Dėl Pakruojo rajono savivaldybės dokumentų rengimo, valdymo ir užduočių kontrolės tvarkos aprašo patvirtinimo

T v i r t i n u Pakruojo rajono savivaldybės dokumentų rengimo, valdymo ir užduočių kontrolės tvarkos aprašą (pridedama).

P r i p a ž į s t u  netekusiu galios Pakruojo rajono savivaldybės administracijos direktoriaus 2016 m. gruodžio 15 d. įsakymą Nr. AV-904 „Dėl Pakruojo rajono savivaldybės dokumentų rengimo, valdymo ir užduočių kontrolės“ su visais papildymais ir pakeitimais.

Pakruojo rajono savivaldybės dokumentų rengimo, valdymo ir užduočių kontrolės tvarkos aprašas (toliau – Aprašas) nustato Pakruojo rajono savivaldybės (toliau – Savivaldybė) administracijos dokumentų sudarymą, gavimą, registravimą, tvarkymą, apskaitą, saugojimą, skaitmeninimą, naudojimą, perdavimą archyviniam saugojimui, naikinimą bei su dokumentais susijusių užduočių formavimą ir jų vykdymo kontrolę.

Aprašas taikomas visiems Savivaldybės administracijos struktūriniams padaliniams, valstybės tarnautojams ir darbuotojams, dirbantiems pagal darbo sutartis.

Dokumentų valdymas organizuojamas vadovaujantis Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymu, Lietuvos Respublikos viešojo administravimo įstatymu, Lietuvos Respublikos teisėkūros pagrindų įstatymu, Europos Parlamento ir Tarybos reglamentu (ES) Nr. 910/2014 (eIDAS), Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtintomis Dokumentų rengimo taisyklėmis, Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėmis, Popierinių dokumentų atrankos ir išsaugojimo elektronine forma tvarkos aprašu ir kitais dokumentų ir archyvų valdymą reglamentuojančiais teisės aktais.

Apraše vartojamos sąvokos suprantamos taip, kaip jos apibrėžtos Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatyme ir Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtintuose teisės aktuose.

Už Savivaldybės administracijos dokumentų valdymo organizavimą ir šio Aprašo įgyvendinimo užtikrinimą atsako Savivaldybės administracijos direktorius.

Už dokumentų, susijusių su Savivaldybės administracijos veikla, valdymo procesų organizavimą ir dokumentų užduočių (pavedimų) vykdymo kontrolę struktūriniuose padaliniuose atsako atitinkamų struktūrinių padalinių vadovai, o užduočių vykdymą darbuotojams, nepriskirtiems struktūriniams padaliniams, kontroliuoja užduotį paskyręs asmuo.

Dokumentų registravimą dokumentų valdymo sistemoje (toliau – DVS) pagal kompetenciją vykdo Savivaldybės administracijos valstybės tarnautojai ir darbuotojai. Už registruojamų dokumentų duomenų teisingumą ir registravimą laiku atsako dokumentą užregistravęs asmuo. Dokumentų rengimą, tvarkymą, saugojimą ir su dokumentais susijusių užduočių vykdymą pagal jiems priskirtas funkcijas užtikrina Savivaldybės administracijos valstybės tarnautojai ir darbuotojai.

Už Savivaldybės tarybos veiklos dokumentų rengimą, tvarkymą, apskaitą, naudojimą ir saugojimą atsako Savivaldybės tarybos posėdžių sekretorius arba mero paskirtas įgaliotas asmuo.

Už Savivaldybės mero, vicemerų ir mero patarėjų veiklos dokumentus pagal kompetenciją atsako meras, vicemerai ir mero patarėjai. Už šių dokumentų projektų rengimą, tvarkymą, apskaitą, saugojimą ir naudojimą atsako Savivaldybės administracijos valstybės tarnautojai ir darbuotojai pagal jiems priskirtas funkcijas.

Atleidžiamas iš pareigų ar perkeliamas į kitas pareigas valstybės tarnautojas ar darbuotojas paskutinę darbo dieną perduoda visus tvarkomus dokumentus, informaciją apie nebaigtas vykdyti užduotis ir kitą su dokumentų valdymu susijusią informaciją kitam atsakingam asmeniui arba struktūrinio padalinio vadovui, surašant perdavimo–priėmimo aktą.

Už tinkamą reikalų perdavimo organizavimą ir kontrolę atsako atitinkamo struktūrinio padalinio vadovas, o jeigu darbuotojas nepriskirtas struktūriniam padaliniui – darbuotojo tiesioginis vadovas.

Dokumentams, kuriuose yra valstybės ar tarnybos paslaptį sudarančios informacijos (įslaptintiems dokumentams, pažymėtiems žymomis „Visiškai slaptai“, „Slaptai“, „Konfidencialiai“ ar „Riboto naudojimo“), šis Aprašas taikomas tiek, kiek šių dokumentų rengimo, tvarkymo, apskaitos, saugojimo ir naudojimo nereglamentuoja Lietuvos Respublikos valstybės ir tarnybos paslapčių įstatymas ir kiti informacijos saugą reglamentuojantys teisės aktai.

Savivaldybėje naudojami saugieji dokumentai ir (ar) saugiųjų dokumentų blankai tvarkomi vadovaujantis Lietuvos Respublikos saugiųjų dokumentų ir saugiųjų dokumentų blankų gamybos įstatymu ir kitais šią sritį reglamentuojančiais teisės aktais. Už šių dokumentų rengimo, apskaitos ir naudojimo organizavimą atsako Savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymu paskirtas Savivaldybės administracijos struktūrinis padalinys ar darbuotojas.

Dokumentai rengiami laikantis Dokumentų rengimo taisyklių, užtikrinant dokumentų teisėtumą, aiškumą, tikslumą ir atsekamumą.

Dokumentai rengiami elektronine forma, išskyrus atvejus, kai teisės aktai nustato, kad dokumentai turi būti sudaromi popierine forma.

Elektroniniai dokumentai rengiami, derinami, pasirašomi, registruojami, saugomi ir perduodami naudojant DVS, jeigu teisės aktai nenustato kitaip.

Kvalifikuotu elektroniniu parašu pasirašomi:

Pažangiuoju elektroniniu parašu gali būti pasirašomi:

Savivaldybės administracijos valstybės tarnautojai ir darbuotojai teisės aktų (Savivaldybės tarybos sprendimų, mero potvarkių, administracijos direktoriaus įsakymų) projektus rengia, teikia derinti ir pasirašyti DVS.

Savivaldybės biudžetinių ir viešųjų įstaigų parengtus teisės aktų projektus į DVS įkelia Savivaldybės administracijos padalinys, kurio reguliavimo sričiai įstaiga priskirta.

Kiekvienas savarankiškas dokumentas įkeliamas kaip atskiras dokumentas ir registruojamas suteikiant jam atskirus metaduomenis.

Pagrindinis dokumentas (teisės aktas ar jo projektas, sutartis, protokolas ar kitas dokumentas) registruojamas kaip pagrindinis dokumentas, o aiškinamieji raštai, pažymos, išvados, derinimo dokumentai, tvirtinamieji dokumentai ir kiti lydimieji dokumentai įkeliami kaip pagrindinio dokumento priedai naudojant DVS funkcionalumą.

Viename faile gali būti įkeliamas tik vienas savarankiškas dokumentas, išskyrus atvejus, kai dokumentas pagal savo turinį sudaro nedalomą visumą.

Teisės aktai įforminami Savivaldybės administracijoje naudojamuose Savivaldybės tarybos sprendimo, Savivaldybės mero potvarkio ir Savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymo blankuose.

Savivaldybės tarybos sprendimų projektai derinami DVS, dokumentų rengimo ir derinimo funkcionalumu, laikantis Savivaldybės tarybos veiklos reglamento nuostatų.

Savivaldybės administracijos darbuotojai ir tarnautojai, rengiantys Savivaldybės tarybos sprendimų projektus, privalo užtikrinti, kad projektai būtų pateikti Savivaldybės tarybos posėdžiui pagal Savivaldybės tarybos veiklos reglamente nustatytus terminus, reikalingą derinimą ir kitas procedūras.

Savivaldybės mero potvarkių ir Savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymų projektai rengiami ir derinami DVS su Savivaldybės administracijos struktūriniais padaliniais pagal jų kompetenciją, kalbos tvarkytoju, Teisės ir civilinės metrikacijos skyriaus atsakingu valstybės tarnautoju ar darbuotoju. Prireikus projektai derinami su kitomis įstaigomis ar organizacijomis jų nustatyta tvarka (raštu, elektroniniu paštu ar kitomis ryšio priemonėmis).

Jeigu teisės akto projektas susijęs su Savivaldybei (Savivaldybės administracijai) skirtų biudžeto lėšų ar turto panaudojimu, jis, be šio Aprašo 27 punkte nustatyto derinimo, privalo būti suderintas su Savivaldybės administracijos padaliniais, vykdančiais strateginio valdymo ir veiklos planavimo, finansų apskaitos ir atskaitomybės bei turto valdymo funkcijas.

Norminių teisės aktų projektams, kai tai numatyta Korupcijos prevencijos įstatyme, atliekamas antikorupcinis vertinimas teisės aktų nustatyta tvarka.

Savivaldybės tarybos sprendimų, Savivaldybės mero potvarkių ir Savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymų projektai derinami ne vėliau kaip per 5 darbo dienas nuo projekto pateikimo derinančiajam asmeniui dienos, jeigu teisės aktai ar Savivaldybės tarybos veiklos reglamentas nenustato kitokio termino.

Jeigu per nustatytą terminą derinantis asmuo nepateikia pastabų ar nesuderina projekto, laikoma, kad projektui neprieštaraujama. Tokiu atveju projekto rengėjas teikia projektą tolesniam derinimui ar pasirašymui DVS įrašydamas pastabą apie derinimo termino pasibaigimą ir pastabų nepateikimą.

Jeigu teisės akto projektas yra sudėtingas ar didelės apimties ir jo neįmanoma suderinti per šio Aprašo 30 punkte nustatytą terminą, derinantis asmuo iki derinimo termino pabaigos DVS pateikia projekto rengėjui motyvuotą prašymą pratęsti derinimo terminą. Projekto rengėjas gali pratęsti derinimo terminą ne ilgiau kaip 5 darbo dienoms. Apie pratęstą terminą projekto rengėjas pažymi DVS.

Projekto rengėjas privalo stebėti projekto derinimo eigą DVS, nagrinėti derinančių asmenų pateiktas pastabas, prireikus tikslinti projektą, pateikti prašomus dokumentus ar informaciją ir teikti projektą tolesniam derinimui ar pasirašymui.

Visi Savivaldybėje parengti ir gauti dokumentai privalo būti užregistruoti vieną kartą DVS, išskyrus teisės aktų nustatytus atvejus. Elektroniniu paštu ar kitomis ryšio priemonėmis gauta informacija registruojama DVS, jeigu ji atitinka dokumento požymius arba yra susijusi su Savivaldybės funkcijų vykdymu, sprendimų priėmimu ar sukelia teises ar pareigas.

Dokumentai, gauti ar sudaryti kitose informacinėse sistemose, tvarkomi vadovaujantis Savivaldybės administracijos dokumentacijos planu (toliau – dokumentacijos planas):

Dokumentai registruojami jų gavimo, pasirašymo ar patvirtinimo dieną, o jeigu tai neįmanoma dėl objektyvių priežasčių – ne vėliau kaip kitą darbo dieną, jei teisės aktai nenustato kitaip.

Dokumentams suteikiamas unikalus registracijos numeris, užtikrinantis dokumento identifikavimą visą jo saugojimo laiką.

Dokumentų apskaita Savivaldybėje vykdoma pagal dokumentacijos planą.

Dokumentai DVS priskiriami byloms pagal dokumentacijos planą. Dokumento rengėjas, vykdytojas ar dokumentą registruojantis valstybės tarnautojas ar darbuotojas pagal kompetenciją privalo DVS priskirti dokumentą bylai pagal dokumentacijos planą. Draudžiama palikti dokumentus nepriskirtus byloms arba priskirti juos netinkamai. Dokumento saugojimo terminas taikomas pagal bylos, kuriai dokumentas priskirtas, nustatytą saugojimo terminą.

Dokumentų registravimo, priskyrimo byloms teisingumą kontroliuoja struktūrinių padalinių vadovai, o kai darbuotojai nepriskirti struktūriniams padaliniams – jų tiesioginiai vadovai.

Dokumentų saugojimo terminai nustatomi vadovaujantis Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtinta Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodykle, kitais teisės aktais ir dokumentacijos planu. Savivaldybės administracijos darbuotojai savarankiškai saugojimo terminų nenustato.

Už dokumentų registravimo, priskyrimo byloms ir apskaitos duomenų teisingumą atsako dokumentą rengęs ar registravęs valstybės tarnautojas ar darbuotojas pagal kompetenciją.

Su dokumentais susijusios užduotys formuojamos DVS dokumentą registruojant, įrašant pavedimą ar rezoliuciją.

Užduotis pagal kompetenciją formuluoja Savivaldybės meras, vicemerai, Savivaldybės administracijos direktorius, struktūrinių padalinių vadovai, dokumento rengėjas arba kiti asmenys, kuriems tokia teisė suteikta teisės aktų, Savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymu ar mero potvarkiu.

Formuojant užduotį DVS nurodoma:

Pagal užduočių vykdymo kontrolės pobūdį užduotys skirstomos į:

Užduočių vykdymo metu DVS fiksuojami atlikti veiksmai, parengti dokumentai, pateikti atsakymai ir kita su užduoties vykdymu susijusi informacija.

Užduoties vykdymo terminai ir jų pratęsimas ar patikslinimas nustatomi Lietuvos Respublikos viešojo administravimo įstatymo ir kitų teisės aktų nustatyta tvarka, jeigu jie nenurodyti dokumente ar rezoliucijoje. Užduoties vykdymo terminą gali pratęsti ar patikslinti tik užduotį paskyręs asmuo.

Jeigu rezoliucijoje ar pavedime nurodomi keli užduoties vykdytojai, turi būti paskirtas vienas atsakingas vykdytojas. Atsakymą rengia užduotyje nurodytas atsakingas vykdytojas. Jeigu atsakingas vykdytojas nenurodytas, atsakymą rengia pirmasis nurodytas vykdytojas, o kiti vykdytojai pagal kompetenciją pateikia jam reikalingą informaciją per nustatytą terminą.

Jeigu užduotis paskirta ne pagal vykdytojo kompetenciją, vykdytojas privalo ne vėliau kaip per 1 darbo dieną nuo susipažinimo su užduotimi informuoti apie tai užduotį paskyrusį asmenį DVS.

Užduotis laikoma įvykdyta tik tada, kai jos įvykdymas užbaigiamas DVS.

Neįvykdytų ar pavėluotai įvykdytų užduočių atvejais sprendimus priima užduotį paskyręs asmuo, o kai užduotis pavesta struktūrinio padalinio darbuotojui – ir atitinkamo struktūrinio padalinio vadovas pagal savo kompetenciją.

Prireikus rengiamos dokumentų kopijos, nuorašai, išrašai arba konvertuotos kopijos.

Dokumentų kopijos, nuorašai ir išrašai rengiami ir tvirtinami vadovaujantis Dokumentų rengimo taisyklėmis. Popierinių dokumentų kopijų, nuorašų ar išrašų tikrumas tvirtinamas tikrumo žyma („Kopija tikra“, „Nuorašas tikras“, „Išrašas tikras“), įgalioto darbuotojo parašu ir data. Oficialiojo elektroninio dokumento nuorašas ar išrašas, atitinkantis elektroninio dokumento specifikaciją, tvirtinamas kvalifikuotu elektroniniu parašu.

Dokumentų kopijų, nuorašų ir išrašų tikrumą tvirtina Savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymu įgalioti valstybės tarnautojai ar darbuotojai.

Konvertuotos kopijos rengiamos tik užtikrinus dokumento turinio ir metaduomenų vientisumą.

Dokumentų kopijos, nuorašai ir išrašai naudojami tik tiek, kiek to reikia Savivaldybės administracijos ir Savivaldybės funkcijoms vykdyti, ir neturi didesnės teisinės galios nei dokumentų originalai, jeigu teisės aktai nenustato kitaip.

Konvertuotos dokumentų kopijos gali būti naudojamos administracinėje veikloje ir laikomos lygiavertėmis dokumentų originalams tik teisės aktų nustatytais atvejais.

Popierinių dokumentų atranką saugoti elektronine forma atlieka Savivaldybės administracijos direktoriaus paskirti darbuotojai arba sudaryta dokumentų ekspertų komisija.

Prieš priimant sprendimą dėl popierinių dokumentų išsaugojimo elektronine forma, atliekama dokumentų atranka, įvertinant:

Atlikus dokumentų atranką, rengiama popierinių dokumentų atrankos išvada, kurioje nurodoma:

Popieriniai dokumentai skaitmeninami užtikrinant ne mažesnę kaip 300 dpi raišką, dokumento turinio įskaitomumą, visų dokumento priedų suskaitmeninimą ir skaitmeninio vaizdo atitiktį popieriniam dokumentui, naudojant teisės aktuose nustatytus ar leidžiamus skaitmeninimo formatus bei techninius parametrus, užtikrinančius dokumento autentiškumą, vientisumą ir išsaugojimą visą nustatytą saugojimo laiką.

Suskaitmenintų dokumentų autentiškumas ir vientisumas užtikrinami DVS priemonėmis, kurios leidžia identifikuoti dokumentą suskaitmeninusius asmenis, dokumento sukūrimo datą ir apsaugo dokumentą nuo nepastebimų pakeitimų. Prireikus suskaitmenintų dokumentų kopijų tikrumas gali būti papildomai patvirtinamas elektroniniu parašu, kvalifikuotu elektroniniu parašu arba elektroniniu spaudu.

Suskaitmeninti dokumentai saugomi DVS arba skaitmeninėje saugykloje, užtikrinant jų prieinamumą visą saugojimo laiką.

Popierinių dokumentų originalai gali būti naikinami tik:

Administracijos direktoriaus sprendimu gali būti nustatytas papildomas laikotarpis, kurį popierinių dokumentų originalai saugomi po jų suskaitmeninimo.

Jeigu valstybės archyvas priima sprendimą dokumentus saugoti nuolat arba nustato konkretų jų saugojimo terminą, dokumentai tvarkomi ir saugomi pagal šį sprendimą ir negali būti naikinami anksčiau nustatyto termino pabaigos.

Popierinių dokumentų originalų naikinimas atliekamas užtikrinant informacijos neatkuriamumą. Naikinimo faktas fiksuojamas DVS, nurodant naikintų dokumentų sąrašą, naikinimo datą ir naikinimo pagrindą.

Ilgai, nuolat ir trumpai saugomi dokumentai Savivaldybės archyvui perduodami kitais kalendoriniais metais, pasibaigus jų naudojimui administracinėje veikloje, surašius dokumentų (bylų) perdavimo–priėmimo aktą, vadovaujantis Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymu ir Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėmis.

Dokumentai perduodami Savivaldybės archyvui suformuoti bylomis pagal patvirtintą dokumentacijos planą, užtikrinant dokumentų visumą, chronologinį nuoseklumą ir bylų apskaitos duomenų teisingumą.

Prieš perduodant dokumentus Savivaldybės archyvui, patikrinama, ar dokumentai yra tinkamai sutvarkyti, ar jiems priskirti saugojimo terminai ir ar užbaigtos visos su dokumentais susijusios administracinės procedūros.

Savivaldybės archyvas priima perduodamus dokumentus, patikrina jų sutvarkymą ir apskaitą bei užtikrina dokumentų saugojimą pagal nustatytus saugojimo terminus.

Nuolat saugomi dokumentai, pasibaigus jų saugojimui Savivaldybės archyve, perduodami valstybiniam saugojimui Lietuvos vyriausiojo archyvaro nustatyta tvarka.

Vaizdo ir garso dokumentai Savivaldybėje tvarkomi, apskaitomi ir saugomi vadovaujantis Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymu, Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėmis bei Lietuvos Respublikos autorių teisių ir gretutinių teisių įstatymu.

Vaizdo ir garso dokumentų vertinimas, atranka, saugojimo terminų nustatymas, skaitmeninimas ir perdavimas archyviniam saugojimui atliekami teisės aktų nustatyta tvarka.

Techniniai vaizdo ir garso dokumentų formatai, laikmenos, kopijavimo ir saugojimo reikalavimai nustatomi Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėse ir kituose Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtintuose teisės aktuose.

Keičiantis Savivaldybės administracijos direktoriui, struktūrinių padalinių vadovams, valstybės tarnautojams ar darbuotojams, nebaigti dokumentai, bylos, pavedimai, informacija apie nebaigtas vykdyti užduotis ir kitas su funkcijų vykdymu susijęs turtas perduodami juos perimančiam asmeniui, o jeigu toks nepaskirtas – atitinkamo struktūrinio padalinio vadovui arba tiesioginiam vadovui.

Reikalų perdavimas įforminamas reikalų perdavimo–priėmimo aktu, kurį pasirašo reikalus perduodantis ir perimantis asmuo, o tvirtina vadovas pagal kompetenciją, atsakingas už jų veiklą.

Reikalų perdavimo–priėmimo aktų apskaita ir saugojimas vykdomi Savivaldybės administracijoje nustatyta tvarka.

Aprašas peržiūrimas ir atnaujinamas pasikeitus dokumentų ir archyvų valdymą reglamentuojantiems teisės aktams.