Regeling van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, van 17 januari 2024, nr. 37495418, houdende vaststelling van het onderwijsaccountantsprotocol voor de sectoren PO, VO en MBO in Caribisch Nederland (Regeling onderwijsaccountantsprotocol OCW BES 2023)

De instellingsaccountant stelt vast dat:

Leerlingen per 1-10-2023

Van de ingeschreven leerlingen per 1 oktober 2023 stelt de instellingsaccountant vast dat:

Afronding van het onderzoek

De instellingsaccountant stelt vast dat het door het bevoegd gezag ondertekende formulier overeenkomt met het formulier waarbij hij zijn assurance-rapport verstrekt en waarmerkt deze.

5.3. Assurance-rapport

1 december 2022

Als de instellingsaccountant op grond van zijn bevindingen een ander dan een goedkeurend assurance-rapport afgeeft, moet hij een afwijkende tekst hanteren. Zie hiervoor Standaard 3000A vanaf paragraaf 74 van de Nadere voorschriften Controle- en overige standaarden (NV COS) van de NBA.

1 december 2023

Voorgeschreven tekst voor het goedkeurende assurance-rapport over de juistheid van het overzicht van de bekostigingsgegevens voor scholen voor Voortgezet Onderwijs.

Aan: Opdrachtgever *)

Wij hebben het(de) [bijgevoegde en door ons gewaarmerkte] overzicht(en) geregistreerde tellingen en het telformulier van ... (naam vo-school) met instellingscode ... te ... (zetel) per 1 oktober 2023 (hierna: de Opgave) onderzocht.

Naar ons oordeel is de Opgave van ... (naam vo-school) met instellingscode ... in alle van materieel belang zijnde aspecten juist in overeenstemming met de van toepassing zijnde criteria.

Wij hebben ons onderzoek uitgevoerd volgens het recht dat geldt in de openbare lichamen Bonaire, Saba en Sint Eustatius, waaronder de Nederlandse Standaard 3000A ‘Assurance-opdrachten anders dan opdrachten tot controle of beoordeling van historische financiële informatie (attest-opdrachten)’. Deze opdracht is gericht op het verkrijgen van een redelijke mate van zekerheid. Onze verantwoordelijkheden op grond hiervan zijn beschreven in de sectie ‘Onze verantwoordelijkheden voor het onderzoek over de Opgave’.

Wij zijn onafhankelijk van ... (naam vo-school) met instellingscode ... zoals vereist in de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en andere relevante onafhankelijkheidsregels in Nederland. Daarnaast hebben wij voldaan aan de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants(VGBA).

Wij vinden dat de door ons verkregen assurance-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel.

Voor deze opdracht gelden de volgende criteria:

De Opgave is opgesteld voor de Minister van OCW met als doel de berekening van de rijksbijdrage 2024, als bedoeld in artikel 11.56, lid 1 van de wet voortgezet onderwijs 2020 voor ... (naam vo-school) vast te stellen.Hierdoor zijn de Opgave mogelijk niet geschikt voor andere doeleinden. Ons assurance-rapport is derhalve uitsluitend bestemd voor ... (naam bevoegd gezag) en de Minister van OCW en dient niet te worden verspreid aan of te worden gebruikt door anderen.

Het bestuur is verantwoordelijk het opstellen van de Opgave in overeenstemming met de van toepassing zijnde criteria.

Het bestuur is ook verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing als het noodzakelijk acht om het opstellen van de Opgave mogelijk te maken, zodat deze geen afwijkingen van materieel belang bevatten als gevolg van fraude of fouten.

De raad van toezicht*) is verantwoordelijk voor het uitoefenen van toezicht op het proces van het opstellen van de Opgave op grond van de van toepassing zijnde criteria als onderdeel van zijn toezicht op de rechtmatige verwerving van de middelen.

Onze verantwoordelijkheid is het zodanig plannen en uitvoeren van ons onderzoek dat wij daarmee voldoende en geschikte assurance-informatie verkrijgen voor het door ons af te geven oordeel.

Ons onderzoek is uitgevoerd met een hoge mate maar geen absolute mate van zekerheid waardoor het mogelijk is dat wij tijdens ons onderzoek niet alle materiële fouten en fraude ontdekken.

Wij passen de ‘Nadere voorschriften kwaliteitssystemen’ (NVKS) toe. Op grond daarvan beschikken wij over een samenhangend stelsel van kwaliteitsbeheersing inclusief vastgelegde richtlijnen en procedures inzake naleving van ethische voorschriften, professionele standaarden en andere relevante wet- en regelgeving.

Ons onderzoek bestond onder andere uit:

Plaats en datum

... (naam accountantspraktijk)

... (naam accountant)

[Paraaf voor waarmerkingsdoeleinden:]

)* Voor een instelling op grond van WVO 2020, is dit de intern toezichthouder of intern toezichthoudend orgaan (zoals bedoeld in WVO 2020, artikel 3.1 en 3.3). In de tekst van het assurance-rapport dient ‘opdrachtgever’ of ‘raad van toezicht’ vervangen te worden door ‘intern toezichthouder’ of ‘intern toezichthoudend orgaan’.**

6. Onderzoeksprocedure bekostigingsgegevens sector MBO

6.1. Algemeen

1 december 2023

Het accountantsprotocol MBO wordt conform artikel 2.3.10, van de Wet educatie en beroepsonderwijs BES (WEB BES) en krachtens het Uitvoeringsbesluit WEB BES (artikel 5, lid 1) vastgesteld bij ministeriële regeling. Het accountantsprotocol bevat de vertaalslag van de bekostigingsvoorwaarden uit de wet- en regelgeving naar de minimale onderzoekswerkzaamheden die ten grondslag liggen aan het afgeven van het assurance-rapport (voorheen verklaring omtrent de getrouwheid), zoals genoemd in artikel 2.2.5, lid 5, van de WEB BES. Voor de tekst van het assurance-rapport is een format opgenomen dat door de instellingsaccountant moet worden gebruikt. Het onderzoek betreft de gegevens die nodig zijn voor de berekening van de rijksbijdrage conform het Uitvoeringsbesluit WEB. Het assurance-rapport kan primair alleen gebruikt worden voor de vaststelling van de rijksbijdrage. Het staat het ministerie vrij om het overzicht van de bekostigingsgegevens, en het assurance-rapport daarbij, ook voor andere beleidsdoeleinden te gebruiken als zij van mening is dat de werkzaamheden, zoals in dit accountantsprotocol voorgeschreven, voldoende zijn om de data te interpreteren voor eventueel andere beleidsdoeleinden.

Het onderdeel onderzoek bekostigingsgegevens mbo is van toepassing op instellingen die beroepsonderwijs verzorgen (artikel 1.1.1, van de WEB BES).

De voor het onderzoek van de bekostigingsgegevens relevante wet- en regelgeving bestaat uit:

Deze wet- en regelgeving is terug te vinden op https://wetten.overheid.nl.

De procedure ten aanzien van de bekostigingsgegevens en de uitwisseling van informatie met DUO is beschreven in de brochure ‘Leerlingtelling 1 oktober 2023 voor de bekostiging’, deze is te vinden in de administratie van de school. De instelling overlegt aan de instellingsaccountant het gewaarmerkte overzicht geregistreerde tellingen (OGT) en het telformulier. Indien er wijzigingen in de leerlingenaantallen zijn, dient de instellingsaccountant naast op een kopie OGT zijn correcties ook op een kopie van het telformulier aan te brengen. De correcties dienen ook in de onderliggende detailniveaus aangebracht te worden.

In maart 2024 ontvangt het bevoegd gezag van een school een brief van DUO over de informatie uitwisseling met DUO met betrekking tot de jaarstukken. Het is noodzakelijk dat de instellingsaccountant op de hoogte is van de inhoud van deze brief.

6.2. Onderzoek bekostigingsgegevens

6.2.1. Object van onderzoek

1 juli 2023

De bekostigingsgegevens bepalen in belangrijke mate de hoogte van de rijksbijdrage. Het is daarom van groot belang dat de instellingsaccountant primair de juistheid van de definitieve bekostigingsgegevens vaststelt. De instellingsaccountant geeft daarover een assurance-rapport af.

De instellingsaccountant richt het onderzoek zodanig in dat onjuistheden groter dan 2% (per soort gegevens) worden ontdekt. Uiteraard moeten alle geconstateerde fouten, ongeacht het materiële belang, worden gecorrigeerd.

Indien dit begrip voor het gebruik van statistische technieken gekwantificeerd moet worden, betekent dit een betrouwbaarheid van 95 procent.

Het voor de bekostiging relevante soort gegeven van de onderwijsinstellingen betreft:

Voor zijn onderzoek maakt de instellingsaccountant gebruik van de volgende informatie:

6.2.2. Omvang werkzaamheden van de instellingsaccountant

1 december 2021

De instellingsaccountant voert een risicoanalyse uit en legt zijn bevindingen en conclusie vast in zijn dossier. Hierin wordt minimaal aandacht besteed aan alle toetsingspunten (zoals benoemd in paragraaf 6.2.3 minimale werkzaamheden onder de werkzaamheden voor studenten per 1-10-2023) en moet per toetsingspunt duidelijk zijn of er al dan niet sprake is van een significant risico.

De instellingsaccountant betrekt in deze risicoanalyse onder andere Standaard 240.

De werkzaamheden verricht door een interne controle afdeling van de instelling kunnen niet de door de instellingsaccountant te verrichten werkzaamheden vervangen. De werkzaamheden van de interne controle afdeling maken onderdeel uit van de interne beheersingsstructuur van het onderzoeksobject.

De instellingsaccountant definieert indien mogelijk op grond van zijn risicoanalyse afzonderlijke onderzoekpopulaties binnen de relevante soorten gegevens, zoals genoemd in paragraaf 6.2.1. Dit betekent dat delen van een populatie op grond van de risicoanalyse van de instellingsaccountant ofwel systeemgericht (steunen op IB) ofwel gegevensgericht onderzocht kunnen worden. Dit kan per toetsingspunt verschillend zijn.

Indien de instellingsaccountant gebruik maakt van afzonderlijke onderzoekpopulaties bij het relevante soort gegeven studenten per 1-10-2023, dan wordt in ieder geval een afzonderlijke onderzoekpopulatie gedefinieerd voor nieuwe inschrijvingen kort voor 1-10-2023 en voor uitschrijvingen kort na 1-10-2023. Het risico van deze afzonderlijke onderzoekpopulaties is afhankelijk van de situatie hoger of significant.

Steunen op IB (indien van toepassing per onderzoekspopulatie)

Indien de instellingsaccountant voornemens is te steunen op de effectieve werking van specifieke IB, dan dient hij deze interne beheersingsmaatregelen op werking te toetsen. Onder toepassing van de controlestandaarden (waaronder Standaard 315 en 330) is het toegestaan dit roulerend te doen (eens in de 3 controles). Interne beheersingsmaatregelen voor een risico dat significant is dienen in de lopende controleperiode getoetst te worden.

Om vast te stellen of de instellingsaccountant kan steunen op de aanwezige IB dient hij werkzaamheden uit te voeren gericht op de opzet, het bestaan en de effectieve werking van de interne beheersingsmaatregelen. De omvang van deze toetsing is afhankelijk van de frequentie van de betreffende maatregel en kan dan ook per maatregel verschillend zijn. De instellingsaccountant voert per interne beheersingsmaatregel minimaal de volgende omvang proceduretesten uit:

Uit de vastlegging van deze werkzaamheden moet blijken welke relevante risico’s en toetsingspunten (zoals benoemd in paragraaf 6.2.3. minimale werkzaamheden onder de werkzaamheden voor studenten per 1-10-2023) door de betreffende IB maatregel zijn afgedekt.

Indien bij het onderzoek gesteund wordt op geautomatiseerde gegevensverwerking, dan dient de betrouwbaarheid hiervan vastgesteld te worden. Indien vastgesteld kan worden dat er gedurende de onderzoeksperiode geen wijzigingen zijn geweest in die geautomatiseerde gegevensverwerking met een mogelijke impact op de te onderzoeken toetsingspunten (dit moet uit het onderzoekdossier van de instellingsaccountant blijken) dan kan volstaan worden met 1 (lijncontrole) test.

Indien de instellingsaccountant naar aanleiding van de risicoanalyse en de uitgevoerde werkzaamheden met betrekking tot de werking van de IB tot de conclusie komt dat hij kan steunen op de goede werking van de IB, dient in het onderzoeksdossier vast te liggen op grond waarvan de instellingsaccountant tot deze conclusie komt.

Ongeacht de inschatting van risico’s op een afwijking van materieel belang dient de instellingsaccountant gegevensgerichte controles op te zetten en uit te voeren voor alle soorten relevante gegevens zoals genoemd in paragraaf 6.2.1.

Tot de gegevensgerichte werkzaamheden worden NIET de bij de toetsing van de werking van de IB uitgevoerde werkzaamheden gerekend.

Indien de instellingsaccountant op grond van zijn verrichte werkzaamheden tot de conclusie komt dat hij kan steunen op de effectieve werking van de IB, kan de instellingsaccountant zijn gegevensgerichte werkzaamheden (per soort gegeven) beperken tot:

Bij de verdeling van het aantal uit de tabel houdt de instellingsaccountant rekening met zijn risico inschatting. Het ligt voor de hand de werkzaamheden te richten op meer risicovolle records. Per gekozen record dienen alle toetsingspunten geraakt te worden.

Als bij de beperkte gegevensgerichte werkzaamheden fouten door de instellingsaccountant worden geconstateerd, wordt het onderzoek uitgebreid naar een onderzoek met een omvang op grond waarvan een uitspraak over de gehele massa kan worden gedaan (statistisch bepaalde steekproef omvang).

Indien de uitkomst van de risicoanalyse aangeeft dat de instellingsaccountant NIET kan steunen op de aanwezige IB of bij een gegevensgerichte onderzoeksaanpak, wordt gebruik gemaakt van een statistisch bepaalde steekproef omvang.

Indien de instellingsaccountant geen toetsing van de interne beheersingsmaatregelen uitvoert, kan zijn risico-inschatting van de effectieve werking van de interne beheersingsmaatregelen niet worden verlaagd (standaard 530) bij de bepaling van de omvang van de steekproef.

In geval van een statistische steekproef dient minimaal in het onderzoeksdossier van de instellingsaccountant aanwezig te zijn:

Bij de bepaling van de omvang van de gegevensgerichte werkzaamheden per gedefinieerde onderzoekpopulatie hanteert de instellingsaccountant op basis van Standaard 530 (bijlage 4) de volgende minimum aantallen indien geen fouten worden verwacht en aangetroffen:

Indien de berekening van de ‘populatie/aantal keer materialiteit’ uitkomt op een getal tussen twee opgenomen waarden in de tabel, dan moet altijd naar boven afgerond worden om op de toe te passen regel uit te komen.

Indien fouten worden aangetroffen dienen deze in overeenstemming met Standaard 450 te worden geëvalueerd en aanvullende werkzaamheden te worden bepaald om voldoende zekerheid te verkrijgen over de betreffende populatie.

In geval van een steekproef op basis van bovenstaande tabel dient minimaal in het onderzoekdossier van de instellingsaccountant aanwezig te zijn:

6.2.3. Minimale werkzaamheden

1 december 2023

De instellingsaccountant stelt vast dat:

Studenten per 1-10-2023

Van de ingeschreven studenten per 1 oktober 2023, stelt de instellingsaccountant vast dat:

Aanvullende werkzaamheden BPV-overeenkomsten.

De Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State heeft eerder geoordeeld dat indien uit gegevens blijkt dat sprake is van overeenstemming gericht op het volgen van onderwijs of beroepspraktijkvorming (BPV) en daadwerkelijk het onderwijs of de BPV is genoten, bij het niet aanwezig zijn van een schriftelijke overeenkomst of het ontbreken van een handtekening daarop sprake is van het niet-naleven van de vormvoorschriften. Bij het niet-naleven van vormvoorschriften wordt de terugvordering van het volledige bedrag aan teveel betaalde bekostiging niet redelijk geacht. In dat kader is het niet passend om aan de instellingsaccountant te vragen een bekostigde inschrijving bij het niet tijdig aanwezig zijn van een ondertekende onderwijsovereenkomst en/of een BPV-overeenkomst per definitie als niet rechtmatig voor de bekostiging aan te laten merken.

Indien een tijdig ondertekende BPV-overeenkomst ontbreekt, dan hoeft de bekostigde inschrijving niet per definitie fout gerekend te worden. Hieronder wordt per gebrek aangegeven wat van de instellingsaccountant in zo’n geval wordt gevraagd.

Indien voor een bekostigde BBL-student geen tijdig ondertekende BPV-overeenkomst aanwezig is, dan hoeft de bekostigde student niet als fout aangemerkt te worden als de instellingsaccountant op andere wijze heeft vastgesteld dat de betreffende student wel daadwerkelijk deelneemt aan de BPV en aan de overige bekostigingsvereisten voldoet.

De instellingsaccountant stelt vast dat het door het bevoegd gezag ondertekende formulier overeenkomt met het formulier waarbij hij zijn assurance-rapport verstrekt en waarmerkt deze.

6.3. Assurance-rapporten

1 december 2022

Als de instellingsaccountant op grond van zijn bevindingen een ander dan een goedkeurend assurance-rapport afgeeft, moet hij een afwijkende tekst hanteren. Zie hiervoor Standaard 3000A vanaf paragraaf 74 van de Nadere voorschriften Controle- en overige standaarden (NV COS) van de NBA.

1 juli 2023

Voorgeschreven tekst voor het goedkeurende assurance-rapport over de juistheid van het overzicht van de bekostigingsgegevens van instellingen die BOL en/of BBL verzorgen op grond van de WEB BES.

Assurance-rapport van de onafhankelijke accountant

Aan: Opdrachtgever

Ons oordeel

Wij hebben het [bijgevoegde en door ons gewaarmerkte] overzicht geregistreerde tellingen en het telformulier van... (naam mbo-onderwijsinstelling) te ... (zetel) per 1 oktober 2023 (hierna: de Opgave) onderzocht.

Naar ons oordeel is de Opgave van ... (naam mbo-onderwijsinstelling) in alle van materieel belang zijnde aspecten juist in overeenstemming met de van toepassing zijnde criteria.

De basis voor ons oordeel

Wij hebben ons onderzoek uitgevoerd volgens het recht dat geldt in de openbare lichamen Bonaire, Saba en Sint Eustatius, waaronder de Nederlandse Standaard 3000A ‘Assurance-opdrachten anders dan opdrachten tot controle of beoordeling van historische financiële informatie (attest-opdrachten)’. Deze opdracht is gericht op het verkrijgen van een redelijke mate van zekerheid. Onze verantwoordelijkheden op grond hiervan zijn beschreven in de sectie ‘Onze verantwoordelijkheden voor het onderzoek over de Opgave’.

Wij zijn onafhankelijk van ... (naam mbo-onderwijsinstelling) zoals vereist in de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en andere relevante onafhankelijkheidsregels in Nederland. Daarnaast hebben wij voldaan aan de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA).

Wij vinden dat de door ons verkregen assurance-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel.

Van toepassing zijnde criteria

Voor deze opdracht gelden de volgende criteria:

Beperking in gebruik en verspreidingskring

De opgave is opgesteld voor de Minister van OCW met als doel de berekening van de rijksbijdrage van 2024, als bedoeld in artikel 2.2.1., lid 1, van de wet educatie en beroepsonderwijs BES voor ... (naam mbo-onderwijsinstelling) vast te stellen.Hierdoor is de Opgave mogelijk niet geschikt voor andere doeleinden. Ons assurance-rapport is derhalve uitsluitend bestemd voor ... (naam mbo-onderwijsinstelling) en de Minister van OCW en dient niet te worden verspreid aan of te worden gebruikt door anderen.

Verantwoordelijkheden van het bestuur voor de Opgave

Het bestuur is verantwoordelijk dat de Opgave in overeenstemming is met de van toepassing zijnde criteria.

Het bestuur is ook verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing als het noodzakelijk acht om het opstellen van de Opgave mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten.

Onze verantwoordelijkheden het onderzoek over de Opgave

Onze verantwoordelijkheid is het zodanig plannen en uitvoeren van ons onderzoek dat wij daarmee voldoende en geschikte assurance-informatie verkrijgen voor het door ons af te geven oordeel.

Ons onderzoek is uitgevoerd met een hoge mate maar geen absolute mate van zekerheid waardoor het mogelijk is dat wij tijdens ons onderzoek niet alle materiële fouten en fraude ontdekken.

Wij passen de ‘Nadere voorschriften kwaliteitssystemen’ (NVKS) toe. Op grond daarvan beschikken wij over een samenhangend stelsel van kwaliteitsbeheersing inclusief vastgelegde richtlijnen en procedures inzake naleving van ethische voorschriften, professionele standaarden en andere relevante wet- en regelgeving.

Ons onderzoek bestond onder andere uit:

Plaats en datum

... (naam accountantspraktijk)

... (naam accountant)

[Paraaf voor waarmerkingsdoeleinden:]

7. Onderwijslinks

1 december 2020

8. Lijst met afkortingen

1 december 2022

Bijlage I. Kader financiële rechtmatigheid onderwijswet- en regelgeving OCW BES 2023

Bijlage II

Stroomschema bekostigingsonderzoek

Geen deelpopulatie per soort gegeven

Wel deelpopulaties per soort gegeven (per deelpopulatie)

Deze regeling zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.