LegalizeRozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 16 grudnia 2013 r. w sprawie dokumentowania działalności gospodarczej w zakresie usług ochrony osób i mienia
Treść rozporządzenia
Na podstawie art. 19 ust. 5 ustawy z dnia 22 sierpnia 1997 r. o ochronie osób i mienia zarządza się, co następuje:
§ 1.
Rozporządzenie określa dokumentację dotyczącą:
1) zatrudnionych pracowników ochrony oraz zawieranych i realizowanych umów dotyczących koncesjonowanej działalności gospodarczej prowadzonej przez przedsiębiorcę wykonującego działalność gospodarczą w zakresie ochrony osób i mienia, zwanego dalej „przedsiębiorcą”;
2) organizacji i wykonywania ochrony przez specjalistyczne uzbrojone formacje ochronne podczas świadczenia przez nie usług ochrony osób i mienia z bronią.
§ 2.
Przedsiębiorca obowiązany jest prowadzić dokumentację, w skład której wchodzą:
1) wykaz pracowników ochrony;
2) w zakresie zawieranych i realizowanych umów:
rejestr zawartych umów,
księga realizacji umowy, wraz z ewidencją notatek dotyczących użycia lub wykorzystania przez pracowników ochrony środka przymusu bezpośredniego i broni palnej, sporządzonych w trakcie realizacji tej umowy;
3) w zakresie organizacji i wykonywania ochrony przez specjalistyczne uzbrojone formacje ochronne:
dziennik zmiany,
książka transportów wartości pieniężnych.
§ 3.
Wykaz pracowników ochrony powinien zawierać dane osób wykonujących na rzecz przedsiębiorcy zadania ochrony osób i mienia.
Rejestr zawartych umów powinien zawierać następujące dane:
1) numer umowy;
2) datę zawarcia i rozwiązania umowy;
3) oznaczenie strony lub stron umowy, z którymi przedsiębiorca zawarł umowę;
4) określenie przedmiotu umowy.
Księga realizacji umowy powinna zawierać następujące dane:
1) numer umowy;
2) datę rozpoczęcia i zakończenia usługi;
3) miejsce wykonywania usługi;
4) formę wykonywanej usługi określoną zgodnie z art. 3 ustawy z dnia 22 sierpnia 1997 r. o ochronie osób i mienia;
5) imiona i nazwiska pracowników ochrony wykonujących usługę;
6) imiona i nazwiska pracowników ochrony sprawujących nadzór nad pracownikami, o których mowa w pkt 5;
7) ilość i rodzaj broni palnej przydzielonej pracownikom ochrony do wykonania usługi;
8) ilość i rodzaj środków przymusu bezpośredniego przydzielonych pracownikom ochrony do wykonania usługi.
Dziennik zmiany powinien zawierać następujące dane:
1) datę i godzinę rozpoczęcia i zakończenia zmiany;
2) imiona i nazwiska, uzbrojenie i wyposażenie pracowników ochrony na zmianie;
3) wskazanie rozmieszczenia poszczególnych pracowników, o których mowa w pkt 2;
4) przebieg zmiany z uwzględnieniem:
zadań ochrony osób i mienia faktycznie wykonywanych przez pracowników, o których mowa w pkt 2,
opisu wydarzeń nadzwyczajnych;
5) datę i godzinę czynności dokonanej w ramach nadzoru sprawowanego przez pracowników, o których mowa w ust. 3 pkt 6.
Książka transportów wartości pieniężnych powinna zawierać:
1) datę, godzinę i miejsce rozpoczęcia i zakończenia transportu;
2) imiona i nazwiska pracowników ochrony;
3) imię i nazwisko kierowcy;
4) imię i nazwisko osoby transportującej;
5) określenie uzbrojenia i wyposażenia osób, o których mowa w pkt 2-4;
6) rodzaj użytego pojemnika specjalistycznego;
7) określenie środków transportu z uwzględnieniem rodzaju użytego bankowozu, pojazdu ubezpieczającego, numerów rejestracyjnych tych pojazdów;
8) określenie środków łączności;
9) datę i godzinę czynności dokonanej w ramach nadzoru sprawowanego przez pracowników, o których mowa w ust. 3 pkt 6.
§ 4.
Dokumentacja jest prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej.
Jeżeli dokumentacja jest prowadzona w formie elektronicznej, stosuje się rozwiązania techniczne odpowiednie do ilości danych, zapewniające właściwą rejestrację i przechowywanie dokumentacji, jej używalność i wiarygodność, co najmniej do upływu okresu przechowywania.
Strony dokumentacji prowadzonej w formie papierowej powinny być kolejno numerowane i stanowić uporządkowaną całość.
§ 5.
Dokumentacja jest prowadzona z uwzględnieniem konieczności:
1) zabezpieczenia przed uszkodzeniem, utratą lub nieuprawnioną zmianą danych;
2) zachowania integralności i wiarygodności oraz możliwości weryfikacji na podstawie dokumentów źródłowych przechowywanych w siedzibie przedsiębiorcy albo w miejscu wykonywania działalności;
3) zapewnienia dostępu do dokumentacji osobom uprawnionym oraz zabezpieczenia przed dostępem osób nieuprawnionych;
4) identyfikacji osób uprawnionych oraz zmian dokonywanych przez te osoby.
§ 6.
Aktualizacji zapisów dokonuje się niezwłocznie po powstaniu zmiany.
Zapisów w dokumentacji dokonują w sposób trwały, wyraźny i chronologiczny osoby uprawnione.
Poprawki w dokumentacji powinny być dokonywane innym kolorem niż kolor prowadzonej dokumentacji, w sposób trwały, wyraźny i chronologiczny, oraz być opatrzone czytelnym podpisem osoby dokonującej poprawki lub jej imieniem i nazwiskiem w przypadku dokumentacji prowadzonej w formie elektronicznej.
§ 7.
W przypadku ksiąg realizacji umów, wykonywanych przez tych samych pracowników ochrony, może być prowadzona wspólna dokumentacja dotycząca danych, o których mowa w § 3 ust. 3 pkt 5-8.
§ 8.
W trakcie wykonywania działalności dokumentację przechowuje się w siedzibie przedsiębiorcy albo miejscu wykonywania działalności.
Dziennik zmiany prowadzony jest w obiektach chronionych przez specjalistyczną uzbrojoną formację ochronną.
Książka transportów wartości pieniężnych prowadzona jest w miejscu przechowywania dokumentacji.
Po zakończeniu wykonywania działalności w zakresie usług ochrony osób i mienia przedsiębiorca zawiadamia organ koncesyjny o miejscu przechowywania dokumentacji.
§ 9.
Księgi realizacji umów, których prowadzenie rozpoczęto przed dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia, mogą być prowadzone na dotychczasowych zasadach do czasu wygaśnięcia umowy.
§ 10.
Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2014 r.
Niniejszy dokument nie zastępuje oficjalnej publikacji w Dzienniku Ustaw Rzeczypospolitej Polskiej. Nie ponosimy odpowiedzialności za ewentualne nieścisłości wynikające z transkrypcji oryginału do tego formatu.