Instrucción de 16 de septiembre de 2021, de la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública, por la que se acuerdan las pautas y criterios para apoyar la entrada en servicio efectiva de la aplicación informática Dicireg, a partir de la entrada en funcionamiento de la primera oficina conforme a las previsiones contenidas en la Ley 20/2011, de 21 de julio, del Registro Civil

La Ley 20/2011, de 21 de julio, del Registro Civil ha previsto un nuevo modelo de Registro Civil que se caracteriza, principalmente, por ser un Registro Civil público, gratuito, único para toda España y que se configura como electrónico e interoperable.

La satisfactoria puesta en marcha de esta Ley implica la ejecución coordinada de numerosas actuaciones en los ámbitos normativo, organizativo y tecnológico, así como la colaboración con múltiples organismos, administraciones locales y administraciones autonómicas, preservando la eficiencia en la actuación mediante una implantación progresiva que la haga viable.

La reforma operada por la Ley 6/2021, de 28 de abril, tiene en su finalidad principal este objetivo de implantación progresiva mediante una estrategia posibilista; de tal forma que el juego de las disposiciones transitorias cuarta, octava y décima, más la adicional segunda, permita la implantación progresiva aludida, con tres escenarios:

– Disposición transitoria cuarta. No se ha iniciado la transformación, sigue el mismo régimen actual.

– Disposición transitoria octava y décima. Se implanta DICIREG, comienzan las Oficinas a aplicar la Ley 20/2011.

– Disposición adicional segunda y transitorias cuarta, octava y décima. Se aprueban las Relaciones de Puestos de Trabajo (RPT): ya queda completada la creación de una nueva Oficina del Registro Civil.

Este régimen transitorio supone dos circunstancias a tener en cuenta:

– Convivencia de sistemas:

• Libros manuscritos.

• INFOREG.

• DICIREG.

– Convivencia de modelos:

• Hechos-Secciones (Ley de 1957).

• Registro individual (Ley 20/2011).

Es decir, por un lado, un periodo de convivencia de Oficinas con ambos modelos condicionados al plan de despliegue. Con un previsible horizonte de culminación hacia finales de 2023.

Por otro, un muy amplio periodo de convivencia de sistemas porque en este contexto se avanzaría desde la situación vital existente actualmente para las personas y hay un amplio volumen de antecedentes en INFOREG / Libros manuscritos que han de seguir manejándose e integrándose.

La presente Instrucción se dicta a fin de dotar de mayor seguridad jurídica a las actuaciones que se realicen en materia de Registro Civil, con independencia del tipo de Oficina en la que el ciudadano formule su solicitud y de dónde se encuentren sus asientos anteriores, de tal forma que se obtenga la pretensión solicitada en cuanto a los hechos y actos de estado civil que se han venido registrando y publicitando tradicionalmente.

En consecuencia, el objeto de esta Instrucción es establecer los criterios de atención al público, funcionamiento, procedimiento a aplicar y práctica de asientos, en cada uno de los tipos de Oficina que van a convivir en el marco temporal de duración del despliegue progresivo de la nueva estructura adaptada a lo dispuesto por la Ley 20/2011, de 21 de julio. A pesar de que las pautas y criterios que se recogen en el Anexo que se aprueba mediante esta Instrucción, van principalmente dirigidas a la primera y ulteriores Oficinas del nuevo modelo que vayan desplegando, también serán seguidas en lo que les aplique por todas las demás Oficinas del Registro Civil, aunque aún se encuentren funcionando bajo el régimen de la Ley de 8 de junio de 1957 sobre el Registro Civil.

En virtud de lo anterior, de conformidad con lo previsto en la disposición final novena y en ejercicio de las competencias que se le asignan en el artículo 26, ambas de la Ley 20/2011, de 21 de julio, así como lo dispuesto por el artículo cuarto de la Resolución de la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública (en adelante, DGSJFP) de 29 de julio de 2021, por el que se acuerda la puesta en marcha de la primera Oficina General del nuevo modelo y se faculta a esta Dirección General para el desarrollo de estas actuaciones, dispongo:

Primero.

Aprobar las pautas de actuación para el periodo transitorio de convivencia de sistemas y modelos del servicio público de Registro Civil, que se incluyen como anexo a la presente resolución. Estas pautas, aunque dirigidas principalmente a las Oficinas del nuevo modelo, serán de aplicación en todas las Oficinas del Registro Civil y Notarías en la medida que les afecten, tanto en territorio español como en las Oficinas Consulares, con independencia de que se haya producido en ellas la efectiva puesta en marcha del sistema DICIREG y sea de aplicación la Ley 20/2011, de 21 de julio.

Segundo.

Las pautas contenidas en el siguiente Anexo, podrán ser modificadas por nueva Instrucción a lo largo del periodo de transición entre modelos y sistemas, para ir adaptándose a las circunstancias que puedan ir surgiendo a raíz del aumento de masa crítica de Oficinas Generales que se hayan implantado.

Tercero.

La presente Instrucción entrará en vigor el día siguiente a su publicación en el «Boletín Oficial del Estado».

Madrid, 16 de septiembre de 2021.–La Directora General de Seguridad Jurídica y Fe Pública, Sofía Puente Santiago.

ANEXO. Pautas de actuación en el periodo transitorio

La implantación de la Ley 20/2011, de 21 de julio, de forma escalonada, dará lugar a la convivencia de dos leyes y dos sistemas informáticos, además de Libros manuscritos. Esta convivencia se produce en un primer momento, además, sin disponer del Reglamento de desarrollo de la misma.

La incorporación de datos al nuevo sistema informático, DICIREG, se realizará paulatinamente conforme se vayan practicando nuevos asientos en el mismo o incorporando antecedentes anteriores.

Se recogen en este documento las pautas iniciales de actuación en las Oficinas del Registro Civil durante el periodo transitorio de convivencia de sistemas y modelos del Registro Civil. Estas pautas podrán sufrir variaciones en las siguientes fases de despliegue, a medida que se vaya considerando necesario su adaptación al volumen de Oficinas DICIREG desplegadas y otras actuaciones que se pudieran desarrollar en paralelo para la digitalización y carga del sistema informático DICIREG.

Los principales aspectos a considerar en el periodo transitorio son los siguientes:

– Normativa de aplicación.

– Procedimientos previos abiertos conforme a la Ley del Registro Civil de 1957 (en adelante Ley de 1957).

– Concurrencia de competencias en Oficinas teniendo en cuenta la Ley de 1957 y la Ley 20/2011, de 21 de julio.

– Actuaciones para la práctica de asientos:

– Procedimientos no implementados en DICIREG.

– Cierre de Libros.

– Publicidad.

Se incluye también en el documento un apartado sobre conceptos generales de la Ley 20/2011, de 21 de julio.

La redacción literal de la disposición transitoria cuarta de la Ley 20/2011, de 21 de julio, establece de forma clara que a partir del 30 de abril de 2021 la Ley va aplicándose progresivamente en función de la Resolución de puesta en marcha de la aplicación informática que permita el funcionamiento del Registro Civil de forma íntegramente electrónica conforme a las previsiones contenidas en esta Ley; dicha aplicación informática es la denominada DICIREG.

En coherencia con esta, las disposiciones transitorias octava y décima quedan alineadas en el sentido de producir sus efectos sobre los cambios de Encargados y personal en el momento en que lo disponga la referida Resolución de la DGSJFP.

Con lo cual, si bien entró completamente en vigor la Ley el 30 de abril de 2021, no se aplicará en cada una de las Oficinas hasta que:

– La Oficina cuente con los medios y sistemas informáticos y las condiciones de funcionamiento adecuadas (vid. Disposiciones transitorias cuarta y octava).

– Se dicte la Resolución por la DGSJFP para ordenar su puesta en marcha.

Por tanto, mientras estas dos premisas anteriores no se cumplan, siguiendo el tenor literal de dicha disposición transitoria cuarta de la Ley de 1957, se ha de considerar que:

– Los Encargados de las Oficinas en las que se aplica la Ley de 1957 del Registro Civil practicarán en los libros y secciones correspondientes regulados por la Ley de 1957 los asientos relativos a nacimientos, matrimonios, defunciones, tutelas y representaciones legales. Y mantendrán sus tareas y funciones de Registro Civil según lo previsto en el artículo 2.2 de la Ley Orgánica 6/1985, de 1 de julio, del Poder Judicial, en relación con los artículos 10 a 22 de la Ley de 1957, los que hasta el momento de la completa entrada en vigor de esta Ley hubiesen venido ejerciendo en los Registros Civiles como Encargados, Encargados por delegación, Letrados de la Administración de Justicia y personal funcionario de los Cuerpos Generales de la Administración de Justicia y continuará aplicándose el artículo 27 de la Ley 38/1988, de 28 de diciembre, de Demarcación y de Planta Judicial.

– En las Oficinas en las que se aplica la Ley de 1957 el Ministerio Fiscal ha de ser oído en vía de informe sólo en los casos concretos en que así lo disponga un precepto del Código Civil, de la propia Ley 20/2011, de 21 de julio, o de otra norma legal vigente que pudiera exigirlo. Además, cuenta con legitimación activa para promover asientos y procedimientos en materia de Registro Civil (arts. 42 y 89 Ley 20/2011, de 21 de julio). De manera transitoria, la intervención del Ministerio Fiscal en vía de informe en los expedientes gubernativos continuará del mismo modo que se había venido desarrollando conforme al artículo 97 de la Ley de 1957, en todos aquellos iniciados con anterioridad al 30 de abril de 2021 que no se hubieran finalizado por resolución definitiva, aunque ésta no sea firme (vid. Instrucción de 9 de julio de 2021, de la DGSJFP, sobre la intervención del Ministerio Fiscal en los procedimientos del Registro Civil tras la entrada en vigor de la Ley 20/2011).

A partir de la fecha de aplicación del nuevo modelo de la Ley 20/2011, de 21 de julio, en una Oficina y mientras no se disponga del nuevo Reglamento del Registro Civil en vigor, servirán de referencia para la tramitación en dicha Oficina, por el orden que se reseñan:

– Las reglas de la Ley 20/2011, de 21 de julio.

– Supletoriamente la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.

– El Reglamento del Registro Civil de 1958 que, al no estar derogado expresamente por la disposición derogatoria de la Ley 20/2011, de 21 de julio, se considerará aplicable en cuanto a aquellas normas exclusivamente procedimentales y que no afecten a la estructura y organización del Registro Civil, siempre que no se opongan a la Ley 20/2011, de 21 de julio, a la Ley 39/2015 de aplicación supletoria o a otra norma de rango legal que haya regulado o regule con posterioridad a la Resolución de puesta en marcha, algún aspecto que colisione con lo previsto en el meritado Reglamento.

A este respecto, conviene añadir las siguientes pautas clarificadoras:

– Tramitación administrativa. Según la disposición final primera de la Ley 20/2011, de 21 de julio, referida al Derecho supletorio, en todo lo no previsto en relación con la tramitación administrativa de los expedientes regulados en la misma, se aplicará la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas. Téngase en cuenta, además, que el artículo 88.2 de la Ley 20/2011, de 21 de julio hace una remisión directa a las reglas establecidas en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, para la tramitación del procedimiento registral en los términos que se desarrollen reglamentariamente. En este aspecto, el cambio es muy importante, al administrativizarse la tramitación procedimental; lo que conlleva que dicha tramitación se realizará en tres fases, que constan a su vez de trámites, siendo estas fases las siguientes:

Una vez resuelto un procedimiento puede haber recurso de alzada ante la DGSJFP.

– Inaplicabilidad directa y total de la tramitación comprendida en el Reglamento del Registro Civil de 1958. El Reglamento del Registro Civil ha de entenderse aplicable en las Oficinas DICIREG sólo en aquellas cuestiones que no se opongan a la Ley 20/2011, de 21 de julio, y a la Ley 39/2015 de Procedimiento Administrativo, máxime teniendo en cuenta que esta segunda, en materia procedimental, es de aplicación directa en base al artículo 88 de la primera norma citada. Estas leyes, ya no permiten seguir los trámites que establece el Reglamento del Registro Civil en múltiples casos, por cuanto la tramitación administrativa y la realidad social actual no son las mismas para el nuevo modelo. En este sentido, no es necesaria ratificación alguna del solicitante o solicitantes de procedimientos; toda vez que su identidad ya vendrá autentificada por el acceso o presencia previa al formular la solicitud, sin necesidad de una ratificación posterior de la misma. También hay que tener en cuenta, para Notarios y Encargados, que no es de aplicación la publicación de edictos en el procedimiento de autorización de matrimonio, ya que se consideran incompatibles con lo previsto en la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos de Carácter Personal. Todo ello en sintonía con la descripción procedimental que se efectúa en la documentación funcional y procedimental validada por la DGSJFP que en el periodo formativo se pone a disposición de cada Oficina con el sistema informático DICIREG. Mención adicional ha de tener la nueva tramitación del procedimiento de autorización de matrimonio civil por los Notarios, que parte de la previsión legal establecida en el artículo 51.2 de la Ley del Notariado de 28 de mayo de 1862, que dispone que la solicitud, tramitación y autorización del acta se ajustarán a lo dispuesto en el artículo 58 de la Ley 20/2011, de 21 de julio, y, en lo no previsto, a lo dispuesto en dicha Ley del Notariado; lo que excluye también para los Notarios la aplicación en primer grado del Reglamento del Registro Civil.

– Intervención del Ministerio Fiscal en Oficinas con la aplicación DICIREG. El Ministerio Fiscal interviene en los siguientes casos:

• Será oído el Ministerio Fiscal en aquellos procedimientos de la Ley 20/2011, de 21 de julio, en los que, no habiendo sido promovidos por dicha autoridad, su intervención venga prevista expresamente por algún precepto del Código Civil, de la propia Ley 20/2011, de 21 de julio, o de alguna otra norma legal que disponga o, en un futuro, pudiera disponer, dicha intervención en sede de procedimiento de Registro Civil (por ejemplo, en reconocimiento de filiación, artículo 44.7, segundo párrafo, Ley 20/2011). Esto también aplicará a los procedimientos iniciados conforme a la Ley de 1957 con posterioridad al 30 de abril de 2021, que continúen tramitándose y no hayan finalizado por resolución definitiva, aunque ésta no sea firme.

• De manera transitoria, la intervención del Ministerio Fiscal en vía de informe en los expedientes gubernativos de la Ley de 1957 que no hayan finalizado por resolución definitiva, aunque ésta no sea firme, se llevará a cabo del mismo modo que se había venido efectuando, en todos aquellos expedientes gubernativos iniciados con anterioridad al 30 de abril de 2021 (vid. Instrucción de 9 de julio de 2021, de la DGSJFP, sobre la intervención del Ministerio Fiscal en los procedimientos del Registro Civil tras la entrada en vigor de la Ley 20/2011, de 21 de julio).

– Procedimientos matrimoniales. La entrada en vigor de la Ley 20/2011, de 21 de julio, supone la aplicabilidad de lo dispuesto en la disposición final vigésima primera de la Ley 15/2015, de 2 de julio, de la Jurisdicción Voluntaria, en cuanto a las modificaciones de los artículos del Código Civil, así como las modificaciones de la referida Ley incluidas en la disposición final cuarta de la Ley 15/2015, relativas a la tramitación y celebración del matrimonio civil. En especial lo establecido en el artículo 58 de la Ley 20/2011, de 21 de julio, según el cual los Notarios son competentes tanto para la tramitación del procedimiento de autorización de matrimonio civil como para la celebración del mismo. Los detalles sobre estos procedimientos se encuentran en la documentación funcional y procedimental de la materia de matrimonio validada por la DGSJFP, que en el periodo formativo se pone a disposición de cada Oficina con el sistema informático DICIREG. Además, se han dictado pautas específicas sobre las peculiaridades de la tramitación de los procedimientos notariales, mediante la Instrucción de 3 de junio de 2021, de la DGSJFP sobre la tramitación del procedimiento de autorización de matrimonio ante Notarios. Se incluyen aquí algunos aspectos a modo de aclaración: