LegalizeVerordnung des Bundesministers für Finanzen über die Durchführung des Bundeshaushaltsgesetzes (Bundeshaushaltsverordnung 2013 – BHV 2013)
Abkürzung
BHV 2013
Präambel/Promulgationsklausel
Auf Grund der §§ 5 Abs. 4, 9 Abs. 6, 10 Abs. 4, 11 Abs. 4 und des § 116 Abs. 1 des Bundeshaushaltsgesetzes 2013 (BHG 2013), BGBl. I Nr. 139/2009, wird im Einvernehmen mit dem Rechnungshof verordnet:
Abkürzung
BHV 2013
Präambel/Promulgationsklausel
Auf Grund der §§ 5 Abs. 4, 9 Abs. 6, 10 Abs. 4, 11 Abs. 4 und des § 116 Abs. 1 des Bundeshaushaltsgesetzes 2013 (BHG 2013), BGBl. I Nr. 139/2009, wird im Einvernehmen mit dem Rechnungshof verordnet:
TEIL
Allgemeine Bestimmungen
Gegenstand und Geltungsbereich
§ 1. (1) Die Bundeshaushaltsverordnung regelt die Durchführung des Bundeshaushaltsgesetzes für Organe des Bundes, die an der Führung des Bundeshaushaltes beteiligt sind (Organe der Haushaltsführung). Sie enthält
allgemeine Bestimmungen im 1. Teil,
nähere Bestimmungen
zur Organisation und zu den Aufgaben der Haushaltsführung im 2. Teil,
zu den Anordnungen im Gebarungsvollzug im 3. Teil,
zur Verrechnung im 4. Teil,
zur Kosten- und Leistungsrechnung im 5. Teil,
zum Zahlungsverkehr im 6. Teil und
zur Innenprüfung im 7. Teil sowie
Schlussbestimmungen im 8. Teil.
(2) Diese Verordnung ist auch dann anzuwenden, wenn von den Organen der Haushaltsführung Aufgaben des Rechnungswesens für andere Rechtsträger besorgt werden.
(3) Soweit in dieser Verordnung auf Bestimmungen des Bundeshaushaltsgesetzes 2013 (BHG 2013), BGBl. I Nr. 139/2009, oder auf andere Rechtsvorschriften verwiesen wird, sind diese in ihrer jeweils geltenden Fassung anzuwenden.
Abkürzung
BHV 2013
Verfahrensvorschriften
§ 2. (1) Die Bundesministerin für Finanzen oder der Bundesminister für Finanzen hat nach § 6 des Rechnungshofgesetzes 1948 (RHG), BGBl. Nr. 144, gemeinsam mit dem Rechnungshof für ein zweckmäßiges und möglichst einfaches Verrechnungsverfahren zu sorgen. Zusätzlich zu den in dieser Verordnung enthaltenen Durchführungsbestimmungen kann die Bundesministerin für Finanzen oder der Bundesminister für Finanzen für ein möglichst einheitliches Haushalts- und Rechnungswesen auch weitere grundsätzliche Verfahrensvorschriften und Verfahrensanordnungen im Einvernehmen mit dem Rechnungshof erlassen. Die Verfahrensvorschriften und Verfahrensanordnungen sind nach Maßgabe der technischen und dokumentarischen Möglichkeiten allen Bediensteten, die mit Aufgaben der Haushaltsführung betraut sind, im Intranet des Bundesministeriums für Finanzen bereitzustellen.
(2) Jedes haushaltsleitende Organ kann für seinen Wirkungsbereich im Einvernehmen mit der Bundesministerin für Finanzen oder dem Bundesminister für Finanzen und dem Rechnungshof Verfahrensvorschriften und Verfahrensanordnungen erlassen, die das Haushalts- und Rechnungswesen betreffen. Für die Herstellung des Einvernehmens ist vom jeweiligen haushaltsleitenden Organ zunächst die Bundesministerin für Finanzen oder der Bundesminister für Finanzen zu befassen, die ihrerseits oder der seinerseits für das Einvernehmen mit dem Rechnungshof zu sorgen hat.
(3) In der Verlautbarung der Verfahrensvorschriften und Verfahrensanordnungen nach Abs. 1 und 2 ist jeweils auf das hergestellte Einvernehmen hinzuweisen.
(4) Sonstige Vorschriften und Anordnungen allgemeiner Natur sind vor ihrer Herausgabe der Bundesministerin für Finanzen oder dem Bundesminister für Finanzen und dem Rechnungshof mitzuteilen.
(5) Werden von den Abgabenbehörden des Bundes Aufgaben der Haushaltsführung besorgt, so sind die dafür erforderlichen Regelungen von der Bundesministerin für Finanzen oder dem Bundesminister für Finanzen im Einvernehmen mit dem Rechnungshof in einheitlichen und gesonderten Vorschriften unter Beachtung der Grundsätze, die in dieser Verordnung festgelegt werden, zu treffen.
Abkürzung
BHV 2013
Verfahrensvorschriften
§ 2. (1) Die Bundesministerin für Finanzen oder der Bundesminister für Finanzen hat nach § 6 des Rechnungshofgesetzes 1948 (RHG), BGBl. Nr. 144, gemeinsam mit dem Rechnungshof für ein zweckmäßiges und möglichst einfaches Verrechnungsverfahren zu sorgen. Zusätzlich zu den in dieser Verordnung enthaltenen Durchführungsbestimmungen kann die Bundesministerin für Finanzen oder der Bundesminister für Finanzen für ein möglichst einheitliches Haushalts- und Rechnungswesen auch weitere grundsätzliche Verfahrensvorschriften und Verfahrensanordnungen im Einvernehmen mit dem Rechnungshof erlassen. Die Verfahrensvorschriften und Verfahrensanordnungen sind nach Maßgabe der technischen und dokumentarischen Möglichkeiten allen Bediensteten, die mit Aufgaben der Haushaltsführung betraut sind, im Intranet des Bundesministeriums für Finanzen bereitzustellen.
(2) Jedes haushaltsleitende Organ kann für seinen Wirkungsbereich im Einvernehmen mit der Bundesministerin für Finanzen oder dem Bundesminister für Finanzen und dem Rechnungshof Verfahrensvorschriften und Verfahrensanordnungen erlassen, die das Haushalts- und Rechnungswesen betreffen. Für die Herstellung des Einvernehmens ist vom jeweiligen haushaltsleitenden Organ zunächst die Bundesministerin für Finanzen oder der Bundesminister für Finanzen zu befassen, die ihrerseits oder der seinerseits für das Einvernehmen mit dem Rechnungshof zu sorgen hat.
(3) In der Verlautbarung der Verfahrensvorschriften und Verfahrensanordnungen nach Abs. 1 und 2 ist jeweils auf das hergestellte Einvernehmen hinzuweisen.
(4) Werden von den Abgabenbehörden des Bundes Aufgaben der Haushaltsführung besorgt, so sind die dafür erforderlichen Regelungen von der Bundesministerin für Finanzen oder dem Bundesminister für Finanzen im Einvernehmen mit dem Rechnungshof in einheitlichen und gesonderten Vorschriften unter Beachtung der Grundsätze, die in dieser Verordnung festgelegt werden, zu treffen.
TEIL
Organisation und Aufgaben der Haushaltsführung
Abschnitt
Organe und Automatisierung der Haushaltsführung
Organe der Haushaltsführung
(§§ 5 bis 11 BHG 2013)
§ 3. (1) Organe der Haushaltsführung sind nach § 5 Abs. 1 BHG 2013 und entsprechend dem Grundsatz der funktionellen Trennung zwischen Anordnung und Ausführung im Gebarungsvollzug entweder anordnende oder ausführende Organe (Vier-Augen-Prinzip).
(2) Die anordnenden Organe unterscheiden sich auf Grund ihrer Aufgaben in haushaltsleitende Organe nach § 6 Abs. 1 BHG 2013 und haushaltsführende Stellen nach § 7 Abs. 1 BHG 2013.
(3) Ausführende Organe sind
die BHAG im Rahmen ihrer gesetzlichen Aufgaben nach § 2 Abs. 1 bis 3 des Buchhaltungsagenturgesetzes (BHAG-G), BGBl. I Nr. 37/2004,
die Zahlstellen und
die Wirtschaftsstellen.
(4) Die Bundesministerin für Finanzen oder der Bundesminister für Finanzen hat dafür zu sorgen, dass ein internes Kontrollsystem in der Haushaltsführung des Bundes geführt wird.
Integriertes System der Haushaltsführung
§ 4. (1) Die Haushaltsführung des Bundes wird durch den Einsatz eines integrierten Informationsverarbeitungssystems im Sinne des § 5 Abs. 4 BHG 2013 unterstützt, das im Folgenden Haushaltsverrechnungssystem (HV-System) bezeichnet wird. Das HV-System wird in sachlicher Hinsicht vom zuständigen haushaltsleitenden Organ geleitet. Die technisch-organisatorische Leitung obliegt der Bundesministerin für Finanzen oder dem Bundesminister für Finanzen. Die Wartung und der Betrieb des HV-Systems obliegen der BRZ GmbH nach Art. 1 des Bundesgesetzes über die Bundesrechenzentrum GmbH (BRZ GmbH), BGBl. Nr. 757/1996.
(2) Das HV-System hat den Organen der Haushaltsführung
die sichere und zuverlässige Erfassung und Unterfertigung von Anordnungen im Gebarungsvollzug sowie die sichere Weitergabe der Verrechnungsdaten an die BHAG im Wege der elektronischen Nachrichtenübermittlung,
die ordnungsgemäße Verrechnung im Wege der elektronischen Buchführung einschließlich der sicheren Aufbewahrung in elektronischer Form und
die Einleitung und in weiterer Folge die gesicherte Durchführung des Zahlungsverkehrs im Wege von Kreditinstituten
(3) Als Systembenutzerinnen oder als Systembenutzer dürfen ausschließlich Bedienstete zugelassen werden, die mit Aufgaben der Haushaltsführung betraut sind, sowie Personen, deren Systemzugang zur Betreuung und Aufrechterhaltung des HV-Systems erforderlich ist. Für die unterschiedlichen Benutzergruppen im Bereich der Haushaltsführung sind einheitliche, standardisierte Berechtigungsprofile von der Bundesministerin für Finanzen oder dem Bundesminister für Finanzen vorzusehen. Die Betreiberin nach § 4 Abs. 1 (BRZ GmbH) hat den sicheren, zuverlässigen und geschützten Datenzugriff zu gewährleisten. Zu diesem Zweck sind geeignete Maßnahmen insbesondere dafür zu treffen, dass
nur berechtigte Benutzerinnen oder Benutzer, deren personelle Identität und dienstliche Befugnis hinsichtlich der Haushaltsführung bekannt sind, zugreifen können,
ein Zugriff nur erfolgen darf, wenn die Identität der jeweiligen Benutzerin oder des jeweiligen Benutzers festgestellt werden kann (Authentifizierung – zB durch Eingabe persönlicher Identifikationsmerkmale bei der Systemanmeldung) und
die Zugriffsberechtigung aus Sicherheitsgründen unverzüglich aufgehoben werden kann.
(4) Dem Rechnungshof ist für Zwecke der Erstellung des Bundesrechnungsabschlusses nach § 9 RHG Zugang zu allen Daten des integrierten Systems der Haushaltsführung und der automatisierten Verfahren einzuräumen.
(5) Die Vergabe von Berechtigungen für Bedienstete der anordnenden Organe als Userinnen oder User des HV-Systems ist von der haushaltsführenden Stelle vorzunehmen. Die Vergabe von Berechtigungen für Bedienstete der BHAG als Superkeyuserinnen oder Superkeyuser, Keyuserinnen oder Keyuser und Userinnen oder User des HV-Systems ist von der BHAG vorzunehmen. Die Vergabe von Berechtigungen für Superkeyuserinnen oder Superkeyuser durch die BHAG darf ausschließlich auf Anordnung der Geschäftsführerin oder des Geschäftsführers der BHAG oder deren oder dessen Stellvertreterin oder deren oder dessen Stellvertreter erfolgen und ist entsprechend zu dokumentieren. Die tatsächliche Ausübung der Rolle von Superkeyuserinnen oder Superkeyusern ist einer regelmäßigen Kontrolle durch die Bundesministerin für Finanzen oder dem Bundesminister für Finanzen zu unterziehen.
(6) Die Neuanlage, Änderung oder Löschung von Berechtigungen im HV-System (Verwaltung von Berechtigungen) ist nur auf Grund schriftlicher Anträge nach Abs. 7 vorzunehmen. Folgende Grundsätze sind bei der Verwaltung von Berechtigungen im HV-System zu berücksichtigen:
die Anlage, Änderung und Löschung von Superkeyuserinnen oder Superkeyusern in der BHAG hat durch die Bundesministerin für Finanzen oder den Bundesminister für Finanzen zu erfolgen, sofern die Besorgung dieser Aufgaben nicht auf die Betreiberin nach § 4 Abs. 1 (BRZ GmbH) übertragen worden ist
die Anlage, Änderung und Löschung von Keyuserinnen oder Keyusern in der BHAG hat durch eine Superkeyuserin oder einen Superkeyuser zu erfolgen,
die Anlage, Änderung und Löschung von Userinnen oder Usern hat durch eine Keyuserin oder einen Keyuser zu erfolgen.
(7) Berechtigungen im HV-System für den anordnenden Bereich sind von der Leiterin oder dem Leiter der haushaltsführenden Stelle beim zuständigen Organ schriftlich mit den dafür vorgesehenen Formularen zu beantragen. Der Antrag ist von der Leiterin oder dem Leiter der haushaltsführenden Stelle zu unterfertigen und mit einem gültigen Stempelabdruck zu versehen. Sofern die technisch-organisatorischen Voraussetzungen vorliegen, kann das Antragsformular elektronisch unterfertigt und elektronisch weitergeleitet werden. Das haushaltsleitende Organ kann festlegen, dass die Antragstellung im Wege des haushaltsleitenden Organs zu erfolgen hat. Die Sätze 1 bis 4 gelten sinngemäß auch für die Berechtigungsvergabe im HV-System für die ausführenden Organe durch die BHAG.
(8) Bei der Verwaltung von Berechtigungen (Abs. 6) und der Berechtigungsvergabe (Abs. 7) ist jeweils das Vier-Augen-Prinzip einzuhalten. Anlässlich der Berechtigungsvergabe sind die benötigten personenbezogenen Daten einschließlich der dienstlichen Befugnisse der Benutzerin oder des Benutzers hinsichtlich der Haushaltsführung des Bundes zu erheben. Die Benutzerinnen- oder die Benutzer- und Berechtigungsinformationen sind gesichert und geordnet über sieben Jahre nach den Bestimmungen der §§ 82 bis 84 aufzubewahren.
(9) Wenn sich hinsichtlich der Haushaltsführung die Befugnisse bei Bediensteten ändern oder die Voraussetzungen für die Benutzung des HV-Systems nicht mehr vorliegen, sind deren Berechtigungen schriftlich zu ändern oder zu widerrufen. Wenn auf Grund einer bestehenden Berechtigung die Sicherheit oder die Vertraulichkeit der Haushaltsinformationen oder die Sicherheit des Informationssystems selbst gefährdet ist, hat das zuständige Organ unverzüglich die Sperre der betreffenden Berechtigung zu veranlassen.
(10) Die Organe der Haushaltsführung haben bei der Bedienung des HV-Systems die Verfahrensanleitungen der Bundesministerin für Finanzen oder des Bundesministers für Finanzen einzuhalten. Die Form und Einrichtung der Gebarungsprozesse und -abläufe und die Art und Weise der Durchführung der einzelnen Gebarungsprozesse und -abläufe ist in der HV-Anwendungsdokumentation oder in sonstigen Vorschriften zu regeln. Diese Vorschriften sind allen Bediensteten, die mit Aufgaben der Haushaltsführung betraut sind, in der jeweils aktuellen Fassung im Intranet des Bundesministeriums für Finanzen zur Verfügung zu stellen.
(11) Zwecks sachgeordneter Verrechnung (§ 89 Abs. 1 BHG 2013) und geordneter Rechnungslegung (§§ 101, 102, 116 Abs. 1 BHG 2013) sind in den Hauptverrechnungskreisen nach § 39 Abs. 1 geeignete Rechnungskreise in entsprechender Anzahl einzurichten. Die Anzahl der Rechnungskreise und deren Verrechnungsumfang sind von der Bundesministerin für Finanzen oder dem Bundesminister für Finanzen im Einvernehmen mit dem Rechnungshof und dem zuständigen haushaltsleitenden Organ festzulegen. Auf Grund dieser Festlegung muss gewährleistet sein, dass
die Einhaltung der Voranschlagswerte überwacht werden kann,
die Gebarungssicherheit und Kontrollmöglichkeit des Gebarungsvollzugs gegeben sind,
die haushaltsführenden Stellen die geforderten
Monatsnachweise nach § 100 BHG 2013 und
Abschlussrechnungen nach § 101 BHG 2013
die Ordnung der Rechnungslegung entsprechend der Rechnungslegungsverordnung (RLV) hergestellt ist.
Automationsunterstützte Besorgung von Aufgaben und Anwendung automatisierter Verfahren
(§§ 103 und 104 BHG 2013)
§ 5. (1) Die Organe der Haushaltsführung haben sich für die Besorgung von Aufgaben der Haushaltsführung des HV-Systems zu bedienen.
(2) Sonstige Anwendungen zur informations- und kommunikationstechnischen Unterstützung der Haushaltsführung (IT-Anwendungen – wie zB andere Systeme, Verfahren, Anwendungen oder Anlagen) dürfen im Gebarungsvollzug nur eingesetzt werden, wenn diese mit dem HV-System technisch kompatibel sind und die organisatorischen Voraussetzungen für den Einsatz gegeben sind. Das zuständige haushaltsleitende Organ hat
die für den Einsatz der IT-Anwendungen erforderlichen Verfahrensvorschriften im Sinne von § 2 zu erlassen sowie
für die Systemkompatibilität und für die Dokumentation der eingesetzten IT-Anwendungen nach Maßgabe des Abs. 4 zu sorgen. Hiebei sind insbesondere die Grundsätze nach den §§ 103 und 104 BHG 2013 zu beachten.
(3) Die Dokumentation des HV-Systems obliegt der Bundesministerin für Finanzen oder dem Bundesminister für Finanzen. Die Dokumentation sonstiger Anwendungen nach Abs. 2 obliegt dem haushaltsleitenden Organ, das die Erstellung der IT-Anwendung und dessen Einsatz beauftragt. Die Dokumentation muss für jede Programmversion insbesondere folgende Informationen enthalten:
Aufgabenstellung (einschließlich Programmier- oder Anschaffungsauftrag des verantwortlichen Organs der Haushaltsführung),
Datensatzaufbau (Beschreibung der Dateneingabe),
Verarbeitungsregeln (Steuerungsparameter, Tabelleneinstellungen, etc.) einschließlich Kontrollen, Abstimmungsverfahren und Fehlerbehandlung,
Datenausgabe,
Datensicherung,
verfügbare Programme und Anwendungen,
Art. Inhalt und Umfang der durchgeführten Programmtests (einschließlich Testdaten, Testergebnisse und nachweisliche Verifikation der Testergebnisse durch ein anderes IT-gestütztes oder manuelles Verfahren),
Dokumentation der Programmfreigabe (einschließlich Angabe der freigegebenen Programmversion, Freigabedatum für neue oder geänderte Programme und Anwendungen, Hinweis auf die Person(en), die die Freigabe autorisieren).
(4) Wird die Einführung einer neuen IT-Anwendung im Sinne von Abs. 3 oder eine wesentliche Änderung einer bereits im Einsatz befindlichen IT-Anwendung beabsichtigt, ist vom zuständigen haushaltsleitenden Organ eine Aufgabenuntersuchung über die geplante Maßnahme durchzuführen. Das zuständige haushaltsleitende Organ hat der Bundesministerin für Finanzen oder dem Bundesminister für Finanzen und dem Rechnungshof das Ergebnis der Aufgabenuntersuchung zu übermitteln, welches einer sachverständigen dritten Person eine Beurteilung des Sachverhaltes zu ermöglichen hat. Über die beabsichtigten Maßnahmen ist das Einvernehmen mit der Bundesministerin für Finanzen oder dem Bundesminister für Finanzen und dem Rechnungshof herzustellen. Die Aufgabenuntersuchung hat insbesondere zu enthalten:
die Beschreibung der Aufgabenstellung an Hand der Ausgangssituation (Ist-Zustand) und das Zusammenwirken mit anderen Aufgabengebieten,
die Darstellung der geltenden Rechtslage,
die Beschreibung des Verfahrens und die Stellung innerhalb der Haushaltsführung (Soll-Zustand),
die Vorschläge für die verfahrensmäßige Verknüpfung mit den bestehenden IT-Anwendungen, insbesondere mit dem HV-System, und allenfalls zu ändernde Rechtsvorschriften,
die Ressourcen, die voraussichtlich für die Entwicklung und den Einsatz der IT-Anwendung erforderlich sind,
eine Wirtschaftlichkeitsuntersuchung, in der die voraussichtlichen Kosten der IT-Anwendung (einschließlich der Entwicklungs-, Einrichtungs-, Umstellungs-, Betriebs- und Folgekosten) und der zu erwartende Nutzen darzustellen ist und
eine Beschreibung der Schnittstelle zum HV-System, in der auch die Kompatibilität mit dem HV-System nachzuweisen ist.
Abschnitt
Anordnende Organe
Aufgaben der haushaltsleitenden Organe
(§ 6 BHG 2013)
§ 6. (1) Den haushaltsleitenden Organen obliegt nach § 6 Abs. 2 BHG 2013
die Ermittlung der ihren Wirkungsbereich betreffenden voraussichtlichen Mittelverwendungen und -aufbringungen, mindestens für den Zeitraum des laufenden Finanzjahres und der folgenden vier Finanzjahre, einschließlich der wirkungsorientierten Folgenabschätzung von neuen rechtsetzenden Maßnahmen und Vorhaben, die finanzielle Auswirkungen auf den Bundeshaushalt haben, sowie deren interne Evaluierung (§§ 16 bis 18 BHG 2013);
die Mitwirkung an der Erstellung des Bundesfinanzrahmengesetz-Entwurfes und des Strategieberichtes (§ 15 Abs. 1 BHG 2013);
die Mitwirkung an der Erstellung des Bundesvoranschlagsentwurfes (§§ 40 und 41 BHG 2013), des Budgetberichtes (§ 42 Abs. 3 BHG 2013), der zusätzlichen Übersichten (§ 42 Abs. 4 BHG 2013), der Teilhefte (§ 43 BHG 2013) und des Förderungsberichtes (§ 47 Abs. 3 bis 5 BHG 2013);
die Festlegung der Haushaltsorganisation unter Berücksichtigung von § 28 Abs. 3 BHG 2013, insbesondere die Einrichtung von haushaltsführenden Stellen im HV-System im Einvernehmen mit der Bundesministerin für Finanzen oder dem Bundesminister für Finanzen nach § 7 Abs. 1 Z 2 BHG 2013;
die Einrichtung von Global- und Detailbudgets (Budgetstruktur) im Einvernehmen mit der Bundesministerin für Finanzen oder dem Bundesminister für Finanzen und die Zuweisung der Detailbudgets an die haushaltsführenden Stellen;
die Zuteilung der Personalkapazitäten (§ 44 BHG 2013);
die Festlegung der Ressourcen-, Ziel- und Leistungspläne der haushaltsführenden Stellen (§ 45 BHG 2013);
die Steuerung der Inanspruchnahme und die Überwachung der Einhaltung der Voranschlagswerte sowie der Ressourcen-, Ziel- und Leistungspläne (§ 45 BHG 2013);
die Aufstellung ihrer Monatsvoranschläge (§ 51 BHG 2013);
die Aufstellung und Erläuterungen ihrer Monatsnachweise (§ 100 BHG 2013) und ihrer Abschlussrechnungen (§ 101 BHG 2013) sowie die Berichtslegung im Hinblick auf die Untergliederungen des haushaltsleitenden Organs;
die Mitwirkung am Controlling (§§ 66 bis 68 BHG 2013);
die interne Evaluierung von Regelungsvorhaben und sonstigen Vorhaben (§ 18 Abs. 1 BHG 2013) und
die Festsetzung von Mittelverwendungsbindungen (§ 52 Abs. 4 BHG 2013).
(2) Zusätzlich zu den in Abs. 1 angeführten Aufgaben obliegt den haushaltsleitenden Organen
die verrechnungstechnische Abbildung der bestehenden Organisationsstruktur ihres Ressorts im HV-System. Zu diesem Zweck sind Verrechnungsstellen in Bezug auf die Ergebnis-, Vermögens-, Finanzierungs- sowie Kosten- und Leistungsrechnung für sämtliche Organisationseinheiten in ihrem Wirkungsbereich, die nach den bestehenden gesetzlichen oder sonstigen verwaltungsorganisatorischen Vorschriften für die Gebarung des Bundes nach Maßgabe von § 46 Abs. 3 BHG 2013 zuständig sind, anzulegen.
die Einrichtung der Verrechnungsstruktur im HV-System. Zu diesem Zweck sind nach Maßgabe der jeweils geltenden und bindenden Gebarungsgrundlagen nach § 46 Abs. 1 BHG 2013 die benötigten Konten im System einzurichten und diese den jeweils ermächtigten Organisationseinheiten nach Z 1 zuzuordnen.
die Verrechnung der zugewiesenen Jahres- und Monatsvoranschlagswerte und deren Änderungen (§ 90 Abs. 5 BHG 2013) im HV-System nach Maßgabe von § 8 Abs. 1 Z 1, sowie die Überwachung der Einhaltung dieser Voranschlagswerte.
die Aufstellung der Monatsnachweise (§ 100 BHG 2013) und Abschlussrechnungen (§ 101 BHG 2013) einschließlich der erforderlichen Konsolidierungsmaßnahmen, einschließlich der Erläuterung von Ergebnissen und der Begründung von Voranschlagsabweichungen sowie der Erstellung der Anhangsangaben.
(3) Die in Abs. 1 aufgezählten Aufgaben sind von den Haushaltsreferentinnen oder den Haushaltsreferenten zu besorgen, die von den haushaltsleitenden Organen auf Grund von § 6 Abs. 3 BHG 2013 bestellt werden.
Abkürzung
BHV 2013
Aufgaben der haushaltsführenden Stellen
(§§ 7 und 8 BHG 2013)
§ 7. (1) Den haushaltsführenden Stellen obliegen nach § 7 Abs. 2 BHG 2013
die Mitwirkung bei Aufgaben des haushaltsleitenden Organs nach § 6 Abs. 2 Z 1 bis 3 und Z 8 bis 11 BHG 2013;
die Erstellung des Entwurfes des Ressourcen-, Ziel- und Leistungsplanes (§ 45 BHG 2013) und die Umsetzung des vom haushaltsleitenden Organ festgelegten Ressourcen-, Ziel- und Leistungsplans nach § 6 Abs. 2 Z 7 BHG 2013;
die Festlegung der jeweiligen Ressourcen-, Ziel- und Leistungspläne (§ 45 BHG 2013), sofern nachgeordnete haushaltsführende Stellen eingerichtet sind;
die Bewirtschaftung der vom haushaltsleitenden Organ zugewiesenen Detailbudgets (§ 87 BHG 2013) durch
die Begründung und Aufhebung von Obligos (§ 38 Abs. 2) sowie von Forderungen und Verbindlichkeiten des Bundes,
die Erteilung und der Widerruf von Anordnungen im Gebarungsvollzug, wenn Einzahlungen anzunehmen, Auszahlungen zu leisten oder Verrechnungen vorzunehmen sind, die das Ergebnis in den Verrechnungsaufschreibungen ändern,
die Anordnungen der Zu- oder Abgänge der Bestandteile des Bundesvermögens oder fremden Vermögens,
die Festsetzung von Mittelverwendungsbindungen nach § 52 Abs. 5 BHG 2013, sofern nachgeordnete haushaltsführende Stellen eingerichtet sind,
Umschichtungen zwischen den Mittelverwendungsgruppen des zugewiesenen Detailbudgets (§ 53 BHG 2013),
die Entnahme von Rücklagen nach Antragstellung an die Bundesministerin für Finanzen oder den Bundesminister für Finanzen im Wege des haushaltsleitenden Organs und nach der Genehmigung durch die Bundesministerin für Finanzen oder den Bundesminister für Finanzen (§ 56 BHG 2013),
die Vorlage von Abschlussrechnungen (§ 101 BHG 2013) an den Rechnungshof und
die interne Evaluierung der Durchführung von Regelungsvorhaben und von sonstigen Vorhaben (§ 18 Abs. 2 BHG 2013) sowie
die Übertragung von Anordnungsbefugnissen im Wirkungsbereich des ihr zugewiesenen Detailbudgets nach Z 4 lit. a bis c an Leiterinnen oder Leiter von geeigneten Organisationseinheiten mit Zustimmung des haushaltsleitenden Organs.
(2) In Erfüllung der in Abs. 1 genannten Aufgaben haben die haushaltsführenden Stellen auch die erforderlichen Veranlassungen zu treffen, wenn nachträgliche Veränderungen – etwa in der Person der oder des Zahlungspflichtigen/Empfangsberechtigten oder im Bestand von Zahlungsansprüchen/-verpflichtungen – eintreten (zB bei Eröffnung von Konkurs-, Sanierungs- oder Verlassenschaftsverfahren, bei Zwangsvollstreckungen, Forderungsabtretungen und -verpfändungen).
(3) Äußerungen dürfen, wenn sie gebarungsrelevante Auswirkungen haben, grundsätzlich nur schriftlich erstattet oder entgegengenommen werden (Schriftlichkeitsgebot). Der diesbezügliche Schriftverkehr ist ordnungsgemäß zu dokumentieren:
Einlangende Schriftstücke, die Auswirkungen auf die Gebarung haben, sind von der Eingangsstelle mit einem Eingangsvermerk zu versehen, aus dem zumindest die Stelle und das Datum des Einlangens ersichtlich sein müssen. Die Schriftstücke sind umgehend an die zuständige Organisationseinheit weiterzuleiten, die für die Prüfung der Ordnungsmäßigkeit des Beleges zuständig ist. Bei Papierbelegen, die nach dem Einlangen elektronisch abgebildet (Scannen) und in elektronischer Form weiterverarbeitet werden, oder bei Belegen, die bereits in elektronischer Form einlangen, sind zusätzlich auch die Grunddaten des Eingangsstückes (Einbringerin oder Einbringer, Betreff, Bezugsangaben, Beilagen, ua.) zu registrieren, sofern dies nicht automationsunterstützt erfolgt.
Abgefertigte Schriftstücke, die Auswirkungen auf die Gebarung haben (zB Bestellungen), sind von der Abgangsstelle samt Abfertigungsinformationen an die zuständige Organisationseinheit weiterzuleiten, die für die ordnungsgemäße weitere Bearbeitung des Beleges in Betracht kommt.
(4) Bei Vorliegen der technisch-organisatorischen Voraussetzungen, hat die Bestellung von Lieferungen und Leistungen im HV-System automationsunterstützt zu erfolgen. Inwieweit sich die Organe des Bundes bei der Beauftragung von Lieferungen und Leistungen der Bundesbeschaffung GmbH (BB-GmbH) zu bedienen haben, bestimmen das BB-GmbH-Gesetz, BGBl. I Nr. 39/2001, und die auf Grund dieses Bundesgesetzes von der Bundesministerin für Finanzen oder dem Bundesminister für Finanzen erlassenen Verordnungen. Liegt eine derartige Verpflichtung vor und werden die Güter und Dienstleistungen in einem elektronischen Katalog- und Bestellsystem bereitgestellt, so haben sich die Organe des Bundes einer von der Bundesministerin für Finanzen oder dem Bundesminister für Finanzen im Einvernehmen mit dem Rechnungshof freigegebenen und mittels Richtlinie festgelegten IT-Anwendung zu bedienen. Bei einem Auftragswert über 400 Euro (inklusive Umsatzsteuer) muss der Bestellvorgang jedenfalls, auch wenn die im ersten Satz genannten Voraussetzungen nicht vorliegen, nachvollziehbar und schriftlich erfolgen sowie in den Unterlagen dokumentiert (zB im Geschäftsakt) werden. Ein Obligo ist – grundsätzlich unbeschadet der betraglichen Höhe der Bestellung – im HV-System zu verrechnen. Bei einem Bestellwert unter 400 Euro kann die Erfassung eines Obligos unterbleiben, wenn binnen zwei Wochen die Lieferung einlangt oder die Leistung erbracht und durch eine Rechnung dokumentiert wird.
(5) Zahlungsansprüche und Zahlungsverpflichtungen sind von der zuständigen haushaltsführenden Stelle auf ihren Grund und ihre Höhe zu prüfen. Die sachliche und rechnerische Richtigkeit ist grundsätzlich schriftlich im HV-System nach Maßgabe des § 122 zu bestätigen.
(6) Die haushaltsführenden Stellen haben die Zahlungs- und Verrechnungsdaten, die für die ordnungsgemäße Verrechnung, die Durchführung der Innenprüfung und die Abwicklung des Zahlungsverkehrs benötigt werden, umgehend an das ausführende Organ weiterzugeben. Sie haben weiters dafür zu sorgen, dass den ausführenden Organen die zur ordnungsgemäßen und fristgerechten Ausführung erforderlichen Gebarungsunterlagen zur Verfügung gestellt werden.
(7) Den haushaltsführenden Stellen obliegt die Einrichtung von Zahlstellen und Wirtschaftsstellen nach Maßgabe der §§ 10 und 11 BHG 2013. Die BHAG ist jedenfalls von einer allfälligen neuen Einrichtung in Kenntnis zu setzen.
Abkürzung
BHV 2013
Aufgaben der haushaltsführenden Stellen
(§§ 7 und 8 BHG 2013)
§ 7. (1) Den haushaltsführenden Stellen obliegen nach § 7 Abs. 2 BHG 2013
die Mitwirkung bei Aufgaben des haushaltsleitenden Organs nach § 6 Abs. 2 Z 1 bis 3 und Z 8 bis 11 BHG 2013;
die Erstellung des Entwurfes des Ressourcen-, Ziel- und Leistungsplanes (§ 45 BHG 2013) und die Umsetzung des vom haushaltsleitenden Organ festgelegten Ressourcen-, Ziel- und Leistungsplans nach § 6 Abs. 2 Z 7 BHG 2013;
die Festlegung der jeweiligen Ressourcen-, Ziel- und Leistungspläne (§ 45 BHG 2013), sofern nachgeordnete haushaltsführende Stellen eingerichtet sind;
die Bewirtschaftung der vom haushaltsleitenden Organ zugewiesenen Detailbudgets (§ 87 BHG 2013) durch
die Begründung und Aufhebung von Obligos (§ 38 Abs. 2) sowie von Forderungen und Verbindlichkeiten des Bundes,
die Erteilung und der Widerruf von Anordnungen im Gebarungsvollzug, wenn Einzahlungen anzunehmen, Auszahlungen zu leisten oder Verrechnungen vorzunehmen sind, die das Ergebnis in den Verrechnungsaufschreibungen ändern,
die Anordnungen der Zu- oder Abgänge der Bestandteile des Bundesvermögens oder fremden Vermögens,
die Festsetzung von Mittelverwendungsbindungen nach § 52 Abs. 5 BHG 2013, sofern nachgeordnete haushaltsführende Stellen eingerichtet sind,
Umschichtungen zwischen den Mittelverwendungsgruppen des zugewiesenen Detailbudgets (§ 53 BHG 2013),
die Entnahme von Rücklagen nach Antragstellung an die Bundesministerin für Finanzen oder den Bundesminister für Finanzen im Wege des haushaltsleitenden Organs und nach der Genehmigung durch die Bundesministerin für Finanzen oder den Bundesminister für Finanzen (§ 56 BHG 2013),
die Vorlage von Abschlussrechnungen (§ 101 BHG 2013) an den Rechnungshof und
die interne Evaluierung der Durchführung von Regelungsvorhaben und von sonstigen Vorhaben (§ 18 Abs. 2 BHG 2013) sowie
die Übertragung von Anordnungsbefugnissen im Wirkungsbereich des ihr zugewiesenen Detailbudgets nach Z 4 lit. a bis c an Leiterinnen oder Leiter von geeigneten Organisationseinheiten mit Zustimmung des haushaltsleitenden Organs.
(2) In Erfüllung der in Abs. 1 genannten Aufgaben haben die haushaltsführenden Stellen auch die erforderlichen Veranlassungen zu treffen, wenn nachträgliche Veränderungen – etwa in der Person der oder des Zahlungspflichtigen/Empfangsberechtigten oder im Bestand von Zahlungsansprüchen/-verpflichtungen – eintreten (zB bei Eröffnung von Konkurs-, Sanierungs- oder Verlassenschaftsverfahren, bei Zwangsvollstreckungen, Forderungsabtretungen und -verpfändungen).
(3) Äußerungen dürfen, wenn sie gebarungsrelevante Auswirkungen haben, grundsätzlich nur schriftlich erstattet oder entgegengenommen werden (Schriftlichkeitsgebot). Der diesbezügliche Schriftverkehr ist ordnungsgemäß zu dokumentieren:
Einlangende Schriftstücke, die Auswirkungen auf die Gebarung haben, sind von der Eingangsstelle mit einem Eingangsvermerk zu versehen, aus dem zumindest die Stelle und das Datum des Einlangens ersichtlich sein müssen. Die Schriftstücke sind umgehend an die zuständige Organisationseinheit weiterzuleiten, die für die Prüfung der Ordnungsmäßigkeit des Beleges zuständig ist. Bei Papierbelegen, die nach dem Einlangen elektronisch abgebildet (Scannen) und in elektronischer Form weiterverarbeitet werden, oder bei Belegen, die bereits in elektronischer Form einlangen, sind zusätzlich auch die Grunddaten des Eingangsstückes (Einbringerin oder Einbringer, Betreff, Bezugsangaben, Beilagen, ua.) zu registrieren, sofern dies nicht automationsunterstützt erfolgt.
Abgefertigte Schriftstücke, die Auswirkungen auf die Gebarung haben (zB Bestellungen), sind von der Abgangsstelle samt Abfertigungsinformationen an die zuständige Organisationseinheit weiterzuleiten, die für die ordnungsgemäße weitere Bearbeitung des Beleges in Betracht kommt.
(4) Bei Vorliegen der technisch-organisatorischen Voraussetzungen, hat die Bestellung von Lieferungen und Leistungen im HV-System automationsunterstützt zu erfolgen. Inwieweit sich die Organe des Bundes bei der Beauftragung von Lieferungen und Leistungen der Bundesbeschaffung GmbH (BB-GmbH) zu bedienen haben, bestimmen das BB-GmbH-Gesetz, BGBl. I Nr. 39/2001, und die auf Grund dieses Bundesgesetzes von der Bundesministerin für Finanzen oder dem Bundesminister für Finanzen erlassenen Verordnungen. Liegt eine derartige Verpflichtung vor und werden die Güter und Dienstleistungen in einem elektronischen Katalog- und Bestellsystem bereitgestellt, so haben sich die Organe des Bundes einer von der Bundesministerin für Finanzen oder dem Bundesminister für Finanzen im Einvernehmen mit dem Rechnungshof freigegebenen und mittels Richtlinie festgelegten IT-Anwendung zu bedienen. Bei einem Auftragswert über der Höhe für geringwertige Wirtschaftsgüter des Anlagenvermögens nach § 13 Einkommensteuergesetz 1988, BGBl. Nr. 400/1988, (inklusive Umsatzsteuer) muss der Bestellvorgang jedenfalls, auch wenn die im ersten Satz genannten Voraussetzungen nicht vorliegen, nachvollziehbar und schriftlich erfolgen sowie in den Unterlagen dokumentiert (zB im Geschäftsakt) werden. Ein Obligo ist – grundsätzlich unbeschadet der betraglichen Höhe der Bestellung – im HV-System zu verrechnen. Bei einem Bestellwert bis zur Höhe für geringwertige Wirtschaftsgüter des Anlagenvermögens nach § 13 Einkommensteuergesetz 1988, BGBl. Nr. 400/1988, kann die Erfassung eines Obligos unterbleiben,. Die Erfassung von Obligos für Dienstreisen ist nicht erforderlich. Die Erfassung von Obligos für Transferaufwendungen kann entfallen. Unter Transferaufwand gemäß § 30 Abs. 5 BHG 2013 ist der Aufwand für die Erbringung einer geldwerten Leistung des Bundes, ohne dafür unmittelbar eine angemessene geldwerte Gegenleistung zu erhalten, zu verstehen. Dies gilt nicht für Förderungen gemäß § 30 Abs. 5a BHG 201. Sofern die Fälligkeit in einem zukünftigen Finanzjahr eintritt, muss gemäß § 97 BHG 2013 die Vorbelastung eingebucht werden.
(5) Zahlungsansprüche und Zahlungsverpflichtungen sind von der zuständigen haushaltsführenden Stelle auf ihren Grund und ihre Höhe zu prüfen. Die sachliche und rechnerische Richtigkeit ist grundsätzlich schriftlich im HV-System nach Maßgabe des § 122 zu bestätigen.
(6) Die haushaltsführenden Stellen haben die Zahlungs- und Verrechnungsdaten, die für die ordnungsgemäße Verrechnung, die Durchführung der Innenprüfung und die Abwicklung des Zahlungsverkehrs benötigt werden, umgehend an das ausführende Organ weiterzugeben. Sie haben weiters dafür zu sorgen, dass den ausführenden Organen die zur ordnungsgemäßen und fristgerechten Ausführung erforderlichen Gebarungsunterlagen zur Verfügung gestellt werden.
(7) Den haushaltsführenden Stellen obliegt die Einrichtung von Zahlstellen und Wirtschaftsstellen nach Maßgabe der §§ 10 und 11 BHG 2013. Die BHAG ist jedenfalls von einer allfälligen neuen Einrichtung in Kenntnis zu setzen.
Besorgung von Aufgaben der ausführenden Organe durch anordnende Organe
(§ 5 Abs. 4 BHG 2013)
§ 8. (1) Von den anordnenden Organen dürfen folgende Aufgaben der ausführenden Organe im Rahmen der Haushaltsführung selbst besorgt werden:
die haushaltsleitenden Organe nach § 6 Abs. 1 Z 3 BHG 2013 dürfen im Hinblick auf die zugewiesenen Jahres- und Monatsvoranschlagswerte und deren Änderungen (§ 90 Abs. 5 BHG 2013) die Verrechnungen durchführen, wenn die technisch-organisatorischen Voraussetzungen vorliegen,
die zuständigen haushaltsführenden Stellen dürfen im Hinblick auf Obligos im Sinne von § 90 Abs. 2 BHG 2013 die Verrechnung durchführen, wenn die technisch-organisatorischen Voraussetzungen vorliegen,
Auszahlungen dürfen von den zuständigen haushaltsführenden Stellen selbst besorgt werden, wenn die technisch-organisatorischen Voraussetzungen vorliegen und das anordnende Organ mit einem Zahlungsmittel ausgestattet ist, welches die Vornahme von Zahlungen an Ort und Stelle ermöglicht,
Ein- und Auszahlungen dürfen von den zuständigen haushaltsführenden Stellen im Wege der Beauftragung von Kreditinstituten selbst besorgt werden (zB IT-Durchführungsauftrag), wenn Ansprüche oder Zahlungsverpflichtungen in einem automatisierten Verfahren ermittelt werden.
(2) In den Fällen von Abs. 1 Z 3 und Z 4, in denen der Zahlungsverkehr von der zuständigen haushaltsführenden Stelle selbst besorgt wird, hat diese unter Aufrechterhaltung der Gebarungssicherheit auch für die ordnungsgemäße Verrechnung der Geldbeträge zu sorgen. Die haushaltsführende Stelle hat den ausführenden Organen die ordnungsgemäße Ausübung der Prüfung im Gebarungsvollzug (§ 124) als auch in der Nachprüfung (§ 128) zu ermöglichen.
Unbefangenheit bei Bediensteten von anordnenden Organen
(§ 5 Abs. 5 BHG 2013)
§ 9. (1) Mit der Wahrnehmung von Aufgaben der Haushaltsführung dürfen Bedienstete nur dann betraut werden, wenn die volle Unbefangenheit und die Gebarungssicherheit gewährleistet sind.
(2) Befangen ist eine Bedienstete oder ein Bediensteter, wenn sie oder er durch ein familiäres oder wirtschaftliches Naheverhältnis mit der Person, mit der der Bund in einem dem Gebarungsfall zu Grunde liegenden Rechtsverhältnis steht, verbunden ist, wenn sie oder er selbst ein persönliches oder wirtschaftliches Interesse an diesem Rechtsverhältnis hat oder wenn sonstige Gründe vorliegen, die geeignet sind, ihre oder seine volle Unbefangenheit in Zweifel zu ziehen.
(3) Ebenso ist eine Anordnungsbefugte oder ein Anordnungsbefugter befangen, wenn sie oder er mit jener Person, die den Gebarungsfall auf sachliche und rechnerische Richtigkeit prüft, in einem familiären oder wirtschaftlichen Naheverhältnis steht.
(4) Im Fall der Befangenheit hat die Bedienstete oder der Bedienstete ihre oder seine Vorgesetzte oder ihren oder seinen Vorgesetzten darauf hinzuweisen. Die Vorgesetzte oder der Vorgesetzte hat daraufhin eine andere Bedienstete oder einen anderen Bediensteten, deren oder dessen volle Unbefangenheit gewährleistet ist, mit der Aufgabe zu betrauen.
(5) Eine Bedienstete oder ein Bediensteter ist umgehend von der Wahrnehmung von Aufgaben der Haushaltsführung abzuberufen, wenn sich Anhaltspunkte einer Gefährdung der Gebarungssicherheit ergeben.
Unvereinbarkeit bei Bediensteten von anordnenden Organen
§ 10. (1) Die Prüfung und Bestätigung der sachlichen und/oder rechnerischen Richtigkeit einerseits und die Erteilung der Anordnung andererseits durch dieselbe Bedienstete oder denselben Bediensteten ist unvereinbar, sofern derselbe Gebarungsfall betroffen ist. Diese Bestimmung ist bei Anordnungen nach § 34 (Ersatzanordnungen) sinngemäß anzuwenden.
(2) Eine Unvereinbarkeit liegt nicht vor, wenn
die elektronische Abbildung physischer Eingangsstücke (Scannen) durch anordnungsbefugte Bedienstete oder
die Erfassung und die Freigabe einer Anordnung durch dieselbe Bedienstete oder denselben Bediensteten
Abschnitt
Buchhaltungsagentur des Bundes (BHAG)
Organisation und Aufgaben der BHAG
(§ 9 BHG 2013)
§ 11. (1) Die Besorgung der Buchhaltungsaufgaben obliegt der BHAG.
(2) Die BHAG, die nach § 9 Abs. 2 BHG 2013 bei der Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben an die Anordnungen der Leiterin oder des Leiters der jeweiligen zuständigen haushaltsführenden Stelle gebunden ist, hat mit der haushaltsführenden Stelle unmittelbar zu verkehren.
(3) Bei der inneren Organisation der BHAG ist darauf zu achten, dass bei Bediensteten, die mit der Haushaltsführung des Bundes betraut sind, die volle Unbefangenheit gewährleistet ist und keine Unvereinbarkeit vorliegt.
Ordnung, Erfassung, Aufzeichnung und Weitergabe von Verrechnungsdaten
(§ 9 Abs. 3 Z 1 BHG 2013)
§ 12. (1) Der BHAG obliegt die Ordnung, Erfassung und Aufzeichnung der Verrechnungsdaten sowie deren Weitergabe an das HV-System, soweit die Weitergabe nicht vom anordnenden Organ selbst vorgenommen wird (§ 8). Die BHAG hat sich nach § 26 BHAG-G für die Besorgung dieser Aufgaben des HV-Systems zu bedienen.
(2) Der BHAG obliegt insbesondere
die Vergabe und Verwaltung von Berechtigungen für den Zugang zum HV-System nach Maßgabe des § 4,
die ersatzweise Erteilung von Anordnungen im Gebarungsvollzug an Stelle des zuständigen anordnenden Organs (Ersatzanordnungen) nach § 34,
die Abstimmung des Bestandes an Zahlungsmitteln mit den voranschlagswirksamen und den nicht voranschlagswirksamen Ein- und Auszahlungen zum Ende eines jeden Monats,
die Verwaltung der Konten für die Ergebnis-, Vermögens- und Finanzierungsrechnung nach den §§ 58 und 63,
die Verwaltung der Konten für die Personenkontenführung nach § 72,
die Führung von sonstigen Verrechnungskreisen (§ 39 Abs. 4) und Nebenaufschreibungen,
die Abstimmung der Bankkonten des Bundes und
die Aufbewahrung der Verrechnungsunterlagen und -aufschreibungen nach den §§ 82 bis 84.
Überwachung der Einhaltung der Monats- und Jahresvoranschlagswerte und Prüfung im Gebarungsvollzug
(§ 9 Abs. 3 Z 2 und Z 5 BHG 2013)
§ 13. Der BHAG obliegt die Überwachung der Einhaltung der Monats- und Jahresvoranschlagswerte und die Prüfung im Gebarungsvollzug (§§ 124 bis 127). Wird von einer haushaltsführenden Stelle eine Anordnung getroffen
die zu einer Überschreitung des Monatsvoranschlagswertes führen würde, hat die BHAG die betroffene haushaltsführende Stelle hievon zu verständigen, welche
die im Jahresvoranschlagswert nicht mehr ihre Bedeckung findet und daher vom HV-System zurückgewiesen wird, ist das anordnende Organ hievon zu verständigen, welches
Abkürzung
BHV 2013
Vorbereitung der Abschlussrechnungen
(§ 9 Abs. 3 Z 3 BHG 2013)
§ 14. (1) Der BHAG obliegt die Vorbereitung der Abschlussrechnungen (§ 9 Abs. 3 Z 3 BHG 2013).
(2) Die Buchung der Verrechnungsdaten in den jeweiligen Verrechnungskreisen hat vollständig und rechtzeitig zu erfolgen, sodass die nach § 101 BHG 2013 aufzustellenden Abschlussrechnungen erstellt werden können.
(3) Zur Vorbereitung der Aufstellung der Abschlussrechnungen sind die Verrechnungsdaten zeitlich nach Maßgabe der Bestimmungen des § 40 abzugrenzen. Zur Vorbereitung des Abschlusses der Ergebnis- und Vermögensrechnung ist die Übereinstimmung der buchmäßigen mit den tatsächlichen Beständen, die von den Wirtschaftsstellen durch Inventarbestandsaufnahme ermittelt werden, zu kontrollieren; darüber hinaus sind die entsprechenden Abschlussverrechnungen vorzunehmen.
(4) Offene Geschäftsfälle (offene Posten auf den Personenkonten) sind laufend auf ihre Aktualität und Richtigkeit hin zu überprüfen. Dies gilt insbesondere für die Überwachung der Anzahlungen und Vorauszahlungen.
(5) Unrichtige oder unzulässige Salden sind von der BHAG laufend, spätestens jedoch bis zu den in § 40 angeführten Fristen, im Zusammenwirken mit der haushaltsführenden Stelle zu berichtigen. Die Berichtigungsmaßnahmen sind von der BHAG gesondert mit einer Begründung zu dokumentieren.
Abkürzung
BHV 2013
Vorbereitung der Abschlussrechnungen
(§ 9 Abs. 3 Z 3 BHG 2013)
§ 14. (1) Der BHAG obliegt die Vorbereitung der Abschlussrechnungen (§ 9 Abs. 3 Z 3 BHG 2013).
(2) Die Buchung der Verrechnungsdaten in den jeweiligen Verrechnungskreisen hat vollständig und rechtzeitig zu erfolgen, sodass die nach § 101 BHG 2013 aufzustellenden Abschlussrechnungen erstellt werden können.
(3) Zur Vorbereitung des Abschlusses der Ergebnis- und Vermögensrechnung ist die Übereinstimmung der buchmäßigen mit den tatsächlichen Beständen, die von den Wirtschaftsstellen durch Inventarbestandsaufnahme ermittelt werden, zu kontrollieren; darüber hinaus sind die entsprechenden Abschlussverrechnungen vorzunehmen.
(4) Offene Geschäftsfälle (offene Posten auf den Geschäftspartnerkonten) sind laufend auf ihre Aktualität und Richtigkeit hin zu überprüfen. Dies gilt insbesondere für die Überwachung der Anzahlungen und Vorauszahlungen.
(5) Unrichtige oder unzulässige Salden sind von der BHAG laufend im Zusammenwirken mit der haushaltsführenden Stelle zu berichtigen. Die Berichtigungsmaßnahmen sind von der BHAG gesondert mit einer Begründung zu dokumentieren.
Abwicklung des Zahlungsverkehrs
(§ 9 Abs. 3 Z 4 BHG 2013)
§ 15. Der BHAG obliegt die Abwicklung des Zahlungsverkehrs (§ 9 Abs. 3 Z 4 BHG 2013), insbesondere des bargeldlosen Zahlungsverkehrs. Die Abwicklung des Barzahlungsverkehrs und die Entgegennahme von Zahlungen mittels Debitkarte, Kreditkarte oder diesen gleichgestellten Entrichtungsformen obliegt der BHAG nur im Falle einer diesbezüglichen Vereinbarung mit der haushaltsführenden Stelle nach § 9 Abs. 4 BHG 2013. Die näheren Bestimmungen zur Durchführung des Zahlungsverkehrs sind in den §§ 98 ff enthalten.
Durchführung der Nachprüfung
(§ 9 Abs. 3 Z 5 BHG 2013)
§ 16. Der BHAG obliegt die Nachprüfung (§ 9 Abs. 3 Z 5 iVm § 115 BHG 2013). Die BHAG hat ein Prüfungskonzept für die Wahrnehmung der Nachprüfungstätigkeit zu erstellen, in dem insbesondere Prüfstandards, Risikobewertungen, Prüfabläufe und die Aufbereitung der Prüfberichte festgelegt werden. Die näheren Bestimmungen zur Nachprüfung sind in den §§ 128 bis 130 enthalten.
Überwachung der Fälligkeit
(§ 9 Abs. 3 Z 6 BHG 2013)
§ 17. (1) Der BHAG obliegt die Überwachung der Erfüllung der Forderungen und Verbindlichkeiten des Bundes nach Maßgabe ihrer Fälligkeit (§ 9 Abs. 3 Z 6 BHG 2013).
(2) Die BHAG hat die Fälligkeit der Forderungen des Bundes unter Beachtung allfälliger Zahlungserleichterungen, die auf Grund von § 73 BHG 2013 gewährt wurden, zu überwachen. Bei Nichterfüllung einer Forderung zum festgelegten Zahlungszeitpunkt ist diese umgehend bei der Zahlungspflichtigen oder bei dem Zahlungspflichtigen einzumahnen, soweit vom anordnenden Organ nicht anderes bestimmt ist. Bleibt die Mahnung erfolglos, so ist dies unverzüglich dem anordnenden Organ zur Kenntnis zu bringen.
(3) Die BHAG hat die Auszahlungen zum Fälligkeitszeitpunkt zu leisten, wobei Zahlungsbegünstigungen bestmöglich auszunutzen sind. Angeordnete Zahlungen, die trotz Ablauf der Zahlungsfrist nicht vollzogen werden konnten, oder Verbindlichkeiten, die binnen Zahlungsfrist nicht erfüllt werden können, sind dem anordnenden Organ zur Kenntnis zu bringen.
Maßnahmen bei der Errichtung und Auflassung von Zahlstellen
(§ 9 Abs. 3 Z 7 BHG 2013)
§ 18. (1) Der BHAG obliegt die Veranlassung notwendiger Maßnahmen im Zusammenhang mit der Errichtung und Auflassung von Zahlstellen (§ 9 Abs. 3 Z 7 BHG 2013).
(2) Sobald die BHAG über die Errichtung oder Auflassung von Zahlstellen Mitteilung erhält, sind die für die Abrechnung erforderlichen Konten im HV-System zu eröffnen bzw. zu schließen. Neu errichtete Stellen sind in der Planung zur Durchführung der Nachprüfung zu berücksichtigen.
(3) Zur Sicherstellung der Gebarungssicherheit in den Zahlstellen haben die BHAG und die Zahlstellen zusammenzuarbeiten, wobei die BHAG eine beratende und koordinierende Funktion wahrzunehmen hat.
Erfassung der Verrechnungsdaten der Zahlstellen
(§ 9 Abs. 3 Z 8 BHG 2013)
§ 19. Die von den Zahlstellen an die BHAG übermittelten Zahlstellenabrechnungen sind von der BHAG im HV-System zu erfassen (§ 9 Abs. 3 Z 8 BHG 2013). Bei Vorhandensein der technisch-organisatorischen Voraussetzungen bei der Zahlstelle kann die Erfassung der Zahlstellengebarung von der Zahlstelle direkt im HV-System erfolgen.
Internes Kontrollsystem
(§ 9 Abs. 3 Z 9 BHG 2013)
§ 20. Der BHAG obliegt die Überwachung der ordnungsgemäßen Durchführung der ihr im Rahmen der Haushaltsführung des Bundes übertragenen Aufgaben mittels eines von der Bundesministerin für Finanzen oder vom Bundesminister für Finanzen eingerichteten internen Kontrollsystems sowie mittels eigener organisatorischer Maßnahmen.
Unbefangenheit bei Bediensteten der BHAG
§ 21. Für die Unbefangenheit gelten die gleichen Bestimmungen wie für die anordnenden Organe in § 9. Weiters sind Bedienstete der BHAG wegen Befangenheit auszuschließen, die entweder mit der Anordnungsbefugten oder dem Anordnungsbefugten oder mit der Person, die die sachliche Richtigkeit bestätigt hat, durch ein familiäres oder wirtschaftliches Naheverhältnis verbunden sind.
Abkürzung
BHV 2013
Unvereinbarkeit bei Bediensteten der BHAG
§ 22. (1) Erfolgt die Erfassung einer Anordnung (zB mangels Systemzugangs des anordnenden Organs, Ersatzanordnung) durch die BHAG, ist sicherzustellen, dass die Erfassung einer Anordnung, die Freigabe der Anordnung sowie die Buchung der Anordnung jeweils von unterschiedlichen Bediensteten wahrgenommen wird. Ausgenommen sind Verrechnungen betreffend Obligos sowie nicht finanzierungswirksame Verrechnungen in der Vermögens- und Ergebnisrechnung.
(2) Werden Personenkonten neu angelegt oder bereits bestehende Personenkonten geändert, ist sicherzustellen, dass diese Personenkonten nicht von jener Bediensteten oder jenem Bediensteten für den Zahlungsverkehr freigegeben werden, die oder der diese Personenkonten selbst angelegt oder geändert hat.
(3) Es ist sicherzustellen, dass Zahlungen nicht von denselben Bediensteten vollzogen werden, die im betreffenden Gebarungsfall Buchungen durchgeführt haben. Ebenso ist sicherzustellen, dass Zahlungen nicht von jenen Bediensteten vollzogen werden, die mittels Ersatzanordnung (§ 34) die betreffenden Zahlungen selbst angeordnet haben.
(4) Die Nachprüfung im Rahmen der Innenprüfung darf nicht von Bediensteten durchgeführt werden, die bei der betreffenden haushaltsführenden Stelle bei der Abwicklung des Zahlungsverkehrs oder an der Verrechnung mitgewirkt haben.
(5) Die BHAG hat allfällige Unvereinbarkeiten zu überprüfen und die Einhaltung der Regelungen in Abs. 1 bis 4 durch organisatorische Festlegungen zu gewährleisten. Unterstützend kann sich die BHAG dabei der technisch-organisatorischen Gegebenheiten des HV-Systems bedienen, insbesondere in jenen Fällen der Abs. 1 bis 3, in denen die funktionelle Trennung zwischen Anordnung und Ausführung im Gebarungsvollzug auf Grund des Vier-Augen-Prinzips (§ 3 Abs. 1) geboten ist.
(6) Die Erfassung physischer Eingangsstücke im elektronischen Aktensystem (Scannen) darf nicht durch Bedienstete mit übertragener Anordnungsbefugnis nach § 34, durch Buchhaltungsreferentinnen oder Buchhaltungsreferenten sowie durch Zahlungsreferentinnen oder Zahlungsreferenten erfolgen.
(7) Die Einhaltung der Unvereinbarkeitsregeln ist durch geeignete organisatorisch-technische Maßnahmen sicherzustellen.
Abkürzung
BHV 2013
Unvereinbarkeit bei Bediensteten der BHAG
§ 22. (1) Erfolgt die Erfassung einer Anordnung (zB mangels Systemzugangs des anordnenden Organs, Ersatzanordnung) durch die BHAG, ist sicherzustellen, dass die Erfassung und Freigabe der Anordnung einerseits sowie die Buchung der Anordnung andererseits von unterschiedlichen Bediensteten wahrgenommen wird. Ausgenommen sind Verrechnungen betreffend Obligos sowie nicht finanzierungswirksame Verrechnungen in der Vermögens- und Ergebnisrechnung.
(2) Werden Geschäftspartnerkonten neu angelegt oder bereits bestehende Geschäftspartnerkonten geändert, ist sicherzustellen, dass diese Geschäftspartnerkonten nicht von jener Bediensteten oder jenem Bediensteten für den Zahlungsverkehr freigegeben werden, die oder der diese Geschäftspartnerkonten selbst angelegt oder geändert hat.
(3) Es ist sicherzustellen, dass Zahlungen nicht von denselben Bediensteten vollzogen werden, die im betreffenden Gebarungsfall Buchungen durchgeführt haben. Ebenso ist sicherzustellen, dass Zahlungen nicht von jenen Bediensteten vollzogen werden, die mittels Ersatzanordnung (§ 34) die betreffenden Zahlungen selbst angeordnet haben.
(4) Die Nachprüfung im Rahmen der Innenprüfung darf nicht von Bediensteten durchgeführt werden, die bei der betreffenden haushaltsführenden Stelle bei der Abwicklung des Zahlungsverkehrs oder an der Verrechnung mitgewirkt haben.
(5) Die BHAG hat allfällige Unvereinbarkeiten zu überprüfen und die Einhaltung der Regelungen in Abs. 1 bis 4 durch organisatorische Festlegungen zu gewährleisten. Unterstützend kann sich die BHAG dabei der technisch-organisatorischen Gegebenheiten des HV-Systems bedienen, insbesondere in jenen Fällen der Abs. 1 bis 3, in denen die funktionelle Trennung zwischen Anordnung und Ausführung im Gebarungsvollzug auf Grund des Vier-Augen-Prinzips (§ 3 Abs. 1) geboten ist.
(6) Die Erfassung physischer Eingangsstücke im elektronischen Aktensystem (Scannen) darf nicht durch Bedienstete mit übertragener Anordnungsbefugnis nach § 34, durch Buchhaltungsreferentinnen oder Buchhaltungsreferenten sowie durch Zahlungsreferentinnen oder Zahlungsreferenten erfolgen.
(7) Die Einhaltung der Unvereinbarkeitsregeln ist durch geeignete organisatorisch-technische Maßnahmen sicherzustellen.
Abschnitt
Zahlstellen und Wirtschaftsstellen
Organisation und Aufgaben der Zahlstellen
(§ 10 BHG 2013)
§ 23. (1) Auf Grund des § 10 Abs. 4 BHG 2013 werden im Folgenden nähere Bestimmungen zu den Zahlstellen erlassen.
(2) Den Zahlstellen obliegt
die Abwicklung des Barzahlungsverkehrs und die Entgegennahme von Zahlungen durch Debitkarten, Kreditkarten oder diesen gleichgestellten Entrichtungsformen,
das Festhalten von Ein- und Auszahlungen in den Verrechnungsaufschreibungen nach § 71 Abs. 2 und die diesbezügliche Abrechnung mit der BHAG,
die gesicherte Verwahrung von Zahlungsmitteln und der an Zahlstellen übergebenen Wertsachen.
(3) Im Rahmen der Regelung der Aufgaben der Zahlstelle hat die zuständige haushaltsführende Stelle insbesondere festzulegen
welche Auszahlungsarten vollzogen werden dürfen,
bis zu welcher Höhe Barzahlungen im Einzelfall oder monatlich besorgt werden dürfen,
zu welchem Stichtag mit der BHAG abzurechnen ist,
wer von den Bediensteten ausdrücklich namentlich benannt wird, um Barzahlungen zu besorgen.
(4) Die Errichtung oder Auflassung einer Zahlstelle ist der BHAG unverzüglich mitzuteilen.
(5) Sämtliche Unterlagen über den getätigten Barzahlungsverkehr sind in der Zahlstelle bis zu ihrer Abrechnung mit der BHAG aufzubewahren.
Organisation und Aufgaben der Wirtschaftsstellen
(§ 11 BHG 2013)
§ 24. (1) Auf Grund des § 11 Abs. 4 BHG 2013 werden im Folgenden nähere Bestimmungen zu den Wirtschaftsstellen erlassen.
(2) Den Wirtschaftsstellen obliegt die Verwaltung des unbeweglichen und beweglichen Bundesvermögens sowie des in Gewahrsam des Bundes stehenden fremden Vermögens (§ 11 Abs. 2 BHG 2013), ausgenommen jener Vermögensteile, die der BHAG oder den Zahlstellen zur Verwaltung übertragen sind. In Durchführung dieser Aufgabe obliegen der Wirtschaftsstelle die Pflege und Erhaltung dieser Vermögensbestandteile, die Führung der in das HV-System integrierten Anlagenbuchführung und die Inventur.
(3) Haushaltsführende Stellen oder Teile von solchen, die auf Grund ihrer besonderen Aufgabenstellung Vermögensbestandteile des Bundes betreuen, haben die den Wirtschaftsstellen obliegenden Aufgaben (§ 11 BHG 2013) mitzubesorgen.
(4) Die Wirtschaftsstelle ist bei Erfüllung der ihr obliegenden Aufgaben nur an die Anordnungen der haushaltsführenden Stelle gebunden, deren Aufgaben sie ausführt. Die Wirtschaftsstelle ist bei ihrer Aufgabenerfüllung zum unmittelbaren Schriftverkehr befugt.
(5) Die Anordnungen von Zu- und Abgängen jener Vermögensteile, die nach § 11 Abs. 2 BHG 2013 von der Wirtschaftsstelle zu verwalten sind, sind von ihr zu vollziehen und – sofern es sich nicht um zum sofortigen Verbrauch bestimmte Vermögensbestandteile handelt – in der Anlagenbuchführung des HV-Systems festzuhalten.
(6) Zur Einleitung der nach § 70 Abs. 3 BHG 2013 vorgesehenen Sachgüterübertragung hat die Wirtschaftsstelle der haushaltsführenden Stelle jene Bestandteile des Bundesvermögens bekannt zu geben, die zur Erfüllung der Aufgaben der haushaltsführenden Stelle offensichtlich nicht mehr benötigt werden.
(7) Die Art der Durchführung der in den vorgenannten Bestimmungen enthaltenen Aufgaben der Wirtschaftsstellen kann von der Bundesministerin für Finanzen oder dem Bundesminister für Finanzen im Einvernehmen mit dem Rechnungshof in Richtlinien geregelt werden.
TEIL
Anordnungen im Gebarungsvollzug
Abschnitt
Allgemeines zu den Anordnungen im Gebarungsvollzug
Grundsätze bei Anordnungen
(§§ 87 und 116 Abs. 1 erster Satz BHG 2013)
§ 25. (1) Auf Grund des § 116 Abs. 1 erster Satz BHG 2013 werden im Folgenden nähere Bestimmungen zur Anordnung im Gebarungsvollzug erlassen.
(2) Ausführende Organe dürfen nach § 87 Abs. 1 BHG 2013 grundsätzlich nur auf Grund einer Anordnung des zuständigen anordnenden Organs Einzahlungen annehmen oder Auszahlungen leisten, Verrechnungen durchführen und Sachen annehmen oder abgeben. Eine Anordnung im Gebarungsvollzug ist in den folgenden Anlassfällen – wie folgt – zu erteilen:
wenn ein Obligo im Sinne des § 90 Abs. 2 BHG 2013 und des § 97 BHG 2013 begründet oder in Aussicht gestellt wird und die haushaltsführende Stelle mangels direkter Anbindung an das HV-System Mittelvormerkungen in den Verrechnungsaufschreibungen nicht – wie in § 8 Abs. 1 Z 2 vorgesehen – selbst besorgt, ist die Mittelvormerkung mit schriftlicher Anordnung zu veranlassen;
wenn eine Forderung oder Verbindlichkeit im Sinne des § 90 Abs. 3 BHG 2013 und des § 97 BHG 2013 zu verrechnen ist, eine darauf folgende Zahlung anzunehmen oder zu leisten und diese Zahlung daraufhin zu verrechnen ist, ist eine Annahmeanordnung oder Auszahlungsanordnung zu erteilen;
wenn eine Verrechnung vorzunehmen ist, die das Ergebnis in den Verrechnungsaufschreibungen ändert, ist die Buchung per Verrechnungsanordnung zu veranlassen;
wenn Sachen anzunehmen oder abzugeben sind, ist der Zu- oder Abgang in den Verrechnungsaufschreibungen per Zu- oder Abgangsanordnung zu veranlassen.
(3) Anordnungen im Gebarungsvollzug sind von den zuständigen Organen unverzüglich, sobald der dem Gebarungsfall zu Grunde liegende Sachverhalt feststeht, zu erlassen (§ 87 Abs. 4 BHG 2013) und an das zuständige ausführende Organ weiterzuleiten. Ändert sich ein der Anordnung zu Grunde liegender Sachverhalt, ist unverzüglich eine neuerliche Anordnung vom anordnenden Organ zu erlassen.
(4) Die anordnenden Organe haben dafür zu sorgen, dass bei den zu veranschlagenden Ein- und Auszahlungen die den Einzahlungen zu Grunde liegenden Obligos und Forderungen, sowie die den Auszahlungen zu Grunde liegenden Obligos und Verbindlichkeiten zum Zeitpunkt des Zufließens der Einzahlung bzw. des Abfließens der Auszahlung in den Verrechnungsaufschreibungen bereits erfasst sind.
(5) Sofern auf Grund der haushaltsrechtlichen Vorschriften für einen Gebarungsfall das Einvernehmen mit der Bundesministerin für Finanzen oder dem Bundesminister für Finanzen oder mit dem dafür zuständigen haushaltsleitenden Organ hergestellt worden ist, ist dies durch Angabe von Datum und Aktenzahl in der Anordnung zu vermerken.
(6) Unter der Voraussetzung einer ordnungsgemäßen Verrechnung können mit einer Anordnung auch mehrere Beträge zum Vollzug angeordnet werden, insbesondere dann, wenn wiederkehrende Zahlungen (zB Raten oder andere Teilbeträge) anzunehmen oder zu leisten sind oder wenn mehrere Verrechnungskonten gleichzeitig belastet werden.
(7) Die Aufteilung von Zahlungs- und Verrechnungsbeträgen auf mehrere Anordnungen, um damit festgelegte Betragsgrenzen zu umgehen, ist unzulässig.
(8) Für jede Rechnung ist vom anordnenden Organ eine eigene Anordnung zu erlassen. Die Behandlung mehrerer Rechnungen in einer Sammelanordnung ist ausschließlich für gleiche Zahlungsempfängerinnen oder Zahlungsempfänger zulässig.
(9) Anordnungen im Gebarungsvollzug sind nach den §§ 28 und 29 ausnahmslos schriftlich zu erteilen, wobei der elektronischen Anordnung grundsätzlich der Vorzug zu geben ist.
Anordnungsbefugnis
(§ 87 Abs. 3 BHG 2013)
§ 26. (1) Zur Erlassung einer Anordnung im Gebarungsvollzug im Sinne von § 87 BHG 2013 befugt sind
die Leiterin oder der Leiter der haushaltsführenden Stelle,
Bedienstete, denen von der Leiterin oder von dem Leiter der haushaltsführenden Stelle die Anordnungsbefugnis schriftlich nach § 87 Abs. 3 BHG 2013 übertragen worden ist; die Anordnungsbefugnis kann auf bestimmte Voranschlagsstellen, Konten oder Betragsgrenzen eingeschränkt werden, oder
Organe anderer haushaltsführender Stellen, die in Einzelfällen von der Leiterin oder von dem Leiter einer haushaltsführenden Stelle ermächtigt wurden (§ 46 Abs. 3 zweiter Satz BHG 2013); diese Ermächtigung muss inhaltlich und betraglich festgelegt sein und kann jederzeit widerrufen werden.
(2) Die Anordnungsbefugnis hat den Namen der Anordnungsbefugten oder des Anordnungsbefugten, den Umfang der Anordnungsbefugnis und eine Unterschriftsprobe der Anordnungsbefugten oder des Anordnungsbefugten zu enthalten. Wenn die Anordnungsbefugnis in einem elektronischen Verfahren als Ersatz für die handschriftliche Unterfertigung durch Freigabe der Anordnung ausgeübt wird, ist an Stelle der Unterschriftsprobe ein geeignetes Merkmal für die Benutzerauthentifizierung festzulegen.
(3) Die Festlegung der Anordnungsbefugnis und allfällige Änderungen sind dem jeweils zuständigen ausführenden Organ umgehend schriftlich zur Kenntnis zu bringen.
(4) Durch Unterfertigung der Anordnung wird von der Anordnungsbefugten oder von dem Anordnungsbefugten neben der Richtigkeit der angeordneten Verrechnungsdaten auch das vorschriftsmäßige Zustandekommen der Anordnung bestätigt, insbesondere, dass
die Prüfung bzw. Bestätigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit ordnungsgemäß erfolgt ist (§§ 121 und 122),
die Unbefangenheits- und Unvereinbarkeitsbestimmungen (§§ 9 und 10) eingehalten wurden und
die Voranschlagswerte eingehalten werden.
Abkürzung
BHV 2013
Belege im Original
§ 27. (1) Jeder Anordnung einer haushaltsführenden Stelle muss ein Beleg im Original zu Grunde liegen. Bei der Übermittlung von Anordnungen sind dieser Beleg und alle verrechnungsrelevanten Unterlagen an das ausführende Organ mitzuliefern. Davon ausgenommen sind Anordnungen für Mittelvormerkungen, sofern diese von der haushaltsführenden Stelle direkt im HV-System vorgenommen werden.
(2) Erfolgt die Weiterleitung einer Anordnung und des zugehörigen Beleges abweichend von Abs. 1 in begründeten Fällen nicht gemeinsam, sind von der haushaltsführenden Stelle Zuordnungsmerkmale anzuführen, die dem ausführenden Organ eine eindeutige gegenseitige Zuordnung von Anordnung und zugehörigem Beleg ermöglichen.
(3) Ein Beleg im Original nach Abs. 1 liegt dann vor, wenn der Beleg
ursprünglich in Papierform eingelangt ist und in einer Anwendung des HV-Systems in geeigneter Art und Weise durch Scannen in eine elektronische Form gebracht wurde,
in elektronischer Form authentifiziert über ein von der Bundesministerin für Finanzen oder dem Bundesminister für Finanzen genehmigtes Portal elektronisch eingebracht wurde oder
in Papierform eingebracht wurde.
(4) Nicht verrechnungsrelevante Unterlagen, die vom anordnenden Organ für die Bearbeitung des Geschäftsfalls als erforderlich angesehen werden, können auch in originalgetreuer Fassung an das ausführende Organ weitergeleitet werden.
(5) Sofern hiefür die erforderlichen technisch-organisatorischen Voraussetzungen bestehen, welche die Gebarungssicherheit und Kontrollmöglichkeit gewährleisten, sind Belege elektronisch einzuliefern oder Papierbelege elektronisch abzubilden. Diese Belege sind sodann in elektronischer Form weiterzuverarbeiten. Die Weiterverwendung der Papierbelege ist in diesem Fall vom anordnenden Organ zu verhindern.
Abkürzung
BHV 2013
Belege im Original
§ 27. (1) Jeder Anordnung einer haushaltsführenden Stelle muss ein Beleg im Original zu Grunde liegen. Bei der Übermittlung von Anordnungen sind dieser Beleg und alle verrechnungsrelevanten Unterlagen an das ausführende Organ mitzuliefern. Davon ausgenommen sind Anordnungen für Mittelvormerkungen, sofern diese von der haushaltsführenden Stelle direkt im HV-System vorgenommen werden.
(2) Erfolgt die Weiterleitung einer Anordnung und des zugehörigen Beleges abweichend von Abs. 1 in begründeten Fällen nicht gemeinsam, sind von der haushaltsführenden Stelle Zuordnungsmerkmale anzuführen, die dem ausführenden Organ eine eindeutige gegenseitige Zuordnung von Anordnung und zugehörigem Beleg ermöglichen.
(3) Ein Beleg im Original nach Abs. 1 liegt dann vor, wenn der Beleg
ursprünglich in Papierform eingelangt ist und in einer Anwendung des HV-Systems in geeigneter Art und Weise durch Scannen in eine elektronische Form gebracht wurde,
in elektronischer Form authentifiziert über ein von der Bundesministerin für Finanzen oder dem Bundesminister für Finanzen genehmigtes Portal elektronisch eingebracht wurde,
in Papierform eingebracht wurde oder
per E-Mail übermittelt oder von der Rechnungsstellerin oder vom Rechnungssteller digital bereitgestellt wurde.
(4) Nicht verrechnungsrelevante Unterlagen, die vom anordnenden Organ für die Bearbeitung des Geschäftsfalls als erforderlich angesehen werden, können auch in originalgetreuer Fassung an das ausführende Organ weitergeleitet werden.
(5) Sofern hiefür die erforderlichen technisch-organisatorischen Voraussetzungen bestehen, welche die Gebarungssicherheit und Kontrollmöglichkeit gewährleisten, sind Belege elektronisch einzuliefern oder Papierbelege elektronisch abzubilden. Diese Belege sind sodann in elektronischer Form weiterzuverarbeiten. Die Weiterverwendung der Papierbelege ist in diesem Fall vom anordnenden Organ zu verhindern.
Abschnitt
Formen von Anordnungen
Schriftliche Anordnung in elektronischer Form
(§ 87 Abs. 2 BHG 2013)
§ 28. (1) Anordnungen sind schriftlich in elektronischer Form vorzunehmen, wenn das anordnende Organ direkt an das HV-System angebunden ist. Die Anordnungsbefugte oder der Anordnungsbefugte hat die Verrechnungsdaten im HV-System mit Hilfe der entsprechenden Eingabemasken ordnungsgemäß freizugeben.
(2) Die elektronische Anordnung ist von der Anordnungsbefugten oder dem Anordnungsbefugten im HV-System freizugeben. Die Freigabe bewirkt die elektronische Unterfertigung der Anordnung im HV-System. Das Datum der Freigabe und die Benutzerkennung der Anordnungsbefugten oder des Anordnungsbefugten sind, wie alle anderen Vollzugsschritte im HV-System, in unveränderbarer Weise festzuhalten.
(3) Schriftliche Anordnungen in elektronischer Form sind der BHAG direkt im HV-System gesichert zu übermitteln und von dieser ordnungsgemäß im HV-System zu buchen.
(4) Schriftlichen Anordnungen in elektronischer Form sind nach den Bestimmungen des § 27 die verrechnungsrelevanten Unterlagen anzuschließen.
(5) Liegen verrechnungsrelevante Unterlagen in Papierform vor, ist auf diesen die vom HV-System vergebene Anordnungsnummer auf der entsprechenden Unterlage händisch anzubringen.
(6) Die Bundesministerin für Finanzen oder der Bundesminister für Finanzen kann festlegen,
inwieweit ein anderes sicheres Verfahren, das die Authentizität und die Integrität des übermittelten elektronischen Dokuments sicherstellt, anzuwenden ist und
in welcher Weise verrechnungsrelevante Unterlagen in elektronischer Form anzuschließen sind.
Abkürzung
BHV 2013
Schriftliche Anordnung in Papierform
(§ 87 Abs. 1 BHG 2013)
§ 29. (1) Liegen die Voraussetzungen für eine automationsunterstützte Besorgung nicht vor, hat die Anordnungsbefugte oder der Anordnungsbefugte die Anordnung in Papierform unter Angabe des Datums eigenhändig zu unterfertigen.
(2) Schriftliche Anordnungen in Papierform müssen in dauerhafter und lesbarer Form erfolgen. Änderungen dürfen nur so vorgenommen werden, dass die ursprünglichen Angaben lesbar bleiben und das Datum und die Person, welche die Änderung durchgeführt hat, feststellbar sind (zB durch Beifügung von Datum und Unterschrift). Keinesfalls geändert werden dürfen
die Empfangsberechtigte oder der Empfangsberechtigte und deren oder dessen Bankverbindung,
die Zahlungspflichtige oder der Zahlungspflichtige und
der Zahlungsbetrag.
Gegebenenfalls ist eine neuerliche Anordnung zu erteilen und die ursprüngliche Anordnung zurückzunehmen.
(3) Schriftliche Anordnungen in Papierform sind der BHAG gesichert zu übermitteln und von dieser ordnungsgemäß im HV-System zu erfassen. Wurde eine schriftliche Anordnung in Papierform durch die BHAG im HV-System erfasst, hat die BHAG auf dieser Anordnung (Zahlungs- oder Verrechnungsauftrag) die vom HV-System vergebene Nummer der Anordnung händisch anzubringen.
Abkürzung
BHV 2013
Schriftliche Anordnung in Papierform
(§ 87 Abs. 1 BHG 2013)
§ 29. (1) Liegen die Voraussetzungen für eine automationsunterstützte Besorgung nicht vor, hat die Anordnungsbefugte oder der Anordnungsbefugte die Anordnung in Papierform unter Angabe des Datums eigenhändig zu unterfertigen.
(2) Schriftliche Anordnungen in Papierform müssen in dauerhafter und lesbarer Form erfolgen. Änderungen dürfen nur so vorgenommen werden, dass die ursprünglichen Angaben lesbar bleiben und das Datum und die Person, welche die Änderung durchgeführt hat, feststellbar sind (zB durch Beifügung von Datum und Unterschrift). Keinesfalls geändert werden dürfen
die Empfangsberechtigte oder der Empfangsberechtigte und deren oder dessen Bankverbindung,
die Zahlungspflichtige oder der Zahlungspflichtige und
der Zahlungsbetrag.
Gegebenenfalls ist eine neuerliche Anordnung zu erteilen und die ursprüngliche Anordnung zurückzunehmen.
(3) Schriftliche Anordnungen in Papierform sind der BHAG gesichert zu übermitteln und von dieser ordnungsgemäß im HV-System zu erfassen. Wurde eine schriftliche Anordnung in Papierform durch die BHAG im HV-System erfasst, hat die BHAG auf dieser Anordnung (Zahlungs- oder Verrechnungsauftrag) die vom HV-System vergebene Nummer der Anordnung händisch anzubringen.
(4) Eine elektronische Übermittlung einer Anordnung mit einer elektronischen Signatur außerhalb des HV-Systems ist einer schriftlichen Anordnung in Papierform nach Abs. 1 bis 3 gleichzusetzen.
Abschnitt
Art und Inhalt von Anordnungen
Mittelvormerkung
§ 30. (1) Um die Verrechnung eines Obligos nach § 65 zu veranlassen, ist eine Mittelvormerkung anzuordnen. Mittelvormerkungen sind auch anzuordnen, wenn zwischen Organen des Bundes Leistungsverpflichtungen auf Grund von § 63 Abs. 1 BHG 2013 begründet oder in Aussicht gestellt werden.
(2) Die Verrechnung von Obligos nach § 66, deren Leistungspflicht zum Teil oder zur Gänze erst in künftigen Finanzjahren eintritt, ist ebenfalls durch eine Mittelvormerkung anzuordnen. In der Anordnung sind die auf die einzelnen Finanzjahre entfallenden Teilbeträge anzugeben, sodass diese Teilbeträge im Verrechnungskreis Vorberechtigungen und Vorbelastungen als Obligo gebucht werden können. Liegen der Verrechnung von Obligos Dauerschuldverhältnisse zu Grunde, ist § 65 Abs. 4 anzuwenden.
Einzahlungs- und Auszahlungsanordnung
§ 31. (1) Für die Verrechnung von Forderungen und Verbindlichkeiten nach § 67 und den damit zusammenhängenden Erträgen und Aufwendungen sind Einzahlungs- oder Auszahlungsanordnungen zu erteilen. Hierzu gehören neben Ein- und Auszahlungen des Bundes von und an Dritte auch Zahlungsansprüche oder Zahlungsverpflichtungen auf Grund von Vergütungen für von den Organen des Bundes untereinander erbrachte Leistungen nach § 63 Abs. 1 BHG 2013 und Überweisungen der Organe des Bundes an andere Organe des Bundes, sofern sie auf Grund von Gesetzen vorgesehen sind. Weiters sind Einzahlungs- oder Auszahlungsanordnungen zu erteilen, wenn Einzahlungen anzunehmen oder Auszahlungen zu leisten sind, die nach § 34 Abs. 1 Z 9 bis 12 BHG 2013 nicht veranschlagt werden (Ersatzforderungen/Ersatzverbindlichkeiten zu absetzbaren Zahlungen).
(2) Für die Verrechnung von Forderungen oder Verbindlichkeiten auf Grund von Zahlungsansprüchen oder Zahlungsverpflichtungen, die nach § 34 Abs. 1 BHG 2013 nicht voranschlagswirksam zu verrechnen sind, ist gleichfalls eine Einzahlungs- oder Auszahlungsanordnung zu erteilen.
(3) Einzahlungs- und Auszahlungsanordnungen stellen gleichermaßen einen Zahlungsauftrag, als auch einen Verrechnungsauftrag dar.
Mit einer Einzahlungsanordnung wird das ausführende Organ in einem beauftragt,
den in der Anordnung bestimmten Zahlungsanspruch als Forderung bzw. als Ertrag zu verrechnen,
die Zahlung zur Tilgung der Forderung anzunehmen,
die Tilgung als Einzahlung zu verrechnen und
die Anlagen in die Anlagenbuchführung als Abgang aufzunehmen.
Mit einer Auszahlungsanordnung wird das ausführende Organ in einem beauftragt,
die in der Anordnung bestimmte Zahlungsverpflichtung als Verbindlichkeit bzw. als Aufwendung zu verrechnen,
die Zahlung zur Tilgung der Verbindlichkeit zu leisten,
die Tilgung als Auszahlung zu verrechnen und
die Anlagen in die Anlagenbuchführung als Zugang aufzunehmen.
(4) Einzahlungs- und Auszahlungsanordnungen sind grundsätzlich in elektronischer Form nach § 28 zu erteilen. Hierzu sind die Zahlungs- und Verrechnungsdaten nach Maßgabe der vom HV-System bereitgestellten Eingabemaske zu erfassen und freizugeben. Ist das Erlassen von Einzahlungs- und Auszahlungsanordnungen in elektronischer Form mangels direkter Anbindung an das HV-System nicht möglich, sind diese in schriftlicher Form nach § 29 zu erteilen.
(5) Für Anzahlungen, Vorauszahlungen und sonstige abrechnungspflichtige Gebarungsfälle ist zunächst die Verrechnung einer Forderung oder Verbindlichkeit in der entsprechenden Betragshöhe anzuordnen. Diese Geschäftsfälle sind nach § 96 Abs. 7 BHG 2013 nach ihrer Auszahlung durch die haushaltsführende Stelle grundsätzlich nach tatsächlich erbrachter Leistung, spätestens jedoch nach drei Jahren abzurechnen. Ist anlässlich der Abrechnung eine weitere Anordnung für eine Schlusszahlung (Ein- oder Auszahlung) zu erteilen, ist in dieser Anordnung die geleistete Anzahlung, Vorauszahlung oder sonstige Teilzahlung entsprechend zu berücksichtigen.
(6) Bei Darlehen, die gewährt werden, ist von der haushaltsführenden Stelle eine Auszahlungsanordnung für die Zuteilung des Darlehens an die Darlehensnehmerin oder den Darlehensnehmer und eine Annahmeanordnung mit den vereinbarten Rückzahlungsbeträgen zu erteilen.
(7) Periodisch wiederkehrende Zahlungen in gleich bleibender Höhe (zB Mieten) können mittels Daueranordnung (Dauereinzahlungs- oder Dauerauszahlungsanordnung) beauftragt werden, die entweder in elektronischer Form nach § 28 oder mangels direkter Anbindung an das HV-System in schriftlicher Form nach § 29 erteilt werden können.
(8) In den Fällen von absetzbaren Zahlungen ist ersatzweise die Verrechnung einer Forderung oder Verbindlichkeit mit den damit zusammenhängenden Aufwendungen und Erträgen anzuordnen (Ersatzforderung bzw. Ersatzverbindlichkeit):
bei Rückzahlungen von Ein- oder Auszahlungen (Gutschriften, Rückzahlungen und Vergütungen nach § 34 Abs. 1 Z 9, 11 und 12 BHG 2013 und Rückforderungen nach § 72 BHG 2013); die Verrechnung ist nach § 96 Abs. 4 BHG 2013 auf jenem Konto anzuordnen, auf dem die ursprüngliche Auszahlung verrechnet wurde. Für den Fall, dass dieses Konto in der Veranschlagung nicht oder nicht mehr vorgesehen ist, ist dessen Eröffnung nach § 62 BHG 2013 zu veranlassen.
bei Rückzahlungen von vermittlungsweise für ein anderes Organ nach § 65 BHG 2013 geleisteten Auszahlungen; für die Verrechnung gilt Z 1 sinngemäß, die Anordnung hat von den beteiligten Organen unter Beachtung des § 26 Abs. 4 BHG 2013 so zeitgerecht zu erfolgen, dass die Rückzahlung und die zugehörige Einzahlung nach § 96 Abs. 5 BHG 2013 in demselben Finanzjahr verrechnet werden.
(9) Die Verrechnung von Forderungen oder Verbindlichkeiten und den damit zusammenhängenden Aufwendungen und Erträgen nach § 66, die entweder zum Teil oder zur Gänze erst in künftigen Finanzjahren einzuheben oder zu leisten sind, sind ebenfalls durch Einzahlungs- oder Auszahlungsanordnungen anzuordnen. In der Anordnung sind die auf die einzelnen Finanzjahre entfallenden Teilbeträge anzugeben, sodass diese Teilbeträge als Vorberechtigungen oder Vorbelastungen als Forderung oder Verbindlichkeit gebucht werden können. Aufwendungen und Erträge sind entsprechend ihrer Zugehörigkeit zu den jeweiligen Finanzjahren abzugrenzen. Für die Erfassung von Beträgen für Dauerschuldverhältnisse ist § 65 Abs. 4 anzuwenden.
(10) Für Ein- oder Auszahlungen, die zu- oder abgeflossen sind bevor eine diesbezügliche Anordnung erteilt worden ist, ist die Erlassung einer Einzahlungs- oder Auszahlungsanordnung unverzüglich nachzuholen.
Verrechnungsanordnung
§ 32. (1) Verrechnungsanordnungen sind zu erteilen, wenn
Ein- und Auszahlungen umzubuchen sind (zB Umbuchungen zwischen Konten),
nicht voranschlagswirksam verrechnete Ein- oder Auszahlungen (zB Kautionen, Sicherstellungen) voranschlagswirksam zu verrechnen sind, oder
sonstige nicht finanzierungswirksame Verrechnungen vorzunehmen sind (zB Abschreibungen, Bildung von Rückstellungen).
(2) Verrechnungsanordnungen sind grundsätzlich in elektronischer Form nach § 28 zu erlassen. Hiezu sind die Verrechnungsdaten nach Maßgabe der vom HV-System bereitgestellten Eingabemaske zu erfassen und freizugeben. Ist das Erlassen von Einzahlungs- oder Auszahlungsanordnungen in elektronischer Form mangels direkter Anbindung an das HV-System nicht möglich, sind diese in schriftlicher Form nach § 29 zu erteilen.
Zugangs- und Abgangsanordnung
§ 33. (1) Die Anordnung zur entgeltlichen oder unentgeltlichen Annahme oder Abgabe von Sachen ist vom anordnenden Organ schriftlich mittels Zugangs- oder Abgangsanordnung durchzuführen, wobei es genügt, wenn Unterlagen zum Geschäftsfall übermittelt werden, aus denen der erforderliche Inhalt nach Abs. 2 hervorgeht. Von der haushaltsführenden Stelle ist bei einer entgeltlichen Annahme eine Auszahlungsanordnung, bei einer entgeltlichen Abgabe eine Anordnung für eine Forderung (Einzahlungsanordnung) und bei einer unentgeltlichen Annahme oder Abgabe eine Verrechnungsanordnung zu erteilen.
(2) Die Anordnung zur Annahme oder Abgabe von Sachen hat folgende Angaben zu enthalten:
Beschreibung der Sache, deren Menge und deren Wert sowie allfällige Mängelfeststellungen,
Lieferantin oder Lieferant bzw. Lieferungsempfängerin oder Lieferungsempfänger,
Ort und Zeit der Lieferung,
Datum und Unterschrift der Anordnungsbefugten oder des Anordnungsbefugten und
Angaben über den zu Grunde liegenden Sachverhalt der Annahme oder Abgabe von Sachen.
(3) Die Bestimmungen der Abs. 1 und 2 sind auch im Hinblick auf die Entgegennahme und die Ausfolgung von Wertsachen, die zur Verwahrung übernommen oder zurückgegeben werden, anzuwenden.
Abkürzung
BHV 2013
Abschnitt
Ausnahmebestimmungen
Übertragung der Anordnungsbefugnis an das ausführende Organ
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