por el cual se aprueban los Acuerdos números 026 de 1996 y 003 de 1997, de la Junta Directiva de la Caja de Previsión Social de Comunicaciones, Caprecom

• 1. Asesorar a los encargados de los archivos periféricos en el manejo de los mismos.

• 1. Facilitar a las diferentes dependencias de la Entidad los documentos que soliciten previo cumplimiento de los requisitos establecidos para el efecto.

• 1. Organizar, controlar y prestar el servicio de mensajería interna para la Empresa.

• 1. Recibir, radicar y despachar la correspondencia que llegue y salga de la Entidad.

• 1. Rendir los informes que le solicite la División de Recursos Físicos y los que de acuerdo con los reglamentos y normas deban presentar periódicamente.

• 1. Las demás que le sean asignadas en cumplimiento de su misión y objetivos.

• 1. Subdirección financiera

• 1. Proponer a la Dirección de la Empresa para su adopción, las políticas, estrategias, normas, procesos, estándares e índices de gestión para garantizar el desarrollo y crecimiento financiero de Caprecom.

• 1. Proponer a la Dirección de la Empresa para su adopción, las políticas, estrategias, normas, procesos, técnicas, estándares e índices de gestión en materia de contabilidad, presupuesto, costos, tesorería, facturación y cuentas por pagar a nivel corporativo y de cada negocio.

• 1. Apoyar la planeación, evaluación y control de las áreas estratégicas, de negocio, de apoyo, operativas y de auditoría en lo relacionado con asuntos financieros, para lograr los objetivos de cada negocio mediante una adecuada toma de decisiones.

• 1. Dirigir, orientar, coordinar supervisar, evaluar y controlar la elaboración de los planes y programas contables, presupuestales, de costos, tesorería facturación y cuentas por pagar, a nivel corporativo y de cada negocio.

• 1. Proponer a la Dirección de la Empresa para su adopción, los manuales de procedimientos financieros, relacionados con los sistemas de contabilidad, presupuesto, costos, tesorería, facturación y cuentas por pagar para cada negocio y nivel de la Entidad.

• 1. Aprobar y difundir indicadores financieros que permitan evaluar la eficiencia de los planes, programas y proyectos para cada negocio a nivel nacional y regional.

• 1. Dirigir y coordinar la elaboración de los informes y estados financieros. Coordinar los trámites para aprobación de la Dirección General y la Junta Directiva y posterior presentación ante las autoridades competentes que los requieran.

• 1. Proponer a la Dirección de la Empresa para su adopción, las políticas, estrategias, normas, procesos, estándares e índices de para la determinación y evaluación de costos.

• 1. Coordinar la elaboración y presentación de los informes que soliciten los entes de control externo, como la Superintendencia Bancaria, la Superintendencia de Salud, la Contraloría General de la República y demás que sean competentes, y los de control interno de la Empresa.

• 1. Coordinar con el Ministerio de Hacienda, Departamento Nacional de Planeación, Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, Ministerio de Salud, todos los asuntos referentes al presupuesto corporativo y de cada uno de los negocios de la Empresa.

• 1. Responder por la elaboración de los anteproyectos de presupuesto de cada dependencia adscrita a la Subdirección Financiera a Nivel Central y Regional. Presentar a la Oficina de Planeación el anteproyecto consolidado, de acuerdo con las normas y procedimientos sobre la materia.

• 1. Someter a consideración del Director General los proyectos de presupuesto corporativo y de cada uno de los negocios de la Empresa, y los proyectos de modificación o ajuste para su respectivo trámite.

• 1. Evaluar y controlar la ejecución del presupuesto corporativo, de cada negocio y de cada dependencia de la Empresa.

• 1. Definir las pautas generales para la elaboración de los programas mensuales y anuales de flujos de caja y de fondos.

• 1. Proponer para su adopción, las políticas, estrategias, normas, procesos, estándares e índices de rendimiento financiero, relacionados con la inversión de fondos en forma directa y a través de fiducias.

• 1. Proponer a la Dirección de la Empresa para su adopción, las políticas, estrategias, normas y procesos relacionados con la planeación y evaluación económica de los proyectos e inversiones que requiera la Empresa.

• 1. Proponer a la Dirección de la Empresa para su adopción, las políticas, estrategias, normas, procesos, estándares e índices de rendimiento financiero para el manejo de los excedentes de tesorería, las operaciones bancarias y la administración y custodia de los documentos de valor.

• 1. Proponer a la Dirección de la Empresa para su adopción, las políticas, estrategias, normas, procesos, estándares e índices de gestión para el manejo de los impuestos, tributaciones y reservas legales a cargo de Caprecom.

• 1. Proponer a la Dirección de la Empresa para su adopción, las políticas, estrategias, normas, procesos, estándares e índices de gestión para las operaciones de endeudamiento interno y externo.

• 1. Establecer los parámetros de los modelos de costos que se diseñen para cada uno de los negocios de Caprecom.

• 1. Dirigir, coordinar, evaluar y controlar las actividades de la Tesorería General y las tesorerías delegadas en las Direcciones Regionales y en los negocios especiales, de acuerdo con las normas vigentes sobre la materia.

• 1. Proponer a la Dirección de la Empresa para su adopción, las políticas, estrategias, normas, procesos e índices de gestión para los recaudos provenientes de los negocios de Caprecom.

• 1. Diseñar y actualizar las herramientas necesarias para el análisis de la gestión financiera.

• 1. Articular el trabajo que realizan las dependencias bajo su responsabilidad, con el fin de que éste se desarrolle dentro de una concepción clara y participativa de la gestión empresarial.

• 1. Participar en la definición del Sistema de Control Interno en las áreas de su competencia, responder por su aplicación y cumplimiento.

• 1. Participar activa y efectivamente en la elaboración de manuales de procedimientos, desarrollo de estudios y proponer acciones concretas para la simplificación y mejoramiento continuo del trabajo.

• 1. Velar por el cumplimiento y adecuada aplicación de las políticas, normas y procedimientos relacionados con la administración y desarrollo de los recursos humanos de la dependencia.

• 1. Participar en la definición del inventario de necesidades de formación y capacitación del personal de su dependencia, y cumplir con el desarrollo de los planes en esta materia.

• 1. Participar en el diseño de los sistemas de información de la Subdirección.

• 1. Establecer y mantener mecanismos de coordinación e intercambio de información con las dependencias de la Empresa, en concordancia con las políticas y normas que establezca la Oficina de Comunicaciones.

• 1. Participar en la definición y desarrollo de los planes estratégicos corporativos y definir los de la Subdirección.

• 1. Las demás que le asigne la Dirección General de la Empresa, o las que como resultado de la operación o de nuevas directrices tanto internas como externas deban ser adoptadas en las áreas de su competencia.

14.1 División de presupuesto

• 1. Proponer a la Dirección de la Empresa para su adopción, las políticas, estrategias, normas, procesos, estándares e índices de gestión para la elaboración, ejecución, evaluación y control del presupuesto.

• 1. Diseñar las políticas, normas y procedimientos en materia presupuestal a nivel corporativo y para cada negocio y dependencia de la Entidad.

• 1. Preparar la información requerida para someter a consideración del Director General los proyectos de presupuesto por cada negocio y demás modificaciones y ajustes para su respectivo trámite.

• 1. Evaluar y controlar la ejecución del presupuesto de cada negocio y de cada dependencia de la Empresa.

• 1. Definir las pautas generales para la elaboración de los programas mensuales y anuales de flujos de caja y de fondos.

• 1. Administrar el Sistema de Información Presupuestal.

• 1. Cumplir y hacer cumplir las políticas, normas, procesos, técnicas, estándares e índices de gestión relacionados con elaboración, ejecución, evaluación y control del presupuesto. Asesorar y velar por su cumplimiento en las dependencias de los Niveles Central y Regional.

• 1. Efectuar el seguimiento y control financiero a la ejecución presupuestal de las regionales.

• 1. Diseñar las políticas, normas y procedimientos en materia presupuestal a nivel corporativo y para cada negocio y dependencia de la Entidad.

• 1. Consolidar la ejecución presupuestal de ingresos y gastos a nivel nacional.

• 1. Controlar la Ejecución del PAC del Nivel Central y de las regionales.

• 1. Efectuar la desagregación de las apropiaciones de ingresos y gastos para cada vigencia.

• 1. Preparar los informes de Ejecución Presupuestal de Ingresos y Gastos consolidados a nivel nacional y remitirlos a las Entidades correspondientes.

• 1. Elaborar los estudios, análisis y demás informes que requiera la Subdirección Financiera.

• 1. Preparar conjuntamente con la Oficina de Planeación los acuerdos de las modificaciones presupuestales con los respectivos estudios económicos que los sustenten.

• 1. Elaborar las resoluciones de los traslados presupuestales que ordene la Subdirección Financiera.

• 1. Elaborar las proyecciones de ingreso para el trámite de adiciones presupuestales.

• 1. Articular el trabajo que realizan las personas bajo su responsabilidad, con el fin de que éste se desarrolle dentro de una concepción clara y participativa de la gestión empresarial.

• 1. Participar en la definición del Sistema de Control Interno en las áreas de su competencia, responder por su aplicación y cumplimiento.

• 1. Participar activa y efectivamente en la elaboración de manuales de procedimientos, desarrollo de estudios y proponer acciones concretas para la simplificación y mejoramiento continuo del trabajo.

• 1. Asesorar a las dependencias de la Empresa en la elaboración de los anteproyectos de presupuesto en lo de competencia.

• 1. Velar por el cumplimiento y adecuada aplicación de las políticas, normas y procedimientos relacionados con la administración y desarrollo de los recursos humanos de la dependencia.

• 1. Participar en la definición del inventario de necesidades de formación y capacitación del personal de su dependencia, y cumplir con el desarrollo de los planes en esta materia.

• 1. Participar en el diseño de los sistemas de información de la División.

• 1. Establecer y mantener mecanismos de coordinación e intercambio de información con las dependencias de la Empresa, en concordancia con las políticas y normas que establezca la Oficina de Comunicaciones.

• 1. Participar en la definición y desarrollo de los planes estratégicos corporativos.

• 1. Las demás que le asigne la Subdirección Financiera, o las que como resultado de la operación o de nuevas directrices tanto internas como externas deban ser adoptadas en las áreas de su competencia.

14.2 División de recursos financieros

• 1. Ejecutar los estudios relacionados con la planeación y evaluación económica de los proyectos e inversiones que requiera la Empresa o que sean solicitados por el Comité de Inversiones.

• 1. Asesorar y apoyar a las áreas de planeación operativa de los negocios, a Nivel Central y Regional, en la planeación y evaluación económica de los servicios que ofrece Caprecom y que estén bajo su responsabilidad.

• 1. Dirigir, coordinar, evaluar y controlar el manejo de las inversiones de fondos y excedentes de tesorería que haga la Empresa, de acuerdo con las políticas, normas y procedimientos que se adopten.

• 1. Coordinar con la Subdirección de Entidad Promotora de Salud E.P.S., la evaluación permanente de los márgenes de liquidez y solvencia, de acuerdo con las normas sobre la materia.

• 1. Aplicar los indicadores financieros para evaluar la eficiencia de los planes, programas y proyectos para cada negocio a nivel nacional y regional.

• 1. Evaluar permanentemente el desempeño financiero a nivel corporativo y en cada uno de los negocios de la Empresa. Presentar los informes ejecutivos con la periodicidad y contenido que establezca la Secretaría General y la Subdirección Financiera, y los conceptos y recomendaciones que propendan por el bienestar y crecimiento económico de Caprecom.

• 1. Mantener informada a la Subdirección Financiera sobre el resultado de las inversiones que la Entidad haya realizado en el Sistema Bancario Nacional.

• 1. Articular el trabajo que realizan las dependencias bajo su responsabilidad, con el fin de que éste se desarrolle dentro de una concepción clara y participativa de la gestión empresarial.

• 1. Participar en la definición del Sistema de Control Interno en las áreas de su competencia, responder por su aplicación y cumplimiento.

• 1. Participar activa y efectivamente en la elaboración de manuales de procedimientos, desarrollo de estudios y proponer acciones concretas para la simplificación y mejoramiento continuo del trabajo.

• 1. Participar en la definición del anteproyecto de presupuesto, con base en los planes, e inversiones de su competencia, y velar por su adecuada ejecución.

• 1. Velar por el cumplimiento y adecuada aplicación de las políticas, normas y procedimientos relacionados con la administración y desarrollo de los recursos humanos de la dependencia.

• 1. Participar en la definición del inventario de necesidades de formación y capacitación del personal de su dependencia, y cumplir con el desarrollo de los planes en esta materia.

• 1. Participar en el diseño de los sistemas de información de la División.

• 1. Establecer y mantener mecanismos de coordinación e intercambio de información con las dependencias de la Empresa, en concordancia con las políticas y normas que establezca la Oficina de Comunicaciones.

• 1. Participar en la definición y desarrollo de los planes estratégicos corporativos.

• 1. Las demás que le asigne la Subdirección Financiera o las que como resultado de la operación o de nuevas directrices tanto internas como externas deban ser adoptadas en las áreas de su competencia.

14.2.1 Departamento de evaluación y planeación económica

• 1. Apoyar a las dependencias que le señale la Dirección General en la elaboración de estudios especiales y realizar proyecciones de carácter financiero requeridas al interior de la Empresa.

• 1. Realizar y presentar a consideración de la Subdirección Financiera, el análisis de los estados financieros e informes presupuestales, de tesorería y de recaudo de la Empresa.

• 1. Realizar las proyecciones de los flujos de caja de cada uno de los negocios de Caprecom, con el fin de que sirvan como base para establecer excesos o defectos de liquidez diaria.

• 1. Realizar los análisis periódicos de composición de los portafolios de inversiones y efectuar las recomendaciones pertinentes.

• 1. Proponer las políticas, planes, objetivos y estrategias para la administración de los recursos financieros de la Empresa y velar por su ejecución.

• 1. Evaluar permanentemente el desempeño financiero a nivel corporativo y en cada uno de los negocios de la Empresa. Presentar los informes ejecutivos con la periodicidad y contenido que establezca la Subdirección Financiera, y los conceptos y recomendaciones que propendan por el bienestar y crecimiento económico de Caprecom.

• 1. Las demás que le sean asignadas en cumplimiento de su misión y objetivos.

14.2.2 Departamento de fiducias e inversiones

• 1. Efectuar las inversiones de cada uno de los sistemas que administra Caprecom, de los recursos y fondos de reservas, bajo los principios de seguridad, liquidez y rentabilidad, conforme a los lineamientos de la Dirección General, el Comité de Inversiones y las normas vigentes sobre la materia.

• 1. Diseñar y proponer las políticas, y estrategias de cobertura de los riesgos de tasa de interés.

• 1. Supervisar los convenios que se celebren con las entidades financieras para el manejo de las inversiones de la Empresa.

• 1. Diseñar en coordinación con las dependencias que determine la Dirección General, los procedimientos necesarios, que garanticen la custodia y debido manejo de los títulos valores que respaldan las inversiones, claves y sellos.

• 1. Las demás que le sean asignadas en cumplimiento de su misión y objetivos.

14.3 División de tesorería

• 1. Participar en la definición de las políticas, normas, procesos, técnicas, estándares e índices de gestión en materia de tesorería, facturación y cuentas por pagar. Asesorar y velar por su cumplimiento en las dependencias de los Niveles Central y Regional.

• 1. Dirigir, orientar, coordinar, supervisar, evaluar y controlar la elaboración y ejecución de los planes y programas de tesorería facturación y cuentas por pagar, a nivel corporativo y de cada negocio.

• 1. Asesorar y apoyar a las tesorerías delegadas de las Direcciones Regionales y de los negocios especiales de Caprecom en el cumplimiento y adecuada aplicación de los manuales de procedimientos financieros, relacionados con los sistemas de tesorería, facturación y cuentas por pagar. Presentar los informes ejecutivos con la periodicidad y contenido que establezca la Subdirección Financiera, y los conceptos y recomendaciones que propendan por el manejo claro, transparente y objetivo de los fondos de la Empresa.

• 1. Cumplir y hacer cumplir las pautas generales para la elaboración de los programas mensuales y anuales de flujos de caja y de fondos.

• 1. Cumplir y hacer las políticas, normas, procesos, estándares e índices de rendimiento financiero para el manejo de los excedentes de tesorería.

• 1. Dirigir, coordinar, evaluar y controlar las actividades de la Tesorería General y las tesorerías delegadas en las Direcciones Regionales y en los negocios especiales, de acuerdo con las normas vigentes sobre la materia.

• 1. Proponer a la Dirección de la Empresa para su adopción, las políticas, estrategias, normas, procesos e índices de gestión para los recaudos provenientes de los negocios de Caprecom.

• 1. Cumplir y hacer cumplir las políticas, estrategias, normas, procesos, estándares e índices de gestión para el manejo de los impuestos, tributaciones y reservas legales a cargo de Caprecom.

• 1. Asesorar a las tesorerías delegadas en la Direcciones Regionales y en los negocios especiales de Caprecom en el adecuado cumplimiento y aplicación de las políticas, estrategias, normas, procesos, estándares e índices de gestión para el manejo de los impuestos, tributaciones y reservas legales a cargo de Caprecom.

• 1. Participar en el diseño de las políticas, estrategias, normas, procesos, estándares e índices de gestión en las operaciones de endeudamiento interno y externo.

• 1. Cumplir y hacer cumplir las políticas, estrategias, normas, procesos, estándares e índices de gestión en las operaciones bancarias y en la administración y custodia de documentos de valor.

• 1. Reportar la información relacionada con el área a los organismos de vigilancia y control.

• 1. Cumplir y hacer cumplir las políticas, estrategias, normas, procesos, estándares e índices de gestión en las operaciones de recuperación de cartera tanto jurídica como prejurídica.

• 1. Efectuar la coordinación para el control de las entidades o personas autorizadas para efectuar el recaudo.

• 1. Coordinar la recepción y trámite de las cuentas para pago, que reúnan los requisitos legales y administrativos.

• 1. Coordinar con la Subdirección E.P.S., los trámites para pago de personas naturales y jurídicas contratadas para la prestación de servicios de salud.

• 1. Recibir las autorizaciones y tramitar el pago de los gastos de transporte generados en las remisiones y de los reembolsos que soliciten los afiliados, dentro de los plazos, tarifas, condiciones y requisitos previstos, previo cumplimiento de las disposiciones sobre esta materia.

• 1. Coordinar con la Subdirección E.P.S., el recibo de la información requerida para ejecutar los procesos de compensación y giro al Fondo de Solidaridad y Garantía.

• 1. Definir los procedimientos y coordinar con los empleadores, con las Administradoras de Riesgos Profesionales y con el Fondo de Solidaridad y Garantía, el reconocimiento y pago de las incapacidades y licencias por enfermedad general, maternidad, enfermedad profesional y accidentes de trabajo, de los afiliados que tengan estos derechos, de conformidad con las normas, condiciones y procedimientos previstos en las normas vigentes sobre la materia.

• 1. Descontar en las declaraciones de giro y compensación, los saldos a favor de la E.P.S. que se deriven de errores presentados en la declaración de giro y compensación del mes inmediatamente anterior.

• 1. Destinar el porcentaje de la cotización que de acuerdo con la ley, disponga el Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud, a las actividades de Promoción de la Salud que deben desarrollar las E.P.S. y que estén incluidas en el Plan Obligatorio de Salud.

• 1. Responder por el giro oportuno a la Subcuenta de Promoción de la Salud del Fondo de Solidaridad y Garantía, de los recursos destinados a las Actividades de Promoción de la Salud que no fuesen ejecutados dentro del período correspondiente, con la periodicidad y dentro de los plazos que establezcan las normas sobre la materia.

• 1. Responder por el giro oportuno al Fondo de Solidaridad y Garantía, el valor correspondiente al porcentaje de la cotización de solidaridad del régimen contributivo de conformidad con lo dispuesto en la ley.

• 1. Responder por el giro oportuno a la Subcuenta de Compensación del Fondo de Solidaridad y Garantía, dentro del plazo que establezca la ley, la diferencia positiva entre los ingresos provenientes de las cotizaciones de sus afiliados y el valor que por todos y cada uno de ellos le reconoce el Sistema General de Seguridad Social en Salud a cada E.P.S., por concepto del Plan Obligatorio de Salud y de los demás beneficios que el sistema otorga, o cobrar la diferencia en caso de ser negativa.

• 1. Enviar trimestralmente al Fondo de Solidaridad y Garantía, la información relacionada con los desembolsos efectuados por concepto del pago de la prestación de los servicios, discriminada por grupos de riesgo (edad, género y localización) y por patología.

• 1. Establecer Sistemas de Información con las especificaciones y periodicidad que determine el Ministerio de Salud y la Superintendencia Nacional de Salud dentro de sus competencias respectivas, a efecto de lograr el adecuado seguimiento y control de su actividad y del Sistema General de Seguridad Social en Salud.

• 1. Manejar los recursos de la seguridad social originados en las cotizaciones de los afiliados al sistema en cuentas independientes del resto de rentas y bienes de la Entidad.

• 1. Coordinar con la Subdirección Entidad Promotora de Salud E.P.S la preparación y envío al Fondo de Solidaridad y Garantía, de las declaraciones de corrección en los casos en que se detecte errores u omisiones en las declaraciones de giro y compensación, junto con el pago del valor correspondiente al error u omisión, dentro del plazo que establezcan las normas sobre la materia.

• 1. Pagar con recursos propios de la E.P.S., el valor de las multas impuestas por el Fondo de Solidaridad y Garantía por concepto del reporte y pago extemporáneo de los valores correspondientes a corrección de errores u omisiones. El valor de estas multas será consignado en la Subcuenta de Solidaridad.

• 1. Recaudar, pagar y hacer las transferencias de los recursos por intermedio de instituciones financieras, intermediarios de seguros u otras entidades, con el fin de ejecutar, las actividades propias de los servicios que ofrezcan, de acuerdo con las disposiciones adoptadas por la Empresa.

• 1. Articular el trabajo que realizan las diferentes dependencias bajo su responsabilidad, con el fin de que éste se desarrolle dentro de una concepción clara y participativa de la gestión empresarial.

• 1. Participar en la definición del Sistema de Control Interno en las áreas de su competencia, responder por su aplicación y cumplimiento.

• 1. Participar activa y efectivamente en la elaboración de manuales de procedimientos, desarrollo de estudios y proponer acciones concretas para la simplificación y mejoramiento continuo del trabajo.

• 1. Participar en la definición del anteproyecto de presupuesto, con base en los planes, e inversiones de su competencia, y velar por su adecuada ejecución.

• 1. Velar por el cumplimiento y adecuada aplicación de las políticas, normas y procedimientos relacionados con la administración y desarrollo de los recursos humanos de la dependencia.

• 1. Participar en la definición del inventario de necesidades de formación y capacitación del personal de su dependencia, y cumplir con el desarrollo de los planes en esta materia.

• 1. Participar en el diseño de los sistemas de información de la División.

• 1. Establecer y mantener mecanismos de coordinación e intercambio de información con las dependencias de la Empresa, en concordancia con las políticas y normas que establezca la Oficina de Comunicaciones.

• 1. Participar en la definición y desarrollo de los planes estratégicos corporativos.

• 1. Las demás que le asigne la Subdirección Financiera, o las que como resultado de la operación o de nuevas directrices tanto internas como externas deban ser adoptadas en las áreas de su competencia.

14.3.1 Departamento de cartera y recaudo

• 1. Cumplir y hacer cumplir las políticas, normas, procesos, técnicas, estándares e índices de gestión en materia de facturación. Asesorar y velar por su cumplimiento en las dependencias de los Niveles Central y Regional.

• 1. Ejecutar, controlar y evaluar los planes y programas de facturación y cuentas por pagar, a nivel corporativo y de cada negocio.

• 1. Asesorar y apoyar a las tesorerías delegadas de las Direcciones Regionales y de los negocios especiales de Caprecom en el cumplimiento y adecuada aplicación de los manuales de procedimientos financieros, relacionados con los sistemas facturación. Presentar los informes ejecutivos con la periodicidad y contenido que establezca la Subdirección Financiera, y los conceptos y recomendaciones que propendan por el manejo claro, transparente y objetivo de los fondos de la Empresa.

• 1. Coordinar con la Subdirección Jurídica, lo pertinente al cobro de la cartera morosa.

• 1. Responder por la facturación clara, veraz y oportuna en las Regionales y en los negocios especiales, de acuerdo con las normas vigentes sobre la materia.

• 1. Desarrollar en coordinación con la Subdirección Financiera las políticas, estrategias, normas, procesos e índices de gestión para los recaudos provenientes de los negocios de Caprecom.

• 1. Cumplir y hacer cumplir las políticas, estrategias, normas, procesos, estándares e índices de gestión en las operaciones de recuperación de cartera tanto jurídica como prejurídica.

• 1. Ejercer el control sobre las entidades o personas autorizadas para efectuar el recaudo.

• 1. Coordinar con la Subdirección Entidad Promotora de Salud E.P.S, el cobro oportuno a las Administradoras de Riesgos profesionales o compañías aseguradoras por concepto de atención en accidentes de trabajo y enfermedad profesional.

• 1. Coordinar con los empleadores, con las Administradoras de Riesgos Profesionales y con el Fondo de Solidaridad y Garantía, el reconocimiento y pago de las incapacidades y licencias por enfermedad general, maternidad, enfermedad profesional y accidentes de trabajo, de conformidad con las normas, condiciones y procedimientos previstos en las normas vigentes sobre la materia.

• 1. Diseñar en coordinación con la División de Tesorería los procedimientos necesarios para realizar la conciliación entre los informes de recaudos presentados por las entidades contratadas para este servicio, y las tesorerías regionales, los informes producidos por el sistemas de información de la Empresa y los ingresos reflejados en el estado de Tesorería.

• 1. Repetir en coordinación con la E.P.S e I.P.S. contra las entidades encargadas de administrar los recursos del seguro de accidente de trabajo y enfermedad profesional a que esté afiliado el respectivo trabajador, conforme a las disposiciones legales que rijan la materia.

• 1. Supervisar el cumplimiento de las autorizaciones concedidas o de los convenios y contratos que se suscriban con entidades, para el recaudo de los aportes.

• 1. Proponer y evaluar las políticas y estrategias en materia de cobranzas y cobro coactivo a nivel nacional y establecer los mecanismos para su correcta aplicación en todos los niveles de la Empresa.

• 1. Determinar las condiciones y suscribir los acuerdos de pago con los deudores morosos de la Empresa de acuerdo con las competencias, cuantías y normas vigentes sobre la materia.

• 1. Las demás que le sean asignadas en cumplimiento de su misión y objetivos.

14.3.2 Departamento de cotización y compensación

• 1. Cumplir y hacer cumplir las políticas, normas, procesos, técnicas, estándares e índices de gestión relacionados con las áreas de su competencia Asesorar y velar por su cumplimiento en las dependencias de los Niveles Central y Regional.

• 1. Reportar la información relacionada con el área a los organismos de vigilancia y control.

• 1. Coordinar con la Subdirección E.P.S., el recibo de la información requerida para ejecutar los procesos de compensación y giro al Fondo de Solidaridad y Garantía.

• 1. Descontar en las declaraciones de giro y compensación, los saldos a favor de la E.P.S. que se deriven de errores presentados en la declaración de giro y compensación del mes inmediatamente anterior.

• 1. Destinar el porcentaje de la cotización que de acuerdo con la ley, disponga el Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud, a las actividades de Promoción de la Salud que deben desarrollar las E.P.S. y que estén incluidas en el Plan Obligatorio de Salud.

• 1. Responder por el giro oportuno a la Subcuenta de Promoción de la Salud del Fondo de Solidaridad y Garantía, los recursos destinados a las Actividades de Promoción de la Salud que no fuesen ejecutados dentro del período correspondiente, con la periodicidad y dentro de los plazos que establezcan las normas sobre la materia.

• 1. Responder por el giro oportuno al Fondo de Solidaridad y Garantía, el valor correspondiente al porcentaje de la cotización de solidaridad del régimen contributivo de conformidad con lo dispuesto en la ley.

• 1. Preparar la información y responder por el giro mensual a la Subcuenta de Compensación del Fondo de Solidaridad y Garantía, dentro del plazo que establezca la ley, la diferencia positiva entre los ingresos provenientes de las cotizaciones de sus afiliados y el valor que por todos y cada uno de ellos le reconoce el Sistema General de Seguridad Social en Salud a cada E.P.S., por concepto del Plan Obligatorio de Salud y de los demás beneficios que el sistema otorga, o cobrar la diferencia en caso de ser negativa.

• 1. Enviar trimestralmente al Fondo de Solidaridad y Garantía, la información relacionada con los desembolsos efectuados por concepto del pago de la prestación de los servicios, discriminada por grupos de riesgo (edad, género y localización) y por patología.

• 1. Responder por el manejo y actualización de los Sistemas de Información diseñados para el adecuado seguimiento y control de su actividad y del Sistema General de Seguridad Social en Salud.

• 1. Manejar los recursos de la seguridad social originados en las cotizaciones de los afiliados al sistema en cuentas independientes del resto de rentas y bienes de la Entidad.

• 1. Coordinar con Subdirección E.P.S la preparación y envío al Fondo de Solidaridad y Garantía, de las declaraciones de corrección en los casos en que se detecte errores u omisiones en las declaraciones de giro y compensación, junto con el pago del valor correspondiente al error u omisión, dentro del plazo que establezcan las normas sobre la materia.

• 1. Ordenar el pago con recursos propios de la E.P.S por concepto de multas por el Fondo de Solidaridad y Garantía en razón del pago extemporáneo en errores u omisiones.

• 1. Velar por el recaudo, pago y hacer las transferencias de los recursos por intermedio de instituciones financieras, intermediarios de seguros u otras entidades, con el fin de ejecutar, las actividades propias de los servicios que ofrezcan, de acuerdo con las disposiciones adoptadas por la Empresa.

• 1. Las demás que le sean asignadas en cumplimiento de su misión y objetivos.

14.3.3 Departamento de atención a proveedores y control de cuentas

• 1. Proponer a la Dirección de la Empresa para su adopción, las políticas, estrategias, normas, procesos, estándares e índices de gestión relacionados con la atención de proveedores y contratistas y los trámites para el pago de sus obligaciones.

• 1. Asesorar y apoyar a las Direcciones Regionales en la aplicación de las políticas, normas, procesos, estándares e índices de gestión relacionados con la atención de proveedores y contratistas y los trámites para el pago de sus obligaciones. Velar por su estricto cumplimientos y presentar los informes ejecutivos con la periodicidad y contenido que establezca la Subdirección Financiera, y los conceptos y recomendaciones que propendan por el manejo claro, transparente y objetivo del pago de cuentas.

• 1. Velar el cumplimiento de los requisitos y condiciones de las cuentas de cobro presentadas a la Empresa e informar oportunamente a los proveedores y contratistas sobre las inconsistencias detectadas.

• 1. Administrar y custodiar y mantener actualizado el sistema de información donde se registren las obligaciones contraidas con los proveedores y contratistas y se haga un seguimiento al trámite de pago de cada una de ellas.

• 1. Informar a los proveedores y contratistas de Caprecom, sobre el estado del trámite de pago de sus obligaciones a nivel nacional, y supervisar estos procesos a Nivel Regional.

• 1. Las demás que le sean asignadas en cumplimiento de su misión y objetivos.

14.3.4 Departamento de recaudo y pagaduría

• 1. Cumplir y hacer cumplir las políticas, normas, procesos, técnicas, estándares e índices de gestión en materia de tesorería y cuentas por pagar. Asesorar y velar por su cumplimiento en las dependencias de los Niveles Central y Regional.

• 1. Ejecutar, evaluar y controlar los planes y programas de tesorería y cuentas por pagar, a nivel corporativo y de cada negocio.

• 1. Recaudar, pagar y ordenar las transferencias de los recursos, dentro de la normatividad legal y administrativa.

• 1. Girar oportunamente al Fondo de Solidaridad y Garantía los recursos que indique el Departamento de Cotización y Compensación

• 1. Asesorar y apoyar a las tesorerías delegadas de las Direcciones Regionales y de los negocios especiales de Caprecom en el cumplimiento y adecuada aplicación de los manuales de procedimientos financieros, relacionados con los sistemas de tesorería, facturación y cuentas por pagar. Presentar los informes que establezca la Subdirección Financiera, y los conceptos y recomendaciones que propendan por el manejo claro, transparente y objetivo de los fondos de la Empresa.

• 1. Elaborar en coordinación con la Subdirección Financiera los programas mensuales y anuales de flujos de caja y de fondos.

• 1. Cumplir y hacer las políticas, normas, procesos, estándares e índices de rendimiento financiero para el manejo de los excedentes de tesorería.

• 1. Dirigir, coordinar, evaluar y controlar las actividades de la Tesorería General y las tesorerías delegadas en las Direcciones Regionales y en los negocios especiales, de acuerdo con las normas vigentes sobre la materia.

• 1. Coordinar con las tesorerías delegadas en las Direcciones Regionales y en los negocios especiales de Caprecom, el adecuado cumplimiento y aplicación de las políticas, estrategias, normas, procesos, estándares e índices de gestión para el manejo de los impuestos, tributaciones y reservas legales a cargo de Caprecom.

• 1. Cumplir y hacer cumplir las políticas, estrategias, normas, procesos, estándares e índices de gestión en las operaciones bancarias y en la administración y custodia de documentos de valor.

• 1. Reportar la información relacionada con el área a los organismos de vigilancia y control.

• 1. Tramitar las cuentas para pago, que reúnan los requisitos legales y administrativos.

• 1. Coordinar con la Subdirección E.P.S., los trámites para pago de personas naturales y jurídicas contratadas para la prestación de servicios de salud.

• 1. Recibir las autorizaciones y tramitar el pago de los gastos de transporte generados en las remisiones y de los reembolsos que soliciten los afiliados, dentro de los plazos, tarifas, condiciones y requisitos previstos, previo cumplimiento de las disposiciones sobre esta materia.

• 1. Pagar con recursos propios de la E.P.S., el valor de las multas impuestas por el Fondo de Solidaridad y Garantía por concepto del reporte y pago extemporáneo de los valores correspondientes a corrección de errores u omisiones. El valor de estas multas será consignado en la Subcuenta de Solidaridad.

• 1. Recaudar, pagar y hacer las transferencias de los recursos por intermedio de instituciones financieras, intermediarios de seguros u otras entidades, con el fin de ejecutar, las actividades propias de los servicios que ofrezcan, de acuerdo con las disposiciones adoptadas por la Empresa.

• 1. Responder por la custodia y actualización los sistemas de información financiera relacionados con las áreas de su competencia.

• 1. Las demás que le sean asignadas en cumplimiento de su misión y objetivos.

14.4 División de contabilidad

• 1. Cumplir y hacer cumplir las políticas, normas, procesos, técnicas, estándares e índices de gestión en materia de contabilidad general, contabilidad de costos y presentación de estados financieros. Asesorar y velar por su cumplimiento en las áreas financieras de los Niveles Central y Regional.

• 1. Dirigir, orientar, coordinar supervisor, evaluar y controlar la elaboración y ejecución de los planes y programas de contabilidad general, contabilidad de costos y presentación de estados financieros a nivel corporativa y de cada negocio.

• 1. Asesorar y apoyar a las tesorerías delegadas de las Direcciones Regionales y de los negocios especiales de Caprecom en el cumplimiento y adecuada aplicación de los manuales de contabilidad general, contabilidad de costos y presentación de estados financieros. Presentar los informes ejecutivos con la periodicidad y contenido que establezca la Subdirección Financiera.

• 1. Dirigir, coordinar, evaluar y controlar las actividades de las áreas de contabilidad general y de costos de las Direcciones Regionales y en los negocios especiales, de acuerdo con las normas vigentes sobre la materia.

• 1. Proponer a la Dirección de la Empresa para su adopción, las políticas, estrategias, normas, procesos e índices de gestión para la contabilización de los ingresos provenientes de los negocios de Caprecom.

• 1. Cumplir y hacer cumplir las políticas, estrategias, normas, procesos, estándares e índices de gestión para el manejo de los impuestos, tributaciones y reservas legales a cargo de Caprecom.

• 1. Determinar y evaluar los resultados de la Gestión Contable mediante la elaboración y análisis de los Estados Financieros que permitan la toma de decisiones por parte de los niveles directivos de la Empresa.

• 1. Procesar y presentar los estados financieros y libros de contabilidad para cada uno de los negocios que maneje la Empresa, aplicando las normas, técnicas y métodos oficialmente aceptados.

• 1. Administrar y custodiar los documentos fuentes en los Libros Diarios.

• 1. Cumplir y hacer cumplir las políticas, normas, procesos, técnicas, estándares e índices de gestión para la determinación, evaluación y contabilización de costos.

• 1. Elaborar los informes de costos con base en la información suministrada por los Sistemas de Información Financiera de cada uno de los negocios de Caprecom.

• 1. Consolidar el costo total a nivel corporativo, por negocio y por Dirección Regional

• 1. Analizar los resultados de costos y presentar los informes ejecutivos con la periodicidad y contenido que establezca la Subdirección Financiera, y los conceptos y recomendaciones que coadyuven a la racionalización y contención de costos en los negocios y operaciones de la Empresa.

• 1. Establecer sistemas de costos, facturación y publicidad de acuerdo con las condiciones técnicas de presupuesto, contabilidad e informática que establezcan las normas sobre la materia.

• 1. Preparar y remitir a la Subdirección Entidad Promotora de Salud E.P.S. la información sobre los estados financieros que ésta debe publicar, para permitir que los usuarios tomen racionalmente sus decisiones, de conformidad con los parámetros que determine la Superintendencia Nacional de Salud.

• 1. Articular el trabajo que realizan las diferentes dependencias bajo su responsabilidad, con el fin de que éste se desarrolle dentro de una concepción clara y participativa de la gestión empresarial.

• 1. Participar en la definición del Sistema de Control Interno en las áreas de su competencia, responder por su aplicación y cumplimiento.

• 1. Participar activa y efectivamente en la elaboración de manuales de procedimientos, desarrollo de estudios y proponer acciones concretas para la simplificación y mejoramiento continuo del trabajo.

• 1. Participar en la definición del anteproyecto de presupuesto, con base en los planes, e inversiones de su competencia, y velar por su adecuada ejecución.

• 1. Velar por el cumplimiento y adecuada aplicación de las políticas, normas y procedimientos relacionados con la administración y desarrollo de los recursos humanos de la dependencia.

• 1. Participar en la definición del inventario de necesidades de formación y capacitación del personal de su dependencia, y cumplir con el desarrollo de los planes en esta materia.

• 1. Participar en el diseño de los sistemas de información de la División.

• 1. Establecer y mantener mecanismos de coordinación e intercambio de información con las dependencias de la Empresa, en concordancia con las políticas y normas que establezca la Oficina de Comunicaciones.

• 1. Participar en la definición y desarrollo de los planes estratégicos corporativos.

• 1. Las demás que le asigne la Subdirección Financiera o las que como resultado de la operación o de nuevas directrices tanto internas como externas deban ser adoptadas en las áreas de su competencia.

14.4.1 Departamento de impuestos y tributaciones

• 1. Cumplir y hacer cumplir las políticas, normas, procesos, y procedimientos establecidos por la Empresa en materia Tributaria. Asesorar y velar por su cumplimiento en las áreas contables de los Niveles Central y Regional.

• 1. Cumplir y hacer cumplir las normas Tributarias relacionadas con los negocios de Caprecom.

• 1. Elaborar las Declaraciones Tributarias y sus respectivos anexos, coordinar con la División de Tesorería el pago oportuno.

• 1. Coordinar la entrega oportuna de las Declaraciones Tributarias en todas las Regionales.

• 1. Responder por todas los requerimientos hechos por la DIAN y por las Secretarías de Hacienda Distritales y Municipales.

• 1. Las demás que le sean asignadas en cumplimiento de su misión y objetivos.

14.4.2 Departamento de contabilidad general

• 1. Definir las normas, políticas y procedimientos en materia Contable.

• 1. Cumplir y hacer cumplir las normas en materia Contable para cada negocio y Nivel de Caprecom.

• 1. Determinar y evaluar los resultados de la gestión Contable mediante la elaboración y análisis de los Estados Financieros.

• 1. Procesar, emitir los Estados Financieros y libros de Contabilidad para cada uno de los negocios que maneja Caprecom.

• 1. Analizar los Estados Financieros de Caprecom, por cada uno de los negocios presentar los informes pertinentes.

• 1. Elaborar las conciliaciones bancarias.

• 1. Organizar y responder por el archivo de los documentos fuente de la Contabilidad.

• 1. Las demás que le sean asignadas en cumplimiento de su misión y objetivos.

14.4.3 Departamento de contabilidad de costos

• 1. Diseñar e implementar los métodos de costos a aplicar en Caprecom en sus distintos negocios.

• 1. Definir las normas, procesos y procedimientos para la determinación y evaluación de costos.

• 1. Consolidar el costo total por Oficina operativa y a nivel Nacional.

• 1. Establecer los resultados de costos y emitir los informes respectivos.

• 1. Proporcionar instrumentos necesarios para la programación presupuestal, la fijación del trabajo, la determinación de costos estándares, la planeación y el control general de todas las áreas, y la toma de decisiones encaminadas a la racionalización de los gastos en cada negocio, Nivel Central, Regional y Centros de Costos.

• 1. Asistir a las demás dependencias de la Entidad en las actividades de su competencia.

• 1. Elaborar los informes de costos con base en la información suministrada por el sistema de Contabilidad y datos estadísticos de las demás áreas.

• 1. Las demás que le sean asignadas en cumplimiento de su misión y objetivos.

14.4.4 Departamento de contabilidad del fondo de pensiones

• 1. Definir, las normas políticas y procedimientos en materia Contable para el Régimen de Prima media con Prestación definida.

• 1. Cumplir y hacer cumplir las normas contables sobre la materia.

• 1. Elaborar los Estados Financieros e informes exigidos de acuerdo con las normas vigentes.

• 1. Efectuar la transmisión vía modem a la Superintendencia Bancaria de la información solicitada sobre la contabilidad de las pensiones de vejez, invalidez y sobrevivientes.

• 1. Determinar y evaluar los resultados de la gestión contable mediante la elaboración y análisis de los Estados Financieros.

• 1. Organizar y responder por el archivo de los documentos fuente.

• 1. Las demás que le sean asignadas en cumplimiento de su misión y objetivos.

14.5 División de informática financiera

• 1. Coordinar con la Oficina de Gestión Tecnológica e Informática y con las áreas de informática de la Empresa, el diseño, desarrollo, implantación, mantenimiento y custodia de los sistemas de información presupuestal, de tesorería, de cuentas por pagar a proveedores y contratistas, de facturación y de contabilidad, de acuerdo con las políticas, estrategias, normas, procedimientos, estándares e índices de gestión que adopte la Empresa.

• 1. Asesorar a todas las dependencias y servidores públicos de la Empresa, en la adecuada utilización, mantenimiento y custodia de los sistemas de información financiera.

• 1. Velar por el adecuado funcionamiento de los sistemas de telecomunicaciones, de auditoría operativas y de soporte técnico para los usuarios de los sistemas de información financiera.

• 1. Coordinar con la Oficina de Gestión Tecnológica e Informática y con las áreas de planeación operativa y financieras a Nivel Central y Regional, los proyectos de desarrollo tecnológico de los sistemas de información financiera.

• 1. Mantener actualizados los sistemas de información, relacionados con facturación y producir en forma periódica los informes que le sean solicitados.

• 1. Coordinar con el personal técnico de sistemas de la Oficina de Gestión Tecnológica y el área usuaria, la instalación y puesta en marcha de las aplicaciones que se desarrollen para éstos.

• 1. Evaluar la consistencia y calidad de la información prevista por los sistemas de información así como la utilización, actualización y administración de los mismos por parte de los usuarios.

• 1. Realizar la programación y pruebas que garanticen la calidad del software utilizado.

• 1. Garantizar que existan los procedimientos, estándares y documentación requerida, que soporten la administración, control, seguridad y operación de las aplicaciones implantadas.

• 1. Coordinar con la Oficina de Gestión Tecnológica e Informática, el diseño, desarrollo, implantación, mantenimiento de las redes de telecomunicaciones que requieren las Regionales para el manejo de la información en línea y en tiempo real.

• 1. Coordinar con los operadores de servicios de telefonía local y de larga distancia, la asignación de las redes que se requieran en los procesos de telecomunicaciones de la Regional.

• 1. Articular el trabajo que realizan las personas bajo su responsabilidad, con el fin de que éste se desarrolle dentro de una concepción clara y participativa de la gestión empresarial.

• 1. Participar en la definición del Sistema de Control Interno en las áreas de su competencia, responder por su aplicación y cumplimiento.

• 1. Participar activa y efectivamente en la elaboración de manuales de procedimientos, desarrollo de estudios y proponer acciones concretes para la simplificación y mejoramiento continuo del trabajo.

• 1. Participar en la definición del anteproyecto de presupuesto, con base en los planes, e inversiones de su competencia, y velar por su adecuada ejecución.

• 1. Velar por el cumplimiento y adecuada aplicación de las políticas, normas y procedimientos relacionados con la administración y desarrollo de los recursos humanos de la dependencia.

• 1. Participar en la definición del inventario de necesidades de formación y Capacitación del personal de su dependencia, y cumplir con el desarrollo de los planes en esta materia.

• 1. Establecer y mantener mecanismos de coordinación e intercambio de información con las dependencias de la Empresa, en concordancia con las políticas y normas que establezca la Oficina de Comunicaciones.

• 1. Participar en la definición y desarrollo de los planes estratégicos corporativos.

• 1. Las demás que le asigne la Subdirección Financiera, la Oficina de Gestión Tecnológica e Informática, o las que como resultado de la operación o de nuevas directrices tanto internas como externas deban ser adoptadas en las áreas de su competencia.

• 1. Subdirección jurídica

• 1. Velar por la adecuada interpretación y aplicación de las normas que conforman el marco legal, jurídico y estatutario aplicable a la Empresa.

• 1. Realizar los estudios relacionados con políticas, estrategias, normas y procedimientos para garantizar la adecuada interpretación y aplicación de las normas que conforman el marco legal, jurídico y estatutario aplicable a la Empresa.

• 1. Brindar asesoría permanente a la Dirección y a las dependencias de la Empresa, a Nivel Central y Regional, en la adecuada aplicación de las leyes, normas, reglamentos y demás asuntos jurídicos; en la atención de procesos administrativos, policivos y judiciales o en litigios relacionados con la Empresa y conceptuar en el aspecto jurídico, con el fin de orientarlas en la toma de decisiones o en la elaboración de documentos legales.

• 1. Elaborar los contratos que deba celebrar la Empresa en cumplimiento de su misión y objeto social, de acuerdo con los anexos técnicos que le remitan las áreas responsables, dentro del marco legal, normativa y estatutario vigente.

Dirigir, coordinar, evaluar y controlar los trámites correspondientes para su formalización y perfeccionamiento.

• 1. Diseñar, implementar, difundir, evaluar y controlar las políticas, procesos y procedimientos que garanticen la adecuada interventoria, seguimiento, evaluación y control de los contratos que suscriba la Empresa, tanto a Nivel Central, como Regional.

• 1. Coordinar la elaboración de los proyectos de normas y reglamentos que requiera la Empresa, presentarlos a la Dirección General para su aprobación y coordinar los trámites para su adopción.

• 1. Responder por el seguimiento y eficacia de los procesos administrativos, policivos y judiciales o en los litigios relacionados con la Empresa.

• 1. Asesorar a la Dirección de la Empresa y a sus representantes en los asuntos jurídicos y legales que se presenten en las relaciones individuales y colectivas con sus trabajadores.

• 1. Establecer los términos de referencia, asesorar, controlar y evaluar el desarrollo de las licitaciones que deba realizar la Empresa.

• 1. Atender los aspectos jurídicos y legales de los contratos que suscriba la Empresa con sus clientes, asesores y proveedores, realizar los trámites establecidos y supervisor su buen desarrollo.

• 1. Proponer a la Dirección de la Empresa para su adopción, los términos de referencia, contenidos y condiciones económicas, administrativas y operativas de los contratos que celebre Caprecom con asesores, consultores o apoderados en materia judicial. Coordinar, supervisar y evaluar sus actuaciones, desempeño y resultados.

• 1. Atender los asuntos jurídicos, legales y administrativos que requiera la Junta Directiva de la Empresa.

• 1. Diseñar las políticas y procedimientos atinentes a garantizar la actualización y divulgación oportuna de las normas legales, fiscales, jurisprudencia y doctrina atinentes a la misión y objeto social de la Empresa.

• 1. Diseñar los mecanismos necesarios para el control, actualización, custodia y archivo de los Contratos que suscriba la Empresa.

• 1. Promover y coordinar los mecanismos necesarios con el fin de garantizar la Oficina de criterios jurídicos al interior de la Empresa.

• 1. Coordinar la revisión y emisión de conceptos sobre proyectos de acuerdo, resoluciones, contratos y demás actos administrativos que expida la Dirección General y las Direcciones Regionales de acuerdo con sus facultades.

• 1. Coordinar y evaluar la asesoría legal en todos los niveles, estableciendo planes de acción de acuerdo con los resultados.

• 1. Coordinar las acciones jurídicas y colaborar en la solución de procesos en las Direcciones Regionales, cuando el nivel de complejidad de la misma lo amerite, o requiera ser consultado con las directivas de la Empresa u otras entidades gubernamentales.

• 1. Responder por la elaboración de los anteproyectos de presupuesto de cada dependencia adscrita a la Subdirección Jurídica a nivel Central y Regional. Presentar a la Oficina de Planeación el anteproyecto consolidado, de acuerdo con las normas y procedimientos sobre la materia.

• 1. Articular el trabajo que realizan las dependencias bajo su responsabilidad, con el fin de que éste se desarrolle dentro de una concepción clara y participativo de la gestión empresarial.

• 1. Participar en la definición del Sistema de Control Interno en las áreas de su competencia, responder por su aplicación y cumplimiento.

• 1. Participar activa y efectivamente en la elaboración de manuales de procedimientos, desarrollo de estudios y proponer acciones concretas para la simplificación y mejoramiento continuo del trabajo.

• 1. Velar por el cumplimiento y adecuada aplicación de las políticas, normas y procedimientos relacionados con la administración y desarrollo de los recursos humanos de la dependencia.

• 1. Participar en la definición del inventario de necesidades de formación y capacitación del personal de su dependencia, y cumplir con el desarrollo de los planes en esta materia.

• 1. Participar en el diseño de los sistemas de información de la Subdirección.

• 1. Establecer y mantener mecanismos de coordinación e intercambio de información con las dependencias de la Empresa, en concordancia con las políticas y normas que establezca la Oficina de Comunicaciones.

• 1. Participar en la definición y desarrollo de los planes estratégicos corporativos y definir los de la Subdirección.

• 1. Las demás que le asigne la Dirección General de la Empresa, o las que como resultado de la operación o de nuevas directrices tanto internas como externas deban ser adoptadas en las áreas de su competencia.

15.1 División de estudios jurídicos

• 1. Dirigir los estudios relacionados con la interpretación y aplicación de las normas que conforman el marco legal, jurídico y estatutario aplicable a la Empresa.

• 1. Estudiar, evaluar y emitir los conceptos que le sean solicitados en relación con el marco legal, jurídico y estatutario aplicable a la Empresa.

• 1. Participar en el desarrollo de los estudios relacionados con políticas, procesos y procedimientos que garanticen el adecuado seguimiento, evaluación y control de los procesos jurídicos o negocios de la Empresa.

• 1. Preparar y revisar en coordinación con el área usuaria los proyectos de normas y reglamentos que deba adoptar la Empresa.

• 1. Emitir los conceptos y asesorar a la dirección de la Empresa y a sus representantes en los asuntos jurídicos y legales que se presenten en las relaciones individuales y colectivas con sus trabajadores.

• 1. Velar por la actualización y divulgación oportuna de las normas legales, la jurisprudencia y la doctrina atinentes a la misión y objeto social de la Empresa.

• 1. Responder por el control, actualización, custodia y archivo de los documentos a su cargo.

• 1. Revisar, analizar y conceptuar sobre proyectos de acuerdo, resoluciones, contratos y demás actos administrativos que expida la Dirección General y las Direcciones Regionales según su competencia.

• 1. Articular el trabajo que realizan las personas bajo su responsabilidad, con el fin de que éste se desarrolle dentro de una concepción clara y participativa de la gestión empresarial.

• 1. Participar en la definición del Sistema de Control Interno en las áreas de su competencia, responder por su aplicación y cumplimiento.

• 1. Participar activa y efectivamente en la elaboración de manuales de procedimientos, desarrollo de estudios y proponer acciones concretas para la simplificación y mejoramiento continuo del trabajo.

• 1. Participar en la definición del anteproyecto de presupuesto, con base en los planes, e inversiones de su competencia, y velar por su adecuada ejecución.

• 1. Velar por el cumplimiento y adecuada aplicación de las políticas, normas y procedimientos relacionados con la administración y desarrollo de los recursos humanos de la dependencia.

• 1. Participar en la definición del inventario de necesidades de formación y capacitación del personal de su dependencia, y cumplir con el desarrollo de los planes en esta materia.

• 1. Participar en el diseño de los sistemas de información de la División.

• 1. Establecer y mantener mecanismos de coordinación e intercambio de información con las dependencias de la Empresa, en concordancia con las políticas y normas que establezca la Oficina de Comunicaciones.

• 1. Participar en la definición y desarrollo de los planes estratégicos corporativos.

• 1. Las demás que le asigne la Subdirección Jurídica o las que como resultado de la operación o de nuevas directrices tanto internas como externas deban ser adoptadas en las áreas de su competencia.

15.2 División de contratos y licitaciones

• 1. Dirigir los estudios relacionados con la interpretación y aplicación de las normas que conforman el marco legal, jurídico y estatutario en materia de contratación.

• 1. Estudiar, evaluar y emitir los conceptos que le sean solicitados en relación con el marco legal, jurídico y estatutario en materia de contratación.

• 1. Elaborar las minutas de los contratos que celebre Caprecom con personas naturales o jurídicas, en cumplimiento de su misión y objeto social, de acuerdo con el marco legal, jurídico y estatutario en materia de contratación.

• 1. Asesorar y apoyar a las dependencias y servidores públicos responsables de la administración de los contratos, en la adecuada interpretación y aplicación de las normas de contratación. Prestar asistencia en la definición de condiciones en los anexos técnicos que se relacionen con el ámbito jurídico.

• 1. Aplicar las disposiciones vigentes con relación a las garantías y demás exigencias legales para la formalización y perfeccionamiento de los contratos y coordinar los trámites administrativos, financieros, operativos y de auditoría que se requieran para su legalización.

• 1. Participar en el Diseño de los sistemas de información donde se relacionen y controlen los contratos celebrados por Caprecom.

• 1. Cumplir las políticas, procesos y procedimientos adoptados por la Empresa en relación con el seguimiento, evaluación y control de los contratos.

• 1. Mantener informada a la Subdirección Jurídica sobre el desarrollo y ejecución de los contratos y presentar los informes en los términos y plazos que le sean solicitados.

• 1. Elaborar y someter a consideración de la Subdirección Jurídica los proyectos de normas y reglamentos sobre contratación que le sean solicitados.

• 1. Elaborar las convocatorias y pliegos de licitaciones y responder por su ejecución.

• 1. Velar por la actualización y divulgación oportuna de la normatividad, la jurisprudencia y la doctrina relacionada con la contratación.

• 1. Responder por el control, actualización, custodia y archivo de los contratos que suscriba la Empresa.

• 1. Articular el trabajo que realizan las diferentes dependencias bajo su responsabilidad, con el fin de que éste se desarrolle dentro de una concepción clara y participativa de la gestión empresarial.

• 1. Participar en la definición del Sistema de Control Interno en las áreas de su competencia, responder por su aplicación y cumplimiento.

• 1. Participar activa y efectivamente en la elaboración de manuales de procedimientos, desarrollo de estudios y proponer acciones concretas para la simplificación y mejoramiento continuo del trabajo.

• 1. Participar en la definición del anteproyecto de presupuesto, con base en los planes, e inversiones de su competencia, y velar por su adecuada ejecución.

• 1. Velar por el cumplimiento y adecuada aplicación de las políticas, normas y procedimientos relacionados con la administración y desarrollo de los recursos humanos de la dependencia.

• 1. Participar en la definición del inventario de necesidades de formación y capacitación del personal de su dependencia, y cumplir con el desarrollo de los planes en esta materia.

• 1. Participar en el diseño de los sistemas de información de la División.

• 1. Establecer y mantener mecanismos de coordinación e intercambio de información con las dependencias de la Empresa, en concordancia con las políticas y normas que establezca la Oficina de Comunicaciones.

• 1. Participar en la definición y desarrollo de los planes estratégicos corporativos.

• 1. Las demás que le asigne la Subdirección Jurídica o las que como resultado de la operación o de nuevas directrices tanto internas como externas deban ser adoptadas en las breas de su competencia.

15.2.1 Departamento de archivo y control administrativo

• 1. Organizar, supervisor y controlar la ejecución de las actividades necesarias para el archivo, mantenimiento y registro actualizado de los contratos que celebre la Empresa.

• 1. Garantizar la seguridad de los contratos y sus respectivos soportes.

• 1. Diseñar conjuntamente con la Oficina de Gestión Tecnológica e Informática los sistemas de información para el registro y control de los contratos que celebre la Empresa.

• 1. Administrar, actualizar y custodiar el sistema de información donde se relacionen y controlen los contratos celebrados por Caprecom.

• 1. Revisar la documentación de soporte a los contratos e informar oportunamente a los contratistas cuando se detecte una irregularidad.

• 1. Efectuar el seguimiento a los contratos en ejecución e informar oportunamente sobre su vencimiento.

• 1. Producir los informes de su competencia, con la periodicidad y contenido que establezca la Empresa.

• 1. Prestar los servicios de información y orientación a los contratistas sobre normas, requisitos, y procedimientos relacionados con la contratación.

• 1. Recibir, radicar y distribuir la correspondencia con destino a la Subdirección Jurídica.

• 1. Expedir las certificaciones relacionadas con la contratación a personas naturales o jurídicas.

• 1. Las demás que le sean asignadas en cumplimiento de su misión y objetivos.

15.2.2 Departamento de interventorías

• 1. Dirigir los estudios relacionados con la interpretación y aplicación de las normas que conforman el marco legal, jurídico y estatutario en materia de interventorías a los contratos que suscriba Caprecom a Nivel Central y Regional.

• 1. Estudiar, evaluar y emitir los conceptos que le sean solicitados en relación con el marco legal, jurídico y estatutario en materia de interventorías.

• 1. Velar por que en las minutas de los contratos que celebre Caprecom con personas naturales o jurídicas, en cumplimiento de su misión y objeto social, se de cumplimiento a las políticas, estrategias, normas y procedimientos adoptados por la Empresa en materia de interventoras.

• 1. Asesorar y apoyar a las dependencias y servidores públicos responsables de la administración de los contratos, en la adecuada interpretación y aplicación de las políticas, estrategias, normas y procedimientos adoptados por la Empresa en materia de interventorías. Velar por su cumplimiento y reportar oportunamente a la Subdirección Jurídica las situaciones anormales que se presenten.

• 1. Mantener informada a la Subdirección Jurídica sobre el desarrollo y ejecución de los procesos de interventoria y presentar los informes en los términos y plazos que le sean solicitados.

• 1. Elaborar y someter a consideración de la Subdirección Jurídica, los proyectos de normas y reglamentos sobre la interventoria a los contratos, que le sean solicitados.

• 1. Velar por la actualización y divulgación oportuna de la normatividad, la jurisprudencia y la doctrina relacionada con la interventoría de contratos.

• 1. Las demás que le sean asignadas en cumplimiento de su misión y objetivos.

15.2.3 Departamento de coordinación legal regional

• 1. Velar por la adecuada Interpretación y aplicación del las normas que conforman el marco legal, jurídico y estatutario aplicable a la Empresa, en las Direcciones Regionales.

• 1. Coordinar con las áreas jurídicas de las Direcciones Regionales los estudios relacionados con políticas, estrategias, normas y procedimientos para garantizar la adecuada interpretación y aplicación de las normas que conforman el marco legal, jurídico y estatutario aplicable a la Empresa.

• 1. Asesorar a las dependencias del Nivel Regional, en la adecuada aplicación de las leyes, normas, reglamentos y demás asuntos jurídicos; en la atención de procesos administrativos, policivos y judiciales o en litigios relacionados con la Empresa y conceptuar en el aspecto jurídico, con el fin de orientarlas en la toma de decisiones o en la elaboración de documentos legales.

• 1. Coordinar, asesorar y apoyar a las áreas jurídicas del Nivel Regional, en la elaboración de los contratos que deban celebrarse en las Direcciones Regionales en cumplimiento de su misión y objeto social de Caprecom, de acuerdo con los anexos técnicos que le remitan las áreas responsables, dentro del marco legal, normativo y estatutario vigente. Coordinar, evaluar y controlar los trámites correspondientes para su formalización y perfeccionamiento a Nivel Central y Regional.

• 1. Coordinar, asesorar y apoyar a las áreas jurídicas del Nivel Regional, en el adecuado cumplimiento de las políticas, procesos y procedimientos relacionados con la interventoría, seguimiento, evaluación y control de los contratos que suscriba la Empresa a Nivel Regional.

• 1. Coordinar la elaboración de los proyectos de normas y reglamentos que requiera la Empresa a Nivel Regional, presentarlos a la Dirección General para su aprobación y coordinar los trámites para su adopción.

• 1. Coordinar, evaluar y controlar el seguimiento a los procesos administrativos, policivos y judiciales o en los litigios que se presenten en el Nivel Regional.

• 1. Asesorar y apoyar a las Direcciones Regionales y a sus representantes en los asuntos jurídicos y legales que se presenten en las relaciones individuales y colectivas con sus trabajadores.

• 1. Coordinar la atención de los aspectos jurídicos y legales de los contratos que suscriba la Empresa con sus clientes, asesores y proveedores, coordinar la realización de los trámites entre los Niveles Central y Regional y supervisar su buen desarrollo.

• 1. Proponer a las Direcciones Regionales, para su adopción, los términos de referencia, contenidos y condiciones económicas, administrativas y operativas de los contratos que celebre Caprecom con asesores, consultores o apoderados en materia judicial. Coordinar, supervisar y evaluar sus actuaciones, desempeño y resultados.

• 1. Diseñar, coordinar, evaluar y controlar la realización de programas dirigidos al Nivel Regional, tendientes a garantizar la actualización y divulgación oportuna de las normas legales, fiscales, la jurisprudencia y la doctrina relacionadas con la misión y objeto social de la Empresa.

• 1. Coordinar, asesorar y apoyar a las áreas jurídicas del Nivel Regional en la aplicación de los mecanismos necesarios para el control, actualización, custodia de los archivos jurídicos de las regionales.

• 1. Promover y coordinar los mecanismos necesarios con el fin de garantizar la Oficina de criterios jurídicos al interior de la Empresa.

• 1. Coordinar la revisión y emisión de conceptos sobre proyectos de acuerdo, resoluciones, contratos y demás actos administrativos que expidan las Direcciones Regionales de acuerdo con sus facultades.

• 1. Coordinar y evaluar la asesoría legal en todos los niveles, estableciendo planes de acción de acuerdo con los resultados.

• 1. Coordinar las acciones jurídicas y colaborar en la solución de procesos en las Direcciones Regionales, cuando el nivel de complejidad de la misma lo amerite, o requiera ser consultado con las directivas de la Empresa u otras entidades gubernamentales.

• 1. Las demás que le sean asignadas en cumplimiento de su misión y objetivos.

15.3 División de procesos judiciales

• 1. Proponer a la Dirección de la Empresa para su adopción, políticas, estrategias, normas y procedimientos para garantizar la atención oportuna y efectiva de los procesos judiciales que se presenten en contra de Caprecom y los que promueva la Empresa.

• 1. Proponer a la Dirección de la Empresa para su adopción, los términos de referencia, contenidos y condiciones económicas, administrativas y operativas de los contratos que celebre Caprecom con asesores, consultores o apoderados en materia judicial. Coordinar, supervisar y evaluar sus actuaciones, desempeño y resultados.

• 1. Responder por las acciones relacionadas con el cobro judicial coactivo de las deudas pendientes de pago a favor de la Empresa, y de pago de obligaciones en su contra, de acuerdo con las políticas y normas sobre la materia.