Výnos Ministerstva vnútra Slovenskej republiky o štandardoch pre elektronické informačné systémy na správu registratúry

VÝNOS

Ministerstva vnútra Slovenskej republiky

z 12. decembra 2011

Ministerstvo vnútra Slovenskej republiky podľa § 33 ods. 2 zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení zákona č. 41/2011 Z. z. ustanovuje:

§ 1

Štandardy pre elektronické informačné systémy na správu registratúry

(1)

Týmto výnosom sa ustanovujú štandardy pre elektronické informačné systémy na správu registratúry (ďalej len „elektronický systém správy registratúry“) pri zabezpečovaní

a)

vzťahu medzi entitami registratúry,

b)

kontroly a bezpečnosti elektronického systému správy registratúry,

c)

zmenového protokolu vedeného k elektronickému systému správy registratúry,

d)

prijímania elektronických záznamov,

e)

hromadného importu elektronických registratúrnych záznamov,

f)

správy elektronickej pošty v elektronickom systéme správy registratúry,

g)

skenovania registratúrnych záznamov,

h)

evidovania elektronických registratúrnych záznamov a spisov,

i)

prenosu, exportu a zničenia elektronických registratúrnych záznamov,

j)

vyhľadávania elektronických registratúrnych záznamov,

k)

znázornenia elektronických registratúrnych záznamov,

l)

tlače elektronických registratúrnych záznamov,

m)

režimu vyraďovacieho konania elektronických registratúrnych záznamov,

n)

vykonania odbornej archívnej prehliadky elektronických registratúrnych záznamov,

o)

všeobecných požiadaviek na správu parametrov a konfiguráciu elektronického systému správy registratúry a správu používateľov,

p)

zmien, vymazávania a anonymizovania elektronických registratúrnych záznamov,

q)

vedenia evidencie neelektronických registratúrnych záznamov,

r)

podpory vyraďovania neelektronických registratúrnych záznamov,

s)

správy elektronických registratúrnych záznamov,

t)

správy agendových spisov,

u)

používania elektronického podpisu a zaručeného elektronického podpisu1) v elektronickom systéme správy registratúry,

v)

šifrovania v elektronickom systéme správy registratúry,

w)

prevádzky na geograficky odlišných miestach,

x)

práce off-line a vzdialeného prístupu,

y)

integrácie faxu,

z)

uplatnenia bezpečnostných kategórií pri narábaní s entitami registratúry.

(2)

Počítačová aplikácia, ktorá zabezpečuje pracovné procesy súvisiace s evidovaním záznamov a spisov, sa nepovažuje za elektronický systém správy registratúry.

§ 2

Vymedzenie základných pojmov

Na účely tohto výnosu sa rozumie

a)

agendou súbor procesov smerujúcich k spracovaniu konkrétneho úradného konania, ktoré je nutné vykonať kontinuálnym spôsobom spravidla ustanoveným osobitným predpisom,

b)

agendovým informačným systémom systém správy registratúry určený na evidenciu a správu registratúrnych záznamov a spisov vedených osobitným spôsobom spravidla ustanoveným osobitným predpisom,

c)

agendovým spisom spis, ktorý je spracovávaný postupom podľa osobitného predpisu,

d)

anonymizovaním úprava elektronických registratúrnych záznamov obsahujúca proces skrytia určitých informácií v elektronickom registratúrnom zázname, spravidla osobných údajov a iných neutajovaných citlivých informácií,

e)

autenticitou registratúrneho záznamu vlastnosť registratúrnych záznamov charakterizujúca jeho pôvodnosť a hodnovernosť;2) autentický elektronický registratúrny záznam je považovaný za pravý bez toho, aby bola skúmaná jeho hodnovernosť,

f)

bezpečnosťou elektronického registratúrneho záznamu súbor opatrení, ktoré zabezpečia zachovanie elektronického registratúrneho záznamu, jeho autenticity a integrity,

g)

číslom spisu evidenčný znak spisu v rámci evidencie spisov,

h)

číslom záznamu evidenčný znak registratúrneho záznamu v rámci evidencie registratúrnych záznamov,

i)

dedičnosťou schopnosť entity registratúry umožňujúca odovzdanie určitých vlastností z hierarchicky nadradenej entity registratúry na hierarchicky podriadenú entitu registratúry,

j)

dobou konfigurácie časový okamih v životnom cykle elektronického systému správy registratúry, v ktorom sú ustanovené alebo zmenené jeho parametre,

k)

druhom registratúrneho záznamu vecne osobitná charakteristika opisujúca registratúrny záznam, ktorá umožňuje elektronickému systému správy registratúry, aby spravoval elektronické registratúrne záznamy rovnakého druhu zhodne a ustanoveným spôsobom,

l)

elektronickým systémom správy registratúry informačný systém určený na uloženie a správu elektronických registratúrnych záznamov; jeho integrálnou súčasťou je aj počítačová aplikácia zabezpečujúca pracovné procesy súvisiace so správou registratúry,

m)

elektronickým registratúrnym strediskom funkčná zložka elektronického systému správy registratúry určená na uloženie a ochranu elektronických registratúrnych záznamov pre potreby pôvodcu registratúry až do vyraďovacieho konania v rámci informačných činností tvorených týmto systémom,

n)

entitou registratúry registratúrny záznam, spis alebo vecná skupina spisov,

o)

exportom elektronického registratúrneho záznamu proces vytvorenia jeho kópie vrátane jeho metadát na účel premiestnenia vzniknutej kópie do iného systému,

p)

históriou entity registratúry záznam o správe entity registratúry v priebehu času obsahujúci údaje zaznamenané v metadátach elektronického registratúrneho záznamu, ktoré deklarujú kontinuálnym spôsobom nakladanie s entitou registratúry pri výkone správy registratúry,

q)

jednoznačným identifikátorom entity registratúry znak pevne spojený s entitou registratúry zaisťujúci jej nezameniteľnosť a jedinečnosť; môže ním byť číslo spisu alebo číslo záznamu,

r)

kritickým registratúrnym záznamom registratúrny záznam zásadného významu, ktorý je nevyhnutný pre schopnosť pôvodcu registratúry pokračovať v pracovnej činnosti, a to s prihliadnutím na zachovanie jeho pripravenosti na plnenie svojich úloh a s prihliadnutím na vytvorené predpoklady vyrovnať sa s následkami mimoriadnych udalostí alebo krízových stavov alebo ochrániť svoje dlhodobé hospodárske a právne záujmy,

s)

metadátami entity registratúry dáta opisujúce kontext, obsah a štruktúru entity registratúry a ich správu v priebehu času,

t)

používateľom vopred určený zamestnanec alebo skupina zamestnancov, ktorému bol udelený súhrn funkčných oprávnení pri používaní elektronického systému správy registratúry,

u)

prenosom proces premiestnenia entít spolu s ich metadátami do iného systému; účelom prenosu je najmä previesť vybrané elektronické registratúrne záznamy do archívu na trvalé uloženie alebo do externého elektronického registratúrneho strediska,

v)

prijímaním záznamu úkon elektronického systému správy registratúry, ktorým sa záznam deklaruje ako záznam; súčasťou prijímania záznamu sú činnosti spojené s uložením a zatriedením elektronického registratúrneho záznamu v elektronickom systéme správy registratúry, najmä jeho označenie, evidencia a pridanie metadát,

w)

registratúrnou značkou označenie entity registratúry, ktoré určuje jej jednoznačné miesto v hierarchii registratúrneho plánu; je tvorená hlavným znakom v hierarchii najvyššie postavenej materskej vecnej skupiny, znakmi dcérskych vecných skupín nižšie umiestnených v hierarchii registratúrneho plánu až do dosiahnutia najbližšej entity registratúry,

x)

režimom vyraďovania ustanovený systém vyraďovania entít registratúry, ktorý zahŕňa predloženie návrhu na vyradenie, po jeho schválení príslušným štátnym archívom automatické zničenie elektronických registratúrnych záznamov bez trvalej dokumentárnej hodnoty a prevod elektronických registratúrnych záznamov s trvalou dokumentárnou hodnotou do archívu; pri vyraďovaní sa vyhodnocujú metadáta a obsah elektronického registratúrneho záznamu,

y)

schvaľovateľom registratúrneho záznamu osoba zodpovedná v rámci svojich oprávnení udelených pôvodcom registratúry za obsah elektronického registratúrneho záznamu,

z)

správcom registratúry fyzická osoba, ktorá je používateľom elektronického systému správy registratúry a boli jej pridelené špeciálne oprávnenia; správca registratúry je zodpovedný za správu registratúry u pôvodcu registratúry; rola správcu registratúry môže byť pridelená viacerým fyzickým osobám,

aa)

šifrovaním postup použitia transformácie entity registratúry tak, aby ho aplikácia nemohla znázorniť v zrozumiteľnej podobe bez použitia zodpovedajúceho dešifrovacieho algoritmu,

ab)

trvalými metadátami určená množina metadát entity registratúry, ktorá zostane zachovaná po zničení alebo prenose entity registratúry a je dokladom, že entita registratúry bola spravovaná elektronickým systémom správy registratúry,

ac)

úložnou jednotkou jednotka na ukladanie registratúrnych záznamov a spisov,

ad)

uzatvorením spisu proces, v dôsledku ktorého je znemožnené vkladanie ďalších registratúrnych záznamov do spisu alebo vyberanie existujúcich registratúrnych záznamov zo spisu,

ae)

verziou záznamu kódové označenie stavu záznamu v určitej fáze jeho životného cyklu; verziou je spravidla jeden z návrhov záznamu alebo konečný záznam; v niektorých prípadoch dokončené záznamy existujú v niekoľkých verziách,

af)

vymazaním proces fyzického vymazania entít alebo ich vylúčenie z ďalšieho spracovania v elektronickom systéme správy registratúry so zachovaním možnosti rekonštrukcie entity registratúry,

ag)

záznamom každá písomná, obrazová, zvuková alebo inak zaznamenaná informácia, ktorá bola vytvorená pôvodcom alebo bola pôvodcovi registratúry doručená,

ah)

zmenovým protokolom súbor informácií o operáciách vykonaných v elektronickom systéme správy registratúry umožňujúci rekonštrukciu histórie týchto operácií a kontrolu vykonaných operácií,

ai)

znázornením interpretácia elektronického registratúrneho záznamu zrozumiteľná pre používateľa, ktorá je uskutočnená najmä vo forme vizualizácie na obrazovke, tlačového výstupu, zvukovej prezentácie alebo multimediálnej prezentácie,

aj)

zničením proces likvidácie elektronického záznamu a elektronického registratúrneho záznamu, ktorý znemožňuje ich rekonštrukciu a identifikáciu ich obsahu.

§ 3

Štandardy pre elektronický systém správy registratúry

(1)

Podrobné štandardy pre elektronický systém správy registratúry sú uvedené v prílohe č. 1.

(2)

Základné vzťahy medzi entitami registratúry umožňujú v rámci registratúry pôvodcu zaraďovanie registratúrnych záznamov spolu s ich prílohami do spisov a zaraďovanie spisov do vecných skupín. Model vzťahov medzi entitami registratúry a popis základných vzťahov medzi nimi je uvedený v prílohe č. 2.

(3)

Súbor entít má v závislosti od pôvodcu registratúry rôznu štruktúru členenia. Model štruktúry členenia súboru entít je uvedený v prílohe č. 3.

§ 4

Podmienky kontroly a bezpečnosti elektronických registratúrnych záznamov

(1)

Programové vybavenie elektronického systému správy registratúry umožňuje

a)

kontrolu povolenia prístupu k elektronickým registratúrnym záznamom,

b)

obmedzenie prístupu pre externých používateľov v súlade s bezpečnostnými požiadavkami pôvodcu registratúry,

c)

zdieľanie častí miesta uloženia elektronického systému správy registratúry.

(2)

Na zabezpečenie prístupu v elektronickom systéme správy registratúry a na podporu obnovy dát možno v prípadoch ustanovených správcom registratúry uložiť v zmenovom protokole informácie o každom nahliadnutí do elektronických registratúrnych záznamov a informácie o iných činnostiach týkajúcich sa elektronických registratúrnych záznamov, ako aj súvisiacich záznamov.

(3)

Na správu prístupu k elektronickému systému správy registratúry sú vytvorené organizačné a technické opatrenia, ktoré umožnia pôvodcovi registratúry kontrolovať prístup k ním spravovaným elektronickým registratúrnym záznamom. Tieto organizačné a technické opatrenia obsahujú najmä špecifikáciu bezpečnostných opatrení a pravidlá ich vykonávania tak, že prístup k elektronickému registratúrnemu záznamu je poskytovaný v súvislosti s pracovnou pozíciou, ktorú fyzická osoba u pôvodcu registratúry plní.

(4)

Ako zápis uskutočnených operácií týkajúcich sa elektronického systému správy registratúry sa vyhotovuje zmenový protokol. Zmenový protokol zahŕňa operácie vykonané používateľmi alebo správcom registratúry alebo operácie, ktoré spustí automaticky elektronický systém správy registratúry na základe parametrov systému. Zmenový protokol umožňuje vyhľadať, identifikovať alebo rekonštruovať činnosť elektronického systému správy registratúry, jednotlivých používateľov v systéme a histórii entít.

(5)

Elektronický systém správy registratúry pravidelne zálohuje elektronické registratúrne záznamy a metadáta tak, aby boli okamžite obnoviteľné v prípade ich straty, pri poruche systému, nepredvídateľnej udalosti alebo narušenej bezpečnosti systému.

(6)

Elektronický systém správy registratúry zabezpečuje tieto samostatné zálohovacie operácie:

a)

plné zálohovanie, ktorým sa zálohujú všetky dáta vedené v systéme,

b)

nevyhnutné zálohovanie, ktorým sa zálohujú iba konfigurácie elektronického systému správy registratúry a elektronické registratúrne záznamy a spisy označené ako „Kritické“; nevyhnutné zálohy systém ukladá na iné médiá, ako sú médiá využívané na zálohovanie plných záloh.

(7)

Podrobné štandardy pre elektronický systém správy registratúry v rámci kontroly a bezpečnosti sú uvedené v prílohe č. 1 bodoch 2 až 4.

§ 5

Podmienky prijímania elektronických záznamov

(1)

Proces prijímania záznamu v elektronickom systéme správy registratúry zahŕňa jeho kontrolu a umožňuje používateľom

a)

prijímať bez zmeny obsahu elektronické záznamy bez ohľadu na ich dátový formát, metódu kódovania alebo iné technické charakteristiky,

b)

zabezpečiť vloženie elektronických registratúrnych záznamov do jedného spisu alebo viacerých spisov,

c)

zabezpečiť vecne správne zaradenie spisu v registratúre podľa registratúrneho plánu.

(2)

Proces prijímania záznamu nemusí umožňovať znázornenie elektronických záznamov všetkých možných formátov.

(3)

Prijímanie záznamov sa v elektronickom systéme správy registratúry môže uskutočniť rôznymi spôsobmi, najmä

a)

hromadným importom záznamov z kompatibilného dokument manažment systému,

b)

hromadným importom záznamov z kompatibilného elektronického systému správy registratúry,

c)

ako jeden kompatibilný dátový súbor obsahujúci sériu záznamov rovnakého typu,

d)

ako záznamy z kompatibilného snímacieho alebo znázorňovacieho systému,

e)

ako záznamy zo zložiek operačného systému.

(4)

Pri hromadnom importe elektronický systém správy registratúry prijíma elektronický registratúrny záznam a jeho metadáta ako pri procese prijímania záznamu. V procese hromadného importu môže preto dochádzať k rozšíreniu registratúrneho plánu alebo prijímania informácií zmenového protokolu.

(5)

Elektronický systém správy registratúry umožňuje správcovi registratúry obmedziť vytváranie elektronického registratúrneho záznamu ustanoveného druhu výlučne špecifikovaným skupinám používateľov podľa ich pracovných potrieb.

(6)

Elektronický systém správy registratúry umožňuje správcovi registratúry definovať jeden druh elektronického registratúrneho záznamu ako predvolený, používaný spravidla všetkými používateľmi, ktorí sú oprávnení prijímať elektronické registratúrne záznamy.

(7)

Pri projektovaní implementácie elektronického systému správy registratúry sa má v rámci správy registratúry prihliadať na podmienky ďalšieho spracovania registratúrnych záznamov v neelektronickej podobe alebo v mikroformátoch (mikrofilm, mikrofiš). Pri projektovaní treba uvážiť najmä

a)

existujúce neelektronické registratúrne záznamy alebo mikroformáty, na ktoré bude elektronický systém správy registratúry odkazovať v súvislosti s elektronickými registratúrnymi záznamami,

b)

neelektronické registratúrne záznamy, ktoré pôvodca registratúry naďalej prijíma alebo vytvára, ale ktoré požaduje viesť v elektronickom systéme správy registratúry v elektronickej podobe.

(8)

Podrobné štandardy pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k prijímaniu elektronických záznamov, ich hromadnému importu, k správe e-mailov a skenovaniu a znázorňovaniu záznamov sú uvedené v prílohe č. 1 bodoch 5 až 8.

§ 6

Evidovanie elektronických registratúrnych záznamov

(1)

Evidovanie je zaznamenávanie došlých a odoslaných elektronických záznamov v evidencii na získanie jednoznačného prehľadu a umožnenie ich kontroly v režime správy registratúry. Evidovaním vzniká evidencia došlých elektronických záznamov alebo vlastných elektronických registratúrnych záznamov a evidencia spisov. Ďalej vzniká záznam o životnom cykle elektronického registratúrneho záznamu, jeho vložení do spisu, jeho vybavení a záznam o uzavretí spisu.

(2)

Evidencia elektronických záznamov ustanovuje požiadavky na ich identifikáciu (číslo záznamu a číslo spisu). Jednoznačná identifikácia elektronického registratúrneho záznamu v elektronickom systéme správy registratúry sa zároveň určuje jednoznačným identifikátorom záznamu, ktorý je generovaný elektronickým systémom správy registratúry a registratúrnou značkou.

(3)

V mieste a čase doručenia elektronického záznamu, spravidla v podateľni pôvodcu registratúry, sa v evidencii elektronických záznamov zaznamená jednoznačný identifikátor, dátum prijatia a spravidla adresa odosielateľa.

(4)

V evidencii elektronických registratúrnych záznamov sa pri elektronických registratúrnych záznamoch v elektronickom systéme správy registratúry povinne znázorňujú položky uvedené v prílohe č. 1 bode 9.2.

(5)

V evidencii elektronických registratúrnych záznamov sa pri spise povinne znázorňujú všetky položky uvedené v prílohe č. 1 bode 9.5.

(6)

Podrobné štandardy pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k evidovaniu elektronických registratúrnych záznamov sú uvedené v prílohe č. 1 bode 9.

§ 7

Uchovávanie, export a zničenie elektronických registratúrnych záznamov

(1)

Elektronický registratúrny záznam je v elektronickom systéme správy registratúry uchovávaný až do odovzdania do trvalej archívnej starostlivosti archívu alebo zničenia po rozhodnutí o jeho trvalej dokumentárnej hodnote vo vyraďovacom konaní a do odstránenia všetkých odkazov naň.

(2)

Používateľom je umožnené exportovať elektronické registratúrne záznamy z elektronického systému na správu registratúry do iného pracovného prostredia bez ich zmeny alebo zmeny ich metadát.

(3)

Podrobné štandardy pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k uchovávaniu, exportu a zničeniu elektronických registratúrnych záznamov a vo vzťahu k odkazom medzi entitami registratúry sú uvedené v prílohe č. 1 bodoch 10 a 11.

§ 8

Vyhľadávanie a znázorňovanie elektronických registratúrnych záznamov a spisov

(1)

Súčasťou elektronického systému správy registratúry je funkcia vyhľadávať a znázorňovať spisy a registratúrne záznamy. Táto funkcia je konfigurovateľná podľa potrieb pôvodcu registratúry.

(2)

Používateľ môže použiť pri vyhľadávaní ako podmienky vyhľadávania akúkoľvek kombináciu metadát alebo obsah elektronického registratúrneho záznamu. V evidencii elektronických registratúrnych záznamov sa vyhľadáva a radí najmä podľa

a)

identifikácie spisu (agendového spisu),

b)

čísla záznamu,

c)

jednoznačného identifikátora,

d)

vlastníka, schvaľovateľa alebo spracovateľa,

e)

názvu entity registratúry,

f)

dátumu odoslania,

g)

dátumu prijatia,

h)

označenia a identifikácie záznamu vykonaných odosielateľom,

i)

názvu záznamu, spisu, agendového spisu,

j)

plne určenej registratúrnej značky spisu alebo agendového spisu,

k)

podľa názvu alebo priezviska odosielateľa,

l)

režimu vyraďovania.

(3)

Podrobné štandardy pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k vyhľadávaniu, znázorňovaniu a tlači elektronických registratúrnych záznamov sú uvedené v prílohe č. 1 bodoch 12 až 14.

§ 9

Vyraďovanie elektronických registratúrnych záznamov

(1)

Vyraďovanie elektronického registratúrneho záznamu sa riadi režimom vyraďovania spisu, do ktorého elektronický registratúrny záznam patrí. Režim vyraďovania určuje vecnej skupine registratúrnych záznamov registratúrny plán pôvodcu registratúry.

(2)

Podrobné štandardy pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k vyraďovaniu elektronických registratúrnych záznamov sú uvedené v prílohe č. 1 bodoch 15 a 16.

§ 10

Správcovská rola

(1)

Správcovskú rolu v elektronickom systéme správy registratúry plní správca registratúry.

(2)

Správca registratúry sleduje činnosť a stav elektronického systému správy registratúry prostredníctvom stavových hlásení o správe a štatistických a jednorazových správ. To platí v celom elektronickom systéme správy registratúry a vzťahuje sa na

a)

registratúrny plán,

b)

spis,

c)

aktivitu používateľov,

d)

prístupové a bezpečnostné oprávnenia,

e)

výber elektronických registratúrnych záznamov označených znakom hodnoty „A“.

(3)

Úlohy správcu registratúry vo vzťahu k bezpečnosti elektronického systému správy registratúry sú ustanovené bezpečnostnou politikou pôvodcu registratúry.

(4)

Príklady rolí v rámci elektronického systému správy registratúry sú uvedené v prílohe č. 4.

(5)

Podrobné štandardy pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k všeobecným požiadavkám na správu parametrov, správu a konfiguráciu systému, správu používateľov a hláseniam o stave sú uvedené v prílohe č. 1 bodoch 17 a 18.

§ 11

Zmeny, vymazávanie, zničenie a anonymizovanie elektronických registratúrnych záznamov

(1)

Schválený elektronický registratúrny záznam nemožno zmeniť ani vymazať; to neplatí, ak ide o vyraďovacie konanie, ak tak ustanoví osobitný predpis alebo ak ide o odstránenie chýb v správe registratúry.

(2)

Ak sú entity registratúry vylúčené z ďalšieho spracovania, sú ďalej uchované v elektronickom systéme správy registratúry v nezmenenej podobe so sprievodným zápisom v metadátach, ale pre používateľov sú tieto entity registratúry pre zmeny neprístupné.

(3)

Anonymizovanie sa vykonáva na kópii elektronického registratúrneho záznamu s cieľom skrytia určitých informácií v elektronickom registratúrnom zázname. Elektronický systém správy registratúry uloží pôvodný elektronický registratúrny záznam i jeho kópiu; kópia má byť označená ako kópia a nesmie nahrádzať pôvodný elektronický registratúrny záznam.

(4)

Podrobné štandardy pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k zmenám, vymazávaniu, zničeniu a anonymizovaniu elektronických registratúrnych záznamov sú uvedené v prílohe č. 1 bode 19.

§ 12

Evidovanie a správa neelektronických registratúrnych záznamov

(1)

Pôvodca registratúry v elektronickom systéme správy registratúry vedie aj evidenciu neelektronických registratúrnych záznamov.

(2)

Spis môže obsahovať akúkoľvek kombináciu elektronických registratúrnych záznamov a neelektronických registratúrnych záznamov.

(3)

Na zabezpečenie správy neelektronických registratúrnych záznamov elektronický systém správy registratúry umožňuje prijať a spravovať ich metadáta. Tieto metadáta umožňujú správcovi registratúry a používateľom za podmienky platnosti kontroly prístupu vyhľadávať, sledovať, vybrať a posudzovať profilové údaje o listinných (neelektronických) registratúrnych záznamoch a ich znázornenia (elektronický obraz) a prideľovať k nim prístupové práva rovnakým spôsobom ako k elektronickým registratúrnym záznamom.

(4)

Podrobné štandardy pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k vedeniu evidencie a podpore vyraďovania neelektronických registratúrnych záznamov sú uvedené v prílohe č. 1 bodoch 20 a 21.

§ 13

Požiadavky na správu elektronických registratúrnych záznamov

(1)

Elektronický systém správy registratúry poskytuje integrované riešenie s dokument manažment systémom.

(2)

Elektronický systém správy registratúry zabezpečuje v procese obehu elektronických spisov alebo elektronických registratúrnych záznamov medzi používateľmi, organizačnými zložkami pôvodcu registratúry a aplikačnými programami, ako aj v procese ich spracovania najmä

a)

riadenie zásadných procesov, ako je príjem elektronických registratúrnych záznamov, ich vytváranie, zakladanie spisov alebo odstraňovanie týchto entít,

b)

kontrolu elektronických registratúrnych záznamov pred príjmom,

c)

riadenie pohybu elektronických registratúrnych záznamov alebo spisov od používateľa k používateľovi ku konkrétnym operáciám,

d)

upozornenie používateľov na dostupnosť elektronických registratúrnych záznamov,

e)

distribúciu elektronických registratúrnych záznamov,

f)

správu elektronických registratúrnych záznamov prostredníctvom procesov práce s agendovými spismi.

(3)

Elektronický systém správy registratúry umožňuje spravovať rôzne verzie elektronického registratúrneho záznamu ako jedinú entitu registratúry.

(4)

Ak sa elektronický záznam prijal do elektronického systému správy registratúry alebo odoslal z elektronického systému správy registratúry alebo do dokument manažment systému prostredníctvom elektronickej podateľne, platí pre elektronický záznam a pre činnosti elektronickej podateľne osobitný predpis.3)

(5)

Podrobné štandardy pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k správe elektronických registratúrnych záznamov a pracovným postupom sú uvedené v prílohe č. 1 bode 22.

§ 14

Správa agendových spisov

(1)

Elektronický systém správy registratúry je konfigurovaný tak, aby umožnil existenciu používateľskej roly „spracovateľ agendových spisov“ so špecifickými prístupovými oprávneniami pre vecné skupiny spisov evidovaných a spracovávaných v agendových informačných systémoch.

(2)

Podrobné štandardy pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k správe agendových spisov sú uvedené v prílohe č. 1 bode 23.

§ 15

Použitie elektronického podpisu a časovej pečiatky

(1)

V elektronickom systéme správy registratúry môže byť elektronický registratúrny záznam podpísaný zaručeným elektronickým podpisom.4)

(2)

Elektronický registratúrny záznam môže byť v uzatvorenom systéme podpísaný elektronickým podpisom alebo zabezpečený autorizačným kódom. Autorizačný kód predstavuje jednorazový kód na autorizáciu,5) má podobný význam ako elektronický podpis, vytvorí sa na základe elektronického dokumentu a kľúča, pričom jeho vytvorenie na základe iného elektronického dokumentu a kľúča je technicky nepravdepodobné, ale možné. Takéto elektronické registratúrne záznamy pri ich exporte alebo prenose údajov strácajú ochranu.

(3)

Na účely zistenia existencie dát, vzhľadom na spracovávaný časový údaj, sa používa časová pečiatka,6) ktorá je dátovou správou vydanou certifikačnou autoritou;7) hodnoverným spôsobom spája dáta v elektronickej podobe s časovým okamihom a zaručuje, že uvedené dáta v elektronickej podobe existovali pred daným časovým okamihom.

(4)

Podrobné štandardy pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k elektronickému podpisu a šifrovaniu sú uvedené v prílohe č. 1 bodoch 24 a 25.

§ 16

Práca off-line, vzdialený prístup a integrácia faxu

(1)

Elektronický systém správy registratúry umožňuje prácu off-line a integráciu faxu.

(2)

Elektronický systém správy registratúry umožňuje správcovi registratúry jeho konfiguráciu na prevádzkovanie na geograficky oddelených miestach.

(3)

Podrobné štandardy pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k prevádzke elektronického systému správy registratúry na geograficky oddelených miestach, práci off-line, vzdialenému prístupu a integrácii faxových správ sú uvedené v prílohe č. 1 bodoch 26 až 28.

§ 17

Uplatnenie bezpečnostných kategórií

(1)

Bezpečnostné nastavenia elektronického systému správy registratúry zohľadňujú obmedzenia prístupu na základe bezpečnostných kategórií v súlade s bezpečnostnou politikou8) pôvodcu registratúry.

(2)

Podrobné štandardy pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k uplatneniu bezpečnostných kategórií sú uvedené v prílohe č. 1 bode 29.

§ 18

Tvorba a správa systémových a iných hodnôt

(1)

Elektronický systém správy registratúry umožňuje používať trvalé implicitné hodnoty na zápis dát tam, kde je to vhodné. Implicitnými hodnotami sú spravidla

a)

hodnoty definované používateľom,

b)

štandardné hodnoty definované správcom registratúry,

c)

hodnoty odvodené z kontextu vykonávanej činnosti (napríklad dátum, odkaz na spis, používateľ).

(2)

Elektronický systém správy registratúry umožňuje správcovi registratúry konfigurovať ponukové zoznamy, z ktorých používateľ vyberá hodnoty metadát na ich zápis.

§ 19

Dokumentácia životného cyklu elektronického systému správy registratúry

(1)

Registratúrne záznamy s údajmi o elektronickom systéme správy registratúry sú počas jeho životného cyklu ukladané do spisu o elektronickom systéme správy registratúry vedeného v listinnej podobe. O elektronickom systéme správy registratúry sa vedú, dopĺňajú a aktualizujú údaje aj v elektronickom spise, a to po celú dobu jeho životného cyklu.

(2)

Spis o elektronickom systéme správy registratúry obsahuje evidenčný list, v ktorom sú uvedené:

a)

názov elektronického systému správy registratúry ako obchodného produktu,

b)

obchodné meno dodávateľa elektronického systému správy registratúry,

c)

dátum uvedenia elektronického systému správy registratúry do skúšobnej prevádzky,

d)

dátum uvedenia elektronického systému správy registratúry do riadnej prevádzky,

e)

informácie o významných zmenách elektronického systému správy registratúry a čase ich vykonania,

f)

dátum ukončenia prevádzky elektronického systému správy registratúry,

g)

technická charakteristika elektronického systému správy registratúry, najmä použité technológie a databázy,

h)

vecná charakteristika elektronického systému správy registratúry, najmä určenie časti agendy pôvodcu registratúry, na ktorú sa vzťahuje,

i)

prehľad právnych predpisov vzťahujúcich sa na obsah elektronického systému správy registratúry,

j)

údaje o prístupe verejnosti k elektronickému systému správy registratúry,

k)

prehľad správcovských rolí a správcov registratúry a ich zaradenie v organizačnej štruktúre pôvodcu registratúry,

l)

prehľad používateľských rolí a ich charakteristika.

(3)

Spis o elektronickom systéme správy registratúry obsahuje

a)

doklady o nadobudnutí, právnom titule a podmienkach jeho používania a dokumentáciu o zavedení elektronického systému správy registratúry u pôvodcu registratúry vrátane odovzdávacích protokolov,

b)

analytickú a projektovú dokumentáciu,

c)

obsahuje systémovú príručku,

d)

používateľské príručky pre všetky používateľské a správcovské roly.

(4)

Spis o elektronickom systéme správy registratúry obsahuje kópie vnútorných predpisov, ktorými sú ustanovené pravidlá na jeho prevádzku, napríklad registratúrny poriadok a registratúrny plán.

§ 20

Všeobecné požiadavky na metadáta elektronického systému správy registratúry

(1)

Všeobecnými požiadavkami na metadáta elektronického systému správy registratúry sú:

a)

elektronický systém správy registratúry neobmedzuje počet prvkov metadát povolených pre každú entitu registratúry,

b)

elektronický systém správy registratúry je nakonfigurovaný tak, aby metadáta boli spracovávané automaticky,9)

c)

elektronický systém správy registratúry podporuje najmä tieto formáty prvkov metadát:

1.

abecedné,

2.

alfanumerické,

3.

numerické,

4.

časové,

5.

logické (typu „ÁNO/NIE“),

d)

elektronický systém správy registratúry umožňuje správcovi registratúry určiť, ktorý prvok metadát je povinný a ktorý voliteľný,

e)

elektronický systém správy registratúry umožňuje automatické dedenie hodnôt prvkov metadát z najbližšej vyššej úrovne v hierarchii registratúrneho plánu,

f)

elektronický systém správy registratúry umožňuje získať hodnoty metadát

1.

zo softvérovej aplikácie vytvárajúcej záznamy,

2.

z operačného systému,

3.

zo sieťového softvéru,

4.

od používateľa v čase príjmu,

5.

na základe pravidiel definovaných na účely generovania metadát systémom v čase príjmu,

g)

elektronický systém správy registratúry podporuje kontrolu platnosti metadát, ak sú metadáta zapísané používateľmi alebo sú importované, a to najmä formát obsahu metadát a rozpätie hodnôt,

h)

elektronický systém správy registratúry spravidla umožňuje správcovi registratúry pre hodnoty vkladaných metadát konfigurovať každý prvok tak, aby podporoval použitie

1.

trvalej, používateľom definovanej štandardnej hodnoty,

2.

preddefinovanej hodnoty,

3.

aktuálneho dátumu (len pre časové prvky),

4.

prázdneho prvku,

i)

elektronický systém správy registratúry umožňuje správcovi registratúry obmedziť vykonávanie zmien v hodnotách metadát,

j)

elektronický systém správy registratúry umožňuje správcovi registratúry zmenu konfigurácie metadát, ktoré sú zaznamenávané do zmenového protokolu.

(2)

Prvok metadát je definovaný na základe funkčných požiadaviek na elektronický systém správy registratúry. Prvok metadát je identifikovaný týmito atribútmi:

a)

formát a dĺžka poľa,

b)

povinnosť (záväzné alebo voliteľné),

c)

zdroj dát,

d)

charakter kontroly platnosti,

e)

pravidlá dedičnosti,

f)

pravidlá preddefinovaných hodnôt na zápis dát.

Atribúty môžu byť upravené osobitným predpisom.

(3)

Prvky metadát entít sú uvedené v prílohe č. 5.

§ 21

Prechodné ustanovenie

Na elektronické systémy správy registratúry používané orgánmi verejnej správy pred 1. februárom 2012 sa ustanovenia výnosu vzťahujú od 1. januára 2013.

§ 22

Účinnosť

Tento výnos nadobúda účinnosť 1. februára 2012.

Daniel Lipšic v. r.