LegalizeObwieszczenie Ministra Cyfryzacji z dnia 31 października 2016 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych w sprawie sposobu prowadzenia rejestru stanu cywilnego oraz akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego
Treść obwieszczenia
Na podstawie art. 16 ust. 3 ustawy z dnia 20 lipca 2000 r. o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych ogłasza się w załączniku do niniejszego obwieszczenia jednolity tekst rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 9 lutego 2015 r. w sprawie sposobu prowadzenia rejestru stanu cywilnego oraz akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego , z uwzględnieniem zmian wprowadzonych:
1) rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 21 października 2015 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie sposobu prowadzenia rejestru stanu cywilnego oraz akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego ;
2) rozporządzeniem Ministra Cyfryzacji z dnia 26 sierpnia 2016 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie sposobu prowadzenia rejestru stanu cywilnego oraz akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego .
Podany w załączniku do niniejszego obwieszczenia tekst jednolity rozporządzenia nie obejmuje:
1) § 2 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 21 października 2015 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie sposobu prowadzenia rejestru stanu cywilnego oraz akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego , który stanowi:
§ 2. Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 listopada 2015 r.
2) § 2 rozporządzenia Ministra Cyfryzacji z dnia 26 sierpnia 2016 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie sposobu prowadzenia rejestru stanu cywilnego oraz akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego , który stanowi:
§ 2. Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 27 sierpnia 2016 r.
Załącznik - Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 9 lutego 2015 r. w sprawie sposobu prowadzenia rejestru stanu cywilnego oraz akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego
Na podstawie art. 27 ust. 4 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. - Prawo o aktach stanu cywilnego zarządza się, co następuje:
Rozdział 1. Przepis ogólny
§ 1.
Rozporządzenie określa sposób:
1) prowadzenia rejestru stanu cywilnego;
2) oznaczania w rejestrze stanu cywilnego aktów stanu cywilnego;
3) prowadzenia akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego;
4) zabezpieczania akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego niesporządzonych w formie dokumentu elektronicznego w przypadku, o którym mowa w art. 27 ust. 3 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. - Prawo o aktach stanu cywilnego, zwanej dalej „ustawą”.
Rozdział 2. Sposób prowadzenia rejestru stanu cywilnego
§ 2.
Wpisów w rejestrze stanu cywilnego dokonuje się w alfabecie łacińskim rozszerzonym, wielkimi literami.
Oznaczenie numeru domu w rejestrze stanu cywilnego można zamieścić małymi literami.
§ 3.
Sporządzenie aktu urodzenia, aktu małżeństwa albo aktu zgonu w rejestrze stanu cywilnego wymaga uwierzytelnienia przez właściwego kierownika urzędu stanu cywilnego przez złożenie podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą certyfikatu wydanego przez ministra właściwego do spraw informatyzacji, zwane dalej „złożeniem podpisu”. Złożenie podpisu odbywa się z wykorzystaniem karty mikroprocesorowej zabezpieczonej kodem PIN.
§ 4.
Daty i godziny w rejestrze stanu cywilnego wpisuje się i przechowuje w formacie daty właściwym dla zapisu daty lub daty i godziny w systemie teleinformatycznym.
Datę urodzenia, zawarcia małżeństwa, zgonu lub znalezienia zwłok zamieszcza się w akcie stanu cywilnego słownie oraz w nawiasie cyframi arabskimi w formacie daty: dd.mm.rrrr. W zapisie słownym wyrazy oddziela się spacją, nie zamieszcza się wyrazu „rok”, a nazwa miesiąca podlega deklinacji.
Daty inne niż data urodzenia, zawarcia małżeństwa, zgonu lub znalezienia zwłok zamieszcza się w akcie stanu cywilnego cyframi arabskimi, z wyjątkiem nazwy miesiąca, która jest zapisywana słownie i podlega deklinacji. Pierwsze dziewięć dni miesiąca oznacza się cyframi od 1 do 9, a rok zamieszcza się w formacie daty: rrrr. Części daty oznaczające dzień, miesiąc i rok oddziela się spacją.
Jeżeli w dokumentach stanowiących podstawę sporządzenia aktu zgonu jako datę zgonu podano okres zdarzenia (datę opisową), to w akcie zgonu jako datę zgonu zamieszcza się ten okres za pomocą przedziału dat wyrażonego jako data początkowa oraz data końcowa okresu, w którym nastąpiło to zdarzenie.
W przypadku gdy nie jest możliwe ustalenie daty urodzenia rodziców dziecka, daty urodzenia osób, które zawarły małżeństwo, daty urodzenia osoby zmarłej, w akcie stanu cywilnego zamieszcza się wiek osoby, jeżeli jest znany.
Godzinę zgonu albo godzinę znalezienia zwłok zamieszcza się w akcie zgonu w formacie daty: hh:mm.
§ 5.
Imiona i nazwiska osób zamieszcza się w akcie stanu cywilnego w pełnym brzmieniu.
Imiona i nazwiska osób należących do mniejszości narodowych i etnicznych zapisane w alfabecie innym niż alfabet łaciński zamieszcza się z uwzględnieniem sposobu transliteracji określonego w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 maja 2005 r. w sprawie sposobu transliteracji imion i nazwisk osób należących do mniejszości narodowych i etnicznych zapisanych w alfabecie innym niż alfabet łaciński .
W treści aktu stanu cywilnego imię (imiona) zamieszcza się w polach przeznaczonych na zamieszczenie odpowiednio: imienia pierwszego, imienia drugiego, imienia kolejnego.
W akcie stanu cywilnego w polach przeznaczonych na zamieszczenie imienia i nazwiska kierownika urzędu stanu cywilnego, który zarejestrował zdarzenie, zamieszcza się imię i nazwisko kierownika urzędu stanu cywilnego sporządzającego akt stanu cywilnego w rejestrze stanu cywilnego na podstawie złożonego podpisu.
§ 6.
Informację o złożeniu zgodnych oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński zamieszcza się w akcie małżeństwa przez oznaczenie pola wyboru: „Osoby złożyły zgodne oświadczenia o wstąpieniu w związek małżeński”.
§ 7.
W przypadku gdy nie jest możliwe ustalenie danych podlegających zamieszczeniu w akcie stanu cywilnego, pola nie wypełnia się.
§ 8.
Przy akcie stanu cywilnego zamieszcza się dane, których nie zawiera akt stanu cywilnego, a które są niezbędne do wydania wielojęzycznego odpisu skróconego w rozumieniu Konwencji nr 16 dotyczącej wydawania wielojęzycznych odpisów skróconych aktów stanu cywilnego, sporządzonej w Wiedniu dnia 8 września 1976 r. , zwanego dalej „odpisem wielojęzycznym”.
§ 9.
W przypadku zmiany numeru PESEL w trybie przewidzianym w art. 19 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności w rejestrze stanu cywilnego, w miejsce dotychczas przechowywanego numeru PESEL, zamieszcza się przy aktach stanu cywilnego danej osoby nowy numer PESEL.
§ 10.
Dokonanie wpisu w rejestrze uznań wymaga uwierzytelnienia przez właściwego kierownika urzędu stanu cywilnego przez złożenie podpisu.
§ 11.
Jeżeli przed kierownikiem urzędu stanu cywilnego zostało złożone oświadczenie mężczyzny konieczne do uznania ojcostwa, a matka dziecka nie potwierdziła jednocześnie, że ojcem dziecka jest ten mężczyzna, informację o tym zamieszcza się w rejestrze uznań.
Jeżeli matka dziecka nie potwierdziła w terminie, o którym mowa w art. 73 § 1 ustawy z dnia 25 lutego 1964 r. - Kodeks rodzinny i opiekuńczy , że mężczyzna, który złożył oświadczenie konieczne do uznania ojcostwa dziecka, jest ojcem dziecka, w rejestrze uznań rejestruje się informację oznaczającą brak ważności uznania ojcostwa dziecka.
Do uznania ojcostwa, o którym mowa w art. 75^1^ §1 ustawy z dnia 25 lutego 1964 r. - Kodeks rodzinny i opiekuńczy, stosuje się odpowiednio ust. 1.
Jeżeli kobieta, w terminie, o którym mowa w art. 75^1^ §1 ustawy z dnia 25 lutego 1964 r. - Kodeks rodzinny i opiekuńczy, nie potwierdziła, że mężczyzna, który złożył oświadczenie konieczne do uznania ojcostwa dziecka, mającego urodzić się w następstwie procedury medycznie wspomaganej prokreacji z zastosowaniem komórek rozrodczych pochodzących od anonimowego dawcy albo zarodka powstałego z komórek rozrodczych pochodzących od anonimowego dawcy albo z dawstwa zarodka, będzie ojcem tego dziecka - w rejestrze uznań rejestruje się informację oznaczającą brak ważności uznania ojcostwa dziecka.
§ 12.
Dołączenie w rejestrze stanu cywilnego wzmianki dodatkowej do aktu urodzenia, aktu małżeństwa albo aktu zgonu wymaga uwierzytelnienia przez właściwego kierownika urzędu stanu cywilnego przez złożenie podpisu.
§ 13.
Dołączenie do aktu stanu cywilnego wzmianki dodatkowej wymaga określenia w rejestrze stanu cywilnego rodzaju i nazwy tej wzmianki oraz wskazania podstawy jej dołączenia.
§ 14.
Jeżeli do aktu stanu cywilnego dołącza się wzmiankę dodatkową wpływającą na treść aktu stanu cywilnego, zamieszcza się w niej dane zawarte w treści aktu stanu cywilnego, które podlegają zmianie, chyba że wzmianka dodatkowa dołączana do aktu małżeństwa dotyczy ustania małżeństwa przez śmierć, rozwiązania małżeństwa przez rozwód, unieważnienia małżeństwa, stwierdzenia nieistnienia małżeństwa, separacji, zniesienia separacji.
Jeżeli do aktu stanu cywilnego dołącza się wzmiankę dodatkową wpływającą na ważność aktu stanu cywilnego, na podstawie nazwy tej wzmianki dodatkowej zamieszcza się informację dotyczącą ważności aktu stanu cywilnego.
Jeżeli do aktu stanu cywilnego dołącza się wzmiankę dodatkową unieważniającą inną wzmiankę dodatkową, należy wybrać wzmiankę dodatkową dołączoną do aktu stanu cywilnego, która podlega unieważnieniu.
§ 15.
Wzmianka dodatkowa dołączona do aktu stanu cywilnego w rejestrze stanu cywilnego zawiera:
1) część, która może być edytowana podczas sporządzania wzmianki dodatkowej, z zamieszczoną informacją o dokumentach lub czynnościach stanowiących podstawę dołączenia wzmianki dodatkowej oraz o organie, którego rezultatem działania jest ta wzmianka dodatkowa;
2) część nieedytowalną z danymi zamieszczanymi w miejsce dotychczasowych danych;
3) dodatkową część edytowalną przeznaczoną do zamieszczenia informacji niezawartych w częściach, o których mowa w pkt 1 i 2;
4) imię i nazwisko kierownika urzędu stanu cywilnego, który dołącza do aktu stanu cywilnego wzmiankę dodatkową, ustalone na podstawie złożonego podpisu.
Wzmianka dodatkowa wpływająca na ważność aktu stanu cywilnego oraz wzmianki dodatkowe dołączane do aktu małżeństwa, o których mowa w § 14 ust. 1, nie zawierają części, o której mowa w ust. 1 pkt 2.
§ 16.
Zamieszczenie przypisku przy akcie stanu cywilnego w rejestrze stanu cywilnego odbywa się przez wybranie w rejestrze stanu cywilnego odpowiedniej treści przypisku.
Jeżeli w dokumentach stanowiących podstawę dokonania przypisku jako datę zgonu podano okres zdarzenia (datę opisową), to w przypisku zamieszczanym przy akcie stanu cywilnego jako datę zgonu zamieszcza się ten okres za pomocą przedziału dat wyrażonego jako data początkowa oraz data końcowa okresu, w którym nastąpił zgon.
§ 17.
W przypadku zamieszczenia przypisku przy niewłaściwym akcie stanu cywilnego kierownik urzędu stanu cywilnego właściwy do sporządzenia aktu stanu cywilnego, przy którym został zamieszczony przypisek, usuwa w rejestrze stanu cywilnego ten przypisek.
§ 18.
Po przekazaniu przez podmiot wykonujący działalność leczniczą karty urodzenia albo karty martwego urodzenia w rejestrze stanu cywilnego niezwłocznie rejestruje się datę, do której powinno nastąpić zgłoszenie urodzenia dziecka na podstawie daty sporządzenia karty urodzenia albo karty martwego urodzenia.
§ 19.
Na podstawie przyjętego przez kierownika urzędu stanu cywilnego lub otrzymanego od konsula zapewnienia, że osoby zamierzające zawrzeć małżeństwo nie wiedzą o istnieniu okoliczności wyłączających zawarcie tego małżeństwa, o którym mowa w art. 76 ustawy, w rejestrze stanu cywilnego rejestruje się datę, do której to zapewnienie jest ważne.
§ 20.
Akty stanu cywilnego w rejestrze stanu cywilnego sporządza się w rocznikach.
W rejestrze stanu cywilnego, oddzielnie dla każdego roku kalendarzowego, otwiera się rocznik urodzeń, rocznik małżeństw oraz rocznik zgonów.
§ 21.
Roczniki są otwierane w rejestrze stanu cywilnego z początkiem roku kalendarzowego.
Rocznikowi, z chwilą jego otwarcia w rejestrze stanu cywilnego, jest nadawane oznaczenie, które składa się kolejno z:
1) siedmioznakowego identyfikatora gminy, na terenie której ma siedzibę urząd stanu cywilnego właściwy dla okręgu rejestracji stanu cywilnego, zgodnego z krajowym rejestrem urzędowym podziału terytorialnego kraju;
2) dwuznakowego rozszerzenia identyfikatora, o którym mowa w pkt 1, umożliwiającego identyfikację urzędu stanu cywilnego w ramach gminy;
3) dwuznakowego symbolu rodzaju aktów stanu cywilnego, których dotyczy dany rocznik;
4) oznaczenia roku, którego dotyczy dany rocznik;
5) dwuznakowego dodatkowego symbolu cyfrowego.
§ 22.
Roczniki są zamykane w rejestrze stanu cywilnego z końcem roku kalendarzowego.
Zamknięcie rocznika powoduje brak możliwości sporządzenia w danym roku aktu stanu cywilnego w rejestrze stanu cywilnego.
§ 23.
W przypadku gdy otwarcie albo zamknięcie rocznika w rejestrze stanu cywilnego nie nastąpi w sposób przewidziany odpowiednio w § 21 ust. 1 albo § 22 ust. 1, otwarcia albo zamknięcia rocznika dokonuje właściwy kierownik urzędu stanu cywilnego, wpisując w rejestrze stanu cywilnego powód otwarcia albo zamknięcia rocznika.
Otwarcie oraz zamknięcie rocznika, o którym mowa w ust. 1, wymaga uwierzytelnienia przez kierownika urzędu stanu cywilnego przez złożenie podpisu.
§ 24.
Akty stanu cywilnego przeniesione do rejestru stanu cywilnego na podstawie art. 124 lub art. 145 ust. 13ustawy przechowuje się w rejestrze stanu cywilnego w księgach stanu cywilnego.
Kierownik urzędu stanu cywilnego, który dokonuje przeniesienia aktu stanu cywilnego, otwiera w rejestrze stanu cywilnego księgę stanu cywilnego w celu umieszczenia w niej aktów przeniesionych z dotychczasowej księgi stanu cywilnego.
§ 25.
Otwarcie księgi stanu cywilnego następuje przed przeniesieniem pierwszego aktu stanu cywilnego z dotychczasowej księgi stanu cywilnego, a zamknięcie po przeniesieniu wszystkich aktów stanu cywilnego z danej księgi stanu cywilnego do rejestru stanu cywilnego lub po upływie okresów przechowywania przewidzianych dla danego rodzaju ksiąg, określonych w art. 128 ustawy.
§ 26.
Otwarcie oraz zamknięcie księgi stanu cywilnego w rejestrze stanu cywilnego wymaga uwierzytelnienia przez kierownika urzędu stanu cywilnego przez złożenie podpisu.
§ 27.
Do oznaczania w rejestrze stanu cywilnego ksiąg stanu cywilnego stosuje się odpowiednio przepis § 21 ust. 2.
W przypadku przeniesienia aktów stanu cywilnego z więcej niż jednej księgi stanu cywilnego danego rodzaju w danym roku odróżnienia tych ksiąg w rejestrze stanu cywilnego dokonuje się przez zmianę dwuznakowego dodatkowego symbolu cyfrowego, o którym mowa w § 21 ust. 2 pkt 5.
§ 28.
Oznaczenie urzędu stanu cywilnego w rejestrze stanu cywilnego zawiera jego pełną nazwę, bez stosowania skrótów, wraz z identyfikatorem gminy, na terenie której ma siedzibę urząd stanu cywilnego właściwy dla okręgu rejestracji stanu cywilnego, zgodnym z krajowym rejestrem urzędowego podziału terytorialnego kraju, oraz dodatkowym dwuznakowym symbolem, który pozwala na odróżnianie urzędów stanu cywilnego w rejestrze stanu cywilnego. Przy oznaczaniu urzędu stanu cywilnego w rejestrze stanu cywilnego podaje się dodatkowo identyfikator gminy stanowiącej okręg rejestracji stanu cywilnego.
§ 29.
Po oznaczeniu urzędu stanu cywilnego w rejestrze stanu cywilnego otwiera się roczniki stanu cywilnego, o których mowa w § 20 ust. 2.
§ 30.
W przypadku gdy została określona właściwość urzędu stanu cywilnego dla więcej niż jednego okręgu rejestracji stanu cywilnego, oznaczenie urzędu stanu cywilnego zawiera dodatkowo identyfikatory innych gmin, które po zmianie okręgu rejestracji stanu cywilnego pozostają we właściwości danego urzędu stanu cywilnego.
§ 31.
Niniejszy dokument nie zastępuje oficjalnej publikacji w Dzienniku Ustaw Rzeczypospolitej Polskiej. Nie ponosimy odpowiedzialności za ewentualne nieścisłości wynikające z transkrypcji oryginału do tego formatu.