Besluit Vervanging archiefbescheiden Directoraat-Generaal Politie en Veiligheidsregio’s ter uitvoering van de Beleidsregel financiële nood als gevolg van de wateroverlast in juli 2021

gelet op artikel 7 van de Archiefwet 1995, artikelen 2 en 6 van het Archiefbesluit 1995, artikel 26b van de Archiefregeling 2009, de Archiefbeheerregels Veiligheid en Justitie 2014 en de Uitvoeringsregeling Archiefbeheer Veiligheid en Justitie 2014;

besluit

Artikel 1. Reikwijdte

Dit besluit heeft betrekking op de fysieke archiefbescheiden van de aanvraag als bedoeld in de Beleidsregel financiële nood als gevolg van de wateroverlast in juli 2021. Het betreft de fysieke archiefbescheiden uit categorie 13.5 van het geldende basisselectielijstdocument van het Ministerie van Justitie en Veiligheid 2021 (Staatscourant d.d. 24-01-2021 nr. 135) die door de Kredietbank Limburg zijn ontvangen ten behoeve van de beslissing op voormelde aanvraag.

Artikel 2

De fysieke archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 worden digitaal vervangen en opgeslagen overeenkomstig het ‘Handboek vervanging archiefbescheiden Directoraat- Generaal Politie en Veiligheidsregio’s: Uitvoering Beleidsregel financiële nood als gevolg van de wateroverlast in juli 2021’.

Artikel 3

De vervangen archiefbescheiden blijven in het bezit van de aanvrager als bedoeld in de Beleidsregel financiële nood als gevolg van de wateroverlast in juli 2021.

Artikel 4. Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst en werkt terug tot en met 1 september 2024.

Artikel 5. Citeertitel

Dit besluit wordt aangehaald als: Besluit Vervanging archiefbescheiden Directoraat-Generaal Politie en Veiligheidsregio’s ter uitvoering van de Beleidsregel financiële nood als gevolg van de wateroverlast in juli 2021.

Handboek. vervanging archiefbescheiden Directoraat-Generaal Politie en Veiligheidsregio’s (DG PenV):

Uitvoering Beleidsregel financiële nood als gevolg van de wateroverlast in juli 2021

Inhoudsopgave

1. Inleiding

Als uitvoeringsorganisatie behandelt de Kredietbank Limburg alle aanvragen die ingediend worden in het kader van de Beleidsregel financiële nood als gevolg van de wateroverlast in juli 2021. Stichting Sociale Banken Nederland heeft in haar informatiebeleid de keuze gemaakt haar archieven, voor de uitvoering van de Beleidsregel financiële nood als gevolg van de wateroverlast in Limburg 2021, digitaal op te slaan.

Om de fysieke binnengekomen aanvragen digitaal te kunnen afhandelen en digitale dossiers te kunnen vormen is het noodzakelijk een handboek vervanging op te stellen alvorens een vervangingsbesluit te kunnen nemen. Dit is van belang om het scan proces inzichtelijk en transparant te maken. Er is reeds een Handboekvervanging Kredietbank Limburg versie 2.1 juni 2018 revisie maart 2021 vastgesteld voor de ingekomen post van de gemeenschappelijke regeling ‘Kredietbank Limburg’. Elementen van de technische infrastructuur, toegepaste hard- en software en de verantwoordelijkheid voor het dagelijks informatiebeheer blijft vrijwel onveranderd. Wat afwijkt is het scanproces, de zorgdrager en de werkzaamheden als uitvoeringsorganisatie van Beleidsmaatregel wateroverlast juli 2021. Deze wordt niet uitgevoerd onder de verantwoordelijkheid van de archivaris van de gemeenschappelijke regeling ‘Kredietbank Limburg’, maar onder de verantwoordelijkheid van Stichting Sociale Banken Nederland als gemandateerde van de Minister van Justitie en Veiligheid.

Bij het scannen en digitaliseren van documenten spelen de volgende aspecten een belangrijke rol:

Deze aspecten zijn overgenomen uit Informatiebeleid van Kredietbank Limburg.

2. Wettelijke kaders

Alle binnengekomen fysieke aanvragen worden gescand bij Kredietbank Limburg in Sittard-Geleen. De voorbereiding op de scanwerkzaamheden, de kwantitatieve controles en de technische specificaties van infrastructuur is grotendeels vastgelegd in Handboekvervanging Kredietbank Limburg versie 2.1 juni 2018 revisie maart 2021.

Dit handboek is de basis voor het besluit tot vervanging van de fysieke archiefbescheiden aanvragen van particulieren voor een éénmalige financiële compensatie. Vervanging betekent het vervangen van de archiefbescheiden door reproducties. In dit handboek maakt het papier plaats naar een digitale versie die de status krijgt van origineel.

2.1. DG PenV

Het DG Politie en Veiligheidsregio’s heeft de volgende beleidsportefeuilles:

Vanuit de portefeuille verantwoordelijk Crisisbeheersing is vanuit DG PenV de beleidsregel ‘Financiële Nood Wateroverlast Limburg 2021’ opgesteld, cq. DGPenV is als eindverantwoordelijke van de beleidsregel de ‘eigenaar’ van informatiehuishouding.

2.2. Kredietbank Limburg

Kredietbank Limburg (KBL) is geen commerciële bank. Ze voeren de gemeentelijke Schuldhulpverlening (Wgs) uit en doen dit vanuit een gemeenschappelijke regeling (GR) voor de gemeenten:

Voor de uitvoering van de Beleidsregel financiële nood als gevolg van de wateroverlast in juli 2021 is een dienstverleningsovereenkomst afgesloten met Stichting Sociale Banken Nederland en Kredietbank Limburg. De aanvragen komen binnen en worden afgehandeld door de Kredietbank Limburg.

De beschikking wordt ondertekend door de programmadirecteur van Stichting Sociale Banken Nederland namens de Staatssecretaris van Justitie en Veiligheid. Zowel de Stichting Sociale Banken Nederland als de Kredietbank Limburg zijn beide verantwoordelijk voor de uitvoering van de beleidsmaatregel.

2.3. Stichting Sociale Banken Nederland

Stichting Sociale Banken Nederland (hierna SBN) is een jonge stichting die op 18 maart 2021 is opgericht door de Vereniging voor schuldhulpverlening en sociaal bankieren (hierna NVVK) om kredietbanken een platform te bieden om samenwerkingsinitiatieven in uitvoering te brengen. De huidige bestuurder van SBN is benoemd per 8 oktober 2021.

Doelstelling van SBN:

Dit bereikt de SBN door:

SBN beoogt niet het maken van winst en werkt onder de gedragscode van de NVVK. De NVVK is initiatiefnemer van SBN en beoogt met SBN als aparte juridische entiteit een faciliteit te bieden aan haar leden, met name aan de aangesloten kredietbanken, om hen in staat te stellen gezamenlijk innovatieve initiatieven te kunnen ondernemen.

De activiteiten van SBN dienen wel de visie en missie van de NVVK te ondersteunen.

De strategie van SBN is derhalve onderdak te bieden aan programma’s en projecten van 23 samenwerkende kredietbanken, in consortia van wisselende aantallen, gedurende afgebakende periodes.

SBN heeft geen eigen medewerkers in dienst. Omdat SBN volledig gefinancierd wordt vanuit projecten op basis van werkelijk gemaakte kosten en daardoor geen eigen vermogen opbouwt, kan SBN geen financiële risico’s dragen van werkgeverschap. Om die reden is iedereen die voor SBN-projecten werkt extern ingehuurd, inclusief de bestuurder.

SBN werkt met een raad van toezicht model. De stichting heeft een bestuurder en een raad van toezicht bestaande uit drie personen. SBN heeft één programmadirectie waar twee programma’s in onder zijn gebracht.

3. Kernbegrippen en vervangen

3.1. Digitaliseren en vervangen

Digitaliseren is het scannen van analoge documenten van de aanvragers die éénmalig gecompenseerd kunnen worden als gevolg van de wateroverlast in juli 2021. Vervanging is digitalisering met verplichting om de originele archiefbescheiden te vernietigen. Van vernietiging is hier geen sprake omdat de papieren archiefbescheiden bij de aanvrager blijven. Vanaf 1 september 2024 is het digitaal dossier leidend. Alle inkomende aanvragen die ingediend worden ter uitvoering van beleidsmaatregel financiële nood als gevolg van de wateroverlast in juli 2021 worden in primair systeem FN Portaal opgenomen. Het digitaliseren van alle inkomende documenten vanaf 1 september 2024 is een gevolg van de uit te voeren Beleidsmaatregel wateroverlast juni 2021.

Alle dossiers zijn volledig digitaal in het FN Portaal te raadplegen. Het FN Portaal is een cloudbased oplossing. Dit portaal is gelokaliseerd op de server van Azure (Microsoft). Daarvoor wordt een Handboek Vervanging DG PenV vastgesteld en een vervangingsbesluit genomen tot vervanging van archiefbescheiden van de ingekomen aanvragen in kader van financiële nood als gevolg van de wateroverlast in juli 2021.

Het besluit wordt met een terugwerkende kracht toegepast op alle fysieke binnenkomen aanvragen vanaf 1 september 2024.

In de praktijk betekent dit dat vanaf 1 september 2024 alle documenten met betrekking tot aanvragen wateroverlast juli 2021, uitsluitend digitaal worden afgehandeld en bewaard.

Het vervangingsbesluit betreft alle inkomende documenten voor het uitvoeren van de taken van de DG PenV met betrekking tot het uitvoeren van de beleidsmaatregel wateroverlast Limburg juli 2021 vanaf het moment dat het vervangingsbesluit in werking trad. Het digitale document krijgt de status van ‘officieel archiefstuk’ en is dan het originele document.

Er is geen sprake van een verplichte vernietiging van de originele bescheiden omdat de fysieke archiefbescheiden na het scanproces direct terug worden gegeven aan de aanvrager. Na het scanproces wordt het aanvraag- en behandelproces volledig digitaal afgehandeld.

3.2. Documenten

Onder documenten wordt verstaan: alle fysieke objecten zoals brieven, facturen bonnetjes, verslagen en foto’s, maar ook ‘verwijzingen naar’. Documenten worden altijd ter plaatse bij de aanvrager gescand. Het is niet mogelijk om door de aanvrager documentatie via een USB-stick aan te bieden bij de Kredietbank Limburg.

3.3. Reikwijdte

De vervanging waarover in dit handboek gesproken wordt, betreft de vervanging van de binnengekomen fysieke aanvragen, van gedupeerden, die vanaf 1 september 2024 éénmalig gecompenseerd kunnen worden als gevolg van de wateroverlast in juli 2021.

Dossiergegevens (dossiernummer, geboortedata,) zijn opgenomen in FN Portaal. In een aanvraag dossier zitten de volgende documenten:

Er worden geen fysieke archiefbescheiden opgeslagen bij Kredietbank Limburg in Sittard-Geleen.

Het scan klaar maken van de documenten gebeurt op twee manieren:

De consultant van Kredietbank Limburg dient erop toe te zien dat:

4. Beheerorganisatie

Het proces vervangen bestaat uit het voorbereiden inclusief scan klaar maken van de te digitaliseren fysieke documenten. De fysieke documenten blijven bij de aanvrager na totstandkoming van de reproductie. Er is dan ook geen sprake van vernietiging van de te vervangen archiefbescheiden. De processtappen zijn op hoofdlijnen:

De eigenaar van het proces is Kredietbank Limburg en tevens/tegelijkertijd verantwoordelijk voor het uitvoeren van het archiefbeheer. SBN is na mandaat van het Ministerie van Justitie en Veiligheid en daarmee eindverantwoordelijk voor het algemeen archiefbeheer.

4.1. Taken en verantwoordelijkheden

In onderstaand schema zijn de rollen en verantwoordelijkheden beschreven ten aanzien van het vervangingsproces.

5. Logistiek proces

Het scanklaar maken wordt uitgevoerd op locatie van de gedupeerde of op locatie van Kredietbank Limburg in Sittard Geleen.

Technisch schonen is onder andere het verwijderen van nietjes, paperclips, verwijderen van memostickers die voor het dossier niet van belang zijn. Indien deze wel van belang zijn en belangrijke informatie bevatten worden deze geplakt op een A4 vel om het wel te scannen of gescand via een tablet of iPhone.

6. Kwaliteitsprocedures

Om de kwaliteit van de archiefbescheiden die vallen onder het vervangingsbesluit te waarborgen zijn enkele controlestappen ingevoerd. Deze controlestappen zijn vastgelegd in ‘Financiële Nood Werkinstructie 1.1’ Bij de dagelijkse standaard controles wordt er specifiek gekeken naar de kwaliteit van de gescande documenten. Bij de dagelijkse controles die worden uitgevoerd zijn drie aandachtspunten:

Om de kwaliteit van het vervangingsproces verder te waarborgen worden er ook algemene controleacties uitgevoerd.

Van deze algemene controles wordt door de informatiebeheerder een rapportage gemaakt en gedeeld met de locatiemanager en de medewerkers die het vervangingsproces uitvoeren.

7. Technische gegevens

Om vervanging toe te passen is het van belang dat digitale documenten zoveel mogelijk overeenkomen met het papieren origineel. Hiervoor is het belangrijk dat er goede apparatuur en software gebruiken. Ook is het belangrijk dat deze apparatuur en software goed ingesteld staat. Kredietbank Limburg heeft een Informatiebeleid en de risico’s en maatregelen ten aanzien van de technische inrichting benoemd zoals in RODIN staat beschreven. Er zijn overeenkomsten afgesloten voor ondersteuning en onderhoud van de hard- en software m.b.t. het DMS/RMS en de scanapparatuur.

Alle medewerkers van Kredietbank Limburg hebben toegang tot DMS/RMS middels single sign-on. Alle procesmedewerkers hebben hetzelfde gebruikersprofiel(medewerker cliënten administratie) met de daarbij bijhorende autorisaties en rechten. Verder zijn er aparte gebruikersprofielen voor:

Het scanproces op de locatie in Sittard-Geleen is ondergebracht bij de teamleden van het project Financiële Nood. Alleen geautoriseerde medewerkers (zaakbegeleiders) kunnen gebruikmaken van de scanvoorziening.

Medewerkers hebben wel mogelijkheid om zelf documenten aan het FN portaal toe te voegen.

Daarnaast scannen de consultants ook thuis ‘aan de keukentafel’ via een computer-tablet met behulp van Adobe scan. Na het inscannen wordt het document geüpload in het FN Portaal bij het desbetreffende dossier.

De integriteit van de digitale archiefbescheiden is gewaarborgd in het FN Portaal. Doordat de documenten in PDF/A worden omgezet, is het ‘onmogelijk’ om de inhoud van de documenten te wijzigen. Er is een metadataschema dat is opgenomen in de werkinstructie Financiële Nood. Alle handelingen die in FN Portaal worden uitgevoerd worden gelogd en zijn middels een audittrail te volgen.

7.1. Hardware Samsung Galaxy Tab s9 Ultra

Server: NvT

Functie: T.b.v. scannen en registreren van stukken bij de gedupeerden

OS: Android 13 met One UI 6

Processor: Qualcomm SM8550-AC Snapdragon 8

Geheugen: 12 GB RAM

Disk: 512 GB

7.2. Software

We scannen alles in kleur. Hiermee wordt het risico vermeden dat documenten waarvan kleur onmisbaar is om deze correct te kunnen interpreteren, niet in kleur gescand worden. Ook worden hier kosten bespaard omdat er geen tijd besteedt hoeft te worden aan het maken van een selectie op kleur.

De standaardinstelling is 300 dpi. Als zwart/wit documenten door kleur scannen niet goed worden weergegeven wordt op zwart/wit 300 dpi gescand.

Het bestandsformaat waarin de gescande documenten worden opgeslagen is PDF/A-1b. Hiermee wordt voldaan aan de eis in de Archiefregeling art. 26 eerste lid, dat digitale archiefbescheiden uiterlijk op het tijdstip van overbrenging, opgeslagen worden in een te valideren en volledig gedocumenteerd bestandsformaat dat voldoet aan een open standaard

7.2.1. Software DMS/RMS

Server Database name: FN Portaal – Cloudbased

Server Database version: Niet van toepassing.

7.3. Metadatering

Registratie van de juiste metadata wat aan het document is toegekend op basis van metadataschema. Dit schema is opgenomen in ‘Financiële Nood Werkinstructie 1.1’

Bijlage 1. Werkinstructie financiële nood

Werkinstructie Financiële Nood Zaakbegeleider en beschikker

Werkinstructie Financiële Nood

Zaakbegeleider en beschikker

Datum versie: 7 februari 2025

Versie: 1.2

Inhoudsopgave

Leeswijzer

In deze werkinstructie staan de stappen beschreven voor de uitvoering van de regeling Financiële Nood als gevolg van de wateroverlast in juli 2021 (hierna: FN). Deze werkinstructie is opgesteld om zo volledig mogelijk weer te geven welke stappen er worden gezet bij het behandelen en beoordelen van een aanvraag binnen de regeling FN. In deze werkinstructie is het proces beschreven van de aanmelding van een aanvrager tot aan de beschikking en uitbetaling van de verstrekking.

Om de lezer zo goed mogelijk door de instructie te begeleiden, is hier een leeswijzer toegevoegd. De beschreven hoofdstukken kunnen individueel gelezen worden.

In deze werkinstructie wordt verwezen naar bijlagen. De bijlagen zijn niet integraal toegevoegd, maar zijn los te vinden in de Microsoft Teams omgeving ‘Financiële Nood Limburg’, onder de map ‘Kennisbank’.

1. Regeling Financiële Nood

Extreem veel neerslag in juli 2021 heeft in met name in de provincie Limburg geleid tot grote wateroverlast, met zeer veel schade en kosten tot gevolg. Het kabinet heeft diverse maatregelen getroffen om gedupeerden zo goed mogelijk te helpen.

Ondanks deze maatregelen zijn er particulieren die zich nog in een schrijnende situatie bevinden. Voor deze schrijnende situaties is de beleidsregel bedoeld, die aan het project Financiële Nood ten grondslag ligt. Beleidsregel financiële nood als gevolg van de wateroverlast in juli 2021, vanaf hier FN.

Deze beleidsregel maakt het mogelijk om een eenmalige financiële bijdrage, een verstrekking, te geven ter leniging van financiële nood. Particulieren kunnen een aanvraag indienen vanaf 1 september 2024 tot 1 maart 2025.

1.1. Uitgangspunten regeling

Bij de regeling zijn onderstaande uitgangspunten van belang.

Er is sprake van een schrijnende situatie als de aanvrager door betaalde of nog te betalen dubbele woonlasten en/of herstelkosten als gevolg van de wateroverlast in juli 2021 op de peildatum, 31 december 2023, in financiële nood is.

Het enkele feit dat er sprake is van restschade (bijvoorbeeld aan de tuin) of financiële gevolgschade als gevolg van de wateroverlast, hoe vervelend dat ook kan zijn, betekent niet per definitie dat er sprake is van een schrijnende situatie.

Het schadegebied voor de regeling Financiële Nood is gelijk aan het schadegebied welke van toepassing was voor de uitvoering van de Wts, Wet tegemoetkoming schade bij rampen. In bijlage A; Kaart schadegebied is de kaart opgenomen waarop het schadegebied zichtbaar is. Voor de uitvoering van de regeling Financiële Nood wordt er gewerkt met een door het Ministerie van Justitie en Veiligheid vastgestelde postcodelijst die gebaseerd is op deze kaart.

Het schadegebied loopt vanaf het zuiden van de provincie Limburg langs de bedding van de Maas tot aan de noordgrens van de provincie. Daarnaast vallen ook de beddingen van de Roer en die van Geleenbeek in het schadegebied en enkele zijbeken rond Sittard. Het gedeelte van Zuid-Limburg ten zuiden van de lijn Brunssum, Schinnen en Beek valt vrijwel in zijn geheel in het schadegebied, omdat hier meerdere (zij) beken en zijrivieren van de Maas ver buiten hun oevers zijn getreden. Aan weerzijden is steeds 1 kilometer als extra marge aan het schadegebied toegevoegd. De kaart is omgezet naar een postcodelijst voor de uitvoering van deze regeling.

Kosten voor dubbele woonlasten en/of herstel komen in aanmerking wanneer deze het gevolg zijn van de wateroverlast tijdens de schadeperiode; van 13 juli 2021 tot en met 20 juli 2021.

Bij de bepaling of een particulier in financiële nood verkeerd, wordt er in alle gevallen naar één en dezelfde datum gekeken. Hiervoor wordt de (financiële) situatie op 31 december 2023 in kaart gebracht.

1.2. Doelgroep

Een particulier komt in aanmerking voor de regeling als de volgende voorwaarden op de particulier van toepassing zijn.

De particulier;

1.3. Definitie financiële nood

Voor de regeling kan niet alleen op basis van bijvoorbeeld het bankrekeningsaldo worden bepaald of er sprake is van financiële nood. Zo zijn bijvoorbeeld kosten, welke nog gemaakt moeten worden om schade te herstellen, onderdeel van deze bepaling. Deze kosten kunnen per woning verschillen en daardoor is h et dus ook per particulier verschillend hoeveel eigen financiële middelen beschikbaar moeten zijn om die kosten te kunnen betalen.

Om te bepalen of er sprake is van financiële nood en om tot de hoogte van een eventuele verstrekking te komen is in de beleidsregel een rekenmethodiek opgenomen. Deze rekenmethodiek bestaat uit drie onderdelen, te weten:

De onderdelen 2 en 3 afgezet tegen onderdeel 1 bepalen of er sprake is van financiële nood en indien van toepassing de hoogte van de verstrekking. In de beleidsregel is een volledige toelichting op de rekenmethodiek opgenomen.

Zie Hoofdstuk 4 Uitwerking primair proces voor een gedetailleerde beschrijving en de randvoorwaarden.

2. Werkwijze

In het gehele uitvoeringsproces zijn verschillende partijen en rollen betrokken. Het gehele proces wordt vastgelegd in het systeem Herstel Financiële Nood (vanaf hier: het systeem), denk aan dossiervorming, planning van contactmomenten en voortgang van een aanmelding en aanvraag.

In dit hoofdstuk wordt ingegaan op het verloop van het proces (2.1 Algemeen procesverloop), welke rollen wanneer in het proces betrokken zijn (2.2 Rollen in het proces) en de toegang en functionaliteiten van deze rollen in het systeem (2.3 Systeemrollen).

2.1. Algemeen procesverloop

In deze paragraaf is het algehele procesverloop beknopt beschreven; alle processtappen zijn in detail in hoofdstuk 4 beschreven.

Een particulier kan zich vanaf 1 september 2024 aanmelden voor de regeling FN. Dit is mogelijk via een online formulier, postformulier of telefonisch, en kan uiterlijk tot 1 maart 2025.

Na de aanmelding wordt er telefonisch contact opgenomen door een zaakbegeleider om de aanmelding door te nemen. Er wordt gesproken over de inhoud van de regeling en er wordt mondeling vastgesteld of de particulier behoort tot de doelgroep. Hierbij wordt ingegaan op de woning (eigenaarschap en ligging), bewoning (woonachtig tijdens de schadeperiode) en type schadeposten (dubbele woonlasten en/of herstelkosten).

Na het doornemen van de regeling, het procesverloop en op basis van de informatie of de particulier in aanmerking komt, geeft de particulier aan of hij de aanvraag wil starten.

Als de aanvraag start, begint ook de maximale behandeltermijn van 26 weken. De aanvraag begint met een intakegesprek. Er wordt een fysieke afspraak gepland tussen de aanvrager en de zaakbegeleider. De zaakbegeleider voorziet de aanvrager vooraf van een overzicht van benodigde documenten en informatie, welke de aanvrager verzamelt en eventueel per email aanlevert ter voorbereiding op het gesprek.

Tijdens het gesprek haalt de zaakbegeleider informatie op door het stellen van vragen en worden aangeleverde en/of meegenomen documenten gezamenlijk doorgenomen.

Na het intakegesprek is er een periode voor het compleet maken van het dossier, voor zover nodig om door te gaan met de volgende processtap. Hierover zal contact zijn tussen de zaakbegeleider en de aanvrager.

Als alle benodigde informatie en documenten zijn aangeleverd, wordt er een schadebezoek gepland. De zaakbegeleider gaat samen met een schade-expert naar de schadewoning, hierbij zal ook de aanvrager aanwezig zijn. De schade-expert voert zijn vereiste werkzaamheden uit om een schaderapport op te kunnen stellen. Het schaderapport wordt aangeleverd aan de zaakbegeleider. Nadat het schaderapport is ontvangen kan de zaakbegeleider beginnen met de inhoudelijke beoordeling van de aanvraag.

Op basis van alle ontvangen informatie kan de zaakbegeleider het rekenmodel gaan invullen. Het rekenmodel geeft als resultaat de hoogte van de verstrekking. De zaakbegeleider zal door middel van een notitie zijn/haar overwegingen en conclusies motiveren voor de beschikker. Na de beoordeling door de zaakbegeleider zal de beschikker de beoordeling controleren om het 4-ogen principe te borgen.

Na akkoord van de beschikker zal de beschikking handmatig worden opgemaakt en verstuurd worden naar de aanvrager. Als er sprake is van een betaling, zal het betalingsproces worden opgestart.

De zaakbegeleider zal één week na het versturen van de beschikking contact opnemen met de aanvrager om eventuele vragen naar aanleiding van de beschikking door te nemen en indien nodig en gewenst een warme overdracht naar schuldhulpverlening opstarten.

2.2. Rollen in het proces

Medewerkers van Sociale Banken Nederland (hierna: SBN), Kredietbank Limburg (hierna: KBL), EMN en het Ministerie van Justitie en Veiligheid hebben uiteenlopende rollen in de uitvoering van de regeling. EMN is de gecontracteerde partner op het gebied van expertise in schade, zie 2.2.6 Schade-expert. Hieronder worden de rollen toegelicht.

2.2.1. Zaakbegeleider

De zaakbegeleider is werkzaam bij Kredietbank Limburg en;

De zaakbegeleider kan inloggen in het systeem met de systeemrol ‘Zaakbegeleider’.

2.2.2. Beschikker

De beschikker is werkzaam bij Kredietbank Limburg en;

De beschikker kan inloggen in het systeem met de systeemrol ‘Beschikker’.

2.2.3. Casuïstiektafel lid

De casuïstiektafel bestaat uit meerdere leden, afkomstig van verschillende organisaties, die gezamenlijk de casuïstiektafel vertegenwoordigen. Zie hoofdstuk 6.6 voor toelichting op de casuïstiektafel.

Het casuïstiektafel lid;

Het Casuïstiektafel lid kan inloggen in het systeem met de systeemrol ‘Casuïstiekmedewerker’.

2.2.4. Backoffice medewerker

De backoffice medewerker is werkzaam bij SBN en;

De backofficemedewerker kan inloggen in het systeem met de systeemrol ‘Backofficemedewerker’.

2.2.5. Projectleider

De projectleider is werkzaam bij Kredietbank Limburg en;

De projectleider heeft geen specifieke systeemrol, maar kan één of meerdere systeemrollen toegewezen krijgen.

2.2.6. Schade-expert

De schade-expert is werkzaam bij EMN en;

De schade-expert heeft geen toegang tot het systeem.

2.2.7. Finance en Control medewerker

De medewerker van afdeling Finance en Control is werkzaam bij SBN en;

De finance en control medewerker kan inloggen in het systeem met de systeemrol ‘Inzage’.

2.2.8. Beleidsexpert

De beleidsexpert is werkzaam bij SBN en;

De beleidsexpert kan inloggen in het systeem met de systeemrol ‘Inzage’.

2.2.9. Interne controle medewerker

De interne controle medewerker is werkzaam bij SBN en;

De interne controle medewerker kan inloggen in het systeem met de systeemrol ‘Inzage’.

2.3. Systeemrollen

In het systeem zijn meerdere rollen beschikbaar, deze rollen worden op persoonsniveau toegewezen door SBN. Om in te loggen selecteert de medewerker via een drop-down menu de toegewezen rol (bijv. zaakbegeleider) en logt in met gebruik van eHerkenning.

In het systeem zijn vijf rollen beschikbaar: Zaakbegeleider, Beschikker, Casuïstiekmedewerker, Inzage en Backoffice.

Alle rollen in het systeem hebben de basis functionaliteiten. De basisfunctionaliteiten zijn: het toevoegen van documenten en notities, inzage, download van het gehele dossier (alleen lezen) en het inzien van de historie (audit trail) van het dossier. Tot slot kan een rol een document verwijderen die door diezelfde persoon is toegevoegd, het document is dan nog niet definitief verwijderd (soft delete)

Hieronder zijn alle rollen toegelicht.

3. Werkafspraken en richtlijnen

In dit hoofdstuk wordt ingegaan op gehanteerde definities, werkafspraken en uitgangspunten.

3.1. Definities in uitvoeringsproces

3.2. Algemene werkafspraken

3.3. Uitgangspunten

Dossiervorming binnen het proces FN gebeurt op basis van het schadeadres. Per schadeadres kan er slechts één dossier aangemaakt worden. Per dossier is er sprake van één hoofdaanvrager. Dit is de persoon waarmee de zaakbegeleider communiceert, of een door de hoofdaanvrager aangedragen contactpersoon. Het kan zijn dat er naast de hoofdaanvrager een mede-aanvrager is.

Uitbetaling van de eventuele verstrekking wordt gedaan aan de hoofdaanvrager.

Indien er sprake is van een mede-aanvrager, vragen we de hoofdaanvrager om een volmacht, ondertekend door mede-aanvrager, in te leveren. De mede-aanvrager geeft daarmee toestemming aan de hoofdaanvrager om ook namens hem/haar de aanvraag in te dienen. Tevens is erin opgenomen dat ook aan de mede-aanvrager informatie verstrekt mag worden gedurende het proces. Zie bijlage B; Verklaring volmacht hoofdaanvrager.

Het proces en systeem is niet ingericht voor twee aanvragen op één schadeadres. Deze situatie is denkbaar wanneer de beide eigenaren van de schadewoning niet meer gezamenlijk leven en geen contact meer met elkaar hebben.

Mocht deze situatie zich voordoen, dan vindt er overleg plaats tussen de projectleider KBL en SBN.

Als in een dossier een aanvraag is gestart, dan wordt er eenmalig een beslissing genomen. Besluit de aanvrager bijvoorbeeld tijdens het behandelproces de aanvraag te willen stoppen, dan ontvangt deze een afwijzende beschikking. Hier kan de aanvrager tegen in bezwaar gaan, mocht de aanvrager het er niet mee eens zijn.

Als vanuit een aanmelding geen aanvraag wordt gestart, behoudt de particulier de mogelijkheid om alsnog de aanvraag te starten, zolang de regeling loopt.

De enige uitzondering is een herbeoordeling. Mochten er redenen zijn om het genomen besluit te herzien, dan kan een zaakbegeleider, in opdracht, op een afgerond dossier een herbeoordeling aanmaken. Hiermee kan het dossier opnieuw het behandelproces doorlopen.

Het kan voorkomen dat tijdens het behandelproces duidelijk wordt dat de aanvrager geen aanspraak kan maken op een verstrekking. Hiervoor kunnen verschillende aanleidingen zijn. Bijvoorbeeld doordat de schade betrekking heeft op de oprit, de schade niet aantoonbaar het gevolg is van de wateroverlast, of als de financiële middelen voldoende zijn in vergelijking tot het mogelijke schadebedrag. In deze gevallen stopt op dat moment de dossiervorming. Het is daarbij wel belangrijk dat uit de aanwezige informatie en eventuele documenten blijkt dat er geen aanleiding is om het beoordelingsproces en dossiervorming voort te zetten.

Indien de aanvrager op de peildatum een fiscaal partner in het kader van de belastingwetgeving heeft, worden bij de berekening van de financiële middelen de banksaldi en de eventuele schulden van beide partners betrokken.

Het is niet relevant of de fiscaal partner op peildatum ook eigenaar is of was van de schade woning.

In geval van beëindiging van het fiscaal partnerschap vraagt SBN aan de aanvrager of en zo ja, welke afspraken zijn gemaakt over de woning waarvoor een verstrekking wordt aangevraagd zie. Hierbij dient gedacht te worden aan onder andere nog te betalen herstelkosten, nog te betalen dubbele woonlasten en reeds gedeelde herstelkosten en dubbele woonlasten. Als de aangeleverde informatie daartoe aanleiding geeft, dient de ex-partner deze afspraken te bevestigen. De betaling vindt plaats aan de aanvrager, die vervolgens zorgt voor de eventuele betaling aan de ex-partner (voor het gedeelte waar de ex-partner recht op heeft).

3.4. Werkvoorraad verdeling

In het systeem zit geen werkvoorraad prioritering ingebouwd. Alle dossiers die zijn aangemaakt, kunnen op ieder gewenst moment in behandeling worden genomen. Het doel is om steeds te starten met langst wachtende dossiers, oftewel FiFo, First in First Out, om de doorlooptijd per dossier zo kort mogelijk te houden.

Een dossier zal niet automatisch van status veranderen na het verstrijken van een bepaalde tijdsperiode; dit is altijd een handmatige handeling. De enige uitzondering is de overgang van beschikt naar nazorg.

De projectleider is verantwoordelijk voor de monitoring van de werkvoorraad en werkverdeling.

Werkvoorraad afspraken:

Op de startpagina van het systeem zijn verschillende overzichten beschikbaar. Op de afbeelding hieronder is bij nummer 1 te zien waar je kunt selecteren welk overzicht je wilt zien, de overzichten Contactmomenten en Notificaties worden in paragraaf 3.5 Dossier verrijking toegelicht.

Op beide overzichten zijn suboverzichten (nr. 2) gedefinieerd en zijn filters (nr. 3) beschikbaar om effectief en snel te kunnen zoeken.

Suboverzichten:

Voor zowel Herbeoordeling als Beroep/Bezwaar geldt dat dossiers die reeds een herbeoordeling hebben gehad zichtbaar blijven in het overzicht. In deze dossiers is een melding te zien met informatie inzake de herbeoordeling, zoals hieronder is afgebeeld.

3.5. Dossier verrijken

Gedurende het proces kan het dossier op verschillende wijzen verrijkt worden, denk daarbij aan het maken van notities en het toevoegen van documenten. Het invullen van invoervelden in het systeem is ook een vorm van verrijking, deze worden besproken in hoofdstuk 4. In deze paragraaf wordt ingegaan op notities en toevoegen van documenten.

3.5.1. Notitie toevoegen

Notities kunnen toegevoegd worden aan het dossier door middel van de knop ‘Notitie toevoegen’. Er dient een onderwerp ingevoerd te worden bij het aanmaken van de notitie. Notities zijn inzichtelijk voor verschillende rollen in het systeem. Gebruik notities om informatie te delen die voor meerdere rollen relevant is. Notities die specifiek van toepassing zijn op één contactmoment kunnen worden gemaakt bij het contactmoment zelf. Een notitie kan maximaal uit 2000 tekens bestaan. Zijn er meer tekens nodig, splits de notitie dan op in twee delen en geef in het onderwerp aan dat de notities aan elkaar verwant zijn.

Let op dat de inhoud van de notities deel uitmaken van het dossier van deze aanvrager en dus ook opgevraagd kunnen worden in het kader van een bezwaarprocedure.

Naast de reguliere notities kunnen er op het tabblad ‘Beoordelen’ in het rekenmodel beoordeelnotities ingevoerd worden.

Deze notities geven per onderdeel van het rekenmodel een reconstrueerbare beschrijving van het oordeel.

3.5.2. Document toevoegen

Documenten worden toegevoegd aan het dossier door middel van de knop ‘Documenten toevoegen’. Alle geleverde documenten dienen toegevoegd te worden aan de dossiers. Onderscheid tussen de documenten wordt aangegeven middels de beschikbare folders. Deze staan hieronder toegelicht.

Het is van belang om het aangeleverde document een duidelijke en uniforme bestandsnaam te geven. Dit brengt overzicht aan in de documenten en maakt ze gemakkelijker terug te vinden voor zowel de zaakbegeleider als de beschikker. Zo corresponderen de documenten bijvoorbeeld met de invoer in het rekenmodel, zie hiervoor ook hoofdstuk 5 Rekenmodel algemeen.

De richtlijnen voor de opbouw van de bestandsnaam zijn als volgt:

1 In dit voorbeeld geeft de bestandsnaam weer dat het om (ongeveer) hetzelfde stuk gaat, maar dat op een later moment een nieuw document is aangeleverd. Bij de eerste aanlevering was blijkbaar de naam van de rekeninghouder niet zichtbaar.

Denk aan identificatiebewijs, aanmeldformulier, toestemmingverklaring, belastingaangifte, bewijsstuk met betrekking tot gezamenlijk huishouden e.d.

Documenten gerelateerd aan het onderdeel banksaldi van het rekenmodel, bijvoorbeeld. financiële jaaroverzichten.

Documenten gerelateerd aan het onderdeel schulden van het rekenmodel, bijvoorbeeld hypotheekofferte, overeenkomst met kredietverstrekker, en nog te betalen facturen.

Als het een nog te betalen factuur betreft met betrekking tot dubbele woonlasten, plaats deze dan in de folder dubbele woonlasten.

Documenten gerelateerd aan opgenomen pensioengelden of lijfrentekapitaalverzekeringen.

stukken die niet in één van overige categorieën vallen, zoals bijvoorbeeld een verzonden email naar de aanvrager. Hieronder vallen verzonden en ontvangen emails en brieven. Ook kan het gaan om een ontvangen klacht en de afhandeling daarvan.

In deze folder staan enkel beschikkingen.

In deze folder staan documenten gerelateerd aan schadeherstel. Dat kunnen foto’s en overige documenten zijn van de aanvrager die aantonen dat er schade is (geweest). Daarnaast wordt het schaderapport, aangeleverd door de schade-expert, ook hierin geplaatst.

In deze folder staan documenten gerelateerd aan dubbele woonlasten.

In deze folder kunnen bezwaarschriften en overig gerelateerde stukken aan bezwaar en beroep toegevoegd worden.

Hieronder vallen bijlage K en L; Casuïstiekformulier FN en Hardheidsclausule FN, evenals

de terugkoppeling van de casuïstiektafel.

3.5.3. Notificaties toevoegen

Notificaties kunnen worden toegevoegd aan een dossier als herinnering voor een actiepunt voor een medewerker. Door te klikken op ’Notificatie toevoegen’ open je een pop-up, zoals hiernaast weergeven. Hier dienen een datum en het notificatiebericht ingevuld te worden. Vanaf de ingevulde dag is de notificatie bovenin het dossier te zien. Door op het vinkje rechts te klikken, rond je de notificatie af. Let op: de inhoud van de notificatie is niet meer terug te vinden na het afronden. Leg daarom de tekst voor een notificatie ook altijd vast in een notitie.

Tot slot kan ’Alleen zichtbaar voor mijzelf’ aangevinkt worden om de notificatie alleen zichtbaar te maken voor de auteur.

Er zijn ook notificaties die door het systeem zelf worden aangemaakt, zoals bijvoorbeeld ‘Let op: de ingevoerde postcode ligt buiten het overstromingsgebied’. Deze notificatie zijn ten alle tijden zichtbaar en kunnen niet worden weg geklikt.

4. Uitwerking primair proces

Onder het primaire proces verstaan we het afhandelen van een dossier in het systeem van aanmelding tot afronding. Een dossier krijgt een status toegewezen afhankelijk van waar in het proces de particulier zich bevindt. Het onderstaande overzicht is gestructureerd naar de acht statussen die een dossier kan hebben in het systeem. De acht statussen (‘Nieuw’, ‘Intake’, ‘Schadeposten’, ‘Beoordelen’, ‘Beschikken’, ‘Beschikt’, ‘Nazorg’ en ‘Afgerond’) zijn hieronder schematisch weergeven in een stroomdiagram. De statussen ‘Beschikken’ en ‘Beschikt’ zijn samengevoegd in één stap, en ‘Nazorg’ en ‘Afronden’ zijn ook samengevoegd. Bij het doorlopen van het proces gaan we ervanuit dat de zaakbegeleider of beschikker is ingelogd in het systeem (zie paragraaf 2.3 Systeemrollen). Nadere toelichting op de onderstaande processtappen vind je verderop in dit hoofdstuk.

4.1. Aanmelding

Een particulier kan zich op drie manieren melden voor de regeling: via de post, telefonisch of via het webformulier. Aanmeldingen via het webformulier komen automatisch in het systeem, aanmeldingen via post of telefoon dienen handmatig toegevoegd te worden.

In deze werkinstructie wordt er gesproken over ‘particulier’ voor en tijdens de aanmelding, en over ‘aanvrager’ als de intake/aanvraag, is gestart.

De stappen in deze paragraaf worden uitgevoerd door de zaakbegeleider.

4.1.1. Online aanmelding

4.1.2. Aanmelding via post

4.1.3. Aanmelding via telefoon

4.2. Informatiegesprek

Tijdens het informatiegesprek wordt besproken of de aanvraag gestart wordt. Tijdens dit telefonische gesprek wordt persoonlijke informatie aangevuld, informatie opgehaald bij de aanvrager over zijn/haar situatie en het intakegesprek gepland. Bij het informatiegesprek maakt de zaakbegeleider gebruik van een belscript, zie bijlage E; Belscript informatiegesprek.

De stappen in deze paragraaf worden uitgevoerd door de zaakbegeleider.

4.3. Intakegesprek (fysiek)

Het intakegesprek is de eerste fysieke afspraak tussen de aanvrager en de zaakbegeleider. Hier wordt de regeling besproken, bewijslast doorgenomen en worden vervolgafspraken gemaakt met de aanvrager.

De stappen in deze paragraaf worden uitgevoerd door de zaakbegeleider.

4.4. Valideren en verrijken

De aanvrager levert bewijslast ter onderbouwing van de aanvraag aan. Banksaldi, ingezette pensioengelden, lijfrentekapitaalverzekeringen, schulden en type huishouden bepalen de hoogte van de financiële middelen. Tegen dat bedrag zullen later in het proces de dubbele woonlasten en/of herstelkosten afgezet worden om de hoogte van de verstrekking te bepalen. Alle informatie en bewijs voor de berekening van de financiële middelen moet aangeleverd zijn voordat het dossier overgaat naar de volgende status, schadeposten.

De stappen in deze paragraaf worden uitgevoerd door de zaakbegeleider.

1 De fase schadeposten wordt in dit geval overgeslagen, wel zal in het systeem door deze fase heen geklikt moeten worden. Klik op start schadeposten en vervolgens meteen op start beoordeling, om deze fase over te slaan.

4.5. Schadeposten

In deze stap wordt het schadebezoek uitgevoerd, waarna een schaderapport wordt opgesteld aan de hand van de meetlat.

Onder gebruiksfunctie wordt verstaan de functie om te kunnen verblijven, slapen, koken en sanitaire voorzieningen van de opstal als woonhuis. Overige opstal (waaronder garage) komt alleen in aanmerking voor herstel als de schade daarvan ertoe leidt dat de woning niet veilig kan worden gebruikt; in dat geval wordt het onderdeel van het herstel om de woning weer te kunnen gebruiken. Schade aan tuinen, (tuin)paden, opritten komt niet aanmerking voor een verstrekking. De beleidsregel spreekt over woning en niet over perceel. Een woning met een bedrijfsfunctie valt niet binnen de beleidsregel.

Voor reeds betaalde herstelkosten van de gebruiksfunctie van de woning geldt dat deze moeten worden aangetoond. Enerzijds door documentatie van de aanvrager en anderzijds zal de schade-expert vaststellen of het aannemelijk is dat het herstel heeft plaatsgevonden. Het bepalen van nog te betalen herstelkosten wordt gedaan middels het schaderapport opgesteld door EMN aan de hand van de meetlat. In deze rapportage is een beschrijving opgenomen van de noodzakelijke werkzaamheden om de gebruikersfunctie te herstellen en een actuele kostenopgave van die werkzaamheden.

Deze fase wordt alleen uitgevoerd als uit voorgaande stappen is gebleken dat deze fase relevant is om uit te voeren. Hiervoor wordt er gekeken naar de aangegeven schadeposten tijdens het informatie- en/of intakegesprek en de uitkomst van het rekenmodel. Let op, dat voor deze regeling alleen schade aan gebruiksfunctie relevant is, al dan niet al hersteld.

Bijvoorbeeld, herstel aan de gebruiksfunctie is al verricht voor de peildatum, de financiële middelen zijn positief en het herstel wat nog gedaan moet worden heeft betrekking op de tuin. In dit voorbeeld vervalt het uitvoeren van de fase schadeposten.

De stappen in deze paragraaf worden uitgevoerd door de zaakbegeleider en de schade-expert. Per stap is aangegeven op wie het betrekking heeft.

4.5.1. Schadebezoek en schaderapport

4.5.2. Dubbele woonlasten

De dubbele woonlasten kunnen bestaan uit een hypotheekbedrag en een huursom, dubbele lasten voor gas, water en licht, dubbele gemeentelijke en waterschapsbelasting en een dubbele opstal- en inboedelverzekering.

Denkbaar is dat een vervangende woonruimte kleiner is dan de eigen woning en dat een deel van de inboedel tijdelijk in een opslag is geplaatst; de transport-, verzekerings- en opslagkosten vallen ook onder dubbele woonlasten. Daarnaast kunnen de woonlasten bestaan uit de aanschaf- en installatiekosten van een woonunit, waarbij een redelijke voor dit soort objecten gebruikelijke afschrijvingstermijn en -bedrag wordt gehanteerd voor de berekening van de dubbele woonlasten. Alleen de woonlasten die samenhangen met de vervangende woonruimte worden meegenomen in de berekening van de eenmalige verstrekking.

Dubbele woonlasten zijn onder te verdelen in drie categorieën, dit is relevant voor een juiste toepassing van de rekenmethodiek. Niet alle drie categorieën hoeven voor te komen, dat is afhankelijk van het moment van terugkeer naar primaire woning, het moment waarop de aanvrager niet meer verblijft in de vervangende woonruimte.

Betaalde kosten na schadeperiode en voor de peildatum.

Kosten vanaf peildatum tot uiterlijk de datum start aanvraag (gelijk aan start intake).

Ingeschatte kosten, aangezien deze in de toekomst liggen, vanaf datum start aanvraag en tot uiterlijk 31 december 2025.

Het opvragen en valideren van documenten gerelateerd aan dubbele woonlasten, indien van toepassing, kan gelijktijdig plaatsvinden met de processtappen van het plannen en uitvoeren van het schadebezoek.

De stappen in deze paragraaf worden uitgevoerd door de zaakbegeleider.

4.6. Beoordelen

Tijdens voorgaande statussen is het rekenmodel mogelijk al geheel of gedeeltelijk ingevuld. In de status ’Beoordelen’ wordt de berekening definitief gemaakt. De zaakbegeleider controleert de invoer van het rekenmodel en de uitkomst, de verstrekking. Als de invoer volledig is en klopt, wordt het dossier afgerond door de zaakbegeleider en vervolge doorgezet naar de beschikker.

4.7. Beschikken

De kern van het werk van de beschikker is het controleren van de rechtmatigheid, juistheid en volledigheid. De beschikker doet dit door de voorgenomen beslissing van de zaakbegeleider volledig te controleren.

Hierbij is het belangrijk om het verschil te benadrukken tussen het werk van de zaakbegeleider, deze verzamelt de benodigde informatie vanuit de documenten en vraagt zo nodig extra informatie op om tot een volledige berekening te komen. Op basis van de ontvangen informatie en documenten stelt de zaakbegeleider aan de hand van het rekenmodel de berekening op. De beschikker controleert of de zaakbegeleider alle relevante informatie en documentatie heeft opgevraagd en de berekening juist is uitgevoerd.

Voor onderstaande stappen moet de beschikker ingelogd zijn middels eHerkenning (zie 2.3 Systeemrollen).

De stappen in deze paragraaf worden uitgevoerd door de beschikker.

4.8. Nabellen en afronden

Nadat de beschikking is verstuurd naar de aanvrager neemt de zaakbegeleider contact op met de aanvrager en verhelderd waar nodig de beschikking en beantwoord vragen. In het systeem wordt hier naar gerefereerd als nazorg.

De stappen in deze paragraaf worden door de zaakbegeleider uitgevoerd.

5. Rekenmodel algemeen

Alle aangeleverde informatie met betrekking tot financiële middelen, dubbele woonlasten en/of herstelkosten komen samen in het rekenmodel. Het rekenmodel kan vanaf het moment dat de aanvraag is gestart, ingevuld, aangevuld en aangepast worden. Tussentijds opslaan kan door in het actiemenu (rechterzijde in het systeem) op ‘Opslaan’ te drukken,

In het model is de rekenmethodiek, zoals de beleidsregel voorschrijft, verwerkt. Met andere woorden, door het invullen van de verschillende onderdelen wordt de verstrekking automatisch berekend.

Het rekenmodel is in verschillende onderdelen opgedeeld:

In het rekenmodel wordt *alleen informatie ingevoerd die van invloed is op de berekening. Bijvoorbeeld, het bezit van een vakantiewoning is niet relevant omdat het buiten de beleidsregel valt en wordt daarom niet ingevuld in het rekenmodel. Deze informatie wordt, als deze is aangeleverd, wel toegevoegd aan het dossier. Zowel in de vorm van een notitie als door het uploaden van eventuele documenten in de best passende folder, zie 3.5.2 Document toevoegen* voor de beschikbare folders.

In elke regel dient een omschrijving en een bedrag ingevuld te worden. Het is mogelijk om meerdere regels toe te voegen onder één kopje.

Door te klikken op ‘+’ kunnen regels toegevoegd worden. Elke toegevoegde regel moet ingevuld worden voordat deze stap kan worden afgerond. Indien een regel is toegevoegd en deze niet ingevuld kan worden, moet de regel verwijderd worden om door te kunnen gaan naar de volgende stap. Dit kan door op de zwarte prullenbak rechts in de regel te klikken.

5.1. Financiële middelen

Dit onderdeel van het rekenmodel bepaalt de hoogte van de financiële middelen. Tegen dat bedrag zullen de dubbele woonlasten en/of herstelkosten afgezet worden om de hoogte van de verstrekking te bepalen.

Om de financiële middelen te kunnen berekenen, moeten een aantal zaken worden ingevuld: type huishouden, banksaldi, ingezette pensioengelden en schulden.

5.1.1. Banksaldi

Banksaldi is een optelsom van lopende rekening(en), spaarrekening(en), deposito’s en beleggingen. Vul per onderdeel een regel in, een omschrijving en de waarde op de peildatum. Door middel van ‘+’ kunnen regels toegevoegd worden.

Zorg ervoor dat de omschrijving duidelijk weergeeft om welke rekening, deposito of belegging het gaat, en dat de omschrijving in het rekenmodel en de naamgeving van het bijbehorende document met elkaar corresponderen.

Hanteer de volgende omschrijving in het rekenmodel:

voor rekeningen en deposito’s:

Bank – laatste drie cijfers rekeningnummer – tenaamstelling rekening

voor beleggingen:

Bank/broker – laatste drie cijfers/tekens accountnummer – tenaamstelling

Een deposito is voor een langere periode vastgezet, en kan niet vroegtijdig opgenomen worden zonder extra kosten of een boete te betalen. Dit kan tevens het geval zijn voor beleggingen.

Om deze reden wordt de waarde van deposito’s en beleggingen voor 95% opgenomen in het rekenmodel.

Let op, vul zelf 95% van de deposito stand in, het rekenmodel berekent dit niet zelf.

5.1.2. Ingezette pensioengelden

Als dit onderdeel van toepassing is voor de aanvrager, voer dan een optelsom in van het opgenomen bedrag en de betaalde boete. Binnen dit onderdeel van het rekenmodel worden zowel ingezette pensioengelden als lijfrentekapitaalverzekeringen ingevuld.

Hanteer de volgende omschrijving in het rekenmodel:

Organisatie – type product

5.1.3. Schulden

Onder schulden verstaat de beleidsregel openstaande saldi van hypotheken, kredieten of leningen en nog te betalen facturen. Achterstallige betalingen (bijvoorbeeld: maandelijkse aflossing van hypotheek en rente) die op de peildatum voldaan hadden moeten zijn, maar niet zijn voldaan, maken ook onderdeel uit van de ‘post’ nog te betalen facturen.

Bij openstaande facturen kunnen zowel posten worden ingevuld waarvoor geen onderbouwing is opgevraagd als waarvoor wel onderbouwing is opgevraagd, in de vorm van bewijsstukken.

Voor het deel waarvoor bewijsstukken worden opgevraagd dient per bedrijf/dienstverlener een regel ingevoerd te worden. Zijn er bijvoorbeeld meerdere nog te betalen facturen voor het bedrijf Boels, tel deze bedragen dan bij elkaar op en voer ze op één regel in. Kortom, per bedrijf/dienstverlener, één regel.

Het bedrag waarvoor geen bewijsstukken worden opgevraagd, wordt op één regel als totaal ingevoerd.

Let op, bij schulden hoeven geen negatieve bedragen ingevuld te worden. Het rekenmodel verrekent de bedragen hier automatisch als schuld. Vul hier dus uitsluitend positieve bedragen in.

Hanteer de volgende omschrijving in het rekenmodel:

Voor kredieten, leningen en hypotheken

Organisatie – type product

Voor Openstaande facturen, waarvoor geen onderbouwing is opgevraagd.

De tekst: Uitvraag zonder onderbouwing

Voor Openstaande facturen, waarvoor wel onderbouwing is opgevraagd

Bedrijf (eventueel product/dienst)

5.2. Dubbele woonlasten

Er zijn meerdere categorieën beschikbaar (huur, belasting, verzekering etc.) om in te vullen.

Per categorie kunnen er regels worden toegevoegd. Per regel wordt een cumulatief bedrag ingevuld, indien er meerdere facturen zijn van een organisatie die betrekking hebben op dezelfde dienstverlening of hetzelfde product.

Een voorbeeld hiervan is een optelling van alle reeds betaalde en nog te betalen huurlasten. Let op dat er zowel een cumulatief bedrag ingevuld kan worden bij ‘Reeds voldaan’ als bij ‘Nog te betalen’. Het totaal van beide kolommen moet gelijk zijn aan het totaal aangeleverde facturen/betalingen.

Toekomstige ingeschatte dubbele woonlasten worden op een eigen regel ingevoerd.

Hanteer de volgende omschrijving in het rekenmodel:

Voor Al betaalde dubbele woonlasten en Toekomstige gemaakte dubbele woonlasten:

Bedrijf – product/dienst – periode waar ingevuld bedrag op toeziet

Voor toekomstige ingeschatte dubbele woonlasten (vul in onder overig)

De tekst: Ingeschatte lasten voor X maanden

5.3. Herstelkosten

Het invullen van de herstelkosten gebeurt op basis van het schaderapport en bestaat uit twee opties. Reeds voldane en Nog te betalen herstelkosten.

Noteer in de omschrijving het schaderapport.

5.4. Overrule bedrag

In het rekenmodel zit de berekening van de verstrekking zoals de beleidsregel deze voorschrijft. Het kan zijn dat, in uitzonderingen, afgeweken moet worden van deze berekening.

Als de uitkomst van de berekening handmatig aangepast moet worden, dan kan dit via de knop Overrule berekend bedrag.

Deze optie kan alleen gebruikt worden als er door de casuïstiektafel een afwijkende verstrekking is vastgesteld ten opzichte van de uitkomst van het rekenmodel. Het besluit van de casuïstiektafel is opgenomen in een ingevuld casuïstiekformulier, dit document dien opgenomen te zijn in het dossier om de optie Overrule bedrag te gebruiken.

6. Uitwerking subprocessen

In dit hoofdstuk zijn de subprocessen beschreven. Onder subprocessen verstaan we processen die onderdeel zijn van het primaire proces, maar ook op zichzelf staan en op verschillende momenten in het primaire proces terug kunnen komen.

6.1. Dossier aanmaken

Om een nieuw dossier aan te maken dient er op de knop ‘Nieuw’ te worden geklikt rechtsboven in het overzicht, op de startpagina. Dit opent de hieronder afgebeelde pop-up. De velden dienen zo compleet mogelijk ingevuld te worden met beschikbare informatie, de velden gemarkeerd met een rode ster zijn verplicht om in te vullen.

Voer bij hoofdaanvrager de gegevens van de particulier in die aanspraak wil maken op de regeling. Eventuele gegevens van de contactpersoon, die bijvoorbeeld de aanvraag indient, kunnen later toegevoegd worden aan het dossier.

Indien het huidige woon/contactadres van de particulier niet (meer) het schadeadres is, vink dan de optie ‘Contactadres van hoofdaanvrager wijkt af van het schadeadres’ aan. Vul hier het huidige woon/contactadres in.

Door op ‘Dossier aanmaken’ te klikken, wordt het dossier aangemaakt in het systeem.

Wil je na het aanmaken van dit dossier direct weer een nieuw dossier invoeren, vink dan de optie ‘Creëer nog een dossier’ aan. Na het klikken op ‘Dossier aanmaken’ verschijnt er direct een nieuw leeg venster voor het aanmaken van een dossier.

Bij het aanmaken van een nieuw dossier voert het systeem automatisch twee controles uit.

Deze controle wordt gedaan op basis van postcode en huisnummer. Als de zaakbegeleider een dossier wil aanmaken met een postcode en huisnummer die al voorkomen, dan is het niet mogelijk om nog een dossier aan te maken. Er wordt getoond welk dossier al bekend is op het adres.

Als het een nieuwe particulier betreft, de naam komt op het opgegeven adres nog niet voor, neem dan telefonisch contact op om het schadeadres te verifiëren. Mogelijk is er een typefout gemaakt. Indien van toepassing, pas het adres aan en maak het dossier aan. Geeft de particulier aan dat het ingevulde adres klopt, vraag dan door.

Was de particulier er gedurende de schadeperiode woonachtig en of hij/zij (gezamenlijk) eigenaar was? Op deze manier controleer je of de mede-eigenaar de persoon is die in het bestaande dossier is geregistreerd.Let op, hier mag je geen uitspraken over doen naar de particulier.

Geef aan dat je voor nu voldoende hebt en nog contact op zult nemen voor het vervolg.

Maak een notitie van de opgehaalde informatie en bespreek de aanmelding met de projectleider. De projectleider zal deze aanmelding met het run team SBN bespreken om vervolgstappen te bepalen.

In de tussentijd wordt ook het bestaande dossier on-hold gezet, dit kan zichtbaar worden gemaakt door het aanmaken van een notificatie, zie 3.5.3

Op de postcode wordt tevens gecontroleerd of deze binnen het schadegebied valt. Komt de postcode niet voor op de postcodelijst die het schadegebied representeert, dan verschijnt er een melding.

Voordat het dossier aangemaakt kan worden, moet er eerst telefonisch contact worden opgenomen met de particulier, tenzij de zaakbegeleider op dat moment de particulier al aan de telefoon heeft. Er worden een aantal vragen met de particulier doorgenomen:

Heeft het opgegeven schadeadres van de particulier schade opgelopen naar aanleiding van de wateroverlast in juli 2021?

Staat de particulier erop dat de aanmelding in behandeling wordt genomen, maar is er geen aanleiding om aan te nemen dat het schadeadres in aanmerking komt, maak dan het dossier aan, voeg een notitie toe, en vervolg het proces.

6.2. Contactmoment plannen

Via de knop ‘Contactmoment registeren’ worden contactmomenten gepland én geregistreerd (zie paragraaf 6.3 Contactmoment registeren). Er zijn een aantal vaste punten in het proces waar een contactmoment dient te worden aangemaakt. Deze momenten staan beschreven in het primaire proces, zie hoofdstuk 4.

Wanneer de knop ‘Contactmoment registeren’ is gebruikt, verschijnt er een pop-up die ingevuld dient te worden. Hier registreer je de datum, tijd, locatie, het type afspraak, en eventueel een notitie om een afspraak te plannen. Klik op ‘Registreren’ ter afronding. De afspraak is vanaf dit moment terug te vinden in het contactmomentenoverzicht.

Er zijn twee optionele acties onderaan in de pop-up zichtbaar.

Als er een contactmoment voor in het verleden wordt aangemaakt, dan is het niet mogelijk om een sms ter versturen. De email kan wel alsnog verzonden worden.

Onderaan in het dossier staat de knop ‘Contactmomenten’. Hier vindt je een overzicht van alle geplande contactmomenten, inclusief datum, locatie, type contactmoment en eventuele notities. Elke contactmoment heeft een status; Gepland of Plaatsgevonden. Door Alleen toekomstige afspraken aan te vinken bepaal je welke afspraken er zichtbaar zijn in het overzicht. In dit overzicht kan ook een notitie toegevoegd of aangepast worden. Deze notities zijn niet terug te vinden bij de algemene notities in het dossier, maar zijn alleen te lezen wanneer desbetreffende contactmoment wordt geopend.

Met gebruik van de knoppen rechts naast het contactmoment kan een contactmoment geannuleerd, gewijzigd of verwijderd worden. Na de annulering van een contactmoment blijft deze zichtbaar in het overzicht. Na verwijdering is de afspraak niet meer terug te vinden in het dossier. Bij zowel een annulering als een verwijdering kan een reden opgegeven worden.

6.3. Contactmoment registreren

Na afloop van een contactmoment dient te worden geregistreerd dat het contactmoment heeft plaatsgevonden. Dit moet handmatig gebeuren. Door een contactmoment te selecteren in het overzicht onder Contactmomenten kan de status worden aangepast van Gepland naar Plaatsgevonden. Hierbij kan eventueel een notitie worden toegevoegd met informatie over het verloop van het contactmoment. Deze registratie vindt plaats na elk contactmoment.

Het kan voorkomen dat een particulier contact opneemt met een zaakbegeleider zonder dat hiervoor een contactmoment gepland is. Een voorbeeld hiervan is een ongepland telefonisch gesprek. Deze contactmomenten dienen ook geregistreerd te worden. In dit geval dient er een nieuw contactmoment gepland te worden (zie 5.4 Contactmoment plannen in dossier). Wanneer hier een datum en tijd wordt ingevuld in het verleden verschijnt automatisch de optie Heeft plaatsgevonden. Vink deze optie aan om het contactmoment direct als Plaatsgevonden te registreren.

6.4. Poststukken, documenten inscannen en vernietigen

Ontvangen documenten zowel via de post als ontvangen tijdens een fysiek intakegesprek of schadebezoek zullen gescand worden met een tablet door gebruik van de Adobe Scan app.

Vervolgens wordt de digitale versie van het document geupload in het portaal en verwijderd van de tablet. In dit proces worden de richtlijnen gevolgd zoals opgenomen in het ‘Handboek vervanging Directoraat Generaal Politie en veiligheidsregio’s (DGPV): Uitvoering Beleidsmaatregel wateroverlast juli 2021’.

6.5. Werkafspraken met aangesloten gemeenten

Fysieke afspraken kunnen gemaakt worden op verschillende locaties bij aangesloten gemeenten. Het inplannen van afspraken is mogelijk vanaf 2-9-2024. Op maandag is de voorkeurslocatie Meerssen, op dinsdag is dit Gulpen-Wittem en op woensdag Valkenburg aan de Geul. Probeer bij het plannen rekening te houden met deze voorkeursdagen.

6.5.1. gemeente Valkenburg aan de Geul

Geneidestraat 4

6301HC Valkenburg

Telefoon; 14043

Email: bodes@valkenburg.nl

6.5.2. gemeente Gulpen-Wittem

Willem Vliegenstraat 12

6271DA Gulpen

Telefoon 14043

6.5.3. gemeente Meerssen

Bundestraat 28

6231 EL Meerssen

Telefoon 043-3664777

6.6. Casuïstiek

In geval van twijfel over toepassing van de beleidskaders of bij twijfel over een onrechtmatige daad of verwijtbaar gedrag kan de zaakbegeleider het dossier doorzetten naar de casuïstiektafel. Als een zaakbegeleider voornemens is om dit te doen, vindt er overleg plaats met de projectleider en vervolgens met de beleidsexpert.

De beleidsexpert, die ook deelneemt aan de Casuïstiektafel, is voor zaakbegeleiders en beschikkers bereikbaar voor uitleg inzake beleidsgerelateerde vraagstukken en adviseert de zaakbegeleiders om een casus wel of niet voor te leggen aan de casuïstiektafel.

6.6.1. Richtlijnen voor indienen

6.6.2. Indienen dossier bij casuïstiek

Wanneer het advies van de beleidsexpert is om een casus in te dienen, of omdat de richtlijn dit voorschrijft wordt het juiste formulier volledig ingevuld, zie bijlage K; Casuïstiekformulier FN of bijlage L; Hardheidsclausule FN. En toegevoegd aan het dossier, via de optie document toevoegen.

Vervolgens kan het dossier aangemeld worden voor casuïstiek, via de actieknop links in het menu. Er verschijnt een pop up waarin beknopt de reden in wordt gevuld waarom het dossiers wordt ingediend. Op dat moment is het dossier direct beschikbaar in het systeem voor de casuïstiektafel.

6.6.3. Terugmelden casuïstiek

Wanneer de casuïstiektafel het dossier heeft behandeld en een besluit heeft geformuleerd of een vervolgvraag heeft wordt het dossier in het systeem door een Casuïstiektafel lid afgemeld bij casuïstiek, nadat het document met de terugkoppeling toegevoegd is aan het dossier. Het dossier is dan weer beschikbaar voor de zaakbegeleider voor opvolging.

7 bijlagen

De bijlagen zijn opgenomen in de Kennisbank FN. Hieronder een overzicht van alle bijlagen:

A; Kaart schadegebied

B; Verklaring volmacht hoofdaanvrager

C; Lijst bewijslast

D; Eisen bewijslast

E; Belscript informatiegesprek

F; Leidraad intakegesprek en checklist

G; Bewijslast – eigenaar en bewoner gedurende schadeperiode

H; M&O

I; Invulformulier voorbereiding schadebezoek

J; Instructie SurePay

K; Casuïstiekformulier

L; Hardheidsclausule formulier

M; Aanmeldformulier

N; Casuïstiek formulier informatief (tbv pilot)

Dit besluit zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.