Vaststellingsbesluit selectielijst neerslag handelingen toezicht op Rechtspersonen, beleidsterrein Privaatrecht 1945-2000 (College van Beroep voor het bedrijfsleven)

Zoals in het RIO valt te lezen, is het grootste deel van de controle op privaatrechtelijke rechtspersonen afgestemd op de statuten van deze rechtspersonen, zoals die zijn opgesteld door de notarissen (in Nederland). De rechtspersoon (in oprichting) is verplicht om een afschrift van zijn statuten in te leveren bij de KvK in het district van zijn vestigingsplaats. Tot voor kort was het ook verplicht om een afschrift van de statuten in te leveren bij het MvJ ten einde een verklaring van geen bezwaar te ontvangen. Door een aanpassing in de aanvraagprocedure is dit thans niet meer nodig. De RM wordt in deze bijlage niet genoemd, omdat zij niet standaard een afschrift van een statuut van een rechtspersoon kregen opgestuurd. Pas indien dit nodig was, in verband met een gerechtelijk onderzoek of iets dergelijks, kreeg de RM beschikking over de statuten (en overige relevante informatie).

4.1. Ministerie van Justitie

Dit departement kent twee archiefvormende onderdelen binnen haar organisatie die zich met het beleidsterrein bezig houden: 1. Directie Wetgeving, afdeling privaatrecht (DW/BW) en 2. Directie Bestuurszaken (DBZ)2Sinds 1-1-2005 de dienst JUSTIS.. Bij de totstandkoming van wet- en regelgeving op dit beleidsterrein wordt een vaste procedure gevolgd, waarbij – naast bepaalde afdelingen binnen het Ministerie van Justitie – ook de Ministerraad, de Raad van State en de Tweede en Eerste Kamer zijn betrokken. De afdeling privaatrecht speelt in dit traject een belangrijke rol, mede omdat zij vaak de concept-wetteksten opstellen (en als een andere afdeling dit voor haar rekening heeft genomen, dan bewaken zij de kwaliteit van het concept). Zoals uit dit BSD blijkt, zijn de handelingen aangaande wetsontwerpen, wijzigingen op bestaande wetten, uitvoeringsbesluiten e.d. met een ‘B’ gewaardeerd, waardoor de documentatie hieromtrent blijvend zal worden bewaard.

De directie Bestuurszaken (sinds 1-1-2005 de dienst JUSTIS) voert de krachtens in het BW2 genoemde taken van de Minister van Justitie uit. De belangrijkste taak in deze is het afgeven van een verklaring van geen bezwaar aan een vennootschap in oprichting, als ook bij omzetting, zetelverplaatsing, fusie of splitsing. Hiervoor voert DBZ een antecedentenonderzoek uit naar het mogelijke crimineel- en financieel-fraudeleus verleden van de oprichter(s)/eigenaar(s). Voor 1996 vormde de beoordeling van concept-akten (van oprichtings- of wijzigingsstatuten) ook een onderdeel van de procedure van DBZ. De vennootschapsdossiers bevatten naast de stukken omtrent de beschikking (verklaring van geen bezwaar) dan ook hoofdzakelijk afschriften van concept-akten van notarissen en resultaten van het antecedentenonderzoek. In dit BSD zijn de handelingen inzake het beslissen over het afgeven van een verklaring van geen bezwaar gewaardeerd met een ‘V’, omdat uit dergelijke handelingen – en de daarbij behorende documentatie – geen beleid kan worden afgeleid. Daarbij komt dat de informatie uit de vennootschapsdossiers of wel afschriften bevatten van stukken die elders bewaard worden (akten van notarissen) of wel vallen onder de Wet Bescherming Persoonsgegevens (antecedentenonderzoek).

4.2. Kamer van Koophandel

De informatie aangaande een rechtspersoon werd voor 1 oktober 1997 opgeborgen in een rechts-personendossier in het verenigingen-, stichtingen- of handelsregister. Na die datum is de nieuwe Handelsregisterwet (HRW) van kracht en hebben de KvK’s de drie registers samengevoegd tot een nieuw register: het handelsregister. Dit is vooral het gevolg van het wegvallen van de oorspronkelijke scheidslijnen tussen de soorten rechtspersonen. Ondernemers gebruiken niet alleen de N.V. of B.V. als rechtsvorm, maar steeds vaker ook de vereniging of stichting. Dergelijke bedrijven werden dan opgenomen in het (oude) handelsregister. Het handhaven van drie afzonderlijke registers was daardoor niet langer wenselijk.

Een rechtspersoon kan op naam worden opgezocht in het handelsregister (en voorheen dus in drie registers). De HRW geeft precies aan welke informatie een rechtspersonendossier moet bevatten. Minimaal moet het dossier de oprichtings- en wijzigingsakten van de eigen notaris en in geval van een vennootschap ook de verklaring van geen bezwaar van de Minister van Justitie, maar daarnaast worden bijvoorbeeld ook benoemingen van commissarissen opgenomen. De financiële gegevens van een rechtspersoon worden echter altijd in een apart dossier bewaard, omdat die na een voorgeschreven periode kunnen worden vernietigd (thans 7 jaar; deze periode staat vermeld in het BW2).

De oude HRW schreef voor dat de rechtspersonendossiers blijvend werden bewaard. Na het sluiten van de dossiers kwamen deze na een bepaalde periode in aanmerking voor overbrenging naar een publiek archief. Dit kon het Rijksarchief in de provincie zijn, maar evengoed een streek- of gemeentearchief. Er bestond derhalve een groot verschil in de wijzen van overbrengen, welke het gevolg was van de grote mate van zelfstandigheid van de directie van de KvK. In de nieuwe wet is geen artikel opgenomen met betrekking tot een bewaartermijn.3Informatie over het archiefbeheer van KvK’s in deze paragraaf is gebaseerd op een telefoongesprek met mw. mr. I.C.W.R. Ruez van de Vereniging van KvK’s in Nederland, d.d. 25 mei 1999. Hierin zal op termijn worden voorzien door het BSD KvK, wat samengesteld is op basis van het RIO Handelend met kennis van zaken. Een institutioneel onderzoek naar de taken en handelingen van de Kamers van koophandel en fabrieken in Nederland vanaf 1998.

4.3. Notaris

Een rechtspersoon kan alleen worden opgericht als de statuten zijn vastgelegd en getoetst aan de geldende wet- en regelgeving (vooral het BW2) door een notaris. Ook statuutwijzigen van bestaande rechtspersonen worden bekrachtigd door een notariële akte. Een notaris houdt hiervan uiteraard dossiers bij, omdat zijn handelswijze ook onderwerp van een gerechtelijke toetsing kan worden. De wetgever heeft het administratieve proces dan ook vastgelegd in de Wet op het notarisambt. Zowel in de oude, als in de nieuwe wet (is per 1 oktober 1999 in werking getreden) geven nauwkeurig aan wat een notaris moet bewaren en welke termijnen hij/zij daarvoor dient te hanteren.

Voor dit IO is het van belang om vast te stellen dat alle akten van notarissen moeten worden bewaard. Een notaris bewaart de door hem opgestelde akten zelf gedurende een periode van minimaal twintig jaar. Alleen de akten die een notaris heeft overgenomen van een andere notaris dienen (minimaal) tien jaar langer te worden bewaard in het eigen archief. Na deze voorgeschreven periodes worden de akten overgebracht naar een Algemene Bewaarplaats bij een arrondissementsrechtbank in het district waar de notaris gevestigd is. Daar worden de akten bewaard tot vijfenzeventig jaar na het opstellen. De Algemene Bewaarplaats draagt de akten na die periode van vijfenzeventig jaar over aan het Rijksarchief voor blijvende bewaring. Dan worden de akten ook openbaar.4Informatie over het archiefbeheer van notarissen is gebaseerd op een telefoongesprek met mw. mr. Van der Steur van de Koninklijk Notariële Beroepsorganisatie (KNB), d.d. 27 mei 1999.

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap is belast met de uitvoering van dit besluit dat met de daarbij behorende selectielijst en toelichting in de Staatscourant zal worden geplaatst.