LegalizeDecreto Legislativo Regional n.º 10/2007/A
TEXTO :
Decreto Legislativo Regional n.º 10/2007/A
Regime geral dos arquivos e do património arquivístico da Região Autónoma dos Açores
Sendo o arquivo de um organismo a memória de uma instituição e um instrumento de apoio à tomada de decisão e a comprovação dos factos, importa que a conservação dos documentos seja determinada por imperativos de natureza administrativa, legal, fiscal e histórica.
A racionalização do ciclo de vida dos documentos visa assegurar uma gestão efectiva dos recursos informativos com o consequente aumento da eficácia administrativa, garantindo a preservação da memória colectiva da Região.
Neste contexto, o presente diploma visa dotar a Região Autónoma dos Açores de um instrumento jurídico fundamental para a implantação de um regime que permita a adequada gestão da documentação produzida pela Administração Pública na Região, pelo que nele se estabelecem normas relativas aos princípios e regime geral dos arquivos e do património arquivístico regional, à fixação de tabelas de selecção de documentos, comunicação e conservação dos mesmos, assim como a criação da comissão coordenadora para os arquivos da Região Autónoma dos Açores (CCARAA), enquanto órgão de gestão regional dos arquivos, cabendo-lhe propor a definição da política arquivística regional, o acompanhamento da sua execução e a acção fiscalizadora.
Refira-se, por fim, que, atento o facto de nos últimos anos se terem verificado importantes transformações que afectam a gestão dos arquivos, como é o caso do desenvolvimento das novas tecnologias da informação e da comunicação, o presente diploma preceitua que os serviços devem promover e implantar as novas tecnologias da informação na gestão documental dos seus arquivos, desde que seja garantida a fiabilidade e integridade da informação.
Assim, a Assembleia Legislativa da Região Autónoma dos Açores decreta, nos termos da alínea a) do n.º 1 do artigo 227.º da Constituição da República e da alínea c) do n.º 1 do artigo 31.º do Estatuto Político-Administrativo da Região Autónoma dos Açores, o seguinte:
CAPÍTULO I
Disposições gerais
SECÇÃO I
Objecto, âmbito e atribuições
Artigo 1.º
Objecto
O presente diploma estabelece o regime geral dos arquivos e do património arquivístico da Região Autónoma dos Açores.
Artigo 2.º
Âmbito de aplicação
1 - O regime geral dos arquivos e do património arquivístico da Região Autónoma dos Açores aplica-se à Assembleia Legislativa da Região Autónoma dos Açores e a todos os serviços e organismos da administração pública regional, incluindo os institutos públicos regionais e os fundos e serviços personalizados regionais, bem como às autarquias locais da Região.
2 - O regime estabelecido no presente diploma aplica-se, igualmente, aos arquivos privados localizados na Região Autónoma dos Açores.
Artigo 3.º
Atribuições da Região Autónoma dos Açores
No âmbito do regime geral e do património arquivístico regional, cabe à Região Autónoma dos Açores, em especial:
Programar e regulamentar a avaliação, a selecção e a eliminação da documentação;
Promover uma correcta aplicação das normas de organização documental, nomeadamente quanto à classificação e à ordenação;
Garantir, facilitar e promover o acesso à documentação, nomeadamente através de instrumentos de descrição normalizados;
Definir as condições gerais e especiais da comunicação dos documentos;
Promover a coordenação entre os arquivos;
Promover a formação profissional de técnicos de arquivo;
Fomentar a investigação arquivística;
Promover a cooperação regional, nacional e internacional no domínio de arquivos;
Garantir a conservação, o restauro e a valorização da documentação;
Garantir a qualidade das instalações destinadas aos arquivos.
SECÇÃO II
Princípios gerais
Artigo 4.º
Princípio da inventariação
À Região Autónoma dos Açores compete promover a inventariação do património arquivístico regional, assegurando o levantamento sistemático, actualizado e tendencialmente exaustivo dos bens culturais com vista à respectiva identificação, e apoiar a organização dos arquivos regionais, qualquer que seja a sua natureza.
Artigo 5.º
Princípio da acessibilidade
À Região Autónoma dos Açores compete garantir, facilitar e promover o acesso à documentação detida por entidades públicas regionais.
Artigo 6.º
Princípio da preservação e valorização do património
1 - É direito e dever da Assembleia Legislativa da Região Autónoma dos Açores, dos serviços e organismos da administração pública regional, incluindo os serviços personalizados, fundos autónomos e institutos públicos regionais, da administração local, e de todos os cidadãos e entidades privadas residentes na Região Autónoma dos Açores preservar, defender e valorizar o património arquivístico regional.
2 - Todos os serviços e organismos abrangidos pelo âmbito de aplicação do presente diploma estão obrigados a colaborar entre si na concretização dos objectivos previstos neste decreto legislativo regional.
Artigo 7.º
Promoção das novas tecnologias
1 - As entidades públicas abrangidas pelo presente diploma devem priorizar o uso das tecnologias da informação e de comunicação no tratamento da documentação, em todos os aspectos da gestão e difusão da informação.
2 - O tratamento, conservação e difusão dos documentos autenticados mediante certificação electrónica carecem de regulamentação específica adequada às características especiais daqueles documentos, de forma a poderem incorporar-se junto dos restantes documentos e integrar-se nas respectivas séries documentais, seja qual for o suporte físico em que se encontrem.
3 - A preservação dos documentos electrónicos realizar-se-á de forma a garantir que os documentos permaneçam completos, tanto no seu conteúdo como na sua estrutura e contexto, fiáveis quanto ao seu conteúdo, autênticos enquanto originais que não sofrerão alteração em eventuais migrações e acessíveis quanto à sua localização e legibilidade.
Artigo 8.º
Centralização dos arquivos
A gestão e coordenação da documentação gerada deve ser centralizada num único organismo em cada entidade.
Artigo 9.º
Princípio da proveniência
A organização dos arquivos respeita a proveniência e a estrutura interna das respectivas entidades.
CAPÍTULO II
Gestão regional dos arquivos
SECÇÃO I
Arquivo
Artigo 10.º
Conceito
1 - Arquivo corresponde a um conjunto de documentos, qualquer que seja a sua data ou suporte material, reunidos no exercício da sua actividade por uma entidade, pública ou privada, e conservados, respeitando a organização inicial, tendo em vista objectivos de gestão administrativa, de prova ou de informação, ao serviço das entidades que os detêm, dos investigadores e dos cidadãos em geral.
2 - Arquivo corresponde ainda a uma instituição ou unidade administrativa responsável pela custódia, conservação e comunicação dos documentos de arquivo que, no âmbito da instituição a que pertença, colabora na produção documental e na normalização dos circuitos.
Artigo 11.º
Documento de arquivo
O documento de arquivo corresponde ao testemunho, qualquer que seja a sua data, forma ou suporte material, que contém uma informação e é produzido ou recebido por uma entidade pública ou privada no exercício da sua actividade.
SECÇÃO II
Arquivos públicos regionais
Artigo 12.º
Fases dos conjuntos documentais
Os conjuntos documentais observam as seguintes fases:
A fase corrente - constituída por documentos correspondentes a processos ainda não concluídos, em que os mesmos são necessários, prioritariamente, à actividade do organismo que os produziu ou recebeu;
A fase definitiva - em que os documentos são considerados de conservação permanente, para fins probatórios, informativos ou de investigação e que a sua importância intrínseca seja reconhecida em função da preservação da memória do organismo e da Região.
Artigo 13.º
Sistema regional de arquivos
1 - Integram o sistema regional de arquivos:
A comissão coordenadora para os arquivos da Região Autónoma dos Açores, adiante designada por comissão coordenadora;
Os arquivos da administração regional autónoma e da administração local;
Os Arquivos Regionais, sediados em Angra do Heroísmo, Horta e Ponta Delgada.
2 - A composição, as competências e o funcionamento da comissão coordenadora referida na alínea a) do número anterior constam de decreto regulamentar regional.
Artigo 14.º
Sistemas de gestão de documentos
1 - A gestão de documentos é o controlo eficiente e sistemático da produção, recepção, manutenção, utilização e destino final dos documentos de arquivo, incluindo os processos para constituir e manter prova e informação sobre actividades e transacções.
2 - Os responsáveis pelos documentos públicos devem dispor de um único sistema de gestão documental regional que compreenda a produção, a tramitação, o controlo, a selecção e a conservação dos documentos e o seu acesso, garantindo o seu correcto tratamento, bem como um sistema único de codificação da validade temporal dos documentos pertencentes às funções-meio.
3 - Todos os documentos públicos devem garantir a autenticidade e a integridade dos conteúdos informativos, a confidencialidade e a respectiva conservação, independentemente das técnicas e dos suportes utilizados.
Artigo 15.º
Avaliação e selecção de documentos
1 - A avaliação dos documentos de arquivo respeita à determinação do seu valor para efeitos da respectiva conservação permanente ou eliminação, findos os prazos de conservação em fase activa, a estabelecer nos termos dos artigos 16.º e 18.º deste diploma.
2 - Os prazos de conservação dos documentos são contados a partir da data em que os mesmos foram mandados arquivar e, na sua falta, da data final dos processos ou dos documentos integrados em colecção, dos registos ou da constituição dos dossiers.
3 - Cabe à comissão coordenadora a determinação do destino final da documentação na posse de qualquer dos serviços referidos nas alíneas a), b) e c) do n.º 1 do artigo 18.º, sob proposta do dirigente máximo destes mesmos serviços.
Artigo 16.º
Documentos de conservação permanente
São considerados documentos de conservação permanente as séries ou subséries documentais que:
Contenham documentos relativos à criação e constituição, organização e regulamentação do organismo produtor, bem como à sua extinção;
Reflictam o funcionamento do organismo, bem como a evolução das suas políticas e estratégias;
Retratem as funções específicas do organismo;
Retratem sumariamente os meios de que o organismo dispõe no cumprimento das suas funções;
Permitam medir o impacte e a eficácia das actividades desenvolvidas;
Integrem documentos que garantam a protecção de direitos do organismo produtor, de outras entidades e de indivíduos;
Incluam documentação relativa a casos de contencioso ou firmem jurisprudência;
Sirvam ao controlo arquivístico;
Contenham documentos referentes a factos particularmente relevantes da vida do organismo;
Contenham documentos de divulgação ou promoção do organismo;
Veiculem informações relevantes sobre acontecimentos, movimentos ou tendências em história política, económica, social, cultural, religiosa ou científica.
Artigo 17.º
Processo de avaliação
1 - O processo de avaliação inicia-se com a constituição de uma equipa de avaliação, a criar no âmbito do serviço interessado, a qual procederá:
Ao levantamento de toda a documentação existente no respectivo serviço, fazendo constar os dados recolhidos em documento apropriado, a fornecer pela comissão coordenadora;
À elaboração de projecto de regulamento que contenha a tabela de selecção de documentos da qual conste, designadamente, a classificação da documentação, designação da série e subsérie documental, prazo de conservação em fase activa e indicação do destino final.
2 - A equipa de avaliação é constituída por despacho do membro do Governo Regional que tutela o serviço em causa, o qual deverá designar como coordenador o arquivista responsável pelo arquivo central da mesma, ou pelo Presidente da Assembleia Legislativa da Região Autónoma dos Açores, ou, ainda, no caso das autarquias locais, por despacho do respectivo presidente do órgão executivo.
Artigo 18.º
Tabelas de selecção de documentos
1 - A avaliação, selecção e eliminação de documentos é realizada nos termos das tabelas a aprovar após parecer vinculativo do serviço coordenador para os arquivos da Região, de acordo com o seguinte:
Por despacho do Presidente da Assembleia Legislativa da Região Autónoma dos Açores, sob proposta do respectivo secretário-geral, e de acordo com o projecto de regulamento elaborado pela equipa de avaliação, no caso de documentação na posse da Assembleia Legislativa da Região Autónoma dos Açores;
Por portaria conjunta do membro do Governo Regional que superintende nos serviços e entidades envolvidos e do membro do Governo Regional com competência em matéria de administração pública;
Por despacho do presidente do órgão executivo da autarquia local, após aprovação do órgão deliberativo.
2 - O parecer da comissão coordenadora referido no n.º 1 deste artigo deve ser emitido no prazo de 60 dias úteis a contar da recepção do respectivo pedido de parecer.
Artigo 19.º
Eliminação de documentos
1 - A eliminação dos documentos aos quais não seja reconhecido valor de conservação permanente deve ser efectuada após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação fixados na tabela de selecção.
2 - A eliminação dos documentos que não estejam mencionados na respectiva tabela de selecção carece de autorização expressa do membro do Governo Regional com competência em matéria de administração pública ou, no caso da Assembleia Legislativa da Região Autónoma dos Açores, do respectivo Presidente, ou, no caso das autarquias locais, do presidente do órgão executivo, ouvido o serviço coordenador.
3 - A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.
Artigo 20.º
Substituição do suporte
1 - A substituição do suporte dos documentos obedece a critérios que garantam a sua preservação, segurança, autenticidade, durabilidade e consulta, de acordo com as normas técnicas e recomendações consagradas a nível internacional, designadamente pela International Standard Organization, abreviadamente designada por ISO.
2 - Os documentos de conservação permanente devem ser mantidos no seu suporte original, excepto nos casos cuja substituição seja prévia e expressamente autorizada pela comissão coordenadora, a quem compete a definição dos seus pressupostos técnicos.
Artigo 21.º
Microfilmagem de documentos
1 - Os serviços abrangidos pelo presente diploma podem recorrer à microfilmagem dos seus documentos como forma de conservação da informação, a realizar em serviço da entidade interessada ou mediante recurso a entidade para tal habilitada, com observância dos critérios estabelecidos no artigo anterior.
2 - O suporte fílmico a que alude o número anterior não poderá apresentar cortes, emendas ou quaisquer outras alterações que ponham em causa a sua integridade e reproduzirá os respectivos termos de abertura e de encerramento referidos no artigo anterior.
3 - Do termo de abertura constará obrigatoriamente a identificação dos responsáveis pela transferência da informação, local, data de execução da transferência e natureza dos documentos microfilmados.
4 - Do termo de encerramento constará a declaração de que as imagens constantes do microfilme são reproduções totais e exactas dos documentos originais, a assinatura do responsável pelo serviço de microfilmagem e o carimbo respectivo.
5 - Deverá ser elaborado um registo e fichas de controlo de qualidade do suporte fílmico produzido.
6 - As cópias obtidas a partir de microcópia autenticada têm a força probatória do original, nos termos do disposto no artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro.
Artigo 22.º
Outros mecanismos de substituição do suporte
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