Dokumentu izmantošanas kārtība Latvijas Nacionālā arhīva lasītavās

1. Definīcijas un saīsinājumi.1.1. Regula – Eiropas Parlamenta un Padomes 2016. gada 27. aprīļa Regulas Nr. 2016/679 par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti un ar ko atceļ Direktīvu 95/46/EK (Vispārīgā datu aizsardzības regula).1.2. LNA – Latvijas Nacionālais arhīvs.1.3. LNA darbības noteikumi – Ministru kabineta 06.11.2012. noteikumi Nr. 747 "Latvijas Nacionālā arhīva darbības noteikumi".1.4. LNA nolikums – Ministru kabineta 28.12.2010. noteikumi Nr. 1234 "Latvijas Nacionālā arhīva nolikums".1.5. Personas dati – jebkura informācija, kas attiecas uz identificētu vai identificējamu fizisku personu (datu subjekts); identificējama fiziska persona ir tāda, kuru var tieši vai netieši identificēt, jo īpaši atsaucoties uz identifikatoru, piemēram, minētās personas vārdu, uzvārdu, identifikācijas numuru, atrašanās vietas datiem, tiešsaistes identifikatoru, vienu vai vairākiem minētajai fiziskajai personai raksturīgiem fiziskās, fizioloģiskās, ģenētiskās, garīgās, ekonomiskās, kultūras vai sociālās identitātes faktoriem.1.6. Datu subjekts – identificēta vai identificējama fiziskā persona.1.7. Apstrāde – jebkura ar personas datiem vai personas datu kopumiem veikta darbība vai darbību kopums, ko veic ar vai bez automatizētiem līdzekļiem, piemēram, vākšana, reģistrācija, organizēšana, strukturēšana, glabāšana, pielāgošana vai pārveidošana, atgūšana, aplūkošana, izmantošana, izpaušana, nosūtot, izplatot vai citādi darot tos pieejamus, saskaņošana vai kombinēšana, ierobežošana, dzēšana vai iznīcināšana.1.8. Pārzinis – fiziska vai juridiska persona, publiska iestāde, aģentūra vai cita struktūra, kas viena pati vai kopīgi ar citām nosaka personas datu apstrādes nolūkus un līdzekļus un veic personu datu apstrādi.1.9. Saņēmējs – fiziska vai juridiska persona, publiska iestāde, aģentūra vai cita struktūra, kurai izpauž personas datus – neatkarīgi no tā, vai tā ir trešā persona, vai nav. Publiskas iestādes, kas var saņemt personas datus saistībā ar konkrētu izmeklēšanu saskaņā ar Eiropas Savienības vai dalībvalsts tiesību aktiem, netiek uzskatītas par saņēmējiem.1.10. Trešā persona – fiziska vai juridiska persona, publiska iestāde, aģentūra vai struktūra, kura nav datu subjekts, pārzinis, apstrādātājs un personas, kuras pārziņa vai apstrādātāja tiešā pakļautībā ir pilnvarotas apstrādāt personas datus.1.11. Piekrišana – datu subjekta (fiziskas personas) piekrišana – jebkura brīvi sniegta, konkrēta, apzināta un viennozīmīga norāde uz datu subjekta vēlmēm, ar kuru viņš paziņojuma vai skaidri apstiprinošas darbības veidā sniedz piekrišanu savu personas datu apstrādei.1.12. Personas datu aizsardzības pārkāpums – pārkāpums, kura rezultātā notiek nejauša vai nelikumīga nosūtīto, uzglabāto vai citādi apstrādāto personas datu iznīcināšana, nozaudēšana, pārveidošana, neatļauta izpaušana vai piekļuve tiem.1.13. Definīcijas un termini lietoti atbilstoši Regulā ietvertajām definīcijām un terminiem.2. Personas pienākumi un atbildība.Personai, kura izmanto LNA dokumentus un apstrādā (tai skaitā iegūst, glabā) citu personu personas datus, ir saistošas prasības attiecībā uz personas datu apstrādi. Veicot personas datu apstrādi, persona atbildoši Regulas 4. panta 7. punktam kļūst par personas datu pārzini un ir atbildīga par personas datu apstrādes atbilstību Regulai un nacionālajiem normatīvajiem aktiem. Persona kā pārzinis par personu datu aizsardzības pārkāpumiem ir saucama pie administratīvās atbildības saskaņā ar Regulas 83. pantu.Persona ir informēta, ka saskaņā ar Arhīvu likuma 13. panta pirmo daļu un otrās daļas 4. punktu arī vispārpieejamos dokumentos esošie personu dati ir ierobežotas pieejamības informācija un apstrādājami atbilstoši Regulas prasībām.Saskaņā ar Arhīvu likuma 13. panta ceturto daļu persona ir atbildīga par to, lai dokumentus ar pieejamības ierobežojumiem izmantotu vienīgi likumīgam un pieprasījumā norādītajam mērķim un pieprasījumam atbilstošā apjomā.3. LNA kā pārziņa identitāte un kontaktinformācija.Latvijas Nacionālais arhīvsJuridiskā adrese: Šķūņu iela 11, Rīga, LV-1050Tālrunis 20043706, e-pasts LNA@arhivi.gov.lvTālrunis dokumentu izmantošanas un pieejamības jautājumos: 20014824Saziņai ar Latvijas Nacionālā arhīva datu aizsardzības speciālistu lūdzam rakstīt uz DAS@arhivi.gov.lv.4. LNA personas datu apstrādes nolūki un pamatojums.4.1. Saskaņā ar Regulas 6. panta 1. punkta c) apakšpunktu un 3. punkta b) apakšpunktu, lai izpildītu uz LNA attiecināmu juridisku pienākumu, apstrāde ir pamatota ar Latvijas Republikas normatīvo aktu prasībām: Arhīvu likuma 12. panta pirmā, otrā daļa, otrā prim daļa, 13. panta otrās daļas 4. punkts un trešā daļa, LNA darbības noteikumu 20. punkts, Administratīvā procesa likuma 56. panta pirmā daļa, 59. pants, 60. panta pirmā daļa, 70. panta otrā daļa un Paziņošanas likuma 4. panta pirmā daļa – šādiem personas datu veidiem:4.1.1. vārds, uzvārds un personas kods vai ārzemniekam ‒ dzimšanas datums, identifikācijas kods, kas ierakstīts ārzemnieka personu apliecinošajā dokumentā, un valsts, kas izsniegusi šo dokumentu;4.1.2. pieprasījuma tēma un pamatojums, kā arī personas norādītie personas dati, kas palīdz pieprasījuma izpildei;4.1.3. adrese atbildes saņemšanai un saziņas līdzekļi (tālruņa numurs un e-pasta adrese) pieprasījuma izpildei un informācijas iegūšanai, saņemšanai un nosūtīšanai;4.1.4. ziņas par institūciju, darba vietu, juridisko personu, kuru pārstāv (ja dokumentus izmanto tās uzdevumā), vai mācību iestādi, ja pēta studiju vajadzībām.4.2. Saskaņā ar Regulas 6. panta 1. punkta e) apakšpunktu un 3. punkta b) apakšpunktu, lai izpildītu uzdevumu, ko veic LNA, īstenojot likumīgi piešķirtās pilnvaras un uzdevumus, ko veic sabiedrības interesēs, ar nolūku (apstrādes mērķi) ‒ LNA arhīva pakalpojumu un statistikas analīze par dokumentu izmantotājiem (anonimizētā veidā – vecums, pētnieku izglītība, pētījumu mērķi u. c.), lasītavu apmeklētāju skaitu un apmeklējuma mērķiem, pētījumu kategorijām u. c. interesēm lasītavās, apstrāde ir pamatota ar Latvijas Republikas normatīvo aktu prasībām – Arhīvu likuma 20. panta otrā daļas 4., 5. un 9. punkts un LNA nolikuma 3.12. un 3.14. apakšpunkts un 13. punkts – šādiem personas datu veidiem: izglītība, zinātniskais grāds.4.3. Ar LNA direktora rīkojumu noteiktās vietās, tai skaitā arī daļā LNA lasītavu, tiek veikta videonovērošana bez audioieraksta saskaņā ar Regulas 6. panta 1. punkta c) apakšpunktu un 3. punkta b) apakšpunktu, lai LNA īstenotu likumīgi piešķirtās pilnvaras un uzdevumus, ar nolūku (apstrādes mērķi) ‒ noziedzīgu nodarījumu novēršana, atklāšana saistībā ar īpašuma aizsardzību, un ar mērķi nodrošināt LNA uzkrāto dokumentu ar arhīvisko vērtību preventīvo aizsardzību un saglabāšanu saskaņā ar Arhīvu likuma 20. panta otrās daļas 3. punktā noteikto kompetenci.5. Personu datu saņēmēji.Personas datus saņems (apstrādās) vienīgi LNA pilnvarotās personas (amatpersonas un darbinieki) tiešo amata (darba) pienākumu, uzdevumu izpildei vajadzīgajā apjomā. LNA amatpersonām un darbiniekiem ir saistošas konfidencialitātes prasības personas datu apstrādē un ir aizliegts veikt personas datu apstrādi, kas nav saistīta ar tiešo amata (darba) pienākumu izpildi. LNA pilnvaroto personu saistības un pienākumi videonovērošanā iegūto personu datu apstrādē ir noteiktas LNA direktora rīkojumos un iekšējos noteikumos.Personu datus LNA trešajām personām nenodos, izņemot gadījumus, kad normatīvie akti (t. sk. starptautiskie) paredz šādu datu nodošanu, piemēram, tiesībaizsardzības iestādēm un tiesām. Nav paredzēta personu datu nodošana trešajām valstīm.6. Personas datu glabāšanas ilgums.Iesniegumu dokumentu izmantošanai lasītavās (tai skaitā iesniegumos esošo personas datu) glabāšanas ilgums (termiņš) noteikts LNA lietu nomenklatūrā. Pēc glabāšanas termiņa beigām iesniegumi un tajos esošie personas dati tiek iznīcināti normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā.Saskaņā ar LNA iekšējos normatīvos noteikto kārtību un Administratīvā procesa likuma 64. panta pirmo daļu, 69. panta otro daļu, 79. panta pirmo daļu un 91. panta ceturto daļu videonovērošanas ierakstus glabā līdz to automātiskai dzēšanai, bet ne ilgāk kā 30 dienas. Savukārt drošības incidentu (nacionālā dokumentārā mantojuma bojāšana, piesavināšanās, arhīva dokumentu izmantošanas noteikumu pārkāpumi, konflikti un strīdus situācijas lasītavās, nelikumīga iekļūšana telpās u. c.) gadījumos glabā 1 gadu, bet, ja lietas izskatīšana saistībā ar drošības incidentu turpinās, tad atbilstoši attiecīgās lietas glabāšanas termiņam. Pēc glabāšanas termiņa beigām videoieraksti un tajos esošie personas dati tiek iznīcināti normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā.7. Personas tiesības piekļūt saviem personas datiem.7.1. Iesniedzot iesniegumu, personai ir tiesības saņemt no LNA apstiprinājumu par to, vai attiecībā uz personu tiek vai netiek apstrādāti personas dati, un, ja tiek apstrādāti, personai ir tiesības piekļūt attiecīgajiem datiem un saņemt šādu informāciju:7.1.1. apstrādes nolūks;7.1.2. attiecīgo personas datu kategorijas;7.1.3. personas datu saņēmēji vai saņēmēju kategorijas, kam personas dati ir izpausti vai kam tos izpaudīs, izņemot gadījumus, kad izpaušanu aizliedz normatīvie akti;7.1.4. paredzētais laikposms, cik ilgi personas dati tiks glabāti, vai, ja nav iespējams, kritēriji, ko izmanto minētā laikposma noteikšanai;7.1.5. informāciju par personas datu veidiem, attiecībā uz kuru apstrādi personai ir tiesības pieprasīt no LNA personas datu labošanu vai dzēšanu, vai personas datu apstrādes ierobežošanu vai tiesības iebilst pret šādu apstrādi;7.1.6. visu pieejamo informāciju par datu avotu, ja personas dati netiek vākti no pašas personas;7.1.7. informāciju par tiesībām iesniegt sūdzību par LNA veikto personas datu apstrādi;7.1.8. vai LNA pastāv automatizēta lēmumu pieņemšana, tostarp profilēšana un – vismaz minētajos gadījumos – jēgpilna informācija par tajā ietverto loģiku, kā arī šādas apstrādes nozīmīgumu un paredzamajām sekām attiecībā uz personu.7.2. Saskaņā ar Regulas 14. panta 5. punktu personas tiesības piekļūt saviem personas datiem nav attiecināmas uz datu subjekta datiem, kas iekļauti nacionālā dokumentārā mantojuma dokumentos, jo šādas informācijas sniegšana nav iespējama un tā prasītu nesamērīgi lielas pūles saistībā ar apstrādi arhivēšanas nolūkos sabiedrības interesēs, zinātniskās vai vēstures pētniecības nolūkos vai statistikas nolūkos, ievērojot 89. panta 1. punktā minētos nosacījumus un garantijas.8. Personas datu norādīšanas obligātums.Personai ir pienākums visus uz personu attiecināmos personas datu veidus norādīt iesniegumā dokumentu izmantošanai lasītavā vai, saņemot e-pakalpojumu LNA portālā, aizpildāmajā iesnieguma kartiņā. LNA ir tiesības liegt personai izmantot LNA lasītavu pakalpojumus, ja persona šo informāciju nenorāda. Informāciju par tālruņa numuru un e-pasta adresi var nenorādīt tikai gadījumos, ja kāda no šiem saziņas līdzekļiem personai nav. Persona ir pakļauta videonovērošanai tajās LNA lasītavās un citās telpās, kurās ar LNA direktora rīkojumu tiek veikta videonovērošana. Personai nav iespēju atteikties no videonovērošanas. Ja persona iebilst pret tādu personas datu apstrādi, kas norādīti nākamajā punktā, tad par personas tiesībām izmantot LNA lasītavu pakalpojumus lēmumu pieņem LNA direktors.9. Personas tiesības iebilst pret savu personas datu apstrādi.Iesniedzot rakstisku iesniegumu, personai, pamatojot savu īpašo situāciju, ir tiesības iebilst pret tādu savu personas datu apstrādi, kas nav reglamentēti Arhīvu likuma 12. panta otrajā prim daļā un 13. pantā.10. Personas tiesības prasīt labot neprecīzus personas datus.Iesniedzot rakstisku iesniegumu, personai ir tiesības prasīt labot neprecīzus (nepareizus) savus personas datus tajos dokumentos, kas nav arhīviski vērtīgie dokumenti. Ņemot vērā apstrādes nolūkus, datu subjektam ir tiesības panākt, lai nepilnīgi personas dati tiktu papildināti, tostarp sniedzot papildu informāciju.Attiecībā uz arhīviski vērtīgajiem dokumentiem saskaņā ar Arhīvu likuma 13. prim pantu personai, kuras personas dati ir nepilnīgi vai kļūdaini, ir tiesības iesniegt paziņojumu par nepilnīgu vai neprecīzu personas datu papildināšanu.11. Personas iesnieguma par datu apstrādi izskatīšanas kārtība LNA.LNA bez nepamatotas kavēšanās un jebkurā gadījumā mēneša laikā pēc pieprasījuma saņemšanas pieņem lēmumu un informē personu:11.1. par iesnieguma izskatīšanas rezultātiem un uz iesnieguma pamata veiktajām darbībām ar personas datiem vai par darbības neveikšanas iemesliem;11.2. par iespēju iesniegt sūdzību Datu valsts inspekcijā un vērsties tiesā.

3. pielikumsDokumentu izmantošanas kārtībaiLatvijas Nacionālā arhīva lasītavās

PIEPRASĪJUMS GLABĀJAMO VIENĪBU (LIETU) IZSNIEGŠANAI

4. pielikumsDokumentu izmantošanas kārtībaiLatvijas Nacionālā arhīva lasītavās

Pieprasījumsdokumentu kopiju saņemšanai

5. pielikumsDokumentu izmantošanas kārtībaiLatvijas Nacionālā arhīva lasītavās

PieprasījumsAUDIOVIZUĀLO dokumentu kopiju saņemšanai

Personas vārds, uzvārds Kopiju saņemšanas veids (atzīmēt)Kopiju izmantošanas mērķis (atzīmēt)Digitālo kopiju datņu tehniskās kvalitātes parametri Ierakstot klienta ārējā HDD un saņemot klātienē arhīvāMontāžai 2K_25fps MXF/DNXHR 12-bit 2K_25fps MP4/H.264 Izmantojot arhīva piedāvāto datņu apmaiņas servisu(norādīt e-pasta adresi saites nosūtīšanai): Demonstrēšanai 2K_25fps MP4/H.264 Izmantojot klienta datņu apmaiņas servisu(norādīt piekļuves datus): HD_25fps MP4/H.264Lūdzu izsniegt šādu dokumentu kopijas:Nr. p.k.Fonda Nr.Glabājamās vienības Nr.Dokumenta nosaukumsDokumentu taimkods,montāžas lapu Nr.Piezīmes Kopējais glabājamo vienību skaits (cipariem un vārdiem)Esmu informēts, ka kopiju izgatavošana ir maksas pakalpojums un ka kopijas tiks izsniegtas pēc apmaksas veikšanas. Apliecinu, ka veikšu samaksu par kopijām.Esmu informēts un piekrītu, ka, ja kopijas saņemšu, izmantojot arhīva piedāvāto datu apmaiņas servisu, datnes tiks glabātas 30 kalendārās dienas.Datums Personas paraksts

6. pielikumsDokumentu izmantošanas kārtībaiLatvijas Nacionālā arhīva lasītavās

PieprasījumsFOTODOKUMENTU kopiju saņemšanai

7. pielikumsDokumentu izmantošanas kārtībaiLatvijas Nacionālā arhīva lasītavās

PieprasījumsSKAŅAS dokumentu kopiju saņemšanai