Klachtenregeling Defensie

Een ieder kan een klacht indienen over de wijze waarop een bestuursorgaan of een functionaris in de uitoefening van zijn functie zich jegens hem of een ander heeft gedragen.

Alleen een functionaris kan een klacht over ongewenst gedrag indienen.

Deze regeling is niet van toepassing indien een klacht betrekking heeft op gedragingen waarop één van de navolgende regelingen van toepassing is:

De klager die een mondelinge klacht wil indienen richt zich tot de direct leidinggevende van beklaagde.

De klager die een schriftelijke klacht wil indienen richt deze aan het MID of aan de direct leidinggevende van beklaagde.

Het indienen van een mondelinge of een schriftelijke klacht geschiedt op individuele basis.

Indien de direct leidinggevende van beklaagde of een andere functionaris dan de direct leidinggevende van beklaagde een schriftelijke klacht ontvangt, zendt deze de klacht onverwijld door naar het SID.

Het MID zendt een aldaar ingediende schriftelijke klacht zo spoedig mogelijk en uiterlijk binnen vijf werkdagen door naar het SID.

Het SID zorgt ervoor dat er zo spoedig mogelijk een initieel gesprek van klager met een adviseur meldpunt plaatsvindt.

In het geval van een klacht over ongewenst gedrag attendeert het SID of het MID klager op de mogelijkheid zich door een CVP te laten bijstaan.

De adviseur meldpunt bespreekt met klager en diens eventuele raadsman en/of vertrouwenspersoon welke wijze van behandeling mogelijk is, gezien de aard van de situatie en de wensen van klager. Daarbij wordt achtereenvolgens aandacht besteed aan:

De adviseur meldpunt kan, indien daar aanleiding voor is, klager verzoeken om binnen een bepaalde termijn een beslissing te nemen over de wijze van behandeling. De adviseur meldpunt bevestigt deze beslissing schriftelijk aan klager.

Indien klager kiest voor behandeling van de klacht op basis van deze regeling, wordt de klacht aangeboden aan de betreffende DKC.

Indien de schriftelijke klacht zich richt jegens meerdere functionarissen uit onderscheiden defensieonderdelen, wordt de klacht na overleg met de CKC doorgezonden naar de DKC van het defensieonderdeel waarbinnen de meeste beklaagden zijn gesitueerd.

Met het indienen van een schriftelijke klacht wordt gelijk gesteld het door klager op elektronische wijze toezenden van de klacht, indien aan artikel 8, eerste lid, is voldaan.

Geen verplichting tot behandeling van de klacht bestaat indien deze betrekking heeft op een gedraging:

Geen verplichting tot behandeling bestaat, indien het belang van klager dan wel het gewicht van de gedraging kennelijk onvoldoende is.

Indien de klacht betrekking heeft op een gedraging waar een persoonsgericht onderzoek als bedoeld in de SG Aanwijzing 989 naar uitgevoerd wordt dan wel tijdens de behandeling van de klacht wordt aangevangen, stemt de klachtbehandelaar met de opdrachtgever van het persoonsgericht onderzoek af. Indien laatstgenoemde van oordeel is dat het persoonsgericht onderzoek voorrang dient te genieten wordt de klachtbehandeling aangehouden tot het persoonsgericht onderzoek ten aanzien van die gedraging is beëindigd respectievelijk afgerond. Bij de afstemming kan worden vastgesteld dat de voorrang van het persoonsgericht onderzoek wordt beperkt tot die te onderzoeken elementen waarvoor dat redelijkerwijs noodzakelijk is en dat de klachtbehandeling voor het overige doorgang kan vinden.

Indien de klachtbehandelaar respectievelijk de klachtadviesinstantie bij aanvang van of tijdens de klachtbehandeling constateert dat de klacht betrekking heeft op een gedraging die mogelijk is aan te merken als een strafbaar feit, wordt de klachtbehandeling ten aanzien van die gedraging aangehouden. De klachtbehandelaar dient vervolgens na te gaan of de Koninklijke Marechaussee al door middel van een melding en/of aangifte in kennis is gesteld van de betreffende gedraging, respectievelijk of dat alsnog dient te geschieden. De klachtbehandelaar wint waar nodig advies in bij de afdeling Juridische Zaken van het defensieonderdeel. Vervolgens neemt de klachtbehandelaar contact op met de Verbindingsofficier Krijgsmacht bij het Arrondissementsparket Oost-Nederland van het Openbaar Ministerie te Arnhem voor de nadere afstemming, zoals voorgeschreven in het ‘Afstemmingsprotocol tussen het Openbaar Ministerie en het Ministerie van Defensie over de samenloop van onderzoeken’. Bij die afstemming kan worden vastgesteld dat de voorrang van het strafrechtelijk onderzoek respectievelijk de vervolging wordt beperkt tot die elementen waarvoor dat redelijkerwijs noodzakelijk is en dat de klachtbehandeling voor het overige doorgang kan vinden.

Een mondeling ingediende klacht dient zorgvuldig en zo spoedig mogelijk en uiterlijk binnen zes weken na ontvangst van de klacht, te worden afgehandeld.

De leidinggevende als bedoeld in artikel 3, eerste lid, informeert klager met redenen omkleed, bij voorkeur schriftelijk, indien de mondelinge klacht op grond van artikel 4 niet wordt behandeld of op grond van artikel 5 wordt aangehouden. De leidinggevende informeert beklaagde wanneer de omstandigheden van het geval daartoe aanleiding geven.

De gedraging waarover wordt geklaagd, wordt getoetst aan de in de ‘Behoorlijkheidswijzer’ van de Nationale ombudsman beschreven normen van behoorlijk overheidsoptreden en aan de toepasselijke bepalingen van de Gedragscode en de Gedragsregels Defensie.

Indien klager aan de leidinggevende, als bedoeld in artikel 3, eerste lid, kenbaar heeft gemaakt dat naar tevredenheid aan de mondelinge klacht tegemoet is gekomen, vervalt daarmee de verplichting tot het verder behandelen van die klacht. De leidinggevende bevestigt aan klager schriftelijk dat de klacht niet verder wordt behandeld, tenzij de klager daar geen prijs op stelt.

Indien een mondelinge klacht niet naar tevredenheid van klager is afgedaan is deze bevoegd alsnog een schriftelijke klacht in te dienen.

Een schriftelijke klacht wordt door klager ondertekend en bevat ten minste:

Indien de klacht niet voldoet aan de vereisten van het vorige lid, stelt de adviseur meldpunt klager in de gelegenheid dit verzuim binnen een termijn van veertien kalenderdagen te herstellen. Op verzoek van klager kan deze termijn met een door de adviseur meldpunt te bepalen redelijke termijn worden verlengd. De termijn van behandeling als bedoeld in artikel 17 vangt aan na herstel van het verzuim.

De omschrijving van de gedraging als bedoeld in lid 1, onder c., dient zo concreet en nauwkeurig mogelijk te zijn, waaronder begrepen waar en wanneer deze gedraging heeft plaatsgevonden, de identiteit van beklaagde(n), respectievelijk de functiebenaming van het beklaagde bestuursorgaan, en de identiteit van eventuele getuigen.

Schriftelijke klachten worden behandeld en afgedaan:

In het geval in de klacht geen specifieke functionaris of specifiek bestuursorgaan is geduid, wordt deze afgedaan door of namens het hoofd defensieonderdeel onder wiens verantwoordelijkheid de gedraging jegens klager valt.

De functionaris die overweegt een klacht in te dienen kan zich wenden tot een CVP of VP.

Klager en beklaagde kunnen zich bij de indiening en behandeling van een klacht inzake ongewenst gedrag kosteloos laten bijstaan door een CVP. Een CVP staat niet zowel klager als beklaagde in eenzelfde klachtprocedure bij.

De CVP en VP hebben een intern verschoningsrecht en kunnen daarom niet verplicht worden vertrouwelijke informatie over zaken die aan hen zijn voorgelegd in hun rol als vertrouwenspersoon te verstrekken aan andere functionarissen, ongeacht hun positie of rang. Het intern verschoningsrecht is niet van toepassing in het geval van een (vermeend) strafbaar feit.

De CKC is verantwoordelijk voor:

De CKC bevordert en bewaakt de adequate registratie van schriftelijke klachten in het registratiesysteem.

De DKC zendt een ontvangen schriftelijke klacht voor behandeling en afdoening onverwijld door naar de klachtbehandelaar.

De DKC adviseert de klachtbehandelaar over de procedure van klachtbehandeling.

De DKC bewaakt de voortgang van de behandeling en afdoening van de schriftelijke klacht.

Na afronding van de klachtbehandeling draagt de DKC zorg voor de administratieve verwerking van de afdoening in het registratiesysteem.

De DKC draagt zorg voor het verzamelen van gegevens voor rapportages als bedoeld in artikel 22.

Het MID of SID bevestigt zo spoedig mogelijk en uiterlijk binnen vijf werkdagen na ontvangst van de klacht, de ontvangst van de klacht schriftelijk aan klager.

De klachtbehandelaar wint advies in bij de DKC over het te volgen traject van klachtbehandeling.

De klachtbehandelaar informeert klager schriftelijk en met redenen omkleed indien de klacht op grond van artikel 4 niet wordt behandeld of op grond van artikel 5 wordt aangehouden. De klachtbehandelaar informeert beklaagde wanneer de omstandigheden van het geval daartoe aanleiding geven.

De klachtbehandelaar informeert klager, zo enigszins mogelijk in persoon, wanneer de klacht in behandeling wordt genomen.

De klachtbehandelaar informeert beklaagde zo spoedig mogelijk, en zo enigszins mogelijk in persoon, dat een klacht is ingediend en verstrekt aan beklaagde een afschrift van het klaagschrift. Het klaagschrift kan (gedeeltelijk) worden geanonimiseerd indien het dienstbelang of de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van een betrokkene dat vergt, dit ter beoordeling van de klachtbehandelaar.

Indien de klacht betrekking heeft op een andere gedraging dan ongewenst gedrag kan de klachtbehandelaar de klacht laten onderzoeken en zich laten adviseren door een klachtadviesinstantie, als bedoeld in artikel 1, onder ee., en artikel 15. De klachtbehandelaar besluit daarover binnen een week na de ontvangst van de klacht en informeert klager en beklaagde hierover schriftelijk.

Indien de klacht betrekking heeft op ongewenst gedrag is de klachtbehandelaar verplicht de klacht te laten onderzoeken en zich te laten adviseren door de COG, als bedoeld in artikel 1, onder ff., en artikel 16. De klachtbehandelaar besluit daarover binnen een week na de ontvangst van de klacht en informeert klager en beklaagde hierover schriftelijk.

In het geval van een klacht over ongewenst gedrag zendt de klachtbehandelaar een geanonimiseerd afschrift van de klacht aan het hoofd defensieonderdeel.

De behandeling van een schriftelijke klacht is niet openbaar.

Een schriftelijk ingediende klacht dient zorgvuldig en zo spoedig mogelijk en uiterlijk binnen zes weken na ontvangst van de klacht te worden afgehandeld.

Klager en beklaagde worden gehoord, tenzij er dringende redenen zijn om daarvan af te zien. Klager en beklaagde worden niet in elkaars aanwezigheid gehoord, tenzij degene die hoort van oordeel is dat daar aanleiding voor is.

Van het horen van klager kan ook worden afgezien indien:

Klager en beklaagde kunnen zich door een raadsman of een andere externe adviseur laten bijstaan. Kosten voor deze bijstand worden niet vergoed. Eenieder kan optreden als raadsman zolang dit optreden zich verhoudt tot diens functie en positie ten opzichte van klager en beklaagde, dit ter beoordeling van de klachtbehandelaar respectievelijk de klachtadviesinstantie.

De klachtbehandelaar is bevoegd informatie in te winnen die voor de klachtbehandeling noodzakelijk is.

De SG beslist in het geval een functionaris zonder wettelijk of intern verschoningsrecht geen (volledige) medewerking aan de klachtbehandeling verleent, met als reden dat deze functionaris veronderstelt dat daarmee zijn plicht tot geheimhouding van vertrouwelijke gegevens zou worden geschonden.

Van het horen wordt een zakelijk verslag gemaakt. Degene die is gehoord wordt zo spoedig mogelijk in de gelegenheid gesteld kennis te nemen van het verslag en daarop te reageren.

Klager en beklaagde worden in de gelegenheid gesteld te reageren op de in het kader van het onderzoek op hen betrekking hebbende afgelegde verklaringen.

De gedraging waarover wordt geklaagd, wordt getoetst aan de behoorlijkheidsnormen van de Nationale ombudsman en de toepasselijke bepalingen van de Gedragscode en de Gedragsregels Defensie.

Indien klager vóór afronding van het onderzoek met een schriftelijke verklaring te kennen geeft dat naar tevredenheid aan diens klacht tegemoet is gekomen, kan de behandeling worden beëindigd. De klachtbehandelaar informeert klager en beklaagde hierover schriftelijk en gemotiveerd. In aanvulling daarop informeert de klachtbehandelaar beklaagde daarover zo enigszins mogelijk ook in persoon. De DKC registreert de beëindiging van de klachtbehandeling in het registratiesysteem.

De COG wordt gevormd door een niet bij het Ministerie van Defensie aangestelde persoon als voorzitter en twee of meer leden, waarvan er tenminste één bij het Ministerie van Defensie werkzaam is. Bij ministerieel besluit worden nadere aanwijzingen over samenstelling, functie-eisen, opleiding en administratieve aangelegenheden geregeld.

In aanvulling op artikelen 14 en 15 geldt voor de behandeling door de COG dat deze commissie beoordeelt of de gedraging waarover wordt geklaagd is aan te merken als ongewenst gedrag als bedoeld in artikel 1, onder g. tot en met o.

Op de COG is het protocol ‘Klachtbehandeling door een COG’ van toepassing. Het protocol wordt door de COG toegezonden aan klager, beklaagde en, in voorkomend geval, andere te horen personen.

De klachtbehandelaar doet de klacht binnen zes weken na ontvangst daarvan af. Indien de klachtbehandelaar voor de behandeling van de klacht een klachtadviesinstantie als bedoeld in de artikelen 15 of 16 heeft aangewezen, doet de klachtbehandelaar de klacht binnen tien weken af.

De termijn voor behandeling wordt opgeschort:

De termijn voor de klachtbehandeling kan voorts worden opgeschort indien dwingende omstandigheden, zoals de feitelijke niet-beschikbaarheid van te horen personen, aan de klachtbehandeling in de weg staan. De opschorting blijft beperkt tot de duur van de hiervoor bedoelde omstandigheden.

De afdoening kan voor ten hoogste vier weken worden verdaagd door de klachtbehandelaar of de klachtadviesinstantie, indien deze de klacht in behandeling heeft.

Indien de klachtbehandelaar advies van een klachtadviesinstantie heeft ingewonnen verzendt de klachtbehandelaar de afdoeningsbrief binnen twee weken na ontvangst van het advies. Deze termijn kan met ten hoogste vier weken worden verlengd, mits de gehele termijn van behandeling van de klacht daardoor niet meer dan veertien weken omvat.

Verdere opschorting van de afdoening is mogelijk voor zover klager daarmee schriftelijk instemt.

De klachtbehandelaar of de klachtadviesinstantie, indien deze de klacht in behandeling heeft, informeert klager en beklaagde tijdig, schriftelijk en gemotiveerd over een verdaging, verlenging of een opschorting als bedoeld in de vorige leden.

De klachtbehandelaar betrekt de adviseur integriteit bij de afdoening van de klacht.

In de afdoeningsbrief informeert de klachtbehandelaar klager en beklaagde schriftelijk en gemotiveerd over de bevindingen van het onderzoek, over het oordeel daarover en over de eventuele conclusies die de klachtbehandelaar aan de klachtbehandeling verbindt. De klachtbehandelaar verklaart de klacht daarbij (gedeeltelijk) gegrond of ongegrond. Over gedragingen die niet vastgesteld kunnen worden, wordt geen oordeel uitgesproken. De klachtbehandelaar licht het oordeel en de eventuele conclusies mondeling toe indien klager en/of beklaagde daarom verzoekt.

Indien de klachtbehandelaar zich heeft laten adviseren door een klachtadviesinstantie als bedoeld in de artikelen 15 of 16 wordt het advies als bijlage bij de afdoeningsbrief gevoegd.

De klachtbehandelaar is bevoegd af te wijken van het advies van een klachtadviesinstantie. In dat geval dient de klachtbehandelaar die afwijking in de afdoeningsbrief aan klager en beklaagde te motiveren.

De klachtbehandelaar informeert klager in de afdoeningsbrief dat klager, indien deze het niet eens is met de behandeling en/of afdoening van de klacht, binnen één jaar na kennisgeving van de afdoening de Nationale ombudsman kan verzoeken een onderzoek in te stellen, onder verwijzing naar artikel 9:18 Awb.

De klachtbehandelaar zendt een afschrift van de afdoeningsbrief aan de DKC, de CVP en, indien deze in de procedure betrokken is geweest, de klachtadviesinstantie.

Een ieder die in het kader van de behandeling van een klacht ingevolge deze regeling op de hoogte is gebracht van persoonsgegevens, feiten en documenten, dient vertrouwelijk met deze informatie om te gaan en is verplicht tot geheimhouding daarvan, voor zover dat uit de aard van de zaak voortvloeit. Deze verplichting verzet zich niet tegen het bespreken van de klacht met een raadsman, vertrouwenspersoon of een naaste betrekking. Gerubriceerde informatie mag alleen met daartoe gerechtigden worden gedeeld.

Tijdens de behandeling van een klacht worden uitsluitend die persoonsgegevens verzameld en verwerkt die noodzakelijk zijn voor het zorgvuldig behandelen en afdoen van de klacht.

Het SID registreert de klachten in het registratiesysteem.

De DKC zendt het hoofd defensieonderdeel halfjaarlijks een overzicht van de afgedane klachten, inclusief afschriften van de afdoeningsbrieven.

Het hoofd defensieonderdeel rapporteert over de klachten conform de aanschrijving voor de Management Rapportage.

De registratie en rapportage omvat ten minste:

De Directie Juridische Zaken rapporteert jaarlijks de geregistreerde klachten over ongewenst gedrag, gedifferentieerd naar de gedragingen als bedoeld in artikel 1, onder h. tot en met o., aan de SG, ten behoeve van het ‘Jaarverslag Integriteit Defensie’. Daarbij wordt tevens het (geanonimiseerde) oordeel over de klacht vermeld.

De minister en het hoofd defensieonderdeel zijn bevoegd het gestelde in artikel 4, eerste lid, onder b., buiten toepassing te laten voor zover toepassing daarvan, gelet op de belangen die deze regeling beoogt te beschermen, zal leiden tot een onbillijkheid van overwegende aard.

In de gevallen waarin de regeling niet voorziet beslist de minister.