LegalizeObwieszczenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 4 kwietnia 2014 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości w sprawie przechowywania akt spraw sądowych oraz ich przekazywania do archiwów państwowych lub do zniszczenia
Treść obwieszczenia
Na podstawie art. 16 ust. 3 ustawy z dnia 20 lipca 2000 r. o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych ogłasza się w załączniku do niniejszego obwieszczenia jednolity tekst rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 5 marca 2004 r. w sprawie archiwizowania akt spraw sądowych , z uwzględnieniem zmian wprowadzonych:
1) rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 2 grudnia 2011 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie archiwizowania akt spraw sądowych ;
2) rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 5 kwietnia 2013 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie przechowywania akt spraw sądowych oraz ich przekazywania do archiwów państwowych lub do zniszczenia .
Podany w załączniku do niniejszego obwieszczenia tekst jednolity rozporządzenia nie obejmuje:
1) § 2 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 2 grudnia 2011 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie archiwizowania akt spraw sądowych , który stanowi:
§ 2. Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.
2) § 2 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 5 kwietnia 2013 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie przechowywania akt spraw sądowych oraz ich przekazywania do archiwów państwowych lub do zniszczenia , który stanowi:
§ 2. Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.
Załącznik - Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 5 marca 2004 r. w sprawie przechowywania akt spraw sądowych oraz ich przekazywania do archiwów państwowych lub do zniszczenia
Na podstawie art. 53 § 4 ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. - Prawo o ustroju sądów powszechnych zarządza się, co następuje:
Rozdział 1. Przepisy ogólne
§ 1.
Rozporządzenie określa warunki i zakres przechowywania akt w sądzie przez okres niezbędny ze względu na rodzaj i charakter spraw, terminy przedawnienia, interesy osób biorących udział w postępowaniu i znaczenie materiałów zawartych w aktach jako źródła informacji oraz warunki i tryb przechowywania i przekazywania akt archiwom państwowym, a także warunki i tryb niszczenia akt po upływie okresu ich przechowywania.
§ 2.
Akta spraw sądowych, zwane dalej „aktami”, dzieli się na akta stanowiące materiały archiwalne zaliczane do kategorii A i akta niestanowiące takich materiałów, zaliczane do kategorii B.
§ 3.
Akta kategorii A po upływie okresu przechowywania w sądzie przekazuje się do właściwego archiwum państwowego.
§ 4.
Akta kategorii B po upływie okresu przechowywania w sądzie podlegają zniszczeniu.
§ 5.
Przepisy dotyczące warunków i trybu przechowywania oraz niszczenia akt stosuje się odpowiednio do ksiąg i urządzeń ewidencyjnych spraw sądowych.
Rozdział 2. Okresy przechowywania akt spraw karnych
§ 6.
Do kategorii A zalicza się akta spraw:
1) o przestępstwa wymienione w rozdziałach XVI, XVII, XXIV, XXXI oraz w art. 140, 226 § 3, art. 254, 256-258, 261 i 265 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny ;
2) o przestępstwa wymienione w art. 46 ust. 1-6, art. 47 ust. 1 i art. 48 ust. 1-4 dekretu z dnia 12 grudnia 1981 r. o stanie wojennym ;
3) o zbrodnie wojenne i zbrodnie przeciwko ludzkości;
4) w których wymierzono karę dożywotniego pozbawienia wolności lub karę 25 lat pozbawienia wolności;
5) o odszkodowanie za niesłuszne skazanie lub aresztowanie;
6) o zgodności oświadczeń w postępowaniu lustracyjnym na podstawie przepisów ustawy z dnia 11 kwietnia 1997 r. o ujawnieniu pracy lub służby w organach bezpieczeństwa państwa lub współpracy z nimi w latach 1944-1990 osób pełniących funkcje publiczne ;
7) w których sąd przekazał zagadnienie prawne do rozstrzygnięcia Sądowi Najwyższemu;
8) mających znaczenie wyjątkowe ze względu na materiał zebrany w sprawie lub występujące w niej osoby w sprawach niewymienionych w pkt 1-7.
Akta niewymienione w ust. 1 zalicza się do kategorii B.
§ 7.
Do kategorii A zalicza się z każdego sądu, poza aktami wymienionymi w § 6 ust. 1, po jednej sprawie typowej z okresu pięcioletniego z każdego rozdziału części szczególnej Kodeksu karnego oraz z ustaw szczególnych.
§ 8.
Ustala się następujące okresy przechowywania akt:
1) 50 lat - dla akt spraw, w których wymierzono karę dożywotniego pozbawienia wolności lub karę 25 lat pozbawienia wolności;
2) 30 lat - dla akt spraw, w których wymierzono karę pozbawienia wolności powyżej 5 lat;
3) 20 lat - dla akt spraw, w których wymierzono karę pozbawienia wolności do lat 5 bez warunkowego zawieszenia jej wykonania;
4) 10 lat - dla akt spraw, w których wymierzono karę inną niż wymienione w pkt 1-3, wydano wyrok uniewinniający, umorzono postępowanie, uwolniono od kary lub odstąpiono od jej wymierzenia, warunkowo umorzono postępowanie lub darowano karę, oraz dla akt postępowania wykonawczego;
5) 3 lata - dla akt spraw niewymienionych w pkt 1-4.
Akta nie mogą być przekazane do zniszczenia przed ustaniem karalności przestępstwa, o które toczyło się postępowanie.
Rozdział 3. Okresy przechowywania akt spraw o wykroczenia
§ 9.
Do kategorii A zalicza się akta spraw o wykroczenia:
1) przewidziane w Kodeksie wykroczeń, w szczególności w art. 49 § 1 i 2, art. 50, art. 51 § 1-3, art. 52 § 1 i 2, art. 52a, art. 90 i art. 99 tego Kodeksu oraz w innych ustawach, jeżeli ze względu na osobę sprawcy lub okoliczności popełnienia czynu mogą mieć znaczenie jako źródło informacji historycznej w rozumieniu ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach ;
2) w których sąd przekazał zagadnienie prawne do rozstrzygnięcia Sądowi Najwyższemu.
Akta spraw niewymienionych w ust. 1 zalicza się do kategorii B.
§ 10.
Do kategorii A zalicza się z każdego sądu rejonowego, poza aktami wymienionymi w § 9 ust. 1, po jednej sprawie typowej z okresu pięcioletniego z każdego rozdziału Kodeksu wykroczeń oraz z ustaw szczególnych.
§ 11.
Ustala się następujące okresy przechowywania akt spraw o wykroczenia:
1) 20 lat - dla akt spraw zaliczonych do kategorii A;
2) 5 lat - dla spraw o wykroczenia, w których orzeczono karę aresztu lub środka karnego w postaci zakazu prowadzenia pojazdów lub innego zakazu przewidzianego w przepisach szczególnych;
3) 3 lata - dla akt spraw niewymienionych w pkt 1 i 2.
Rozdział 4. Okresy przechowywania akt spraw cywilnych i gospodarczych
§ 12.
Do kategorii A zalicza się akta spraw:
1) o ochronę praw autorskich i wynalazczych;
2) z zakresu prawa osobowego dotyczących spraw o uznanie za zmarłego, o stwierdzenie zgonu, o ubezwłasnowolnienie;
3) w których sąd przekazał zagadnienie prawne do rozstrzygnięcia Sądowi Najwyższemu;
4) w których wartość przedmiotu sporu w dniu wydania orzeczenia kończącego postępowanie w sprawie przekracza dwutysięczną krotność minimalnego wynagrodzenia za pracę, określonego na podstawie odrębnych przepisów;
5) mających znaczenie wyjątkowe ze względu na materiał zebrany w sprawie lub występujące w nim osoby w sprawach niewymienionych w pkt 1-4;
6) rozpoznawanych w elektronicznym postępowaniu upominawczym oraz tytuły wykonawcze obejmujące orzeczenia wydane w tym postępowaniu.
Do kategorii A zalicza się rejestry podmiotów wpisanych do:
1) rejestru przedsiębiorców;
2) rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz publicznych zakładów opieki zdrowotnej.
Akta niewymienione w ust. 1 i 2 zalicza się do kategorii B.
Do kategorii B zalicza się dokumenty z pomocniczego zbioru dokumentów, o którym mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 41 § 1 ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. - Prawo o ustroju sądów powszechnych.
§ 13.
Do kategorii A zalicza się z każdego sądu, poza aktami wymienionymi w § 12 ust. 1 i 2, po jednej sprawie typowej z okresu pięcioletniego z każdego rodzaju spraw przewidzianych w wykazie symboli spraw cywilnych.
§ 14.
Przez okres 50 lat przechowuje się akta spraw:
1) z zakresu prawa osobowego dotyczących spraw o uznanie za zmarłego, o stwierdzenie zgonu, o ubezwłasnowolnienie;
2) z zakresu prawa spadkowego, z tym że o dział spadku tylko, gdy obejmował nieruchomość;
3) z zakresu prawa rzeczowego dotyczących prawa własności nieruchomości, wydania nieruchomości, o zasiedzenie nieruchomości i zniesienie współwłasności nieruchomości, rozgraniczenia, użytkowania wieczystego, z wyjątkiem roszczeń wymienionych w art. 243 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny ;
4) o podział majątku wspólnego obejmującego prawo własności nieruchomości;
5) o usunięcie niezgodności między stanem prawnym nieruchomości ujawnionym w księdze wieczystej a rzeczywistym stanem prawnym;
6) o egzekucji z nieruchomości.
Przez okres 30 lat przechowuje się akta spraw:
1) o prawa niemajątkowe, z wyjątkiem akt spraw wymienionych w ust. 1 pkt 1;
2) o rentę;
3) o rozstrzyganie sporów z zakresu przepisów o przedsiębiorstwach państwowych i samorządzie załogi przedsiębiorstwa państwowego;
4) rejestrowych, z zastrzeżeniem ust. 4;
5) upadłościowych i układowych;
6) o dział spadku lub zniesienie współwłasności, z wyjątkiem spraw wymienionych w ust. 1 pkt 2 i 3;
7) o podział majątku wspólnego, z wyjątkiem spraw wymienionych w ust. 1 pkt 4.
2a. Przez okres 20 lat przechowuje się akta spraw rozpoznawanych w elektronicznym postępowaniu upominawczym oraz tytuły wykonawcze obejmujące orzeczenia wydane w tym postępowaniu.
Przez okres 10 lat przechowuje się akta spraw cywilnych i gospodarczych niewymienionych w ust. 1 i 2 oraz spraw rozpoznanych w postępowaniu uproszczonym.
Akta spraw z zakresu postępowania o wpis do rejestru zastawów i do rejestru dłużników niewypłacalnych przechowuje się przez okres 2 lat. Okres ten liczy się od początku roku kalendarzowego następującego po roku, w którym na mocy prawomocnego orzeczenia nastąpiło wykreślenie zastawu rejestrowego z rejestru zastawów lub dłużnika z rejestru dłużników niewypłacalnych.
Przez okres 5 lat przechowuje się dokumenty z pomocniczego zbioru dokumentów, o którym mowa w § 12 ust. 4, z zastrzeżeniem § 29 ust. 2.
§ 15.
Okresy wymienione w § 14 ust. 1-3 dotyczą także akt spraw rozstrzygniętych przez sądy polubowne, które przechowywane są w sądach.
Rozdział 5. Okresy przechowywania akt spraw rozpoznawanych w sądach rodzinnych
§ 16.
Do kategorii A zalicza się akta spraw:
1) o unieważnienie małżeństwa, o ustalenie istnienia lub nieistnienia małżeństwa, o przysposobienie, o rozwiązanie przysposobienia, o ustalenie lub zaprzeczenie pochodzenia dziecka, o uznanie dziecka, o unieważnienie uznania dziecka, o nadanie nazwiska, o ustalenie treści aktu urodzenia dziecka nieznanych rodziców, o sporządzenie nowego aktu urodzenia dziecka na podstawie orzeczenia sądu opiekuńczego w razie przysposobienia przez małżonków w sposób określony w art. 121 ustawy z dnia 25 lutego 1964 r. - Kodeks rodzinny i opiekuńczy ;
2) w których sąd przekazał zagadnienie prawne do rozstrzygnięcia Sądowi Najwyższemu;
3) mających znaczenie wyjątkowe ze względu na materiał zebrany w sprawie lub występujące w niej osoby w sprawach niewymienionych w pkt 1-2.
Akta niewymienione w ust. 1 zalicza się do kategorii B.
§ 17.
Do kategorii A zalicza się z każdego sądu, poza aktami wymienionymi w § 16 ust. 1, po jednej sprawie typowej z okresu pięcioletniego z każdego rodzaju spraw przewidzianych w wykazie symboli spraw cywilnych rozpoznawanych w sądach rodzinnych oraz z zakresu przepisów ustawy o postępowaniu w sprawach nieletnich.
§ 18.
Przez okres 50 lat przechowuje się akta spraw:
1) wymienionych w § 16 ust. 1 pkt 1;
2) z zakresu stosunków majątkowych między małżonkami, a także spraw o rozwód i separację, w których dokonano podziału majątku wspólnego obejmującego nieruchomość.
Przez okres 30 lat przechowuje się akta spraw:
1) o rozwód i separację;
2) dotyczących alimentów;
3) z zakresu opieki i kurateli;
4) z zakresu czynności przekraczających zwykły zarząd majątkiem osoby podlegającej władzy rodzicielskiej.
Przez okres 10 lat przechowuje się akta spraw rozpoznawanych w sądach rodzinnych, niewymienionych w ust. 1 i 2.
Rozdział 6. Okresy przechowywania akt spraw z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych
§ 19.
Do kategorii A zalicza się akta spraw:
1) w których sąd przekazał zagadnienie prawne do rozstrzygnięcia Sądowi Najwyższemu;
2) mających znaczenie wyjątkowe ze względu na materiał zebrany w sprawie lub występujące w niej osoby.
Akta niewymienione w ust. 1 zalicza się do kategorii B.
§ 20.
Do kategorii A zalicza się z każdego sądu, poza aktami wymienionymi w § 19 ust. 1, po jednej sprawie typowej z okresu pięcioletniego z każdego rodzaju spraw przewidzianych w wykazie symboli spraw z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych.
§ 21.
Przez okres 30 lat przechowuje się akta spraw dotyczących emerytur i rent.
Przez okres 10 lat przechowuje się akta spraw niewymienionych w ust. 1.
Rozdział 7. Okresy przechowywania ksiąg i urządzeń ewidencyjnych w sprawach sądowych
§ 22.
Do kategorii A zalicza się repertoria, wykazy akt przekazanych do archiwum i skorowidze akt sądowych.
Do kategorii B zalicza się zbiory wokand, kartoteki, kontrolki, wykazy i inne pomocnicze urządzenia ewidencyjne dotyczące biurowości w sprawach sądowych.
§ 23.
Przez okres 50 lat przechowuje się repertoria i urządzenia ewidencyjne, o których mowa w § 22 ust. 1.
Przez okres 10 lat przechowuje się kartoteki i wykazy.
Przez okres 5 lat przechowuje się kontrolki.
Przez okres 3 lat przechowuje się urządzenia ewidencyjne niewymienione w ust. 1.
§ 23a.
Przepisy § 22 i 23 stosuje się do repertoriów i innych urządzeń ewidencyjnych prowadzonych jako odrębny dokument elektroniczny lub raport wygenerowany z systemu teleinformatycznego, zwanych dalej „elektronicznymi repertoriami lub innymi urządzeniami ewidencyjnymi”.
Rozdział 8. Warunki i tryb przechowywania, niszczenia oraz przekazywania archiwom państwowym akt spraw sądowych
§ 24.
Akta zakończonych spraw sądowych przechowuje się w archiwach zakładowych przez okresy wymienione w rozporządzeniu, stosując właściwe zabezpieczenia przed dostępem osób postronnych, a także spełniając wymogi bezpieczeństwa przed utratą i zniszczeniem.
§ 24a.
Elektroniczne repertorium lub inne urządzenie ewidencyjne, łącznie z metadanymi, przechowuje się w sposób zapewniający bezpieczeństwo i integralność ich treści oraz możliwość wyodrębnienia metadanych.
Przez metadane rozumie się zestaw logicznie powiązanych z elektronicznym repertorium lub innym urządzeniem ewidencyjnym i usystematyzowanych informacji opisujących to repertorium lub urządzenie, ułatwiających jego wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe przechowywanie oraz zarządzanie nim.
Metadanymi będącymi niezbędnymi elementami struktury elektronicznego repertorium lub innego urządzenia ewidencyjnego są:
1) identyfikator - jednoznaczny znacznik elektronicznego repertorium lub innego urządzenia ewidencyjnego, który umożliwia jego identyfikację;
2) twórca - dane identyfikujące podmiot odpowiedzialny za treść elektronicznego repertorium lub innego urządzenia ewidencyjnego, w szczególności nazwa sądu, wydziału lub sekcji, o ile występuje;
3) tytuł - nazwa nadana elektronicznemu repertorium lub innemu urządzeniu ewidencyjnemu, a w przypadku zmiany - ujawniająca jej dokonanie;
4) data - rok, którego dotyczy elektroniczne repertorium lub inne urządzenie ewidencyjne;
5) format - nazwa formatu albo formatów danych zastosowanych przy tworzeniu elektronicznego repertorium lub innego urządzenia ewidencyjnego;
6) dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie można udostępnić elektroniczne repertorium lub inne urządzenie ewidencyjne;
7) typ - określenie podstawowego typu elektronicznego repertorium lub innego urządzenia ewidencyjnego (w szczególności tekst) na podstawie listy typów Dublin Core Metadata Initiative;
Niniejszy dokument nie zastępuje oficjalnej publikacji w Dzienniku Ustaw Rzeczypospolitej Polskiej. Nie ponosimy odpowiedzialności za ewentualne nieścisłości wynikające z transkrypcji oryginału do tego formatu.