Vyhláška, kterou se mění vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění pozdějších předpisů

Čl. I

Vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění vyhlášky č. 283/2014 Sb., vyhlášky č. 85/2019 Sb. a vyhlášky č. 504/2021 Sb., se mění takto:

• 1. V § 2 odst. 1 se slovo „bezodkladné“ zrušuje.

• 1. V § 2 odst. 2 se za slova „služby, je“ vkládají slova „zařízení umožňující“.

• 1. V § 2 odst. 3 písm. e) se slova „další možnosti“ nahrazují slovy „jiné prostředky“.

• 1. V § 3 odst. 2, § 5 odst. 1, § 13 odst. 1, § 17 odst. 3 a § 26 odst. 2 se slovo „bezodkladně“ zrušuje.

• 1. V § 3 odst. 3 se na konci textu písmene c) doplňují slova „ , pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v listinné podobě, nebo jednoznačný identifikátor, pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby“.

• 1. V § 3 odst. 3 se na konci textu písmene d) doplňují slova „ , jde-li o dokument v listinné podobě; do počtu listů se nezapočítají listy příloh doručeného dokumentu“.

• 1. V § 3 odst. 3 písmena e) a f) znějí:

• „e) počet příloh doručeného dokumentu, které jsou v listinné podobě, a

• f) počet příloh doručeného dokumentu, které nejsou v listinné podobě, a jejich popis.“.

• 1. V § 4 odst. 1 větě první se slovo „a“ nahrazuje čárkou a na konci textu věty první se doplňují slova „a splňuje podmínky přijímání dokumentů zveřejněné veřejnoprávním původcem na jeho úřední desce nebo internetových stránkách“.

• 1. V § 4 odst. 1 větě poslední se slovo „a“ zrušuje a na konci textu věty poslední se doplňují slova „ , a splňuje podmínky přijímání dokumentů zveřejněné veřejnoprávním původcem na jeho úřední desce nebo internetových stránkách“.

• 1. V § 4 odst. 2 větách první a poslední se slovo „nebo“ nahrazuje čárkou a za slovo „nečitelný“ se vkládají slova „nebo nesplňuje podmínky přijímání dokumentů zveřejněné veřejnoprávním původcem na jeho úřední desce nebo internetových stránkách“.

• 1. V § 4 odst. 3 se slovo „nebo“ zrušuje a na konci textu odstavce se doplňují slova „ , nebo nesplňuje podmínky přijímání dokumentů zveřejněné veřejnoprávním původcem na jeho úřední desce nebo internetových stránkách“.

• 1. V § 4 odst. 8 se slova „a odstavce 4 a výsledku ověření podle odstavce 5“ a slova „a splňuje podmínky pro jeho další zpracování“ zrušují.

• 1. V § 4 se doplňuje odstavec 9, který zní:

„(9) Pokud veřejnoprávní původce připouští příjem datových zpráv doručovaných jinými prostředky elektronické komunikace a umožňuje-li to povaha jiného prostředku elektronické komunikace, veřejnoprávní původce potvrdí na základě výsledků zjištění podle odstavce 1 věty druhé odesílateli tímto prostředkem, že dokument byl doručen. Ustanovení odstavce 8 věty poslední týkající se zprávy o potvrzení doručení se použije obdobně.“.

• 1. V § 5 odst. 2 úvodní části ustanovení se slova „u dokumentu“ nahrazují slovy „jako jeho část“.

• 1. V § 5 odst. 2 písm. d) se slova „jiným jednoznačným identifikátorem veřejnoprávního původce“ nahrazují slovy „jednoznačným identifikátorem“.

• 1. V § 5 se odstavec 3 zrušuje.

• 1. V § 6 se doplňuje odstavec 4, který zní:

„(4) Veřejnoprávní původce, kterému byl doručen dokument v digitální podobě nebo digitální příloha dokumentu v analogové podobě na přenosném technickém nosiči dat, zajistí vložení dokumentu nebo přílohy do elektronického systému spisové služby, je-li to technicky možné.“.

• 1. V § 7 odstavec 1 zní:

„(1) Pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby, jednoznačný identifikátor obsahuje alespoň označení veřejnoprávního původce, popřípadě zkratku označení veřejnoprávního původce, a numerický nebo alfanumerický kód. Jednoznačný identifikátor musí být neoddělitelně spojen s dokumentem, který označuje.“.

• 1. V § 7 se za odstavec 1 vkládá nový odstavec 2, který zní:

„(2) Pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v listinné podobě, jednoznačným identifikátorem je u

• a) doručeného dokumentu vyplněný otisk podacího razítka, popřípadě jiný technologický prostředek obdobného určení jako podací razítko, kterým je dokument opatřen,

• b) u dokumentu vytvořeného veřejnoprávním původcem číslo jednací nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů přidělené tomuto dokumentu.“.

Dosavadní odstavce 2 až 5 se označují jako odstavce 3 až 6.

• 1. V § 7 odst. 5 se slova „označení převáděného dokumentu“ nahrazují slovy „jednoznačný identifikátor, kterým byl opatřen převáděný dokument,“.

• 1. V § 8 odst. 1 a 2 se slova „je kniha“ nahrazují slovy „se vede jako kniha“.

• 1. V § 8 odst. 2 se slovo „druhem“ nahrazuje slovem „typem“.

• 1. V § 8 se odstavec 3 zrušuje.

Dosavadní odstavce 4 až 7 se označují jako odstavce 3 až 6.

• 1. V § 8 se odstavec 6 zrušuje.

• 1. V § 10 odst. 1 úvodní části ustanovení se za slovo „deníku“ vkládá slovo „alespoň“.

• 1. V § 10 odst. 1 písm. d) se slovo „identifikace“ nahrazuje slovem „identifikaci“.

• 1. V § 10 odst. 1 se písmeno e) zrušuje.

Dosavadní písmena f) až i) se označují jako písmena e) až h).

• 1. V § 10 odst. 1 písm. f) se za slova „přidělen k vyřízení“ vkládají slova „nebo která dokument vytvořila“ a za slovy „určena k vyřízení“ se vkládají slova „nebo vytvoření“.

• 1. V § 10 odst. 1 písmeno g) zní:

• „g) identifikaci adresáta a datum odeslání a“.

• 1. V § 10 odst. 2 úvodní části ustanovení se za slovo „služby“ vkládají slova „pořadové číslo dokumentu, pod nímž je evidován v elektronickém systému spisové služby,“, za slova „odstavci 1“ se vkládají slova „písm. b) až e)“ a za slovo „dále“ se vkládá slovo „alespoň“.

• 1. V § 10 odst. 2 písm. a) se slovo „dokumentu“ zrušuje.

• 1. V § 10 odst. 2 se na konci písmene c) slovo „a“ zrušuje.

• 1. V § 10 odst. 2 písm. d) se slova „v digitální podobě“ zrušují.

• 1. V § 10 se na konci odstavce 2 tečka nahrazuje čárkou a doplňují se písmena e) až h), která znějí:

• „e) pořadové číslo dokumentu ve spisu,

• f) odkaz na adresáta ve jmenném rejstříku,

• g) datum odeslání a

• h) počet komponent; komponentou se rozumí dále nedělitelná část dokumentu, která je v digitální podobě, přičemž dokument, který je v digitální podobě, je tvořen alespoň jednou komponentou.“.

• 1. V § 10 odst. 3 se text „f)“ nahrazuje textem „e)“, text „i)“ se nahrazuje textem „h)“ a na konci textu odstavce 3 se doplňuje text „písm. a)“.

• 1. V § 10 se na konci textu odstavce 3 doplňuje věta „Nezařadí-li veřejnoprávní původce dokument do spisu, vede o dokumentu v samostatné evidenci dokumentů vedené v elektronické podobě rovněž datum jeho vyřízení.“.

• 1. V § 10 odst. 4 se za slova „čísla v“ vkládá slovo „základní“ a slova „V základní evidenční pomůcce je číselná řada“ se nahrazují slovy „Číselná řada je“.

• 1. V § 10 se odstavce 6 a 7 zrušují.

• 1. § 11 a 12 včetně nadpisů znějí:

㤠11

Číslo jednací a evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů

(1) Veřejnoprávní původce přidělí dokumentu evidovanému v základní evidenční pomůcce číslo jednací.

(2) Číslo jednací obsahuje označení nebo zkratku označení veřejnoprávního původce, pořadové číslo zápisu dokumentu v základní evidenční pomůcce a označení určeného časového období, kterým je zpravidla kalendářní rok, popřípadě dále označení nebo zkratku označení organizační součásti veřejnoprávního původce nebo jiné znaky charakterizující skutečnosti související s dokumentem. Číslo jednací může být rovněž odvozeno ze spisové značky s uvedením pořadového čísla dokumentu ve spisu nebo čísla listu dokumentu ve spisu.

(3) Veřejnoprávní původce přidělí dokumentu evidovanému v samostatné evidenci dokumentů evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů. Evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů musí splňovat alespoň podmínky stanovené pro jednoznačný identifikátor.

§ 12

Spis

(1) Veřejnoprávní původce zařadí dokument evidovaný v základní evidenční pomůcce nejpozději před zahájením vyřizování do spisu. Věta první se nepoužije v případě veřejnoprávního původce, jehož zvláštní povaha působnosti umožňuje výkon spisové služby v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby podle § 63 odst. 4 zákona.

(2) Veřejnoprávní původce zařadí spisy do

• a) věcné skupiny, nebo

• b) typového spisu; vnitřní strukturu typového spisu tvoří součásti typového spisu stanovené veřejnoprávním původcem a díly typového spisu tvořené podle časového období stanoveného veřejnoprávním původcem.

(3) Veřejnoprávní původce přidělí spisu při jeho založení spisový znak a skartační režim příslušné věcné skupiny nebo součásti typového spisu podle spisového a skartačního plánu. Přeřadí-li veřejnoprávní původce spis do jiné věcné skupiny nebo součásti typového spisu, přidělí spisu a všem dokumentům zařazeným do spisu spisový znak a skartační režim této věcné skupiny nebo součásti typového spisu.

(4) Veřejnoprávní původce přidělí dokumentu spisový znak a skartační režim spisu, do kterého je zařazen. Přeřadí-li veřejnoprávní původce dokument do jiného spisu, přidělí dokumentu spisový znak a skartační režim tohoto jiného spisu.

(5) Veřejnoprávní původce opatří dokumenty v analogové podobě, které jsou obsahem spisu, společným obalem, na kterém uvede alespoň

• a) stručný obsah spisu,

• b) spisovou značku,

• c) spisový znak,

• d) skartační režim a

• e) identifikátor spisu v případě výkonu spisové služby v elektronické podobě; identifikátor spisu musí být čitelný technickým prostředkem pro automatizovaný sběr dat.

(6) Veřejnoprávní původce vede v elektronickém systému spisové služby nebo v samostatné evidenci dokumentů vedené v elektronické podobě údaje o spisu, kterými jsou alespoň

• a) identifikátor, který je jednoznačný v rámci elektronického systému spisové služby nebo samostatné evidence dokumentů,

• b) stručný obsah,

• c) spisová značka,

• d) datum založení,

• e) datum vyřízení,

• f) datum uzavření,

• g) spisový znak,

• h) skartační režim,

• i) informace o tom, zda spis obsahuje dokumenty v analogové podobě a jejich fyzické umístění,

• j) informace o tom, zda byl spis zařazen do výběru archiválií a zda byl spis vybrán jako archiválie, a

• k) identifikátor, který spisu, který byl vybrán jako archiválie, přidělil Národní archiv nebo digitální archiv.

(7) Veřejnoprávní původce zaznamená údaje o vyřízení a uzavření spisu v evidenční pomůcce.

(8) Veřejnoprávní původce uvede způsob tvorby spisové značky a strukturu spisové značky ve spisovém řádu.“.

• 1. V § 13 odst. 1 se za slovo „vyřízení“ vkládají slova „ ; v případě výkonu spisové služby v listinné podobě provede rozdělení dokumentů“.

• 1. V § 13 odst. 2 se za slovo „osoby“ vkládají slova „nebo technické prostředky“.

• 1. V § 14 odst. 2 se na konci textu písmene d) doplňují slova „nebo do jeho metadat“.

• 1. V § 14 se odstavce 3 a 4 zrušují.

• 1. V § 15 odstavce 1 a 2 znějí:

„(1) Veřejnoprávní původce stanoví podle věcných charakteristik zpracovávaných dokumentů a spisů jednotlivé věcné skupiny, a užívá-li typové spisy, rovněž věcné skupiny určené pro typové spisy a v nich obsažené součásti typových spisů. Veřejnoprávní původce uspořádá věcné skupiny hierarchicky, a to tak, aby věcné skupiny na nejnižší úrovni hierarchie obsahovaly spisy nebo typové spisy; veřejnoprávní původce může uspořádat hierarchicky i součásti typového spisu. Pokud veřejnoprávní původce nezařazuje dokumenty evidované v samostatné evidenci dokumentů do spisů nebo typových spisů, zařazuje dokumenty do věcné skupiny na nejnižší úrovni hierarchie. Veřejnoprávní původce označí věcné skupiny a součásti typového spisu spisovým znakem a u věcných skupin a součástí typového spisu uvedených na nejnižší úrovni hierarchie uvede skartační režim.

(2) Veřejnoprávní původce označí věcnou skupinu nebo součást typového spisu obsahující spisy předpokládané trvalé hodnoty, které se do výběru archiválií zařazují s návrhem k vybrání za archiválii, skartačním znakem „A“ (archiv). Veřejnoprávní původce označí věcnou skupinu nebo součást typového spisu obsahující spisy bez předpokládané trvalé hodnoty, které se do výběru archiválií zařazují s návrhem na zničení, skartačním znakem „S“ (stoupa).“.

• 1. V § 15 se odstavec 3 zrušuje.

Dosavadní odstavce 4 až 6 se označují jako odstavce 3 až 5.

• 1. V § 15 se odstavec 4 zrušuje.

Dosavadní odstavec 5 se označuje jako odstavec 4.

• 1. V § 16 odst. 2 se na konci úvodní části ustanovení doplňuje slovo „alespoň“.

• 1. V § 16 odst. 2 písmena a) a b) znějí:

• „a) číslo jednací nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů přidělené dokumentu a spisovou značku, není-li číslo jednací odvozeno ze spisové značky,

• b) identifikaci dokumentu z evidence dokumentů odesílatele, je-li vyhotovovaný dokument odpovědí na doručený dokument, a pokud je v doručeném dokumentu tento údaj uveden,“.

• 1. V § 16 odst. 2 se na konci písmene c) doplňuje slovo „a“.

• 1. V § 16 odst. 2 se písmena d) až f) zrušují.

Dosavadní písmeno g) se označuje jako písmeno d).

• 1. V § 16 odst. 5 se slova „vyhotovovaný statický textový dokument v digitální podobě nebo statický kombinovaný textový a obrazový dokument v digitální podobě“ nahrazují slovy „vyhotovovaná statická textová komponenta nebo statická kombinovaná textová a obrazová komponenta“, slovo „dokumentu“ se nahrazuje slovem „komponenty“ a slova „dokument určen“ se nahrazují slovy „komponenta určena“.

• 1. V § 17 se odstavec 4 zrušuje.

• 1. V § 18 odst. 3 se za slovo „je“ vkládají slova „zařízení umožňující“ a slova „ , pokud není zprostředkováno automatizovanou vazbou na tento systém“ se nahrazují slovy „nebo na něj má automatizovanou vazbu“.

• 1. V § 18 se odstavec 4 zrušuje.

• 1. V nadpisu § 19 se doplňují slova „a spisů“.

• 1. V § 19 odstavec 2 zní:

„(2) Veřejnoprávní původce zkontroluje před uzavřením spisu, zda je vyřízený spis úplný, zda jsou v evidenční pomůcce uvedeny povinné údaje a zda jsou dodrženy podmínky uzavření spisu. Veřejnoprávní původce dále zkontroluje, zda obaly dokumentů a spisů v analogové podobě zaručují jejich neporušitelnost a zachování čitelnosti.“.

• 1. V § 19 odst. 3 se slovo „a“ za slovem „znaky“ nahrazuje čárkou a na konci textu věty první se doplňují slova „a údaj o fyzickém umístění analogových částí spisů“.

• 1. Nadpis nad označením § 20 zní: „Postup při skartačním řízení“.

• 1. V § 20 odst. 2 a 3 se za slova „řízení dokumenty“ vkládají slova „a spisy“.

• 1. V § 20 odst. 2 a § 21 odst. 8 větách druhé a třetí se za slovo „dokumentů“ vkládají slova „a spisů“.

• 1. V § 20 odst. 4 se za slova „seznamu dokumentů“ vkládají slova „a spisů“.

• 1. V § 20 odst. 4 a § 21 odst. 8 se za slovo „dokumenty“ vkládají slova „a spisy“.

• 1. V § 20 odst. 4 se věta třetí zrušuje.

• 1. V § 20 odst. 5 se za slova „seznam dokumentů“ vkládají slova „a spisů“.

• 1. V § 21 odst. 2 se písmeno c) zrušuje.

Dosavadní písmena d) a e) se označují jako písmena c) a d).

• 1. V § 21 odst. 4 se za slova „o dokumenty“ vkládají slova „a spisy“.

• 1. V § 22 odst. 1 se slova „vyřízených dokumentů a uzavřených“ nahrazují slovy „dokumentů a“, za slovo „obsahuje“ se vkládá slovo „alespoň“, slovo „druh“ se nahrazuje slovem „typ“ a věta poslední se zrušuje.

• 1. V nadpisu § 23 se slova „dokumentů v digitální podobě“ zrušují.

• 1. V § 23 odst. 1 úvodní části ustanovení se slova „dokumentů v digitální podobě“ nahrazují slovem „komponent“.

• 1. V § 23 odst. 1 písm. b) se slova „dokumentu ukládaného“ nahrazují slovy „komponenty ukládané“.

• 1. V § 23 odst. 2 se slovo „dokumentů“ nahrazuje slovem „komponent“, slovo „dokument“ se nahrazuje slovem „komponentu“ a slovo „dokumenty“ se nahrazuje slovem „komponenty“.

• 1. V § 23 odst. 3 úvodní části ustanovení, § 23 odst. 4 úvodní části ustanovení a § 23 odst. 5 úvodní části ustanovení se slovo „dokumentů“ nahrazuje slovem „komponent“.

• 1. V § 23 odst. 4 písm. d) se text „-3“ zrušuje.

• 1. V § 23 odst. 6 se slova „předávaného dokumentu“ nahrazují slovy „předávané komponenty“ a slovo „jeho“ se nahrazuje slovem „její“.

• 1. V § 23 se na konci textu odstavce 9 doplňuje slovo „komponenty“.

• 1. V nadpisu § 24 se za slovo „převedení“ vkládá slovo „dokumentu“ a slovo „dokumentu“ za slovem „formátu“ se zrušuje.

• 1. V § 24 odst. 3 úvodní části ustanovení se slova „dokumentu v digitální podobě“ zrušují.

• 1. § 25 včetně nadpisu zní:

㤠25

Jmenný rejstřík

(1) Veřejnoprávní původce ověří u přijatého dokumentu existenci záznamu o osobě odesílatele ve jmenném rejstříku a zaznamená ve jmenném rejstříku vazbu na dokument nebo spis k příslušnému záznamu ve jmenném rejstříku.

(2) Veřejnoprávní původce vybere při odeslání dokumentu adresáta ze záznamů ve jmenném rejstříku.

(3) V případě, že veřejnoprávní původce shledá potřebu vedení údajů ve jmenném rejstříku o jiné osobě, jíž se dokument týká a která není osobou uvedenou v odstavci 1 nebo 2, ověří existenci záznamu o této osobě ve jmenném rejstříku a zaznamená ve jmenném rejstříku vazbu na dokument nebo spis k příslušnému záznamu ve jmenném rejstříku.

(4) Veřejnoprávní původce vytvoří ve jmenném rejstříku nový záznam v případě, že ve jmenném rejstříku není obsažen záznam o odesílateli, adresátovi nebo jiné osobě podle odstavců 1 až 3.

(5) Veřejnoprávní původce ověří správnost a aktuálnost údajů ve jmenném rejstříku ze zdrojů souvisejících s plněním úkolů v jeho působnosti, popřípadě údaje z těchto zdrojů doplňuje vždy nejméně při zaznamenání vazby na dokument nebo spis k příslušnému záznamu ve jmenném rejstříku a při odeslání dokumentu.“.

• 1. V § 26 odst. 1 se slova „v listinné podobě“ zrušují, za slovo „dokumenty“ se vkládají slova „nebo spisy“ a za slova „evidenci dokumentů“ se vkládají slova „nebo spisů“.

• 1. V § 26 odstavec 3 zní:

„(3) Pokud jsou dokumenty nebo spisy evidovány v náhradní evidenci, veřejnoprávní původce

• a) evidenčně převede dokumenty nebo spisy evidované v náhradní evidenci do evidenční pomůcky, ve které obvykle dokumenty nebo spisy eviduje, nebo

• b) ponechá dokumenty nebo spisy zaevidované v náhradní evidenci a ty dokumenty nebo spisy, které nelze vyřídit v náhradní evidenci, eviduje v evidenční pomůcce, ve které obvykle dokumenty nebo spisy eviduje.“.

• 1. § 26a včetně nadpisu zní:

㤠26a

Použití pravidel týkajících se dokumentů na spis

Nestanoví-li § 2 až 11, § 13 až 16 a § 18 až 26 pravidla pro spis, jejich ustanovení týkající se dokumentu se použijí na spis obdobně, ledaže to vylučuje jeho povaha.“.

Čl. II

Přechodné ustanovení

Veřejnoprávní původci uvedou výkon spisové služby do souladu s požadavky vyhlášky č. 259/2012 Sb., ve znění účinném ode dne nabytí účinnosti této vyhlášky, do 31. prosince 2025.

Čl. III

Účinnost

Tato vyhláška nabývá účinnosti dnem 1. července 2023.

Ministr:

Mgr. Bc. Rakušan v. r.