Vaststellingsbesluit selectielijst neerslag handelingen beleidsterrein Exportbevordering, internationaal ondernemen en samenwerking vanaf 1945 (Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap)

Gelet op artikel 5, tweede lid, onder b, van de Archiefwet 1995;

De Raad voor Cultuur gehoord (advies van de Raad voor Cultuur van 26 juli 2006, nr. arc-2006.03029/3);

Besluit:

Artikel 1

De bij dit besluit gevoegde ‘selectielijst voor de neerslag van de handelingen van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en de onder hem ressorterende actoren op het beleidsterrein Exportbevordering, internationaal ondernemen en samenwerking over de periode vanaf 1945’ en de daarbij behorende toelichting worden vastgesteld.

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

Basisselectiedocument instrument voor de selectie – ter vernietiging dan wel blijvende bewaring – van de administratieve neerslag op het beleidsonderdeel

Lijst van afkortingen

AMVB: Algemene Maatregel van Bestuur

BEB: [Directoraat] Buitenlandse Economische Betrekkingen

BSD: Basisselectiedocument

BSE: Besluit Subsidie Exportfinancieringsarrangementen

BZ: Buitenlandse Zaken (Minister van)

CIHAN: Centraal Instituut ter bevordering van de Buitenlandse Handel

CKH: Centrale Kamer voor Handelsbevordering

EEG: Europese Economische Gemeenschap

EG: Europese Gemeenschap(pen)

EGKS: Europese Gemeenschap voor Kolen en Staal

EVD: Economische Voorlichtingsdienst, ook Exportvoorlichtingsdienst

EU: Europese Unie

EZ: Economische Zaken (Minister van)

GATT: Algemene Overeenkomst voor Tarieven en Handel

IBTA: Investeringsbevordering en Technical Assistance

IRHP: Interdepartementale Raad voor de Handelspolitiek

KB: Koninklijk Besluit

LNV: Ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit

MKB: Midden- en kleinbedrijf

NCH: (Stichting) Nederlands Centrum voor Handelsbevordering

NCM: Nederlandse Credietverzekerings Maatschappij NV

NCW: Nederlands Christelijk Werkgeversverbond

NEPO: Netherlands Export Promotion Organisation

NMCP: Netherlands Management Consultancy Programme Eastern Europe

OCW: Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (Minister van)

ORET: Ontwikkelingsrelevante Exporttransacties

OESO: Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling

OS: Ontwikkelingssamenwerking (Minister van)

PESP: Programma Economische Samenwerking Projecten

PSB: Programma Starters op Buitenlandse Markten

PIVOT: Project Invoering Verkorting Overbrengingstermijn

PSO: Programma Samenwerking Oost-Europa

ROF: Renteovertbruggingsfaciliteit

Stb: Staatsblad

Stcrt.: Staatscourant

VKK: Vereniging van Kamers van Koophandel, na 1980: Vereniging van Kamers van Koophandel en Fabrieken in Nederland

1. Verantwoording

1.1. Wettelijk kader voor de selectie van overheidsarchieven

Ingevolge artikel 3 van de Archiefwet 1995 (Stb. 1995, 276) dient de overheid haar archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren. Onder ‘archiefbescheiden’ worden niet slechts papieren documenten verstaan, maar alle bescheiden – ongeacht de drager – die door een overheidsorgaan zijn ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd zijn daaronder te berusten. Ook digitaal vastgelegde informatie valt dus onder de werking van de archiefwetgeving.

Het in goede en geordende staat bewaren van archiefbescheiden houdt onder meer in dat een overheidsarchief op gezette tijden wordt geschoond. In dat verband schrijft de Archiefwet 1995 (Stb. 1995, 276) zowel een vernietigingsplicht (art. 3) als overbrengingsplicht (art. 12) voor. Beide plichten rusten op degene die de bestuurlijke verantwoordelijkheid draagt voor het beheer van het desbetreffende archief: de zorgdrager.

De verplichting tot overbrenging bepaalt dat de zorgdrager zijn archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar ter blijvende bewaring overbrengt naar een archiefbewaarplaats. Wat de archiefbescheiden van de ministeries en de Hoge Colleges van Staat betreft, is de aangewezen archiefbewaarplaats het Nationaal Archief in Den Haag. Het Nationaal Archief is een onderdeel van de Rijksarchiefdienst (RAD). Deze dienst ressorteert onder de Minister van OCW en staat onder leiding van de Algemeen Rijksarchivaris.

In verband met de selectie van hun archiefbescheiden zijn zorgdragers op grond van artikel 5 van de Archiefwet 1995 verplicht hiertoe selectielijsten op te stellen. In een selectielijst dient te worden aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging, dan wel voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Voorts dient een selectielijst de termijnen aan te geven, waarna de te vernietigen bestanddelen dienen te worden vernietigd.

Een selectielijst is naar haar aard een duurzaam instrument. Het ligt in de rede dat een organisatie een vastgestelde lijst niet eenmalig toepast maar (zonodig in geactualiseerde vorm) blijft hanteren om de periodieke aanwas van archiefmateriaal te selecteren. Een selectielijst vormt zo een belangrijk onderdeel van het instrumentarium voor het beheer van de documentaire informatievoorziening in een overheidsorganisatie.

Bij het ontwerpen van een selectielijst dient krachtens art. 2, lid 1 van het Archiefbesluit 1995 (Stb. 1995, 671) rekening gehouden te worden met:

Voorts moeten ingevolge art. 3 van het Archiefbesluit 1995 (Stb. 1995, 671) bij het ontwerpen van een selectielijst ten minste betrokken zijn:

Wat betreft de geldigheidsduur van de selectielijst wordt uitgegaan van de wettelijke periode van twintig jaar vanaf de vaststelling. Dit laat uiteraard onverlet dat de selectielijst (of een bepaald onderdeel daarvan) binnen deze termijn zal komen te vervallen, indien dit mocht worden bepaald bij de vaststelling (via de aangewezen archiefwettelijke weg) van een nieuwe dan wel herziene selectielijst. Elke selectielijst wordt na advies van de Raad voor Cultuur vastgesteld door de Minister van OCW en de minister wie het mede aangaat. De vastgestelde lijsten worden in de Staatscourant gepubliceerd.

1.2. Het doel en de werking van het Basis Selectiedocument

Een Basis Selectiedocument (BSD) is een bijzondere vorm van een selectielijst. In de regel heeft een BSD niet zozeer betrekking op (alle) archiefbescheiden van één (enkele) organisatie, als wel op het geheel van de bescheiden die de administratieve neerslag vormen van het overheidshandelen op een bepaald beleidsterrein. Een BSD kan bestaan uit één of meer selectielijsten.

Het BSD geldt dus voor de archiefbescheiden van verschillende overheidsorganen (veelal ook diverse zorgdragers), en wel voor zover de desbetreffende actoren op het terrein in kwestie werkzaam zijn (geweest). Dit betekent dat er geen handelingen van particuliere actoren worden opgenomen.

Een BSD wordt opgesteld op basis van institutioneel onderzoek. In een Rapport Institutioneel Onderzoek (RIO) wordt dan het betreffende beleidsterrein beschreven, evenals de taken en bevoegdheden van de betrokken actoren op dat beleidsterrein. De handelingen van de overheid op het beleidsterrein staan in het RIO in hun functionele context geplaatst. In het BSD zijn de handelingen overgenomen, alleen nu geordend naar de actor. Bovendien is bij elke handeling aangegeven of de administratieve neerslag hiervan bewaard dan wel vernietigd moet worden.

Door de beleidsterreingerichte benadering komen verschillende aspecten betreffende het beheer van de eigen organisatie van de zorgdrager (personeelsbeleid, financieel beleid, etc.) niet aan bod. Voor het selecteren van de administratieve neerslag die betrekking heeft op de instandhouding en ontwikkeling van de eigen organisaties van overheidsorganen dienen een aantal zogeheten ‘horizontale’ BSD’s. Deze horizontale BSD’s zijn van toepassing op alle organisaties van de rijksoverheid.

Het niveau waarop geselecteerd wordt, is dus niet dat van de stukken zelf, maar dat van de handelingen waarvan die archiefbescheiden de administratieve neerslag vormen. Een BSD is derhalve geen opsomming van (categorieën) stukken, maar een lijst van handelingen van overheidsactoren, waarbij elke handeling is voorzien van een waardering en indien van toepassing een vernietigingstermijn.

Het opgestelde ontwerp-BSD wordt voorgelegd aan de Raad van Cultuur en op verschillende plaatsen ter inzage gelegd. Na eventuele wijziging van het ontwerp-BSD kan worden overgegaan tot de vaststelling. Het BSD wordt vastgesteld in een gezamenlijk besluit van de Minister belast met het cultuurbeleid (tegenwoordig de Minister van OCW) en de betrokken zorgdrager(s).

1.2.1 Functies van het BSD

Voor de zorgdrager is het BSD van belang voor de bedrijfsvoering als mogelijke basis voor ordeningsplannen.

Voor de zorgdrager dient het BSD als verantwoording tegenover de recht- en bewijszoekende burger, die de mogelijkheid heeft tijdens de ter inzage legging invloed uit te oefenen op het bewaar- en vernietigingsbeleid (Archiefbesluit 1995, art. 2, eerste lid, onder d).

Voor de Minister belast met het cultuurbeleid (vertegenwoordigd door de Algemeen Rijksarchivaris) is het BSD de verantwoording inzake het bewaar- en vernietigingsbeleid vanuit cultureel-historisch belang (Archiefbesluit 1995, art. 2, eerste lid, onder c).

Voor de Nationaal Archief is het BSD (tezamen met het RIO) het uitgangspunt voor de Institutionele Toegangen.

1.3. De definitie van het beleidsterrein

Dit BSD is gebaseerd op het rapport institutioneel onderzoek nr. 146, Exportbevordering, door mw. E.A.T.M. Schreuder, Den Haag 2001.

Exportbevordering richt zich op het aanmoedigen van het Nederlands bedrijfsleven om tot uitvoer van producten, diensten en kennis naar of investeringen in buitenlandse markten over te gaan.

1.4. Afbakening van het (deel)beleidsterrein

Exportbevordering vormt een aanvulling op het beleid van de overheid inzake de economische betrekkingen. De basis van het beleid wordt gevormd door het streven naar vrij en onbelemmerd handelsverkeer. Dat beleid krijgt vooral vorm in de multilaterale en bilaterale betrekkingen met andere landen, zoals in de EU en de GATT. Dat deel van het beleidsterrein wordt behandeld in het nog te verschijnen Rapport Institutioneel Onderzoek nummer 145, Buitenlandse Economische Betrekkingen.

De multilaterale en bilaterale verdragen, die Nederland afsluit in het kader van de economische betrekkingen, leiden tot binnenlandse wet- en regelgeving betreffende de in- en uitvoer. Dat deelbeleidsterrein wordt beschreven in het nog te verschijnen Rapport Institutioneel Onderzoek nummer 147, De slagboom gesloten, een institutioneel onderzoek naar het beleidsterrein in- en uitvoerbeleid.

De voorliggende selectielijst richt zich, zoals gemeld, op de exportbevordering, gericht op het stimuleren van het Nederlandse bedrijfsleven door middel van voorlichting, promotie, organisatorische en financiële ondersteuning en bemiddeling tot het afzetten van hun producten in het buitenland en/of het doen van investeringen in het buitenland.

Het herverzekeren van export- en importkredieten is ook te beschouwen als een instrument ten behoeve van de exportbevordering. Dit deel van het beleidsterrein is behandeld in A.A. Mietes, Herverzekerd. een institutioneel onderzoek naar het overheidshandelen op het beleidsterrein herverzekering van export- en importkredieten en investeringsgaranties, 1940–1996. PIVOT-rapport nummer 78. Den Haag 1999. De herverzekering van deze kredieten blijft in dit rapport buiten beschouwing, op één handeling na, een praktische herverzekeringshandeling met betrekking tot de kaders gericht op de exportbevordering. In 2004 nam de EVD van Senter de Seno-faciliteit over, die bedoeld is voor exporteurs die betalingsrisico’s willen verzekeren die zijn verbonden aan de export van kapitaalgoederen naar opkomende landen, waaronder Oost-Europa.

Ook buiten beschouwing blijft de exportbevordering en handelspolitiek betreffende agrarische producten. Dat beleidsterrein viel voor het grootste deel onder het Ministerie van LNV en wordt behandeld in het rapport: J.H. van Tol Agrarische handelspolitiek en exportbevordering. Een institutioneel onderzoek naar taken en handelingen van actoren op het gebied van de agrarische handelspolitiek, internationale samenwerking en exportbevordering ten aanzien van agrarische en visserijproducten, en naar de agrarische vertegenwoordiging in het buitenland, vanaf 1945. PIVOT-rapport nummer 80, Den Haag 2001. In dat rapport zijn ook de handelingen betreffende de afstemming tussen de Ministers van Economische Zaken en Landbouw beschreven.

De voorliggende selectielijst wijkt in enkele opzichten af van het RIO waarop de lijst is gebaseerd. In het belang van de selectie van de archieven van de EVD, zijn er nieuwe handelingen aan de lijst toegevoegd. Daarbij is de oorspronkelijke onderzoeksperiode van 1945–2000 overschreden.

Tevens zijn er handelingen opgenomen betreffende internationale publieke samenwerking in relatie tot exportbevordering. Tenslotte zijn er hieronder enige aanvullingen van het contextgedeelte van het RIO opgenomen.

Aan het eind van deze selectielijst worden in een concordans de handelingnummers in deze lijst gekoppeld aan de oorspronkelijke handelingnummers in het RIO, voorzien van enige toelichting van eventuele wijzigingen.

1.5. Doelstelling van de overheid op het beleidsterrein Exportbevordering, Internationaal Ondernemen en Samenwerking

De Nederlandse overheid beschouwde tot 1945 exportbevordering vooral als een zaak van het bedrijfsleven zelf. De overheid kon ondersteuning bieden en die werkzaamheden verrichten, waarvoor door het bedrijfsleven onvoldoende middelen beschikbaar waren. De taak van de overheid bleef dan vooral beperkt tot het verwerven en bewerken van algemene economische en handelsinformatie ten behoeve van het bedrijfsleven en het verstrekken van informatie bij individuele handelsaanvragen. De actieve exportbevordering, bemiddeling, organisatie van en deelname aan beurzen en tentoonstellingen, marktverkenningen en promotie, zou vooral zaak van het bedrijfsleven zelf zijn.

De EVD, opgericht in 1933 was het overheidsorgaan dat taken op het terrein van de exportbevordering uitvoerde. Daarnaast verschaften de buitenlandse diplomatieke posten op aanvraag informatie aan bedrijven.

Na de Tweede Wereldoorlog won exportbeleid aan belang. Met export van Nederlandse goederen konden buitenlandse valuta worden verdiend, welke voor de wederopbouw van Nederland noodzakelijk waren. In het sociaal-economisch beleid nam de industrialisatie van Nederland een centrale plaats in. Voor de afzet van deze producten was de binnenlandse markt te klein. Daarom was het noodzakelijk om sterker dan voorheen op actieve exportbevordering in te zetten.

De overheid zette vooral in op de totstandkoming van goede voorwaarden voor de export. De belangrijkste voorwaarde was vrij en onbelemmerd handelsverkeer. Daarbij was Nederland mede afhankelijk van het buitenland. Binnenlands diende een gematigde loon en prijsbeleid, een goede concurrentiepositie van het Nederlands bedrijfsleven. Daarnaast diende het bedrijfsleven d.m.v. aanvullende maatregelen en inspanningen gestimuleerd te worden hun producten in het buitenland af te zetten.

In eerste instantie richtten de inspanningen van de overheid en het bedrijfsleven zich vooral op het herstel van de afzet op de Europese markt. Het exportpakket van Nederland was van oudsher gebaseerd op landbouw- en visserijproducten en daarvan afgeleide industriële producten. Teneinde de export naar Amerika en Canada te bevorderen werden in 1949 maatregelen genomen. Verder werd aandacht besteed aan de kwaliteit en de verpakking van de producten en het voeren van doelmatige reclamecampagnes. Ook werd het vormen van exportcombinaties gestimuleerd, waarvoor de regering soms financiële middelen uittrok om deze te ondersteunen.

De NEPO was een ambtelijke organisatie en nam taken over van particuliere organisaties zoals the Netherlands Chamber of Commerce in New York, deels gesubsidieerd door het Ministerie van Economische Zaken.

In de jaren vijftig, in de Nota inzake de Exportpolitiek, bereidde de regering een waaier aan maatregelen voor ten behoeve van de export. De maatregelen betroffen meer structurele zaken, zoals handelspolitieke belemmeringen, verbetering van het exportklimaat in het algemeen, zowel in het binnenland als in het buitenland; een meer evenwichtige opbouw van het exportpakket en beïnvloeding van de richting van de exportstroom, teneinde een betere samenstelling en spreiding van de uitvoer te verkrijgen.

Specifieke maatregelen inzake de exportbevordering werden vooral gericht op het MKB. De overheid beschouwde export voor een groot deel de eigen verantwoordelijkheid van het bedrijfsleven.

De grote ondernemingen hebben meestal mogelijkheden genoeg om voor zichzelf te zorgen, d.m.v. eigen vestigingen in het buitenland, handelsagenten, voldoende kennis van de buitenlandse markten etc. Het MKB daarentegen heeft minder mogelijkheden om op de exportmarkten aanwezig te zijn. De ondernemingen zijn vaak te klein om op eigen houtje marktverkenningen te plegen, een handelsagent aan te stellen, buitenlandse handelscontacten te onderhouden, etc. Daarom richt de exportbevordering, zowel door het georganiseerd bedrijfsleven als door de overheid zich vooral op het MKB.

De rol van de overheid was vooral voorwaardenscheppend en ondersteunend. Het Ministerie van EZ subsidieerde een aantal instituten, onderhield het handelscommissariaat in de VS (NEPO), gaf voorlichting inzake export en verrichtte onderzoeken, instrueerde handelsattachés, etc. Ook het Ministerie van LNV hield zich bezig met exportbevordering i.s.m. de schappen op het terrein van de landbouw en visserij en voedselvoorziening.

De overheid beperkte zich in het algemeen tot informatieverwerving en bewerking en voorlichting en (financiële) ondersteuning van particuliere initiatieven, terwijl het bedrijfsleven de actieve handelsbemiddeling verzorgde. Wel bemoeide de overheid zich met de organisatiestructuur van de exportbevordering. Daartoe werden initiatieven voor de oprichting van overkoepelende organisaties, zoals in 1946 de instelling van het Centraal Instituut ter bevordering van de Buitenlandse Handel (CIHAN) financieel ondersteund. Het CIHAN verenigde in de jaren van zijn bestaan een belangrijk deel van de particuliere exportbevordering.

In 1964 maakte de CIHAN plaats voor de Centrale Kamer voor Handelsbevordering (CKH).