Beleidsregel Erkennings- en intrekkingskader uitvoering persoonlijke ondersteuning UWV 2024

Gelet op artikel 18, tweede lid, onder c, van het Reïntegratiebesluit;

Besluit:

Artikel 1

Het Uitvoeringsinstituut werknemersverzekeringen hanteert bij het beoordelen en monitoren van een rechtspersoon die tot doel heeft diensten te verlenen die kunnen worden aangemerkt als Persoonlijke Ondersteuning, het Erkennings- en intrekkingskader uitvoering persoonlijke ondersteuning UWV 2024, als weergegeven in de bijlage bij dit besluit.

Artikel 2

De Beleidsregel Erkennings- en intrekkingskader uitvoering persoonlijke ondersteuning UWV 2019 (Staatscourant nummer 51103 van 18 september 2019) wordt ingetrokken.

Artikel 3

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst en werkt terug tot en met 1 juli 2024.

Artikel 4

Dit besluit wordt aangehaald als: Beleidsregel Erkennings- en intrekkingskader uitvoering persoonlijke ondersteuning UWV 2024.

Bijlage

Erkennings- en intrekkingskader uitvoering persoonlijke ondersteuning UWV 2024

Begripsbepalingen

Hoofdstuk 1. – Inleiding

Dit Erkenningskader 2024 bestaat uit de volgende onderdelen:

Onderdeel A

Hoofdstuk 2. – Eisen om erkend te worden als jobcoachorganisatie

Wil een rechtspersoon (hier na te noemen aanbieder) in aanmerking komen voor erkenning als Jobcoachorganisatie op basis van het Erkenningskader 2024, dan moet zij aantonen aan een aantal eisen te voldoen. Deze eisen worden ook wel erkenningseisen genoemd. Het gaat om de volgende erkenningseisen:

2.1. Betrouwbaarheid van de aanbieder tot erkenning als Jobcoachorganisatie

Bij de beoordeling van de betrouwbaarheid van de aanbieder om als Jobcoachorganisatie te worden erkend laat UWV onder andere de volgende feiten en omstandigheden meewegen:

Ten bewijze dat zich geen van de hiervoor genoemde feiten of omstandigheden voordoet, dient aanbieder de volgende documenten te overleggen bij zijn aanvraag tot erkenning:

Als bewijs dat het genoemde onder de punten b, d en e niet van toepassing is op aanbieder, volstaat het indienen van de aanvraag tot erkenning.

De originele verklaringen onder punt 1 en 2 genoemd, mogen op datum ondertekening van de aanvraag niet ouder dan 6 maanden zijn. (Bijlage 1 en 2).

2.2. Inschrijving bij de Kamer van Koophandel

*Inschrijving Kamer van Koophandel*

Zoals opgenomen in het Reïntegratiebesluit artikel 18, lid 2 onder c, kunnen alleen aanbieders die een rechtspersoon zijn in aanmerking komen voor erkenning als Jobcoachorganisatie. Een aanbieder dient ter bevestiging van zijn identiteit aan te tonen ingeschreven te zijn als rechtspersoon bij de Kamer van Koophandel. Een buitenlandse aanbieder dient door inschrijving in het nationale beroeps-/handelsregister een vergelijkbaar document aan de inschrijving in de Kamer van Koophandel te overleggen (bijlage 3).

UWV vraagt indien nodig ter toelichting van deze gegevens, nadere informatie over de bestuur situatie en de eigendomsverhoudingen. Het verstrekken van de gevraagde informatie behoort tot de eisen die in deze Erkenningskader 2024 zijn gesteld. Indien aanbieder de gevraagde gegevens niet verstrekt, kan UWV besluiten de aanvraag buiten behandeling te laten onder toepassing van artikel 4:5 Awb.

UWV eist in dit verband dat de bestuurder(s) van aanbieder geen bestuurder zijn (geweest) van een Jobcoachorganisatie wier erkenning door UWV is ingetrokken als gevolg van door UWV vastgestelde ernstige tekortkomingen. Voor de definitie van rechtspersoon wordt verwezen naar de inhoud van boek 2 van het Burgerlijk Wetboek.

Onder een rechtspersoon wordt niet begrepen de eenmanszaken en samenwerkingsvormen van natuurlijke personen, zoals een maatschap of vennootschap onder firma.

*Inzicht in het concern*

Indien aanbieder deel uitmaakt van een concern dient een overzicht van het desbetreffende concern te worden overgelegd bij de aanvraag. Aanbieder maakt in een organogram inzichtelijk hoe de werkmaatschappij(en) en de moedermaatschappij zich tot elkaar verhouden.

Tevens geeft aanbieder – in een organogram – per werkmaatschappij en van de moedermaatschappij aan wie de bestuurder(s) zijn (bijlage 4). Er is in ieder geval sprake van een concern als bij de Kamer van Koophandel een ander bedrijf (bijvoorbeeld een holding) staat aangegeven als eigenaar.

Let op: Het bewijs van inschrijving bij de Kamer van Koophandel mag bij aanmelding niet ouder dan 6 maanden zijn op datum van indiening van de aanvraag.

2.3. Bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering

Aanbieder beschikt over een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering waarbij aanbieder verzekerd is voor de aansprakelijkheid voor zaak- en personenschade door een verkeerde (be)handeling, een nalatigheid of een bedrijfsfout. Het minimaal verzekerde bedrag bedraagt € 1.000.000,- per jaar. Als bewijs dat aanbieder beschikt over een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering volstaat het indienen van de aanvraag tot erkenning.

ZZP

Maakt aanbieder gebruik van een of meerdere ZZP’ers, dan dienen deze ZZP’ers eveneens te voldoen aan bovenstaande verzekeringseis.

Wanneer er aanleiding toe is kan UWV van de aanbieder of ZZP’er(s) een kopie van de polis of een verklaring van de verzekeraar of verzekeringstussenpersoon opvragen. De aanbieder dan wel de ZZP’er dienen de gevraagde kopie of verklaring binnen een door UWV gestelde redelijke termijn aan UWV te verstrekken.

2.4. Kwaliteit van de Jobcoaching

UWV erkent uitsluitend aanbieders die een voldoende kwaliteit van Jobcoaching kunnen borgen. De kwaliteit komt o.a. tot uitdrukking in de bekwaamheid van het personeel dat als Jobcoach optreedt en de continuïteit in dienstverlening. Hierna is een aantal deelaspecten uitgewerkt van wat onder kwaliteit van de Jobcoaching wordt verstaan.

2.4.1. Vakbekwaamheid personeel

Aanbieder beschikt over vakbekwaam personeel dat de Jobcoaching uitvoert en de kwaliteit van zijn Jobcoaches is een permanent aandachtpunt. Aanbieder maakt daarbij gebruik van personeel met welke een arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht is gesloten of van ZZP’er(s) waarmee een overeenkomst tot opdracht is gesloten.

Jobcoach is (nog) geen erkend beroep en voor het vak van Jobcoach bestaat (nog) geen reguliere vakopleiding. UWV stelt de volgende eisen aan de vakbekwaamheid van het personeel:

Aanbieder toont aan dat de kwaliteit van haar Jobcoaches een permanent aandachtspunt is, uit de bijlagen moet blijken dat aan bovenstaande eisen wordt voldaan. De in dit kader te verstrekken stukken zijn:

2.4.2. Minimale bezetting

Van belang is dat de organisatie qua personele bezetting waarborg biedt voor de continuïteit van de dienstverlening. Uitgangspunt is dat Jobcoaches elkaar kunnen vervangen en vakmatig onderling kunnen afstemmen (intervisie, intercollegiale toetsing). Een capaciteit van twee Jobcoaches is een minimale voorwaarde om vervanging en onderlinge afstemming goed te kunnen borgen. Voor het voldoen aan de eis van minimale bezetting tellen personen die als ZZP’er op basis van een overeenkomst van opdracht werkzaam zijn niet mee.

Mede gelet op erkenningseis 2 en de bepaling inzake de minimale bezetting, kunnen individuen niet door UWV als erkende Jobcoachorganisatie worden erkend.

Aanbieder dient (bijlage 9) informatie te verstrekken (zoals arbeidsovereenkomsten, uitzend-, inleen- of detacheringsovereenkomsten) waaruit blijkt hoeveel Jobcoaches voor aanbieder werkzaam zijn, het aantal uren dat zij als Jobcoach worden ingezet en de duur van de arbeidsovereenkomst (bepaalde of onbepaalde tijd). Zet een aanbieder een Jobcoach in met wie hij bijvoorbeeld een detacheringsovereenkomst heeft gesloten, dan dienen zijn taken en de omvang en de duur uit deze overeenkomst te blijken. UWV kan aanbieder nadere informatie vragen ten aanzien van de continuïteit van de personeelsbezetting.

2.4.3. Beschrijving werkproces

Een Jobcoachorganisatie is voor de cliënt bereikbaar en beschikbaar. Zo kan hij actueel inspelen op de begeleidingsvraag van de cliënt. Een aanbieder voegt bij zijn aanvraag een beschrijving van zijn werkproces (bijlage 10) toe. In deze beschrijving zet aanbieder uiteen hoe hij zaken met betrekking tot bereikbaarheid, beschikbaarheid en continuïteit van de Jobcoaching heeft geborgd. Tevens maakt aanbieder inzichtelijk hoe hij zijn procedures rondom aanvraag en declaratie heeft ingeregeld. De beschrijving bevat minimaal de volgende normvoorschriften:

2.4.4. Beheersing Nederlandse taal

Een Jobcoach heeft zowel contact met werkgevers als zijn cliënten. Naast de ondersteunende rol bij de uitvoering van de werkzaamheden van de cliënt kan hij een verbindende schakel zijn tussen de cliënt en zijn werkgever. Om deze reden dienen de Jobcoaches de Nederlandse taal in woord en geschrift goed te beheersen.

2.5. Privacy en Beveiliging

Aanbieder is verwerkingsverantwoordelijke als bedoeld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna te noemen AVG). Ten aanzien van de bescherming van persoonsgegevens is de AVG van toepassing. In dit artikel noemen we de aanvullingen die gelden ten opzichte van de AVG.

De voorwaarden die betrekking hebben op de bescherming van de privacy van de cliënt en de beveiliging van gegevens, die naar hun aard bedoeld zijn om voort te duren, blijven naar hun strekking van kracht na beëindiging van de werkzaamheden als Jobcoachorganisatie en/of nadat de erkenning is beëindigd.

In aanvulling op de artikelen 12 t/m 14 en 32 lid 4 AVG kan UWV aan Aanbieder verzoeken om aan te tonen hoe hij onderstaande processen heeft ingeregeld.

UWV hecht veel waarde aan de privacy van cliënten. Aanbieder neemt alle overeenkomstig artikel 32 AVG vereiste maatregelen ter beveiliging van de (persoons)gegevens van cliënten. Aanbieder zorgt voor vernietiging van de informatie op het moment dat deze niet meer noodzakelijk is voor het uitvoeren van Jobcoaching, tenzij hij zich kan beroepen op een wettelijke uitzondering.

De Autoriteit Persoonsgegevens biedt informatie over bewaren en vernietigen van (persoons)gegevens.

Aanbieder is volgens artikel 33 AVG verplicht tot het melden van inbreuken in verband met persoonsgegevens aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Aanvullend hierop:

2.6. Klachtenreglement

Aanbieder beschikt over een klachtenreglement en maakt deze bij de start van de dienstverlening aan cliënten bekend. Aanbieder zorgt dat het klachtenreglement toegankelijk en inzichtelijk is.

Het klachtenreglement bevat ten minste een omschrijving van de wijze waarop cliënt een klacht in kan dienen en de wijze waarop deze in behandeling wordt genomen. Hierbij worden concrete en redelijke termijnen van de terugkoppeling en de afhandeling van de klacht genoemd. Klachten worden alleen in behandeling genomen door een persoon die niet betrokken is geweest bij de situatie waarop de klacht betrekking heeft. Aanbieder informeert de cliënt over de mogelijkheid dat, als de klacht niet naar behoren is afgehandeld, dit geëscaleerd kan worden naar een contactpersoon van UWV.

Als UWV daarom verzoekt overhandigt aanbieder zijn klachtenreglement en geeft hij inzicht in de achtergronden, doorlooptijden en uitkomsten van de behandelde klachten.

2.7. Uitsluiting

Een aanbieder van wie de erkenning als Jobcoachorganisatie door UWV is ingetrokken, kan gedurende een bepaalde periode niet in aanmerking komen voor erkenning. Dit noemen we de uitsluitingsperiode. In hoofdstuk 4 wordt uiteengezet onder welke omstandigheden UWV de erkenning intrekt en welke uitsluitingsperiode van toepassing is. Doet een aanbieder, nadat zijn erkenning is ingetrokken, een nieuwe aanvraag binnen deze uitsluitingsperiode, dan wijst UWV zijn aanvraag af.

Onderdeel B

Hoofdstuk 3. – Verplichtingen die voortvloeien uit de erkenning als jobcoachorganisatie

Aanbieder blijft gedurende de gehele duur van de erkenning voldoen aan de erkenningseisen en aan de in de navolgende paragrafen uitgewerkte verplichtingen. Een aantal verplichtingen is nader uitgewerkt in Bijlage 2.

3.1. Toepasselijkheid Beleidsregels UWV

3.1.1. Protocol Jobcoach

Een Jobcoachorganisatie dient bij de uitvoering van zijn werkzaamheden te voldoen aan de vigerende Beleidsregel Protocol Jobcoach UWV. Dit Protocol Jobcoach bevat onder andere de richtlijnen onder welke voorwaarden UWV aan een cliënt Jobcoaching kan toekennen, de intensiteit van de begeleiding en de activiteiten die UWV tot Jobcoaching rekent.

3.1.2. Besluit UWV normbedragen voorzieningen

Een Jobcoachorganisatie hanteert het tarief Persoonlijke Ondersteuning gehandicapten (bedrag vergoeding per uur exclusief BTW) dat wordt vastgesteld in het kader van de Beleidsregel UWV normbedragen voorzieningen, zoals gepubliceerd in de Staatscourant. UWV stelt de normbedragen periodiek bij.

3.2. Borging onafhankelijkheid als Jobcoachorganisatie

Volgens de methodiek Supported Employment is Jobcoaching een laatste fase van het proces van begeleiding naar duurzaam werk. Daarom zal de Jobcoachorganisatie die de begeleiding op de werkplek verzorgt ook vaak de begeleiding in het traject dat hieraan vooraf gegaan is voor zijn rekening hebben genomen. De Jobcoachorganisatie is dan ook re-integratiebedrijf.

Het komt voor dat de cliënt werkzaam zal zijn binnen een bedrijfsonderdeel van dezelfde re-integratie- of Jobcoachorganisatie of bij een werkgever die zakelijk en/of persoonlijk verbonden is aan de re-integratie- of Jobcoachorganisatie. Professioneel kan de Jobcoach zijn onafhankelijke rol ten opzichte van de ‘werkgever‘ in dergelijke constellaties niet garanderen.

3.3. Verplichting tot het voeren van een deugdelijke administratie

UWV stelt eisen aan de administratieve inrichting van een Jobcoachorganisatie. De administratie moet o.a. bestaan uit een administratie waar de personen voor wie het Jobcoaching uitvoert zijn opgenomen, urenadministratie, personeelsadministratie (o.a. verlof- en verzuimregistratie), evenals uit een financiële administratie die voldoende waarborgen biedt voor een correcte en adequate vastlegging van gegevens. Alle gegevens moeten controleerbaar zijn met bewijsstukken. Dit om een adequate rapportage, verantwoording en controle over de door de Jobcoachorganisatie uitgevoerde werkzaamheden mogelijk te maken. Om een goede verantwoording te borgen is de Jobcoachorganisatie verplicht om gebruik te maken van het logboek in het door UWV beschikbaar gestelde Jobcoachportaal.

Het klachtenmanagement is onderdeel van het voeren van een deugdelijke administratie. Het klachtenmanagement betreft de wijze waarop een Jobcoachorganisatie met klachten omgaat.

3.4. Uitbesteding Jobcoaching

UWV erkent een aanbieder als Jobcoachorganisatie op zijn bedrijfssituatie. Dit betekent dat een erkenning aan die specifieke rechtspersoon wordt toegekend. Een Jobcoachorganisatie mag om deze reden zijn werkzaamheden niet uitbesteden.

Hierop bestaat één uitzondering. In geval er sprake is van bijzondere omstandigheden (denk bijvoorbeeld aan langdurige ziekte van één of meer Jobcoaches of overmacht), overlegt aanbieder de uitbesteding met zijn accounthouder.

De uitbesteding betreft altijd een tijdelijke situatie. In geval van uitbesteding blijft de uitbestedende Jobcoachorganisatie verantwoordelijk voor het correct en rechtmatig uitvoeren van de Jobcoaching. UWV spreekt de uitbestedende Jobcoachorganisatie aan op de status en begeleiding van de cliënt. Uitsluitend de uitbestedende Jobcoachorganisatie kan de geleverde Jobcoaching in het Jobcoachportaal registreren en bij UWV factureren.

Het inzetten van ZZP’ers middels een overeenkomst van opdracht wordt in het kader van deze Beleidsregel niet beschouwd als uitbesteding.

3.5. Klanttevredenheid

Aanbieder heeft zowel de werknemer als de werkgever als klant. Daarom is het belangrijk dat beiden de dienstverlening van aanbieder waarderen als van toegevoegde waarde en effectief. In die zin dat beiden tevreden zijn over de begeleiding door de Jobcoach en dat het dienstverband, mede door zijn inzet, in stand blijft dan wel wordt uitgebreid. De Jobcoachorganisatie is verplicht om jaarlijks de resultaten van een klanttevredenheidsmeting aan UWV te overleggen.

Zowel de gemiddelde klanttevredenheid van de klant-werknemer als de gemiddelde klanttevredenheid van de klant-werkgever dient minimaal een 6,5 te bedragen op een schaal van 1 tot 10.

3.6. Verlenen van medewerking aan periodiek overleg en controles

UWV en de Jobcoachorganisatie voeren periodiek en voorts wanneer daartoe aanleiding is, overleg over de kwaliteit van de geleverde Jobcoaching en andere verplichtingen die voortvloeien uit de erkenning. Het initiatief voor een overleg kan zowel van de Jobcoachorganisatie als UWV komen. Het afleggen van bedrijfsbezoeken door UWV behoort tot de mogelijkheden. Een Jobcoachorganisatie verleent in dit verband alle medewerking die redelijkerwijs gevorderd kan worden, binnen een door UWV gestelde redelijke termijn.

Tijdens de controle kan UWV bijvoorbeeld verzoeken om inzage in het dossier van de Jobcoaching van de cliënt. Ook kan het aantal en de aard van de door de Jobcoachorganisatie ontvangen klachten en de wijze waarop en de termijn waarbinnen hij deze heeft afgehandeld onderwerp van gesprek zijn. Daarnaast is het mogelijk dat zowel de Jobcoachorganisatie als UWV aandachtspunten ter bespreking voordragen.

Zowel UWV als de Jobcoachorganisatie draagt ieder voor zich de eigen kosten van het overleg en brengen elkaar geen kosten in rekening.

3.7. Verplicht gebruik Jobcoachportaal

De informatie die elke Jobcoachorganisatie vastlegt in het urenverantwoordingssysteem, vormt voor UWV grondslag voor het opstellen van (branchebrede) rapportages over de ontwikkelingen in de voorziening Jobcoaching. Op basis van deze ontwikkelingen zal UWV sturing aan de effectieve inzet van Jobcoaching geven.

Voor Jobcoachorganisaties geldt dat zij verplicht gebruik maken van het Jobcoachportaal. Vanuit dit Jobcoachportaal wordt de individuele aanvraag voor de Jobcoaching van een klant verzorgd, verantwoording afgelegd over de bestede uren en gedeclareerd. Daarnaast houdt de Jobcoachorganisatie zich met het gebruik van het Jobcoachportaal aan de werkinstructies van het Jobcoachportaal en leeft deze na. De handleiding jobcoachportaal is gepubliceerd op uwv.nl.

3.8. Wijziging bedrijfsorganisatie

De Jobcoachorganisatie is verplicht om UWV direct op de hoogte te stellen van een (voornemen tot) wijziging van de rechtsvorm van zijn bedrijf, een fusie, een wijziging in de aandeelhouders, de aandelenverhoudingen en zijn bestuur. Deze verplichting geldt ook betreffende een wijziging van zijn statutaire domicilie. UWV beoordeelt of een wijziging van invloed is op de erkenning als Jobcoachorganisatie en/of de dienstverlening voor de klanten.

Onderdeel C

Hoofdstuk 4. – De maatregelen en de intrekking

Een aanbieder die als Jobcoachorganisatie is erkend, dient structureel te voldoen aan de erkenningseisen en de verplichtingen zoals opgenomen in deze Beleidsregel in deel A en B. Hoewel een Jobcoachorganisatie de plicht heeft om UWV te informeren over wijzigingen die van invloed kunnen zijn op de erkenning, kan UWV dit ook op eigen initiatief onderzoeken. Op dat moment overlegt de Jobcoachorganisatie – op een daartoe strekkend verzoek van UWV – de relevante bewijsstukken om aan te tonen dat hij aan de eisen en verplichtingen uit dit Erkenningskader 2024 voldoet. De Jobcoachorganisatie kan in dit verband ook gevraagd worden inzicht te verschaffen in de bewijsstukken die zij bij zijn aanmelding heeft moeten overleggen. Indien de aanbieder weigert zijn medewerking te verlenen aan een onderzoek van UWV, op welke wijze dan ook, kan UWV daaraan de gevolgen verbinden die hem geraden acht.

4.1. De waarschuwing

UWV kan een Jobcoachorganisatie een waarschuwing geven als UWV vaststelt dat een Jobcoachorganisatie niet (langer) voldoet aan een of meerdere eisen of verplichtingen uit dit Erkenningskader 2024. Het gaat dan om erkenningseisen en/of verplichtingen die administratief gezien eenvoudig zijn te herstellen. Om welke eisen en verplichtingen het gaat, is in tabel 1 opgenomen.

Constateert UWV voor de eerstemaal dat aan een of meerdere van volgende voorwaarden niet is voldaan, dan krijgt de Jobcoachorganisatie een waarschuwing. UWV controleert binnen een daarvoor gestelde termijn, doch uiterlijk binnen 2 maanden na het afgeven van de waarschuwing of de Jobcoachorganisatie zijn verzuim heeft hersteld.

N.B. UWV behoudt zich, in uitzonderlijke gevallen, het recht voor om in plaats van het gestelde onder paragraaf 4.1. een maatregel overeenkomstig de paragrafen 4.2. – 4.4. op te leggen.

4.1.1. Gevolgen van een waarschuwing

Geeft UWV de Jobcoachorganisatie een waarschuwing, dan legt UWV dit in de vorm van een beschikking vast. In deze beschikking legt UWV gelijktijdig de termijn vast wanneer het herstel moet zijn uitgevoerd. Tegen deze beschikking is bezwaar mogelijk. Een Jobcoachorganisatie kan haar werkzaamheden in beginsel blijven voortzetten.

4.2. Uitsluiten van uitvoeren Jobcoaching voor nieuwe klanten

UWV sluit in de volgende 2 situaties een Jobcoachorganisatie uit voor het uitvoeren van Jobcoaching voor nieuwe cliënten. Te weten, in het geval een Jobcoachorganisatie:

N.B. UWV behoudt zich, in uitzonderlijke gevallen, het recht voor om in plaats van het gestelde onder paragraaf 4.2. een maatregel overeenkomstig de paragrafen 4.3 – 4.4. op te leggen. UWV legt de uitsluiting voor het uitvoeren van Jobcoaching voor nieuwe cliënten vast in een beschikking waartegen bezwaar mogelijk is. In dezelfde beschikking legt UWV de Jobcoachorganisatie de verplichting op om een herstelplan op te stellen. In dit herstelplan geeft de Jobcoachorganisatie aan hoe zij weer zal gaan voldoen. UWV bepaalt binnen welke termijn aanbieder weer aan de erkenningseisen en/of verplichtingen dient te voldoen. In de beschikking neemt UWV ook een termijn op voor het indienen van het herstelplan. De termijn waarbinnen UWV het herstelplan ontvangen dient te hebben, is in de regel maximaal 4 weken vanaf datum dagtekening van de beschikking. De exacte termijn is in de beschikking opgenomen. De Jobcoachorganisatie krijgt in de regel maximaal 6 maanden – vanaf datum dagtekening van de beschikking – de mogelijkheid wederom aan de eisen en verplichtingen zoals opgenomen in het Erkenningskader 2024 te voldoen. De exacte termijn is in de beschikking opgenomen. UWV monitort de Jobcoachorganisatie op de gemaakte voortgang.

Legt een Jobcoachorganisatie het herstelplan niet binnen de daarvoor gestelde termijn over, dan wordt de erkenning met onmiddellijke ingang ingetrokken. Zie voor verdere informatie paragraaf 4.3.

4.2.1. Gevolgen van uitsluiten van uitvoeren Jobcoaching voor nieuwe cliënten

Sluit UWV de Jobcoachorganisatie uit van het uitvoeren van Jobcoaching voor nieuwe cliënten, dan legt UWV dit in een beschikking vast. In deze beschikking legt UWV tevens vast dat een Jobcoachorganisatie een herstelplan moet opstellen, de termijn waarbinnen UWV het herstelplan ontvangen moet hebben, de termijn waarbinnen het herstel moet zijn uitgevoerd en de consequenties voor de uitvoering van de Jobcoaching. In dit herstelplan maakt de Jobcoachorganisatie inzichtelijk hoe zij – binnen de door UWV gestelde termijn – wederom aan de eisen en verplichtingen in het Erkenningskader 2024 zal voldoen. UWV monitort de Jobcoachorganisatie op de gemaakte voortgang.

Dient een Jobcoachorganisatie niet binnen de daarvoor gestelde termijn het herstelplan in, dan wordt de erkenning met onmiddellijke ingang ingetrokken. Zie voor verdere informatie paragraaf 4.3.

Een Jobcoachorganisatie zet haar werkzaamheden uitsluitend voort voor cliënten die al Jobcoaching krijgen van de Jobcoachorganisatie. Voor deze cliënten kunnen lopende Jobcoachperioden worden afgerond en de begeleiding in eventuele daaropvolgende Jobcoachperioden opstarten. Voorwaarde hierbij is dat het om Jobcoachperioden gaat in dezelfde dienstbetrekking of ingeval van proefplaatsing de daarop aansluitende dienstbetrekking.

Een Jobcoachorganisatie voert dus geen Jobcoaching uit voor nieuwe cliënten.

Na afloop van de hersteltermijn toetst UWV of de Jobcoachorganisatie weer aan alle erkenningseisen en/of verplichtingen voldoet. Zo ja, dan blijft de erkenning als Jobcoachorganisatie op grond van het Erkenningskader 2024 gehandhaafd.

*Jobcoachorganisatie voldoet niet*

Voldoet een Jobcoachorganisatie na de hersteltermijn nog steeds niet aan de voorwaarden van het Erkenningskader 2024, dan trekt UWV de erkenning in onder vermelding van de van toepassing zijnde intrekkingsgrond. Zie in dit verband onder paragraaf 4.3.

4.3. Intrekking van de erkenning

Als er sprake is van tekortkomingen van de Jobcoachorganisatie kan de erkenning worden ingetrokken. UWV maakt onderscheid tussen:

Als de Jobcoachorganisatie meer uren declareert dan waar recht op bestaat, is er naar het oordeel van UWV sprake van een zeer ernstige tekortkoming. In dit geval wordt de erkenning met onmiddellijke ingang ingetrokken.

Constateert UWV bij herhaling dat een Jobcoachorganisatie niet heeft voldaan aan een of meerdere erkenningseisen en/of verplichtingen dan kan UWV eveneens de erkenning intrekken. Een voorbeeld hiervan is dat een Jobcoachorganisatie niet meewerkt aan controles en bedrijfsbezoeken.

4.3.1. Gevolgen van intrekking van de erkenning

Trekt UWV de erkenning in, dan legt UWV dit in een beschikking vast. UWV stelt de cliënten van deze intrekking op de hoogte.

Door faillissement wordt niet meer voldaan aan de erkenningseisen (zie erkenningseis 1). De erkenning is niet overdraagbaar.

4.4. Uitsluitingsperiode voor nieuwe aanvraag om erkenning

Intrekking van een verleende erkenning vindt haar grondslag in het niet voldoen aan één of meer eisen of voorwaarden van het Erkenningskader 2024. Afhankelijk van de reden van de intrekking geldt een uitsluitingsperiode van drie maanden tot één jaar waarbinnen een nieuwe aanvraag om erkenning van een aanbieder niet voor honorering in aanmerking komt. Wordt binnen die periode een nieuwe aanvraag om erkenning ingediend, dan wordt deze afgewezen. Deze handelwijze geldt ook voor de situatie dat een erkenning niet voor automatische verlenging in aanmerking komt.

4.4.1. Duur uitsluitingsperiode

In de onderstaande tabel is inzichtelijk gemaakt wat de duur van de uitsluitingsperiode is, afgezet per de erkenningseis en verplichtingen waaraan niet is voldaan.

Stelt UWV voor meerdere eisen vast dat de Jobcoachorganisatie niet voldoet, dan geldt altijd de langste uitsluitingstermijn van 12 maanden. Bij het niet voldoen aan meerdere eisen waarvoor ieder apart een uitsluitingstermijn van 12 maanden geldt, dan geldt te allen tijde deze termijn van 12 maanden.

4.4.2. Recidive

In het geval dat door UWV binnen vijf jaar na intrekking van de erkenning een 2e of daarop volgende keer wordt geconstateerd dat een Jobcoachorganisatie niet voldoet aan de erkenningseisen of verplichtingen (recidive) – en UWV als gevolg daarvan heeft besloten de erkenning in te trekken – zal UWV de termijn waarbinnen de Jobcoachorganisatie niet in aanmerking komt voor honorering van een aanvraag, verlengen. In de navolgende tabel zijn hiervoor per erkenningseis en verplichting de termijnen aangegeven. Dient een Jobcoachorganisatie binnen deze periode een aanvraag in, dan leidt dit tot een afwijzend besluit.

Stelt UWV voor meerdere eisen en/of verplichtingen vast dat de Jobcoachorganisatie niet voldoet, dan geldt altijd de langste uitsluitingstermijn van 24 maanden. Bij het niet voldoen aan meerdere eisen waarvoor ieder apart een uitsluitingstermijn van 24 maanden geldt, dan geldt te allen tijden deze termijn van 24 maanden.

Onderdeel D

Hoofdstuk 5. – De aanvraag

De ontvangen aanvragen tot erkenning beoordeelt UWV op het voldoen aan de Erkenningseisen. Voor een aantal Erkenningseisen geldt dat de aanbieder een bijlage bijvoegt.

5.1. Niet correct aanleveren van gevraagde stukken

De Leidraad aanmelden is volledig ingevuld en alle gevraagde bijlagen zijn actueel en zijn bijgevoegd. Voor een aantal bijlagen geldt dat zij niet ouder mogen zijn dan een bepaald aantal maanden op datum indiening van de aanvraag. De vereiste bijlagen zijn beschreven in de onderstaande conformiteittabel, die een aanbieder kan gebruiken als check om de volledigheid van zijn aanvraag te controleren. UWV kan van de aanbieder nadere informatie verlangen, als dat nodig is voor de beoordeling van de aanvraag. Indien de aanvraag niet aan bovengenoemde eisen voldoet, stelt UWV conform artikel 4:5 Awb de aanbieder in de gelegenheid de aanvraag binnen een termijn van twee weken na dagtekening van de brief waarin om nadere informatie wordt gevraagd, aan te vullen. Wanneer de aanbieder na het verstrijken van die termijn niet aan de gestelde eisen voldoet, kan het UWV de aanvraag op grond van artikel 4:5 Awb buiten behandeling laten. Indien een aanvraag buiten behandeling is gelaten op basis van artikel 4:5 Awb, staat het aanbieder vrij om op een later moment een nieuwe aanvraag in te dienen.

5.2. Beslissing UWV

UWV besluit in beginsel 1Afdeling 4.1.3. Awb is van overeenkomstige toepassing. binnen maximaal acht weken na datum ontvangst van de aanvraag of het de aanbieder erkent voor het uitvoeren van Jobcoaching op grond van het Erkenningskader 2024. Dit wordt in een beschikking vastgelegd. Als na beoordeling van de (volledige) aanmelding door UWV wordt vastgesteld dat aanbieder voldoet aan de voorwaarden in het Erkenningskader 2024, dan wordt hij erkend als Jobcoachorganisatie. Als niet is voldaan aan de Erkenningseisen wordt de aanbieder niet erkend. Mocht UWV een aanbieder niet erkennen als Jobcoachorganisatie dan kan hij een nieuwe aanvraag indienen. Een nieuwe aanvraag is uitsluitend zinvol in het geval de reden waarom erkenning niet heeft plaatsgevonden niet langer van toepassing is.

5.3. Duur van de erkenning

Erkenning wordt verleend voor de periode van vijf jaar. Alleen als na ommekomst van deze vijf jaar gebleken is dat de Jobcoachorganisatie doorlopend heeft voldaan aan de eisen en verplichtingen zoals opgenomen in deze beleidsregel, dan zal UWV de erkenning automatisch verlengen voor telkens een periode van vijf jaar. In verband met een dergelijke verlenging van de erkenning zal door UWV geen beschikking worden afgegeven, anders dan op verzoek van de Jobcoachorganisatie. Als de Jobcoachorganisatie niet voor verlenging van de erkenning in aanmerking komt, ontvangt zij hierover een beschikking. Voordat UWV eerder genoemde beschikking afgeeft, wordt de Jobcoachorganisatie in de gelegenheid gesteld haar zienswijze op het niet verlengen van de erkenning te geven.

Bijlage 1. Tabel van toepassing zijnde bijlagen

In onderstaande tabel zijn de bijlagen opgenomen, die bij de aanvraag dienen te worden gevoegd. Zonder deze bijlagen is de aanvraag niet compleet.

Bijlage 2. Uitwerking eisen en verplichtingen

In deze bijlage wordt verdere uitleg gegeven aan de in het Erkenningskader onderdeel A en B genoemde eisen en verplichtingen, waarbij aan de Jobcoachorganisatie voorwaarden worden gesteld ten aanzien van de verantwoording gedurende de looptijd van de erkenning. Afstemming over deze eisen en verplichtingen vindt periodiek plaats tussen de Jobcoachorganisatie en de accounthouder van UWV, de Contract- en leveranciersmanager.

Doel

Het doel van de bijlage is om een uitwerking van de eisen en verplichtingen te geven op de punten waarop de nadruk ligt in de periodieke afstemming met UWV. Voor een aantal verplichtingen zijn normen gesteld waaraan minimaal voldaan dient te worden. Alleen die eisen en verplichtingen zijn opgenomen, waarbij uitleg wordt gegeven op welke wijze UWV deze monitort.

De Jobcoachorganisatie en UWV spannen zich wederzijds in om de kwaliteit en de continuïteit van de Jobcoaching te waarborgen en over en weer afspraken vast te leggen over de bewaking en verbetering van de samenwerking.

Onderdeel A. – Eisen

Eis 4

Kwaliteit van Jobcoaching

De Jobcoachorganisatie dient gedurende de looptijd van de erkenning vakbekwaam personeel in dienst te hebben en een minimale bezetting te hebben. UWV toetst periodiek of aan deze eis voldaan wordt, hierbij kunnen overeenkomsten of andere stukken opgevraagd worden waarmee dit wordt aangetoond. Wanneer er nieuw personeel (Jobcoach) in dienst treedt kan UWV stukken opvragen waarmee wordt aangetoond dat de nieuwe Jobcoach vakbekwaam is, of hoe hij vakbekwaam wordt gemaakt. Dit geldt ook ten aanzien van ZZP’ers.

Onderdeel B. – Verplichtingen

Verplichting 2

Borging onafhankelijkheid als Jobcoachorganisatie

De Jobcoachorganisatie heeft geen zakelijke of persoonlijke belangen bij de werknemers die gecoacht worden of bij de bedrijven waar de werknemers die gecoacht worden werkzaam zijn of te werk worden gesteld, zie paragraaf 3.2.

Een Jobcoachorganisatie kan op verzoek een beoogde constructie, waarbinnen de Jobcoaching plaatsvindt, ter toetsing aan UWV voorleggen of deze voldoet aan de borging van onafhankelijkheid.

Bij de beoordeling op deze verplichting betrekt UWV de informatie die is verstrekt in het kader van de onder 2.2 genoemde informatie. UWV behoudt zich het recht voor om de Jobcoachorganisatie hierover nadere vragen te stellen of zelf onderzoek in te stellen.

Verplichting 3

Verplichting tot het voeren van een deugdelijke administratie

Administratie

De administratie borgt dat gegevens van de bedrijfsvoering, financiële gegevens en gegevens over de begeleiding van de cliënt (digitaal) worden vastgelegd. Alle gegevens zijn controleerbaar met bewijsstukken zodat verantwoording en controle mogelijk is. De informatie moet te allen tijde voor UWV inzichtelijk gemaakt kunnen worden, of op aanvraag aangeleverd kunnen worden. Op welke wijze de gegevens worden gepresenteerd wordt in onderling overleg bepaald. Onder deugdelijke administratie wordt minimaal verstaan:

De administratie wordt gevoerd op basis van door UWV verstrekt:

Personeelsadministratie van Jobcoaches

Doorlooptijden van de (vervolg) aanvragen

Resultaten van begeleiding per Jobcoachperiode

Jobcoachorganisatie is in staat om inzicht te geven in de resultaten die behaald zijn:

Aantal klachten

Jobcoachorganisatie is in staat om inzicht te geven in de achtergronden, doorlooptijden en uitkomsten van de behandelde klachten.

Financiële administratie

De Jobcoachorganisatie is verplicht om een sluitende financiële administratie te voeren. Op verzoek van UWV is de Jobcoachorganisatie in staat ten minste de volgende gegevens inzichtelijk te maken:

Facturatie

Factuurmomenten

Tot aan het moment dat UWV een positieve beschikking aan de cliënt heeft afgegeven over de inzet van Jobcoaching, draagt de Jobcoachorganisatie het economische risico van de inzet van de Jobcoaching. Dit geldt voor elke (vervolg)aanvraag voor een Jobcoachperiode.

Nadat door UWV een positieve beschikking aan de cliënt op zijn aanvraag is gegeven, stuurt de Jobcoachorganisatie op een moment naar keuze zijn eerste factuur. In totaal kan de Jobcoachorganisatie per Jobcoachperiode maximaal 2 facturen versturen. Zijn eerste factuur betreft de door hem uitgevoerde werkzaamheden vanaf de 1e dag van aanvang van de Jobcoachperiode tot aan het moment van facturering.

Deze werkzaamheden moeten zijn geregistreerd en verantwoord in het Jobcoachportaal. Een Jobcoachorganisatie kan uitsluitend die uren factureren die ook daadwerkelijk aan Jobcoaching zijn besteed in de tijdsperiode waarop de factuur betrekking heeft. Een en ander onder voorwaarde dat deze uren in het Jobcoachportaal zijn geregistreerd en verantwoord.

De 2e factuur (ofwel eindfactuur) stuurt de Jobcoachorganisatie uiterlijk binnen 4 weken na beëindiging van de Jobcoachperiode. De eindfactuur beslaat de tijdsperiode vanaf de laatste datum waarover is gefactureerd bij de 1e factuur, tot en met datum einde van de Jobcoachperiode. Ook voor deze eindfactuur geldt dat de werkzaamheden moeten zijn geregistreerd en verantwoord in het Jobcoachportaal.

De norm voor goede facturatie ligt op 95%. Dit betekent dat 95% van de facturen tijdig en volledig zijn ingediend:

Toekomstige ontwikkelingen digitalisering

UWV is bezig met het continue verbeteren van zijn processen en IT ondersteuning van het Jobcoach- en betaalproces. UWV streeft naar een situatie waarin de uitwisseling van gegevens zoveel mogelijk via elektronische berichtenverkeer geschiedt. UWV houdt het recht om het proces te wijzigen en in te richten van digitalisering van de aanvraag Jobcoaching tot het elektronisch insturen van facturen.

Klachtenmanagement

De Jobcoachorganisatie informeert de klant en werkgever over de wijze waarop hij/zij een beroep kan doen op de klachtenprocedure. De Jobcoachorganisatie stelt bij aanvang van de Jobcoachperiode zijn klachtenreglement ter beschikking aan de cliënt en de werkgever.

De Jobcoachorganisatie registreert alle door cliënten geuite klachten en voegt hier tevens zijn oordeel over gegrond (verwijtbaar aan Jobcoachorganisatie) of niet gegrond aan toe. UWV beoordeelt alle klachten op gegrondheid (verwijtbaar aan Jobcoachorganisatie). Alle gegronde klachten worden besproken in het periodieke overleg met de Contract- en leveranciersmanager. Het oordeel van UWV is hierbij doorslaggevend.

Een gegronde klacht wordt als volgt gedefinieerd:

De norm is dat er maximaal 2 gegronde klachten per kwartaal voor mogen komen. Bij meer dan 2 gegronde klachten dient de Jobcoachorganisatie, binnen 2 weken na het periodieke overleg waarin de klachten zijn besproken, een herstelplan in bij de Contract- en leveranciersmanager.

Verplichting 4

Uitbesteding Jobcoaching

In geval er sprake is van bijzondere omstandigheden, overlegt aanbieder met zijn Contract- en leveranciersmanager om zijn werkzaamheden (tijdelijk) uit te besteden. De Jobcoachorganisatie die de opdracht tot uitbesteding heeft aanvaard, rapporteert overeenkomstig de door UWV gestelde eisen en ondertekent de rapportages samen met de uitbestedende Jobcoachorganisatie. Uitsluitend de uitbestedende Jobcoachorganisatie kan de geleverde Jobcoaching in het Jobcoachportaal registreren en bij UWV factureren.

Verplichting 5

Klanttevredenheidsonderzoek

Een keer per jaar levert de Jobcoachorganisatie een rapportage over de resultaten van het klanttevredenheidsonderzoek. De Jobcoachorganisatie ontvangt na elke jobcoachperiode het beoordelingsformulier ‘Beoordeling ondersteuning jobcoach’ van de werknemer en van de werkgever. De Jobcoachorganisatie draagt zorg voor het bijhouden van de resultaten, legt deze vast in een rapportage en stelt deze aan UWV ter beschikking. De rapportage moet minimaal de volgende onderdelen bevatten:

UWV treedt bij een te laag klanttevredenheidscijfer in overleg met de Jobcoachorganisatie en geeft de Jobcoachorganisatie gelegenheid tot het opstellen van een herstelplan en de uitvoering daarvan.

Verplichting 6

Verlenen van medewerking aan periodiek overleg en controles

Periodiek overleg

De Contract- en leveranciersmanager bepaalt op basis van een aantal gegevens, zoals de grootte van de Jobcoachorganisatie, hoeveel overleggen er per jaar plaats gaan vinden. De Contract- en leveranciersmanager zorgt voor een planning van deze gesprekken.

Tijdens het overleg staat de uitvoering van de dienstverlening als Jobcoachorganisatie centraal. De Contract- en leveranciersmanager maakt van dit overleg binnen 5 werkdagen een verslag waarin werkafspraken worden vastgelegd.

De punten die besproken worden zijn o.a.:

De prestaties van de Jobcoachorganisatie worden periodiek beoordeeld door de Contract- en leveranciersmanager. Deze legt de behaalde prestaties vast. De beoordeling wordt tijdens het overleg met de Jobcoachorganisatie besproken, tevens wordt dit schriftelijk aan de Jobcoachorganisatie gezonden.

Bereikbaarheid UWV

Vragen over individuele klanten

Vragen die betrekking hebben op individueel cliëntniveau dient de Jobcoachorganisatie te stellen aan de Uitvoeringskantoren Voorzieningen van UWV.

Jobcoachportaal

Vragen over de werking van het Jobcoachportaal stelt de Jobcoachorganisatie aan jobcoachportaal@uwv.nl.

Overige vragen

De Contract- en leveranciersmanager van UWV is aanspreekpunt voor de Jobcoachorganisatie.

Afhandeling geschillen

Klachten die door de cliënt zijn geëscaleerd naar een contactpersoon van UWV met betrekking tot ontevredenheid over resultaten of de dienstverlening van aanbieder, worden afgehandeld door de contactpersoon. Wanneer de klacht niet wordt opgelost en dit leidt tot een geschil, óf er is een geschil ontstaan op basis van een andere oorzaak, dan kan worden geëscaleerd naar de accounthouder. Indien het geschil niet tussen accounthouder en aanbieder opgelost kan worden, dan kan aanbieder het geschil voorleggen aan de geschillencommissie CRV.

In deze geschillencommissie hebben medewerkers zitting die niet direct zijn verbonden aan de uitvoering van de dienstverlening. Zo borgt UWV dat ten opzichte van aanbieder een onafhankelijk oordeel over het geschil wordt geveld. De geschillencommissie beoordeelt het geschil en doet een uitspraak, uiterlijk binnen 6 weken nadat de klacht door de geschillencommissie is ontvangen.

Een geschil kan worden ingediend via beveiligde mail naar het mailadres: InkoopVoorzieningen@uwv.nl. aanbieder ontvangt de uitspraak per beveiligde mail.

Bereikbaarheid Jobcoachorganisatie

De Jobcoachorganisatie is van maandag t/m vrijdag van 8:00 uur tot 17:00 uur telefonisch bereikbaar voor UWV. Jobcoachorganisatie zorgt voor een vast contactpersoon voor het overleg met UWV.

Verplichting 8

Wijziging bedrijfsorganisatie

De Jobcoachorganisatie meldt (het voornemen tot) wijzigingen (o.a. statutaire) per direct aan de Contract- en leveranciersmanager van UWV. Een wijziging kan van invloed zijn op de afgegeven erkenning. De Contract- en leveranciersmanager toetst of er gevolgen zijn voor de erkenning en overlegt indien aan de orde met de Jobcoachorganisatie.

Dit besluit wordt met de toelichting en de bijlage in de Staatscourant geplaatst.