 de febrero, por el que se regula la utilización de técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas por la Administración General del Estado.
Se añade al Real Decreto 263/1996, de 16 de febrero, por el que se regula la utilización de técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas por la Administración General del Estado, un nuevo capítulo IV, integrado por el nuevo artículo 12, con la siguiente redacción:
«CAPÍTULO IV. Notificaciones telemáticas
Artículo 12. Regulación de las notificaciones telemáticas.
Los órganos administrativos y los organismos públicos podrán habilitar sistemas de notificación utilizando medios telemáticos de acuerdo con lo dispuesto en el presente artículo.
Podrá practicarse la notificación por medios telemáticos a los interesados cuando, además de los requisitos especificados en el artículo 7 del presente real decreto, aquéllos así lo hayan manifes tado expresamente, bien indicando el medio telemático como preferente para la recepción de notificaciones en su solicitud, escrito o comunicación, o bien consintiendo dicho medio a propuesta del correspondiente órgano u organismo público.
Para la eficacia de lo dispuesto en el presente artículo, todo interesado que manifieste su voluntad de ser notificado por medios telemáticos en cualesquiera procedimientos deberá disponer, con las condiciones que se establezcan, de una dirección electrónica habilitada para ello, que será única para todas las posibles notificaciones a practicar por la Administración General del Estado y sus organismos públicos. La dirección electrónica única deberá cumplir los siguientes requisitos:
Poseer identificadores de usuario y claves de acceso para garantizar la exclusividad de su uso.
Contar con mecanismos de autenticación que garanticen la identidad del usuario.
Contener mecanismos de cifrado para proteger la confidencialidad de los datos.
Cualquier otro que se fije legal o reglamentariamente.
La dirección electrónica única tendrá vigencia indefinida, excepto en los supuestos en que se solicite su revocación por el titular, por fallecimiento de la persona física o extinción de la personalidad jurídica, que una resolución administrativa o judicial así lo ordene o por el transcurso de tres años sin que se utilice para la práctica de notificaciones, supuesto en el cual se inhabilitará la dirección electrónica única, comunicándoselo así al interesado.
La notificación se practicará por medios telemáticos sólo para los procedimientos expresamente señalados por el interesado. Durante la tramitación del procedimiento, y únicamente cuando concurran causas técnicas justificadas, el interesado podrá requerir al órgano correspondiente que las notificaciones sucesivas no se practiquen por medios telemáticos, utilizándose los demás medios admitidos en el artículo 59 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico y del Procedimiento Administrativo Común, o en el artículo 105 de la Ley 230/1963, de 28 de diciembre, General Tributaria.
El sistema de notificación deberá acreditar las fechas y horas en que se produzca la recepción de la notificación en la dirección electrónica asignada al interesado y el acceso de éste al contenido del mensaje de notificación, así como cualquier causa técnica que imposibilite alguna de las circunstancias anteriores. Cuando existiendo constancia de la recepción de la notificación en la dirección electrónica, transcurrieran diez días naturales sin que acceda a su contenido, se entenderá que la notificación ha sido rechazada.»
Se añade al Real Decreto 263/1996, de 16 de febrero, por el que se regula la utilización de técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas por la Administración General del Estado, un nuevo capítulo V, integrado por los nuevos artículos 13, 14 y 15, con la siguiente redacción:
«CAPÍTULO V. Certificados telemáticos y transmisiones de datos
Artículo 13. Sustitución de certificados en soporte papel.
Siempre que el interesado así lo autorice o una norma de rango legal lo disponga, los certificados administrativos en soporte papel serán sustituidos por certificados telemáticos o por transmisiones de datos.
En ambos casos, su expedición, tratamiento y efectos se regirán por lo dispuesto en este real decreto con estricta sujeción a lo dispuesto en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal.
Artículo 14. Certificados telemáticos.
El certificado telemático contendrá los datos objeto de certificación y la firma electrónica de la autoridad competente para expedirlos.
La expedición de un certificado telemático se realizará:
A solicitud del interesado, a quien le será enviado o puesto a disposición para su remisión al órgano que lo requiere.
A instancia del órgano requirente, bien a iniciativa del interesado, o del propio órgano requirente, siempre que cuente con el expreso consentimiento de aquél, salvo que el acceso esté autorizado por una ley. En este supuesto, la petición de certificado identificará el trámite o procedimiento para el que se requiere y hará constar que se dispone del consentimiento expreso del interesado o la norma que lo exceptúe.
A estos efectos, el consentimiento del interesado para que el certificado sea requerido por el órgano tramitador del procedimiento habrá de constar en la solicitud de iniciación del procedimiento o en cualquier otra comunicación posterior, sirviendo el recibo de presentación de ésta como acreditación del cumplimiento del requisito de presentación del certificado.
Los certificados telemáticos producirán idénticos efectos a los expedidos en soporte papel.
A tal efecto, su contenido deberá poder ser impreso en soporte papel, en el que la firma manuscrita será sustituida por un código de verificación generado electrónicamente que permita en su caso contrastar su autenticidad accediendo por medios telemáticos a los archivos del órgano u organismo emisor.
Artículo 15. Transmisiones de datos.
Las transmisiones de datos sustituyen a los certificados administrativos en soporte papel por el envío, a través de medios telemáticos y con los requisitos de seguridad previstos en el artículo 4 del presente real decreto, de aquellos datos que sean necesarios para el ejercicio por un órgano u organismo de sus competencias en el marco de un procedimiento administrativo.
La aportación de certificados previstos en las vigentes normas reguladoras de procedimientos y actuaciones administrativas se entenderán sustituidos, a todos los efectos y con plena validez y eficacia, por las transmisiones de datos que se realicen de acuerdo con lo dispuesto en este artículo.
Para la sustitución de un certificado por la transmisión de los correspondientes datos, el titular de éstos deberá haber consentido expresamente la realización de la transmisión, salvo en los supuestos previstos en norma con rango de ley. Si no prestara su consentimiento, el interesado deberá solicitar y aportar el correspondiente certificado.
Toda transmisión de datos se efectuará a solicitud del órgano o entidad tramitadora en la que se identificarán los datos requeridos y sus titulares, así como la finalidad para la que se requieren. En la solicitud se hará constar que se dispone del consentimiento expreso de los titulares afectados, salvo que dicho consentimiento no sea necesario.
De la petición y recepción de los datos se dejará constancia en el expediente por el órgano u organismo receptor. A efectos de la verificación del origen y la autenticidad de los datos por los órganos de fiscalización y control, se habilitarán mecanismos para que los órganos mencionados puedan acceder a los datos transmitidos.»
Se añaden al Real Decreto 263/1996, de 16 de febrero, por el que se regula la utilización de técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas por la Administración General del Estado, dos nuevas disposiciones adicionales con la siguiente redacción:
«Disposición adicional tercera. Habilitación para solicitar certificados telemáticos a instancias del órgano requirente.
En los supuestos del artículo 14.2.b) de este real decreto, los órganos que requieran certificados al competente para expedirlos designarán a la persona o personas de su organización habilitadas para solicitarlos, dotándoles de los correspondientes instrumentos de autenticación.
La habilitación a que se refiere el apartado anterior, así como, en su caso, su revocación, será objeto de anotación en el Registro Central de Personal o, en su caso, en el registro de personal de cada organismo público, si no tuviese la obligación de inscribir a su personal en aquél, pudiendo ser consultada por los órganos competentes para la expedición de los certificados.
Disposición adicional cuarta. Convenios de colaboración con otras Administraciones públicas.
La Administración General de Estado podrá celebrar convenios de colaboración con la Administración de las comunidades autónomas y las entidades integrantes de la Administración local, con el fin de facilitar la utilización por parte de estas Administraciones, en sus relaciones con los ciudadanos, del servicio de dirección electrónica única a la que se refiere el artículo 12 del presente real decreto.»
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