Vaststellingsbesluit selectielijst neerslag handelingen beleidsterrein Sociale Voorzieningen 1940–2004 (Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit)

Gelet op artikel 5, tweede lid, onder b, van de Archiefwet 1995;

De Raad voor Cultuur gehoord (advies van de Raad voor Cultuur van 28 november 2005, nr. arc-2005.02594/2);

Besluiten:

Artikel 1

De bij dit besluit gevoegde ‘selectielijst voor de neerslag van de handelingen van de Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit de onder hem ressorterende actoren op het beleidsterrein Sociale Voorzieningen over de periode 1940–2004’ en de daarbij behorende toelichting worden vastgesteld.

Artikel 2

De ‘Selectielijst voor de neerslag van de handelingen van de Minister van Landbouw, Natuurbeheer en Visserij en de onder hem ressorterende actoren op het beleidsterrein Sociale voorzieningen over de periode 1940–1996’, vastgesteld bij besluit van de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen en de Minister van Landbouw, Natuurbeheer en Visserij d.d. 5 augustus 2002 (C/S/2002/2562), gepubliceerd in de Staatscourant d.d. 31 maart 2003, nr. 63 wordt ingetrokken.

Artikel 3

Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

Basisselectiedocument

Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid

1. Inleiding

Het PIVOT-rapport Sociale Voorzieningen deel 2. Een herzien institutioneel onderzoek op het beleidsterrein sociale zekerheid ten aanzien van de sociale voorzieningen, (1940–) 1996–2004 vormt de grondslag voor dit basisselectiedocument (BSD). Het rapport institutioneel onderzoek (RIO) beschrijft de handelingen van de rijksoverheid op het beleidsterrein beleidsterrein sociale voorzieningen en geeft een overzicht van de actoren die zich op dit beleidsterrein bewegen. Het rapport is een vervolg op het eerste RIO op het gebied van de sociale voorzieningen, periode 1940–1996.

Het BSD dat bij het eerste RIO behoord, is bij Staatscourant 2001, 39 alleen voor de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid en de onder hem ressorterende actoren vastgesteld.

Dit is gebeurd bij Besluit van de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen en de Minister van Sociale Zaken en werkgelegenheid d.d. 7 december 2000, kenmerk R&B/OSTA/2000/2087

Het BSD is de verantwoording van het bewaar- en vernietigingsbeleid van archiefbescheiden door de organisatie, alsmede het wettelijk voorgeschreven instrument voor de selectie in de rijks- en provinciale archieven. In het BSD is aan iedere handeling een waardering gegeven voor bewaring of vernietiging van de bescheiden die betrekking hebben op die handeling.

Het BSD bestaat uit:

Op deze plaats dient nog opgemerkt te worden dat voor archiefbescheiden op het beleidsterrein sociale voorzieningen reeds twee vernietigingslijsten bestonden, te weten de ‘Lijst van te vernietigen archiefbescheiden van het Directoraat-Generaal Sociale Zekerheid van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid’ (Stcrt. 1994, 72) en de ‘Vernietigingslijst archiefbescheiden Rijksconsulentschappen voor Sociale Voorzieningen’ (Stcrt. 1983, 56). Deze vernietigingslijsten zijn ingetrokken bij de vaststelling van het eerste BSD ‘Sociale voorzieningen’ op 7 december 2000 (Stcrt. 2001, 139). Aan de hand van deze lijsten zijn in het verleden archiefbescheiden vernietigd.

Op basis van het eerste vastgestelde BSD (Stcrt. 2001, 39) zijn de archiefbestanden van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (1946 tot en met 1994) met betrekking tot het beleidsterrein Sociale Voorzieningen door de Centrale Archief Selectiedienst bewerkt en overgedragen aan het Nationaal Archief.

Handeling 329 van de actor Stichting tot Uitvoering van Landbouwmaatregelen (S.T.U.L.M.) is bij Besluit van de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen en de Minister van Landbouw, Natuurbeheer en Visserij (d.d. 5 augustus 2002, kenmerk C/S/2002/2562) vastgesteld. Dit archiefmateriaal is nog niet bewerkt.

2. Actoren

Een actor is een overheidsorgaan, een particuliere instelling of een persoon die een rol speelt op een beleidsterrein. In het kader van het institutioneel onderzoek zijn met name die actoren van belang die overheidsorgaan zijn en handelingen verrichten op het terrein van de sociale voorzieningen. In het BSD zijn alleen handelingen opgenomen van (landelijke) overheidsactoren.

Als eerste dient genoemd te worden de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, die verantwoordelijk is voor de totstandkoming van het beleid en de wet- en regelgeving ten aanzien van de sociale voorzieningen. Het betreft zowel de inhoudelijke (voorwaarden en prestaties) als de organisatorische kant (financiering en uitvoering) van het beleid. Ook de internationale afstemming van de sociale voorzieningen behoort tot zijn taken.

Op de uitvoering van de sociale voorzieningen wordt toezicht gehouden door de Inspectie Werk en Inkomen.

Voor een uitgebreidere beschrijving van de actoren wordt verwezen naar hoofdstuk 3 van het RIO.

In dit vernieuwde BSD zijn handelingen van de Arbeidsvoorzieningsorganisatie opgenomen voor de periode (voor 1991) dat deze organisatie onder het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid viel. Voor handelingen ná 1991 (verzelfstandiging Arbeidsvoorzieningsorganisatie en CWI) wordt verwezen naar het BSD van het CWI.

3. Selectie

3.1. Doelstelling van de selectie

De selectie richt zich op de archiefbescheiden van overheidsorganen op rijks- en provinciaal niveau, die vallen onder de werking van de artikelen 1, 23, 27 en 41 van de Archiefwet 1995 (Stb. 1995, 276). Het begrip overheidsorgaan wordt in artikel 1 van de Archiefwet 1995 gedefinieerd als:

Het begrip archiefbescheiden betreft alle neerslag van de omschreven handelingen, of het nu papier of een digitaal gegevensbestand betreft, of het zich nu in een archief, bibliotheek, op een afdeling automatisering of bij beleidsambtenaren bevindt.

De hoofddoelstelling van de selectie is een onderscheid te maken tussen enerzijds archiefbescheiden die in aanmerking komen voor bewaring en overbrenging naar het Nationaal Archief of een Rijksarchief in de provincie en anderzijds archiefbescheiden die (op termijn) voor vernietiging in aanmerking komen. De beslissing of neerslag van een handeling wel of niet voor bewaring in aanmerking komt, wordt genomen tegen de achtergrond van de selectiedoelstelling van de Rijksarchiefdienst/PIVOT. Deze selectiedoelstelling luidt:

‘De doelstelling van het Nationaal Archief bij de selectie van overheidsarchieven is dat de belangrijkste bronnen van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig worden gesteld voor blijvende bewaring. Met het te bewaren materiaal moet het mogelijk zijn om een reconstructie te maken van de hoofdlijnen van het handelen van de rijksoverheid ten opzichte van haar omgeving, maar ook van de belangrijkste historisch-maatschappelijke gebeurtenissen en ontwikkelingen, voor zover deze zijn te reconstrueren uit overheidsarchieven.’

De handelingen van de verschillende organen (‘actoren’) worden geselecteerd op hun bijdrage aan de realisering van de selectiedoelstelling. Bij de selectie is dus de vraag aan de orde welke gegevensbestanden, behorende bij welke handeling, berustende bij welke actor, bewaard dienen te worden ten einde het handelen van de rijks- en provinciale overheid met betrekking tot de sociale verzekeringen op hoofdlijnen te kunnen reconstrueren.

In dit RIO/BSD wordt deze selectiedoelstelling uitgewerkt binnen het (deel)beleidsterrein sociale verzekeringen.

3.2. Selectiecriteria

Bij de selectie van handelingen is door PIVOT een aantal criteria onderscheiden dat op elk beleidsterrein of onderdeel van een terrein van toepassing is. Daarnaast is het mogelijk dat er specifieke criteria geformuleerd worden voor het desbetreffende beleidsterrein. De criteria, die in deze selectielijst zijn toegepast, worden in het navolgende schema weergegeven. Voor het beleidsterrein sociale verzekeringen is het formuleren van specifieke criteria niet nodig gebleken.

De selectiecriteria zijn positief geformuleerd, dat wil zeggen dat zij aangegeven van welke handelingen de neerslag na het verstrijken van de wettelijke overbrengingstermijn van 20 jaar naar een Rijksarchief dient te worden overgebracht. Handelingen die aan één van de criteria voldoen, zijn met een B (van bewaren) gewaardeerd met vermelding van het desbetreffende criterium. Handelingen die niet aan één van de criteria voldoen zijn met een V gewaardeerd, met vermelding van de minimale termijn, dat de archiefbescheiden door het orgaan, dat met de zorg ervoor belast is, bewaard moeten worden. De documentaire neerslag die uit deze handelingen voortvloeit, is niet noodzakelijk voor de reconstructie van het overheidsbeleid op hoofdlijnen.

De V staat voor vernietigen; de neerslag van de met een V gewaardeerde handelingen kan na de voorgeschreven termijn vernietigd worden.

Ingevolge artikel 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 kan neerslag van bepaalde, als te vernietigen gewaardeerde handelingen betreffende personen en/of gebeurtenissen van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang, van vernietiging worden uitgezonderd.

Toelichting: Hieronder wordt verstaan agendavorming, het analyseren van informatie, het formuleren van adviezen met het oog op toekomstig beleid, het ontwerpen van beleid of het plannen van dat beleid, alsmede het nemen van beslissingen over de inhoud van beleid en terugkoppeling van beleid. Dit omvat het kiezen en specificeren van de doeleinden en de instrumenten.

Toelichting: Hieronder wordt verstaan het beschrijven en beoordelen van de inhoud, het proces of de effecten van beleid. Hieronder valt ook het toetsen van en het toezien op beleid. Hieruit worden niet per se consequenties getrokken zoals bij terugkoppeling van beleid.

Toelichting: Hieronder valt tevens het uitbrengen van verslag over beleid op hoofdlijnen aan andere actoren of ter publicatie.

Toelichting: Hieronder wordt verstaan het instellen, wijzigen of opheffen van organen, organisaties of onderdelen daarvan.

Toelichting: Onder beleidsuitvoering wordt verstaan het toepassen van instrumenten om de gekozen doeleinden te bereiken.

Toelichting: Bijvoorbeeld in het geval de ministeriële verantwoordelijkheid is opgeheven en/of wanneer er sprake is van oorlogstoestand, staat van beleg of toepassing van noodwetgeving.

3.3. Vaststellingsprocedure

In juli 2005 is het ontwerp-BSD door het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, het Ministerie van Algemene Zaken, het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, het Ministerie van Buitenlandse Zaken, het Ministerie van Defensie, het Ministerie van Economische Zaken, het Ministerie van Financiën, het Ministerie van Justitie, het Ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit, het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, het Ministerie van Verkeer en Waterstaat en het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen aan de Staatssecretaris van OC&W aangeboden, waarna deze het ter advisering heeft ingediend bij de Raad voor Cultuur (RvC). Van het gevoerde driehoeksoverleg over de waarderingen van de handelingen is een verslag gemaakt, dat tegelijk met het BSD naar de RvC is verstuurd. Vanaf 3 oktober 2005 lag de selectielijst gedurende zes weken ter publieke inzage bij de registratiebalie van het Nationaal Archief evenals in de bibliotheken van de betrokken zorgdragers, het Ministerie van OC&W en de rijksarchieven in de provincie/regionaal historische centra, hetgeen was aangekondigd in de Staatscourant en in het Archievenblad.

Op 28 november 2005 bracht de RvC advies uit (arc-2005.02594/2), hetwelk [naast enkele tekstuele correcties] aanleiding heeft gegeven tot de volgende wijzigingen in de ontwerp-selectielijst:

Daarop werd het BSD op 17 januari 2006 door de Algemene Rijksarchivaris, namens de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, en de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid [C/S&A/06/2639], het Ministerie van Algemene Zaken [C/S&A/05/2640], het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties [C/S&A/05/2641], het Ministerie van Buitenlandse Zaken [C/S&A/05/2642], het Ministerie van Defensie [C/S&A/06/2643], het Ministerie van Economische Zaken [C/S&A/05/2644], het Ministerie van Financiën [C/S&A/05//2645], het Ministerie van Justitie [C/S&A/05/2646], het Ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit [C/S&A/06/102], het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap [C/S&A/06/97], het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport [C/S&A/06/98], het Ministerie van Verkeer en Waterstaat [C/S&A/06/99] en het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen [C/S&A/06/100] vastgesteld.

4. Selectielijst

In deze selectielijst zijn de handelingen uit het rapport ‘Sociale Voorzieningen deel 2, 1940–2004’ geordend per actor, te beginnen bij de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, de voornaamste actor op dit beleidsterrein. Vanwege de ordening per actor zijn handelingen die volgens het rapport door meer dan één actor worden uitgevoerd in dit BSD meerdere keren opgenomen. Het BSD bevat dus meer items dan het rapport.

Hiernaast zijn een aantal overeenkomende handelingen samengevoegd. De handelingen die uit deze samenvoeging zijn ontstaan hebben een nieuw nummer gekregen, volgend op het laatste nummer in het oude RIO (519 en verder). Tevens is bij de handeling d.m.v. het teken « aangegeven uit welke oude handelingnummers de nieuwe handeling is opgebouwd, bijvoorbeeld: ‘(521.) «206+309’. De niet gewijzigde handelingen hebben hun oude nummer behouden. Ook deze zijn aan een verwijzing, bijvoorbeeld: (1.) «1. Achter de « staat dus het nummer(s) uit het vorige RIO/BSD. Een overzicht van welke handelingen zijn samengevoegd is te vinden in de sleutel in hoofdstuk 5.

In dit nieuwe BSD zijn een aantal handelingen uit het vorige RIO komen te vervallen. Deze handelingen zijn voornamelijk vervallen daar de betrokken actoren de beschikking hebben over een eigen RIO en BSD. Dit is ook terug te vinden in de sleutel. Het betreft de volgende handelingen: 2, 21, 22, 31, 32, 110, 239, 251, 268, 342, 394, 419 en 464 t/m 470.

De gegevensblokken van het RIO zijn in het BSD overgenomen, ook de nummering van het RIO is in het BSD gehandhaafd. Het uitgangspunt is geweest dat er een directe relatie moet worden gehandhaafd tussen het RIO en het BSD. In het nieuwe BSD is er voor gekozen om de nieuwe handelingen op dezelfde plaats te handhaven als in het RIO. De nieuwe handelingen zijn dan niet achter de laatste reeds bestaande handeling van een actor geplaatst, maar achter de handeling waar zij in het RIO ook staan. Hierdoor is het mogelijk dat handelingnummers van dezelfde actor niet meer opeenvolgend zijn.

Aan het nummer of de periode is niet te zien of de handeling tegelijkertijd, voorafgaand of opvolgend ook door een andere actor is uitgevoerd. Hiervoor dient men het RIO te raadplegen. De grondslag, de periode, het product en de opmerking zijn in het BSD zo veel mogelijk aangepast aan de actor die het betreft. Dat wil zeggen dat van een handeling waarbij in het RIO verschillende actoren staan vermeld, per actor in het BSD alleen die gegevens zijn overgenomen die op die actor van toepassing zijn.

In de gegevensblokken is het onderdeel ‘actor’ weggelaten; de naam van de actor is steeds terug te vinden in de kop van de pagina. De naam van de actor is dezelfde als die in het RIO.

Bij het product wordt steeds het eindproduct van een handeling genoemd, waarbij als bekend wordt verondersteld dat de neerslag van het gehele proces dat geleid heeft tot dat eindproduct bewaard dient te blijven of voor vernietiging in aanmerking komt. Ook in gevallen waarbij geen eindproduct tot stand is gekomen, wordt de neerslag van de voorbereiding daartoe tot de handeling gerekend en dient deze overeenkomstig deze lijst bewaard of vernietigd te worden.

Door middel van de plaatsing van de letters B en V wordt een waardering gegeven voor het ‘Bewaren’ of ‘Vernietigen’ van de neerslag van die handeling. Bij de handelingen die met een B gewaardeerd zijn, wordt het selectiecriterium uit het schema van § 3.2 genoemd dat tot dat voorstel geleid heeft.

Bij handelingen die met een V gewaardeerd zijn, wordt de termijn gegeven, waarna vernietiging kan plaatsvinden. Deze termijnen zijn ingevuld op grond van informatie uit bestaande vernietigingslijsten (zie § 1) en gesprekken met vertegenwoordigers van het juridische en administratieve belang bij de verschillende zorgdragers.

Met uitzondering van de handelingen die betrekking hebben op de directe uitkeringverlening, is voor handelingen die met een V gewaardeerd zijn, de periode waarvoor deze selectielijst geldt gesteld op 1940–2004. Door middel van haakjes kan worden aangegeven dat een handeling ook in de voorafgaande periode werd uitgevoerd, bijvoorbeeld:

Periode: (1940) 1945–1963

De in de lijst genoemde termijnen worden voor wat de zaaksgewijs geordende archiefbescheiden betreft, geacht in te gaan op de eerste dag na beëindiging van de zaak waartoe de bescheiden behoren. In het geval dat tegen een beslissing beroep wordt aangetekend, wordt de zaak geacht geëindigd te zijn op het moment dat de (hoger) beroepszaak is geëindigd.

4.1. Vaststelling van de selectielijst tot en met 2004