Rozporządzenie Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 16 września 2016 r. w sprawie wewnętrznej organizacji i trybu pracy Rady do Spraw Polaków na Wschodzie

Rada obraduje na posiedzeniach.

Posiedzenia odbywają się w obecności co najmniej 5 członków ustawowego składu Rady, w terminach określonych przez przewodniczącego Rady, nie rzadziej niż raz w miesiącu.

Przewodniczący Rady zawiadamia członków Rady o terminie, miejscu i porządku dziennym posiedzenia, nie później niż na 3 dni przed planowanym terminem posiedzenia, w formie przyjętej przez Radę. Do zawiadomienia załącza materiały istotne dla spraw ujętych w porządku dziennym posiedzenia Rady.

Przewodniczący Rady wyznacza spośród członków Rady sprawozdawcę do poszczególnych spraw określonych w porządku dziennym posiedzenia.

Przewodniczący Rady może zapraszać w formie pisemnej do udziału w posiedzeniu Rady ekspertów lub biegłych, którzy przedstawiają opinię lub stanowisko w sprawach wskazanych przez przewodniczącego Rady.

Przewodniczący Rady jest każdorazowo przewodniczącym posiedzenia Rady. W razie jego nieobecności przewodniczącym posiedzenia jest członek Rady wskazany przez przewodniczącego Rady.

Sekretarzem Rady jest pracownik komórki organizacyjnej w urzędzie obsługującym ministra właściwego do spraw zagranicznych wyznaczonej do obsługi Rady.

Przewodniczący posiedzenia otwiera posiedzenie Rady i prowadzi obrady po stwierdzeniu obecności co najmniej 5 członków ustawowego składu Rady.

Sprawę przeznaczoną do rozpoznania przez Radę referuje sprawozdawca.

Z ważnych przyczyn Rada może postanowić w trybie głosowania zwykłą większością głosów o odroczeniu posiedzenia, z jednoczesnym wyznaczeniem nowego terminu posiedzenia. Członków Rady obecnych na posiedzeniu uznaje się za zawiadomionych, a nieobecnych członków Rady zawiadamia się na piśmie.

Po rozpoznaniu sprawy przewodniczący posiedzenia zarządza naradę, a po jej zakończeniu zarządza głosowanie nad orzeczeniem.

W naradzie i w głosowaniu uczestniczą tylko członkowie Rady.

Orzeczenie Rady zapada w trybie głosowania zwykłą większością głosów. W przypadku równej liczby głosów przesądza głos przewodniczącego posiedzenia.

Orzeczenie podpisują wszyscy członkowie Rady obecni na posiedzeniu.

Posiedzenia Rady są protokołowane.

Protokół posiedzenia zawiera w szczególności:

Protokół posiedzenia Rady sporządzony i podpisany przez sekretarza Rady podpisuje przewodniczący posiedzenia.

Przebieg posiedzenia może być rejestrowany przy użyciu urządzeń rejestrujących obraz i dźwięk.

Rada na posiedzeniu dokonuje wyboru przewodniczącego Rady spośród swoich członków.

Wybór przewodniczącego Rady odbywa się w głosowaniu tajnym, większością głosów, w obecności co najmniej 7 członków Rady. W tym samym trybie Rada dokonuje odwołania członka Rady z funkcji przewodniczącego Rady.

Rada i przewodniczący Rady pełnią swoje obowiązki do dnia pierwszego posiedzenia Rady nowej kadencji.

Pierwsze posiedzenie Rady nowej kadencji zwołuje dotychczasowy przewodniczący Rady, w terminie 14 dni od dnia powołania członków Rady nowej kadencji.

Przewodniczący Rady kieruje pracami Rady i reprezentuje Radę na zewnątrz, a w szczególności:

Zadania przewodniczącego Rady w czasie jego nieobecności wykonuje na podstawie pisemnego upoważnienia wyznaczony członek Rady.

Wydatki związane z pracami Rady realizowane są po akceptacji wniosku przewodniczącego Rady przez dyrektora komórki organizacyjnej zapewniającej obsługę Rady w urzędzie obsługującym ministra właściwego do spraw zagranicznych.

Należności z tytułu odbytych przez członków Rady podróży krajowych lub zagranicznych pokrywane są w zakresie i na zasadach określonych w przepisach dotyczących wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, wydanych na podstawie art. 77^5^ § 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy .

Członkom Rady przysługuje wynagrodzenie za udział w pracach Rady, płatne z dołu, w wysokości:

W przypadku nieobecności członka na posiedzeniu Rady wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1 pkt 1 i 2, ulega zmniejszeniu proporcjonalnie do liczby posiedzeń Rady, w których członek nie uczestniczył w danym miesiącu.