Besluit van 16 maart 2006, nr. 06.000752, houdende vaststelling van een selectielijst van de Tweede Kamer der Staten-Generaal op het beleidsterrein het handelen van de Staten-Generaal over de periode 1945–2002

Op de voordracht van de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, van 16 februari 2006, nr. C/S&A/05/2139, gedaan in overeenstemming met de Tweede Kamer der Staten-Generaal;

Gelet op artikel 5, tweede lid, aanhef en onder a, van de Archiefwet 1995;

Gezien het advies van de Raad voor Cultuur van 18 november 2004, nr. arc-2004.01583/3;

Hebben goedgevonden en verstaan:

Artikel 1

De bij dit besluit gevoegde ‘Selectielijst voor de handelingen van de Tweede Kamer der Staten-Generaal op het beleidsterrein het handelen van de Staten-Generaal over de periode 1945–2002’ en de daarbij behorende toelichting worden vastgesteld.

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

Selectielijst voor de handelingen van de Tweede Kamer der Staten-Generaal op het beleidsterrein het handelen van de Staten-Generaal over de periode 1945–2002

I. Toelichting behorend bij de selectielijst voor de handelingen van de Tweede Kamer der Staten-Generaal op het beleidsterrein het handelen van de Staten-Generaal over de periode 1945–2002

Lijst van afkortingen

ABC: Algemene begrotingscommissie

AmvB: Algemene maatregel van bestuur (groot KB)

AO: Algemeen overleg

ARA: Algemeen Rijksarchief

art.: artikel

BBC: Bouwbegeleidingscommissie

BSD: Basisselectiedocument

CVSE: Conferentie voor Veiligheid en Samenwerking in Europa

CW: Comptabiliteitswet

EK: Eerste Kamer (kamerstukaanduiding, gevolgd door het vergaderjaar, het kamerstuknummer en het volgnummer binnen het kamerstuk)

EG: Europese Gemeenschap

EU: Europese Unie

GW: Grondwet

HEK: Handelingen van de Eerste Kamer

HTK: Handelingen van de Tweede Kamer

HVV: Handelingen van de Verenigde Vergadering van de beide Kamers der Staten-Generaal

HR: Hoge Raad

IPU: Interparlementaire Unie

KB: koninklijk besluit

MO: Mondeling overleg

MvT: Memorie van toelichting

NA: Nationaal Archief

NAA: Noord-Atlantische Assemblee

NO: Nota-overleg

OCV: Openbare commissievergadering

OOW: Onderzoek van de organisatie en de werkwijze van de Kamer

OVSE: Organisatie voor Veiligheid en Samenwerking in Europa

PIVOT: Project Invoering Verkorting Overbrengingstermijn

RAD: Rijksarchiefdienst

RIO: Rapport Institutioneel Onderzoek

RvE: Raad van Europa

RvdGvdIBSG: Reglement van de Griffie voor de interparlementaire betrekkingen der Staten-Genraal

RvO: Reglement van Orde

RvOEK: Reglement van Orde van de Eerste Kamer der Staten-Generaal

RvOTK: Reglement van de Orde van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

RvOVV: Reglement van Orde van de Verenigde Vergadering

Stb.: Staatsblad

Stcr.: Staatscourant

TK: Tweede Kamer (kamerstukaanduiding, gevolgd door het vergaderjaar, het kamerstuknummer en het volgnummer binnen het kamerstuk)

UCV: Uitgebreide commissievergadering

WEU: Assemblee van de West-Europese Unie

WO: Wetgevingsoverleg

WNO: Wet Nationale Ombudsman

WPE: Wet op de Parlementaire enquête

WRvS: Wet regelende de samenstelling en de bevoegdheid van de Raad van State/Wet op de Raad van State

Verantwoording

Wettelijk kader voor de selectie van overheidsarchieven

Ingevolge artikel 3 van de Archiefwet 1995 (Stb. 276) dient de overheid haar archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren. Onder archiefbescheiden worden niet slechts papieren documenten te verstaan, maar alle bescheiden – ongeacht hun vorm – die door een overheidsorgaan zijn ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd zijn daaronder te berusten. Ook digitaal vastgelegde informatie valt dus onder de werking van de archiefwetgeving.

Het in goede en geordende staat bewaren van archiefbescheiden houdt onder meer in dat een overheidsarchief op gezette tijden wordt geschoond. In dat verband kent de Archiefwet 1995 zowel een vernietigingsplicht (art. 3) als een overbrengingsplicht (art. 12). Beide plichten rusten op degene die de bestuurlijke verantwoordelijkheid draagt voor het beheer van het desbetreffende archief: de zorgdrager.

De verplichting tot overbrenging bepaalt dat de zorgdrager zijn archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar ter blijvende bewaring overbrengt naar een archiefbewaarplaats. Wat de archiefbescheiden van de ministeries en de Hoge Colleges van Staat betreft, is de aangewezen archiefbewaarplaats het Nationaal Archief (NA) in Den Haag. Het NA is een onderdeel van de Rijksarchiefdienst (RAD). Deze dienst ressorteert onder de Minister van OCenW en staat onder leiding van de Algemeen Rijksarchivaris.

In verband met de selectie van hun archiefbescheiden zijn zorgdragers verplicht hiertoe selectielijsten op te stellen. In een selectielijst dient te worden aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging, dan wel voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Voorts dient een selectielijst de termijnen aan te geven waarna de te vernietigen bestanddelen dienen te worden vernietigd.

Een selectielijst is naar haar aard een duurzaam instrument. Het ligt in de rede dat een organisatie een vastgestelde lijst niet eenmalig toepast maar (zonodig in geactualiseerde vorm) blijft hanteren om de periodieke aanwas van archiefmateriaal te selecteren. Een selectielijst vormt zo een belangrijk onderdeel van het instrumentarium voor het beheer van de documentaire informatievoorziening in een overheidsorganisatie.

Bij het ontwerpen van een selectielijst dient krachtens art. 2, lid 1, van het Archiefbesluit 1995 (Stb. 1995, 671) rekening gehouden te worden met:

de taak van het desbetreffende overheidsorgaan;

de verhouding van dit overheidsorgaan tot andere overheidsorganen;

de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed;

het belang van de in de bescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, recht- of bewijszoekenden en historisch onderzoek.

Voorts moeten ingevolge art. 3 van het Archiefbesluit 1995 bij het ontwerpen van een selectielijst ten minste betrokken zijn een deskundige op het gebied van de organisatie en taken van het desbetreffende overheidsorgaan, een deskundige ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden van dat orgaan en (een vertegenwoordiger van) de Algemeen Rijksarchivaris.

Wat betreft de geldigheidsduur van het BSD als selectielijst wordt uitgegaan van de wettelijke periode van twintig jaar vanaf de vaststelling. Dit laat uiteraard onverlet dat de selectielijst (of een bepaald onderdeel daarvan) binnen deze termijn zal komen te vervallen, indien dit mocht worden bepaald bij de vaststelling (via de aangewezen archiefwettelijke weg) van een nieuwe dan wel herziene selectielijst.

Het Basisselectiedocument

Een Basisselectiedocument (BSD) is een bijzondere vorm van een selectielijst. Het geldt als selectielijst zoals bedoeld in artikel 5, lid 1, van de Archiefwet 1995 (Stb. 276). In de regel heeft een BSD niet zozeer betrekking op (alle) archiefbescheiden van een enkele organisatie, als wel op het geheel van de bescheiden die de administratieve neerslag vormen van het overheidshandelen op een bepaald beleidsterrein.

Het BSD geldt dus voor de archiefbescheiden van verschillende overheidsorganen (veelal ook diverse zorgdragers), en wel voor zover de desbetreffende actoren op het terrein in kwestie werkzaam zijn (geweest). Dit betekent dat er geen handelingen van particuliere actoren worden opgenomen.

Een BSD wordt opgesteld op basis van institutioneel onderzoek. In het Rapport Institutioneel Onderzoek (RIO) wordt het betreffende beleidsterrein beschreven, evenals de taken en bevoegdheden van de betrokken organen. De handelingen van de overheid op het beleidsterrein staan in het RIO in hun functionele context geplaatst. In het BSD zijn de handelingen overgenomen, alleen nu geordend naar de actor. Bovendien is bij elke handeling aangegeven of de administratieve neerslag hiervan bewaard dan wel vernietigd moet worden.

Het niveau waarop geselecteerd wordt is dus niet dat van de stukken zelf, maar dat van de handelingen waarvan die archiefbescheiden de administratieve neerslag vormen. Een BSD is derhalve geen opsomming van (categorieën) stukken, maar een lijst van handelingen van overheidsactoren, waarbij elke handeling is voorzien van een waardering en indien van toepassing een vernietigingstermijn.

Door de beleidsterreingerichte benadering komen verschillende aspecten betreffende het beheer van de eigen organisatie van de zorgdrager (personeelsbeleid, financieel beleid, enz.) niet aan bod. Voor het selecteren van de administratieve neerslag die betrekking heeft op de instandhouding en ontwikkeling van de eigen organisaties van overheidsorganen dienen een aantal zogeheten ‘horizontale’ BSD’s. Deze horizontale BSD’s zijn van toepassing op alle organisaties van de rijksoverheid.

De procedure tot vaststelling van een BSD is als volgt:

Het beleidsterrein

Het RIO Medewetgeving en controle. Een institutioneel onderzoek naar de Staten-Generaal 1945–2002 (PIVOT-rapport nr. 70) vormt de grondslag voor dit BSD. Binnen het beleidsterrein waarop de Staten-Generaal actief zijn, zijn drie zorgdragers te onderscheiden: de Verenigde Vergadering, de Tweede Kamer en de Eerste Kamer. De Griffier van de Eerste Kamer is beheerder van de archieven van de Verenigde Vergadering. In genoemd rapport wordt het handelen beschreven van achtereenvolgens de Verenigde Vergadering en de gemengde commissies, de Tweede Kamer en tenslotte de Eerste Kamer.

De Eerste en Tweede Kamer komen slechts sporadisch in Verenigde Vergadering bijeen. Dit gebeurt alleen wanneer moet worden beraadslaagd of besloten over belangrijke kwesties, bijvoorbeeld betreffende het functioneren van het staatshoofd, de troonopvolging of het uitroepen van de noodtoestand. Daarnaast zijn er bijeenkomsten van de Verenigde Vergadering met een ceremonieel karakter, zoals Prinsjesdag. De gemengde commissies zijn samengesteld uit vertegenwoordigers van beide kamers.

De twee hoofdtaken van de Staten-Generaal zijn medewetgeving en controle van de regering. Daarnaast zijn er een aantal neventaken zoals het ratificeren van verdragen, het behandelen van verzoekschriften en – alleen voor de Tweede Kamer – directe of indirecte bemoeienis met bepaalde benoemingen. Bij de uitvoering van deze taken ligt het zwaartepunt bij de Tweede Kamer. De Eerste Kamer speelt voornamelijk een rol bij het wetgevingsproces. De handelingen in het voorliggende BSD hebben in hoofdzaak betrekking op de politieke organisatie van de Staten-Generaal. Zowel de Eerste als de Tweede Kamer hebben daarnaast een eigen ambtelijke organisatie. Er zijn ook ook diensten die beide kamers dienen, zoals de Stenografische Dienst en de Griffie voor de interparlementaire betrekkingen. Voor een overzicht van de taken kan worden verwezen naar het RIO.

De taken van de Staten-Generaal hebben raakpunten en overlappingen met verschillende andere beleidsterreinen. Omdat deze in het RIO meer uitgebreid aan de orde worden gesteld, kan hier worden volstaan met een kort overzicht. Handelingen met betrekking tot het ambtelijk personeel van de beide kamers maken slechts zeer gedeeltelijk onderdeel uit van dit BSD. Het personeel van alle Hoge Colleges van Staat valt onder de sector Burgerlijk Rijkspersoneel. De schadeloosstelling, sociale zekerheid en het pensioen van de leden en voorzitters van de Eerste en Tweede Kamer vallen eveneens buiten het bestek van dit BSD. Het overheidspersoneel wordt behandeld in vijf afzonderlijke horizontale (deel)beleidsterrein. Hierna zijn alleen handelingen ten aanzien van personeel opgenomen voor zover nadrukkelijk in de respectievelijke reglementen van orde van de Tweede Kamer, Eerste Kamer en Verenigde Vergadering of andere door de kamers opgestelde reglementen vermeld.

Hetzelfde geldt in grote lijnen voor de huisvesting van de Eerste en Tweede Kamer. Deze valt onder de verantwoordelijkheid van de Minister van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieu, die zijn bevoegdheden weer heeft gemandateerd aan de Rijksgebouwendienst. Dit is een afzonderlijk beleidsterrein. Er zijn echter wel handelingen opgenomen inzake de bemoeienis van (commissies van) de Tweede Kamer met de eigen huisvesting, met name met de nieuwbouw en verbouw.

De grondwettelijke positie van de Staten-Generaal is een onderwerp binnen het beleidsterrein Constitutionele zaken.Er zijn daarbinnen handelingen van de Tweede Kamer opgenomen. Het wetgevingsproces, waarbij de Staten-Generaal een belangrijke rol spelen, vormt ook een afzonderlijk beleidsterrein. Daarbinnen zijn echter geen handelingen opgenomen van de Tweede en Eerste Kamer. Op het beleidsterrein Rijksbegroting zijn ook slechts handelingen van de andere bij de beleidscyclus betrokken actoren opgenomen. Tenslotte zijn er raakpunten met de beleidsterreinen Raad van State, Algemene Rekenkamer en Nationale Ombudsman. Er zijn in het voorliggende BSD handelingen van de Tweede Kamer opgenomen met betrekking tot de benoeming van de leden van de leden van de Algemene Rekenkamer en de benoeming van de Nationale Ombudsman alsmede het uitbrengen van een jaarlijks verslag over de laatste. Binnen geen van de genoemde drie beleidsterreinen zijn handelingen van de Staten-Generaal opgenomen.

Selectiedoelstelling

Het BSD is opgesteld in overeenstemming met de selectiedoelstelling van de RAD/PIVOT. Bij de behandeling van het ontwerp van de Archiefwet 1995 in de Tweede Kamer op 13 april 1994 verwoordde de Minister van WVC deze doelstelling als volgt: het mogelijk maken van een reconstructie van de hoofdlijnen van het handelen van de overheid. Door het Convent van Rijksarchivarissen is de selectiedoelstelling vertaald in de richting van de (bewaar)doelstelling van de RAD als ‘het selecteren van handelingen van de overheid om bronnen voor de kennis van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig te stellen voor blijvende bewaring’.

Selectiecriteria

Uitgaande van de algemene selectiedoelstelling heeft PIVOT in 1998 een (gewijzigde) lijst van algemene selectiecriteria geformuleerd. Met behulp van die algemene criteria wordt in een BSD een waardering toegekend aan de handelingen die door middel van het institutioneel onderzoek in kaart zijn gebracht.

De algemene selectiecriteria van PIVOT zijn positief geformuleerd; het zijn bewaarcriteria.

Is een handeling op grond van een criterium gewaardeerd met B (‘blijvend te bewaren’), dan betekent dit dat de administratieve neerslag van die handeling te zijner tijd geheel dient te worden overgebracht naar het NA. De neerslag van een handeling die niet aan een van de selectiecriteria voldoet, wordt op termijn vernietigd. De waardering van de desbetreffende handeling luidt dan V (‘vernietigen’), onder vermelding van de periode waarna de vernietiging dient plaats te vinden. De neerslag die uit dergelijke handelingen voortvloeit, is dus niet noodzakelijk geacht voor een reconstructie van het overheidshandelen op hoofdlijnen.

Overigens verlangt art. 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 dat selectielijsten de mogelijkheid bieden om neerslag die met een V is gewaardeerd in exceptionele gevallen te bewaren op grond van een uitzonderingscriterium. PIVOT heeft daarom het volgende uitzonderingscriterium geformuleerd1In een brief, gedateerd op 2 juni 1999 (R&B/OSTA/99/572), is dit medegedeeld aan de relaties op de ministeries.:

Ingevolge artikel 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 kan neerslag van bepaalde, als te vernietigen gewaardeerde handelingen betreffende personen en/of gebeurtenissen van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang, van vernietiging worden uitgezonderd.

In het voorliggende BSD is van deze mogelijkheid overigens geen gebruikgemaakt. Gezien het belang van de Staten-Generaal zijn alle handelingen gewaardeerd met een ‘B’.

Om de selectiedoelstelling te bereiken worden de handelingen in het BSD gewaardeerd aan de hand van de volgende algemene selectiecriteria:

Toelichting: Hieronder wordt verstaan agendavorming, het analyseren van informatie, het formuleren van adviezen met het oog op toekomstig beleid, het ontwerpen van beleid of het plannen van dat beleid, alsmede het nemen van beslissingen over de inhoud van beleid en terugkoppeling van beleid. Dit omvat het kiezen en specificeren van de doeleinden en de instrumenten.

Toelichting: Hieronder wordt verstaan het beschrijven en beoordelen van de inhoud, het proces of de effecten van beleid. Hieruit worden niet per se consequenties getrokken zoals bij terugkoppeling van beleid.

Toelichting: Hieronder valt tevens het uitbrengen van verslag over beleid op hoofdlijnen aan andere actoren of ter publicatie.