Besluit van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en de Inspecteur-generaal van het onderwijs van 25 augustus 2O17, nr. WJZ/1245752 (4974369), houdende routinematige digitale vervanging van archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen (Besluit routinematige digitale vervanging archiefbescheiden Inspectie voor het onderwijs)

Gelet op:

artikel 7 van de Archiefwet 1995;

artikelen 2 en 6 van het Archiefbesluit 1995;

artikel 26b van de Archiefregeling;

de Regeling Informatiebeheer OCW 2013;

Besluiten:

Artikel 1

Over te gaan tot routinematige digitale vervanging van archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen

• a. die zullen worden ontvangen of opgemaakt in de periode tot en met vijf jaar na de inwerkingtreding van dit besluit;

• b. volgens de specificaties, vastgelegd in de bij dit besluit horende bijlage ‘handboek routinematige digitale vervanging eDocs’.

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst.

Artikel 3

Dit besluit wordt aangehaald als: Besluit routinematige digitale vervanging archiefbescheiden Inspectie van het onderwijs.

Handboek routinematige digitale vervanging eDocs bij de Inspectie van het Onderwijs

Vastgesteld op 8 november 2016 te Utrecht.

Colofon

Organisatie: IvhO

Onderdeel: Staf/Recordmanagement

Versienummer: 1.0

Contactpersoon:

H.C. Vermeulen

T 06 2743 7051

h.vermeulen@owinsp.nl

Park Voorn 4, Utrecht

Auteurs: Dé Engel, Marjo de Vente, Ron Valken en Hans Vermeulen

Inhoudsopgave

Inleiding

Artikel 7 van de Archiefwet 1995 biedt de zorgdrager de mogelijkheid om over te gaan tot routinematige digitale vervanging van archiefbescheiden. Dit maakt het voor de zorgdrager van de inspectiearchieven mogelijk om te bewaren en op termijn vernietigbare archiefbescheiden structureel te vervangen door digitale reproducties. De papieren versies worden volgens de procedure vernietigd, zoals beschreven in hoofdstuk 6 van dit handboek. Dit handboek digitale vervanging wordt als bijlage bij het vervangingsbesluit gevoegd. In dit handboek zijn de eisen, die de beleidsregel digitale vervanging archiefbescheiden daaraan stelt, uitgewerkt ten behoeve van de Inspectie van het Onderwijs (IvhO).

Het systeem Hummingbird is bij de IvhO in gebruik sinds 2007. In 2013 is Hummingbird vervangen door het DMS/RMA eDocs. Er is geen universeel routeringsinstrument in gebruik. De afhandeling van de toezichtsprocessen wordt sinds 2013 bijgehouden in het Inspectie Basis Informatiesysteem (IBIS). eDocs wordt zuiver als opslag- en raadpleegsysteem gebruikt bij de inspectie.

De bij de IvhO aangeleverde papieren documenten worden geregistreerd, gedigitaliseerd (gescand) en gearchiveerd in de ordeningsstructuur van eDocs. De behandeling van deze documenten zal vanaf het moment waarop het vervangingsbesluit in werking treedt plaatsvinden aan de hand van het digitale document. De papieren documenten die zijn gedigitaliseerd worden tot op heden bewaard in het papieren archief van de IvhO. De originele papieren bescheiden gelden in de huidige situatie nog steeds als archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet. Na in werking treden van het vervangingsbesluit zullen de papieren bescheiden in dagdozen voorlopig tot een jaar na scanning worden bewaard, waarna de inhoud van de dagdozen definitief wordt vernietigd. Na het routinematig goed verlopen van het vervangingsproces wordt bezien of de periode van een jaar verkort kan worden.

Het besluit tot routinematige digitale vervanging geldt voor alle vanaf 1 januari 2016 via scanning gedigitaliseerde en in eDocs opgenomen documenten.

1. Beschrijving van het DMS/RMA

1.1. eDocs (hummingbird)

De IvhO werkt sinds 2007 met het DMS Hummingbird. In 2013 is Hummingbird vervangen door het DMS/RMA eDocs. Het systeem is een applicatie aangevuld met de Ascent Capture Kofax scanmodule. eDocs is gekoppeld aan IBIS, het Internet Schooldossier (ISD) en SmartDocuments. Het DMS/RMA en de scanmodule worden gebruikt voor documentregistratie, dossierregistratie, digitale opslag van documenten, documentbeheer en digitalisering van documenten die gegenereerd worden door de primaire processen van de IvhO. eDocs is ingevoerd ter ondersteuning van plaats- en tijdonafhankelijk werken en papierarm werken met documenten.

1.2. Digitaal Archiefbeheer

Het archiefbeheer bij de IvhO is ingericht in de RM-module van eDocs. Deze software wordt bij een aanzienlijk aantal overheden ingezet ter ondersteuning van (digitaal) archiefbeheer en is gecertificeerd. Het proces rond digitaal werken en digitale dossiervorming is zodanig ingericht, dat een maximale opname van verantwoordingsdocumenten met hun context in de digitale dossiers mogelijk is. Daarnaast wordt de uitvoering van het proces getoetst door de recordmanager die is belast met archivering. De monitoring is gericht op het minimaliseren van fouten door menselijk handelen en het controleren of op de voorgeschreven wijze gebruik wordt gemaakt van het DMS/RMA.

De digitale dossiervorming vindt bij aanvang en tijdens de afhandeling van werkprocessen plaats in de RM-module. De volledigheid en juiste metadatering van de documentaire neerslag uit de processen wordt door de recordmanager getoetst in periodiek te houden monitors.

Voor de ordening van informatie in de RM-module maakt de IvhO gebruik van een ordeningsstructuur. Deze ordeningsstructuur is onderdeel van de RM-module binnen eDocs. Met de RM-module worden documenten en processen formeel en verantwoord ondergebracht in het digitaal archiefbeheer.

eDocs is gecertificeerd volgens de Amerikaanse standaard voor recordmanagement US DoD 5012.2-standaard 2007 voor digitaal archiefbeheer. De ordeningsstructuur in eDocs kent een verschillend aantal lagen per proces, afhankelijk van de complexiteit van het proces. De processen zijn gemodelleerd aan de hand van de Werkwijzer, de tool waarin de processen van de IvhO beschreven zijn. Een voorbeeld (printscreen) van de ordeningsstructuur is als bijlage 1 aan dit handboek toegevoegd.

2. Reikwijdte van het vervangingsproces

2.1. Organisatieonderdelen waarvoor de werkwijze geldt

De werkwijze geldt voor alle onderdelen van de IvhO die documenten registreren en archiveren in het DMS/RMA eDocs.

2.2. Beschrijving van de te vervangen archiefbescheiden

De vervanging heeft betrekking op alle papieren documenten die de IvhO vanaf 1 januari 2016 ontvangt of opmaakt voor de uitoefening van haar taken. De volgende categorieën documenten worden door scanning gedigitaliseerd opgenomen en beheerd in het DMS/RMA eDocs:

Alle te vervangen documenten worden geregistreerd in eDocs. eDocs is ingericht met een ordeningsstructuur voor digitale dossiers gebaseerd op de processen van de IvhO.

2.3. Documenten waarop het vervangingsbesluit niet van toepassing is

Het vervangingsbesluit is niet van toepassing op documenten die in de zin van de Archiefwet geen archiefbescheiden zijn. Voorbeelden hiervan zijn:

Bij het vaststellen van de uitzonderingen op vervanging dient daarnaast rekening worden gehouden met artikel 2 (eerste lid, onderdelen c en d) en artikel 6 (eerste lid, onderdelen 1 en 2) van het Archiefbesluit 1995.

Artikel 2

Artikel 6

Het vervangingsbesluit is op basis van artikel 2 van het Archiefbesluit dus niet van toepassing op documenten die een meerwaarde hebben voor het cultureel erfgoed zoals beschreven in artikel 2 van het Archiefbesluit. Deze documenten worden, voor zover mogelijk, geregistreerd en gedigitaliseerd in eDocs. De papieren documenten zijn de originele archiefbescheiden en worden dienovereenkomstig gearchiveerd. De papieren archiefbescheiden worden na het verstrijken van de wettelijke termijn in goede, geordende en toegankelijke staat naar het Nationaal Archief overgebracht.

Het vervangingsbesluit is verder niet van toepassing op documenten die betrekking hebben op personeelsleden van de IvhO. Deze documenten worden gedigitaliseerd en opgenomen in P-Direkt. Op deze documenten is het Besluit routinematige digitale vervanging archiefbescheiden personeelsdossiers OCW van toepassing.

Contracten en facturen worden bij de IvhO ontsloten in het systeem SAP en vallen buiten de scope van dit handboek.

Het vervangingsbesluit is ook niet van toepassing op eventuele gerubriceerde documenten met een rubricering van STG Confidentieel of hoger ontvangen of opgemaakt door de IvhO. Deze gerubriceerde documenten worden niet geregistreerd in eDocs, worden niet gedigitaliseerd maar wel in papieren vorm gearchiveerd.

Documenten waarbij de vermelding ‘persoonlijk’, ‘personeelsvertrouwelijk’ of ‘vertrouwelijk’ staat op de envelop, worden niet geopend. Het is in dit geval aan de proceseigenaar om te bepalen of deze documenten geregistreerd en/of gescand worden. Als er geen vermelding op de envelop staat maar de inhoud alsnog vertrouwelijk blijkt, worden de documenten teruggeplaatst in de envelop. De proceseigenaar bepaald vervolgens of de documenten geregistreerd en/of gescand worden.

Klachten waarin vertrouwelijke informatie staat en die per email of telefonisch worden aangeleverd bij het Loket van de IvhO worden opgeslagen in het systeem Topdesk.

Het overzicht van de criteria voor uitzondering van vervanging is als bijlage 2 bij dit handboek opgenomen. In de tabel taken recordmanagement IvhO is de functionaris opgenomen die bepaalt welke documenten uitgezonderd worden van vervanging. Deze tabel is als bijlage 3 aan dit handboek toegevoegd.

3. Verantwoordelijkheden en Bevoegdheden

In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de organisatie en taken van de IvhO als geheel. Dit om in het kader van de routinematige digitale vervanging de verantwoordelijkheden en bevoegdheden op het gebied van de postontvangst, de postbehandeling, de archiefvorming en het archiefbeheer te beschrijven.

3.1. Organisatie en taken van de IvhO

In het organisatie- en mandaatbesluit van de IvhO is de organisatie van de inspectie beschreven. Voor een up-to-date weergave van de organisatie wordt verwezen naar de intranet- en internetwebsite van de IvhO.

3.2. Organisatie en taken recordmanagement IvhO

Het team Recordmanagement (RM) is als centrale eenheid voor de IvhO belast met het realiseren van een hoogwaardige informatiehuishouding. Dit geschiedt door middel van een regisserende en een naar buiten gerichte actieve rol. RM bestaat uit de medewerkers post en archief (MPA) en recordmanagers. De werkzaamheden van de MPA zijn de uitvoering van de registratieactiviteiten en het archiveren van documenten. Toe nu toe gebeurde dat in een situatie waarin papier leidend was. Met het in werking treden van het vervangingsbesluit zal de archivering vanaf dat moment regulier digitaal plaatsvinden. De hoofdtaken van de recordmanagers zijn het beheren van de ordeningsstructuur, het toezien op het gebruik van eDocs, de kwaliteit van de registraties en archivering en het adviseren over recordmanagement aan de medewerkers binnen de sectoren en directies van de IvhO.

De totale opdracht van de recordmanagers van team RM is na inwerking treden van het vervangingsbesluit:

De opdracht van de MPA na inwerking treden van het vervangingsbesluit is:

De recordmanagers zijn verantwoordelijk voor de vernietiging van de documenten die geplaatst zijn in de dagdozen. Tot daadwekelijke vernietiging wordt overgegaan na akkoord van de proceseigenaren. De tabel taken recordmanagement is als bijlage 3 aan dit handboek toegevoegd.

3.3. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden archiefbeheer

De inspecteur-generaal van het Onderwijs (IGO) heeft als zorgdrager de eindverantwoordelijkheid voor de uitvoering van het beheer van de archiefbescheiden van de IvhO, zoals geregeld is in de Regeling Informatiebeheer OCW 2013.

De Regeling Informatiebeheer OCW is als bijlage 4 bij dit handboek toegevoegd.

4. Inrichting van het vervangingsproces (scannen)

Het scanproces raakt een juridisch belang en een cultuurhistorisch belang. Het gecontroleerd vervangen van archiefbescheiden door middel van digitalisering moet daarom zodanig van opzet zijn dat de waarde voor verantwoording en bewijs niet in het geding komt. Het scanproces is zodanig ingericht dat de gedigitaliseerde archiefbescheiden aan dezelfde criteria voldoen als bij papier het geval is. Deze criteria liggen in de aard van: authenticiteit, betrouwbaarheid, integriteit, beschikbaarheid en duurzaamheid.

De vervanging heeft bij de IvhO de volgende kenmerken:

De vervanging geldt voor alle fysieke documenten gebruikt bij of voortkomend uit de werkprocessen van de IvhO, dus zowel voor permanent te bewaren als voor op termijn te vernietigen archiefbescheiden, behalve de in hoofdstuk 2 genoemde uitzonderingen.

De IvhO hanteert de volgende uitgangspunten voor vervanging:

Deze uitgangspunten komen volledig overeen met die van het ministerie van OCW.

4.1. Proces vervanging van documenten (postbehandeling)

Bij de IvhO heeft vervanging de volgende kenmerken:

Het scanprotocol IvhO is als bijlage 5 bij dit handboek toegevoegd. De handleiding scannen documenten IvhO is als bijlage 6 bij dit handboek toegevoegd.

4.1.1. Inkomende post

Nadat de inkomende post is geopend door de MPA wordt aan de hand van onderstaande argumenten bepaald welke documenten geregistreerd en dus gescand moeten worden. Deze argumenten zijn:

Nadat de selectie van de te registreren post is uitgevoerd dient er een controle plaats te vinden op de documenten voordat tot scannen kan worden overgegaan.

De IvhO heeft een werkinstructie waarin staat welke post door de MPA niet geopend mag worden. De werkinstructies en de bijbehorende stroomschema’s zijn als bijlagen 7, 7.1, 8, 8.1 en 9 toegevoegd.

4.1.2. Uitgaande papieren post

Uitgaande post wordt na ondertekening (‘natte handtekening’) van het uitgaande document in opdracht van de proceseigenaren verstuurd. Kopieën van de uitgaande papieren post worden ter archivering aangeboden aan de MPA, waarna deze documenten worden gescand en in een dagdoos gearchiveerd.

4.1.3. Interne post

Interne documenten volgen een geheel digitale route. Vervanging van papieren documenten is in dit handboek niet aan de orde. Gedigitaliseerde documenten die op enig moment in het afhandelproces worden geprint en waarop aantekeningen worden gemaakt, worden alsnog gescand.

4.2. De situering van het scanproces

Team RM verricht als centrale eenheid alle scanwerkzaamheden die binnen de scope van het DMS/RMA eDocs vallen. Deze scanwerkzaamheden vinden volledig plaats op kantoor Utrecht. Voor het scannen van de documenten wordt gebruik gemaakt van in totaal twee scanwerkplekken die zijn uitgerust met scanners van het merk Panasonic, type KV-S4085C met bijbehorende werkstations. Beide scanners zijn ingesteld op 300 dpi. Scanning geschiedt in kleur, tenzij er geen kleur gedetecteerd wordt.

Voor het scannen gelden de volgende uitgangspunten:

De instellingen van de scanhardware zijn als bijlage 10 bij dit handboek toegevoegd. De specificaties van de software zijn als bijlage 11 toegevoegd.

4.3. Scancontrole

Voor de scancontrole gelden de volgende uitgangspunten:

De prestatie indicatoren zijn:

4.4. Registreren documenten in het DMS

Nadat de documenten geregistreerd zijn worden ze volgens de beschreven procedure gescand.

Een voorbeeld van een registratieformulier en de tabel metadata is als bijlage 12 bij dit handboek toegevoegd.

5. Technische Infrastructuur

5.1. Hardware

Op grond van artikel 26b, sub b en c van de Archiefregeling moet de zorgdrager in het besluit tot vervanging van te bewaren archiefbescheiden inzicht geven in de keuzes ten aanzien van de (inrichting van) de apparatuur en software die in verband met het vervangingsproces worden aangeschaft:

Scanning vindt plaats bij de IvhO. De apparatuur waarmee dit gebeurt is de volgende:

5.2. Onderhoud hardware

De scanners worden op de eerste werkdag van iedere week, volgens de instructies van de leveranciers van deze hardware, door de MPA gereinigd en gecontroleerd op juiste werking. Na reiniging van de scanners wordt een testscan uitgevoerd. Voor het uitvoeren van de testscan en de controle daarop wordt gebruik gemaakt van de door de leverancier van de scanners geleverde test- en controlevellen. Voor periodiek en storingsonderhoud aan de scanners is een onderhoudscontract afgesloten.

5.3. Software

Op de scanunits wordt gebruik gemaakt van de volgende software: Kofax Ascent Capture 10.0

Met de leverancier van de scansoftware is een onderhoudscontract afgesloten dat voorziet in updates van de software en het oplossen van storingen in de werking van de software.

Een technische beschrijving van de scanners en de scansoftware zijn als bijlagen 10 en 11 bij dit handboek toegevoegd.

6. Proces van vernietiging

6.1. Verklaring van vervanging

Na inwerking treden van het besluit tot vervanging, welke tevens een toestemming inhoudt om de oorspronkelijke papieren archiefbescheiden te vernietigen, wordt op grond van artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 jaarlijks een verklaring van vervanging opgesteld. De verklaring beschrijft op grond waarvan vervanging heeft plaatsgevonden en de wijze waarop dat is gebeurd. Een exemplaar van deze verklaring wordt blijvend bewaard. Hoofd ICT, Contracten en Recordmanagement (ICR) bij de IvhO is bevoegd tot routinematige vernietiging van onder deze toestemming vallende archiefbescheiden en ondertekening van de verklaring van vervanging. Uit oogpunt van efficiency wordt per vernietigingsperiode (vier maanden) een specificatie opgemaakt van de vervangen archiefbescheiden en toegevoegd aan de verklaring van vervanging.

De daadwerkelijke vernietiging wordt afgehandeld door de recordmanagers van het team Recordmanagement van de IvhO. Vóór de daadwerkelijke vernietiging worden de directeuren van de sectoren en directies van de IvhO op de hoogte gesteld van de papieren documenten uit de dagdozen die vernietigd zullen gaan worden. Vernietiging van deze documenten kan worden uitgesteld op verzoek van de directeuren.

6.2. Frequentie van vernietiging

Alle papieren originelen die vallen onder de werking van het vervangingsbesluit, worden uiteindelijk na digitalisering vernietigd. Dit gebeurt niet direct nadat digitalisering heeft plaatsgevonden. De papieren originelen worden voorlopig voor een periode van één jaar na digitalisering in een numerieke reeks dagdozen bewaard. Na het verstrijken van deze periode vindt vernietiging plaats.

De vernietiging van de dagdozen bestaat uit onderstaande stappen:

7. Actualiseren besluit tot digitale vervanging en handboek

7.1. Vervangingsbesluit en handboek toetsen op actualiteit

Na twee jaar of eerder in geval van proceswijzigingen ten aanzien van het vervangen van papieren documenten wordt het vervangingsbesluit en het bijbehorende handboek getoetst op actualiteit en herzien wanneer dit van toepassing is.

Het vervangingsbesluit en het bijbehorende handboek zal moeten worden geactualiseerd als:

7.2. Actualiseren handboek

Het beheer van het handboek is belegd bij Team RM. Team RM voert regulier tweejaarlijks een check uit of alle onderdelen, inclusief de bijlagen, van het handboek nog actueel zijn. Eventuele aanpassingen worden in het handboek door Team RM doorgevoerd. Na aanpassing en vaststelling door of namens de IGO zal het handboek als een nieuw document in eDocs worden opgeslagen. Oude versies komen voor blijvende bewaring in aanmerking.

Bijlage 1. Ordeningsstructuur eDocs

Bijlage 2. Criteria voor uitzondering van vervanging

De elementen en kenmerken die van belang zijn bij de beantwoording van de vraag of sprake is van documenten en/of bestanddelen met intrinsieke waarde en die het criterium zijn om niet tot vervanging over te gaan zijn:

Bijlage 3. Taken en rollen recordmanagement IvhO

Bijlage 4. Regeling Informatiebeheer OCW

Gepubliceerd in de Staatscourant van 9 april 2013, nr. 9022

Regeling van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 18 maart 2013, nr. FMICT/359419, houdende regels op het gebied van het informatiebeheer voor het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (Regeling Informatiebeheer OCW 2013)

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,

Gelet op artikel 14 van het Archiefbesluit 1995;

Besluit:

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze regeling en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:

Hoofdstuk 2. Reikwijdte

Artikel 2. Reikwijdte beheersregels

De Regeling informatiebeheer is van toepassing op het beheer van alle informatie van concern OCW.

Hoofdstuk 3. Organisatie

Artikel 3. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden

Artikel 4. Informatiebeheerders

Artikel 5. Informatiebeherende onderdelen

Artikel 6. Archiefvormende onderdelen

Artikel 7. Periodieke audit

De Auditdienst Rijk voert jaarlijks een audit uit op het informatiebeheer van concern OCW en brengt hierover een rapportage uit aan de Secretaris-generaal.

Hoofdstuk 4. Beheer

Artikel 8. Registratie

Artikel 9. Context en authenticiteit van informatie

Artikel 10. Metagegevens bij digitaal gecreëerde informatie

Artikel 11. Voortgang en afdoening

Artikel 12. Toegankelijkheid en duurzaamheid

Artikel 13. Conversie, migratie of emulatie

Artikel 14. Vorming en ordening,

Artikel 15. Informatieverstrekking

Artikel 16. Informatieverstrekking aan derden

Artikel 17. Selectie

Artikel 18. Vernietiging

Artikel 19. Overbrenging

Artikel 20. Vervanging

Artikel 21. Opslagformaten

Artikel 22. Vervreemding

Artikel 23. Organisatieverandering

Artikel 24. Materieel beheer

Artikel 25. Archiefruimten

Hoofdstuk 5. Slotbepalingen

Artikel 26. Intrekking andere regeling(en)

De regeling Informatiebeheer OCW van 16 februari 2009, nr. WJZ/98508 (8222) wordt ingetrokken.

Artikel 27. Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als Regeling Informatiebeheer OCW 2013.

Artikel 28. Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin zij is geplaatst.

Deze regeling wordt met de toelichting in de Staatscourant geplaatst.

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,

M. Bussemaker

Toelichting

1. Algemeen

Artikel 14 van het Archiefbesluit 1995 verplicht zorgdragers in de zin van de artikelen 23. eerste lid, en 41, eerste lid, van de Archiefwet 1995 tot het vaststellen van beheersregels ten aanzien van hun archiefbescheiden. Deze regeling, die de Regeling Informatiebeheer uit 2009 vervangt, strekt daartoe. Tot vervanging van de Regeling Informatiebeheer wordt overgegaan vanwege:

Voor wat betreft de taken op het gebied van de informatiehuishouding van het ministerie is het in dit verband relevant te vermelden dat de voormalige directie Concernondersteuning (CO) is gesplitst in de directies Personeel en Organisatie (DPO) en de Directie Facilitair Management & Informatie en Communicatie Technologie (FM&ICT). Bij de vorming van deze directies is bepaald dat de directie FM&ICT is belast met het verzorgen van het kaderstellend beleid en de centrale regieorganisatie taken voor concern OCW op het gebied van het informatiebeheer.

2. Digitalisering van de informatiehuishouding

Ten opzichte van de vorige regeling gaat deze regeling primair uit van een digitale informatiehuishouding en de daarmee gepaarde veranderingen (op het vakgebied IV) bij OCW. In de vigerende archief-wetgeving is sprake van bijvoorbeeld de termen archiefbescheiden, archief, archiefvormend orgaan en archiefbeheer. Echter, de steeds verder gaande digitalisering brengt veranderingen met zich mee die ertoe nopen om de terminologie in deze regeling aan te passen. Zo is in deze regeling:

Door digitalisering zullen niet de verantwoordelijkheden, maar wel de huidige taken en rollen ten aanzien van de informatiehuishouding wijzigen en op een andere wijze belegd moeten worden. In deze regeling is bijvoorbeeld nog sprake van verschillende archiefvormende onderdelen. Na volledige digitalisering zal er nog maar één archiefvormend onderdeel zijn, namelijk Concern OCW. Verder beschrijft deze regeling nog een analoge situatie specifiek voor die informatie die wel gedigitaliseerd maar niet vervangen mag worden.

3. Reikwijdte zorgdragerschap

Deze regeling geeft, ten slotte, uitdrukking aan het archiefwettelijk zorgdragerschap van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap voor de informatie van adviescolleges en van andere overheidsorganen zonder rechtspersoonlijkheid die tot het beleidsterrein van het ministerie behoren. Wat betreft de reikwijdte van het zorgdragerschap het volgende. In de Archiefwet 1995 is een aantal met name genoemde overheidsorganen uitdrukkelijk aangewezen als zorgdrager voor hun nog niet overgebrachte archiefbescheiden. Zo bepaalt artikel 23, eerste lid, van die wet dat de Eerste en de Tweede Kamer der Staten-Generaal, de andere Hoge Colleges van Staat, de directeur van het Kabinet van de Koning en de verschillende ministers zorg dragen voor hun archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar een rijksarchiefbewaarplaats. Voor een tweetal categorieën van overheidsorganisaties ligt het in de rede om, voor wat betreft de archiefwettelijke zorg voor archiefbescheiden, een koppeling te maken met het zorgdragerschap van de minister die belast is met aangelegenheden op het beleidsterrein van die organisaties. Het gaat om adviesraden in de zin van de Kaderwet adviescolleges en om alle overige overheidsorganen die tot het beleidsterrein van een ministerie behoren, maar geen rechtspersoonlijkheid bezitten en dus onderdeel zijn van de rechtspersoon Staat. Voor deze twee categorieën is de minister die het aangaat zorgdrager in de zin van de Archiefwet 1995. Gelet op de bijzondere bestuurlijke positionering van deze overheidsorganen ten opzichte vaneen ministerie kan de concrete invulling van de archiefwettelijke zorg uiteraard onderwerp zijn van onderlinge werkafspraken.

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,

M. Bussemaker

Bijlage 5. Scanprotocol IvhO

Scanprotocol Inspectie van het Onderwijs

Het Nationaal Archief stelt een aantal eisen die vastgelegd zijn in de 'Beleidsregel digitale vervanging archiefbescheiden'. Deze beleidsregel is te vinden op de website van de Erfgoedinspectie (erfgoedinspectie.nl). De voornaamste eisen hebben betrekking op:

De kern van de Archiefwet is dat iedere overheid haar informatie ‘in goede, geordende en toegankelijke staat’ moet hebben en houden. Scannen heeft aspecten van ‘goede staat’ (je moet kwalitatief goed scannen) en ‘toegankelijke staat’ (het digitale bestand moet te openen zijn).

Bij digitalisering van documenten spelen de volgende aspecten een belangrijke rol:

Vragen waarbij stilgestaan moet worden tijdens het inrichten van een scanproces:

Proces scannen IvhO

Het digitaliseren van documenten begint met de technische aspecten van de scanvoorziening zelf.

Eisen aan de scanapparatuur:

Eisen toegang tot de scanapparatuur

Onder de scanruimte wordt verstaan:

De ruimte waarin de scanprocedure, zoals hierna beschreven, plaatsvindt. Recordmanagement (RM) draagt er zorg voor dat deze ruimte aan de volgende eisen voldoet:

Eisen aan de medewerkers

Het scanproces zelf is onder te verdelen in zeven stappen:

Het scannen van inkomende documenten gebeurt nadat er registraties zijn aangemaakt in eDocs.

Bijlage 6. Handleiding scannen documenten IvhO

Handleiding Scannen Inspectie van het Onderwijs

Inleiding

Elk ingekomen stuk dat is geregistreerd moet worden gescand, behalve de uitzonderingen m.b.t. de AVG of de UAVG.

Alle gescande stukken worden rechtstreeks via Kofax (scanner) in eDocs opgenomen.

Iedere inspectiemedewerker moet kunnen vertrouwen op de informatie die is opgenomen in eDocs. De documenten moeten betrouwbaar, toegankelijk, volledig en goed leesbaar zijn.

Deze handleiding gaat ervan uit dat het bijbehorende scanprotocol bekend is bij de gebruiker. In dit protocol wordt onder meer aangegeven de handelingen die moeten worden verricht alvorens met het daadwerkelijke scannen kan worden begonnen. Dit document legt de werking/procedures van het scannen uit.

Het scannen van een batch

Zet de scancomputer aan.

De applicatie die moet worden gebruikt, is de Batch manager. Indien deze nog niet is gestart, doe dit dan via Start > Alle Programma’s > Kofax Capture 10.0 > Batch Manager of dubbelklik op het Batch Manager icoon op het bureaublad.

Het Kofax Capture Batch Manager venster verschijnt in beeld. In dit scherm kan je alle basis informatie zien met betrekking tot een batch, zoals de status.

Begin nu met het aanmaken van een nieuwe batch. Klik op het meest linker icoon, de Create knop.

Een nieuw venster verschijnt met als Batch class de waarde: BRIEF.

Klik op Save en vervolgens op Close. Het venster wordt gesloten en de Batch Manager wordt weer zichtbaar.

In de Batch Manager staat nu de aangemaakte batch. Klik op het tweede icoon, de Process knop.

Als de scanner in de stand-by modus staat wordt deze nu geactiveerd en de Kofax Capture Scan module opent. Voeg voor elk te scannen document een scheidingsblad toe en leg de documenten op de scanner.

Klik op het zesde icoon van links, Scan all. De scanner gaat nu de documenten scannen.

Na het scannen zijn de documenten te zien in de Batch Contents lijst.

Controleer de pagina’s van de batch. Klap de documenten uit door op het + teken te klikken of druk op enter. Nu worden alle pagina’s van het document getoond. Kofax maakt onderscheidt tussen Batch, Document en Pagina.

Zodra er op één van de drie niveaus met de rechtermuisknop wordt geklikt verschijnt er een menu waarmee enkele bewerkingen uitgevoerd kunnen worden op het gekozen niveau.

De beschikbare bewerkingen verschillen per niveau. Enkele bewerkingen zijn hieronder kort opgesomd.

Als alle documenten goed zijn gescand sluit je de batch door in de toolbar op Close te drukken. Kofax vraagt dan om een bevestiging. Je kan namelijk in deze fase nog van alles veranderen tot het moment dat je definitief Close drukt.

Als je voor ‘Ja’ kiest, keer je terug naar de Batch Manager. Klik vervolgens op het tweede icoon, de Process Batch knop.

Nu wordt het valideren scherm geopend.

In dit scherm kan je het eDocs-registratienummer invoeren waardoor het document wordt gekoppeld aan de registratie in eDocs. Klik na het invoeren van een registratienummer op de tab-toets en vervolgens op de enter-toets om door te gaan naar het volgende document. Mocht je er in dit stadium toch nog achter komen dat er iets fout is gegaan (je ziet bijvoorbeeld ineens een vergeten pagina liggen of je treft ondanks controle toch nog een duidelijk verkeerd nummer op het document) dan moet je gebruik maken van de Reject optie. In bijlage 1 wordt uitgelegd hoe deze optie precies werkt.

Als alle registratienummers zijn ingevuld verschijnt het onderstaande scherm.

Klik op Ja. Hiermee keer je terug naar de Batch Manager.

Het vervolg van het scanproces kan nu op twee verschillende manieren verlopen:

Druk op de process knop. De Batch Manager laat nu de voortgang van het proces zien.

Als de computer klaar is met het aanmaken van de pdf-bestanden ga je automatisch terug naar de Batch Manager. In de details van de batch staat nu achter export de status ready.

Druk op deprocess knop. De Batch Manager laat nu de voortgang van het proces zien.

De documenten komen vervolgens automatisch in de import-box terecht. De import-box is toegankelijk via de error-box en de finished-box die op het bureaublad staan van de scancomputer.

De batch verdwijnt nu automatisch uit de Batch Manager.

Als het exporten naar Edocs is gelukt verschijnen de documenten in de finished-box. Hiermee is het scan proces afgelopen. Het is nog wel noodzakelijk om te controleren in eDocs of de documenten goed doorgekomen en dus te openen zijn. Controleer altijd of er geen documenten in de error-box terecht zijn gekomen. In het scanprotocol staat omschreven hoe je moet handelen als documenten in de error-box komen. Als alles goed gegaan is zet je met potlood een G in de rechterbovenhoek. Hiermee geef je aan dat het document correct is gescand.

Bijlage A. bij Handleiding Scannen Inspectie van het Onderwijs: Reject optie

Mocht je er nu achter komen dat toch nog iets fout is gegaan met het gescande document, gebruik dan de reject optie. Druk op reject in de toobar, het vijfde symbool. Je krijgt dan het onderstaande scherm te zien.

Selecteer de balk Pre-defined. Kies vervolgens de reden waarom je dit document reject. Druk vervolgens op OK.

Nadat je bij alle andere documenten het registratienummer hebt ingevoerd verschijnt het onderstaande scherm. Klik om verder te gaan op OK.

Je komt nu weer in de Batch Manager. Druk op Process om verder te gaan naar Quality Control.

Je komt nu terug in de Kofax Capture Scan module. De goede scans zijn grijs en niet toegankelijk. Door het geweigerde document staat een groot rood kruis. Je kan het document nu goedkeuren door Unreject te selecteren in de toolbar. Je kan ook het document verwijderen door op Delete te klikken in de toolbar. Hierna kan je het document opnieuw scannen door voor Scan all te kiezen. Het proces van valideren, pdf aanmaken en exporten verloopt daarna hetzelfde als beschreven in de handleiding.

Bijlage B. bij Handleiding Scannen Inspectie van het Onderwijs: Onderhoud scanapparaat

Het is van belang dat de te scannen stukken van te voren ontdaan worden van nietjes en andere bindmiddelen. Door het veelvuldig gebruik blijven er in de scanner resten van het papier achter, dit zijn kleine stofdeeltjes die overal tussen gaan zitten. De scanner zal dus regelmatig even schoongeblazen moeten worden. Ook de rollen die zorgen voor de aanvoer dienen schoongehouden of na lang gebruik vervangen te worden. Trek, voordat je de scanner openmaakt, voor de zekerheid de stekker uit het stopcontact.

Schoonblazen van de binnenkant scanner

Klik de kap van de scanner open (fig. boven) via de aangeven handgreep ‘pull/open’ op de klep.

Achter in de scanner zijn zowel boven als onder twee stroken glas te zien, deze dienen altijd goed schoon te zijn. (Bij vuil resulteert dit al gauw in een streep over de scan). Blaas het binnengedeelte schoon met een daarvoor bestemde bus met perslucht.

Naast het schoonblazen moeten de aanvoerrollen aan de onderzijde van de klep schoongemaakt worden, hiervoor is een schoonmaakspray te bestellen. De aanvoerrollen worden vervangen bij slijtage, hiervoor staat een aantal gemaakte scan’s.

Ook boven op de kap zit nog een klep waaronder een tweetal aandrijfrolletjes zitten, ook deze kunnen schoongemaakt worden. Tevens zit onder het kapje op de bodem nog een dubbele doorvoerrol.

De rollen in de scanner zorgen voor de aan en afvoer van de documenten door de scanner. Bij regelmatig gebruik worden bedoelde rolletjes vuil waardoor ze de grip op het papier verliezen, de scanner zal dan vastlopen.

Let op:

Zowel schoonmaken of vervangen van de rolletjes dient te gebeuren na een gemaakte hoeveelheid scans. In het programma (icoontje) Panasonic Scanner kun je kijken hoeveel scans er zijn gemaakt. Natuurlijk kan het geen kwaad om de rolletjes tussentijds ook nog eens schoon te maken maar doe dit ook weer niet te veel, het schoonmaakmiddel kan dan ook slijtage veroorzaken.

De rolletjes worden schoongemaakt met behulp van een doekje met schoonmaakspray (zie onderhoudset). Voor het vervangen van de rolletjes (zie foto) zit bij de geleverde set een duidelijke instructie.

Het plaatsen van de rolletjes:

Open de klep aan de voorzijde (1) en open het beschermkapje van de doorvoerrollen (2).

Haal de rolletjes er uit door het uitstekende lipje naar je toe te halen (1).

Richt de rolletjes op de as (A) en (B) zodat zij er overheen schuiven tot een klik hoorbaar is.

Open nu het beschermkapje van de dubbele doorvoerrol (1).

Vervang de dubbele doorvoerrol (C). Zet de as met het groefje aan de rechterkant in de houder.

Doe het beschermkapje weer over de dubbele doorvoerrol (1) en sluit de kap (2).

Controleren aantal gemaakte scans

Om vast te kunnen stellen hoeveel scans er zijn gemaakt, zodat de rollen schoongemaakt danwel vervangen kunnen worden, dient het programma Panasonic Scanner opgestart te worden.

Dit kan via het icoon op het bureablad.

Het volgende scherm komt na opstarten in beeld:

Onderaan dit scherm staat het aantal gemaakte scan's bij "system:" Daaronder staan de getallen die verwijzen naar het aantal scans na de laatste keer schoonmaken van de rollen en de laatste keer vervangen van de rollen. Elke keer nadat er is schoongemaakt of vervangen dienen deze getallen middels de knop gereset te worden.

Zoals je kunt zien dient schoongemaakt te worden na 20.000 scan’s en moeten de rolletjes vervangen worden na 400.000 scan’s. (zet dus de counter alleen na een onderhoud op ‘Clear’)

Mocht je hier niet uitkomen, neem dan contact op met een van de recordmanagers.

Bijlage 7. Stroomschema postafhandeling

Bijlage 7.1. Uitwerking stroomschema postafhandeling IvhO

De post komt in Utrecht binnen om 08.00 uur bij de receptie (Park Voorn 4)

Na ontvangst van de post door de medewerkers post en archief start de volgende procedure:

Bijlage 8. Stroomschema bijscannen/archiveren

Bijlage 8.1. Uitwerking stroomschema bijscannen/archiveren IvhO

De post komt ter bij scanning/archivering bij de MPA.

Na ontvangst van de documenten door de medewerkers post en archief start de volgende procedure:

Bijlage 9. Specifieke afspraken afhandeling post

Op de locatie Utrecht komt de post binnen bij de receptie. De receptie bericht Recordmanagement die de post ophaalt.

ALLE enveloppen die daarvoor in aanmerking komen worden geopend met een briefopener.

Post zonder vermeldingen als ‘persoonlijk’, ‘personeelsvertrouwelijk’ en ‘vertrouwelijk’ op de envelop wordt geregistreerd door de MPA op de dag van aankomst en doorgestuurd naar de behandelaren/sectoren. Post die niet voor registratie in aanmerking komt wordt ook dezelfde dag doorgestuurd naar de behandelaren/sectoren.

Alle binnenkomende post, zonder opmerkingen op de envelop, die voor registratie in aanmerking komt wordt gescand. De scan wordt opgeslagen in eDocs.

Ook de enveloppen van binnenkomende post worden meegescand achter het document. Indien nodig voor het scannen wordt er een kopie van de envelop gemaakt. Als er meerdere documenten in een envelop zitten, scan dan voor ieder geregistreerd document een kopie van de envelop mee.

De originele envelop wordt d.m.v. een paperclip aan het document/de documenten gehecht en gaat met het document mee de organisatie in.

Een uitzondering op voorgaande is AVG- of UAVG-gevoelige post (b.v. [medische-] handelingsplannen). De reden voor het niet scannen van deze soort post wordt aangeven in het veld opmerkingen.

Soms heeft post vermeldingen als ‘persoonlijk’, ‘personeelsvertrouwelijk’ en ‘vertrouwelijk’ op de envelop. De regels hiervoor zijn:

Juridische post:

Klachten tegen de inspectie: neem contact op met de recordmanager voor toekennen beveiliging. Na registratie en scanning:

Overige klachten, bijvoorbeeld klachten van ouders over scholen gericht aan de Inspectie:

Aangetekende post:

Bijlage 10. Specificaties hardware scanners

Panasonic, type KV-S4085CW

Informatie met betrekking tot de scanners is op de volgende link terug te vinden:

http://cs-im.psn-web.net/Japan/Scanner/cojp/data_e/manual/operation/s4085cs4065c/s4085c-e.pdf

Bijlage 11. Specificatie software scanners

De volgende scansoftware wordt gebruikt:

Kofax is het softwarepakket dat gebruikt wordt voor het digitaliseren en indexeren van de documenten.

De algemene kwaliteitsinstellingen van de scanners bij kleurenscanning zijn:

De algemene kwaliteitsinstellingen van de scanners bij grijswaarden scanning zijn:

De algemene kwaliteitsinstellingen van de scanners bij bitonaal scanning zijn:

Bijlage 12. Voorbeeld registratieformulier en tabel metadata

Dit besluit met de daarbij behorende bijlage zal in de Staatscourant worden geplaatst.