The Local Authorities (Executive Arrangements) (Decisions, Documents and Meetings) (Wales) (Amendment) Regulations 2021

Gwnaed: 18 Mawrth 2021

Gosodwyd gerbron Senedd Cymru: 19 Mawrth 2021

Yn dod i rym: 1 Mai 2021

Mae Gweinidogion Cymru, drwy arfer y pwerau a roddir iddynt gan adrannau 22(6), (7), (8), (9), (10), (11) a (12)[^f00001] a 105(2)(a) a (b) o Ddeddf Llywodraeth Leol 2000[^f00002], yn gwneud y Rheoliadau a ganlyn.

Title, commencement and interpretation

1

• (1) Enw’r Rheoliadau hyn yw Rheoliadau Awdurdodau Lleol (Trefniadau Gweithrediaeth) (Penderfyniadau, Dogfennau a Chyfarfodydd) (Cymru) (Diwygio) 2021.

• (2) Daw’r Rheoliadau hyn i rym ar 1 Mai 2021.

• (3) Yn y Rheoliadau hyn, ystyr “y prif Reoliadau” yw Rheoliadau Awdurdodau Lleol (Trefniadau Gweithrediaeth) (Penderfyniadau, Dogfennau a Chyfarfodydd) (Cymru) 2001[^f00003].

Amendment of regulation 2 of the principal Regulations

2

Yn rheoliad 2 (dehongli) o’r prif Reoliadau, yn y man priodol mewnosoder—

• ystyr “dulliau o bell”, mewn perthynas â chyfarfod y mae’r Rheoliadau hyn yn gymwys iddo, yw cyfarfod a gynhelir drwy gyfrwng unrhyw gyfarpar neu gyfleuster arall sy’n galluogi personau nad ydynt yn yr un lle i siarad â’i gilydd ac i gael eu clywed gan ei gilydd (pa un a yw’r offer neu’r cyfleuster yn galluogi’r personau hynny i weld neu gael eu gweld gan ei gilydd ai peidio);

Amendment of regulation 4 of the principal Regulations

3

• (1) Mae rheoliad 4[^f00004] (caniatâd i’r cyhoedd fynd i gyfarfodydd gweithrediaethau awdurdodau lleol a’u pwyllgorau) o’r prif Reoliadau wedi ei ddiwygio fel a ganlyn.

• (2) Ym mharagraff (6), yn lle is-baragraff (a) (ond nid yr “a” yn union ar ei ôl) rhodder—

(a) rhaid rhoi hysbysiad cyhoeddus o’r cyfarfod drwy ei gyhoeddi ar wefan yr awdurdod— (i) o leiaf dri diwrnod clir cyn y cyfarfod, neu (ii) os bydd y cyfarfod yn cael ei gynnull ar rybudd byrrach, yna adeg cynnull y cyfarfod;

• (3) Ar ôl paragraff (6) mewnosoder—

(6A) Rhaid i’r hysbysiad a roddir o dan baragraff (6)(a)— (a) pan fo’r cyfarfod neu ran o’r cyfarfod yn agored i’r cyhoedd a’i fod yn cael ei gynnal drwy ddulliau o bell yn unig, roi manylion amser y cyfarfod a sut i’w gyrchu; (b) pan fo’r cyfarfod neu ran o’r cyfarfod yn agored i’r cyhoedd a’i fod yn cael ei gynnal yn rhannol drwy ddulliau o bell neu os nad yw’n cael ei gynnal drwy ddulliau o bell, roi manylion am amser a lleoliad y cyfarfod a sut i’w gyrchu; (c) pan nad yw’r cyfarfod yn agored i’r cyhoedd a’i fod yn cael ei gynnal yn rhannol drwy ddulliau o bell neu os nad yw’n cael ei gynnal drwy ddulliau o bell, roi manylion am amser a lleoliad y cyfarfod a’r ffaith nad yw’n agored i’r cyhoedd; (d) pan nad yw’r cyfarfod yn agored i’r cyhoedd a’i fod yn cael ei gynnal drwy ddulliau o bell yn unig, roi manylion am amser y cyfarfod, a’r ffaith ei fod yn cael ei gynnal drwy ddulliau o bell yn unig ac nad yw’n agored i’r cyhoedd.

Amendment of regulation 5 of the principal Regulations

4

• (1) Mae rheoliad 5[^f00005] (y cyfle i weld agendâu ac adroddiadau cysylltiedig ar gyfer cyfarfodydd cyhoeddus) o’r prif Reoliadau wedi ei ddiwygio fel a ganlyn.

• (2) Ym mharagraff (1), yn lle “fod yn agored i aelodau o’r cyhoedd eu harchwilio ym mhrif swyddfeydd yr awdurdod” rhodder “gael eu cyhoeddi ar wefan yr awdurdod”.

• (3) Ym mharagraff (2), yn lle “sy’n cael eu darparu” rhodder “sy’n cael eu cyhoeddi”.

• (4) Ym mharagraff (3)—

• (a) yn y geiriau o flaen is-baragraff (a)—

• (i) yn lle “iddi fod yn agored i’w harchwilio” rhodder “iddi gael ei chyhoeddi ar wefan yr awdurdod”;

• (ii) yn lle “yn agored felly” rhodder “wedi ei chyhoeddi felly”;

• (b) yn is-baragraff (a), yn lle “fod yn agored i’w harchwilio” rhodder “gael eu cyhoeddi”;

• (c) yn lle is-baragraff (b) rhodder—

(b) pan fydd eitem yn cael ei hychwanegu at agenda sydd wedi ei chyhoeddi ar wefan yr awdurdod, rhaid i’r eitem (neu’r agenda ddiwygiedig), ac unrhyw adroddiad ar gyfer y cyfarfod sy’n ymwneud â’r eitem, gael eu cyhoeddi ar wefan yr awdurdod o’r amser y mae’r eitem yn cael ei hychwanegu at yr agenda;

• (d) yn y geiriau ar ôl is-baragraff (b), yn lle “fod yn agored i’r cyhoedd eu harchwilio” rhodder “gael eu cyhoeddi ar wefan yr awdurdod”.

• (5) Ym mharagraff (4)[^f00006], yn is-baragraff (a)—

• (a) yn lle “yn agored i aelodau o’r cyhoedd ei archwilio” rhodder “wedi ei gyhoeddi ar wefan yr awdurdod”;

• (b) hepgorer “am”.

• (6) Ym mharagraff (5), yn lle “ yn agored i aelodau o’r cyhoedd ei archwilio” rhodder “wedi ei gyhoeddi ar wefan yr awdurdod”.

• (7) Ym mharagraff (6)—

• (a) ar ôl “ohono” mewnosoder “ac nad yw’n cael ei gynnal drwy ddulliau o bell yn unig”;

• (b) ar y diwedd mewnosoder “, ond pan fydd cyfarfod yn cael ei gynnal yn rhannol drwy ddulliau o bell nid yw’r paragraff hwn yn gymwys i aelodau o’r cyhoedd sy’n mynychu o bell”.

• (8) Ym mharagraff (8), yn lle “paragraff (3)” rhodder “paragraff (2)”.

Amendment of regulation 6 of the principal Regulations

5

Yn rheoliad 6 (cofnodi penderfyniadau sy’n cael eu gwneud yng nghyfarfodydd gweithrediaethau awdurdodau lleol a’u pwyllgorau) o’r prif Reoliadau, ym mharagraff (2), ar ôl is-baragraff (b) mewnosoder—

(ba) cofnod o enwau aelodau’r corff penderfynu a fynychodd y cyfarfod ac unrhyw ymddiheuriadau am absenoldeb;

Amendment of regulation 7 of the principal Regulations

6

Yn rheoliad 7 (cofnodi penderfyniadau gweithrediaeth sy’n cael eu gwneud gan unigolion) o’r prif Reoliadau, ym mharagraff (4), ar ôl is-baragraff (b) mewnosoder—

(ba) cofnod o enw’r penderfynwr;

Amendment of regulation 8 of the principal Regulations

7

• (1) Mae rheoliad 8[^f00007] (archwilio dogfennau yn dilyn penderfyniadau gweithrediaeth) o’r prif Reoliadau wedi ei ddiwygio fel a ganlyn.

• (2) Yn y pennawd, yn lle “Archwilio” rhodder “Cyhoeddi”.

• (3) Ym mharagraff (1), yn lle’r geiriau ar ôl is-baragraff (b) o “ar gael” hyd at y diwedd, rhodder “yn cael ei gyhoeddi ar wefan yr awdurdod cyn gynted ag y bo’n rhesymol ymarferol”.

• (4) Ym mharagraff (2) yn lle “sydd ar gael i’r cyhoedd eu harchwilio” rhodder “a gyhoeddir”.

Amendment of regulation 9 of the principal Regulations

8

• (1) Mae rheoliad 9[^f00008] (archwilio papurau cefndir) o’r prif Reoliadau wedi ei ddiwygio fel a ganlyn.

• (2) Yn y pennawd, yn lle “Archwilio”, rhodder “Cyhoeddi”.

• (3) Yn y geiriau o flaen paragraff (a), yn lle’r geiriau o “drefnir” hyd at “archwilio” rhodder “gyhoeddir copi o’r adroddiad cyfan neu ran ohono”.

• (4) Yn lle paragraff (b) rhodder—

(b) rhaid cyhoeddi pob un o’r dogfennau a gynhwysir yn y rhestr honno ar wefan yr awdurdod cyn gynted ag y bo’n rhesymol ymarferol ond os nad yw, ym marn y swyddog priodol, yn rhesymol ymarferol cyhoeddi ar wefan yr awdurdod ddogfen a gynhwysir yn y rhestr rhaid trefnu bod o leiaf un copi o’r ddogfen ar gael i’w harchwilio gan aelodau o’r cyhoedd cyn gynted ag y bo’n rhesymol ymarferol ym mhrif swyddfeydd y awdurdod lleol

Amendment of regulation 10 of the principal Regulations

9

• (1) Mae rheoliad 10[^f00009] (hawliau ychwanegol i aelodau awdurdodau lleol gael cyfle i weld dogfennau) o’r prif Reoliadau wedi ei ddiwygio fel a ganlyn.

• (2) Ym mharagraff (1), yn y geiriau ar ôl is-baragraff (b)—

• (a) yn lle “fod yn agored i unrhyw aelod o’r awdurdod lleol ei harchwilio” rhodder “gael ei darparu ar gais, i’r graddau y mae’n rhesymol ymarferol, i unrhyw aelod o’r awdurdod lleol”;

• (b) yn lle “yn union ar ôl” rhodder “cyn gynted ag y bo’n rhesymol ymarferol ar ôl”.

• (3) Ym mharagraffau (2) a (2A), yn lle “ar gael i’w harchwilio” rhodder “yn cael ei darparu”.

Amendment of regulation 13 of the principal Regulations

10

• (1) Mae rheoliad 13[^f00010] (darpariaeth atodol) o’r prif Reoliadau wedi ei ddiwygio fel a ganlyn.

• (2) Ym mharagraff (3)—

• (a) yn lle “Nid yw paragraff (2)” rhodder “Nid yw unrhyw ddarpariaeth yn y Rheoliadau hyn”;

• (b) yn lle “yn unol â’r paragraff hwnnw” rhodder “yn unol â darpariaeth yn y Rheoliadau hyn”.

• (3) Yn lle paragraff (4) rhodder—

(4) Pan fydd unrhyw ddogfen y mae’r Rheoliadau hyn yn ei gwneud yn ofynnol iddi gael— (a) ei chyhoeddi ar wefan awdurdod lleol, (b) ei darparu er budd unrhyw bapur newydd, neu (c) ei darparu i aelod o’r cyhoedd, neu fod yn agored i gael ei harchwilio gan aelod o’r cyhoedd, bydd cyhoeddi drwy hynny unrhyw fater difenwol sydd wedi ei gynnwys yn y ddogfen yn freintiedig oni phrofir bod y cyhoeddiad wedi ei wneud â malais.

• (4) Ar ôl paragraff (4), mewnosoder—

(4A) Mae unrhyw ddogfen y mae paragraff (4) yn gymwys iddi, at ddibenion paragraff 5 o Atodlen 1 i Ddeddf Difenwi 1996 (p. 31), i’w thrin fel dogfen y mae’n ofynnol yn ôl y gyfraith iddi fod yn agored i’r cyhoedd ei harchwilio.

• (5) Ym mharagraff (5)—

• (a) yn lle “cofnod”, ym mhob lle y mae’n digwydd, rhodder “datganiad” gan dreiglo yn ôl yr angen;

• (b) yn lle “fod ar gael i aelodau o’r cyhoedd ei archwilio” rhodder “gael ei gyhoeddi ar wefan awdurdod”;

• (c) yn lle “fod ar gael i’w archwilio gan y cyhoedd” rhodder “barhau o fod ar gael i’w gyrchu’n electronig gan aelodau o’r cyhoedd”.

• (6) Yn lle paragraff (6) rhodder—

(6) Rhaid i unrhyw bapurau cefndir y mae rheoliad 9 yn ei gwneud yn ofynnol iddynt gael eu cyhoeddi ar wefan awdurdod barhau i fod ar gael i’w cyrchu’n electronig gan aelodau o’r cyhoedd am gyfnod o chwe blynedd gan ddechrau ar y dyddiad y gwnaed y penderfyniad y mae’r papurau cefndir yn ymwneud ag ef.

• (7) Ar ôl paragraff (6) mewnosoder—

(6A) Pan nad yw’n rhesymol ymarferol cyhoeddi ar wefan awdurdod unrhyw bapurau cefndir y mae rheoliad 9 yn gymwys iddynt, rhaid i’r papurau hynny gael eu cadw gan yr awdurdod a bod ar gael i’w harchwilio gan aelodau o’r cyhoedd am gyfnod o chwe blynedd gan ddechrau ar y dyddiad y gwnaed y penderfyniad y mae’r papurau cefndir yn ymwneud ag ef. (6B) Rhaid i awdurdod lleol sefydlu cyfleusterau i aelodau o’r cyhoedd na fyddent fel arall yn gallu gwneud hynny weld dogfennau y mae unrhyw ddarpariaeth yn y Rheoliadau hyn yn cyfarwyddo eu cyhoeddi ar wefan yr awdurdod neu barhau i fod ar gael yn electronig. (6C) Rhaid i awdurdod lleol roi sylw i unrhyw ganllawiau a ddyroddir gan Weinidogion Cymru ynghylch arfer ei swyddogaethau o dan y Rheoliadau hyn.

Omission of regulation 14 of the principal Regulations

11

Hepgorer rheoliad 14[^f00011] (tramgwyddau rhan 2) o’r prif Reoliadau.

Transitional provision

12

• (1) Mae cam a bennir ym mharagraff (2) a gymerir cyn 1 Mai 2021, mewn perthynas â chyfarfod a gynhelir ar neu ar ôl y dyddiad hwnnw, i’w drin fel pe bai wedi ei gymryd yn unol â’r prif Reoliadau fel y’u diwygiwyd gan y Rheoliadau hyn.

• (2) Dyma’r camau penodedig—

• (a) rhoi hysbysiad o’r cyfarfod yn unol â rheoliad 4(6) o’r prif Reoliadau fel y’u haddaswyd gan Reoliadau Awdurdodau Lleol (Coronafeirws) (Cyfarfodydd) (Cymru) 2020[^f00012];

• (b) cyhoeddi agendâu ac adroddiadau cysylltiedig ar gyfer y cyfarfod yn unol â rheoliad 5(1), (2), (3) a (4) o’r prif Reoliadau fel y’u haddaswyd felly.

Signed

Julie James — Y Gweinidog Tai a Llywodraeth Leol, un o Weinidogion Cymru — 18 Mawrth 2021

Explanatory note

(Nid yw’r nodyn hwn yn rhan o’r Rheoliadau)

NODYN ESBONIADOL

Mae’r Rheoliadau hyn yn diwygio Rheoliadau Awdurdodau Lleol (Trefniadau Gweithrediaeth) (Penderfyniadau, Dogfennau a Chyfarfodydd) (Cymru) 2001 (O.S. 2001/2290 (Cy. 178)) (“y prif Reoliadau”).

Mae’r prif Reoliadau yn gymwys i gyfarfodydd gweithrediaethau cynghorau sir a chynghorau bwrdeistref sirol yng Nghymru sy’n gweithredu trefniadau gweithrediaeth o dan Ran 2 o Ddeddf Llywodraeth Leol 2000.

Mae’r Rheoliadau hyn yn diwygio’r prif Reoliadau i adlewyrchu’r ffaith y gellir cynnal cyfarfodydd gweithrediaethau a’u pwyllgorau yn rhannol neu yn gyfan gwbl drwy ddulliau o bell. Maent hefyd yn ei gwneud yn ofynnol i hysbysiadau ac agendâu cyfarfodydd gweithrediaethau, adroddiadau sy’n gysylltiedig â’r cyfarfodydd hynny, datganiadau ysgrifenedig o benderfyniadau gweithrediaethau, adroddiadau a ystyrir wrth wneud penderfyniadau gweithrediaethau a phapurau cefndir gael eu cyhoeddi ar wefan awdurdod, er nad yw’n ofynnol cyhoeddi papurau cefndir ar wefan awdurdod os na fyddai’n rhesymol ymarferol gwneud hynny.

Gwneir diwygiadau i’r darpariaethau sy’n ei gwneud yn ofynnol i faterion penodol gael eu cofnodi ar ôl i benderfyniadau gweithrediaethau gael eu gwneud ac i’r ddarpariaeth a wneir i aelodau awdurdodau lleol nad ydynt yn aelodau o’r weithrediaeth gael gweld dogfennau penodol.

Diwygir darpariaethau atodol y prif Reoliadau sy’n ymwneud â chyhoeddi ac archwilio dogfennau, gan gynnwys gosod gofyniad ar awdurdodau i sefydlu cyfleusterau i aelodau o’r cyhoedd na fyddent fel arall yn gallu gwneud hynny, i weld dogfennau y mae unrhyw ddarpariaeth yn y Rheoliadau yn cyfarwyddo iddynt gael eu cyhoeddi ar wefan awdurdod neu i barhau i fod ar gael yn electronig.

Hepgorir y tramgwyddau o dan reoliad 14 o’r prif Reoliadau o rwystro hawliau i archwilio neu i gopïo o dan Ran 2 o’r Rheoliadau hynny neu o wrthod cyflenwi copi o ddogfennau penodol o dan reoliad 13(2) o’r Rheoliadau hynny.

Gwneir darpariaeth drosiannol mewn perthynas â darpariaethau penodol yn y prif Reoliadau a addaswyd dros dro gan Reoliadau Awdurdodau Lleol (Coronafeirws) (Cyfarfodydd) (Cymru) 2020 (O.S. 2020/442 (Cy. 100)).

Ystyriwyd Cod Ymarfer Gweinidogion Cymru ar gynnal Asesiadau Effaith Rheoleiddiol mewn perthynas â’r Rheoliadau hyn. O ganlyniad, lluniwyd Asesiad Effaith Rheoleiddiol o’r costau a’r manteision sy’n debygol o ddeillio o gydymffurfio â’r Rheoliadau hyn. Gellir cael copi oddi wrth Lywodraeth Cymru, Parc Cathays, Caerdydd CF10 3NQ ac ar wefan Llywodraeth Cymru yn www.llyw.cymru.

Footnotes

[^f00001]: Rhoddodd paragraff 28 o Atodlen 3 i Ddeddf Lleoliaeth 2011 (p. 20) y geiriau “Welsh Ministers” yn lle “Secretary of State” yn adran 22 o Ddeddf Llywodraeth Leol 2000. Ceir diwygiadau eraill i’r adran honno nad ydynt yn berthnasol i’r Rheoliadau hyn.

[^f00002]: 2000 p. 22. Gweler adran 22(13) i gael y diffiniad o “prescribed”.

[^f00003]: O.S. 2001/2290 (Cy. 178), a ddiwygiwyd gan O.S. 2002/1385 (Cy. 135) a 2007/951 (Cy. 82), ac a addaswyd gan O.S. 2020/442 (Cy. 100).

[^f00004]: Addaswyd rheoliad 4 dros dro, gan reoliad 23(3) o Reoliadau Awdurdodau Lleol (Coronafeirws) (Cyfarfodydd) (Cymru) 2020 (O.S. 2020/442 (Cy. 100)) (“Rheoliadau 2020”) mewn perthynas â chyfarfodydd a gynhelir rhwng 22 Ebrill 2020 a diwedd 30 Ebrill 2021.

[^f00005]: Addaswyd rheoliad 5 dros dro, gan reoliad 23(4) o Reoliadau 2020 mewn perthynas â chyfarfodydd a gynhelir rhwng 22 Ebrill 2020 a diwedd 30 Ebrill 2021.

[^f00006]: Amnewidiwyd paragraff (4) gan reoliad 2(2) o Reoliadau Awdurdodau Lleol (Trefniadau Gweithrediaeth) (Penderfyniadau, Dogfennau a Chyfarfodydd) (Cymru) (Diwygio) 2002 (O.S. 2002/1385 (Cy. 135)).

[^f00007]: Addaswyd rheoliad 8 dros dro gan reoliad 23(5) o Reoliadau 2020 mewn perthynas â chyfarfodydd a gynhelir, a phenderfyniadau gweithrediaethau a wneir, rhwng 22 Ebrill 2020 a diwedd 30 Ebrill 2021.

[^f00008]: Addaswyd rheoliad 9 dros dro gan reoliad 23(6) o Reoliadau 2020 mewn perthynas â chyfarfodydd a gynhelir, a phenderfyniadau gweithrediaethau a wneir, rhwng 22 Ebrill 2020 a diwedd 30 Ebrill 2021 fel ei fod yn cael ei ddarllen fel pe bai wedi ei hepgor.

[^f00009]: Addaswyd rheoliad 10 dros dro gan reoliad 23(7) o Reoliadau 2020 mewn perthynas â chyfarfodydd a gynhelir, a phenderfyniadau gweithrediaethau a wneir, rhwng 22 Ebrill 2020 a diwedd 30 Ebrill 2021.

[^f00010]: Addaswyd rheoliad 13 dros dro gan reoliad 23(8) o Reoliadau 2020 mewn perthynas â chyfarfodydd a gynhelir, a phenderfyniadau gweithrediaethau a wneir, rhwng 22 Ebrill 2020 a diwedd 30 Ebrill 2021.

[^f00011]: Addaswyd rheoliad 14 dros dro gan reoliad 23(5) o Reoliadau 2020 fel ei fod i’w ddarllen fel pe bai wedi ei hepgor.

[^f00012]: O.S. 2020/442 (Cy. 100).

Editorial notes

[^key-152d891d2a45be6c019446cecc27dc47]: Reg. 2 in force at 1.5.2021, see reg. 1(2)

[^key-5cd191a9c9744394ebeeb0c527e143be]: Reg. 12 in force at 1.5.2021, see reg. 1(2)

[^key-aaba86a309fa4e8ceceb3f5228523555]: Reg. 1 in force at 1.5.2021, see reg. 1(2)

[^key-afaa0ce7014eeaf31f2f97677acf1e62]: Reg. 3 in force at 1.5.2021, see reg. 1(2)