Vaststellingsbesluit selectielijst neerslag handelingen College Bescherming Persoonsgegevens beleidsterrein Persoonsregistraties vanaf 1989

Gelet op artikel 5, tweede lid, onder b, van de Archiefwet 1995;

De Raad voor Cultuur gehoord (advies van de Raad voor Cultuur van 11 februari 2005, nr. arc-2004.01919/2);

Besluit:

Artikel 1

De bij dit besluit gevoegde ‘selectielijst voor de neerslag van de handelingen van het College Bescherming Persoonsgegevens op het beleidsterrein Persoonsregistraties over de periode vanaf 1989’ en de daarbij behorende toelichting worden vastgesteld.

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

College Bescherming Persoonsgegevens

BASISSELECTIEDOCUMENT 1989–

Samengesteld door drs. P. Fijnheer, drs. E. Verheijen en drs. R. van Abel

Ontwerp april 2005

1. Inleiding

1.1. Verantwoording

Deze selectielijst is een selectielijst zoals bedoeld in art. 2, eerste lid van het Archiefbesluit 1995. De lijst is opgezet als basisselectiedocument (BSD). Het grootste deel van het BSD bestaat uit handelingen, zoals beschreven in: Een institutioneel onderzoek naar de taken en handelingen van de Registratiekamer en het College Bescherming Persoonsgegevens 1989–heden.

Het BSD is het wettelijk voorgeschreven instrument voor de selectie van archiefbescheiden van de Registratiekamer (Registratiekamer) en het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP). Het bevat een voorstel voor bewaring of vernietiging van de bescheiden die het resultaat of de neerslag zijn van het handelen van het CBP op zijn werkterrein.

In dit BSD wordt de documentaire neerslag van de handelingen van het CBP verdeeld in naar het Nationaal Archief over te brengen – en dus voor permanente bewaring in aanmerking komende – documentaire neerslag en op termijn te vernietigen documentaire neerslag.

Voorafgaand aan de feitelijke selectielijst worden in de inleiding kort enige aspecten van het Project Invoering Verkorting Overbrengingstermijn (PIVOT) behandeld. Als eerste worden de hoofdlijnen van het taakgebied van het CBP aangegeven. Vervolgens wordt ingegaan op de doelstellingen van de criteria voor de selectie. Tenslotte volgt een aantal praktische aanwijzingen en opmerkingen ten behoeve van het gebruik van dit BSD.

1.2. Hoofdlijnen van het handelen van het CBP

Het CBP is een zelfstandig bestuursorgaan (ZBO) dat met openbaar gezag is bekleed. Het openbaar gezag van het CBP uit zich in het feit dat het College toeziet op de werking van persoonsregistraties overeenkomstig het bij de wet bepaalde en in het belang van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Kenmerkend voor een ZBO is de zelfstandige positie ten opzichte van de betrokken minister (in dit geval de Minister van Justitie). Dit uit zich in het feit dat er geen sprake is van een ambtelijk-hiërarchische verhouding tussen het bestuursorgaan en de verantwoordelijke minister.

Het CBP adviseert de regering en organisaties over de bescherming van persoonsgegevens en onderwerpen die daarmee samenhangen. Het CBP toetst gedragscodes en bemiddelt tussen burgers en gebruikers van persoonsgegevens. Op eigen initiatief of op verzoek van een belanghebbende kan het CBP onderzoeken of de manier waarop persoonsgegevens in een bepaalde situatie zijn gebruikt, in overeenstemming is met de wet en daaraan zonodig gevolgen verbinden. Bij het in gebreke blijven van de melding kan een boete worden opgelegd. Bij overtreding van de wet of daarop gebaseerde regelingen kan het CBP overgaan tot bestuursdwang of een dwangsom opleggen. Het College is bij de uitvoering van zijn bevoegdheden gehouden aan de normen die worden gesteld in de Algemene wet bestuursrecht. Besluiten van het CBP zijn vatbaar voor bezwaar en beroep. Het gedrag van het CBP kan onderzocht worden door de Nationale ombudsman.

De taken en handelingen van het CBP en de context van die taken en handelingen staan beschreven in College Bescherming Persoonsgegevens, Een institutioneel onderzoek naar het handelen van de Registratiekamer (1989–2001) en het CBP (2001–heden)(P. Fijnheer en E. Verheijen).

1.3. Selectiecriteria

Bij de selectie van handelingen is binnen het project PIVOT een aantal criteria onderscheiden dat op elk beleidsterrein of taakgebied van toepassing is (zie het schema op de volgende pagina). In het schema zijn alleen de criteria opgenomen voor handelingen waarvan de neerslag overgedragen dient te worden aan het Nationaal Archief. Deze handelingen worden gewaardeerd met ‘Bewaren’ (B), gevolgd door het nummer van het criterium. De neerslag van handelingen die niet aan die selectiecriteria voldoen, zal in principe niet worden overgebracht en wordt gewaardeerd met ‘Vernietigen’ (V). Hierop zijn echter uitzonderingen. Bij enkele handelingen wordt een differentiatie bij de waardering (V) aangebracht. Het betreft handelingen die hebben geleid tot beleidsstandpunten van het CBP, die maatschappelijk gezien richtinggevend kunnen worden geacht. Deze schriftelijke uitspraken worden in het werkproces gekwalificeerd als ‘jurisprudentie’ (J-zaken). Deze handelingen worden hierna gewaardeerd als B1 en worden overgebracht naar het Nationaal Archief.

De in de lijst genoemde termijnen gaan in na beëindiging van de zaak waartoe de bescheiden behoren, te rekenen vanaf het jongste document in het dossier.

Met betrekking tot het hanteren van de selectiecriteria wordt opgemerkt dat de directeur op verzoek van de betrokkene wijzigingen kan aanbrengen in de inhoud van een dossier. Opgemerkt moet worden dat dossiers nooit voor de vernietigingstermijn is vertreken in zijn geheel kunnen worden vernietigd.

Op grond van artikel 36 lid 1 van de Wet bescherming persoonsgegevens kan iemand, wiens persoonsgegevens worden verwerkt, de verantwoordelijke verzoeken de hem betreffende persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen, of af te schermen. Dit is echter slechts het geval, indien deze gegevens feitelijk onjuist zijn, voor het doel of de doeleinden van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Het is mogelijk dat een betrokkene verzoekt om vernietiging van zijn gehele dossier of delen daarvan. Met inachtneming van het voorgaande zal aan dat verzoek in principe gehoor worden gegeven waarbij rekening wordt gehouden met de vereiste verantwoordingsplicht van het CBP. Het CBP kan (originele) stukken die niet bestemd zijn om permanent deel uit te maken van het dossier, danwel niet relevant daarvoor zijn, retourneren of op verzoek van de betrokkene vernietigen. In werkprocedures zal hieromtrent nadere invulling worden gegeven.

Algemene selectiecriteria

Toelichting: Hieronder wordt verstaan agendavorming, het analyseren van informatie, het formuleren van adviezen met het oog op toekomstig beleid, het ontwerpen van beleid of het plannen van dat beleid, alsmede het nemen van beslissingen over de inhoud van beleid en terugkoppeling van beleid. Dit omvat het kiezen en selecteren van de doeleinden en de instrumenten.

Toelichting: Hieronder wordt verstaan het beschrijven en beoordelen van de inhoud, het proces en de effecten van beleid. Hieronder valt ook het toetsen van en het toezien op beleid. Hieruit worden niet zondermeer consequenties getrokken zoals bij terugkoppeling van beleid.

Toelichting: Hieronder valt tevens het uitbrengen van verslag over beleid op hoofdlijnen aan andere actoren ter publicatie.

Toelichting: Hieronder wordt verstaan het instellen, wijzigen of opheffen van organen, organisaties of onderdelen daarvan.

Toelichting: Onder beleidsuitvoering wordt verstaan het toepassen van instrumenten om de gekozen doeleinden te bereiken.

Toelichting: Bijvoorbeeld in het geval de ministeriële verantwoordelijkheid is opgeheven en/of wanneer er sprake is van oorlogstoestand, staat van beleg of toepassing van noodwetgeving.

Ingevolge artikel 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 kan neerslag van bepaalde, als te vernietigen gewaardeerde handelingen betreffende personen en/of gebeurtenissen van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang, van vernietiging worden uitgezonderd.

1.4. Vaststellingsprocedure

In juni 2003 is het ontwerp-BSD door het College Bescherming Persoonsgegevens aan de Staatssecretaris van OC&W aangeboden, waarna deze het ter advisering heeft ingediend bij de Raad voor Cultuur (RvC). Van het gevoerde driehoeksoverleg over de waarderingen van de handelingen is een verslag gemaakt, dat tegelijk met het BSD naar de RvC is verstuurd. Vanaf 1 december 2005 lag de selectielijst gedurende acht weken ter publieke inzage bij de registratiebalie van het Nationaal Archief evenals in de bibliotheken van de betrokken zorgdragers, het Ministerie van OC&W en de rijksarchieven in de provincie/regionaal historische centra, hetgeen was aangekondigd in de Staatscourant en in het Archievenblad.

Op 11 februari 2005 bracht de RvC advies uit (arc-2004.01919/2)), hetwelk aanleiding heeft gegeven tot de volgende wijzigingen in de ontwerp-selectielijst:

Daarop werd het BSD op 3 mei 2006 door de Algemene Rijksarchivaris, namens de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen (C/S&A/06/642) vastgesteld.

1.5. Gebruiksaanwijzing BSD

Ieder nummer in deze selectielijst is uniek. Het nummer in dit BSD correspondeert met het handelingsnummer in het RIO.

De handeling geeft de betreffende handeling van de betreffende actor aan.

De periode geeft aan van welk jaar tot welk jaar de handeling geldig is.

Het product geeft aan welke papieren neerslag uit de handeling voortkomt.

Bewaren/Vernietigen is de kolom die een waardering geeft aan de handeling. B wil zeggen dat krachtens de Archiefwet 1995 de betreffende documenten na afloop van de overbrengingstermijn, conform de normen van goede en geordende staat, naar het Algemeen Rijksarchief moeten worden overgebracht. V wil zeggen dat de neerslag na de aangegeven termijn vernietigd kan worden.

Criterium/termijn geeft aan volgens welk selectiecriterium te bewaren neerslag voor bewaring in aanmerking komt. De termijn geeft aan op welke termijn de neerslag van de betreffende handeling mag worden vernietigd.

Toelichting geeft extra uitleg wanneer dit noodzakelijk is.

2. Selectielijst

2.1. Actor: Registratiekamer

Algemene handelingen Registratiekamer

Handeling: Het (mede) voorbereiden, vaststellen en coördineren van het beleid ten aanzien van de bescherming van persoonsgegevens

Periode: 1989–2001

Grondslag: Algemene handelingen Nationaal Archief

Product: Beleidsnota’s, beleidsnotities, adviezen, rapporten, beleidsplannen

Waardering: B 1

Handeling: Het evalueren van het beleid ten aanzien van de bescherming van persoonsgegevens

Periode: 1989–2001

Grondslag: Algemene handelingen Nationaal Archief

Product: Evaluaties

Waardering: B 2

Handeling: Het voorbereiden van de totstandkoming, wijziging en intrekking van wet- en regelgeving ten aanzien van de Registratiekamer (Registratiekamer)

Periode: 1989–2001

Grondslag: Algemene handelingen Nationaal Archief

Product: Nota’s, adviezen, wetten, regelgeving

Waardering: B 1

Handeling: Het opstellen van een jaarverslag

Periode: 1989–2001

Grondslag: Wet persoonsregistraties, art. 44 (Stb. 1988, 665)

Product: Jaarverslag, correspondentie

Waardering: B 3

Handeling: Het voorbereiden en verslagleggen van vergaderingen van het Collegeoverleg

Periode: 1989–2001

Grondslag: Wet persoonsregistraties, art. 37–40 (Stb. 1988, 665)

Product: Agenda’s, verslagen, bijlagen

Opmerking: Dit heet Kameroverleg (KO).

Waardering: B 1, 2

Handeling: Het voeren van werkoverleg

Periode: 1989–2001

Bron: Interview met mw. ing. C.E. Romanesko, 21 januari 2003

Product: Agenda’s, verslagen

Opmerking: Met werkoverleg worden clusteroverleggen, samenwerkingsverbanden tussen clusters en afdelingsoverleggen bedoeld.

Waardering: V 3 jaar

Handeling: Het voeren van overleg met de ondernemingsraad

Periode: 1989–2001

Bron: Interview met mw. ing. C.E. Romanesko, 17 december 2002

Product: Agenda’s, verslagen

Waardering: V 5 jaar, behoudens gegevens betreffende de (her)inrichting van de organisatie en belangrijke wijzigingen van werkprocessen (B 4 ).

Handeling: Het deelnemen aan adviescommissies en overleg waarvan het voorzitterschap en/of secretariaat bij de Registratiekamer (Registratiekamer) berust

Periode: 1989–2001

Grondslag: Algemene handelingen Nationaal Archief

Product: Verslagen

Waardering: B 1

Handeling: Het deelnemen aan adviescommissies en overleg waarvan het voorzitterschap en/of secretariaat niet bij de Registratiekamer (Registratiekamer) berust

Periode: 1989–2001

Grondslag: Algemene handelingen Nationaal Archief

Product: Verslagen

Waardering: V 5 jaar

Handeling: Het deelnemen aan internationale samenwerkingsverbanden

Periode: 1989–2001

Grondslag: Conventie tot bescherming personen met betrekking tot geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens, art. 18 (European Treaty Series, 1981, 108); Verdrag van Straatsburg tot bescherming van personen met betrekking tot de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens, art. 13, lid 1 (Trb. 1988, 7); Richtlijn 95/46/EG, betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens, art. 29 en art. 61, lid 6 (PbEG. 1995, L 281)

Product: Adviezen, afstemmingsbeleid, verklaringen, aanbevelingen, verslagen

Opmerking: Voorbeelden van samenwerkingsverbanden zijn de Werkgroep ‘artikel 29’ als bedoeld in artikel 29 van Richtlijn 95/46/EG, het Raadgevend Comité op grond van het Verdrag van Straatsburg en (besloten) internationale en Europese DPC-conferenties

Waardering: B 1

Handeling: Het, als lid van de Gemeenschappelijke Controle Autoriteiten, houden van toezicht op de naleving van de wet- en regelgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens van organisaties die tot de EU behoren

Periode: 1995–2001

Grondslag: Overeenkomst ter uitvoering van het tussen de regeringen van de staten van de Benelux Economische Unie, de Bondsrepubliek Duitsland, en de Franse Republiek op 14 juni 1985 te Schengen gesloten akkoord betreffende de geleidelijke afschaffing van de controles aan de gemeenschappelijke grenzen, art. 115 (Trb. 1990, 145); Overeenkomst tot oprichting van een Europese Politiedienst, art. 24 (Trb. 1995, 282); Overeenkomst inzake het gebruik van informatica op douanegebied, art. 18 (Trb. 1995, 287)

Product: Adviezen, rapporten, correspondentie

Waardering: B 1

Handelingen organisatie Registratiekamer

Handeling: Het opstellen en evalueren van nadere regels, richtlijnen en procedures betreffende werkprocessen.

Periode: 1989–2001

Bron: Interview met mw. ing. C.E. Romanesko, 17 december 2002

Interview met dhr. G. de Heij, 24 februari 2002.

Product: Werkwijzebeschrijvingen, richtlijnen, procedures

Opmerking: Vanaf 2000 wordt een notitie opgesteld over het besturingsproces van de Registratiekamer.

Waardering: B 2/3

Handeling: Het opstellen van een begroting

Periode: 1989–2001

Bron: Besturing Registratiekamer ‘Maatwerk’, pagina 11 en 12 (2000)

Product: Begroting, correspondentie, bestedingsplan

Opmerking: Bij deze handeling is ook het opstellen van een bestedingsplan inbegrepen. De financiële relatie met de Minister van Justitie is gebaseerd op basis van een aanschrijving aan de minister.

Waardering: B1/B3: eindproducten

V 7 jaar: overige stukken

Handeling: Het opstellen van een financiële verantwoording

Periode: 1989–2001

Bron: Interview met mw. ing. C.E. Romanesko, 17 december 2002

Product: Jaarrekening, correspondentie

Opmerking: De financiële relatie met de Minister van Justitie is gebaseerd op basis van een aanschrijving aan de minister.

Waardering: B1/B3: eindproducten

V 7 jaar: overige stukken

Handeling: Het opstellen van periodieke rapportages

Periode: 1989–2001

Grondslag: Algemene handelingen Nationaal Archief

Product: Rapportages

Opmerking: De grondslag voor het opstellen van rapportages door het CBP vormt artikel 29, lid 1 en 2 van het Bestuursreglement van het CBP (Stcrt. 2002, 76).

Waardering: B 3

Handeling: Het aangaan van overeenkomsten

Periode: 1989–2001

Bron: Mantelovereenkomsten van het Ministerie van Justitie

Product: Overeenkomsten

Opmerking: Het Ministerie van Justitie sluit m.i.v. 1 januari 2002 mantelovereenkomsten af voor gebruik door de vijf landelijke diensten die een beheersrelatie hebben met DSR. Daarvóór maakten de Registratiekamer en het CBP gebruik van de mantelovereenkomsten die voor ZM (de rechterlijke macht) werden afgesloten. Onder de in dit gegevensblok voorkomende handeling wordt ook het systeem van Europese aanbestedingen gerekend.

Waardering: V 7 jaar na beëindiging overeenkomst

Handeling: Het voeren van het financieel beheer

Periode: 1989–2001

Bron: Handboek Financieel Beheer van het Ministerie van Justitie

Product: Financiële bescheiden

Waardering: V 7 jaar

Handeling: Het voorbereiden en vaststellen van het arbeidsvoorwaarden- en personeelsbeleid

Periode: 1989–2001