Regeling van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, van 22 december 2022, nr. 34115669, houdende vaststelling van het onderwijsaccountantsprotocol voor de sectoren PO, VO, MBO en HO (Regeling onderwijsaccountantsprotocol OCW 2022)

De gegevens uit het Register onderwijsdeelnemers van DUO die benodigd zijn voor het onderzoek van het Register onderwijsdeelnemers BO en het onderzoek van het Register onderwijsdeelnemers vavo worden door DUO geleverd in de vorm van het OBO. Deze wordt gemaakt op aanvraag (via de beveiligde site van DUO) van de instelling. Daags na de aanvraag wordt het OBO klaargezet op de beveiligde site van DUO. De instelling krijgt hiervan een bericht.

Indien de instellingsaccountant constateert dat er mutaties moeten worden uitgevoerd op de gegevens in het Register onderwijsdeelnemers, dan moet de instelling deze via de reguliere weg aanleveren aan DUO.

Na het doorvoeren van alle gevraagde mutaties moet de instelling opnieuw het OBO opvragen. Deze wordt dan geleverd met een lijst met verschillen tussen het nieuwe en vorige OBO. De instellingsaccountant stelt vast dat de mutaties juist en volledig zijn doorgevoerd en keurt het nieuwe OBO goed. De goedkeuring wordt geleverd in de vorm van een assurance-rapport bij het OBO. Het assurance-rapport vermeldt welk OBO (van welke datum) is gebruikt.

In het OBO zijn meer gegevens opgenomen, dan die waarop het onderzoek van het Register onderwijsdeelnemers van de instellingsaccountant is gericht. Om de gegevens die relevant zijn voor het onderzoek van de instellingsaccountant te selecteren volgt de instellingsaccountant de aanwijzingen die in hetProgramma van Eisen (PvE) MBO-instellingenen in hetPvE VAVO-instellingenzijn opgenomen voor de instellingsaccountant.

Gevolgen Wet bestuurlijke harmonisatie beroepsonderwijs

Per 1 augustus 2022 zijn de AOC’s omgevormd tot een verticale scholengemeenschap bestaande uit een beroepscollege (voor het mbo-deel) en een school voor voortgezet onderwijs voor vbo. Het beroepscollege wordt bekostigd op grond van de WEB. Voor het onderzoek van de gegevens van het beroepscollege gelden de onderzoekitems van de sector MBO.

De school voor voortgezet onderwijs voor vbo wordt bekostigd op grond van de WVO 2020. Voor het onderzoek van de gegevens van de school voor voortgezet onderwijs gelden de onderzoekitems van de sector VO.

5.2. Onderzoek Register onderwijsdeelnemers

5.2.1. Object van onderzoek

1 december 2022

De gegevens inzake inschrijvingen en diploma’s bepalen in belangrijke mate de hoogte van de rijksbijdrage. Het is daarom van groot belang dat de instellingsaccountant primair de juistheid van deze gegevens vaststelt. De instellingsaccountant geeft daarover een assurance-rapport af.

De instellingsaccountant richt het onderzoek zodanig in dat onjuistheden groter dan 2% (per soort gegevens) worden ontdekt. Uiteraard moeten alle geconstateerde fouten, ongeacht het materiële belang, worden gecorrigeerd.

Indien dit begrip voor het gebruik van statistische technieken gekwantificeerd moet worden, betekent dit een betrouwbaarheid van 95 procent.

De voor het onderzoek relevante soorten gegevens van de onderwijsinstellingen betreffen:

Gelet op deze gegevens, vormt het object van onderzoek van de instellingsaccountants:

Voor zijn onderzoek maakt de instellingsaccountant gebruik van de volgende informatie:

Voor de betekenis van de door DUO uitgevoerde controles en eventuele signalen bij de verwerking van de studentengegevens in het Register onderwijsdeelnemers wordt verwezen naar de handleiding van het Register onderwijsdeelnemers MBO en de handleiding van het Register onderwijsdeelnemers VAVO, deze zijn beschikbaar via de site van DUO.

5.2.2. Omvang werkzaamheden van de instellingsaccountant

1 juli 2022

De instellingsaccountant voert een risicoanalyse uit en legt zijn bevindingen en conclusie vast in zijn dossier. Hierin wordt minimaal aandacht besteed aan alle toetsingspunten (zoals genoemd in paragraaf 5.2.3 minimale werkzaamheden onder de werkzaamheden voor studenten (bo en vavo), diploma’s (bo en vavo) en afgesloten (deel)eindexamenvakken (vavo)) en moet duidelijk zijn of er al dan niet sprake is van een significant risico.

De instellingsaccountant betrekt in deze risicoanalyse onder andere de Standaard 240 en de notitie ‘Helderheid in de bekostiging Beroepsonderwijs en Volwasseneneducatie 2004’.

De werkzaamheden verricht door een interne controle afdeling van de instelling kunnen niet de door de instellingsaccountant te verrichten werkzaamheden vervangen. De werkzaamheden van de interne controle afdeling maken onderdeel uit van de interne beheersingsstructuur van het onderzoeksobject.

Bekostigde studenten aan maatwerktrajecten worden niet gezien als een homogene massa. De instellingsaccountant dient daarom bij instellingen die maatwerktrajecten verzorgen en materieel van omvang zijn (>2% van de totale populatie inschrijvingen) hier specifiek aandacht aan te besteden.

De instellingsaccountant definieert indien mogelijk op grond van zijn risicoanalyse afzonderlijke onderzoekpopulaties binnen de relevante soorten gegevens, zoals genoemd in paragraaf 5.2.1. Dit betekent dat delen van een populatie op grond van de risicoanalyse van de instellingsaccountant ofwel systeemgericht (steunen op IB) ofwel gegevensgericht onderzocht kunnen worden. Dit kan per toetsingspunt verschillend zijn.

Toetsingspunten, die centraal geverifieerd zijn door DUO kunnen buiten beschouwing blijven.

Indien de instellingsaccountant gebruik maakt van afzonderlijke onderzoekpopulaties bij een relevante soort gegeven student (beroepsonderwijs of vavo) per teldatum, dan wordt in ieder geval een afzonderlijke onderzoekpopulatie gedefinieerd voor nieuwe inschrijvingen kort voor de teldatum en voor uitschrijvingen kort na de teldatum. Het risico van deze afzonderlijke onderzoekpopulaties is afhankelijk van de situatie hoger of significant.

Indien de instellingsaccountant voornemens is te steunen op de effectieve werking van specifieke IB, dan dient hij deze interne beheersingsmaatregelen op werking te toetsen. Onder toepassing van de controlestandaarden (waaronder standaard 315 en 330) is het toegestaan dit roulerend te doen (eens in de 3 controles). Interne beheersingsmaatregelen voor een risico dat significant is dienen in de lopende controleperiode getoetst te worden.

Om vast te stellen of de instellingsaccountant kan steunen op de aanwezige IB dient hij werkzaamheden uit te voeren gericht op de opzet, het bestaan en de effectieve werking van de interne beheersingsmaatregelen. De omvang van deze toetsing is afhankelijk van de frequentie van de betreffende maatregel en kan dan ook per maatregel verschillend zijn. De instellingsaccountant voert per interne beheersingsmaatregel minimaal de volgende omvang proceduretesten uit:

Uit de vastlegging van deze werkzaamheden moet blijken welke relevante risico’s en toetsingspunten (zoals genoemd in paragraaf 5.2.3. minimale werkzaamheden onder de werkzaamheden voor studenten (bo en vavo), diploma’s (bo en vavo) en afgesloten (deel)eindexamenvakken (vavo)) door de betreffende IB maatregel zijn afgedekt.

Indien bij het onderzoek gesteund wordt op geautomatiseerde gegevensverwerking, dan dient de betrouwbaarheid hiervan vastgesteld te worden. Indien vastgesteld kan worden dat er gedurende de onderzoeksperiode geen wijzigingen zijn geweest in die geautomatiseerde gegevensverwerking met een mogelijke impact op de te onderzoeken toetsingspunten (dit moet uit het onderzoekdossier van de instellingsaccountant blijken) dan kan volstaan worden met 1 (lijncontrole) test.

Indien één interne beheersingsmaatregel op dezelfde wijze van toepassing is op meerdere relevante soorten gegevens dan wordt bedoeld dat voor de toetsing van die betreffende maatregel volstaan kan worden met het minimum aantal testen uit de tabel. Hierbij dienen deze testen wel dusdanig gespreid te worden dat de relevante soorten gegevens in voldoende mate in de toetsing worden meegenomen.

Indien de instellingsaccountant naar aanleiding van de risicoanalyse en de uitgevoerde werkzaamheden met betrekking tot de werking van de IB tot de conclusie komt dat hij kan steunen op de goede werking van de IB, dient in het onderzoekdossier vast te liggen op grond waarvan de instellingsaccountant tot deze conclusie komt.

Ongeacht de inschatting van risico’s op een afwijking van materieel belang dient de instellingsaccountant gegevensgerichte controles op te zetten en uit te voeren voor alle soorten relevante gegevens zoals genoemd in paragraaf 5.2.1.

Tot de gegevensgerichte werkzaamheden worden NIET de bij de toetsing van de werking van de IB uitgevoerde werkzaamheden gerekend.

Indien in de gegevensgerichte werkzaamheden fouten worden gevonden, dan maakt het voor de evaluatie en het uitvoeren van aanvullende werkzaamheden niet uit of de fout wel of niet gevolgen heeft voor de bekostiging. Als bijvoorbeeld de datum begin (record ISP) op 1 augustus staat, maar het moet 15 augustus zijn, dan is dit een fout.

Indien de instellingsaccountant op grond van zijn verrichte werkzaamheden tot de conclusie komt dat hij kan steunen op de effectieve werking van de IB, kan de instellingsaccountant zijn gegevensgerichte werkzaamheden (per soort gegevens) beperken tot:

Bij de verdeling van het aantal uit de tabel houdt de instellingsaccountant rekening met zijn risico-inschatting. Het ligt voor de hand de werkzaamheden te richten op meer risicovolle records. Per gekozen record dienen alle toetsingspunten geraakt te worden.

Als bij de beperkte gegevensgerichte werkzaamheden fouten door de instellingsaccountant worden geconstateerd, wordt het onderzoek uitgebreid naar een onderzoek met een omvang op grond waarvan een uitspraak over de gehele massa kan worden gedaan (statistisch bepaalde steekproef omvang).

Indien de uitkomst van de risicoanalyse aangeeft dat de instellingsaccountant NIET kan steunen op de aanwezige IB of bij een gegevensgerichte onderzoeksaanpak, wordt gebruik gemaakt van een statistisch bepaalde steekproef omvang.

Indien de instellingsaccountant geen toetsing van de interne beheersingsmaatregelen uitvoert, kan zijn risico-inschatting van de effectieve werking van de interne beheersingsmaatregelen niet worden verlaagd (standaard 530) bij de bepaling van de omvang van de steekproef.

In geval van een statistische steekproef dient minimaal in het onderzoeksdossier van de instellingsaccountant aanwezig te zijn:

Bij de bepaling van de omvang van de gegevensgerichte werkzaamheden per gedefinieerde onderzoekpopulatie hanteert de instellingsaccountant op basis van Standaard 530 (bijlage 4) de volgende minimum aantallen indien geen fouten worden verwacht en aangetroffen:

Indien de berekening van de ‘populatie/aantal keer materialiteit’ uitkomt op een getal tussen twee opgenomen waarden in de tabel, dan moet altijd naar boven afgerond worden om op de toe te passen regel uit te komen.

Indien fouten worden aangetroffen dienen deze in overeenstemming met Standaard 450 te worden geëvalueerd en aanvullende werkzaamheden te worden bepaald om voldoende zekerheid te verkrijgen over de betreffende populatie.

In geval van een steekproef op basis van bovenstaande tabel dient minimaal in het onderzoekdossier van de instellingsaccountant aanwezig te zijn:

5.2.3. Minimale werkzaamheden

1 december 2022

De instellingsaccountant stelt vast dat:

Studenten beroepsonderwijs per 1-10-2022

Van de ingeschreven studenten per 1 oktober 2022, stelt de instellingsaccountant vast dat:

Van de ingeschreven studenten per 1 februari 2023, stelt de instellingsaccountant vast dat:

Indien de geselecteerde student pas ná 1 oktober 2022 is ingeschreven of bij de telling 1 oktober 2022 niet mocht worden bekostigd, stelt de instellingsaccountant alsnog vast dat:

Van de afgegeven diploma’s in 2022, stelt de instellingsaccountant vast dat:

Van de ingeschreven vavo-studenten per 1 oktober 2022, stelt de instellingsaccountant vast dat:

Van de afgegeven diploma’s in 2022, stelt de instellingsaccountant vast dat:

Van de vakken, waarin de student met goed gevolg examen heeft afgelegd in 2022, stelt de instellingsaccountant vast dat:

De Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State heeft eerder geoordeeld dat indien uit gegevens blijkt dat sprake is van overeenstemming gericht op het volgen van onderwijs of beroepspraktijkvorming (BPV) en daadwerkelijk het onderwijs of de BPV is genoten, bij het niet aanwezig zijn van een schriftelijke overeenkomst of het ontbreken van een handtekening daarop sprake is van het niet-naleven van de vormvoorschriften. Bij het niet-naleven van vormvoorschriften wordt de terugvordering van het volledige bedrag aan teveel betaalde bekostiging niet redelijk geacht. In dat kader is het niet passend om aan de instellingsaccountant te vragen een bekostigde inschrijving of diploma bij het niet tijdig aanwezig zijn van een ondertekende onderwijsovereenkomst, regeling met betrekking tot de betaling van het cursusgeld/derdenmachtiging en/of een BPV-overeenkomst per definitie als niet rechtmatig voor de bekostiging aan te laten merken. Daarom wordt in deze paragraaf aangegeven hoe de instellingsaccountant in een dergelijk geval moet handelen. In deze gevallen wordt gebruik gemaakt van een kwalitatieve tolerantie. Hiermee wordt bedoeld dat de instellingsaccountant bij het constateren van gebreken de procedures m.b.t. de tijdige en juiste totstandkoming van de onderwijsovereenkomsten, derdenmachtigingen en BPV-overeenkomsten bij de instelling beoordeelt en indien de procedure niet op orde is hierover in de vorm van een uitzonderingsrapportage aan DUO rapporteert.

Als de accountant gebreken constateert beoordeelt de accountant de procedures.

Als de procedures op orde zijn hoeft niet aan de inspectie gerapporteerd te worden. De procedures zijn op orde als deze er in opzet, bestaan en werking op zijn gericht dat de onderwijsovereenkomsten, BPV-overeenkomsten en derdenmachtigingen tijdig door alle benodigde partijen worden ondertekend.

(Actieve monitoring is onderdeel van een werkende procedure)

Als de accountant fouten vindt moet hij de aard van de fout analyseren en in hoeverre dit een incident is of een fout die gemaakt wordt omdat de procedure niet wordt nageleefd.

Als er individuele gevallen zijn, waarbij de ondertekening te laat is en de instelling kan aantonen dat de procedure is gevolgd, maar om specifieke redenen niet heeft gewerkt dan is een rapportage niet nodig.

Uit het VvB kan de inspectie opmaken dat inmiddels (met ingang van inschrijfjaar 2015/2016) geen van de instellingen meer gebruik maakt van voor gestempelde of geprinte data, oude gevallen hoeven niet gerapporteerd te worden, de rapportage heeft betrekking op de procedure die voor het betreffende controlejaar wordt gehanteerd.

Voorbeelden van afwijkingen waarbij de procedure niet werkt en wel rapportage nodig is:

Voorbeelden van afwijkingen waarbij de procedure is gevolgd, maar geen rapportage nodig is:

Bij twijfel graag de casus/situatie voorleggen aan de inspectie (accountantsprotocol@owinsp.nl)

Voor indiening van deze uitzonderingsrapportage bij DUO en het aanbiedingsformulier wordt verwezen naar hoofdstuk 3 van dit protocol.

Daarnaast treedt de instellingsaccountant in overleg met het bevoegd gezag van de onderwijsinstelling over de benodigde aanpassingen in de procedures met het doel de onvolkomenheden daarin op te heffen.

De uitzonderingsrapportage is van belang, omdat een instelling alle wettelijke voorschriften moet naleven (artikel 1.1.2, van de WEB). Indien uit uitzonderingsrapportages herhaaldelijk blijkt dat een instelling niet aan de wettelijke eisen voldoet dan kan opschorting van de rijksbijdrage plaatsvinden tot het moment waarop alsnog aan de wettelijke eisen wordt voldaan of kan de rijksbijdrage geheel of gedeeltelijk worden ingehouden.

Indien een tijdig ondertekende onderwijsovereenkomst, regeling met betrekking tot de betaling van het cursusgeld/derdenmachtiging of BPV-overeenkomst ontbreekt, dan hoeft de bekostigde inschrijving of het bekostigde diploma niet per definitie fout gerekend te worden. Hieronder wordt per gebrek aangegeven wat van de instellingsaccountant in zo’n geval wordt gevraagd. Deze passage is ook van toepassing op de bekostigde inschrijvingen, diploma’s en (deel)eindexamenvakken met een 6 of hoger in het VAVO en diploma’s in het beroepsonderwijs.

Indien de instellingsaccountant niet met zekerheid kan vaststellen dat de onderwijsovereenkomst van een op 1 oktober en/of 1 februari voor bekostiging in aanmerking gebrachte student op de betreffende datum is gesloten en ondertekend, dan hoeft de bekostigde student niet als fout aangemerkt te worden als de instellingsaccountant heeft vastgesteld dat de betreffende student wel aan de overige bekostigingsvereisten voldoet. Er moet met name zekerheid zijn dat de betreffende student op de teldatum daadwerkelijk onderwijs volgde aan de instelling.

Indien op 1 oktober of op 1 februari geen regeling met betrekking tot de betaling van het cursusgeld/derdenmachtiging aanwezig is, terwijl dit wel vereist is, dan hoeft de bekostigde student niet als fout aangemerkt te worden als de instellingsaccountant heeft vastgesteld dat de betreffende student wel aan de overige bekostigingsvereisten voldoet. Er moet met name zekerheid zijn dat het wettelijk cursusgeld niet door de instelling is betaald en de betreffende student op de teldatum daadwerkelijk onderwijs volgde aan de instelling.

Indien voor een bekostigde BBL-student geen tijdig ondertekende BPV-overeenkomst aanwezig is, dan hoeft de bekostigde student niet als fout aangemerkt te worden als de instellingsaccountant op andere wijze heeft vastgesteld dat de betreffende student wel daadwerkelijk deelneemt aan de BPV en aan de overige bekostigingsvereisten voldoet.

Bij het accountantsonderzoek wordt vastgesteld dat de inhoud van het actuele OBO voldoet aan de eisen. Hierin moeten eventuele mutaties naar aanleiding van het accountantsonderzoek door de MBO-instelling via de reguliere weg aan DUO worden geleverd. Na verwerking en terugmelding door DUO moet de instelling het actuele OBO opvragen. Deze wordt dan geleverd met een lijst met verschillen tussen het nieuwe en vorige OBO. De instellingsaccountant stelt vast dat de mutaties juist en volledig zijn doorgevoerd.

De instellingsaccountant stelt een assurance-rapport op bij dit actuele OBO.

In het Programma van Eisen MBO-instellingen en het Programma van Eisen VAVO-instellingen van het Register onderwijsdeelnemers is beschreven hoe de controlegetallen worden bepaald.

5.3. Assurance-rapport

1 december 2022

Als de instellingsaccountant op grond van zijn bevindingen een ander dan een goedkeurend assurance-rapport afgeeft, moet hij een afwijkende tekst hanteren. Zie hiervoor Standaard 3000A vanaf paragraaf 74 van de ‘Nadere voorschriften Controle- en overige standaarden (NV COS)’ van de NBA.

1 december 2022

De hieronder voorgeschreven tekst voor het goedkeurende assurance-rapport over de juistheid van de relevante gegevens in het OBO voor de ROC’s en beroepscolleges en een instituut voor doven wordt ook opgenomen op de website van DUO in een pdf. Door gebruik te maken van die pdf wordt de voorgeschreven tekst gehanteerd. De accountant vult het format aan met de specifieke kenmerken van de instelling en de benodigde gegevens voor ondertekening, inclusief een digitale handtekening.

(Assurance-rapport MBO)

Het proces van indienen bij DUO door de onderwijsinstelling is niet gewijzigd.

Voorgeschreven tekst voor het goedkeurende assurance-rapport over de juistheid van het OBO voor BO en VAVO van ROC’s en beroepscolleges en een instituut voor doven.

Het is toegestaan om per deelsector een assurance-rapport in te dienen. Deze deelsectoren zijn:

In geval van een assurance-rapport per deelsector kan de onderstaande tekst hierop worden aangepast door de overige sectoren uit de tekst te laten.

Aan: Opdrachtgever (indien van toepassing raad van toezicht noemen)

Wij hebben de relevante gegevens beroepsonderwijs (inschrijvingen en diploma’s) en de relevante gegevens vavo (inschrijvingen, diploma’s en (deel)eindexamenvakken3Alleen van toepassing in geval van vavo bekostiging. van... (naam mbo-instelling) met instellingscode ... te ... (zetel) in het(de) OBO(‘s) (hierna: de Gegevens) onderzocht.

Naar ons oordeel zijn de Gegevens in het OBO (bo) en/of het OBO (vavo3Alleen van toepassing in geval van vavo bekostiging.) van ... (naam mbo-instelling) met instellingscode ... in alle van materieel belang zijnde aspecten juist, in overeenstemming met de van toepassing zijnde criteria.

Het OBO (datum uit de bestandsnaam OBO) van DUO betreft de inschrijvingen per 1 oktober 2022 en per 1 februari 2023 en de diploma’s in het kalenderjaar 2022 en sluit met de volgende controlegetallen:

Het OBO voor vavo3Alleen van toepassing in geval van vavo bekostiging. (datum uit de bestandsnaam OBO) van DUO betreft de studentengegevens per 1 oktober 2022 en de diploma- en certificaatgegevens in het kalenderjaar 2022 en sluit met de volgende controlegetallen:

Wij hebben ons onderzoek uitgevoerd volgens het Nederlands recht, waaronder de Nederlandse Standaard 3000A ‘Assurance-opdrachten anders dan opdrachten tot controle of beoordeling van historische financiële informatie (attest-opdrachten)’. Deze opdracht is gericht op het verkrijgen van een redelijke mate van zekerheid. Onze verantwoordelijkheden op grond hiervan zijn beschreven in de sectie ‘Onze verantwoordelijkheden voor het onderzoek over de Gegevens’.

Wij zijn onafhankelijk van ... (naam mbo-instelling) met instellingscode ... zoals vereist in de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en andere relevante onafhankelijkheidsregels in Nederland. Daarnaast hebben wij voldaan aan de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA).

Wij vinden dat de door ons verkregen assurance-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel.

Voor deze opdracht gelden de volgende criteria:

De Gegevens zijn opgesteld voor de Minister van OCW met als doel de berekening van de rijksbijdrage 2024 voor... (naam mbo-instelling) vast te stellen. Hierdoor zijn de Gegevens mogelijk niet geschikt voor andere doeleinden. Ons assurance-rapport is derhalve uitsluitend bestemd voor ... (naam mbo-instelling) en de Minister van OCW en dient niet te worden verspreid aan of te worden gebruikt door anderen.

Het bestuur is verantwoordelijk dat de Gegevens juist zijn in overeenstemming met de van toepassing zijnde criteria.

Het bestuur is ook verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing als het noodzakelijk acht om het meten en evalueren van de Gegevens mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten.

De raad van toezicht is verantwoordelijk voor het uitoefenen van toezicht om tot de juistheid van de Gegevens te komen in overeenstemming met de van toepassing zijnde criteria als onderdeel van zijn toezicht op de rechtmatige verwerving van de middelen.

Onze verantwoordelijkheid is het zodanig plannen en uitvoeren van ons onderzoek dat wij daarmee voldoende en geschikte assurance-informatie verkrijgen voor het door ons af te geven oordeel.

Ons onderzoek is uitgevoerd met een hoge mate maar geen absolute mate van zekerheid waardoor het mogelijk is dat wij tijdens ons onderzoek niet alle materiële fouten en fraude ontdekken.

Wij passen de ‘Nadere voorschriften kwaliteitssystemen’ (NVKS) toe. Op grond daarvan beschikken wij over een samenhangend stelsel van kwaliteitsbeheersing inclusief vastgelegde richtlijnen en procedures inzake naleving van ethische voorschriften, professionele standaarden en andere relevante wet- en regelgeving.

Ons onderzoek bestond onder andere uit:

Plaats en datum

Naam accountantspraktijk

Naam accountant

6. Onderzoeksprocedure Register onderwijsdeelnemers sector HO

6.1. Algemeen

1 december 2021

Het accountantsprotocol voor de sector Hoger onderwijs (HO) wordt conform artikel 2.10a, van de WHW en krachtens artikel 4.4, lid 2, van het Uitvoeringsbesluit WHW 2008 vastgesteld bij ministeriële regeling. Het accountantsprotocol bevat de vertaalslag van de voorwaarden uit de wet- en regelgeving naar de minimale onderzoekswerkzaamheden die ten grondslag liggen aan het afgeven van het assurance-rapport (voorheen accountantsverklaring), zoals genoemd in artikel 4.4, lid 1, van het Uitvoeringsbesluit WHW 2008 bij de gegevens in het Register onderwijsdeelnemers HO, die nodig zijn voor uitvoering van de WHW, de WSF 2000, het Uitvoeringsbesluit WHW 2008 en de Regeling financiën hoger onderwijs. Voor de tekst van het assurance-rapport is een format opgenomen dat door de instellingsaccountant moet worden gebruikt. Het onderzoek van de instellingsaccountant heeft betrekking op de gegevens die nodig zijn voor de berekening van de rijksbijdrage conform het Uitvoeringsbesluit WHW 2008. Het assurance-rapport kan primair alleen gebruikt worden voor de vaststelling van de rijksbijdragen. Het staat het ministerie vrij om de relevante gegevens in het OBO, en het assurance-rapport daarbij, ook voor andere beleidsdoeleinden te gebruiken als zij van mening is dat de werkzaamheden, zoals in dit accountantsprotocol voorgeschreven, voldoende zijn om de data te interpreteren voor eventueel andere beleidsdoeleinden.

Het onderdeel onderzoek Basisregisteronderwijs sector HO is van toepassing op de in artikel 1.8, van de WHW genoemde bekostigde instellingen, waaronder begrepen de conform het Uitvoeringsbesluit WHW 2008 bekostigde Transnationale Universiteit Limburg.

De voor het onderzoek Basisregisteronderwijs relevante wet- en regelgeving bestaat uit:

De wet- en regelgeving is ook terug te vinden op https://www.overheid.nl

De te onderzoeken gegevens worden ontleend aan het Register onderwijsdeelnemers dat wordt beheerd door DUO. De procedures ten aanzien van de levering en registratie van de gegevens en de uitwisseling van informatie hierover met DUO zijn beschreven in het ‘Programma van Eisen Hoger Onderwijs (PvE)‘ (het is mogelijk dat er na de publicatie van het OAP nog een aanpassing komt van het PvE, waardoor de link niet meer werkt); deze is te vinden op de website van DUO.

De gegevens uit het Register onderwijsdeelnemers van DUO die benodigd zijn voor het onderzoek van het Register onderwijsdeelnemers worden door DUO geleverd in de vorm van een Overzicht Basis- en diplomagegevens Onderzoek (OBO). Deze wordt gemaakt op aanvraag (op de beveiligde site van DUO) van de instelling. Daags na de aanvraag wordt het OBO klaargezet op de beveiligde site van DUO. De instelling krijgt hiervan een bericht.

Indien de instellingsaccountant constateert dat er mutaties moeten worden uitgevoerd op de gegevens in het Register onderwijsdeelnemers, dan moet de instelling deze via de reguliere weg aanleveren aan DUO.

Na het doorvoeren van alle gevraagde mutaties moet de instelling opnieuw het OBO opvragen. Deze wordt dan geleverd met een lijst met verschillen tussen het nieuwe en vorige OBO. De instellingsaccountant stelt vast dat de mutaties juist en volledig zijn doorgevoerd en keurt het nieuwe OBO goed. De goedkeuring wordt geleverd in de vorm van een assurance-rapport bij een OBO. Het assurance-rapport vermeldt welk OBO (van welke datum) is gebruikt.

In het OBO zijn meer gegevens opgenomen, dan die waarop het onderzoek van het Register onderwijsdeelnemers van de instellingsaccountant is gericht. Om de gegevens die relevant zijn voor het onderzoek van de accountant te selecteren volgt de instellingsaccountant de aanwijzingen die in hetProgramma van Eisen Hoger Onderwijs (PvE)zijn opgenomen voor de accountant.

In de sector HO wordt gebruik gemaakt van jaarinschrijvingen. Als een student zich niet eerder heeft uitgeschreven, dan wordt de inschrijving op 31 augustus beëindigd. Indien de student opnieuw wil deelnemen aan het onderwijs dan schrijft deze zich weer in per 1 september van het volgende collegejaar. De inschrijvingen van het collegejaar 2021/2022 (van de periode 1 september 2021 tot en met 1 oktober 2021), die niet beëindigd zijn voor 2 oktober 2021 blijven in de te selecteren records staan. De reden hiervoor is dat het onderzoek de studenten betreft die ingeschreven staan in de peilperiode van 2 oktober 2021 tot en met 1 oktober 2022. Op deze manier vallen de mutaties op deze inschrijfrecords, waaronder de juistheid van de datum uitschrijving ook in het onderzoek van de instellingsaccountant.

Het onderzoek naar de juistheid van de gegevens in het Register onderwijsdeelnemers voor HO wordt uitgevoerd over de volgende peilperiode: 2 oktober 2021 tot en met 1 oktober 2022.

6.2. Onderzoek Register onderwijsdeelnemers

6.2.1. Object van onderzoek

1 december 2022

De gegevens inzake inschrijvingen en graadverleningen bepalen in belangrijke mate de hoogte van de rijksbijdrage en zijn daarnaast van belang voor de uitvoering van de WHW, de WSF 2000 en de Regeling financiën hoger onderwijs. Het is daarom van groot belang dat de instellingsaccountant primair de juistheid van deze gegevens vaststelt. Deze gegevens worden voor een belangrijk deel ontleend aan het Register onderwijsdeelnemers; daarnaast wordt een aantal gegevens afzonderlijk door instellingen voor hoger onderwijs opgegeven. De instellingsaccountant geeft een assurance-rapport af over de registraties in het Register onderwijsdeelnemers (zoals opgenomen in het OBO) en de afzonderlijke opgaven door de instellingen.

De instellingsaccountant richt het onderzoek zodanig in dat onjuistheden groter dan 2% (per soort gegevens) worden ontdekt. Uiteraard moeten alle geconstateerde fouten, ongeacht het materiële belang, worden gecorrigeerd.

Indien dit begrip voor het gebruik van statistische technieken gekwantificeerd moet worden, betekent dit een betrouwbaarheid van 95 procent.

De voor het onderzoek relevante soorten gegevens voor instellingen voor hoger onderwijs betreffen:

Gelet op deze gegevens, vormt het object van onderzoek van de instellingsaccountant:

Het is mogelijk proefschriften en ontwerperscertificaten die niet eerder aan DUO zijn geleverd alsnog aan te leveren. Deze te laat aangeleverde gegevens zullen voor de berekening van de onderzoeksbekostiging van het huidige bekostigingsjaar niet meetellen. Deze aantallen kunnen wel maximaal 2 jaar meewegen in de bepaling van het driejaarsgemiddelde (artikel 4.20 en 4.21, van het Uitvoeringsbesluit WHW).

Voor zijn onderzoek maakt de instellingsaccountant gebruik van de volgende informatie:

Voor de betekenis van de door DUO uitgevoerde controles en eventuele signalen bij de verwerking van de studentgegevens in het Register onderwijsdeelnemers wordt verwezen naar het Programma van Eisen Hoger Onderwijs (PvE) (beschikbaar via de site van DUO).

Indien Studielink een verklaring kan overleggen waaruit blijkt dat de maatregelen en procedures ter waarborging van de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking door of namens de Stichting Studielink voldoen aan de gestelde normen kan de instellingsaccountant, indien en voor zover aanmeld-, inschrijf- en betalingsgegevens via Studielink worden verstrekt aan de instelling, bij de beoordeling van de juistheid van de gegevens uitgaan van een correcte werking en aflevering van de gegevens door Studielink. Indien de bedoelde verklaring niet aanwezig is kan de instellingsaccountant volstaan met een disclaimer in het assurance-rapport.

In de foto van Studielink is het zichtbaar als de centrale verificatie van DUO is geleverd aan de instelling. Daarnaast is met ingang van 17 februari 2022 ook zichtbaar in de foto van Studielink of digitale verificatie van de nationaliteit van buitenlandse studenten heeft plaatsgevonden middels een gevulde datum verificatie onder DVP. Op het moment van publicatie van dit OAP ligt er een 3402 rapport van de accountant van Studielink over 2022 met bevindingen. Als gevolg daarvan kan nu niet gesteund worden op het proces digitale verificatie van de nationaliteit van buitenlandse studenten bij Studielink. Daarom is de mogelijkheid van steunen op dit proces weer uit het OAP 2022 gehaald. De verificatie moet nu weer op dezelfde wijze gecontroleerd worden als in het OAP 2021.

6.2.2. Omvang werkzaamheden van de instellingsaccountant

1 december 2022

De instellingsaccountant voert een risicoanalyse uit en legt zijn bevindingen en conclusie hierover vast in zijn dossier. Hierin wordt minimaal aandacht besteed aan alle toetsingspunten (zoals genoemd in paragraaf 6.2.3 minimale werkzaamheden onder de werkzaamheden voor inschrijvingen, graden, proefschriften en ontwerperscertificaten) en moet per toetsingspunt duidelijk zijn of er al dan niet sprake is van een significant risico.

De instellingsaccountant betrekt in deze risicoanalyse onder andere de Standaard 240 en de notitie ‘Helderheid in de bekostiging van het hoger onderwijs’.

De werkzaamheden verricht door een interne controle afdeling van de instelling kunnen niet de door de instellingsaccountant te verrichten werkzaamheden vervangen. De werkzaamheden van de interne controle afdeling maken onderdeel uit van de interne beheersingsstructuur van het onderzoeksobject.

De instellingsaccountant definieert indien mogelijk op grond van zijn risicoanalyse afzonderlijke onderzoekpopulaties binnen de relevante soorten gegevens, zoals genoemd in paragraaf 6.2.1. Dit betekent dat delen van een populatie op grond van de risicoanalyse van de instellingsaccountant ofwel systeemgericht (steunen op IB) ofwel gegevensgericht onderzocht kunnen worden. Dit kan per toetsingspunt verschillend zijn.

Toetsingspunten, die centraal geverifieerd zijn door DUO kunnen buiten beschouwing blijven.

Indien de instellingsaccountant gebruik maakt van afzonderlijke onderzoekpopulaties bij het relevante soort gegeven inschrijvingen, dan wordt in ieder geval een afzonderlijke onderzoekpopulatie gedefinieerd voor inschrijvingen en uitschrijvingen op 1 oktober 2022. Het risico van deze afzonderlijke onderzoekpopulaties is afhankelijk van de situatie hoger of significant.

Indien de instellingsaccountant voornemens is te steunen op de effectieve werking van specifieke IB, dan dient hij deze interne beheersingsmaatregelen op werking te toetsen. Onder toepassing van de controlestandaarden (waaronder standaard 315 en 330) is het toegestaan dit roulerend te doen (eens in de 3 controles). Interne beheersingsmaatregelen voor een risico dat significant is dienen in de lopende controleperiode getoetst te worden.

Om vast te stellen of de instellingsaccountant kan steunen op de aanwezige IB dient hij werkzaamheden uit te voeren gericht op de opzet, het bestaan en de effectieve werking van de interne beheersingsmaatregelen. De omvang van deze toetsing is afhankelijk van de frequentie van de betreffende maatregel en kan dan ook per maatregel verschillend zijn. De instellingsaccountant voert per interne beheersingsmaatregel minimaal de volgende omvang proceduretesten uit:

Uit de vastlegging van deze werkzaamheden moet blijken welke relevante risico’s en toetsingspunten (zoals genoemd in paragraaf 6.2.3 minimale werkzaamheden onder de werkzaamheden voor inschrijvingen, graden, proefschriften en ontwerperscertificaten) door de betreffende IB maatregel zijn afgedekt.

Indien bij het onderzoek gesteund wordt op geautomatiseerde gegevensverwerking, dan dient de betrouwbaarheid hiervan vastgesteld te worden. Indien vastgesteld kan worden dat er gedurende de onderzoeksperiode geen wijzigingen zijn geweest in die geautomatiseerde gegevensverwerking met een mogelijke impact op de te onderzoeken toetsingspunten (dit moet uit het onderzoekdossier van de instellingsaccountant blijken) dan kan volstaan worden met 1 (lijncontrole) test.

Indien één interne beheersingsmaatregel op dezelfde wijze van toepassing is op meerdere relevante soorten gegevens dan wordt bedoeld dat voor de toetsing van die betreffende maatregel volstaan kan worden met het minimum aantal testen uit de tabel. Hierbij dienen deze testen wel dusdanig gespreid te worden dat de relevante soorten gegevens in voldoende mate in de toetsing worden meegenomen.

Indien de instellingsaccountant naar aanleiding van de risicoanalyse en de uitgevoerde werkzaamheden met betrekking tot de werking van de IB tot de conclusie komt dat hij kan steunen op de goede werking van de IB, dient in het onderzoekdossier vast te liggen op grond waarvan de instellingsaccountant tot deze conclusie komt.

Ongeacht de inschatting van risico’s op een afwijking van materieel belang dient de instellingsaccountant gegevensgerichte controles op te zetten en uit te voeren voor alle soorten relevante gegevens zoals genoemd in paragraaf 6.2.1.

Tot de gegevensgerichte werkzaamheden worden NIET de bij de toetsing van de werking van de IB uitgevoerde werkzaamheden gerekend.

Indien in de gegevensgerichte werkzaamheden fouten worden gevonden, dan maakt het voor de evaluatie en het uitvoeren van aanvullende werkzaamheden niet uit of de fout wel of niet gevolgen heeft voor de bekostiging. Als bijvoorbeeld de datum inschrijving (record ISG) op 1 december staat, maar het moet 1 november zijn, dan is dit een fout.

Indien de instellingsaccountant op grond van zijn verrichte werkzaamheden tot de conclusie komt dat hij kan steunen op de aanwezige IB, kan de instellingsaccountant zijn gegevensgerichte werkzaamheden (per soort gegevens) beperken tot:

Bij de verdeling van het aantal uit de tabel houdt de instellingsaccountant rekening met zijn risico-inschatting. Het ligt voor de hand de werkzaamheden te richten op meer risicovolle records. Per gekozen record dienen alle toetsingspunten geraakt te worden.

Als bij de beperkte gegevensgerichte werkzaamheden fouten door de instellingsaccountant worden geconstateerd, wordt het onderzoek uitgebreid naar een onderzoek met een omvang op grond waarvan een uitspraak over de gehele massa kan worden gedaan (statistisch bepaalde steekproef omvang).

Indien de uitkomst van de risicoanalyse aangeeft dat de instellingsaccountant NIET kan steunen op de aanwezige IB of in het geval de instellingsaccountant kiest voor een gegevensgerichte onderzoekaanpak, wordt gebruik gemaakt van een statistisch bepaalde steekproef omvang.

Indien de instellingsaccountant geen toetsing van de interne beheersingsmaatregelen uitvoert, kan zijn risico-inschatting van de effectieve werking van de interne beheersingsmaatregelen niet worden verlaagd (standaard 530) bij de bepaling van de omvang van de steekproef.

In geval van een statistische steekproef dient minimaal in het onderzoekdossier van de instellingsaccountant aanwezig te zijn:

Bij de bepaling van de omvang van de gegevensgerichte werkzaamheden per gedefinieerde onderzoekpopulatie hanteert de instellingsaccountant op basis van Standaard 530 (bijlage 4) de volgende minimum aantallen indien geen fouten worden verwacht en aangetroffen:

Indien de berekening van de ‘populatie/aantal keer materialiteit’ uitkomt op een getal tussen twee opgenomen waarden in de tabel, dan moet altijd naar boven afgerond worden om op de toe te passen regel uit te komen.

Indien fouten worden aangetroffen dienen deze in overeenstemming met Standaard 450 te worden geëvalueerd en aanvullende werkzaamheden te worden bepaald om voldoende zekerheid te verkrijgen over de betreffende populatie.

In geval van een steekproef op basis van bovenstaande tabel dient minimaal in het onderzoekdossier van de instellingsaccountant aanwezig te zijn:

6.2.3. Minimale werkzaamheden

1 december 2022

De instellingsaccountant stelt vast dat:

Voor wat betreft inschrijvingen gedurende de peilperiode (HO) stelt de instellingsaccountant vast dat:

De Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State heeft eerder in de sector MBO geoordeeld dat indien uit gegevens blijkt dat sprake is van overeenstemming gericht op het volgen van onderwijs en daadwerkelijk het onderwijs is genoten, bij het niet aanwezig zijn van een schriftelijke overeenkomst of het ontbreken van een handtekening daarop sprake is van het niet-naleven van de vormvoorschriften. Bij het niet-naleven van vormvoorschriften wordt de terugvordering van het volledige bedrag aan teveel betaalde bekostiging niet redelijk geacht. In dat kader is het niet passend om aan de instellingsaccountant te vragen een bekostigde inschrijving bij het niet tijdig aanwezig zijn van een regeling met betrekking tot de betaling van het collegegeld/derdenmachtiging per definitie als niet rechtmatig voor de bekostiging aan te laten merken. Daarom wordt in deze paragraaf aangegeven hoe de instellingsaccountant in een dergelijk geval moet handelen. In deze gevallen wordt gebruik gemaakt van een kwalitatieve tolerantie. Hiermee wordt bedoeld dat de instellingsaccountant bij het constateren van gebreken de procedures m.b.t. de tijdige en juiste totstandkoming van de derdenmachtigingen bij de instelling beoordeelt en indien de procedure niet op orde is hierover in de vorm van een uitzonderingsrapportage aan DUO rapporteert. Voor indiening van deze uitzonderingsrapportage bij DUO en het aanbiedingsformulier wordt verwezen naar hoofdstuk 3 van dit protocol.

Daarnaast treedt de instellingsaccountant in overleg met het bevoegd gezag van de onderwijsinstelling over de benodigde aanpassingen in de procedures met het doel de onvolkomenheden daarin op te heffen.

De uitzonderingsrapportage is van belang, omdat een instelling alle wettelijke voorschriften moet naleven. Indien uit uitzonderingsrapportages herhaaldelijk blijkt dat een instelling niet aan de wettelijke eisen voldoet dan kan opschorting van de rijksbijdrage plaatsvinden tot het moment waarop alsnog aan de wettelijke eisen wordt voldaan of kan de rijksbijdrage geheel of gedeeltelijk worden ingehouden.

Indien een regeling met betrekking tot de betaling van het collegegeld/derdenmachtiging ontbreekt, dan hoeft de bekostigde inschrijving niet per definitie fout gerekend te worden. Hieronder wordt aangegeven wat van de instellingsaccountant in zo’n geval wordt gevraagd.

Indien op 1 oktober geen regeling met betrekking tot de betaling van het collegegeld/derdenmachtiging aanwezig is, terwijl dit wel vereist is, dan hoeft de bekostigde student niet als fout aangemerkt te worden als de instellingsaccountant heeft vastgesteld dat de betreffende student wel aan de overige bekostigingsvereisten voldoet. Er moet met name zekerheid zijn dat het wettelijk collegegeld niet door de instelling is betaald en de betreffende student op de teldatum daadwerkelijk onderwijs volgde aan de instelling.

Voor wat betreft de Transnationale Universiteit Limburg voert de instellingsaccountant deze onderzoeken uit op de opgave van inschrijvingen met een Nederlandse nationaliteit en op de inschrijvingen met de niet-Belgische nationaliteit. Conform het Verdrag tussen Nederland en Vlaanderen over de Transnationale Universiteit Limburg, wordt het aantal studenten dat niet over de Nederlandse of Belgische nationaliteit beschikt naar rato van de verhouding Nederlandse en Belgische studenten toegerekend aan Nederland. Voor dit aandeel stelt de instellingsaccountant vast dat de studenten voldoen aan de bekostigingsvoorwaarden zoals die gelden onder de bepalingen van de WHW.

Voor de Open Universiteit (OU) is de bekostiging ook afhankelijk van het aantal studiepunten (ECTS) van de onderwijseenheid. De instellingsaccountant (van de OU) stelt vast dat voor inschrijvingen in de peilperiode de record soort inschrijving (ISG) in het Register onderwijsdeelnemers juist is gevuld, dat wil zeggen op basis van de onderwijseenheid (module) met de juiste studielast (ECTS).

Voor wat betreft de graden (bachelor, master, associate degree, ongedeeld) die aan een student zijn verleend in de peilperiode stelt de instellingsaccountant vast dat:

Voor wat betreft de Transnationale Universiteit Limburg voert de instellingsaccountant deze onderzoeken uit op de opgave van het aantal in deze periode verleende graden aan studenten met een Nederlandse nationaliteit en studenten met de niet-Belgische nationaliteit. Conform het Verdrag tussen Nederland en Vlaanderen over de Transnationale Universiteit Limburg, wordt het aantal studenten dat niet over de Nederlandse of Belgische nationaliteit beschikt naar rato van de verhouding Nederlandse en Belgische studenten toegerekend aan Nederland. Voor dit aandeel stelt de instellingsaccountant vast dat de studenten voldoen aan de bekostigingsvoorwaarden zoals die gelden onder de bepalingen van de WHW.

De universiteiten doen afzonderlijk opgave van het aantal relevante proefschriften die hebben geleid tot een promotie en van het aantal relevante ontwerperscertificaten die zijn uitgereikt wegens het met goed gevolg afronden van onderwijs als bedoeld in de bijlage bij het Uitvoeringsbesluit WHW 2008.

De instellingsaccountant stelt vast dat:

Bij het accountantsonderzoek wordt vastgesteld dat de inhoud van het actuele OBO voldoet aan de eisen. Hierin moeten eventuele mutaties naar aanleiding van het accountantsonderzoek door de HO-instelling via de reguliere weg aan DUO worden geleverd. Na verwerking en terugmelding door DUO moet de instelling het actuele OBO opvragen. Deze wordt dan geleverd met een lijst met verschillen tussen de nieuwe en vorige OBO. De instellingsaccountant stelt vast dat de mutaties juist en volledig zijn doorgevoerd.

De instellingsaccountant stelt een assurance-rapport op bij dit actuele OBO.

In het Programma van Eisen Hoger Onderwijs (PvE) van het Register onderwijsdeelnemers is beschreven hoe de controlegetallen worden bepaald.

6.3. Assurance-rapport

1 december 2022

Als de instellingsaccountant op grond van zijn bevindingen een ander dan een goedkeurend assurance-rapport afgeeft, moet hij een afwijkende tekst hanteren. Zie hiervoor Standaard 3000A vanaf paragraaf 74 van de ‘Nadere voorschriften Controle- en overige standaarden (NV COS)’ van de NBA.

1 juli 2021

Voorgeschreven tekst voor het goedkeurende assurance-rapport over de juistheid van het OBO en de afzonderlijke opgave van bekostigingsgegevens van HO-instellingen.

Aan: Opdrachtgever (indien van toepassing raad van toezicht noemen)

Wij hebben de relevante gegevens inzake inschrijvingen, graadverleningen en afsluitend examen in het OBO (hierna: de Gegevens) [en bijgevoegde en door ons gewaarmerkte opgave van de gegevens inzake proefschriften en ontwerperscertificaten (hierna: de Opgave)4Alleen toevoegen indien van toepassing en specifiek maken ten aanzien van proefschriften en/of ontwerpcertificaten] van... (naam ho-instelling) met instellingscode ... te ... (zetel) onderzocht.

Naar ons oordeel zijn de Gegevens [en is de Opgave4Alleen toevoegen indien van toepassing en specifiek maken ten aanzien van proefschriften en/of ontwerpcertificaten] van .... (naam ho-instelling) met instellingscode .... in alle van materieel belang zijnde aspecten juist in overeenstemming met de van toepassing zijnde criteria.

Het OBO van (datum uit de bestandsnaam OBO) betreft de stand over de onderzoeksperiode van 2 oktober 2021 tot en met 1 oktober 2022 en sluit met de volgende controlegetallen:

[(indien van toepassing)

De Opgave betreft de proefschriften leidend tot een promotie onder verantwoordelijkheid van de instelling of samen met andere (bekostigde) instellingen met een totaal van ... promoties en ... Joint Doctorates en/of een totaal van ... ontwerperscertificaten in 20224Alleen toevoegen indien van toepassing en specifiek maken ten aanzien van proefschriften en/of ontwerpcertificaten, met een totaal ... van te laat aangeleverde promoties en ... te laat aangeleverde Joint Doctorates en/of een totaal van ... te laat aangeleverde ontwerperscertificaten in 20214Alleen toevoegen indien van toepassing en specifiek maken ten aanzien van proefschriften en/of ontwerpcertificaten en met een totaal ... van te laat aangeleverde promoties en ... te laat aangeleverde Joint Doctorates en/of een totaal van ... te laat aangeleverde ontwerperscertificaten in 20204Alleen toevoegen indien van toepassing en specifiek maken ten aanzien van proefschriften en/of ontwerpcertificaten.]

Wij hebben ons onderzoek uitgevoerd volgens het Nederlands recht, waaronder de Nederlandse Standaard 3000A ‘Assurance-opdrachten anders dan opdrachten tot controle of beoordeling van historische financiële informatie (attest-opdrachten)’. Deze opdracht is gericht op het verkrijgen van een redelijke mate van zekerheid. Onze verantwoordelijkheden op grond hiervan zijn beschreven in de sectie ‘Onze verantwoordelijkheden voor het onderzoek over de Gegevens [en de Opgave4Alleen toevoegen indien van toepassing en specifiek maken ten aanzien van proefschriften en/of ontwerpcertificaten]’.

Wij zijn onafhankelijk van ... (naam ho-instelling) met instellingscode ... zoals vereist in de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en andere relevante onafhankelijkheidsregels in Nederland. Daarnaast hebben wij voldaan aan de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA).

Wij vinden dat de door ons verkregen assurance-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel.

Voor deze opdracht gelden de volgende criteria:

De Gegevens [en de Opgave4Alleen toevoegen indien van toepassing en specifiek maken ten aanzien van proefschriften en/of ontwerpcertificaten]zijn opgesteld voor de Minister van OCW met als doel de berekening van de rijksbijdrage 2024 voor ... (naam ho-instelling) vast te stellen. Hierdoor zijn de Gegevens [en de Opgave4Alleen toevoegen indien van toepassing en specifiek maken ten aanzien van proefschriften en/of ontwerpcertificaten] mogelijk niet geschikt voor andere doeleinden. Ons assurance-rapport is derhalve uitsluitend bestemd voor ... (naam ho-instelling) en de Minister van OCW en dient niet te worden verspreid aan of te worden gebruikt door anderen.

Het bestuur is verantwoordelijk dat de Gegevens juist zijn in overeenstemming met de van toepassing zijnde criteria [en voor het opstellen van en de Opgave4Alleen toevoegen indien van toepassing en specifiek maken ten aanzien van proefschriften en/of ontwerpcertificaten in overeenstemming met de van toepassing zijnde criteria].

Het bestuur is ook verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing als het noodzakelijk acht om het meten en evalueren van de Gegevens [en het opstellen van de Opgave4Alleen toevoegen indien van toepassing en specifiek maken ten aanzien van proefschriften en/of ontwerpcertificaten] mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten.

De raad van toezicht is verantwoordelijk voor het uitoefenen van toezicht om tot de juistheid van de Gegevens [en het opstellen van de Opgave4Alleen toevoegen indien van toepassing en specifiek maken ten aanzien van proefschriften en/of ontwerpcertificaten] te komen in overeenstemming met de van toepassing zijnde criteria als onderdeel van zijn toezicht op de rechtmatige verwerving van de middelen.

Onze verantwoordelijkheid is het zodanig plannen en uitvoeren van ons onderzoek dat wij daarmee voldoende en geschikte assurance-informatie verkrijgen voor het door ons af te geven oordeel.

Ons onderzoek is uitgevoerd met een hoge mate maar geen absolute mate van zekerheid waardoor het mogelijk is dat wij tijdens ons onderzoek niet alle materiële fouten en fraude ontdekken.

Wij passen de ‘Nadere voorschriften kwaliteitssystemen’(NVKS) toe. Op grond daarvan beschikken wij over een samenhangend stelsel van kwaliteitsbeheersing inclusief vastgelegde richtlijnen en procedures inzake naleving van ethische voorschriften, professionele standaarden en andere relevante wet- en regelgeving.

Ons onderzoek bestond onder andere uit:

Plaats en datum

Naam accountantspraktijk

Naam accountant

7. Onderwijslinks

1 juli 2021

Voor actuele informatie over het onderwijsnummer kunt u terecht op de

volgende internetsites:

8. Lijst met afkortingen

1 december 2022

Bijlage I

Bijlage II

Bijlage III

1 juli 2019

Nadere uitleg foutenevaluatie bij aanbestedingen (boven de Europese drempelwaarden)

De hoofdregel bij geconstateerde fouten bij aanbestedingen is dat de fout éénmalig tot uitdrukking komt en wel in het jaar waarin de beheerhandeling heeft plaatsgevonden of had moeten plaatsvinden. De fout komt bij overschrijding van de materialiteit en rapportagegrens tot uitdrukking in de controleverklaring. In de jaren na de eerste melding hoeft gedurende de looptijd van het contract de fout niet meer te worden betrokken in de foutenevaluatie. Bij afloop of verlenging van het contract is sprake van een (nieuwe) beheerhandeling. Dit betekent dat de fout opnieuw betrokken moet worden in de foutenevaluatie. Dit geldt niet als de verlenging voortvloeit uit de optiejaren, zoals opgenomen in het eerdere contract dat is afgesloten en daarbij al in de foutenevaluatie is meegenomen.

Voor contracten met een onbepaalde tijd geldt dat, als de aanbestedingsovereenkomst qua aard en omvang substantieel wijzigt en de aanbestedingsregels naar het oordeel van de accountant niet zijn nageleefd, de fout opnieuw betrokken moet worden in de foutenevaluatie.

Voor de omvang van het foutbedrag wordt in eerste instantie uitgegaan van het daadwerkelijk afgesloten contract. De totale contractwaarde wordt dan betrokken in de foutenevaluatie in het eerste jaar. Alleen bij meerjarige contracten waarvan de omvang niet vaststaat en ook niet kan worden geschat, worden elk jaar de afroepen (verplichtingen) die voortkomen uit deze (raam) contracten als fout aangemerkt. Omdat de aanbestedende diensten vooraf altijd een inschatting moeten doen van de contractwaarde om de juiste wijze van aanbesteding te bepalen zal dit zich alleen bij hoge uitzondering voordoen.

Indien er geen contract is afgesloten wordt de omvang van de fout bepaald door de in dat jaar opgenomen kosten. Dit kan (indien van toepassing) zich uitstrekken tot alle percelen, waarvoor geen aanbesteding heeft plaatsgevonden.

Indien er ten onrechte geen contract is afgesloten (onrechtmatigheid in betreffende controlejaar) heeft de instelling de gelegenheid om de fout te herstellen en alsnog een contract af te sluiten in het volgende controlejaar. Indien ze dit niet doet, is er in het volgende controlejaar opnieuw sprake van een fout in de beheerhandeling voor de in dat jaar opgenomen kosten.

Indien de beheerhandeling in een voorgaand boekjaar is verricht en ten onrechte niet in een voorgaand boekjaar in de foutevaluatie is betrokken (bijvoorbeeld bij opvolging accountant of door beperkte bestedingen niet uit de controle naar voren is gekomen), dan hoeft deze fout niet alsnog in de foutenevaluatie in het volgende jaar opgenomen te worden. Wel wordt deze fout onder de aandacht van de leiding van de instelling gebracht bijvoorbeeld door middel van een management letter of accountantsverslag.

In de foutenevaluatie gaat het om het bedrag inclusief BTW (voor zover deze BTW door de instelling niet aftrekbaar is, hetgeen gezien de btw-vrijstelling bij onderwijsinstellingen vrijwel altijd het geval zal zijn).

Bij de toetsing van de drempelbedragen voor Europese aanbestedingen dient uitgegaan te worden van de contractwaarde exclusief BTW.

Deze regeling zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.