por el cual se modifica la estructura de la Superintendencia de Notariado y Registro

• 1. Gestionar la realización de los procesos de selección de personal de la Superintendencia, de conformidad con las normas que rigen el sistema específico de carrera aplicable a las Superintendencias.

• 1. Diseñar, dirigir, administrar y evaluar los programas de formación, capacitación, incentivos, bienestar, salud ocupacional y desarrollo de los servidores públicos de la Entidad, de acuerdo con lo previsto en la ley y en el Plan Nacional de Formación y Capacitación.

• 1. Coordinar y apoyar, en conjunto con la Oficina Asesora de Planeación, el procedimiento relacionado con los Acuerdos de Gestión que suscriban los gerentes públicos de la Entidad, de acuerdo con lo previsto en la ley y los procedimientos internos.

• 1. Custodiar, sistematizar y actualizar las historias laborales de todos los funcionarios de la Entidad.

• 1. Diseñar e implantar el plan anual de vacantes de la Entidad con destino al Departamento Administrativo de la Función Pública.

• 1. Asesorar al Superintendente en el ejercicio del control administrativo en relación con el talento humano.

• 1. Ejercer la secretaría técnica del comité de convivencia y conciliación laboral y de la comisión de personal de la Entidad con fundamento en las disposiciones legales.

• 1. Las demás que se le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 30.Funciones de la Dirección de Contratación. Son funciones de la Dirección de Contratación, las siguientes:

• 1. Elaborar el manual de contratación de la Superintendencia de Notariado y Registro y mantenerlo actualizado.

• 1. Elaborar los pliegos de condiciones para realizar los procesos de selección.

• 1. Proyectar los actos administrativos generados dentro de los procesos de selección para la firma del funcionario responsable de la ordenación del gasto.

• 1. Coordinar el Comité Evaluador designado para la evaluación de las propuestas presentadas en los procesos de selección.

• 1. Recopilar, actualizar y divulgar la información jurídica sobre contratación administrativa y ordenar sistemáticamente sus normas, jurisprudencia y doctrina.

• 1. Publicar en el Secop los actos administrativos generados dentro de los procedimientos de selección y contratación que adelante la Superintendencia.

• 1. Elaborar y revisar los contratos y convenios que requiera la Entidad para desarrollar sus objetivos y gestionar todos los trámites necesarios para su perfeccionamiento, legalización y ejecución.

• 1. Revisar las garantías requeridas y proyectar los actos de aprobación para la firma del funcionario competente.

• 1. Comunicar a las diferentes dependencias, interventores y/o supervisores del perfeccionamiento de los contratos y remitir las copias correspondientes para el control de ejecución respectivo.

• 1. Adelantar el procedimiento de incumplimiento, imposición de multas y trámites de reclamación para hacer efectivas las garantías.

• 1. Preparar los informes que soliciten los organismos de control y otras autoridades respecto de los temas de su competencia.

• 1. Proyectar los actos de liquidación de los contratos, cuando a ello hubiere lugar.

• 1. Responder los derechos de petición y reclamaciones que en materia contractual se presenten.

• 1. Administrar las bases de datos de los contratos y convenios de la Entidad y elaborar las certificaciones contractuales.

• 1. Administrar el archivo de los contratos en ejecución con sus antecedentes correspondientes.

• 1. Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 31.Funciones de la Dirección Administrativa y Financiera. Son funciones de la Dirección Administrativa y Financiera, las siguientes:

• 1. Proponer a la Secretaría General la adopción de políticas, objetivos y estrategias relacionadas con la administración de recursos físicos y financieros de la Entidad.

• 1. Participar en la elaboración del anteproyecto de presupuesto de la Superintendencia.

• 1. Elaborar el Programa Anual de Caja (PAC), de acuerdo con las normas legales vigentes y las políticas establecidas por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y solicitar el PAC mensual.

• 1. Distribuir el presupuesto de funcionamiento, coordinar y controlar la elaboración y trámite de las solicitudes de adición, modificación y traslados presupuestales.

• 1. Controlar la ejecución del presupuesto, expedir los certificados de disponibilidad presupuestal, realizar los registros presupuestales y efectuar los demás trámites presupuestales que le correspondan para el desarrollo de las funciones de la Entidad.

• 1. Dirigir y ejecutar los trámites para presentar a la Dirección General del Presupuesto Público del Ministerio de Hacienda y Crédito Público la constitución de la reserva presupuestal y de las cuentas por pagar en cada vigencia fiscal y los demás trámites a que hubiere lugar.

• 1. Llevar la contabilidad general de acuerdo con las normas legales vigentes y elaborar los estados financieros.

• 1. Recaudar los ingresos y efectuar los pagos de acuerdo con las obligaciones de la Entidad, de conformidad con las normas y procedimientos vigentes.

• 1. Preparar los boletines de Tesorería, los informes y documentos que se requieran para la rendición de cuentas internas y externas.

• 1. Elaborar la conciliación mensual de los valores causados y pagados con los registros contables, presupuestales y de tesorería.

• 1. Adelantar y llevar los registros de pagos y retenciones y expedir los certificados sobre los mismos.

• 1. Responder por el seguimiento a la recuperación de la cartera y elaborar los informes correspondientes.

• 1. Coordinar y controlar el manejo de las cuentas bancarias, encargos fiduciarios y cajas menores que se creen en la Entidad y efectuar las operaciones relacionadas con el manejo de los recursos financieros, velando porque se inviertan en condiciones que garanticen liquidez, seguridad y rentabilidad.

• 1. Adelantar los registros en el SIIF y velar por su correcta aplicación.

• 1. Custodiar y responder por la administración de los valores y dineros de la Entidad.

• 1. Responder por la presentación oportuna de las declaraciones sobre información tributaria que solicite la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

• 1. Elaborar los informes de ejecución presupuestal, financiera y contable requeridos por la Entidad, Contaduría General de la Nación, el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y los organismos de control.

• 1. Ejecutar y supervisar los procedimientos de adquisición, almacenamiento, custodia, mantenimiento y distribución de los bienes necesarios para el buen funcionamiento de la Entidad.

• 1. Desarrollar y administrar los servicios y operaciones administrativas de servicios generales, almacén e inventarios de la Entidad.

• 1. Dirigir, coordinar, controlar y evaluar las actividades relacionadas con los proveedores y la adquisición de bienes y servicios.

• 1. Garantizar el aseguramiento y protección de los bienes patrimoniales de la Entidad.

• 1. Tramitar el pago de servicios públicos y pago de impuestos de los bienes de propiedad de la Entidad.

• 1. Coordinar con la Dirección de Contratación el procedimiento de contratación de seguros, mantener asegurados los bienes inmuebles, muebles, vehículos, maquinaria y equipos de propiedad de la Entidad; tramitar reclamos directos y siniestros ante las aseguradoras.

• 1. Prestar los servicios de apoyo logístico a las diferentes áreas y dependencias de la Entidad, como: mantenimiento preventivo y correctivo de equipos, reparaciones locativas, servicio de fotocopiado, administración del parque automotor, servicio del conmutador, vigilancia, aseo y cafetería.

• 1. Controlar el manejo de existencias de elementos devolutivos y de consumo, y entregar los pedidos solicitados por las dependencias de acuerdo con las existencias.

• 1. Realizar el inventario de bienes inmuebles, muebles y vehículos, y mantenerlo actualizado.

• 1. Contabilizar los ingresos y egresos de bienes devolutivos y de consumo.

• 1. Elaborar los estudios previos y de mercado necesarios para realizar la contratación requerida.

• 1. Tramitar los certificados de disponibilidad presupuestal necesarios para iniciar los procesos de contratación y de pagos requeridos por la Dirección.

• 1. Coordinar y supervisar las actividades de contabilidad, tesorería, presupuesto y logística.

• 1. Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 32.Funciones de las Direcciones Regionales. Son funciones de las Direcciones Regionales, las siguientes:

• 1. Coordinar el manejo administrativo, financiero, operativo y de personal de las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos ubicadas en su jurisdicción, de conformidad con la delegación y lineamientos impartidos por el Superintendente de Notariado y Registro.

• 1. Coordinar con el nivel central de la Superintendencia, las acciones necesarias para asegurar la eficiente ejecución de los procesos administrativos, financieros, operativos y presupuestales de las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos de su correspondiente jurisdicción territorial.

• 1. Efectuar el seguimiento y actualización de la información financiera de las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos de su jurisdicción, conforme a las normas que rigen la materia.

• 1. Administrar el Sistema Integrado de Información Financiera y demás aplicativos asignados para la consolidación de la información relacionada con la gestión de las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos de su jurisdicción.

• 1. Responder por la actualización y el seguimiento de los reportes y registros mensuales de las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos que le correspondan, de acuerdo con las normas que rigen en la materia.

• 1. Distribuir la ejecución Presupuestal asignada a las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos, conforme al control mensual de los dineros ejecutados y compromisos adquiridos.

• 1. Coordinar con la Dirección Administrativa y Financiera la respuesta a solicitudes de devolución de dinero, por concepto de trámites no realizados o mayores valores, consignados en las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos de su jurisdicción.

• 1. Gestionar y legalizar la cuenta de apertura de Caja Menor en las Oficinas de Registros de Instrumentos Públicos de su jurisdicción, bajo la orientación de la Dirección Administrativa y Financiera conforme a los lineamientos de la Entidad.

• 1. Coordinar con la Dirección de Contratación, las políticas, planes y proyectos en materia de infraestructura y servicios administrativos que correspondan a las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos de su jurisdicción.

• 1. Gestionar el cumplimiento de las actividades concernientes al mantenimiento, dotación y suministro oportuno de bienes y servicios, bajo los lineamientos respectivos de la Dirección Administrativa y Financiera.

• 1. Coordinar con la Dirección de Talento Humano, la ejecución de actividades relacionadas con salud ocupacional, capacitación, bienestar social, y seguridad social en las Oficinas de Registro de instrumentos públicos de su jurisdicción.

• 1. Presentar a la Dirección de Talento Humano el programa anual de vacaciones y el programa semestral de comisiones de servicios para autorización.

• 1. Adelantar en coordinación con la Secretaría General, las acciones necesarias para asegurar el funcionamiento de la gestión documental de las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos de acuerdo con las normas sobre la materia.

• 1. Coordinar las actividades relacionadas con proveedores, almacenamiento, custodia, distribución e inventarios de los elementos, equipos y demás bienes necesarios para el normal funcionamiento de las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos de su jurisdicción.

• 1. Consolidar la información estadística y elaborar reportes con destino a la Superintendencia y órganos de control, relacionados con la gestión de las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos de su jurisdicción.

• 1. Coordinar la implementación del Sistema de Gestión de Calidad en las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos de su jurisdicción, de conformidad con la normatividad vigente y bajo la orientación del Superintendente de Notariado y Registro y la Oficina Asesora de Planeación.

• 1. Supervisar y orientar la ejecución de los planes anuales de gestión de las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos, su seguimiento, los mapas de riesgo y planes de mejoramiento.

• 1. Promover y desarrollar la implementación, mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de Gestión de la dependencia.

• 1. Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza y de la dependencia.

Artículo 33.Órganos de asesoría y coordinación. El Comité de Dirección y el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, y demás órganos de asesoría y coordinación que se organicen e integren cumplirán sus funciones de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias sobre la materia.

Artículo 34.Adopción de la planta de personal. De conformidad con la estructura prevista por el presente decreto, el Gobierno Nacional, en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, procederá a adoptar la planta de personal de la Superintendencia de Notariado y Registro.

Artículo 35.Vigencia. El presente decreto rige a partir de la fecha de su publicación, modifica y deroga las disposiciones que le sean contrarias y en especial el Decreto 2163 de 2011.

Publíquese y cúmplase.

Dado en Bogotá, D. C., a 29 de diciembre de 2014.

JUAN MANUEL SANTOS CALDERÓN

El Ministro de Hacienda y Crédito Público,

Mauricio Cárdenas Santamaría.

El Ministro de Justicia y del Derecho,

Yesid Reyes Alvarado.

La Directora del Departamento Administrativo de la Función Pública,

Liliana Caballero Durán.