Iekšējā audita veikšanas un novērtēšanas kārtība

Ministru kabineta noteikumi Nr.385Rīgā 2013.gada 9.jūlijā (prot. Nr.39 8.§)

Izdoti saskaņā ar Iekšējā audita likuma8.panta pirmo un ceturto punktu

1. Vispārīgie jautājumi

1. Noteikumi nosaka:

1.1. iekšējā audita darba organizācijas un iekšējā audita veikšanas kārtību;

1.2. iekšējā audita struktūrvienību darbības novērtējuma pamatprincipus un saturu, kā arī iekšējā audita struktūrvienību darbības novērtēšanas kārtību;

1.3. gadījumus, kuros Finanšu ministrijai ir tiesības veikt iekšējo auditu ministrijā vai iestādē attiecībā uz Eiropas Savienības struktūrfondu un Kohēzijas fonda, Eiropas Ekonomikas zonas finanšu instrumenta, Norvēģijas valdības finanšu instrumenta un Latvijas un Šveices sadarbības programmas (turpmāk – ārvalstu finanšu palīdzība) vadību.

2. Noteikumi attiecas uz ministrijām un iestādēm.

2. Iekšējā audita sistēma

3. Iekšējā audita sistēmu nosaka ar attiecīgu lēmumu, kurā norāda:

3.1. Ministru prezidentam padotās institūcijas vai ministrijas, kā arī iestādes iekšējā audita struktūrvienības darba apjomā ietvertās institūcijas un pilnvaras, veicot auditus šajās institūcijās;

3.2. Ministru prezidentam padotās institūcijas vai ministrijas:

3.2.1. padotības institūcijas, kurās izveidojamas iekšējā audita struktūrvienības, un šo struktūrvienību plānu un pārskatu, kā arī citas informācijas sniegšanas kārtību;

3.2.2. iekšējā audita struktūrvienības tiesības un uzdevumus padotības institūciju iekšējā audita struktūrvienību koordinācijā;

3.2.3. iekšējā audita struktūrvienības ziņošanas kārtību Ministru prezidentam, lēmējinstitūcijai vai ministram par iekšējā audita sistēmas darbības rezultātiem;

3.2.4. kārtību, kādā gūst pārliecību par padotības institūciju iekšējā audita struktūrvienību darba rezultātiem.

4. Iekšējā audita struktūrvienības reglamentā nosaka iekšējā audita struktūrvienības statusu, mērķi, funkcijas, uzdevumus, konsultāciju būtību, darba apjomu, struktūru, tiesības un atbildību.

5. Ministrijas vai iestādes iekšējā audita darba organizācijas un iekšējā audita ieteikumu ieviešanas uzraudzības kārtībā nosaka sadarbību ar institūcijas vadību, auditējamiem, ārējiem auditoriem un citām institūcijām (personām) Iekšējā audita likumā noteikto iekšējā audita struktūrvienības uzdevumu īstenošanai.

6. Iekšējā audita struktūrvienības vadītājs nosaka kārtību, kādā tiek sagatavots viedoklis par ministrijas vai iestādes iekšējās kontroles sistēmas darbību.

7. Ja tiek ietekmēta iekšējā auditora neatkarība vai objektivitāte plānošanā, darba uzdevuma veikšanā vai ziņošanā, iekšējais auditors nekavējoties rakstiski informē iekšējā audita struktūrvienības vadītāju, bet iekšējā audita struktūrvienības vadītājs – valsts sekretāru vai iestādes vadītāju (lēmējinstitūciju).

8. Ja valsts sekretārs vai iestādes vadītājs (lēmējinstitūcija) nepieņem lēmumu, lai novērstu iekšējā auditora vai iekšējā audita struktūrvienības vadītāja neatkarības vai objektivitātes ietekmēšanu, iekšējā audita struktūrvienības vadītājs informē nākamo augstāko amatpersonu un Iekšējā audita padomi.

3. Iekšējā audita struktūrvienības plānu izstrāde

3.1. Iekšējā audita vides noteikšana un aktualizācija

9. Iekšējā audita struktūrvienības vadītājs, nosakot iekšējā audita vidi, dokumentē visu ministrijā vai iestādē esošo auditējamo sistēmu un apakšsistēmu kopumu.

10. Iekšējā audita vidi, tai skaitā auditējamo sistēmu un apakšsistēmu aprakstu, apstiprina valsts sekretārs vai iestādes vadītājs (lēmējinstitūcija).

11. Ministrijas vai iestādes iekšējā audita vidē iekļauj:

11.1. ministrijas vai iestādes pamatdarbības sistēmas;

11.2. šādas vadības un atbalsta funkciju sistēmas (ja ministrijā vai iestādē tādas ir izveidotas):

11.2.1. stratēģiskā un darba plānošana;

11.2.2. riska vadība un kvalitātes vadība;

11.2.3. personāla vadība;

11.2.4. finanšu vadība un finanšu pārskati;

11.2.5. iekšējā un ārējā komunikācija;

11.2.6. darbības nodrošināšana, iepirkumi;

11.2.7. juridiskais atbalsts;

11.2.8. informācijas tehnoloģiju vadība.

12. Šo noteikumu 11.1.apakšpunktā minētās pamatdarbības sistēmas var iedalīt apakšsistēmās. Sistēmu iedalot apakšsistēmās, ņem vērā tās sarežģītību un iekšējā audita struktūrvienības resursus. Iekšējā audita struktūrvienības darba apjomā iekļauto apakšsistēmu aprakstā skaidro apakšsistēmu sadalījumu.

13. Šo noteikumu 11.2.apakšpunktā minētās vadības un atbalsta funkciju sistēmas nedala apakšsistēmās. Auditējamo sistēmu aprakstā skaidro katras vadības un atbalsta funkciju sistēmas sadalījumu.

14. Ministrija vai iestāde, kura ir iesaistīta Eiropas Savienības pilnīgi vai daļēji finansēto programmu un projektu vai ārvalstu finanšu palīdzības vadības funkciju īstenošanā, iekšējā audita vidē iekļauj Eiropas Savienības finansēto programmu un projektu un ārvalstu finanšu palīdzības projektu vadības sistēmas.

15. Ministru prezidentam padotās institūcijas vai ministrijas iekšējā audita vidē iekļauj attiecīgi Ministru prezidentam padotās institūcijas vai ministrijas iekšējā audita struktūrvienības darba apjomā iekļauto institūciju sistēmas (apakšsistēmas).

16. Iekšējā audita vidi aktualizē, ņemot vērā izmaiņas ministrijas vai iestādes funkcijās un uzdevumos un iekšējā audita struktūrvienības pilnvarās, kā arī ievērojot citus faktorus, kas ietekmē iekšējā audita vidi.

17. Sākotnējo informāciju par katru auditējamo sistēmu var uzglabāt atsevišķā lietā. Tajā ietver dokumentus un informāciju, kas raksturo auditējamo sistēmu.

3.2. Iekšējā audita struktūrvienības stratēģiskā plāna izstrāde

18. Iekšējā audita struktūrvienība sagatavo iekšējā audita struktūrvienības stratēģisko plānu (turpmāk – stratēģiskais plāns) piecu gadu laikposmam. Stratēģiskajā plānā ietver:

18.1. informāciju par iekšējā audita struktūrvienības:

18.1.1. resursiem;

18.1.2. iepriekšējā perioda darbības analīzes (pašnovērtējuma) rezultātu;

18.1.3. rezultatīvajiem rādītājiem, tai skaitā šo noteikumu 88.punktā minētajiem darba izpildes un kvalitātes rādītājiem;

18.1.4. attīstības prioritātēm, uzdevumiem un pasākumiem un to ieviešanas laiku vai regularitāti;

18.1.5. mācību vajadzībām, kas izriet no nepieciešamajām zināšanām un prasmēm iekšējā audita vidē noteikto sistēmu auditēšanai;

18.2. katra šo noteikumu 22.punktā minētā faktora skaitliskās vērtības skaidrojumu un attiecīgas vērtības piešķiršanas pamatojumu;

18.3. auditējamo sistēmu prioritātes novērtējumu (1.pielikums);

18.4. stratēģiskā plāna izpildes grafiku (2.pielikums);

18.5. skaidrojumu par iekšējā audita stratēģiju un iekšējā audita struktūrvienības gada plānā iekļautajiem iekšējiem auditiem.

19. Stratēģiskā plāna izstrāde ietver šādus posmus:

19.1. iekšējā audita vides noteikšana un aktualizācija, kā arī auditējamo sistēmu (apakšsistēmu) apraksta sagatavošana;

19.2. iekšējā audita vidē iekļauto sistēmu (apakšsistēmu) prioritātes noteikšana;

19.3. iekšējo auditu stratēģijas noteikšana;

19.4. nepieciešamo un pieejamo resursu saskaņošana;

19.5. stratēģiskā plāna izpildes grafika izstrāde.

20. Iekšējā audita struktūrvienības vadītājs dokumentē katru stratēģiskā plāna izstrādes posmu, lai nodrošinātu stratēģiskā plāna izstrādes izsekojamību.

21. Stratēģisko plānu aktualizē vismaz reizi gadā, ņemot vērā iekšējā audita struktūrvienības darba rezultātus, resursus, izmaiņas sistēmās, ministrijas vai iestādes funkcijās un citus faktorus, kas ietekmē iekšējā audita vidi.

3.2.1. Iekšējā audita vidē iekļauto sistēmu prioritātes noteikšana

22. Lai noteiktu iekšējā audita vidē iekļauto sistēmu prioritāti, iekšējā audita struktūrvienība izvērtē šādus faktorus:

22.1. iesaistīto resursu apjoms;

22.2. problēmas, par kurām ziņots iepriekšējos iekšējos auditos vai citos iekšējos informācijas avotos un ārējos auditos;

22.3. sistēmas nozīme iestādes mērķu sasniegšanā;

22.4. izmaiņas;

22.5. korupcijas (krāpšanas) iespēja;

22.6. nepieciešamā darbinieku kompetence;

22.7. iestādes reputācijas pasliktināšanās;

22.8. sistēmas sarežģītība.

23. Novērtējot šo noteikumu 22.2., 22.4., 22.5., 22.6. un 22.8.apakšpunktā minētā faktora ietekmi uz konkrēto sistēmu, tam piešķir attiecīgu skaitlisko vērtību 1, 3 vai 5:

23.1. vērtējums 1 norāda, ka faktora ietekme uz sistēmu ir maza vai arī tas neietekmē sistēmu;

23.2. vērtējums 3 norāda, ka faktora ietekme uz sistēmu ir vidēja, sistēmas darbība tiek ietekmēta, bet tā spēj darboties tālāk;

23.3. vērtējums 5 norāda, ka faktora ietekme uz sistēmu ir augsta, sistēmas darbība tiek nopietni ietekmēta vai arī tās darbība tiek apturēta.

24. Novērtējot šo noteikumu 22.1., 22.3. un 22.7.apakšpunktā minētā faktora ietekmi uz ministrijas vai iestādes darbību, tam piešķir attiecīgu skaitlisko vērtību 1, 3 vai 5:

24.1. vērtējums 1 norāda, ka faktora ietekme uz ministrijas vai iestādes darbību attiecīgās sistēmas ietvaros ir zema;

24.2. vērtējums 3 norāda, ka faktora ietekme uz ministrijas vai iestādes darbību attiecīgās sistēmas ietvaros ir vidēja;

24.3. vērtējums 5 norāda, ka faktora ietekme uz ministrijas vai iestādes darbību attiecīgās sistēmas ietvaros ir augsta.

25. Iekšējā audita struktūrvienības vadītājs iegūst informāciju par ministrijas valsts sekretāra vai iestādes vadītāja (lēmējinstitūcijas) novērtējumu, katrai sistēmai piešķirot attiecīgu skaitlisko vērtību 1, 3 vai 5:

25.1. vērtējums 1 norāda, ka vadītājs sistēmu vērtē kā zemas nozīmes sistēmu;

25.2. vērtējums 3 norāda, ka vadītājs sistēmu vērtē kā vidējas nozīmes sistēmu;

25.3. vērtējums 5 norāda, ka vadītājs sistēmu vērtē kā augstas nozīmes sistēmu.

26. Veicot novērtējumu, iekšējā audita struktūrvienība iegūst informāciju no ministrijas valsts sekretāra vai iestādes vadītāja, auditējamās sistēmas vadītāja un citiem informācijas avotiem.

27. Katras iekšējā audita vidē iekļautās sistēmas kopējo novērtējumu nosaka, saskaitot katra faktora skaitliskās vērtības un īpatsvara koeficienta reizinājumu un ministrijas valsts sekretāra vai iestādes vadītāja (lēmējinstitūcijas) novērtējuma un īpatsvara koeficienta reizinājumu (1.pielikums).

28. Iekšējā audita struktūrvienības vadītājs izvērtē novērtējuma rezultātus un auditējamās sistēmas iedala šādās grupās:

28.1. augstas prioritātes sistēmas;

28.2. vidējas prioritātes sistēmas;

28.3. zemas prioritātes sistēmas.

29. Augstu prioritāti piešķir ne mazāk kā 10 % auditējamo sistēmu ar augstāko kopējo novērtējumu. Pārējās sistēmas nosaka kā vidējas un zemas prioritātes sistēmas.

3.2.2. Iekšējo auditu stratēģijas noteikšana

30. Izstrādājot stratēģiskā plāna izpildes grafiku, iekšējā audita struktūrvienības vadītājs pieņem lēmumu par iekšējo auditu biežumu un iekšējā audita veikšanai nepieciešamo dienu skaitu saskaņā ar sistēmu prioritātes novērtējumu, iekšējā audita struktūrvienības resursiem, kā arī ņemot vērā attiecīgās ministrijas vai iestādes specifiku.

31. Atkarībā no sistēmas prioritātes nosaka iekšējo auditu biežumu:

31.1. augstas prioritātes sistēmas auditē ne retāk kā reizi trijos gados;

31.2. vidējas prioritātes sistēmas auditē ne retāk kā reizi četros gados;

31.3. zemas prioritātes sistēmas auditē ne retāk kā reizi piecos gados.

32. Ja saskaņā ar sistēmas risku novērtējumu atlikušais risks ir zems, iekšējā audita struktūrvienības vadītājs var pieņemt lēmumu zemas prioritātes sistēmas auditēt retāk nekā reizi piecos gados. Sistēmas risku novērtējumā norāda identificētos riskus, to ietekmi un iekšējās kontroles uzbūves vērtējuma rezultātu, kuru dokumentē. Iekšējā audita vadītāja lēmums un sistēmas riska novērtējums ir neatņemama stratēģiskā plāna sastāvdaļa.

33. Ja nepieciešams, iekšējā audita struktūrvienības vadītājs var noteikt citu iekšējo auditu biežumu, bet ne retāku, kā minēts šo noteikumu 31. un 32.punktā.

3.2.3. Nepieciešamo un pieejamo resursu saskaņošana

34. Stratēģiskajā plānā iekļauto sistēmu auditēšanai nepieciešamo dienu skaitu piecus gadus ilgam laikposmam aprēķina, saskaitot ar iekšējo auditu saistīto dienu skaitu.

35. Nosakot pieejamo dienu skaitu, ņem vērā brīvdienas, svētku dienas, atvaļinājumus, mācības un citus ar iekšējo auditu nesaistītus darbus.

36. Lai noteiktu kopējo pieejamo dienu skaitu, saskaita visiem iekšējiem auditoriem pieejamo ar iekšējo auditu saistīto dienu skaitu gadā un reizina ar stratēģiskā plāna laika periodu (3.pielikums).

37. Iekšējā audita veikšanai nepieciešamo dienu skaitā iekļauj ar iekšējā audita grafika izpildi saistītos darbus un citus darbus, kas saistīti ar iekšējā audita darbību, kā arī laiku, kas nepieciešams iekšējā audita struktūrvienības vadītājam uzraudzības funkciju nodrošināšanai.

38. Iekšējā audita struktūrvienības vadītājs informē ministrijas valsts sekretāru vai iestādes vadītāju (lēmējinstitūciju) par darba apjoma un resursu izmaiņām un resursu trūkuma iespējamām sekām.

39. Lai samazinātu starpību starp pieejamiem un nepieciešamiem laika resursiem un cilvēkresursiem, ministrijas valsts sekretārs vai iestādes vadītājs pieņem lēmumu par papildu resursu vai ārpakalpojuma nepieciešamību.

40. Apkopojot aprēķinu rezultātus, sagatavo stratēģiskā plāna izpildes grafiku.

3.3. Iekšējā audita struktūrvienības gada plāns

41. Iekšējā audita struktūrvienības gada plānā (turpmāk – gada plāns) (4.pielikums) ietver stratēģiskā plāna izpildes grafika kārtējā gada sistēmas (apakšsistēmas) un iekšējā audita nosaukumu, kas izriet no sistēmu (apakšsistēmu) sadalījuma, Ministru kabineta noteiktās kopējās valsts pārvaldē auditējamās prioritātes, kā arī papildu uzdevumus pēc Ministru prezidenta, ministra, valsts sekretāra vai iestādes vadītāja (lēmējinstitūcijas) pieprasījuma.

42. Iekšējā audita struktūrvienības vadītājs uzrauga gada plāna izpildes gaitu un aktualizē gada plānu, ja ir notikušas vai paredzētas būtiskas izmaiņas. Aktualizētajam gada plānam iekšējā audita struktūrvienības vadītājs pievieno skaidrojumu par gada plāna izmaiņām un to nepieciešamību.

4. Iekšējā audita struktūrvienības plānu apstiprināšana un iesniegšana Finanšu ministrijā un Valsts kontrolē

43. Stratēģisko plānu un gada plānu:

43.1. Ministru prezidentam padotas institūcijas vadītājs vai ministrijas valsts sekretārs, vai iestādes vadītājs (lēmējinstitūcija) apstiprina līdz kārtējā gada 15.decembrim;

43.2. iestādes vadītājs, izņemot Ministru prezidentam padotas institūcijas vadītāju, iesniedz ministrijas valsts sekretāram līdz kārtējā gada 20.decembrim.

44. Ministrijas valsts sekretārs nodrošina ministrijas un iestādes stratēģiskā plāna un gada plāna iesniegšanu Valsts kontrolē un Finanšu ministrijā līdz kārtējā gada 30.decembrim. Ministru prezidentam padotas institūcijas vadītājs nodrošina Ministru prezidentam padotās institūcijas stratēģiskā plāna un gada plāna iesniegšanu Valsts kontrolē un Finanšu ministrijā līdz kārtējā gada 30.decembrim.

45. Iekšējā audita struktūrvienības vadītājs aktualizēto stratēģisko plānu un gada plānu iesniedz apstiprināšanai ministrijas valsts sekretāram vai iestādes vadītājam (lēmējinstitūcijai). Aktualizēto stratēģisko plānu un gada plānu kopā ar šo noteikumu 42.punktā minēto skaidrojumu:

45.1. iestādes vadītājs (izņemot Ministru prezidentam padotas institūcijas vadītāju) iesniedz valsts sekretāram piecu darbdienu laikā pēc izmaiņu apstiprināšanas;

45.2. ministrijas valsts sekretārs iesniedz Valsts kontrolē un Finanšu ministrijā piecu darbdienu laikā pēc iestāžu (izņemot Ministru prezidentam padotu institūciju) plānu saņemšanas vai ministrijas aktualizēto plānu apstiprināšanas;

45.3. Ministru prezidentam padotas institūcijas vadītājs iesniedz Valsts kontrolē un Finanšu ministrijā piecu darbdienu laikā pēc izmaiņu apstiprināšanas.

5. Iekšējā audita posmi

46. Iekšējā audita procesu iedala šādos posmos:

46.1. iekšējā audita plānošana;

46.2. pārbaudes un rezultātu novērtējums;

46.3. iekšējā audita ziņojuma un ieteikumu ieviešanas grafika sagatavošana;

46.4. iekšējā audita slēgšana;

46.5. ieteikumu ieviešanas uzraudzība;

46.6. iekšējā audita lietas slēgšana.

47. Lai sekmētu iekšējā audita gaitā uzkrāto darba dokumentu apkopošanu un sistematizēšanu, kā arī lai trešā persona varētu izsekot iekšējā audita norisei, visus iekšējā audita darba dokumentus apkopo iekšējā audita lietā.

48. Lai nodrošinātu, ka iekšējā audita lieta pilnīgi un precīzi atspoguļo iekšējo auditu, iekšējais auditors dokumentē to informāciju, kas pamato iekšējā auditora konstatētos faktus, secinājumus un ieteikumus.

49. Informāciju, kas sniedz pierādījumus par konstatētajiem faktiem, secinājumiem un ieteikumiem un nodrošina katra iekšējā audita posma izsekojamību, ievieto iekšējā audita lietā.

50. Iekšējā audita lietas sadaļās dokumentus ievieto šo noteikumu 46.punktā noteiktajā iekšējā audita posmu īstenošanas secībā.

51. Katrai iekšējā audita lietai piešķir numuru, norāda iekšējā audita nosaukumu, iekšējā audita lietas glabāšanas termiņu un citas identifikācijas pazīmes atbilstoši iekšējā audita struktūrvienības vadītāja noteiktajai metodikai, ņemot vērā institūcijas darbību reglamentējošos un citus tiesību aktus.

5.1. Iekšējā audita plānošana

52. Iekšējā audita plānošanas ietvaros iekšējā audita struktūrvienības vadītājs izvērtē katra iekšējā audita posma veikšanai nepieciešamos resursus un palīdzības saņemšanas nepieciešamību no ekspertiem vai konsultantiem.

53. Lai informētu auditējamās institūcijas vai struktūrvienības vadītāju par plānoto iekšējo auditu, iekšējā audita struktūrvienība pirms iekšējā audita uzsākšanas sagatavo un nosūta auditējamās institūcijas vai struktūrvienības vadītājam informatīvu vēstuli. Vēstulē norāda iekšējā audita nosaukumu, iekšējo auditoru (auditorus), kas veiks iekšējo auditu, kā arī lūdz sniegt iekšējā audita gaitā nepieciešamo informāciju.

54. Lai noteiktu iekšējā audita mērķi un apjomu, kā arī identificētu sistēmas riskus, iekšējais auditors veic sistēmas izpēti. Sistēmas izpēte ietver:

54.1. visu normatīvo aktu, kā arī citas uz auditējamo sistēmu attiecināmas informācijas analīzi;

54.2. uz auditējamo sistēmu attiecināmās iepriekšējā iekšējā audita lietā ietvertās informācijas izvērtēšanu;

54.3. citu iekšējo un ārējo auditu atklājumu un ieteikumu ieviešanas statusa izvērtējumu;

54.4. citu pārliecības sniedzēju darba rezultātu izvērtējumu;

54.5. ja nepieciešams, auditējamo anketēšanu;

54.6. risku iespējamības novērtēšanu par:

54.6.1. iekšējās kontroles darbības atbilstību ministrijas vai iestādes mērķiem;

54.6.2. ministrijas vai iestādes finanšu uzskaites un citas informācijas ticamību un pietiekamību;

54.6.3. ministrijas vai iestādes struktūrvienību darbības atbilstību tiesību aktiem, noteiktajām funkcijām un apstiprinātajiem rīcības plāniem;

54.6.4. ministrijas vai iestādes darbības resursu izmaksu efektivitāti, kā arī ekonomisko un funkcionālo efektivitāti un resursu sargāšanu no zaudējumiem;

54.6.5. korupciju (krāpšanu).

55. Lai noteiktu iekšējā audita un sistēmas mērķi, iekšējā audita apjomu, auditējamās sistēmas riskus, kontroles un iekšējā audita laikā izmantojamos kontroļu novērtēšanas kritērijus, sistēmas izpētes laikā iekšējais auditors iegūst informāciju no auditējamās institūcijas vai struktūrvienības vadītāja.

56. Pēc sistēmas izpētes iekšējais auditors informē auditējamās institūcijas vai struktūrvienības vadītāju par iekšējā audita un sistēmas mērķi, iekšējā audita apjomu, kontroļu novērtēšanas kritērijiem, pārbaužu uzsākšanas plānoto termiņu, ziņojuma projekta sagatavošanas plānoto termiņu un ziņojuma adresātiem.

57. Iekšējais auditors saskaņā ar sistēmas mērķi, iekšējā audita mērķi un iekšējā audita apjomu nosaka sistēmas riskus, kā arī esošās kontroles, kas kavē vai samazina attiecīgo risku.

58. Iekšējais auditors sniedz pamatotu vērtējumu par iekšējās kontroles uzbūvi, identificējot sistēmas vājākos posmus, un nosaka, kuras kontroles iekšējā audita gaitā ir nepieciešams pārbaudīt un novērtēt, vai tās darbojas un ir efektīvas.

59. Iekšējais auditors nosaka pārbaudēs izmantojamās informācijas iegūšanas veidu, analizēšanas un novērtēšanas metodes.

60. Pirms pārbaužu uzsākšanas visus iekšējā audita plānošanas posmā sagatavotos dokumentus apstiprina iekšējā audita struktūrvienības vadītājs.

61. Ja iekšējā audita gaitā tiek identificēti jauni riski vai rodas nepieciešamība mainīt iekšējā audita mērķi, apjomu vai kontroļu novērtēšanas kritērijus, izmaiņas apstiprina iekšējā audita struktūrvienības vadītājs. Par izmaiņām informē auditējamās institūcijas vai struktūrvienības vadītāju.

5.2. Pārbaudes un rezultātu novērtējums

62. Lai izdarītu secinājumus par kontroļu darbību un efektivitāti, iekšējais auditors lieto tādas pārbaudes metodes, kas nodrošina pietiekamas, ticamas, attiecināmas un derīgas informācijas iegūšanu un ar kurām visefektīvāk var sasniegt iekšējā audita mērķi.

63. Pārbaudes laikā iekšējais auditors iegūst informāciju par kontroles darbību un efektivitāti, novirzēm, to cēloņiem un noviržu iespējamo ietekmi.

64. Iekšējā audita pārbaudes var veikt izlases veidā. Lai veiktu izlasi, iekšējais auditors nosaka un pamato izlases metodi un izlases lielumu.

65. Iekšējie auditori dokumentē pārbaužu gaitā iegūto informāciju darba dokumentos.

66. Darba dokumenti var būt papīra, elektroniskā, fotogrāfiju vai jebkādā citā formā. Darba dokumentā norāda tā sagatavotāju un pārbaudītāju, iekšējā audita numuru, pārbaudes mērķi, kā arī iegūtās informācijas avotu.

67. Secinājumi un ieteikumi izriet no darba dokumentos apkopotās informācijas. Secinājums ir iekšējā auditora vērtējums par kontroles darbību un efektivitāti, noviržu cēloņiem un noviržu ietekmi uz pārbaudāmo procesu, sistēmu vai institūciju kopumā.

68. Pēc pārbaužu rezultātu izvērtēšanas iekšējais auditors sagatavo dokumentētu iekšējās kontroles sistēmas novērtējumu, kuru pamato ar veikto pārbaužu rezultātiem, un sniedz secinājumus un ieteikumus iekšējās kontroles sistēmas uzlabošanai. Iekšējās kontroles sistēmas novērtējumu apstiprina iekšējā audita struktūrvienības vadītājs.

69. Ja iekšējam auditoram radušās pamatotas aizdomas par prettiesiskām darbībām, par kurām būtu nepieciešams informēt tiesībaizsardzības institūcijas, viņam ir pienākums par to nekavējoties rakstiski ziņot iekšējā audita struktūrvienības vadītājam. Iekšējā audita struktūrvienības vadītājs par to informē ministrijas valsts sekretāru vai iestādes vadītāju.

5.3. Iekšējā audita ziņojuma un ieteikumu ieviešanas grafika pamatprasības un sagatavošana

5.3.1. Iekšējā audita ziņojuma un ieteikumu ieviešanas grafika pamatprasības

70. Iekšējā audita ziņojumi ir precīzi, objektīvi, konstruktīvi, pilnīgi, savlaicīgi un lietišķi.

71. Iekšējā audita ziņojumā ietver iekšējā audita mērķi, apjomu, konstatējumus, secinājumus un ieteikumus, kā arī informāciju, vai ir sasniegts iekšējā audita mērķis.

72. Ziņojumā ietvertos konstatētos faktus pamato ar iekšējā audita lietā ietvertajiem pierādījumiem. Iekšējā audita ziņojumā ietvertie ieteikumi izriet no iekšējās kontroles sistēmas novērtējumā ietvertajiem secinājumiem, bet secinājumi – no konstatējumiem.

73. Iekšējā audita ziņojumu un ieteikumu ieviešanas grafiku paraksta iekšējais auditors un iekšējā audita struktūrvienības vadītājs.

5.3.2. Iekšējā audita ziņojuma un ieteikumu ieviešanas grafika sagatavošana

74. Pēc iekšējās kontroles sistēmas novērtēšanas iekšējais auditors pārrunā ar auditējamo iekšējā audita konstatējumus un secinājumus un sagatavo iekšējā audita ziņojuma un ieteikumu ieviešanas grafika projektu.

75. Ieteikumu ieviešanas grafika projektā iekšējais auditors norāda ieteikumus un piešķir tiem augstu, vidēju vai zemu prioritāti.

76. Iekšējā audita ziņojuma un ieteikumu ieviešanas grafika projektu iekšējā audita struktūrvienības vadītājs nosūta viedokļa sniegšanai auditējamās institūcijas vai struktūrvienības vadītājam. Auditējamais ieteikumu ieviešanas grafika projektā norāda plānoto rīcību ieteikumu ieviešanai, ieteikumu ieviešanas termiņu un atbildīgo struktūrvienību (amatpersonu).

77. Savstarpējo informācijas apmaiņu par iekšējā audita ziņojuma un ieteikumu ieviešanas grafika projektu iekšējais auditors dokumentē un iekļauj iekšējā audita lietā.

78. Iekšējā audita struktūrvienības vadītājs izvērtē auditējamās institūcijas vai struktūrvienības vadītāja sniegto viedokli par iekšējā audita ziņojuma un ieteikumu ieviešanas grafika projektu un, ja nepieciešams, tos precizē.

79. Iekšējā audita ziņojumu un ieteikumu ieviešanas grafiku iesniedz ministrijas valsts sekretāram vai iestādes vadītājam (lēmējinstitūcijai). Ministrijas valsts sekretārs vai iestādes vadītājs (lēmējinstitūcija) pieņem lēmumu par ieteikumu ieviešanas grafikā iekļauto ieteikumu ieviešanu.

80. Iekšējā audita struktūrvienības vadītājs sniedz priekšlikumus ministrijas valsts sekretāram vai iestādes vadītājam (lēmējinstitūcijai), kuras atbildīgās amatpersonas iepazīstināmas ar iekšējā audita ziņojumu un ieteikumu ieviešanas grafiku. Iekšējā audita struktūrvienības vadītājs nodrošina, lai ministrijas valsts sekretāra vai iestādes vadītāja (lēmējinstitūcijas) noteiktās amatpersonas būtu iepazīstinātas ar iekšējā audita ziņojumu un ieteikumu ieviešanas grafiku.

81. Ja iekšējā audita ziņojumā ir atklātas būtiskas kļūdas vai nepilnības, iekšējā audita struktūrvienības vadītājs par labojumiem informē visas personas, kas saņēmušas sākotnējo iekšējā audita ziņojumu un ministrijas valsts sekretāra vai iestādes vadītāja (lēmējinstitūcijas) apstiprināto ieteikumu ieviešanas grafiku.

5.4. Iekšējā audita slēgšana un ieteikumu ieviešanas uzraudzība

82. Iekšējo auditu slēdz pēc ieteikumu ieviešanas grafika apstiprināšanas.

83. Iekšējā audita slēgšanas posmā iekšējā audita struktūrvienības vadītājs nodrošina iekšējā audita lietas pārbaudi, lai pārliecinātos par iekšējā audita lietas kvalitāti.

84. Iekšējā audita struktūrvienības vadītājs informē ministrijas valsts sekretāru vai iestādes vadītāju (lēmējinstitūciju) par ieteikumu ieviešanas gaitu. Ministrijas valsts sekretārs vai iestādes vadītājs (lēmējinstitūcija) pieņem lēmumu par turpmāko rīcību, ja ieteikums nav ieviests ieteikumu ieviešanas grafikā noteiktajā termiņā.

5.5. Iekšējā audita lietas slēgšana

85. Iekšējā audita lietu slēdz pēc tam, kad iekšējais auditors ir pārliecinājies par visu apstiprināto iekšējā audita ieteikumu ieviešanu vai pēc to atcelšanas.

86. Visus dokumentus, kas pierāda un apstiprina iekšējā audita ieteikumu ieviešanu, ievieto iekšējā audita lietā.

6. Iekšējā audita izpildes un darba kvalitātes uzraudzība

87. Iekšējā audita struktūrvienības vadītājs nosaka iekšējā audita izpildes un darba kvalitātes uzraudzības, kā arī darba izpildes un kvalitātes rādītāju uzkrāšanas un analīzes kārtību, lai nodrošinātu:

87.1. pastāvīgu iekšējā audita procesa izpildes un kvalitātes uzraudzību;

87.2. iekšējā audita struktūrvienības periodisku iekšējo pašnovērtējumu;

87.3. iekšējā audita struktūrvienības periodisku ārējo novērtējumu;

87.4. efektīvas uzraudzības sistēmas izveidi gada plāna izpildei.

88. Iekšējam auditam ir vismaz šādi darba izpildes un kvalitātes rādītāji:

88.1. personāla kvalifikācija:

88.1.1. iekšējā auditora vidējais darba pieredzes laiks auditā (gados);

88.1.2. sertificēto iekšējo auditoru skaits attiecībā pret kopējo iekšējo auditoru skaitu (procentos);

88.2. iekšējā audita procesa efektivitāte:

88.2.1. noslēgto iekšējo auditu skaits;

88.2.2. iekšējā audita ziņojumu skaits;

88.2.3. ar iekšējo auditu saistīto dienu skaits pret kopējo darbam patērēto dienu skaitu pārskata gadā (procentos);

88.2.4. gada plāna izpilde (procentos);

88.2.5. gadījumu skaits, kad ir pārsniegts iekšējā audita ziņojuma iesniegšanas termiņš, attiecībā pret kopējo iekšējā audita ziņojumu skaitu (procentos).

88.3. iekšējā audita struktūrvienības pievienotā vērtība:

88.3.1. ieviesto ieteikumu skaits attiecībā pret ieteikumu skaitu, kuriem iestājies ieviešanas termiņš (procentos);

88.3.2. konsultāciju dienu skaits pret kopējo ar iekšējo auditu saistīto dienu skaitu (procentos);

88.3.3. iekšējā audita struktūrvienības vadītāja ikgadējais darbības novērtēšanas rezultāts;

88.3.4. auditējamo un ministrijas valsts sekretāra vai iestādes vadītāja sniegtais vidējais vērtējums par iekšējā audita struktūrvienību (1–4 punkti);

88.3.5. Finanšu ministrijas veiktās iekšējā audita struktūrvienības darbības novērtēšanas skaitliskais vērtējums (1–4 punkti);

88.3.6. Iekšējā audita padomes sniegtais novērtējums (ir/nav konstatētas nepilnības).

89. Lai iegūtu šo noteikumu 88.3.4.apakšpunktā minēto darba izpildes un kvalitātes rādītāju, iekšējā audita struktūrvienības vismaz reizi gadā veic auditējamo un ministrijas valsts sekretāra vai iestādes vadītāja aptauju par pārskata gadā noslēgtajiem iekšējiem auditiem, lūdzot atbildēt vismaz uz šo noteikumu 5.pielikumā minētajiem jautājumiem.

90. Iekšējā audita struktūrvienības veic šo noteikumu 88.punktā minēto darba izpildes un kvalitātes rādītāju uzskaiti par katru kalendāra gadu un analizē minēto rādītāju tendences.

91. Darba izpildes un kvalitātes rādītāju analīzes rezultātus ņem vērā, sagatavojot stratēģisko plānu un gada plānu.

92. Ministrijas padotībā esošo institūciju iekšējā audita struktūrvienību darbības koordinācija ietver šādas darbības:

92.1. ministrijas viedokļa sniegšana par padotībā esošo institūciju izstrādāto iekšējā audita veikšanas kārtību;

92.2. to ministrijas uzdevumu un pienākumu izpildes uzraudzības nodrošināšana, kas noteikti lēmumā par iekšējā audita sistēmu ministrijā;

92.3. padotībā esošo institūciju iekšējā audita struktūrvienību plānu apkopošana un ieteikumu sniegšana to pilnveidošanai;

92.4. horizontālo un vertikālo iekšējo auditu organizēšana un koordinēšana;

92.5. padotībā esošo institūciju iesniegto iekšējā audita struktūrvienību gada pārskatu apkopošana, izvērtēšana un priekšlikumu sniegšana to pilnveidošanai;

92.6. regulāru tikšanos organizēšana;

92.7. iekšējā audita attīstības un labas prakses jautājumu pārrunāšana;

92.8. konsultāciju sniegšana iekšējā audita jautājumos.

7. Iekšējā audita struktūrvienības gada pārskati