Reglement Vervangingsfonds en Bedrijfsgezondheidszorg voor het onderwijs 2022

Preambule

In 1992 richtten de sociale partners in het onderwijs de Stichting Vervangingsfonds en Bedrijfsgezondheidszorg voor het Onderwijs op. Het doel van het Vervangingsfonds is het bieden van waarborgen aan aangeslotenen voor de kosten van vervanging bij afwezigheid van gewezen personeel en het invoeren en in stand houden van bedrijfsgezondheidszorg in het primair onderwijs, alsmede het bevorderen en bewaken van die zorg.

Het bestuur stelt, conform het bepaalde op grond van artikel 183, vierde lid van de Wet op het primair onderwijs juncto artikel 169, vierde lid van de Wet op de expertisecentra, het Reglement Vervangingsfonds vast. In dit reglement wordt bepaald welke rechten de aangeslotenen in het kader van de taakuitoefening van de stichting, als hierboven genoemd, jegens de stichting kunnen doen gelden en tot welke verplichtingen de aangeslotenen jegens de stichting zijn gehouden.

Dit reglement treedt in werking op 1 januari 2022.

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsbepalingen

Hoofdstuk 2. Aansluiting bij het Vervangingsfonds

§ 2.1. Vrijwillige en verplichte aansluiting

Artikel 2. Verplichte aansluiting bij het Vervangingsfonds

Artikel 3. Vervanging die niet voor bekostiging in aanmerking komt

Personeelsleden:

zijn niet verplicht aangesloten bij het Vervangingsfonds. Vervanging van deze personeelsleden wordt niet bekostigd door het Vervangingsfonds.

Artikel 4. Vrijwillige aanmelding van personeel

§ 2.2. Eigenrisicodragerschap

Artikel 5. Eigenrisicodragerschap

Artikel 6. Lopende vervangingen

Hoofdstuk 3. Premie

§ 3.1. Premie

Artikel 7. Premie

Artikel 8. Premiepercentages

§ 3.2. Bonus-malus regeling

Artikel 9. Bonus-malus regeling

Artikel 10. Toepassingsbereik

Artikel 11. Maximering malus

Hoofdstuk 4. Bekostiging

Artikel 12. Voorwaarden voor bekostiging

Een bevoegd gezag dat valt onder de reguliere bekostiging dan wel een eigenrisicodrager die gebruik maakt van een financiële variant, komt in aanmerking voor bekostiging van vervanging, indien is voldaan aan de voorwaarden van dit artikel.

Artikel 13. Wijze van vervanging

Vervanging kan plaatsvinden op basis van:

Artikel 14. Bekostiging

Indien is voldaan aan artikel 12 en 13, dan vindt bekostiging plaats met inachtneming van dit artikel.

Hoofdstuk 5. Vervangingspools

Artikel 15. Aanvraag en duur vervangingspools

Artikel 16. Bekostiging en inzetpercentage vervangingspool

Artikel 17. Plaatsing uit de vervangingspool

Artikel 18. Bovenbestuurlijke vervangingspools

Hoofdstuk 6. Financiële varianten

Artikel 19. Aanmelding financiële varianten

Artikel 20. Algemene voorwaarden voor bekostiging financiële varianten

Een bevoegd gezag dat gebruik maakt van een financiële variant, komt voor bekostiging in aanmerking indien is voldaan aan artikel 12, met uitzondering van lid 7, onder a, artikel 13 en aan de voorwaarden van dit artikel.

Artikel 21. Wijziging of opzegging

Hoofdstuk 7. Slotbepalingen

Artikel 22. Arbo, ziekteverzuim- en personeelsbeleid

Artikel 23. Subsidies

Een bevoegd gezag kan bij het Vervangingsfonds een aanvraag indienen voor een door het Vervangingsfonds te verstrekken subsidie. Op deze aanvragen is de Kaderregeling Subsidieverstrekking Vervangingsfonds en Participatiefonds 2007 van toepassing.

Artikel 24. Administratie- en bewaarplicht

Artikel 25. Toepassing reglement

Artikel 26. Onvoorziene omstandigheden

In gevallen waarin het reglement niet voorziet, beslist het bestuur.

Artikel 27. Citeertitel

Dit reglement wordt aangehaald als ‘Reglement Vervangingsfonds en Bedrijfsgezondheidszorg voor het onderwijs 2022’.

Artikel 28. Bekendmaking

Artikel 29. Hardheidsclausule

Bijlage 1. Premie

Schoolbesturen binnen het primair onderwijs die bij het Vervangingsfonds zijn aangesloten, dragen premie aan het Vervangingsfonds af. Dit staat vermeld in artikel 183, tweede lid van de Wpo en artikel 170, tweede lid van de Wec.

Voor het bepalen voor welke personeelsleden er wel of geen premie moet worden afgedragen, hanteert het Vervangingsfonds verschillende aansluitcodes. Ook geldt er een onderscheid tussen volledige aansluiting bij het Vf, volledig eigenrisicodragerschap en eigenrisicodragerschap met een financiële variant.

Hieronder volgt een overzicht van de verschillende aansluitcodes en welke personeelsleden er bij de aansluitcodes horen.

Verzekeringsvorm	VF premieplicht	PF premieplicht	Code in ‘Mijn Vf’	Personeel
Verplicht	x	x	01	• Personeel aangesteld bij een bg vóór 5-7-2006 en bekostigd door het Rijk. • Personeel dat aangesteld is bij een bg vanaf 1-1-2009. • Personeel aangesteld voor vervanging, anders dan wegens ziekte of schorsing.
Vrijwillig	x	x	02	• Het personeel dat vrijwillig is aangemeld.
Niet aangesloten bij VF en PF			03	• Personeel aangesteld voor vervanging van, wegens ziekte of schorsing, afwezig personeel waarvoor de kosten ten laste van het VF worden geboekt.
Alleen aangesloten bij PF		x	04	• Personeel dat aangesteld is bij een bg in de periode tussen 5-7-2006 en 1-1-2009 of in die periode een andere functie binnen het bg heeft gekregen en niet vrijwillig is aangemeld. • Personeel aangesteld bij een bg vóór 5-7-2006, niet door het Rijk bekostigd en niet vrijwillig aangemeld. • Personeel met een VF-pooleraanstelling.
Verzekeringsvorm	VF premieplicht	PF premieplicht	Code in ‘Mijn Vf’	Personeel
---	---	---	---	---
Verplicht	x	x	01	• Personeel aangesteld bij een bg vóór 5-7-2006 en bekostigd door het Rijk. • Personeel dat aangesteld is bij een bg vanaf 1-1-2009. • Personeel aangesteld voor vervanging van afwezig personeel.
Vrijwillig	x	x	02	• Het personeel dat vrijwillig is aangemeld.
Niet aangesloten bij VF en PF			03	• Geen personeel.
Alleen aan-gesloten bij PF		x	04	• Personeel dat aangesteld is bij een bg in de periode tussen 5-7-2006 en 1-1-2009 of in die periode een andere functie binnen het bg heeft gekregen en niet vrijwillig is aangemeld. • Personeel aangesteld bij een bg vóór 5-7-2006, niet door het Rijk bekostigd en niet vrijwillig aangemeld.
Verzekeringsvorm	VF premieplicht	PF premieplicht	Code in ‘Mijn Vf’	Personeel
---	---	---	---	---
Verplicht	x	x	01	• Alle personeel aangesteld bij het bg (tijdelijk en vast).
Vrijwillig	x	x	02	• Geen personeel.
Niet aangesloten bij VF en PF			03	• Geen personeel.
Alleen aan-gesloten bij PF		x	04	• Geen personeel

Bijlage 2. Werkwijze bonus-malus regeling

Het Vervangingsfonds hanteert bij vervangingsdeclaraties die door een bevoegd gezag worden ingediend de Bonus-malus regeling. Deze regeling heeft als doel om een bevoegd gezag te stimuleren om actief verzuim tegen te gaan door een bonus uit te keren indien dit bevoegd gezag weinig vervangingsdeclaraties indient en uitgekeerd krijgt, en een malus op te leggen bij veel vervangingsdeclaraties.

Bij de Bonus-malus regeling worden de volgende begrippen gehanteerd.

• −. Bonus-malus verhouding De bonus-malus verhouding geeft weer voor hoeveel een bevoegd gezag aan vervangingsdeclaraties van het Vervangingsfonds uitgekeerd heeft gekregen ten opzichte van de premie die door dit bevoegd gezag moet worden afgedragen. Als voorbeeld: indien een bevoegd gezag in een kalenderjaar voor € 100.000 aan premie moet afdragen en voor € 100.000 aan ingediende vervangingsdeclaraties van het Vervangingsfonds heeft ontvangen, dan heeft dit bevoegd gezag een bonus-malus verhouding van 1. Bij ontvangen vervangingsdeclaraties van € 90.000 en € 110.000 is de bonus-malus verhouding 0,9 respectievelijk 1,1.

• −. Bonus-malus bandbreedte De Bonus-malus bandbreedte bepaalt de grenzen waarbuiten er een bonus wordt uitgekeerd of een malus wordt opgelegd. De ondergrens van de bandbreedte is een bonus-malus verhouding van 1. Wanneer een bevoegd gezag een bonus-malus verhouding heeft van minder dan 1, dan ontvangt het een bonus. De bovengrens van de bandbreedte is een bonus-malus verhouding van 1,1. Wanneer een bevoegd gezag een bonus-malus verhouding heeft van meer dan 1,1 dan krijgt het een malus opgelegd. Wanneer een bevoegd gezag een bonus-malus verhouding heeft tussen de 1 en de 1,1 (binnen de bandbreedte dus), dan wordt er geen bonus uitgekeerd en geen malus opgelegd.

• −. Bonuspercentage en maluspercentage Op grond deze percentages wordt onder meer de hoogte van de bonus of de malus bepaald. Het bonuspercentage voor 2022 bedraagt 30%. De bonus is gelijk aan het verschil tussen het totaalbedrag van de uitgekeerde vervangingsdeclaraties en de ondergrens van de bonus-malus bandbreedte uitgedrukt in euro’s, vermenigvuldigd met het bonuspercentage. Het maluspercentage voor 2022 bedraagt 50%. De malus is gelijk aan het verschil tussen het totaalbedrag van de uitgekeerde vervangingsdeclaraties en de bovengrens van de bonus-malus bandbreedte uitgedrukt in euro’s, vermenigvuldigd met het maluspercentage.

Om de werking van de Bonus-malus regeling duidelijker te maken, volgen hieronder 2 voorbeelden.

Gegevens bevoegd gezag:

• −. Bonus-malus bandbreedte: 1 – 1,1

• −. Bonus-malus bandbreedte in euro’s: € 100.000 – € 110.000

• −. Bonuspercentage: 30%

• −. Maluspercentage: 50%

• −. Af te dragen premie: € 100.000

• −. Uitgekeerde vervangingsdeclaraties: € 80.000

Het bevoegd gezag heeft in 2022 € 20.000 minder vervangingsdeclaraties uitgekeerd gekregen dan de ondergrens van de bonus-malus bandbreedte. Op deze € 20.000 wordt het bonuspercentage toegepast. Dit houdt in dat het bevoegd gezag bij de eindafrekening een bonus van 20.000 x 0,3 = € 6.000 ontvangt.

Gegevens bevoegd gezag:

• −. Bonus-malus bandbreedte: 1 – 1,1

• −. Bonus-malus bandbreedte in euro’s: € 100.000 – € 110.000

• −. Bonuspercentage: 30%

• −. Maluspercentage: 50%

• −. Af te dragen premie: € 100.000

• −. Uitgekeerde vervangingsdeclaraties: € 120.000

Het bevoegd gezag heeft in 2022 € 10.000 meer vervangingsdeclaraties uitgekeerd gekregen dan de bovengrens van de Bonus-malus bandbreedte. Op deze € 10.000 wordt het maluspercentage toegepast. Dit houdt in dat het bevoegd gezag bij de eindafrekening een malus van 10.000 x 0,5 = € 5.000 opgelegd krijgt.

In het geval een bevoegd gezag een malus opgelegd krijgt, is deze malus aan een maximum verbonden. De hoogte van deze maximaal mogelijke malus is afhankelijk van de hoogte van de personele bekostiging regulier. Hierbij wordt het volgende onderscheid gemaakt:

• −. Personele bekostiging regulier lager dan € 2,5 miljoen: boven een bonus-malus verhouding van 1,5 is geen malus verschuldigd.

• −. Personele bekostiging regulier van € 2,5 miljoen of hoger: boven een bonus-malus verhouding van 2 is geen malus verschuldigd.

Gegevens:

• −. Bonus-malus bandbreedte: 1 – 1,1

• −. Bonus-malus bandbreedte in euro’s: € 100.000 – € 110.000

• −. Bonuspercentage: 30%

• −. Maluspercentage: 50%

• −. Af te dragen premie: € 100.000

• −. Uitgekeerde vervangingsdeclaraties: € 170.000

Het bevoegd gezag heeft een bonus-malus verhouding van 1,7. De malus wordt echter gemaximeerd tot een bonus-malus tot een bonus-malus van 1,5. In euro’s betekent dit dat over € 150.000 – € 110.000 = € 40.000 het maluspercentage van 50% wordt toegepast. Het bevoegd gezag krijgt dus een malus opgelegd van € 40.000 x 0,5 = € 20.000.

Gegevens:

• −. Bonus-malus bandbreedte: 1 – 1,1

• −. Bonus-malus bandbreedte in euro’s: € 100.000 – € 110.000

• −. Bonuspercentage: 30%

• −. Maluspercentage: 50%

• −. Af te dragen premie: € 100.000

• −. Uitgekeerde vervangingsdeclaraties: € 250.000

Het bevoegd gezag heeft een bonus-malus verhouding van 2,5. De malus wordt echter gemaximeerd tot een bonus-malus verhouding van 2. In euro’s betekent dit dat over € 200.000 – € 110.000 = € 90.000. Het maluspercentage van 50% wordt toegepast. Het bevoegd gezag krijgt dus een malus opgelegd van € 90.000 x 0,5 = € 45.000.

Bijlage 3. Werkwijze normbekostiging

Bij het bekostigen van vervanging vergoedt het Vervangingsfonds niet direct de kosten die een bevoegd gezag heeft gemaakt voor de vervanging, maar maakt het gebruik van het systeem van normbekostiging. Bij de normbekostiging worden de volgende begrippen gehanteerd.

• •. Normbedrag: dit is het bedrag per uur dat hoort bij de door het Vervangingsfonds vastgestelde normklasse, dat de basis vormt voor de bekostiging.

• •. Normklasse: dit is de salarisklasse waarin het afwezige personeelslid of het personeelslid dat is geplaatst in een vervangingspool, is ingedeeld. Deze indeling vindt plaats op basis van het salaris van deze personeelsleden.

Er zijn in totaal 5 normklassen, elk met een ondergrens en een bovengrens.

Per normklasse wordt een normbedrag per uur berekend, waarbij rekening is gehouden met de werkgeverslasten. Een afwezig personeelslid wordt naar aanleiding van het salaris ingedeeld in de bij dat salaris behorende normklasse. De bekostiging wordt vervolgens berekend door het normbedrag te vermenigvuldigen met het aantal uren dat het afwezige personeelslid is vervangen, tot maximaal het aantal uren afwezigheid.

Let op, bij de normbekostiging geldt het volgende belangrijke onderscheid:

• •. Voor reguliere vervanging geldt: de indeling in de normklasse wordt berekend op grond van het salaris van het afwezige personeelslid. De hoogte van de bekostiging wordt berekend door het normbedrag te vermenigvuldigen met het aantal uren dat het afwezige personeelslid is vervangen, waarbij het maximum aantal uren wordt begrensd door het aantal uren afwezigheid.

• •. Voor vervanging via een vervangingspool geldt: de indeling in de normklasse wordt berekend op grond van het salaris van het personeelslid dat in de pool is geplaatst. De hoogte van de bekostiging wordt berekend door het aantal uren van het dienstverband per week (AUPW), te delen door 7, het resultaat te vermenigvuldigen met 365, het resultaat daarvan te delen door 12 en het resultaat daarvan te vermenigvuldigen met het van toepassing zijnde normbedrag.

Dus als formule: ((AUPW / 7) * 365) / 12 x normbedrag.

In de onderstaande tabel 1 staan de normklassen, grenzen en normbedragen zoals deze gelden per 1 januari 2022:

	Ondergrens	Bovengrens	Normvergoeding per uur
Klasse 1	–	€ 2.897	€ 18,01
Klasse 2	€ 2.897	€ 3.705	€ 24,12
Klasse 3	€ 3.705	€ 4.515	€ 31,89
Klasse 4	€ 4.515	€ 5.309	€ 36,70
Klasse 5	€ 5.309	–	€ 47,37

In de onderstaande tabel 2 staan de normklassen, grenzen en normbedragen zoals deze gelden per 1 juli 2022:

	Ondergrens	Bovengrens	Normvergoeding per uur
Klasse 1	–	€ 3.034	€ 18,87
Klasse 2	€ 3.034	€ 3.881	€ 25,27
Klasse 3	€ 3.881	€ 4.730	€ 33,40
Klasse 4	€ 4.730	€ 5.561	€ 38,44
Klasse 5	€ 5.561	–	€ 49,62

Indien een wegens ziekte afwezig personeelslid wordt vervangen en deze vervanger zelf ziek wordt, dan kan het bevoegd gezag een tweede vervanger aanstellen of benoemen, die dan de werkzaamheden van de vervanger overneemt en de oorspronkelijke afwezige gaat vervangen.

De bekostiging van de wegens ziekte afwezige vervanger wordt dan door het Vervangingsfonds doorbetaald gedurende diens afwezigheidsperiode c.q. periode van aanstelling, tot een maximum van 6 maanden. Gedurende deze periode krijgt het bevoegd gezag dus twee maal de normbekostiging, gebaseerd op het oorspronkelijk afwezige personeelslid. Indien de eerder ziek geworden vervanger of het oorspronkelijk afwezige personeelslid weer beter is en de (vervangings)werkzaamheden hervat, dan stopt de bekostiging van de tweede vervanger op het moment van werkhervatting van de eerste vervanger.

Bijlage 4. Werkwijze vervangingspools

Op grond van hoofdstuk 5 van dit reglement, kunnen bevoegd gezagsorganen bij het Vervangingsfonds een vervangingspool aanvragen.

Bij vervangingspools wordt er een andere bekostigingssystematiek gehanteerd dan bij de reguliere bekostiging. Er wordt gewerkt met een systeem van bevoorschotting en terugvordering. Voor pooldeclaraties die tijdig door het Vervangingsfonds zijn ontvangen en waarvoor een (pool)verantwoording door het bevoegd gezag is ingediend, wordt een vergoeding uitgekeerd. Deze vergoeding wordt maandelijks berekend conform de formule in artikel 16, lid 2. Het normbedrag is hierbij gebaseerd op het salaris van de poolmedewerker en niet op het salaris van de afwezige.

Het bevoegd gezag dient de inzetverantwoording van de in de vervangingspool geplaatste personeelsleden in via ‘MijnVf’. Hiervoor geldt een termijn van 3 maanden, te rekenen vanaf de dag dat het Vervangingsfonds het bevoegd gezag heeft laten weten dat de inzetverantwoording voor de betreffende maand ingediend kan worden. Indien de inzetverantwoording buiten deze termijn door het Vervangingsfonds wordt ontvangen, dan komt de maand waarop de inzetverantwoording betrekking heeft niet voor vergoeding in aanmerking.

Na afloop van het kalenderjaar wordt het definitieve inzetpercentage van de vervangingspool bepaald. Gedurende het kalenderjaar kan een bevoegd gezag de voorlopige resultaten raadplegen in ‘MijnVf’.

De berekening van het inzetpercentage vindt plaats aan de hand van de volgende formule:

• −. V = het aantal uren declarabele vervanging in de pool.

• −. A = het aantal uren en minuten eigen afwezigheid wegens schoolvakantie, BAPO, ziekte of schorsing.

• −. P = het totaal aantal uren en minuten in de pool.

Is het inzetpercentage van de in de vervangingspool geplaatste personeelsleden lager dan het vereiste inzetpercentage van 98% (of 100% bij een pool met een maximale grootte van 6%), dan vordert het Vervangingsfonds het verschil met het vastgestelde inzetpercentage terug.

• −. Grootte van de vervangingspool: 4%

• −. Vereist inzetpercentage: 98%

• −. Goedgekeurd bedrag aan pooldeclaraties: € 80.000

• −. Werkelijke inzetpercentage: 80%

Terugvordering: 98% – 80% = 18% x € 80.000 = € 14.400.

Bijlage 5. Werkwijze financiële varianten

Op grond van hoofdstuk 6 van het reglement, kan een eigenrisicodrager er voor kiezen om gebruik te maken van één van de financiële varianten die door het Vervangingsfonds worden aangeboden.

Hieronder worden deze varianten nader omschreven en wordt bepaald hoe de bekostiging voor elk van de vier financiële varianten plaatsvindt.

I. Wachtdagenvariant met een eigen risico van 2 keer de werktijdfactor per week

Bij deze variant neemt het bevoegd gezag voor een bepaald deel de vervanging van het afwezige personeelslid voor eigen rekening. Bij deze variant is dat twee maal de werktijdfactor van de aanstelling of benoeming per week, omgerekend in klokuren, van het afwezige personeelslid.

Als voorbeeld: wanneer het wegens ziekte of schorsing afwezige personeelslid een dienstverband heeft met een werktijdfactor van 1, dan dient het bevoegd gezag de eerste 80 uur dit personeelslid voor eigen rekening te vervangen. Vanaf 80 uur komt de vervanging in aanmerking voor bekostiging door het Vervangingsfonds.

De vervanging voor eigen rekening van het bevoegd gezag hoeft niet aaneengesloten te zijn, zolang deze maar plaatsvindt binnen dezelfde ziekteperiode of schorsing. Het Vervangingsfonds houdt met de maandelijkse gegevensaanlevering bij voor hoeveel uur het afwezige personeelslid is vervangen. Indien het afwezige personeelslid voor bijvoorbeeld 20 uur voor eigen rekening wordt vervangen en vervolgens enkele weken niet wordt vervangen, dan komt deze 20 uur niet te vervallen.

II. Wachtdagenvariant met een eigen risico van 6 maal de werktijdfactor per week

De werking van deze variant is beginsel hetzelfde als de hierboven onder I. genoemde wachtdagenvariant. Bij deze variant geldt alleen een eigen risico van 6 maal de werktijdfactor van de aanstelling of benoeming per week, omgerekend in klokuren.

III. Stop-loss variant met lage ondergrens van de bandbreedte

Bij deze variant neem het bevoegd gezag voor een bepaald deel de vervanging wegens ziekte of schorsing van één of meerdere personeelsleden voor eigen rekening. Het eigen risico wordt bij deze variant vastgesteld op basis van de ‘Gemiddelde Normatieve Vervangingskosten’ (GNV). Deze worden berekend door een bepaald percentage – voor 2022 bedraagt dit 6 procent – te heffen over de premiegrondslag. Deze premiegrondslag wordt berekend door de premiegrondslag over de maand januari te vermenigvuldigen met 12.

Na het verloop van het kalenderjaar, komt het reeds opgebouwde eigen risico te vervallen en moet deze weer opnieuw tot de ondergrens worden opgebouwd.

Als voorbeeld: een bevoegd gezag heeft een premiegrondslag over de maand januari van € 100.000. De GNV zijn dan € 100.000 x 12 x 0,06 = € 72.000.

Tot 80% van de GNV draagt het bevoegd gezag zelf de kosten voor vervanging, dus de eerste (0,8 x € 72.000 =) € 57.600 aan vervanging wegens ziekte of schorsing neemt het bevoegd gezag voor eigen rekening. Tussen de 80% en 200% van de GNV bekostigt het Vervangingsfonds volledig conform de normbekostiging (mits is voldaan aan de voorwaarden voor bekostiging). Boven de 200% van de GNV (in dit voorbeeld boven de € 144.000) bekostigt het Vervangingsfonds 50% van de normbekostiging.

IV. Stop-loss variant met een hoge ondergrens van de bandbreedte

Deze variant heeft dezelfde werking als de stop-loss variant met de lage ondergrens van de bandbreedte, maar verschilt hiervan in die zin, dat de bekostiging door het Vervangingsfonds pas kan plaatsvinden zodra het bevoegd gezag eerste 100% van de GNV aan vervanging wegens ziekte en schorsing voor eigen rekening heeft genomen.

Bijlage 6. Informatieprotocol

Inleiding

Het Vervangingsfonds ondersteunt bevoegde gezagsorganen door vervanging van personeel in het primair onderwijs onder bepaalde voorwaarden te bekostigen. Bijna alle bevoegde gezagsorganen dragen hiervoor een premie af. Daarnaast kunnen bevoegde gezagsorganen bij het Vervangingsfonds terecht voor advies over verzuim en re-integratie. Om deze taken uit te voeren heeft het Vervangingsfonds bepaalde gegevens nodig over de bevoegde gezagsorganen. Dit informatieprotocol beschrijft de vorm en inhoud van de set gegevens die door het scholenveld aangeleverd moet worden alsmede een korte toelichting op het aanleverproces. Het informatieprotocol dient als hulpmiddel voor schoolbesturen om de juiste gegevens tijdig aan te leveren bij het Vervangingsfonds.

Privacy

In het kader van de AVG, dienen verwerkingen van persoonsgegevens bij het College bescherming persoonsgegevens te worden gemeld. Het Vervangingsfonds maakt bij de uitoefening van de werkzaamheden gebruik van persoonsgegevens. Het Vervangingsfonds treft passende en organisatorische maatregelen om te waarborgen en te kunnen aantonen dat de verwerking van die persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming wordt uitgevoerd.

Leeswijzer

Het informatieprotocol bestaat uit 4 onderdelen:

Onderdeel 1. Basisadministratie

§ 1.1. Inleiding

De basisadministratie van het Vervangingsfonds omvat de volgende gegevens:

§ 1.2. Doel gegevenscollectie door het Vervangingsfonds

Elk bevoegd gezag in het primair onderwijs levert gegevens aan bij het Vervangingsfonds. Deze gegevens worden voornamelijk gebruikt om de hoogte van de premie Vervangingsfonds en premie Participatiefonds vast te stellen, de hoogte van de declaratiebedragen te bepalen en de rechtmatigheid van premies en declaraties te beoordelen. Daarnaast worden gegevens gebruikt voor de informatievoorziening ten behoeve van het scholenveld.

In tabel 1 staat een overzicht van de primaire processen, die gebruik maken van de gegevens, die door het scholenveld beschikbaar worden gesteld.

§ 2. Overzicht gegevens in de Vf-basisadministratie

§ 2.1. Inleiding

Tabel 2 toont een overzicht van de aan te leveren gegevensverzamelingen / set gegevens, voorzien van een korte omschrijving. Hieronder worden de verschillende gegevensgroepen kort toegelicht. Paragraaf 5 bevat een gedetailleerde beschrijving van alle gegevens afzonderlijk.

§ 2.2. Premiebrongegevens

De basisadministratie bevat brongegevens van alle personeelsleden en aanstellingen in het primair onderwijs. Deze gegevens worden gebruikt om de ontvangen (declaratie)gegevens te toetsen aan het reglement en de premie- en declaratiebedragen te berekenen.

Het Personeelsbestand omvat gegevens over het personeel, dat valt onder de cao po. Dit betreft het BSN, de naam, geboortedatum en het geslacht van de personeelsleden.

De Vf-basisadministratie bevat gegevens over de dienstbetrekkingen in het primair onderwijs. Het bestand bevat gegevens als de begin- en einddatum van de aanstelling en de omvang van de aanstelling en het brutosalaris. De aanstellingsgegevens worden ook gebruikt om het premiebedrag vast te stellen.

§ 2.3. Declaratiebrongegevens

De ontvangen declaratiegegevens worden automatisch beoordeeld op rechtmatigheid en getoetst aan de voorwaarden die in het reglement hierover zijn opgenomen. Deze declaratiebrongegevens omvatten uitgebreide gegevens over de afwezigheid en de vervanging. Op basis van deze gegevens stelt het Vervangingsfonds het declaratiebedrag vast.

§ 2.4. Verzuimgegevens

De gegevens omschreven onder § 2.2 en § 2.3. leveren geen compleet overzicht op van het totale verzuim in het primair onderwijs. Niet alle afwezigheid wordt vervangen en niet alle vervanging wordt gedeclareerd dan wel bekostigd. De integrale verzuimgegevens worden gebruikt voor het berekenen van kengetallen, rechtmatigheidscontroles, het bevorderen van de bedrijfsgezondheid en het ondersteunen van het bestuur en bestuursbureau van het Vervangingsfonds op het gebied van informatievoorziening.

§ 2.5. Organisatiegegevens

De van DUO afkomstige organisatiegegevens op basis van de BRIN zijn opgeslagen in de Vf-basisadministratie en dienen onder meer voor de beoordeling van de rechtmatigheid van premie- en declaratiegegevens.

§ 2.6. Retourinformatie ten behoeve van het scholenveld

Na verwerking van de door schoolbesturen aangeleverde gegevens, verstrekt het Vervangingsfonds een gedetailleerd verwerkingsverslag van de vastgestelde premiebedragen, vervangingsdeclaraties en verzuimcijfers aan de schoolbesturen via ‘MijnVf’.

§ 3. Aanlevermoment en frequentie van aanlevering

De door de bevoegde gezagsorgaan te leveren gegevensgroepen zijn maandelijks samengevoegd tot één gegevenslevering. DUO verzorgt maandelijks de gegevenslevering van de BRIN-gegevens.

Het Vervangingsfonds verwerkt de ontvangen gegevens één keer per maand vanaf de 6e werkdag. De afsluitdatum van de gegevenslevering is derhalve de 5e werkdag van de maand. De levering, die in maand n verwerkt wordt, bevat gegevens over de verslagmaand n – 1 alsmede eventuele correcties over voorliggende maanden.

§ 4. Wijze van aanlevering

§ 4.1. Aanlevering via Managed File Transfer en/of webportaal

Bevoegde gezagsorganen en administratiekantoren maken gebruik van PSA (Personeels- en Salarisadministratie)-softwarepakketten voor het leveren van gegevens aan het Vervangingsfonds. Naast deze bulkaanlevering biedt het Vervangingsfonds de mogelijkheid om aanvullende gegevens aan te leveren via een beveiligde omgeving op het Vf-webportaal / ‘MijnVf’.

De levering via de PSA-softwarepakketten geschiedt met behulp van Managed File Transfer (MFT). De MFT voorziet in een beveiligde verbinding tussen de gegevensleveranciers en het Vervangingsfonds. Het webportaal kent een rolgestuurde toegangsbeveiliging; afhankelijk van de rol van de ingelogde gebruiker (via gebruikersnaam en wachtwoord) zijn gegevens te raadplegen dan wel te muteren.

§ 4.2. Bestandsformaat

Het bestandsformaat van de gegevenslevering is het XML-formaat (Extensive Markup Language). Dit is een standaard van het World Wide Web Consortium voor de syntaxis van formele opmaaktalen waarmee men gestructureerde gegevens kan weergeven in de vorm van platte tekst. Deze presentatie is zowel machineleesbaar als leesbaar voor de mens. Het XML-formaat wordt gebruikt om gegevens op te slaan en om gegevens over het internet te versturen.

§ 5. Gegevenstabellen