Overeenkomst betreffende de afgifte van meertalige en gecodeerde uittreksels en certificaten uit akten van de burgerlijke stand

Deze Overeenkomst is van toepassing op de afgifte van meertalige en gecodeerde uittreksels uit de akten van de burgerlijke stand inzake de geboorte, de erkenning van een kind, het huwelijk, het geregistreerd partnerschap of het overlijden.

Deze Overeenkomst is eveneens van toepassing op de afgifte van een meertalige en gecodeerde verklaring waaruit de registratie van een partnerschap blijkt door een andere met openbaar gezag beklede autoriteit dan een ambtenaar van de burgerlijke stand.

Wanneer een belanghebbende of een bevoegde autoriteit daarom verzoekt, worden de uittreksels uit de akten van de burgerlijke stand en de verklaringen bedoeld in artikel 1 opgemaakt overeenkomstig artikel 3 van deze Overeenkomst, met name in het geval dat voor het gebruik ervan een vertaling of een legalisatie noodzakelijk zou zijn geweest.

De voornoemde uittreksels en verklaringen worden uitsluitend afgegeven aan personen of autoriteiten die overeenkomstig het interne recht van de Staat van afgifte bevoegd zijn om letterlijke afschriften te verkrijgen.

De uittreksels uit de akten van de burgerlijke stand en verklaringen bedoeld in artikel 1 worden opgemaakt op grond van de oorspronkelijk vermelde gegevens en de latere vermeldingen.

De voornoemde uittreksels en verklaringen worden opgemaakt overeenkomstig de ICBS-modellen die zijn opgenomen in bijlage 1 van deze Overeenkomst. De vaste vermeldingen die erin voorkomen, worden voorzien van de numerieke codes zoals vermeld in bijlage 2.

De regels die van toepassing zijn op de ICBS-modellen zijn vermeld in bijlage 3.

Alvorens deze Overeenkomst te bekrachtigen, te aanvaarden, goed te keuren, ertoe toe te treden of de verklaring inzake voorlopige toepassing zoals voorzien in artikel 13 af te leggen, legt iedere Staat de vertaling in zijn officiële taal of talen van de vaste vermeldingen die moeten voorkomen op de uittreksels en verklaringen overeenkomstig bijlage 2 bij deze Overeenkomst, alsmede de vertaling van de toepasselijke regels vermeld in bijlage 3 neder bij de Secretaris-Generaal van de ICBS. Elke wijziging in die vertalingen moet bij de Secretaris-Generaal van de ICBS worden nedergelegd. Die vertalingen en de latere wijzigingen ervan moeten door het Bureau van de ICBS worden goedgekeurd.

Alvorens deze Overeenkomst te bekrachtigen, te aanvaarden, goed te keuren, ertoe toe te treden of de verklaring inzake voorlopige toepassing zoals voorzien in artikel 13 af te leggen, moet iedere Staat de lijst van de symbolen die hij gebruikt voor de latere vermeldingen die in het vakje „1-4-4 Andere vermeldingen” van de ICBS-modellen 1, 3 en 4 kunnen voorkomen, bij de Secretaris-Generaal van de ICBS nederleggen. Elke wijziging in die lijst moet eveneens bij de Secretaris-Generaal van de ICBS worden nedergelegd. Die gegevens worden vervolgens door de Secretaris-Generaal opgenomen in de tabel in bijlage 4.

De vervulling van de formaliteiten bedoeld in het eerste en tweede lid zal worden bevestigd door middel van een verklaring van de Secretaris-Generaal.

De uittreksels en verklaringen afgegeven op basis van deze Overeenkomst hebben dezelfde bewijskracht als de uittreksels uit akten en verklaringen afgegeven overeenkomstig het interne recht van de Staat van afgifte.

De voornoemde uittreksels en verklaringen worden zonder legalisatie of vergelijkbare formaliteit aanvaard in elk van de Overeenkomstsluitende Staten.

In geval van ernstige twijfel over de echtheid of de inhoud van een op grond van deze Overeenkomst afgegeven uittreksel of verklaring kunnen de autoriteiten van de Staat waar dat document wordt gebruikt de afgevende autoriteit verzoeken om verificatie van de echtheid of de inhoud ervan of, in geval van vergissing, om het toesturen van een nieuw uittreksel of verklaring. De uitwisselingen tussen die autoriteiten vinden rechtstreeks plaats.

Deze Overeenkomst staat open voor ondertekening door de Lidstaten van de ICBS.

De Overeenkomst wordt bekrachtigd, aanvaard of goedgekeurd. De akten van bekrachtiging, aanvaarding of goedkeuring worden samen met de verklaring voorzien in artikel 4, derde lid, bij de Zwitserse Bondsraad nedergelegd.

Iedere Lidstaat van de ICBS kan tot deze Overeenkomst toetreden.

Iedere andere Staat kan tot deze Overeenkomst toetreden nadat zij in werking is getreden.

De akte van toetreding wordt samen met de verklaring voorzien in artikel 4, derde lid, bij de Zwitserse Bondsraad neergelegd.

Op het tijdstip van de ondertekening, de bekrachtiging, de aanvaarding, de goedkeuring of de toetreding kan iedere Staat zich het recht voorbehouden om deze Overeenkomst niet toe te passen op uittreksels of verklaringen met betrekking tot:

Geen enkel ander voorbehoud is toegestaan.

Iedere Staat kan een overeenkomstig het eerste lid gemaakt voorbehoud te allen tijde intrekken. De Zwitserse Bondsraad wordt in kennis gesteld van de intrekking, die van kracht wordt op de eerste dag van de vierde maand die volgt op de ontvangst van de kennisgeving.

Deze Overeenkomst treedt in werking op de eerste dag van de vierde maand die volgt op de nederlegging van de tweede akte van bekrachtiging, aanvaarding, goedkeuring of toetreding door twee Lidstaten van de ICBS.

Ten aanzien van de Lidstaat van de ICBS die de Overeenkomst bekrachtigt, aanvaardt, goedkeurt of ertoe toetreedt na de inwerkingtreding ervan, treedt de Overeenkomst in werking op de eerste dag van de vierde maand die volgt op de nederlegging door die Staat van de akte van bekrachtiging, aanvaarding, goedkeuring of toetreding.

Ten aanzien van de Staat die geen lid is van de ICBS treedt de Overeenkomst in werking, tussen de toetredende Staat en de Staten die geen bezwaar hebben gemaakt tegen de toetreding, op de eerste dag van de derde maand die volgt op het verstrijken van de termijn van vijf maanden voorzien in artikel 10.

Een Lidstaat van de ICBS die de Overeenkomst heeft ondertekend, kan, in afwachting van de inwerkingtreding van deze Overeenkomst voor hem onder de in artikel 12 bepaalde voorwaarden, te allen tijde verklaren dat de bepalingen van deze Overeenkomst voorlopig voor hem van toepassing zijn. De periode van de voorlopige toepassing mag niet meer dan vijf jaar duren.

De Zwitserse Bondsraad wordt in kennis gesteld van elke overeenkomstig het eerste lid afgelegde verklaring, onder bijvoeging van de in artikel 4, derde lid, bedoelde verklaring. De verklaring wordt van kracht op de eerste dag van de vierde maand die volgt op de ontvangst van de kennisgeving.

Op het tijdstip van de ondertekening, bekrachtiging, aanvaarding, goedkeuring of toetreding of op elk later tijdstip kan iedere Staat die verschillende territoriale eenheden omvat verklaren dat de Overeenkomst slechts op één of op meerdere van die eenheden van toepassing is.

Indien een Staat geen verklaring overeenkomstig het eerste lid aflegt, is de Overeenkomst van toepassing op het gehele grondgebied van die Staat.

Een overeenkomstig het eerste lid afgelegde verklaring kan worden gewijzigd of ingetrokken door een nieuwe verklaring.

De Zwitserse Bondsraad wordt in kennis gesteld van elke verklaring afgelegd overeenkomstig het eerste of derde lid. Die verklaring wordt van kracht bij de inwerkingtreding van de Overeenkomst voor de voormelde Staat of, daarna, op de eerste dag van de vierde maand die volgt op de ontvangst van de kennisgeving.

De bijlagen 1 tot en met 3 bij deze Overeenkomst kunnen worden gewijzigd door een besluit dat wordt goedgekeurd bij een gewone meerderheid van de Lidstaten van de ICBS en bij een gewone meerderheid van de Overeenkomstsluitende Staten in een ad hoc Algemene Vergadering. De goedgekeurde wijzigingen binden alle Overeenkomstsluitende Staten.

Elk besluit dat overeenkomstig het eerste lid wordt genomen, wordt bij de Zwitserse Bondsraad neergelegd. Het wordt van kracht op de in het besluit bepaalde datum.

Deze Overeenkomst blijft voor onbepaalde tijd van kracht.

Iedere Staat die partij is bij deze Overeenkomst zal evenwel de mogelijkheid hebben om de Overeenkomst te allen tijde op te zeggen, na het verstrijken van een termijn van één jaar vanaf de datum van de inwerkingtreding van de Overeenkomst ten aanzien van die Staat. De Zwitserse Bondsraad wordt in kennis gesteld van de opzegging die van kracht wordt op de eerste dag van de zevende maand die volgt op de ontvangst van de kennisgeving. De Overeenkomst blijft van kracht tussen de overige Staten.

Deze Overeenkomst vervangt vanaf haar inwerkingtreding de op 8 september 1976 te Wenen tot stand gekomen Overeenkomst betreffende de afgifte van meertalige uittreksels uit akten van de burgerlijke stand. De Overeenkomst van 8 september 1976 blijft evenwel van kracht tussen de Staten die er partij bij zijn zolang één van hen uitsluitend door die Overeenkomst gebonden is.

Vanaf de inwerkingtreding van deze Overeenkomst is elke nieuwe bekrachtiging, aanvaarding of goedkeuring van de Overeenkomst van 8 september 1976 en elke nieuwe toetreding ertoe uitgesloten.

De Zwitserse Bondsraad stelt de Lidstaten van de ICBS en elke andere Staat die tot deze Overeenkomst is toegetreden in kennis van:

De Zwitserse Bondsraad stelt de Secretaris-Generaal van de ICBS op de hoogte van elke kennisgeving gedaan op grond van het eerste lid.

Zodra deze Overeenkomst in werking is getreden, zendt de Zwitserse Bondsraad een voor eensluidend verklaard afschrift aan de Secretaris-Generaal van de Verenigde Naties, met het oog op registratie en bekendmaking overeenkomstig artikel 102 van het Handvest van de Verenigde Naties.