Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 2 października 2012 r. w sprawie czynności administracyjnych związanych z wykonywaniem tymczasowego aresztowania oraz kar i środków przymusu skutkujących pozbawienie wolności oraz dokumentowania tych czynności

Dyrektor ustala - na podstawie informacji przekazanej przez podmiot leczniczy dla osób pozbawionych wolności - zdolność osadzonego do samodzielnego powrotu do miejsca zameldowania lub miejsca przebywania bez zameldowania, a następnie sprawdza, czy właściwe służby jednostki penitencjarnej wykonały czynności niezbędne dla prawidłowego zwolnienia osadzonego.

Dokumentację, o której mowa w ust. 1, kierownik przedkłada dyrektorowi wraz z kalendarzem zwolnień skazanych i kalendarzem zwolnień tymczasowo aresztowanych, w celu zatwierdzenia przez niego prawidłowości zwolnienia oraz podpisania:

Prawidłowość zwolnienia z jednostki penitencjarnej dyrektor oraz kierownik potwierdzają podpisem i odciskiem stempla imiennego na obwolucie akt ewidencyjnych.

Jeżeli osadzony nie jest zwalniany z jednostki penitencjarnej, ponieważ pozostaje pozbawiony wolności w innej sprawie, kierownik przedkłada dyrektorowi akta ewidencyjne wraz z kalendarzem zwolnień skazanych i kalendarzem zwolnień tymczasowo aresztowanych oraz potwierdzeniem legalności zwolnienia ze sprawy, w celu zatwierdzenia przez niego prawidłowości zwolnienia oraz podpisania potwierdzenia legalności zwolnienia ze sprawy. W takim wypadku zasady określonej w art. 168 k.k.w. nie stosuje się.

Otrzymanie dokumentów dotyczących osadzonego podlegającego zwolnieniu ze sprawy w danym dniu dyrektor potwierdza w kalendarzu zwolnień skazanych i kalendarzu zwolnień tymczasowo aresztowanych podpisem w rubryce „uwagi” przy nazwisku zwalnianego.

Przed zakończeniem urzędowania kierownik potwierdza adnotacją „Sprawdziłem” oraz podpisem i odciskiem stempla imiennego na właściwej stronie kalendarza zwolnień skazanych i kalendarza zwolnień tymczasowo aresztowanych, że przygotowano dokumenty dotyczące zwolnienia wszystkich osadzonych podlegających zwolnieniu w danym dniu oraz w dniach następnych, jeżeli są one wolne od pracy. Dotyczy to zarówno zwolnień ze sprawy, jak i z jednostki penitencjarnej.

Jeżeli w trakcie dokonywania czynności procesowych poza terenem jednostki penitencjarnej nastąpiło zwolnienie tymczasowo aresztowanego, czynności związanych ze zwolnieniem dokonuje się po otrzymaniu dokumentów skutkujących zwolnieniem.

W wypadku, o którym mowa w ust. 1, dokumenty skutkujące zwolnieniem mogą być przesłane telefaksem; przepisu § 7 ust. 2 nie stosuje się. Jeżeli tymczasowo aresztowany jest pozbawiony wolności także w innej sprawie, dokumenty skutkujące zwolnieniem przekazuje się za pośrednictwem organu doprowadzającego.

Jako termin zwolnienia odnotowywany w dokumentacji przyjmuje się dzień, w którym nastąpiło faktyczne zwolnienie.

O zwolnieniu tymczasowo aresztowanego ze sprawy zawiadamia się:

O zwolnieniu skazanego lub ukaranego ze sprawy zawiadamia się:

O zwolnieniu dłużnika, wobec którego zastosowano środek przymusu, kierownik powiadamia na piśmie kierownika działu odpowiedzialnego za sprawy kwatermistrzowskie oraz informuje o liczbie dni aresztu, który był wykonywany wobec dłużnika, w celu rozliczenia z komornikiem kwoty, o której mowa w § 26 ust. 2.

O zwolnieniu osadzonego z jednostki penitencjarnej zawiadamia się ponadto organ wymieniony w § 43 ust. 1, a w wypadku, o którym mowa w art. 31a ust. 1 ustawy z dnia 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej, organ wymieniony w § 43 ust. 2.

W zawiadomieniach o zwolnieniu przesyłanych do organów, o których mowa w ust. 1, 2 i 4, podaje się w szczególności datę i przyczynę zwolnienia.

W zawiadomieniach o zwolnieniu osadzonego z jednostki penitencjarnej, przesyłanych do organów wymienionych w ust. 1 i 2, odnotowuje się ponadto informacje o miejscu przebywania osadzonego po zwolnieniu oraz o zwolnieniu z jednostki penitencjarnej w trybie art. 168 k.k.w.

Zawiadomienie o zwolnieniu przesyła się nie później niż pierwszego dnia roboczego po zwolnieniu.

O terminie zwolnienia skazanego i ukaranego cudzoziemca z jednostki penitencjarnej - na trzy miesiące przed tym terminem - a ponadto o wszczęciu wobec niego przed sądem penitencjarnym postępowania w sprawie o warunkowe zwolnienie, udzielenie przerwy w wykonaniu kary albo zezwolenia na odbycie kary pozbawienia wolności poza zakładem karnym w systemie dozoru elektronicznego, powiadamia się:

O wyznaczonym przez sąd penitencjarny terminie posiedzenia, na którym będzie rozpatrywana sprawa o udzielenie cudzoziemcowi warunkowego zwolnienia, przerwy w wykonaniu kary albo zezwolenia na odbycie kary pozbawienia wolności poza zakładem karnym w systemie dozoru elektronicznego, powiadamia się bezzwłocznie po otrzymaniu wykazu spraw, które mają być w danym dniu rozpoznane (wokandy), komendanta oddziału Straży Granicznej właściwego miejscowo dla jednostki penitencjarnej.

Jeżeli termin zwolnienia osadzonego cudzoziemca nie był wcześniej znany, powiadomienia, o których mowa w ust. 1, przesyła się natychmiast po ustaleniu tego terminu.

Powiadomienie powinno zawierać w szczególności:

Jeżeli cudzoziemiec ma być przekazany za granicę, nie wysyła się powiadomień, o których mowa w ust. 1, oraz nie sporządza się świadectwa zwolnienia.

O każdym cudzoziemcu skazanym prawomocnym wyrokiem na podlegającą wykonaniu karę pozbawienia wolności:

W wypadku gdy wobec cudzoziemca, o którym mowa w ust. 1, toczy się postępowanie karne w kolejnej sprawie, nawet jeżeli nie zastosowano w niej tymczasowego aresztowania, powiadomienie przesyła się dopiero po uzyskaniu pisemnej informacji o zakończeniu tego postępowania.

W razie wątpliwości, czy w stosunku do skazanego cudzoziemca należy powiadomić wojewodę, zwłaszcza gdy skazany jest obywatelem więcej niż jednego państwa, stosowne powiadomienie przesyła się.

Powiadomienie powinno zawierać informacje, o których mowa w § 125 ust. 4 pkt 1-5, oraz:

Po otrzymaniu dokumentu, z treści którego wynika, że osoba, o której mowa w ust. 1, ma zostać wydalona z terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, dyrektor przesyła kopię otrzymanego dokumentu, wraz z aktualnymi informacjami, o których mowa w ust. 4, jeśli decyzja dotyczy obywatela Unii Europejskiej - do właściwego sądu, a w pozostałych wypadkach do właściwej komórki organizacyjnej podległej Ministrowi Sprawiedliwości, w celu zainicjowania postępowania o przekazanie skazanego cudzoziemca do wykonania orzeczonej wobec niego kary pozbawienia wolności. W wypadku gdy wykonanie decyzji wojewody o wydaleniu nastąpiło przed zakończeniem postępowania o przekazanie skazanego, dyrektor informuje o tym właściwy sąd albo właściwą komórkę organizacyjną podległą Ministrowi Sprawiedliwości.

Przesyłanie powiadomień, o których mowa w ust. 1 i 5, nie stanowi przeszkody w przetransportowaniu skazanego cudzoziemca do innej jednostki penitencjarnej. Jeżeli przetransportowanie nastąpiło po przesłaniu powiadomienia, o którym mowa w ust. 1, do jednostki penitencjarnej położonej w innym województwie, dyrektor jednostki, do której przybył skazany cudzoziemiec, powiadamia wojewodę, do którego wysłano powiadomienie, o nowym miejscu pobytu skazanego. Powiadomienie to przesyła się nie później niż trzeciego dnia roboczego po przetransportowaniu skazanego. Powiadomienia nie przesyła się, jeżeli przeniesienie skazanego jest związane z czasowym pobytem, o którym mowa w § 71 ust. 5 i 7.

Właściwa komórka organizacyjna podległa Ministrowi Sprawiedliwości bezzwłocznie powiadamia jednostki penitencjarne, za pośrednictwem Centralnego Zarządu Służby Więziennej, o zmianach dotyczących państw stron Protokołu dodatkowego do Konwencji o przekazywaniu osób skazanych, sporządzonego w Strasburgu dnia 18 grudnia 1997 r., w tym o treści oświadczeń złożonych do art. 3 tego Protokołu.

Jeżeli w stosunku do osadzonego podjęto decyzję o przekazaniu go za granicę albo wydaleniu z terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i niezwłocznym odstawieniu do granicy, w dniu zwolnienia wydaje się go organowi doprowadzającemu na podstawie pisemnego upoważnienia kierownika jednostki organizacyjnej tego organu. Dokumenty, o których mowa w § 1 pkt 3 lit. d i e, przekazuje się organowi doprowadzającemu za pokwitowaniem na obwolucie akt ewidencyjnych.

W wypadku niezgłoszenia się organu doprowadzającego po cudzoziemca wydalanego z terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zwolnienie następuje nie wcześniej niż o godz. 14^00^ w wyznaczonym dniu.

Przejęcie w celu przekazania do zakładu poprawczego lub schroniska dla nieletnich zwalnianego tymczasowo aresztowanego oraz jego dokumentów osobistych organ doprowadzający potwierdza na nakazie wydania.

Przepis stosuje się odpowiednio do realizacji przez organ doprowadzający polecenia doprowadzenia osadzonego do zakładu zamkniętego w celu wykonania środka zabezpieczającego.

Osadzonemu opuszczającemu jednostkę penitencjarną w związku z udzieloną przepustką wydaje się kartę tożsamości oraz wypełniony druk przepustki podpisany przez dyrektora lub upoważnionego kierownika wyodrębnionego oddziału.

Osadzonym korzystającym z przepustki nie wydaje się dokumentów, o których mowa w § 1 pkt 3 lit. a-e, chyba że jest to uzasadnione okolicznościami, dla których została udzielona.

Osadzonego poucza się o obowiązującym go trybie zgłaszania się do jednostki Policji, w celu potwierdzenia na druku przepustki miejsca pobytu, oraz informuje o obowiązku zwrotu karty tożsamości i druku po powrocie do jednostki penitencjarnej.

Pouczenia, o którym mowa w ust. 3, nie udziela się w wypadku przepustki, o której mowa w art. 1059 k.p.c.

Jeżeli osadzony zbiegł albo w wyznaczonym terminie nie powrócił z przepustki, należy:

Powiadomienie, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, wysyła się:

Wraz z dokumentami, o których mowa w ust. 1 pkt 3, przechowuje się akta dotyczące zatrudnienia osadzonego.

W wypadku powrotu osadzonego lub przyjęcia go do innej jednostki penitencjarnej jednostka, w której ewidencji dotychczas pozostawał, przesyła powiadomienie i odwołanie wniosku o zatrzymanie do organów, o których mowa w ust. 1 pkt 1 i 2. Powiadomienie do organu, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, wysyła się natychmiast telefaksem.

W wypadku gdy skazany lub ukarany nie zgłosił się po przerwie w wykonaniu kary, powiadomienie, o którym mowa w § 130 ust. 1 pkt 1, wysyła się pierwszego dnia, a wniosek, o którym mowa w § 130 ust. 1 pkt 2 - pierwszego dnia roboczego po upływie terminu zgłoszenia się do jednostki penitencjarnej. Przepis § 130 ust. 4 stosuje się odpowiednio.

Powiadomienia i odwołanie wniosku, o których mowa w § 130 ust. 4, przesyła się ponadto, jeżeli po wysłaniu powiadomień i wniosków, o których mowa w ust. 1, wpłynie postanowienie sądu penitencjarnego o udzieleniu dalszej przerwy.

Jeżeli osadzony, który zbiegł albo w wyznaczonym terminie nie powrócił z przepustki, w ciągu sześciu miesięcy nie zgłosi się lub nie zostanie ujęty, jednostka penitencjarna przesyła do organu dysponującego albo właściwego sądu wniosek o wydanie postanowień w przedmiocie zawieszenia postępowania oraz poszukiwania osadzonego listem gończym, o ile nie zostały one wydane wcześniej.

Po otrzymaniu postanowienia organu dysponującego o zawieszeniu postępowania albo postanowienia właściwego sądu o zawieszeniu postępowania wykonawczego, osadzonego skreśla się z ewidencji jednostki penitencjarnej. Przepis § 119 stosuje się odpowiednio.

O skreśleniu osadzonego z ewidencji powiadamia się jednostki organizacyjne Policji, o których mowa w § 130 ust. 1 pkt 1 i 2, wraz z informacją, że do ponownego przyjęcia osadzonego do aresztu śledczego niezbędne są nakaz przyjęcia oraz wystawione przez uprawniony organ odpisy dokumentów, które stanowiły podstawę prawną pobytu osadzonego w jednostce penitencjarnej do czasu skreślenia go z ewidencji.

Odpis powiadomienia przesyła się do:

Jeżeli osoba skreślona z ewidencji jednostki penitencjarnej zostanie osadzona w innej sprawie w innej jednostce, areszt śledczy, do którego została przyjęta, powiadamia o tym telefaksem, telefonicznie lub pocztą elektroniczną jednostkę penitencjarną, w której nastąpiło skreślenie, w celu przesłania przez nią powiadomienia o ponownym osadzeniu do organu, o którym mowa w ust. 1. Kopię powiadomienia, wraz z teczką osobopoznawczą, przesyła się do jednostki penitencjarnej, w której osadzony aktualnie przebywa.

Jeżeli w stosunku do osadzonego, który zbiegł albo w wyznaczonym terminie nie powrócił z przepustki, zostanie umorzone postępowanie lub postępowanie wykonawcze w związku z jego zgonem, wpłyną dokumenty skutkujące zwolnieniem albo upłynie termin stosowania tymczasowego aresztowania, zawiadamia się o tym:

W wypadku, o którym mowa w ust. 1, jako termin zwolnienia odnotowywany w dokumentacji przyjmuje się odpowiednio dzień:

Jeżeli w stosunku do osadzonego, który zbiegł albo w wyznaczonym terminie nie powrócił z przepustki, zostanie umorzone postępowanie lub postępowanie wykonawcze w związku z jego zgonem, wpłyną dokumenty skutkujące zwolnieniem albo upłynie termin stosowania tymczasowego aresztowania, lub gdy zostanie on skreślony z ewidencji jednostki penitencjarnej, obowiązuje tryb postępowania przewidziany przy zwalnianiu osadzonych, z tym że:

Przepisy ust. 1 pkt 1-4 stosuje się odpowiednio do osadzonego zwolnionego w trakcie dokonywania czynności procesowych poza terenem jednostki penitencjarnej, który nie rozliczył się z tą jednostką w terminie miesiąca od daty zwolnienia.

Dokumentację zwolnionego osadzonego kompletuje się w sposób określony w § 130 ust. 1 pkt 3.

Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio w wypadku zgonu osadzonego lub skreślenia go z ewidencji jednostki penitencjarnej.

Dokumentację osadzonego zwolnionego, zmarłego lub skreślonego z ewidencji jednostki penitencjarnej przekazuje się do archiwum. Przekazanie następuje po odnotowaniu faktu zwolnienia, zgonu lub skreślenia z ewidencji w centralnym zbiorze danych.

Początek przerwy w wykonaniu kary liczy się od dnia zwolnienia skazanego lub ukaranego z jednostki penitencjarnej. Jeżeli sąd penitencjarny w postanowieniu nie określił terminu zgłoszenia się osadzonego, termin ten ustala się na dzień następujący po dniu, do którego przerwa została udzielona.

Zwalnianego poucza się o obowiązku zgłoszenia się po przerwie do aresztu śledczego najbliższego dla jego miejsca stałego pobytu, chyba że ważne względy przemawiają za zgłoszeniem się do innego aresztu; przepisu § 14 nie stosuje się.

Jako miejsce zgłoszenia może być wyznaczony także zakład karny typu zamkniętego, jeżeli zwolnienie następuje z tego zakładu i spełnia on ponadto warunki, o których mowa w ust. 2.

Skompletowaną dokumentację zwolnionego na przerwę w wykonaniu kary przesyła się do aresztu śledczego, o którym mowa w ust. 2. Dokumentacji zwolnionego nie przesyła się, jeżeli jednostką penitencjarną, z której nastąpiło zwolnienie, jest areszt śledczy lub zakład karny typu zamkniętego, do którego zwalniany ma zgłosić się po przerwie.

Informację, w której jednostce penitencjarnej znajduje się dokumentacja, odnotowuje się w księdze głównej osadzonych oraz centralnym zbiorze danych, a ponadto przesyła do sądu penitencjarnego i właściwego sądu.

Dokumentację osób zwolnionych na przerwę w wykonaniu kary przechowuje się w dziale ewidencji oddzielnie od pozostałych akt.

Jeżeli w czasie przerwy w wykonaniu kary wpłyną z sądu dokumenty, z których treści wynika, że postępowanie wykonawcze zostało zawieszone albo kara nie będzie wykonywana lub postępowanie wykonawcze zostało umorzone w związku ze zgonem zwolnionego, dokumentację przekazuje się do archiwum oraz powiadamia się o tym organy, o których mowa w ust. 5. Przepis § 119 stosuje się odpowiednio.

W wypadku gdy właściwy sąd zawiesił postępowanie wykonawcze z powodu uchylania się skazanego lub ukaranego od wykonania kary, o przekazaniu dokumentacji do archiwum powiadamia się także jednostki organizacyjne Policji, o których mowa w § 130 ust. 1 pkt 1 i 2, wraz z informacją, że do ponownego przyjęcia zwolnionego do aresztu śledczego niezbędne są nakaz przyjęcia oraz wystawione przez uprawniony organ odpisy dokumentów, które miały stanowić podstawę prawną jego przyjęcia po przerwie w wykonaniu kary. Odpis powiadomienia przesyła się do organów, o których mowa w ust. 5. Przepis § 119 stosuje się odpowiednio.

Jeżeli osoba, o której mowa w ust. 8, zostanie osadzona w innej sprawie w innej jednostce penitencjarnej, przepis § 132 ust. 5 stosuje się odpowiednio, z tym że powiadomienie o ponownym osadzeniu przesyła się do organów, o których mowa w ust. 5.

Jeżeli w czasie przerwy w wykonaniu kary wpłynie wyrok łączny obejmujący wszystkie lub niektóre z kar wykonywanych przed zwolnieniem na przerwę:

W wypadku gdy sąd, który przesłał wyrok łączny, wyznaczył skazanemu inny termin stawienia się do odbycia kary niż wynikający z postanowienia o udzieleniu przerwy w wykonaniu kary, powiadamia się o tym sąd penitencjarny, który udzielił przerwy, i wnioskuje o ustalenie terminu stawienia się skazanego do jednostki penitencjarnej.

W wypadku gdy właściwy sąd powiadomił o odroczeniu wykonania kary wymierzonej wyrokiem łącznym, o którym mowa w ust. 1, otrzymanych dokumentów nie zwraca się do sądu, informując o tym na piśmie sąd penitencjarny, który udzielił przerwy w wykonaniu kary, a kopią tego powiadomienia - sąd, który skierował orzeczenie do wykonania.

O zwolnieniu skazanego, którego dotyczy wniosek pokrzywdzonego, z jednostki penitencjarnej na skutek wykonania w całości kary, o jego ucieczce, a także o wydaniu decyzji, o których mowa w art. 168a § 1 k.k.w., z wyjątkiem wypadku, gdy decyzję taką podjął sąd penitencjarny, powiadamia się pokrzywdzonego, jego przedstawiciela ustawowego lub osobę, pod której stałą pieczą pokrzywdzony pozostaje.

Pokrzywdzonego, jego przedstawiciela ustawowego lub osobę, pod której stałą pieczą pokrzywdzony pozostaje, powiadamia się również o tym, że skazany, który opuścił jednostkę penitencjarną na podstawie decyzji, o których mowa w art. 168a § 1 pkt 1 i 2 k.k.w., w wyznaczonym terminie nie powrócił z przepustki.

Na wniosek pokrzywdzonego powiadomienia, o których mowa w ust. 1 i 2, dokonuje się telefaksem, telefonicznie lub pocztą elektroniczną. W wypadku uzasadnionych wątpliwości co do skuteczności powiadomienia dokonanego telefaksem, telefonicznie lub pocztą elektroniczną, przesyła się również informację pisemną.

Powiadomienie przesyła się nie później niż pierwszego dnia roboczego po zaistnieniu zdarzenia stanowiącego podstawę do jego przesłania. Przepis stosuje się odpowiednio w wypadku powiadomienia telefonicznego.

Przepisy § 141 ust. 1 i 4 zdanie pierwsze stosuje się odpowiednio do powiadamiania realizowanego w trybie art. 168a § 3 i 4 k.k.w.

Powiadomienia, o których mowa w art. 168a § 3 i 4 k.k.w.:

O urodzeniu się dziecka w jednostce penitencjarnej powiadamia się urząd stanu cywilnego nie później niż w ciągu 14 dni, a jeżeli urodzi się martwe - 3 dni od dnia jego urodzenia.

O urodzeniu dziecka przez tymczasowo aresztowaną powiadamia się ponadto organ dysponujący.

O zgonie osadzonego powiadamia się natychmiast:

O zgonie osadzonego powiadamia się ponadto:

O zgonie cudzoziemca powiadamia się ponadto:

W wypadku gdy pochowanie zwłok zleciła zakładowi pogrzebowemu jednostka penitencjarna, w aktach ewidencyjnych zmarłego odnotowuje się nazwę cmentarza, na którym pochowane zostały zwłoki.

Jeżeli osoby najbliższe zmarłemu albo inne osoby podjęły się pochowania zwłok, pisemne oświadczenie tych osób włącza się do akt ewidencyjnych.

W wypadku przekazania zwłok do celów naukowych publicznej uczelni medycznej lub publicznej uczelni prowadzącej działalność dydaktyczną i badawczą w dziedzinie nauk medycznych, do akt ewidencyjnych włącza się kopie wniosku do właściwego starosty wraz z jego decyzją w sprawie przekazania zwłok.

Dyrektor przekazuje do urzędu stanu cywilnego właściwego dla miejsca zgonu, w celu sporządzenia aktu zgonu, kartę zgonu oraz dokumenty, o których mowa w § 1 pkt 3 lit. a-f.

Książeczkę wojskową, jeżeli nie została odesłana przy przyjęciu, przesyła się do wojskowego komendanta uzupełnień prowadzącego ewidencję, którą osoba zmarła jest objęta, a legitymację służbową żołnierza zawodowego - dowódcy jednostki wojskowej, w której ta osoba ostatnio pełniła zawodową służbę wojskową. Legitymację służbową funkcjonariusza organu powołanego do ochrony bezpieczeństwa publicznego, funkcjonariusza lub pracownika Służby Więziennej albo pracownika organu wymiaru sprawiedliwości lub organu ścigania, jeżeli nie została odesłana przy przyjęciu, przesyła się do organu, który ją wydał.