por el cual se establece la estructura de la Previsora Vida S. A. Compañía de Seguros y se determinan las funciones de sus dependencias

El Presidente de la República de Colombia, en ejercicio de las facultades Constitucionales y Legales, en especial las que le confiere el numeral 16 del artículo 189 de la Constitución Política y el artículo 54 de la Ley 489 de 1998, y

CONSIDERANDO:

Que la Junta Directiva de la Previsora Vida S. A. Compañía de Seguros, decidió someter a aprobación del Gobierno Nacional, la modificación de su estructura, de acuerdo con el Acta número 442 de 21 de diciembre de 2007.

DECRETA:

Artículo 1º. Estructura. La Previsora Vida S. A. Compañía de Seguros, tendrá la siguiente estructura:

• 1. Asamblea General de Accionistas

• 1. Junta Directiva

• 1. Presidencia

• 3.1. Oficina Asesora de Planeación

• 3.2. Oficina de Gestión Integral del Riesgo

• 3.3. Oficina de Control Interno

• 3.4. Oficina de Control Disciplinario Interno

• 1. Secretaría General

• 1. Vicepresidencia Comercial

• 1. Vicepresidencia de Operaciones

• 1. Vicepresidencia Técnica

• 1. Vicepresidencia de Promoción y Prevención

• 1. Vicepresidencia Financiera y Administrativa

• 1. Gerencias Regionales

• 10.1. Gerencia Regional Centro

• 10.2. Gerencia Regional Oriente

• 10.3. Gerencia Regional Norte

• 10.4. Gerencia Regional Occidente

• 10.5. Gerencia Regional Cundinamarca

• 10.6. Gerencia Regional Sur Occidente

• 1. Organos de Asesoría y Coordinación

• 11.1. Comité de Auditoría

• 11.2. Comité de Control Interno

• 11.3. Comisión de Personal

• 11.4. Comité de Riesgos

Artículo 2º. Asamblea General de Accionistas y Junta Directiva. La Asamblea General de Accionistas y la Junta Directiva cumplirán las funciones a ellas asignadas en los estatutos de la entidad y en las demás disposiciones legales vigentes.

Artículo 3º. Presidencia. Son funciones de la Presidencia, las siguientes:

• 1. Dirigir, coordinar, vigilar y controlar la ejecución de los programas y propósitos de la empresa y establecer las funciones del personal al servicio de la sociedad.

• 1. Actuar como ordenador del gasto expidiendo todos los actos y celebrando todos los contratos que no haya delegado, conforme a las disposiciones pertinentes.

• 1. Representar legalmente a la sociedad para los efectos a que haya lugar.

• 1. Contratar y nombrar de acuerdo con las leyes a los servidores de la sociedad, cuya designación no corresponda a la Asamblea General de Accionistas o a la Junta Directiva, así como también removerlos y conceder las licencias a que hubiere lugar.

• 1. Presentar los balances mensuales a la Junta Directiva.

• 1. Mantener enterada a la Junta Directiva de la marcha de la sociedad y rendir los informes que esta le solicite.

• 1. Otorgar poder para ejercer la representación legal de la sociedad en los asuntos judiciales o extrajudiciales a que haya lugar.

• 1. Velar por que el personal de la sociedad cumpla con los deberes a su cargo.

• 1. Cumplir y hacer cumplir las decisiones de la Asamblea General de Accionistas y de la Junta Directiva.

• 1. Ejercer las funciones que le deleguen la Asamblea General de Accionistas o la Junta Directiva y las que le confieren los estatutos y las leyes.

• 1. Delegar alguna o algunas de sus atribuciones y funciones delegables en los funcionarios que estime conveniente.

• 1. Rendir anualmente cuentas de su gestión o dentro del mes siguiente a la fecha en la cual se retire del cargo o cuando se lo exija la Asamblea General de Accionistas. Para tal efecto, presentará los estados financieros que fueren pertinentes, junto con un informe de gestión.

• 1. Fallar la segunda instancia de los procesos disciplinarios de los servidores de la entidad.

• 1. Aprobar las políticas de ventas de la empresa.

• 1. Participar en el proceso de identificación, medición y control de riesgos operativos relacionados con los procesos que se desarrollan en el área.

• 1. Las demás funciones que le señale la Asamblea General de Accionistas y la Junta Directiva en consonancia con las normas legales vigentes relacionadas con las funciones y objetivos generales de la entidad.

Artículo 4º. Oficina Asesora de Planeación. Son funciones de la Oficina Asesora de Planeación, las siguientes:

• 1. Asesorar a la alta dirección en la revisión periódica de la filosofía organizacional de la empresa.

• 1. Levantar la información necesaria para la toma de decisiones estratégicas, estableciendo la información primaria y secundaria que se recogerá de fuentes internas y externas.

• 1. Coordinar y ejecutar el ejercicio para definir periódicamente el direccionamiento estratégico de la empresa.

• 1. Con el apoyo de la alta dirección de la entidad, revisar la vigencia y actualizar cada año las estrategias de crecimiento y competitividad de la empresa.

• 1. Generar el plan maestro de proyectos de la entidad, de acuerdo con los lineamientos estratégicos.

• 1. Asesorar a todas las áreas y personas responsables en los temas relacionados con la administración de proyectos.

• 1. Elaborar y solicitar aprobación del anteproyecto de presupuesto de la empresa y realizar el seguimiento a la ejecución del mismo.

• 1. Controlar y hacer seguimiento al cumplimiento de los objetivos del plan estratégico y del Cuadro de Mando Integral.

• 1. Presentar informes periódicos a Presidencia respecto del avance de los proyectos y obstáculos encontrados en los mismos.

• 1. Colaborar junto con la Vicepresidencia Financiera y Administrativa en la planeación financiera de la empresa y comunicar los resultados a las áreas pertinentes.

• 1. Apoyar a las diferentes áreas en la recolección y producción de informes claves para los procesos y en el establecimiento de planes de mejora de los mismos.

• 1. Preparar los informes que sean de su competencia requeridos por los entes de control.

• 1. Liderar la definición, revisión e implementación de los programas de calidad y mejoramiento continuo de todos los procesos de la empresa.

• 1. Participar en el proceso de identificación, medición y control de riesgos operativos relacionados con los procesos que se desarrollan en el área.

• 1. Las demás funciones que le señale el Presidente y las normas legales vigentes relacionadas con las funciones y objetivos generales de la entidad, afín con el área y que no estén expresamente atribuidos a otra dependencia.

Artículo 5º. Oficina de Gestión Integral del Riesgo. Son funciones de la Oficina de Gestión Integral del Riesgo, las siguientes:

• 1. Definir los instrumentos, metodologías y procedimientos para que la empresa administre efectivamente los diferentes tipos de riesgo, en concordancia con los lineamientos previstos en el sistema de administración de riesgos.

• 1. Administrar el registro de eventos de riesgo.

• 1. Desarrollar e implementar el sistema de reportes internos y externos de la entidad.

• 1. Coordinar la recolección de la información para alimentar el registro de riesgo.

• 1. Evaluar el impacto de las medidas de control potenciales para cada uno de los eventos de riesgo identificados y medidos.

• 1. Establecer y monitorear el perfil de riesgo individual y consolidado de la entidad, e informarlo al órgano correspondiente.

• 1. Realizar el seguimiento permanente de los procedimientos y planes de acción relacionados con el sistema de administración de riesgos de la empresa y proponer sus correspondientes actualizaciones y modificaciones.

• 1. Desarrollar los modelos de medición de los diferentes tipos de riesgo.

• 1. Desarrollar los programas de capacitación de la entidad acordes con el sistema de administración de riesgos.

• 1. Realizar seguimiento a las medidas adoptadas para mitigar los riesgos con el propósito de evaluar su efectividad.

• 1. Reportar periódicamente al Presidente la evolución de los riesgos, los controles implementados y el monitoreo que se realice sobre el sistema de administración de riesgos de la entidad.

• 1. Participar en el proceso de identificación, medición y control de riesgos operativos relacionados con los procesos que se desarrollan en el área.

• 1. Las demás funciones que le señale el Presidente y las normas legales vigentes relacionadas con las funciones y objetivos generales de la entidad, afín con el área y que no estén expresamente atribuidos a otra dependencia.

Artículo 6º. Oficina de Control Interno. Son funciones de la Oficina de Control Interno, las siguientes:

• 1. Planear, dirigir y organizar la verificación y la evaluación del sistema de control interno.

• 1. Verificar que el sistema de control interno esté formalmente establecido dentro de la empresa y que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos y, en particular, de aquellos que tengan responsabilidad de mando.

• 1. Asesorar a las instancias directivas de la empresa en la gestión y mejoramiento continuo del sistema de control interno.

• 1. Verificar que los controles definidos para los procesos y actividades de la entidad se cumplan por los responsables de su ejecución y en especial, que las áreas o empleados encargados de la aplicación del régimen disciplinario ejerzan adecuadamente esta función.

• 1. Verificar que los controles asociados con todas y cada una de las actividades de la empresa estén adecuadamente definidos, sean apropiados y se mejoren permanentemente, de acuerdo con la evolución de la entidad.

• 1. Velar por el cumplimiento de las leyes, normas, políticas, procedimientos, planes, programas, proyectos y metas de la Empresa y recomendar los ajustes necesarios.

• 1. Servir de apoyo a los directivos en el proceso de toma de decisiones, con el fin de obtener los resultados esperados.

• 1. Verificar los procesos relacionados con el manejo de los recursos, bienes y los sistemas de información de la entidad y recomendar los correctivos que sean necesarios.

• 1. Fomentar en toda la empresa la formación de una cultura de control que contribuya al mejoramiento continuo en el cumplimiento de la misión institucional.

• 1. Evaluar y verificar la aplicación de los mecanismos de participación ciudadana, que en desarrollo del mandato constitucional y legal diseñe la entidad correspondiente.

• 1. Mantener permanentemente informados a los directivos acerca del estado del control interno dentro de la entidad, dando cuenta de las debilidades detectadas y de las fallas en su cumplimiento.

• 1. Verificar que se implanten las medidas respectivas recomendadas a través de planes de mejoramiento.

• 1. Preparar los informes que sean de su competencia requeridos por los entes de control.

• 1. Liderar la adopción del Modelo Estándar de Control Interno MECI, conforme las disposiciones legales vigentes.

• 1. Participar en el proceso de identificación, medición y control de riesgos operativos relacionados con los procesos que se desarrollan en el área.

• 1. Las demás que le señalen los órganos superiores de administración, las normas legales vigentes y las relacionadas con las funciones y objetivos generales de la entidad, afín con el área y que no estén expresamente atribuidas a otra dependencia.

Artículo 7º. Oficina de Control Disciplinario Interno. Son funciones de la Oficina de Control Disciplinario Interno, las siguientes:

• 1. Velar por el cumplimiento de las disposiciones legales contempladas en el Código Disciplinario Unico y la normatividad emitida por la Procuraduría General de la Nación.

• 1. Adelantar las indagaciones preliminares e investigaciones disciplinarias para verificar la ocurrencia de hechos constitutivos de falta disciplinaria, sus responsables e imponer las respectivas sanciones.

• 1. Elaborar diagnósticos y recomendaciones de política por temas y áreas, sobre fallas institucionales en materia de regulación, fallas administrativas en control administrativo y fallas personales o actuaciones irregulares especiales en casos de corrupción.

• 1. Capacitar a todos los servidores públicos de la empresa en temas relacionados con el Código Disciplinario Unico, tales como derechos, deberes, prohibiciones, inhabilidades, incompatibilidades, entre otros.

• 1. Diseñar e implementar correctivos y políticas anticorrupción para disminuir infracciones al régimen disciplinario.

• 1. Conocer y fallar en primera instancia los procesos disciplinarios que se promuevan en contra de los servidores de la entidad, salvo aquellos que deban ser investigados por un ente externo competente.

• 1. Controlar los términos procesales, consignar las decisiones adoptadas en los medios dispuestos para tal fin y elaborar una hoja de seguimiento a cada expediente disciplinario.

• 1. Elaborar oportunamente los informes para la Procuraduría General de la Nación, garantizando el debido proceso.

• 1. Preparar los informes que sean de su competencia requeridos por los entes de control.

• 1. Participar en el proceso de identificación, medición y control de riesgos operativos relacionados con los procesos que se desarrollan en el área.

• 1. Las demás funciones que le señale el Presidente y las normas legales vigentes relacionadas con las funciones y objetivos generales de la entidad, afín con el área y que no estén expresamente atribuidos a otra dependencia.

Artículo 8º. Secretaría General. Son funciones de la Secretaría General, las siguientes:

• 1. Ejercer la secretaría de la Asamblea General de Accionistas y de la Junta Directiva de la empresa, llevar los libros de actas correspondientes y el libro de registro de accionistas.

• 1. Implementar las políticas y normas establecidas a través de los manuales y circulares internas y por la normatividad vigente para el sector asegurador.

• 1. Apoyar a la entidad en su relación con los entes de control y vigilancia y preparar, si es del caso, los informes requeridos.

• 1. Autenticar los documentos que le corresponda de acuerdo con la ley.

• 1. Asesorar y dar soporte a la empresa en los aspectos legales y jurídicos de la operación.

• 1. Emitir conceptos jurídicos para apoyar y soportar las acciones de la empresa que lo requieran.

• 1. Identificar riesgos legales que puedan afectar la operación de la empresa.

• 1. Dirigir los procesos de compras y contratación de bienes y servicios, ejecutarlos, elaborar los contratos y resoluciones respectivas y hacer su seguimiento conforme la normatividad vigente.

• 1. Hacer seguimiento y supervisión a la gestión judicial y extrajudicial encomendada con terceros.

• 1. Atender procesos judiciales en todas sus instancias y jurisdicciones en contra y las interpuestas por la empresa.

• 1. Informar al área competente las reservas económicas que se deben realizar con ocasión de los litigios adelantados en contra de la empresa.

• 1. Asistir a las audiencias en representación judicial o extrajudicial de la empresa.

• 1. Atender oportunamente las tutelas, derechos de petición y demás reclamaciones de tipo legal presentadas por terceros.

• 1. Responder requerimientos formulados por las autoridades judiciales.

• 1. Realizar las objeciones de los siniestros calificados como de origen común.

• 1. Establecer mecanismos y canales de información para la divulgación de la normatividad vigente.

• 1. Interponer los recursos legales a que haya lugar en contra de decisiones de tipo administrativo y judicial que afecten los intereses de la empresa.

• 1. Elaborar las resoluciones de reconocimiento de pensiones de sobrevivientes y de invalidez con base en la información suministrada por la Vicepresidencia Técnica.

• 1. Elaborar las resoluciones y demás actos administrativos relacionadas con los procesos de contratación.

• 1. Planear la gestión humana y proponer las políticas que guiarán la administración del recurso humano en la empresa.

• 1. Administrar el recurso humano de la empresa, en todo lo concerniente a vinculación, capacitación, bienestar, evaluación de desempeño y retiro de servidores.

• 1. Administrar la nómina de la empresa.

• 1. Liderar el proceso de comunicaciones internas y externas.

• 1. Participar en el proceso de identificación, medición y control de riesgos operativos relacionados con los procesos que se desarrollan en el área.

• 1. Realizar las demás funciones que le señale el Presidente en consonancia con las normas legales vigentes relacionadas con las funciones y objetivos generales de la entidad, afines con el área y que no estén expresamente atribuidas a otra dependencia.

Artículo 9º. Vicepresidencia Comercial. Son funciones de la Vicepresidencia Comercial, las siguientes:

• 1. Captar y retener clientes, cumpliendo con políticas de sana suscripción, para la realización de operaciones de seguros de Vida Individual y de riesgos profesionales - ARP y coordinar los canales para cumplir los objetivos comerciales propuestos por los accionistas y la estrategia de mercadeo y servicio al cliente establecida por la empresa.

• 1. Proponer las políticas de ventas de la empresa y presentarlas a la Presidencia para su aprobación.

• 1. Diseñar y desarrollar el plan estratégico de ventas para los negocios de Administración de Riesgos Profesionales, ARP y Vida Individual, presentarlo a consideración de la Presidencia y asegurar su puesta en marcha.

• 1. Estructurar los porcentajes de comisión que se otorgarán a la fuerza de ventas y ponerlos a consideración de la Presidencia.

• 1. Proponer el plan de incentivos de la fuerza de ventas y ponerlo a consideración del comité respectivo y, una vez adoptado, comunicarlo a las regionales.

• 1. Decidir y preparar los procesos licitatorios en los que la empresa participará como proponente.

• 1. Definir las metas relacionadas con la duración del ciclo de ventas y cada una de sus fases, así como con la efectividad y mejoramiento del mismo.

• 1. Asesorar y coordinar la gestión comercial de las regionales.

• 1. Velar por la permanente formación de la fuerza de ventas.

• 1. Colaborar con la Vicepresidencia de Operaciones en el proceso de cobro persuasivo de cartera.

• 1. Sugerir el plan de mercadeo para los negocios de Administración de Riesgos Profesionales - ARP y Vida Individual asegurar su puesta en marcha y realizar al mismo las modificaciones a que haya lugar.

• 1. Proponer y ejecutar las estrategias de promoción comercial.

• 1. Elaborar anualmente el presupuesto del área comercial y presentarlo para su aprobación.

• 1. Direccionar las investigaciones de mercado a que haya lugar de acuerdo con las necesidades de información del negocio.

• 1. Proponer las políticas relacionadas con el manejo de la marca y los lineamientos para el uso adecuado de la imagen corporativa, tanto para el negocio de Administración de Riesgos Profesionales - ARP, como Vida Individual.

• 1. Diseñar junto con la fuerza comercial las estrategias de retención y mantenimiento de clientes y proponer las políticas para su uso.

• 1. Proponer las políticas de servicio al cliente de la empresa y una vez estas hayan sido aprobadas controlar el cumplimiento de las mismas.

• 1. Coordinar la atención de quejas, reclamos y problemas expuestos por los clientes con la finalidad de encaminar su solución de la manera más eficaz posible.

• 1. Evaluar la satisfacción de los clientes mediante el monitoreo de quejas y reclamos y demás mecanismos de medición establecidos por la empresa.

• 1. Liderar el desarrollo de una cultura de servicio al cliente en la empresa.

• 1. Realizar periódicamente los comités a los que haya lugar.

• 1. Entregar a los clientes toda la facturación del negocio de Vida Individual a través de los intermediarios.

• 1. Preparar los informes de su competencia requeridos por los entes de control.

• 1. Participar en el proceso de identificación, medición y control de riesgos operativos relacionados con los procesos que se desarrollan en el área.

• 1. Las demás funciones que le señale el Presidente y las normas legales vigentes relacionadas con las funciones y objetivos generales de la entidad, afín con el área y que no estén expresamente atribuidos a otra dependencia.

Artículo 10. Vicepresidencia de Operaciones. Son funciones de laVicepresidencia de Operaciones, las siguientes:

• 1. Tramitar las afiliaciones de nuevos clientes y las novedades presentadas por los afiliados.

• 1. Proponer las políticas de afiliaciones y novedades.

• 1. Coordinar, ejecutar y controlar las nuevas afiliaciones a la administradora de riesgos profesionales ARP de la empresa.

• 1. Definir los lineamientos para la contratación y control de los terceros que apoyarán al área de operaciones.

• 1. Asegurar la integridad, calidad y oportunidad de la información sobre afiliaciones, novedades y recaudo administrada por el área.

• 1. Recibir y revisar las solicitudes y documentos de afiliación entregados por las empresas y asesorar a las mismas en el proceso.

• 1. Asegurar la entrega de los paquetes de bienvenida completos para los afiliados y sus beneficiarios.

• 1. Recibir y revisar las novedades que lleguen a cada una de las sucursales y asesorar a las empresas en el proceso.

• 1. Efectuar los recaudos y minimizar el riesgo crediticio de la empresa.

• 1. Coordinar, ejecutar y controlar el proceso de recaudo de la empresa, a través de la revisión de reportes de bancos y reportes arrojados por la Planilla Integrada de Autoliquidación de Aportes PILA.

• 1. Efectuar los recaudos de los seguros de Vida Individual.

• 1. Proponer las políticas y estrategias de cartera y coordinar la contratación de terceros encargados del cobro.

• 1. Hacer el seguimiento a los indicadores de cartera y monitorear la gestión de cobro por parte de la fuerza comercial y el tercero contratado.

• 1. Realizar periódicamente los comités a los que haya lugar.

• 1. Realizar la gestión de recobros.

• 1. Preparar los informes que sean de su competencia requeridos por los entes de control.

• 1. Participar en el proceso de identificación, medición y control de riesgos operativos relacionados con los procesos que se desarrollan en el área.

• 1. Las demás funciones que le señale el Presidente y las normas legales vigentes relacionadas con las funciones y objetivos generales de la entidad, afín con el área y que no estén expresamente atribuidos a otra dependencia.

Artículo 11.Vicepresidencia Técnica. Son funciones de la Vicepresidencia Técnica, las siguientes:

• 1. Atender los siniestros reportados por accidentes de trabajo y enfermedades profesionales ATEP y de Vida Individual.

• 1. Recibir, verificar y calificar el origen de los siniestros reportados a la Administradora de Riesgos Profesionales - ARP.

• 1. Constituir las reservas económicas necesarias para atender los siniestros.

• 1. Autorizar y coordinar la ejecución de tratamientos, terapias, exámenes, medicamentos, transporte de emergencia a los siniestros ocurridos.

• 1. Investigar, seleccionar, monitorear y evaluar la red de prestación asistencial y de auditores para la empresa con base en las disposiciones propias de la Administración de Riesgos Profesionales - ARP.

• 1. Coordinar con la red de prestación asistencial y de auditoría la atención y control de siniestros.

• 1. Controlar y evaluar permanentemente los casos de alto costo y de lenta recuperación por parte del afiliado siniestrado del negocio de Administración de Riesgos Profesionales - ARP.

• 1. Coordinar y direccionar la rehabilitación de los trabajadores afectados por un accidente de trabajo o enfermedad profesional - ATEP, con base en criterios de oportunidad y calidad.

• 1. Coordinar la administración, las contrataciones y hacerle seguimiento a los indicadores de gestión de los Centros de Rehabilitación.

• 1. Orientar, coordinar y controlar la contratación de cobertura de reaseguros.

• 1. Elaborar, revisar y actualizar los cálculos actuariales requeridos.

• 1. Identificar y determinar la pertinencia médica de las incapacidades temporales de los trabajadores afiliados siniestrados que lo requieran.

• 1. Liquidar las incapacidades temporales.

• 1. Determinar la pérdida de capacidad laboral de los siniestrados afiliados que lo requieran y participar en las juntas de calificación regional y nacional designadas por el Ministerio de la Protección Social.

• 1. Controlar y asegurar la veracidad y calidad de los documento necesarios para el pago de prestaciones económicas y pensiones.

• 1. Brindar apoyo a las otras áreas de la empresa para la elaboración de cálculos actuariales o temas relacionados.

• 1. Generar y analizar la reserva matemática de los seguros de Vida Individual y riesgos profesionales.

• 1. Calcular la tarifa de las primas que la empresa debe cobrar por cada uno de los productos de seguros de Vida Individual y realizar los estudios necesarios para garantizar que la base matemática de los cálculos de la tarifa de las primas sea sólida.

• 1. Realizar periódicamente los comités a los que haya lugar.

• 1. Controlar las cuentas médicas y los reembolsos.

• 1. Analizar, calificar y seleccionar los riesgos según los requisitos de asegurabilidad para la expedición de seguros de vida individual.

• 1. Preparar los informes que sean de su competencia requeridos por los entes de control.

• 1. Participar en el proceso de identificación, medición y control de riesgos operativos relacionados con los procesos que se desarrollan en el área.

• 1. Las demás funciones que le señale el presidente y las normas legales vigentes relacionadas con las funciones y objetivos generales de la entidad, afín con el área y que no estén expresamente atribuidos a otra dependencia.

Artículo 12.Vicepresidencia de Promoción y Prevención. Son funciones de la Vicepresidencia de Promoción y Prevención, las siguientes:

• 1. Prestar a las empresas afiliadas a la Administradora de Riesgos Profesionales - ARP los servicios de promoción de la salud y prevención de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales - ATEP, con el fin de lograr la disminución de la frecuencia y severidad de los mismos.

• 1. Levantar el panorama de riesgos de las empresas afiliadas.

• 1. Evaluar las necesidades de promoción y prevención de la salud a nivel nacional.

• 1. Diseñar y ejecutar programas y planes orientados a la disminución de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales - ATEP.

• 1. Reclasificar las empresas afiliadas con base en la normatividad vigente.

• 1. Planear y coordinar la actualización permanente de los materiales de capacitación en salud ocupacional para los clientes.

• 1. Difundir entre los afiliados los planes y programas de promoción y prevención desarrollados por la empresa.

• 1. Capacitar y controlar la aplicación de los planes y programas desarrollados midiendo su impacto y beneficios sociales y económicos.

• 1. Ejecutar el proceso de investigación de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales.

• 1. Acompañar a la Vicepresidencia Comercial en el proceso de acercamiento para negocios nuevos y en el sostenimiento de los negocios vigentes.

• 1. Orientar y ejecutar la realización de eventos de promoción y prevención.

• 1. Coordinar la administración, las contrataciones y hacerle seguimiento a los indicadores de gestión de los Laboratorios de Higiene y Toxicología.

• 1. Analizar estadísticas de siniestralidad de la Administración de Riesgos Profesionales - ARP y realizar las recomendaciones para la prevención de los accidentes de trabajo y enfermedades profesionales - ATEP.

• 1. Aplicar los sistemas de vigilancia epidemiológica.

• 1. Realizar las investigaciones y estudios necesarios para el diseño y análisis de nuevos planes, productos y programas de promoción y prevención.

• 1. Realizar periódicamente los comités a los que haya lugar.

• 1. Preparar los informes que sean de su competencia requeridas por los entes de control.

• 1. Participar en el proceso de identificación, medición y control de riesgos operativos relacionados con los procesos que se desarrollan en el área.

• 1. Las demás funciones que le señale el Presidente y las normas legales vigentes relacionadas con las funciones y objetivos generales de la entidad, afín con el área y que no estén expresamente atribuidos a otra dependencia.

Artículo 13. Vicepresidencia Financiera y Administrativa. Son funciones de la Vicepresidencia Financiera y Administrativa:

• 1. Proponer las políticas financieras y controlar la utilización y asignación de los recursos económicos y tecnológicos de la empresa.

• 1. Estructurar el anteproyecto de presupuesto.

• 1. Coordinar la programación de pagos de la empresa y ejecutarla.

• 1. Realizar las causaciones de las cuentas por pagar.

• 1. Pagar las cuentas médicas y los reembolsos aprobados.

• 1. Liquidar y pagar los impuestos.

• 1. Liderar la administración del sistema de información contable y los cierres contables.

• 1. Administrar el flujo de caja de la entidad a través de la gestión de inversiones, buscando optimizar el resultado financiero y el adecuado respaldo de las reservas que garanticen a los asegurados el pago oportuno de los siniestros.

• 1. Proponer la política de inversiones.

• 1. Controlar y evaluar los resultados del rendimiento del portafolio de inversiones de la empresa.

• 1. Planear y desarrollar la infraestructura informática de la empresa que garantice el soporte adecuado de los sistemas de información, unidos al desarrollo de proyectos de tecnología.

• 1. Realizar periódicamente los comités a los que haya lugar.

• 1. Preparar los informes que sean de su competencia requeridos por los entes de control.

• 1. Establecer y ejecutar el plan de seguros de la empresa.

• 1. Administrar el archivo de la empresa.

• 1. Velar por el mantenimiento de los activos fijos de la empresa.

• 1. Proveer los servicios generales que garanticen la óptima operación de la empresa.

• 1. Participar en el proceso de identificación, medición y control de riesgos operativos relacionados con los procesos que se desarrollan en el área.

• 1. Las demás funciones que le señale el presidente y las normas legales vigentes relacionadas con las funciones y objetivos generales de la entidad, afín con el área y que no estén expresamente atribuidos a otra dependencia.

Artículo 14. Gerencias regionales. Son funcines de las Gerencias Regionales, las siguientes:

• 1. Realizar el control de la gestión comercial de sus sucursales y responder por la ejecución de las actividades de promoción y prevención de las empresas afiliadas.

• 1. Cumplir con las metas comerciales regionales y las metas de indicadores de gestión.

• 1. Conformar y administrar el Comité de Ventas para realizar seguimiento a la gestión comercial en la regional.

• 1. Elaborar planes de acción para lograr las metas de ventas de cada sucursal.

• 1. Supervisar y apoyar a cada sucursal en el manejo y administración de los canales y ciclos de venta.

• 1. Apoyar a las sucursales en la gestión comercial.

• 1. Reportar periódicamente a nivel central el desempeño y cumplimiento de las metas de las sucursales de cada regional.

• 1. Ejecutar las actividades de mercadeo a que haya lugar de acuerdo con lo definido en el plan de mercadeo y las directrices de la oficina central.

• 1. Dar a conocer el plan de incentivos definido a nivel nacional y coordinar la ejecución de dicho plan en las actividades de orden regional.

• 1. Retroalimentar a la oficina central respecto al comportamiento de los clientes y el mercado.

• 1. Supervisar y controlar la gestión de cartera para el negocio de vida individual.

• 1. Realizar gestión y seguimiento de la red de prestadores a nivel regional y presentar informes de cumplimiento y desempeño de tales prestadores.

• 1. Administrar y controlar el presupuesto asignado para las actividades de promoción y prevención.

• 1. Asignar los ejecutores de actividades de promoción y prevención a las empresas de cada regional.

• 1. Supervisar a los terceros encargados de ejecutar las actividades de promoción y prevención.

• 1. Desarrollar la red de proveedores de promoción y prevención a nivel regional y administrar la relación con estos, en coordinación con la Vicepresidencia de Promoción y Prevención.

• 1. Hacer retroalimentación de la red de prestadores de promoción y prevención.

• 1. Dirigir las actividades de los Centros de Rehabilitación y los Laboratorios de higiene y Toxicología y supervisar su funcionamiento.

• 1. Preparar los informes que sean de su competencia requeridos por los entes de control.

• 1. Participar en el proceso de identificación, medición y control de riesgos operativos relacionados con los procesos que se desarrollan en el área.

• 1. Las demás funciones que le señale el Presidente y las normas legales vigentes relacionadas con las funciones y objetivos generales de la entidad, afín con el área y que no estén expresamente atribuidos a otra dependencia.

Artículo 15. Gerencias de Sucursal. La Previsora Vida S. A. Compañía de Seguros tendrá hasta treinta y dos (32) Gerencias de Sucursal las cuales operarán en sedes fijas, con un área de jurisdicción determinada para dar respuesta a las necesidades de su entorno, con flexibilidad, oportunidad, calidad y pertinencia. La Junta Directiva las creará y el Presidente las distribuirá regionalmente de acuerdo con las necesidades. Son funciones de las Gerencias de Sucursal, las siguientes:

• 1. Conocer e identificar las necesidades del cliente.

• 1. Presentar y negociar las propuestas que se presenten en la regional en relación con los negocios de Vida y Administración de Riesgos Profesionales - ARP.

• 1. Realizar la planeación comercial de la sucursal.

• 1. Llevar a cabo todas las actividades de relacionamiento con el cliente y atención al mismo en cuanto a afiliaciones, novedades, recepción de siniestros, recepción de solicitudes de autorización, recepción de incapacidades temporales.

• 1. Recepcionar las quejas y reclamos de los afiliados y direccionarlas para proyectar una respuesta.

• 1. Ejecutar actividades de promoción y publicidad.

• 1. Ejecutar las compras requeridas de caja menor y llevar a cabo el arqueo de la misma.

Artículo 16. Organos de Asesoría y Coordinación. Los órganos de asesoría y coordinación que se organicen e integren cumplirán sus funciones de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes.

El Presidente podrá crear comités permanentes o transitorios especiales para el estudio, análisis y asesoría en temas alusivos a la institución.

Artículo 17. Comité de Control Interno. El Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno se integrará y cumplirá sus funciones de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes sobre la materia.

Artículo 18. Comisión de Personal. La Comisión de Personal se integrará y cumplirá las funciones de conformidad con la ley y las disposiciones reglamentarias sobre la materia.

Artículo 19. Comité de Riesgos. El Comité de Riesgos tendrá como función principal la de asesorar al Presidente en la formulación de políticas y gestión de los riesgos que debe administrar la Empresa y su integración y funciones específicas serán señaladas por el Presidente.

Artículo 20. Vigencia. El presente decreto rige a partir de la fecha de su publicación.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., el 22 de agosto de 2008.

ÁLVARO URIBE VÉLEZ

El Ministro de Hacienda y Crédito Público,

Oscar Iván Zuluaga Escobar.

El Director del Departamento Administrativo de la Función Pública,

Fernando Grillo Rubiano.