Vaststellingsbesluit selectielijst beleidsterreinen Primair Onderwijs, Voortgezet Onderwijs, Hoger Beroepsonderwijs, Wetenschappelijk Onderwijs en Beroepsonderwijs en Volwasseneneducatie over de periode 1945–2002: neerslag handelingen Inspectie van het Onderwijs

De selectie richt zich op de (administratieve) neerslag van het handelen door overheidsorganen, die vallen onder de werking van de Archiefwet 1995. De selectielijst is tot stand gekomen op grond van een wettelijk voorgeschreven procedure. Deze procedure, welke zijn grondslag heeft in art. 5 van de Archiefwet 1995, is neergelegd in de artikelen 2 tot en met 5 van het Archiefbesluit 1995, Stb. 671.

De doelstelling van het Nationaal Archief bij de selectie van overheidsarchieven is dat de belangrijkste bronnen van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig worden gesteld voor blijvende bewaring. Met het te bewaren materiaal moet het mogelijk zijn om een reconstructie te maken van de hoofdlijnen van het handelen van de rijksoverheid ten opzichte van haar omgeving.

In dit BSD worden de handelingen van de verschillende organen geselecteerd op hun bijdrage aan de realisering van de selectiedoelstelling. Bij de selectie gaat het er om welke gegevensbestanden, behorend bij welke handeling, en berustend bij welke actor, bewaard moeten blijven met als doel het handelen van de rijksoverheid met betrekking tot het beleidsterrein op hoofdlijnen te kunnen reconstrueren.

Het handelen van overheidsorganen bestaat uit verschillende fasen in het beleidsproces. Deze fasen zijn o.a. agendavorming, beleidsvoorbereiding, beleidsbepaling, beleidsvaststelling, beleidsuitvoering en beleidsevaluatie. Om de reconstructie van het handelen op hoofdlijnen mogelijk te maken, dient dus vooral de neerslag van de eerste vier en de laatste fase bewaard te blijven.

De gegevensbestanden kunnen zowel uit papieren- als uit digitale documenten bestaan.

Indien de neerslag in aanmerking komt voor vernietiging dan vermeldt het BSD een V met een termijn. De termijn gaat in na expiratiedatum of afdoening van de archivistische neerslag

3.B. Selectiecriteria

Teneinde de selectiedoelstelling te operationaliseren zijn de in het Rapport Institutioneel Onderzoek geformuleerde handelingen gewogen aan de hand van de door PIVOT opgestelde selectiecriteria.

Uitgaande van de selectiedoelstelling heeft PIVOT in 1993 een lijst van algemene selectiecriteria geformuleerd. Bij de vaststelling van deze selectiecriteria is bepaald dat de bruikbaarheid van de criteria binnen afzienbare tijd zou worden geëvalueerd. In april 1996 werd met dat doel een werkgroep samengesteld. Bij de samenstelling van de werkgroep is gezorgd voor inbreng vanuit zowel de Rijksarchiefdienst/PIVOT als vanuit de zorgdragers. Op 26 november 1996 werden de resultaten tijdens een PIVOT-themabijeenkomst gepresenteerd, waarna als gevolg van discussie nog enige aanpassingen volgden. Op 29 april 1997 werden de herziene selectiecriteria door het afdelingswerkoverleg vastgesteld, waarop zij werden aangeboden aan het Convent van rijksarchivarissen en voor advies voorgelegd aan de Raad voor Cultuur en de Permanente Commissie Documentaire Informatievoorziening Rijksoverheid (PC Din). Na verwerking van de adviezen zijn de herziene selectiecriteria vastgesteld door het Convent van Rijksarchivarissen. In dit BSD zijn de criteria van 1997 gehanteerd.

De algemene selectiecriteria zijn positief geformuleerd, het zijn bewaarcriteria. De criteria geven de handelingen aan die met een B gewaardeerd worden, en waarvan de neerslag dus overgebracht dient te worden. De neerslag van de handelingen die met een V gewaardeerd worden, wordt niet overgebracht en kan op termijn vernietigd worden.

Toelichting: Hieronder wordt verstaan agendavorming, het analyseren van informatie, het formuleren van adviezen met het oog op toekomstig beleid, het ontwerpen van beleid of het plannen van dat beleid, alsmede het nemen van beslissingen over de inhoud van beleid en terugkoppeling van beleid. Dit omvat het kiezen en specificeren van de doeleinden en de instrumenten.

Toelichting: Hieronder wordt verstaan het beschrijven en beoordelen van de inhoud, het proces of de effecten van beleid. Hieruit worden niet per se consequenties getrokken zoals bij terugkoppeling van beleid.

Toelichting: Hieronder valt tevens het uitbrengen van verslag over beleid op hoofdlijnen aan andere actoren of ter publicatie.

Toelichting: Hieronder wordt verstaan het instellen, wijzigen of opheffen van organen, organisaties of onderdelen daarvan.

Toelichting: Onder beleidsuitvoering wordt verstaan het toepassen van instrumenten om de gekozen doeleinden te bereiken.

Toelichting: Bijvoorbeeld in het geval de ministeriele verantwoordelijkheid is opgeheven en/of wanneer er sprake is van oorlogstoestand, staat van beleg of toepassing van noodwetgeving.

Naast de algemene criteria kunnen er ten aanzien van bepaalde handelingen, eveneens binnen het kader van de selectiedoelstellingen, in een BSD beleidsterrein-specifieke criteria worden geformuleerd, die met behulp van de algemene criteria niet kunnen worden gewaardeerd.

Ingevolge artikel 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 kan neerslag van bepaalde, als te vernietigen gewaardeerde handelingen betreffende personen en/of gebeurtenissen van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang, van vernietiging worden uitgezonderd.

3.C. Verslag van de vaststellingsprocedure

Het Archiefbesluit 1995, artikel 5 onder d, 3° schrijft voor dat in de toelichting bij een selectielijst verslag wordt gedaan van de vaststellingsprocedure.

28 maart 2003 is het ontwerp-BSD door de Inspectie voor Onderwijs aan de Staatssecretaris van OC&W aangeboden, waarna deze het ter advisering heeft ingediend bij de Raad voor Cultuur (RvC). Van het gevoerde driehoeksoverleg over de waarderingen van de handelingen is een verslag gemaakt, dat tegelijk met het BSD naar de RvC is verstuurd. Vanaf 2 februari 2004 lag de selectielijst gedurende acht weken ter publieke inzage bij de registratiebalie van het Nationaal Archief evenals in de bibliotheken van de Inspectie voor Onderwijs, het Ministerie van OC&W en de rijksarchieven in de provincie/regionaal historische centra, hetgeen was aangekondigd in de Staatscourant en in het Archievenblad.

Op 14 september 2004 bracht de RvC advies uit (arc-2004.01272/2), hetwelk behoudens enkele tekstuele correcties heeft geen aanleiding gegeven tot wijzigingen van de ontwerp-selectielijst.

Daarop werd het BSD op 7 februari 2005 door de Algemene Rijksarchivaris, namens de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen vastgesteld [C/S/05/262].

Hoofdstuk 4. De selectielijst Beroepsonderwijs en Volwasseneneducatie

Aangegeven worden:

RIO nr.: dit is het corresponderende nummer van de handeling binnen het RIO.

Handeling: dit is een complex van activiteiten die een actor verricht ter vervulling van een taak of op grond van een bevoegdheid. In de praktijk komt een handeling meestal overeen met een procedure of een werkproces.

Periode: hier staat het tijdvak vermeld gedurende welke jaren de handeling is verricht. Wanneer er geen eindjaar staat vermeld wordt de handeling nog steeds uitgevoerd.

Grondslag: indien bekend aangegeven.

Product: Indien bekend aangegeven.

Waardering: door middel van plaatsing van de letters B en V wordt een waardering gegeven voor het ‘Bewaren’ dan wel ‘Vernietigen’ van de neerslag van de handeling. Bij de handelingen die met een B gewaardeerd zijn wordt het selectiecriterium vermeld dat tot dat voorstel geleid heeft. De te bewaren neerslag dient na afloop van de overbrengingstermijn overgebracht te worden naar de Rijksarchiefdienst in goede, geordende en toegankelijke staat.

Bij de handelingen die met een V gewaardeerd worden, wordt zo mogelijk de termijn aangegeven, waarna de vernietiging kan plaatsvinden. De vernietigingstermijnen zijn ingevuld op grond van informatie uit bestaande vernietigingslijsten en gesprekken met vertegenwoordigers van het juridische en administratieve belang bij de zorgdrager.

4.A. Het MBO

Handeling: het uitbrengen van een verslag over de naleving van de wettelijke voorschriften en over de toestand van het leerlingwezen, het deeltijdberoepsonderwijs en de specifiek scholing aan de Minister van Onderwijs

Periode: 1968–1995

Grondslag: WLW 1966, art. 56

WCBO 1992, art. 4.2

Product: Verslag

Waardering: B (1)

Handeling: het toezien op het naleven van de wettelijke bepalingen en voorschriften bij scholen voor mbo

Periode: 1968–1995

Grondslag: WVO, Wet van 14-02-1963, Stb. 40, art. 118, lid 1

WVO, Stb. 1986, 552, art. 115, lid 1

WVO, Stb. 1993, 666, art. 115, lid 1

Product: Verslagen zoals schoolbezoekverslag, jaarverslag, onderwijsverslag, examenverslag, aspectrapportages

Waardering: V 20 jaar m.u.v. een aantal voorbeelddossiers: B (5)

Toelichting bij de waardering: van elk van de 3 kantoren die het BVE controleren worden 1x per 5 jaar 2 rapporten per schoolsoort bewaard. Totaal: (3 x 2 x 4 =) 24

Handeling: het evalueren van de stand van het mbo met betrekking tot de kwaliteit ervan

Periode: 1968–1995

Product: Rapportages aan de minister

Waardering: B (3)

Handeling: het doen van voorstellen aan de minister indien deze in het belang van het mbo worden geacht

Periode: 1968–1995

Grondslag: WVO, Wet van 14-02-1963, Stb. 40, art. 119, lid 3

WVO, Stb. 1986, 552, art. 116, lid 3

WVO, Stb. 1993, 666, art. 116, lid 3

Product: Advies

Waardering: B (1)/B (5)

Opmerking: Na overbrenging kan deze rubriek vervallen. Wordt gecontinueerd in de rubriek BVE

4.B. Het VAVO

Voor zover van overeenkomstige toepassing, gelden de bewaarvoorschriften als bij het Voortgezet Onderwijs (153 en 156 VO).

Handeling: het toezien op het naleven van de wettelijke bepalingen en voorschriften bij scholen voor VAVO

Periode: 1968–1995

Grondslag: WVO, Wet van 14-02-1963, Stb. 40, art. 118, lid 1

WVO, Stb. 1986, 552, art. 115, lid 1

WVO, Stb. 1993, 666, art. 115, lid 1

Product: Verslagen zoals schoolbezoekverslag, jaarverslag, onderwijsverslag, examenverslag

Waardering: V 20 jaar m.u.v. een aantal voorbeelddossiers: B (5)

Toelichting bij de waardering: van elk van de 3 kantoren die het BVE controleren worden 1x per 5 jaar 2 rapporten per schoolsoort bewaard. Totaal: (3 x 2 x 4 =) 24

Handeling: het evalueren van de stand van het vavo met betrekking tot de kwaliteit ervan

Periode: 1968–1995

Product: Rapportages aan de minister

Waardering: B (3)

Handeling: het doen van voorstellen aan de minister indien deze in het belang van het vavo worden geacht

Periode: 1968–1995

Grondslag: WVO, Wet van 14-02-1963, Stb. 40, art. 119, lid 3

WVO, Stb. 1986, 552, art. 116, lid 3

WVO, Stb. 1993, 666, art. 116, lid 3

Product: Advies

Waardering: B (1)/B (5)

Opmerking: Na overbrenging kan deze rubriek vervallen. Wordt gecontinueerd in de rubriek BVE

4.C. BVE

Handeling: het uitbrengen van een verslag over de naleving van de wettelijke voorschriften door instellingen, exameninstellingen en agrarische innovatie- en praktijkcentra en over de toestand van educatie en beroepsonderwijs

Grondslag: Wet educatie en beroepsonderwijs 1995, art. 5.1

Periode: 1996–

Product: Verslagen zoals schoolbezoekverslag, jaarverslag, onderwijsverslag, examenverslag, aspectrapportages

Waardering: V 20 jaar m.u.v. een aantal voorbeelddossiers: B (5)

Toelichting bij de waardering: van elk van de 3 kantoren die het BVE controleren worden 1x per 5 jaar 2 rapporten per schoolsoort bewaard. Totaal: (3 x 2 x 4 =) 24

Handeling: het benoemen van de leden van een commissie van onafhankelijke deskundigen die de kwaliteit van de werkzaamheden van instellingen, exameninstellingen en agrarische innovatie- en praktijkcentra beoordelen

Grondslag: Wet educatie en beroepsonderwijs 1995, art. 5.3. eerste lid

Periode: 1996–2003

Product: Beschikking

Waardering: V 5 jaar na opheffing commissie

Handeling: het rapporteren over haar bevindingen omtrent het middelbaar beroepsonderwijs aan de minister

Periode: 1996–

Grondslag: WEB, Stb. 1995/501, art. 5.2, lid 3

Product: Rapportages

Waardering: B (3)

Handeling: het benoemen van de leden van een commissie van onafhankelijke deskundigen die de kwaliteit van de werkzaamheden van instellingen, exameninstellingen en agrarische innovatie- en praktijkcentra beoordelen

Grondslag: Wet educatie en beroepsonderwijs 1995, art. 5.3. eerste lid

Periode: 1996–2003

Product: Beschikking

Waardering: V 5 jaar na opheffing commissie

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap is belast met de uitvoering van dit besluit dat met de daarbij behorende selectielijst en toelichting in de Staatscourant zal worden geplaatst.