LegalizeRozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 27 października 2023 r. w sprawie systemów teleinformatycznych stosowanych w jednostkach organizacyjnych pomocy społecznej
Treść rozporządzenia
Na podstawie art. 23 ust. 3 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej zarządza się, co następuje:
§ 1.
Rozporządzenie określa:
1) opis systemów teleinformatycznych stosowanych w jednostkach organizacyjnych pomocy społecznej, zawierający strukturę systemu, wymaganą minimalną funkcjonalność systemu oraz zakres komunikacji między elementami struktury systemu;
2) wymagania standaryzujące w zakresie bezpieczeństwa, wydajności i rozwoju systemu;
3) sposób postępowania w zakresie stwierdzania zgodności oprogramowania z opisem systemu.
§ 2.
Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:
1) dokumentacji opisu systemu - oznacza to szczegółowy opis systemu teleinformatycznego;
2) ministrze - oznacza to ministra właściwego do spraw zabezpieczenia społecznego;
3) okresie przejściowym - oznacza to okres rozpoczynający się od dnia ogłoszenia obowiązującej wersji opisu systemu teleinformatycznego do dnia wskazanego w tym ogłoszeniu, w którym dopuszcza się użytkowanie systemów teleinformatycznych zgodnych z wersją opisu obowiązującą przed dniem ogłoszenia;
4) opisie systemu - oznacza to opis systemu teleinformatycznego zawierający strukturę systemu, wymaganą minimalną funkcjonalność systemu oraz zakres komunikacji między elementami struktury systemu;
5) oprogramowaniu - oznacza to system teleinformatyczny wspierający wykonywanie zadań określonych ustawą w jednostkach organizacyjnych pomocy społecznej;
6) poziomie - oznacza to poziom, na który jest wydawane świadectwo zgodności;
7) poziomie organizacyjnym - oznacza to odpowiednio: gminę, powiat, województwo, samorząd województwa oraz ministra;
8) procedurze zgodności - oznacza to zespół działań zmierzających do ustalenia zgodności oprogramowania z opisem systemu;
9) producencie - oznacza to przedsiębiorcę, o którym mowa w art. 4 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców , lub obywatela Unii Europejskiej, Konfederacji Szwajcarskiej, państwa członkowskiego Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) - strony umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym, lub osobę prawną posiadającą siedzibę w jednym z tych państw, posiadającego autorskie prawa majątkowe do oprogramowania;
10) rejestrze centralnym - oznacza to rejestr określony w art. 23 ust. 4a ustawy;
11) scenariuszu testowym - oznacza to dokument opisujący podstawowe funkcje systemu, uwzględniający procedury ich obsługi, służący do weryfikacji realizacji minimalnych wymagań dla systemu teleinformatycznego, udostępniany razem z dokumentacją opisu systemu;
12) systemie teleinformatycznym - oznacza to system teleinformatyczny w rozumieniu art. 2 pkt 3 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną ;
13) terminie dostosowawczym - oznacza to termin, do którego producenci są zobowiązani zgłosić fakt dostosowania oprogramowania do nowego opisu systemu;
14) ustawie - oznacza to ustawę z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej;
15) wersji opisu systemu - oznacza to oznaczenie kolejnego ogłoszonego opisu systemu;
16) zbiorze centralnym - oznacza to zestaw danych jednostkowych, którego zakres informacyjny obejmuje dane o realizacji świadczeń z obszaru pomocy społecznej, stanowiący Krajowy System Monitoringu Pomocy Społecznej.
§ 3.
Struktura systemu teleinformatycznego stosowanego w jednostkach organizacyjnych pomocy społecznej określa podział tego systemu na następujące elementy, uwzględniając ich hierarchię, organizację i komunikację:
1) obsługujący zadania realizowane na poziomie gminy w ośrodkach pomocy społecznej lub centrach usług społecznych i innych jednostkach organizacyjnych realizujących zadania pomocy społecznej;
2) realizujący funkcjonalność na poziomie powiatu w powiatowych centrach pomocy rodzinie;
3) będący połączeniem działań gminy i powiatu w miastach na prawach powiatu w miejskich ośrodkach pomocy społecznej, miejskich ośrodkach pomocy rodzinie lub centrach usług społecznych;
4) umożliwiający przetwarzanie danych pochodzących ze sprawozdań oraz z zakresu zbioru centralnego lub rejestru centralnego na każdym z poziomów organizacyjnych: gmina, powiat, województwo, samorząd województwa, minister, a także zapewniający taką możliwość wszystkim pozostałym jednostkom, które uzyskały prawo dostępu do tego elementu.
Minimalna funkcjonalność systemu teleinformatycznego:
1) związana z wykonaniem zadań wynikających z ustawy zapewnia: rejestrację zgłoszeń i wniosków o pomoc wraz z załącznikami, wprowadzenie niezbędnych danych o świadczeniobiorcach i członkach rodziny na podstawie przeprowadzonych rodzinnych wywiadów środowiskowych, zapisanie informacji o sposobie rozpatrzenia wniosków o świadczenia, rejestrację kontraktów, umów i porozumień, realizację świadczeń w formie zarówno pieniężnej, jak i niepieniężnej, rozliczenie świadczeń przez ustalenie odpłatności, spłat, zwrotów i potrąceń, generowanie wymaganych sprawozdań oraz danych do zbioru centralnego lub rejestru centralnego w formacie i strukturze określonych w dokumentacji opisu systemu, jak również monitorowanie każdego z etapów postępowania administracyjnego w następujący sposób:
na poziomie gminy: zgodnie z katalogiem zadań określonych w art. 17 i art. 18 ustawy,
na poziomie powiatu: zgodnie z katalogiem zadań określonych w art. 19 i art. 20 ustawy,
dla jednostek realizujących zadania gminy i powiatu: zgodnie z katalogiem zadań określonych w art. 17-20 ustawy;
2) dotycząca zastosowań statystycznych gwarantuje: wczytanie sprawozdań oraz danych z zakresu zbioru centralnego lub rejestru centralnego, weryfikację danych pod względem zgodności ze standardem transmisji danych oraz poprawności merytorycznej, scalenie danych według zadanych kryteriów, dostęp do danych zgodnie z nadanymi uprawnieniami dla poszczególnych poziomów organizacyjnych.
System teleinformatyczny umożliwia komunikację między elementami tego systemu przez zastosowanie jednolitych standardów transmisji danych dla sprawozdań oraz danych z zakresu zbioru centralnego i rejestru centralnego w formacie XML:
1) przekazywanych przez gminę i powiat do województwa lub bezpośrednio wczytywanych do baz danych gromadzących dane zbioru centralnego lub rejestru centralnego;
2) przekazywanych przez filie i oddziały jednostek organizacyjnych pomocy społecznej do jednostek nadrzędnych, zgodnie ze strukturą terytorialną kraju, lub bezpośrednio wczytywanych do baz danych gromadzących dane zbioru centralnego lub rejestru centralnego.
Zestawienie struktur dokumentów elektronicznych w formacie XML, o którym mowa w ust. 3, wraz z formatami danych oraz protokołami komunikacyjnymi i szyfrującymi udostępnia się razem z dokumentacją opisu systemu na stronie internetowej, o której mowa w § 5 pkt 4.
§ 4.
System teleinformatyczny spełnia następujące wymagania standaryzujące w zakresie bezpieczeństwa:
1) wymagania w zakresie bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) oraz wymagania stosowane do rodzaju przetwarzanych danych, o których mowa w art. 9 tego rozporządzenia;
2) ochrona i kontrola dostępu do zasobów tego systemu - na poziomie bezpieczeństwa co najmniej podwyższonym, natomiast w przypadku danych udostępnianych w sieci publicznej oraz przesyłów danych między elementami tego systemu - na wysokim poziomie bezpieczeństwa;
3) obowiązek posiadania przez każdego użytkownika systemu teleinformatycznego identyfikatora służącego do autoryzacji, wbudowanie mechanizmu monitoringu umożliwiającego rejestrację prób logowań do systemu oraz zdefiniowanie zestawu śledzonych czynności wykonywanych przez użytkowników;
4) obowiązek posiadania wbudowanych funkcji umożliwiających okresowe automatyczne wykonywanie kopii bezpieczeństwa.
System teleinformatyczny umożliwia poprawną obsługę wszystkich procesów przy jednoczesnym zapewnieniu właściwych parametrów wydajnościowych wspieranych przez zastosowanie architektury wielowarstwowej, wysoki poziom niezawodności, stabilność pracy oraz skalowalność pozwalającą na rozbudowę systemu teleinformatycznego wraz ze wzrostem potrzeb.
Bieżące funkcjonowanie systemu teleinformatycznego uwzględnia ciągły rozwój tego systemu, odnoszący się zarówno do rozszerzania jego funkcjonalności zgodnie z oczekiwaniami użytkowników, jak również do sfery technologicznej, obejmującej dostosowanie systemu teleinformatycznego do zmieniających się uwarunkowań zewnętrznych i rozwoju w dziedzinie informatyki i telekomunikacji.
§ 5.
Minister ogłasza w prasie o zasięgu ogólnokrajowym i w Biuletynie Informacji Publicznej urzędu obsługującego ministra informacje o:
1) obowiązującej wersji opisu systemu;
2) terminie dostosowawczym;
3) okresie przejściowym;
4) adresie strony internetowej, pod którym udostępniono dokumentację obowiązującej wersji opisu systemu wraz z zestawem scenariuszy testowych.
§ 6.
Minister stwierdza zgodność oprogramowania z obowiązującą wersją opisu systemu zawartą w dokumentacji opisu systemu na podstawie pozytywnego wyniku procedury zgodności.
Stwierdzenie zgodności oprogramowania z obowiązującą wersją opisu systemu następuje w świadectwie zgodności.
§ 7.
Procedurą zgodności jest objęte oprogramowanie wytwarzane przez producentów, wspomagające realizację zadań pomocy społecznej określonych w ustawie.
§ 8.
Zgłoszenie oprogramowania do procedury zgodności następuje na wniosek producenta.
Wniosek, o którym mowa w ust. 1, zawiera:
1) nazwę producenta i adres jego siedziby;
2) imię, nazwisko i stanowisko służbowe osoby wyznaczonej do kontaktów po stronie producenta w czasie trwania procedury zgodności;
3) określenie poziomów, na które oprogramowanie zostało zgłoszone, oznaczanych w następujący sposób:
GMINA - w przypadku oprogramowania wspomagającego realizację zadań pomocy społecznej przez gminę,
POWIAT - w przypadku oprogramowania wspomagającego realizację zadań pomocy społecznej przez powiat,
STAT - w przypadku oprogramowania statystycznego wspomagającego realizację zadań pomocy społecznej;
4) oznaczenie nazwy i numeru wersji oprogramowania;
5) określenie platformy sprzętowej i systemowej oprogramowania w przypadku platformy sprzętowej lub systemowej innej niż określona w opisie systemu, dla celów przeprowadzenia procedury zgodności.
Numer wersji oprogramowania, o którym mowa w ust. 2 pkt 4, producent tworzy w następujący sposób:
1) dla poziomu GMINA jako numer w formacie „G-k-y-x”;
2) dla poziomu POWIAT jako numer w formacie „P-k-y-x”;
3) dla poziomu STAT jako numer w formacie „S-k-y-x”;
4) przez „k” w pkt 1-3 rozumie się numer obowiązującej wersji opisu systemu, który spełnia dane oprogramowanie;
5) przez „y” w pkt 1-3 rozumie się numer wersji oprogramowania danego producenta;
6) przez „x” w pkt 1-3 rozumie się numer kolejny aktualizacji wersji oprogramowania.
Do wniosku, o którym mowa w ust. 1, dołącza się:
1) dokumentację oprogramowania określoną w dokumentacji opisu systemu;
2) oświadczenie o:
spełnianiu przez oprogramowanie wymagań określonych w obowiązującej wersji opisu systemu,
posiadaniu majątkowych praw autorskich do oprogramowania oraz braku toczącego się postępowania, którego przedmiotem jest to oprogramowanie,
wykonaniu z wynikiem pozytywnym testu oprogramowania, na podstawie udostępnionych scenariuszy testowych, wraz z opisem wyniku testu;
3) odpis lub wyciąg z rejestru przedsiębiorców lub zaświadczenie z ewidencji działalności gospodarczej - sporządzone nie wcześniej niż 6 miesięcy przed dniem złożenia wniosku.
Przepis ust. 4 pkt 3 nie dotyczy obywateli Unii Europejskiej, Konfederacji Szwajcarskiej, państw członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) - stron umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym.
Dokumentację oprogramowania wnioskodawca składa w formie dokumentu elektronicznego.
W przypadku posiadania zainstalowanej wersji oprogramowania wspierającego realizację zadań w zakresie pomocy społecznej, do wniosku dołącza się ponadto:
1) spis aktualnie posiadanych instalacji oprogramowania zgłoszonego do procedury zgodności;
2) opis procedur postępowania związanych ze zmianą wersji zainstalowanego oprogramowania na wersję systemu informatycznego zgłoszonego do procedury zgodności.
§ 9.
Jeżeli złożony wniosek nie spełnia wymagań, o których mowa w § 8 ust. 2-6, wzywa się producenta do usunięcia braków. Nieusunięcie braków w terminie 7 dni od dnia otrzymania zawiadomienia skutkuje pozostawieniem wniosku bez rozpoznania.
§ 10.
Oświadczenia i zawiadomienia składane przez producentów w trakcie procedury zgodności zawierają co najmniej:
1) nazwę producenta i adres jego siedziby;
2) nazwę i wersję oprogramowania;
3) opis przedmiotu sprawy.
§ 11.
Procedurę zgodności przeprowadza się w kolejności wpływu wniosków do urzędu obsługującego ministra.
Pierwszeństwo w przeprowadzeniu procedury zgodności przysługuje producentom, którzy zgłaszają oprogramowanie do procedury zgodności w terminie dostosowawczym.
Data złożenia wniosku w placówce operatora pocztowego albo w urzędzie konsularnym oznacza datę złożenia wniosku w urzędzie obsługującym ministra.
§ 12.
W celu stwierdzenia zgodności oprogramowania z opisem systemu dokonuje się oceny kompletności dołączonej do wniosku dokumentacji oprogramowania oraz wykazu wykonanych scenariuszy testowych, będących udokumentowaniem poprawności działania oprogramowania.
Po dokonaniu oceny, o której mowa w ust. 1, sporządza się raport, który niezwłocznie przekazuje się producentowi.
Producent w terminie 7 dni od dnia otrzymania raportu może złożyć wyjaśnienia lub zgłosić umotywowane zastrzeżenia do wniosków w nim zawartych.
Niezgłoszenie wyjaśnień lub zastrzeżeń w terminie, o którym mowa w ust. 3, stanowi potwierdzenie wniosków zawartych w raporcie.
Jeżeli zastrzeżenia producenta nie zostaną uwzględnione, minister wzywa go do przedłożenia dokumentacji oprogramowania spełniającej wymagania określone w obowiązującej wersji opisu systemu w terminie 30 dni od dnia wezwania, informując jednocześnie, że w przypadku nieprzedłożenia dokumentacji w tym terminie, minister odmówi wydania świadectwa zgodności.
W oparciu o wnioski zawarte w raporcie, o którym mowa w ust. 2, a także wniesione wyjaśnienia lub zgłoszone zastrzeżenia producenta minister wydaje świadectwo zgodności lub odmawia wydania świadectwa zgodności lub informuje producenta o zastosowaniu rozszerzonej procedury zgodności.
§ 13.
W celu stwierdzenia zgodności oprogramowania z opisem systemu może być zastosowana rozszerzona procedura zgodności polegająca na przeglądzie dokumentacji oprogramowania lub testach oprogramowania.
Po dokonaniu przeglądu dokumentacji oprogramowania, o której mowa w ust. 1, sporządza się raport z przeglądu, który niezwłocznie przekazuje się producentowi.
Przepisy § 12 ust. 3-6 stosuje się odpowiednio.
§ 14.
O planowanym przeprowadzeniu testów oprogramowania zawiadamia się producenta na piśmie na co najmniej 14 dni przed terminem, o którym mowa w ust. 2 pkt 1.
Zawiadomienie, o którym mowa w ust. 1, określa:
1) termin i miejsce instalacji oprogramowania przez producenta w celu przeprowadzenia testu;
2) planowany termin zakończenia testów;
3) zobowiązanie producenta do dostarczenia sprzętu i oprogramowania niezbędnych do przeprowadzenia testów, jeżeli oprogramowanie wymaga innej platformy sprzętowej, systemowej lub bazy danych niż określone w opisie systemu.
§ 15.
Niniejszy dokument nie zastępuje oficjalnej publikacji w Dzienniku Ustaw Rzeczypospolitej Polskiej. Nie ponosimy odpowiedzialności za ewentualne nieścisłości wynikające z transkrypcji oryginału do tego formatu.