por el cual se aprueban los Acuerdos números 026 de 1996 y 003 de 1997, de la Junta Directiva de la Caja de Previsión Social de Comunicaciones, Caprecom

• 1. Diseñar, implantar y supervisar la aplicación de los programas y procedimientos para incorporar al sistema de información, los datos correspondientes a la atención pormenorizada de los usuarios, por concepto de servicios de salud y asesorar a las dependencias y personas responsables de esta actividad a Nivel Central y Regional.

• 1. Diseñar, implantar y supervisor la aplicación de los programas y procedimientos para incorporar al sistema la información, detallada sobre los profesionales de la salud que prestan sus servicios en la l.P.S.

• 1. Velar y responder porque los procesos de revisión, corrección e incorporación de la información al sistema, se hagan dentro de los plazos y condiciones establecidos por la Empresa.

• 1. Evaluar y validar la información incorporada al sistema por las dependencias del Nivel Regional y coordinar el reporte oportuno a las dependencias que lo requieran, para lo de su competencia.

• 1. Establecer Sistemas de Información con las especificaciones y periodicidad que determine el Ministerio de Salud y la Superintendencia Nacional de Salud dentro de sus competencias respectivas, a efecto de lograr el adecuado seguimiento y control de su actividad y del Sistema General de Seguridad Social en Salud.

• 1. Establecer en coordinación con la Subdirección Financiera los sistemas de costos y facturación de acuerdo con las condiciones técnicas de presupuesto, contabilidad e informática que establezcan las normas sobre la materia.

• 1. Las demás que le sean asignadas en cumplimiento de su misión y objetivos.

11.3 División de prestación de servicios de salud

• 1. Definir las políticas, estrategias, normas, procesos y procedimientos que garanticen la prestación de los servicios de salud a los usuarios, dentro de los parámetros y principios de calidad, eficiencia y equidad que establece la ley.

• 1. Planear, dirigir, controlar, evaluar y coordinar las actividades inherentes de las l.P.S propias.

• 1. Garantizar la atención inicial de urgencias a todas las personas en cualquier parte del territorio nacional donde Caprecom preste sus servicios de salud.

• 1. Evaluar e informar a las áreas competentes del proceso, el comportamiento de la oferta y la demanda referente a los servicios de salud que presta Caprecom.

• 1. Evaluar y responder por la calidad de los servicios de Salud y programas orientados al usuario en los diferentes niveles de atención.

• 1. Participar en el Diseño de los sistemas que permitan conocer, evaluar y discriminar los costos originados por prestación de servicios de Salud.

• 1. Promover y orientar los planes, programas y proyectos que se definan en cumplimiento al sistema de garantía de la calidad.

• 1. Dirigir los estudios e investigaciones relacionadas con la selección, adquisición, aplicación y desarrollo de tecnología biomédica. Garantizar la eficiencia y calidad en su uso.

• 1. Participar en los estudios relacionados con la definición de políticas, normas y procedimientos que garanticen la información clara y oportuna a los respectivos entes, sobre la prestación de los servicios de salud en atención de urgencias.

• 1. Establecer los términos de referencia, elaborar los anexos técnicos y ejercer la interventoría de los contratos que se celebren a nivel nacional, con otras Entidades Promotoras de Salud para la prestación de los servicios médico-asistenciales, de acuerdo con las políticas, normas y procedimientos establecidos por la Empresa, en conjunción con las normas legales vigentes sobre la materia. Supervisar y controlar los contratos de similar objeto que se suscriban a Nivel Regional.

• 1. Responder por el cumplimiento y adecuada aplicación de las disposiciones establecidas por la Empresa relacionadas con las condiciones locativas, logísticas, sanitarias y de mantenimiento de instalaciones de la Empresa donde se presta el servicio.

• 1. Coordinar las actividades atinentes a determinar las necesidades de salud de la población y la forma de satisfacerlas.

• 1. Diseñar y evaluar los mecanismos que permitan controlar y evaluar el proceso relacionado con la asignación y cumplimiento de citas.

• 1. Responder por el cumplimiento de las normas, políticas, estrategias, planes, programas y proyectos que determine la Empresa para la prestación de los servicios de salud.

• 1. Propender por la libre concurrencia en sus acciones, proveer información oportuna, suficiente y veraz a los usuarios y evitar el abuso de posición dominante en el sistema.

• 1. Implementar los paquetes de servicio, las redes de atención hospitalaria y la integración a la red general de servicios, adoptados por la Empresa.

• 1. Desarrollar e implementar los programas que le sean asignados, relacionados con la promoción, prevención, educación, recuperación y rehabilitación de la salud, definidos por el Ministerio de Salud en el plan de antedicen básica. Participar en la evaluación del impacto social, económico y de salubridad en la población objeto.

• 1. Velar por la idoneidad y cumplimiento de los requisitos mínimos exigidos por la ley, del personal asistencial, independientemente de su modalidad de contratación.

• 1. Auspiciar las prácticas de grupo y otras formas de asociación solidaria de profesionales de la salud.

• 1. Participar en el diseño, implementación, mantenimiento y garantizar la custodia de los registros clínicos, emisión y reporte de informes, referentes a las actividades de hospitalización, cirugía ambulatoria y urgencias realizadas en todos y cada uno de los pacientes.

• 1. Promover, desarrollar e implementar programas, protocolos y estándares específicos para la atención de patologías comunes o de interés, por su magnitud o gravedad en las áreas de atención de urgencias, ambulatoria y hospitalaria.

• 1. Velar por el cumplimiento y la adecuada aplicación de los sistemas de referencia y contrarreferencia de acuerdo con las normas vigentes sobre la materia.

• 1. Implementar los protocolos de atención de urgencias, de atención ambulatoria intramural y de atención hospitalaria adoptados por la Empresa.

• 1. Participar en el diseño y velar por el cumplimiento y adecuada aplicación de las guías terapéuticas que orientan la formulación de medicamentos.

• 1. Colaborar y conceptuar en el desarrollo de los estudios de investigación y actualización tecnológica y científica, que en materia de Salud adelante la Empresa de acuerdo con las normas vigentes sobre la materia.

• 1. Asesorar, coordinar y responder por el desarrollo de las actividades propias de su competencia en las Direcciones Regionales.

• 1. Articular el trabajo que realizan las dependencias bajo su responsabilidad, con el fin de que éste se desarrolle dentro de una concepción clara y participativa de la gestión empresarial.

• 1. Participar en la definición del Sistema de Control Interno en las áreas de su competencia, responder por su aplicación y cumplimiento.

• 1. Participar activa y efectivamente en la elaboración de manuales de procedimientos, desarrollo de estudios y proponer acciones concretas para la simplificación y mejoramiento continuo del trabajo.

• 1. Participar en la definición del anteproyecto de presupuesto, con base en los planes, e inversiones de su competencia, y velar por su adecuada ejecución.

• 1. Velar por el cumplimiento y adecuada aplicación de las políticas, normas y procedimientos relacionados con la administración y desarrollo de los recursos humanos de la dependencia.

• 1. Participar en la definición del inventario de necesidades de formación y capacitación del personal de su dependencia, y cumplir con el desarrollo de los planes en esta materia.

• 1. Participar en el diseño de los sistemas de información de la División.

• 1. Establecer y mantener mecanismos de coordinación e intercambio de información con las dependencias de la Empresa.

• 1. Participar en la definición y desarrollo de los planes estratégicos corporativos.

• 1. Las demás que le asigne la Subdirección Prestadora de Salud l.P.S o las que como resultado de la operación o de nuevas directrices tanto internas como externas deban ser adoptadas en las áreas de su competencia.

11.3.1 Departamento de promoción y prevención

• 1. Elaborar, implementar, difundir y evaluar las normas, procedimientos y estándares que garanticen la eficiencia y eficacia en las acciones de promoción, prevención, educación, control de enfermedades, y con el mantenimiento y fomento de la Salud.

• 1. Participar en coordinación con la Subdirección Entidad Promotora de Salud E.P.S en la definición del plan de Promoción y Prevención de la Empresa, y en la definición de los criterios y evaluación de la gestión de las actividades desarrolladas.

• 1. Establecer las políticas en materia de salud, que le permitan identificar situaciones e implantar acciones conducentes al mejoramiento del nivel y calidad de vida de su población usuaria, a través de procesos y metodologías planificables y evaluables.

• 1. Propender por el desarrollo de una cultura institucional en materia de salud, mediante el cual las personas, grupos y colectividad dispongan de un concepto que condicionen el autocuidado de la salud.

• 1. Responder por la ejecución de los planes, programas y proyectos de promoción, prevención, educación y control de enfermedades a Nivel Regional. Evaluar sus resultados y proponer a la Subdirección Entidad Promotora de Salud, los ajustes pertinentes.

• 1. Coordinar la consecución del personal multidisciplinario profesional, que deban facilitar las áreas asistenciales para el cumplimiento y desarrollo de los proyectos y programas de promoción y prevención.

• 1. Las demás que le sean asignadas en cumplimiento de su misión y objetivos.

11.3.2 Departamento de salud ocupacional

• 1. Participar en la definición del plan de Promoción y Prevención de la Empresa, y en la definición de los criterios y evaluación de la gestión de las actividades desarrolladas.

• 1. Establecer las políticas en materia de salud, que le permitan identificar situaciones e implantar acciones conducentes al mejoramiento del nivel y calidad de vida de su población usuaria, a través de procesos y metodología planificables y evaluables.

• 1. Dirigir, coordinar y supervisar la elaboración del panorama de riesgos ocupacionales y el programa de salud ocupacional para Caprecom.

• 1. Determinar y aplicar las medidas para el control de riesgos de acción y enfermedades relacionadas con el trabajo, verificar y evaluar su eficacia.

• 1. Velar por la elaboración mantenimiento y actualización de las estadísticas sobre accidentes de trabajo y enfermedades profesionales que contribuyan a adelantar las campañas de Medicina, Higiene y Seguridad Industrial.

• 1. Programar y ejecutar todas las actividades del trabajo social en las áreas de psiquiatría, rehabilitación y actividad laboral, dirigidas a conservar la salud mental y física de el afiliado y sus beneficiarios.

• 1. Programar y efectuar visitas a las familias de los empleados y afiliados para realizar investigación domiciliaria, clínica y laboral.

• 1. Visitar en forma periódica las clínicas, consultorios e instituciones que presten servicios médicos adscritos, con el fin de evaluar las situaciones que se presenten y resolver las necesidades de los afiliados y beneficiarios.

• 1. Vigilar la evolución de los tratamientos y de la rehabilitación social, familiar y laboral de los afiliados y beneficiarios que padezcan alteraciones mentales.

• 1. Las demás que le sean asignadas en cumplimiento de su misión y objetivos.

• 1. Subdirección de prestaciones económicas

• 1. Planear, dirigir, coordinar, supervisar, evaluar y controlar las actividades relacionadas con la administración del régimen solidario de prima media con prestación definida, de acuerdo con la Ley 100 de 1993 y sus Decretos Reglamentarios.

• 1. Planear, dirigir, coordinar, supervisar, evaluar y controlar las actividades relacionadas con la administración del Fondo Común de Naturaleza Pública, de que trata el artículo 4º de la Ley 314 de 1996, de acuerdo con las normas establecidas en la Ley 100 de 1993 y sus Decretos Reglamentarios.

• 1. Planear, dirigir, coordinar, supervisar, evaluar y controlar los procesos de recaudo, registro, control y transferencias de los recursos económicos que maneja Caprecom, como administradora, tanto del régimen solidario de prima media con prestación definida, como del Fondo Común de Naturaleza Pública, creado por la Ley 314 de 1996, de acuerdo con las normas vigentes sobre la materia.

• 1. Planear, dirigir, evaluar y controlar los procesos que se desarrollen conjuntamente con la Subdirección Financiera, en lo relacionado con recibo de cotizaciones y giro de transferencias al Fondo de Solidaridad Pensional.

• 1. Planear y diseñar en coordinación con la oficina de Gestión Tecnológica e Informática y la Subdirección Financiera, los sistemas de información requeridos para la administración del régimen de prima media con prestación definida y del Fondo de Pensiones. Responder por su adecuada administración y funcionamiento.

• 1. Diseñar, implementar y mantener la estructura, la organización y la operación de los procesos de planeación y programación operativa que se requieran en la administración del régimen de prima media con prestación definida y del Fondo de Pensiones.

• 1. Planear y coordinar con la Subdirección Financiera, el diseño, montaje, operación y mantenimiento de los sistema para la realización de estudios actuariales pensionales, y definir los términos de referencia y las condiciones técnicas, financieras y operativas para la contratación de estudios similares o complementarios con personas externas a la Entidad.

• 1. Planear, dirigir y controlar los procesos para la identificación de deudores morosos y la coordinación con las Subdirecciones Financiera y Jurídica para adelantar las acciones de cobro pertinentes.

• 1. Participar en los estudios que se realicen, relacionados con la inversión de los recursos pensionales que administra Caprecom.

• 1. Planear, dirigir, evaluar y controlar los sistemas de administración de Historias Laborales e Historias Pensionales de los cotizantes y pensionados de Caprecom, a nivel físico e informático.

• 1. Establecer relaciones con las entidades afiliadas, a fin de mantener actualizada la información sobre las normas y condiciones relacionadas con el reconocimiento, ajuste, liquidación y pago de prestaciones económicas pensionales.

• 1. Planear, dirigir, evaluar y controlar los procesos de reconocimiento, ajuste, liquidación y pago de prestaciones económicas, de acuerdo con las normas vigentes para cada caso.

• 1. Revisar y presentar al Director General para su aprobación y firma, las resoluciones y demás actos administrativos para el reconocimiento, ajuste, liquidación y pago de prestaciones económicas.

• 1. Revisar y presentar al Director General para su aprobación y firma, las providencias que resuelvan los recursos que interpongan los interesados con relación a resoluciones u otros actos administrativos proferidos por Caprecom.

• 1. Planear dirigir, evaluar y controlar los procesos relacionados con el manejo de los pasivos pensionales que deban concurrir las entidades oficiales del sector de comunicaciones y de fuera de éste, de acuerdo con las normas y reglamentos vigentes sobre la materia.

• 1. Presentar a las entidades oficiales de cualquier orden, las solicitudes de bonos pensionales que éstas deban expedir, de acuerdo con las normas vigentes sobre la materia.

• 1. Supervisar, evaluar y controlar los procesos de notificación y de comunicación con los interesados, en atención a las solicitudes de reconocimiento, ajuste, liquidación y pago de prestaciones económicas que reciba Caprecom.

• 1. Supervisar, evaluar y controlar la emisión de conceptos jurídicos que se le soliciten, con relación al marco jurídico que regula la administración de prestaciones económicas de acuerdo con el Sistema de Seguridad Social en Pensiones.

• 1. Vigilar el cumplimiento de los derechos y obligaciones de pensionados y cotizantes, conforme a las disposiciones normativas anteriores y las excepciones establecidas por la Ley 100 de 1993.

• 1. Coordinar la elaboración, revisar y presentar los informes que le solicite la Dirección General de Caprecom, y los que oficialmente deban remitirse a la Superintendencia Bancaria y a los demás organismos de vigilancia y control.

• 1. Expedir las certificaciones que soliciten los pensionados, de acuerdo con las normas sobre la materia.

• 1. Responder por el pago oportuno de las mesadas pensionales mensuales y adicionales, y por el reajuste periódico de las mismas, en los términos establecidos por la ley.

• 1. Desarrollar los estudios relacionados con las deudas pensionales a cargo o favor de Caprecom.

• 1. Establecer y mantener relaciones, con la Superintendencia Bancaria, el Fondo de Solidaridad Pensional, otras cajas, fondos o entidades que administren el régimen y demás organismos, asociaciones e instituciones que desarrollen actividades similares o complementarias a la misión y objeto social de Caprecom, con el fin de sostener una actualización permanente en cuanto a los planes, programas y proyectos en la materia.

• 1. Articular el trabajo que realizan las dependencias bajo su responsabilidad, con el fin de que éste se desarrolle dentro de una concepción clara y participativa de la gestión empresarial.

• 1. Participar en la definición del Sistema de Control Interno en las áreas de su competencia, responder por su aplicación y cumplimiento.

• 1. Participar activa y efectivamente en la elaboración de manuales de procedimientos, desarrollo de estudios y proponer acciones concretas para la simplificación y mejoramiento continuo del trabajo.

• 1. Participar en la definición del anteproyecto de presupuesto, con base en los planes, e inversiones de su competencia, y velar por su adecuada ejecución.

• 1. Velar por el cumplimiento y adecuada aplicación de las políticas, normas y procedimientos relacionados con la administración y desarrollo de los recursos humanos de la dependencia.

• 1. Participar en la definición del inventario de necesidades de formación y capacitación del personal de su dependencia, y cumplir con el desarrollo de los planes en esta materia.

• 1. Participar en el diseño de los sistemas de información de la Subdirección.

• 1. Establecer y mantener mecanismos de coordinación e intercambio de información con las dependencias de la Empresa, en concordancia con las políticas y normas que establezca la Oficina de Comunicaciones.

• 1. Participar en la definición y desarrollo de los planes estratégicos corporativos y definir los de la Subdirección.

• 1. Las demás que le asigne la Dirección General de la Empresa, o las que como resultado de la operación o de nuevas directrices tanto internas come externas deban ser adoptadas en las áreas de su competencia

12.1 División de apoyo y coordinación operativa PE

• 1. Coordinar con la Oficina de Gestión Tecnológica e Informática y la Subdirección Financiera, el diseño, implantación, mantenimiento y custodia de los sistemas de información requeridos para la administración del régimen de prima media con prestación definida y del Fondo de Pensiones.

• 1. Coordinar, evaluar y controlar los procesos de planeación y programación operativa que se requieran en la administración del régimen de prima media con prestación definida y el Fondo de Pensiones.

• 1. Coordinar, evaluar y controlar los estudios actuariales aplicables a la población de pensionados y cotizantes en pensiones de Caprecom, y formular los términos de referencia y las condiciones técnicas, financieras y operativas para la contratación de estudios actuariales con personas externas a la Entidad.

• 1. Coordinar con las entidades afiliadas, la Subdirección Financiera y la División de Administración del Fondo de Pensiones, la ejecución de los procesos de verificación, registro y control de cotizaciones y novedades.

• 1. Administrar, actualizar y custodiar las bases de datos que conforman el Sistema de Historias Laborales de los pensionados y cotizantes de Caprecom.

• 1. Elaborar las declaraciones relacionadas con las transferencias al Fondo de Solidaridad Pensional y coordinar los procesos correspondientes con la Subdirección Financiera.

• 1. Controlar la sobrevivencia de los pensionados, en los términos y para los efectos del pago de la respectiva pensión.

• 1. Establecer los parámetros para el cálculo de capitales constitutivos de las pensiones.

• 1. Reportar al sistema las novedades que deben incluirse en las nóminas de pensionados.

• 1. Desarrollar los procesos de prenómina y nómina de pensionados.

• 1. Coordinar el pago oportuno de las mesadas pensionales mensuales y adicionales, y por el reajuste periódico de las mismas, en los términos establecidos por la ley.

• 1. Participar en los estudios que se desarrollen con relación a las deudas pensionales a cargo o favor de Caprecom.

• 1. Definir las estrategias y procedimientos necesarios para el manejo adecuado de los reintegros de la nómina.

• 1. Articular el trabajo que realizan las dependencias bajo su responsabilidad, con el fin de que éste se desarrolle dentro de una concepción clara y participativa de la gestión empresarial.

• 1. Participar en la definición del Sistema de Control Interno en las áreas de su competencia, responder por su aplicación y cumplimiento.

• 1. Participar activa y efectivamente en la elaboración de manuales de procedimientos, desarrollo de estudios y proponer acciones concretas para la simplificación y mejoramiento continuo del trabajo.

• 1. Participar en la definición del anteproyecto de presupuesto, con base en los planes, e inversiones de su competencia y velar por su adecuada ejecución.

• 1. Velar por el cumplimiento y adecuada aplicación de las políticas, normas y procedimientos relacionados con la administración y desarrollo de los recursos humanos de la dependencia.

• 1. Participar en la definición del inventario de necesidades de formación y capacitación del personal de su dependencia y cumplir con el desarrollo de los planes en esta materia.

• 1. Establecer y mantener mecanismos de coordinación e intercambio de información con las dependencias de la Empresa, en concordancia con las políticas y normas que establezca la Oficina de Comunicaciones.

• 1. Participar en la definición y desarrollo de los planes estratégicos corporativos.

• 1. Las demás que le asigne la Subdirección de Prestaciones Económicas, la Oficina de Planeación, la Subdirección de Gestión Tecnológica e Informática, o las que como resultado de la operación o de nuevas directrices tanto internas como externas deban ser adoptadas en las áreas de su competencia.

12.1.1 Departamento de planeación operativa PE

• 1. Elaborar los proyectos relacionados con políticas, estrategias, normas, procedimientos, estándares e índices de gestión, relacionados con los aspectos técnicos, financieros, informáticos, administrativos, operativos y de auditoria, atinentes a las actividades de la Subdirección de Prestaciones Económicas.

• 1. Ejecutar los procesos de planeación y programación operativa que se requieran en la administración del régimen de prima media con prestación definida y el Fondo de Pensiones.

• 1. Ejecutar los estudios actuariales aplicables a la población de pensionados y cotizantes en pensiones de Caprecom, y formular los términos de referencia y las condiciones técnicas, financieras y operativas para la contratación de estudios actuariales con personas externas a la Entidad.

• 1. Consolidar, registrar y analizar la información estadística del negocio.

• 1. Coordinar con la Oficina de Gestión Tecnológica e Informática, el uso de la tecnología aplicada para el desarrollo del área.

• 1. Coordinar la elaboración del anteproyecto de presupuesto de cada una de las dependencias adscritas a la Subdirección de Prestaciones Económicas; evaluar la información y presentar a la Oficina de Planeación el anteproyecto consolidado, de acuerdo con las normas y procedimientos sobre la materia.

• 1. Las demás que le sean asignadas en cumplimiento de su misión y objetivos.

12.1.2 Departamento de informática PE

• 1. Planear, dirigir, coordinar, evaluar y controlar el diseño, desarrollo, implantación, mantenimiento y custodia de los sistemas de información que requiera la Subdirección, en coordinación con la Oficina de Gestión Tecnológica e Informática.

• 1. Administrar los sistemas de información de la Subdirección, tanto en lo relacionado con programas, paquetes y aplicaciones genéricos y específicos, como en equipos y redes de procesamiento y comunicación de datos. Evaluar la capacidad y eficiencia de los recursos asignados y proponer los ajustes que se requieran tanto en la estructura, como en la organización.

• 1. Definir políticas, estrategias, normas, procesos y procedimientos para la adecuada utilización y custodia de los sistemas de información de la Subdirección y velar por su cumplimiento a Nivel Central, regional, zonal y local.

• 1. Asistir, asesorar y dar soporte técnico a las dependencias del Nivel Central, regional, zonal y local en la adecuada utilización y custodia de los sistemas de información de la Subdirección.

• 1. Elaborar los diagnósticos sobre las necesidades de capacitación y entrenamiento de los recursos humanos responsables de los procesos informáticos de la Subdirección, definir los objetivos, contenidos básicos y cronogramas de los programas que se requieran y coordinar su desarrollo con la Subdirección Administrativa.

• 1. Desarrollar los programas de capacitación y entrenamiento que deban ejecutarse con recursos propios del Departamento.

• 1. Evaluar y validar la información incorporada al sistema por las dependencias del Nivel Regional y coordinar el reporte oportuno a la Subdirección Financiera, a las áreas de planeación y control, y demás dependencias internas y externas que lo requieran, para lo de su competencia.

• 1. Coordinar con la Subdirección Financiera, el suministro de la información requerida y las demás acciones relacionadas con el manejo de los sistemas de contabilidad.

• 1. Mantener actualizada toda la información provisional de los pensionados y sus beneficiarios.

• 1. Diseñar, aplicar y controlar los procesos de flujo e intercambio de información con entidades externas a Caprecom.

• 1. Producir para la remisión la Superintendencia Bancaria, al Fondo de Solidaridad Pensional, y demás organismos de vigilancia y control, los informes que sean requeridos, según los procedimientos, formatos, medios, periodicidad y demás condiciones establecidos en las normas sobre la materia.

• 1. Las demás que le sean asignadas en cumplimiento de su misión y objetivos.

12.2 División administradora del fondo de pensiones

• 1. Desarrollar, evaluar y controlar los procesos de recaudo, registro, control y transferencias de los recursos económicos que maneja Caprecom, como administradora, tanto del régimen solidario de prima media con prestación definida, como del Fondo Común de Naturaleza Pública, creado por la Ley 314 de 1996, de acuerdo con las normas vigentes sobre la materia.

• 1. Desarrollar los procesos de fiscalización e investigación sobre el empleador o agente retenedor de las cotizaciones al régimen, con el fin de asegurar el cumplimiento de la Ley, y garantizar el la efectividad del Sistema.

• 1. Desarrollar, evaluar y controlar los procesos de verificación, registro y control de cotizaciones y novedades.

• 1. Ejecutar, evaluar y controlar los procesos relacionados con el manejo de los bonos pensionales, de acuerdo con las normas y reglamentos vigentes sobre la materia.

• 1. Preparar los documentos que deban ser remitidos a las entidades oficiales de cualquier orden, con relación a los bonos pensionales que éstas deban expedir, de acuerdo con las normas vigentes sobre la materia.

• 1. Coordinar con la Subdirección Financiera lo relacionado con recibo de cotizaciones y giro de transferencias al Fondo de Solidaridad Pensional.

• 1. Elaborar los reportes sobre deudores morosos y presentarlos a la Subdirección para los trámites pertinentes.

• 1. Participar en los estudios que adelante la Entidad con relación a la inversión de los recursos pensionales que administra Caprecom.

• 1. Articular el trabajo que realizan las personas bajo su responsabilidad, con el fin de que éste se desarrolle dentro de una concepción clara y participativa de la gestión empresarial.

• 1. Participar en la definición del Sistema de Control Interno en las áreas de su competencia, responder por su aplicación y cumplimiento.

• 1. Participar activa y efectivamente en la elaboración de manuales de procedimientos, desarrollo de estudios y proponer acciones concretas para la simplificación y mejoramiento continuo del trabajo.

• 1. Participar en la definición del anteproyecto de presupuesto, con base en los planes, e inversiones de su competencia, y velar por su adecuada ejecución.

• 1. Velar por el cumplimiento y adecuada aplicación de las políticas, normas y procedimientos relacionados con la administración y desarrollo de los recursos humanos de la dependencia.

• 1. Participar en la definición del inventario de necesidades de formación y capacitación del personal de su dependencia, y cumplir con el desarrollo de los planes en esta materia.

• 1. Participar en el diseño de los sistemas de información de la División.

• 1. Establecer y mantener mecanismos de coordinación e intercambio de información con las dependencias de la Empresa, en concordancia con las políticas y normas que establezca la Oficina de Comunicaciones.

• 1. Participar en la definición y desarrollo de los planes estratégicos corporativos.

• 1. Las demás que le asigne la ley, la Dirección General, la Junta Directiva de la Empresa, la Subdirección de Prestaciones Económicas, o las que como resultado o de la operación o de nuevas directrices tanto internas como externas deban ser adoptadas en las áreas de su competencia.

12.3 División administrativa de prestaciones

• 1. Velar por los archivos físicos de soporte al Sistema de Historias Laborales y Pensionales de los cotizantes y pensionados de Caprecom.

• 1. Manejar adecuadamente las relaciones con entidades afiliadas, con el fin de mantener actualizada la información sobre las normas y condiciones relacionadas con el reconocimiento, ajuste, liquidación y pago de prestaciones económicas pensionales.

• 1. Planear, dirigir y controlar los procesos de asignación, distribución y trámite de expedientes, entre el grupo de abogados sustanciadores.

• 1. Estudiar las solicitudes de reconocimiento o ajuste de prestaciones económicas, de acuerdo con las normas vigentes para cada caso.

• 1. Proyectar las resoluciones y demás actos administrativos para el reconocimiento, ajuste, liquidación y pago de prestaciones económicas y presentarlos a la Subdirección para los trámites de verificación y legalización.

• 1. Proyectar las providencias que resuelvan los recursos que interpongan los interesados con relación a resoluciones u otros actos administrativos proferidos por Caprecom y presentarlos a la Subdirección para los trámites de verificación y legalización.

• 1. Liquidar con base en las resoluciones de reconocimiento o ajuste, los valores que deban ser incluidos en las correspondientes nóminas.

• 1. Remitir a la División de Apoyo y Coordinación Operativa de la Subdirección de Prestaciones Económicas, los documentos de soporte requeridos para alimentar los sistemas de información y ejecutar los procesos de nómina y pago de las prestaciones que se reconozcan o ajusten.

• 1. Coordinar con la División de Apoyo y Coordinación Operativa de la Subdirección de Prestaciones Económicas, los procesos de registro, control y carnetización de pensionados y sustitutos.

• 1. Notificar a los interesados, en la forma prevista en las normas vigentes, las providencias relacionadas con reconocimiento, ajuste, liquidación y pago de prestaciones económicas.

• 1. Elaborar y remitir a los interesados, las comunicaciones que se requieran para una adecuada atención a las solicitudes que éstos presenten.

• 1. Proferir las resoluciones de reconocimiento de prestaciones económicas o el auto de rechazo cuando sea procedente.

• 1. Resolver los recursos de reposición interpuestos contra los actos administrativos propios de esta dependencia.

• 1. Estudiar y proyectar los conceptos jurídicos que se le soliciten con relación al marco jurídico que regula la administración de prestaciones económicas de acuerdo con el Sistema de Seguridad Social en Pensiones.

• 1. Velar por el cumplimiento de los derechos y obligaciones de pensionados y cotizantes, conforme a las disposiciones normativas anteriores y las excepciones establecidas por la Ley 100 de 1993.

• 1. Elaborar y presentar los informes que le solicite la Subdirección y los que oficialmente deban remitirse a la Superintendencia Bancaria y a los demás organismos de vigilancia y control.

• 1. Preparar para la firma del Subdirector, las certificaciones que soliciten los pensionados, de acuerdo con las normas sobre la materia.

• 1. Articular el trabajo que realizan las dependencias bajo su responsabilidad, con el fin de que éste se desarrolle dentro de una concepción clara y participativa de la gestión empresarial.

• 1. Participar en la definición del Sistema de Control Interno en las áreas de su competencia, responder por su aplicación y cumplimiento.

• 1. Participar activa y efectivamente en la elaboración de manuales de procedimientos, desarrollo de estudios y proponer acciones concretas para la simplificación y mejoramiento continuo del trabajo.

• 1. Participar en la definición del anteproyecto de presupuesto, con base en los planes, e inversiones de su competencia, y velar por su adecuada ejecución.

• 1. Velar por el cumplimiento y adecuada aplicación de las políticas, normas y procedimientos relacionados con la administración y desarrollo de los recursos humanos de la dependencia.

• 1. Participar en la definición del inventario de necesidades de formación y capacitación del personal de su dependencia, y cumplir con el desarrollo de los planes en esta materia.

• 1. Participar en el diseño de los sistemas de información de la División.

• 1. Establecer y mantener mecanismos de coordinación e intercambio de información con las dependencias de la Empresa, en concordancia con las políticas y normas que establezca la Oficina de Comunicaciones.

• 1. Participar en la definición y desarrollo de los planes estratégicos corporativos.

• 1. Las demás que le asigne la Subdirección de Prestaciones Económicas, o las que como resultado de la operación o de nuevas directrices tanto internas como externas deban ser adoptadas en las áreas de su competencia.

12.3.1 Departamento de información y archivo

• 1. Organizar, supervisar y controlar la ejecución de las actividades necesarias para el archivo, mantenimiento, registro y actualización de los expedientes administrativos de solicitudes de reconocimiento y pago de las prestaciones económicas de afiliados y beneficiarios usuarios de la Entidad.

• 1. Garantizar la seguridad de los expedientes y documentos de soporte dejados bajo su responsabilidad.

• 1. Diseñar, establecer y controlar conjuntamente con el Departamento de Informática de P.E, el sistema de radicación y trámite de la correspondencia relacionada con prestaciones económicas.

• 1. Verificar el cumplimiento de los requisitos para solicitud y trámite de Prestaciones Económicas que se radiquen.

• 1. Prestar los servicios de información al público sobre requisitos, y procedimientos para la solicitud de las prestaciones a cargo de la Entidad y sobre el estado de las peticiones.

• 1. Recibir, radicar y distribuir la correspondencia con destino a la Subdirección de Prestaciones Económicas.

• 1. Llevar el control y archivo de todos los expedientes administrativos de las prestaciones económicas establecidas.

• 1. Diseñar, coordinar, elaborar y controlar la expedición de los carnes para servicio médico de pensionados y sustitutos de acuerdo con las normas y reglamentos establecidos por la Empresa.

• 1. Las demás que le sean asignadas en cumplimiento de su misión y objetivos.

10.3.2 Departamento de liquidación y notificación

• 1. Proponer a la Subdirección de Prestaciones Económicas, los planes, políticas, estrategias y procedimientos para el eficiente desarrollo de los procesos de liquidación, reconocimiento y pago de las prestaciones económicas de afiliados y beneficiarios usuarios de la Entidad.

• 1. Planear, organizar, dirigir y controlar las actividades necesarias para la liquidación y notificación de las prestaciones económicas, conforme a las disposiciones legales.

• 1. Establecer y mantener actualizados los procedimientos para la liquidación, reconocimiento y pago de las prestaciones económicas y velar que se ajusten a las normas y reglamentos legales vigentes.

• 1. Comunicar las resoluciones de cuotas partes a las entidades aportantes.

• 1. Establecer y garantizar un sistema de información al peticionario que permita una comunicación adecuada y oportuna sobre los requisitos y el trámite de sus solicitudes de reconocimiento y pago de prestaciones económicas.

• 1. Llevar el registro de las pensiones oficiales a cargo de Caprecom y certificar las solicitudes correspondientes.

• 1. Participar en el diseño de los procesos y procedimientos que garanticen la eficacia en el reconocimiento de las prestaciones económicas.

• 1. Liquidar las cuotas partes pensionales y comunicarlas a las entidades aportantes.

• 1. Comunicar los actos de reconocimiento de prestaciones económicas al Departamento de Registro y Nómina.

• 1. Reportar oportunamente al Departamento de Registro y Nómina las novedades pertinentes.

• 1. Las demás que le sean asignadas en cumplimiento de su misión y objetivos.

12.3.3 Departamento de registro y nómina

• 1. Responder por la elaboración de las nóminas de pensionados y de obligaciones inherentes a los reconocimientos por conceptos de las prestaciones económicas.

• 1. Coordinar y controlar la aplicación de políticas y normas técnicas en la administración y seguridad de las nóminas de pensionados y el proceso de sus novedades.

• 1. Participar en la definición de políticas, normas y estrategias, que garanticen el pago ágil, oportuno y confiable de las prestaciones económicas.

• 1. Establecer las normas técnicas y procedimientos de mantenimiento y control de registros históricos de afiliados, derecho habientes y empleadores.

• 1. Definir los procedimientos para el manejo de los reintegros a la nómina.

• 1. Controlar y mantener actualizados los sistemas de información de pensionados.

• 1. Liquidar con base en las resoluciones de reconocimiento los valores que deban incluirse en la nómina de pensionados.

• 1. Preparar mensualmente las novedades que deban incluirse en la nómina de pensionados.

• 1. Preparar mensualmente las novedades de cuotas partes pensionales.

• 1. Llevar el control sobre descuentos legales que deban hacerse a las mesadas pensionales.

• 1. Expedir los certificados de ingresos y retenciones de cada uno de los pensionados, así como las constancias de que es pensionado.

• 1. Coordinar con la Subdirección Financiera la obtención de los recursos necesarios para el pago de las prestaciones económicas.

• 1. Las demás que le sean asignadas en cumplimiento de su misión y objetivos.

• 1. Subdirección administrativa

• 1. Proponer a la Dirección de la Empresa para su adopción, las políticas, estrategias, normas, procesos, estándares e índices de gestión para que garanticen la disponibilidad de los recursos humanos, físicos y de servicios generales que se requieran para el cumplimiento de la misión y objeto social de Caprecom.

• 1. Planear, dirigir, coordinar, evaluar y controlar el cumplimiento de las políticas, estrategias, normas, procesos, estándares e índices de gestión adoptados por la Empresa con relación a los recursos humanos, físicos y servicios generales.

• 1. Diseñar las políticas, normas, procedimientos relacionadas con la administración y desarrollo de personal, administración de salarios, servicios y beneficios y responder por las relaciones laborales.

• 1. Planear, dirigir, coordinar, evaluar y controlar la revisión y actualización de las normas, programas y procedimientos, para el desarrollo efectivo del sistema de remuneración de la Empresa.

• 1. Ejecutar las actividades y funciones que le delegue el Director General con relación a la administración y el desarrollo de los recursos humanos de la Empresa y las relaciones laborales tanto individuales como colectivas, dentro del marco legal y estatutario vigente.

• 1. Dirigir, evaluar y controlar las actividades de planificación desarrollo y capacitación de los recursos humanos de la Empresa, en coordinación con la Oficina de Planeación y las áreas de planeación operativa a Nivel Central y Regional.

• 1. Planear, dirigir, coordinar, controlar y evaluar los programas, procesos y procedimientos necesarios para lograr un adecuado y eficiente desarrollo de las actividades de mantenimiento, vigilancia, transporte, aseo y demás servicios generales, así como el empleo de las áreas de uso común de las instalaciones del Nivel Central.

• 1. Planear, dirigir y coordinar la elaboración del plan de Compras y suministros teniendo en cuenta las estadísticas de consumo y los proyectos de inversión aprobados por la Empresa y supervisar su cumplimiento.

• 1. Celebrar convenios a nivel nacional sobre precios y/o tarifas, con proveedores de servicios de mantenimiento o de repuestos, con el fin de que las Oficinas operativas puedan controlar estos proveedores en los términos establecidos en el convenio.

• 1. Establecer en Coordinación con la Subdirección Jurídica y demás dependencias que le señale la Dirección General las normas, procesos y procedimientos en relación con la adquisición y contratación de bienes y servicios.

• 1. Establecer las normas, políticas, estándares y procedimientos con relación a la compra de bienes y servicios, el manejo de las inversiones físicas y la administración del mantenimiento de muebles e inmuebles de la Empresa, en coordinación con las otras dependencias del Nivel Central y las Regionales.

• 1. Elaborar, implementar, evaluar y controlar el cumplimiento de normas, políticas y estándares generales para la planeación, ejecución y administración de la infraestructura de la Empresa.

• 1. Coordinar la celebración de convenios globales y nacionales para la adquisición de bienes y servicios y facilitar bases de datos sobre precios y proveedores a los demás niveles de la organización.

• 1. Diseñar, implementar y evaluar las políticas, normas, procesos y procedimientos para la administración de los archivos y manejo de correspondencia.

• 1. Velar por la provisión oportuna de los recursos y servicios administrativos que requiera la Empresa y controlar su eficiente aprovechamiento, así como la ejecución del Plan de Compras de la Empresa.

• 1. Velar por la prestación eficiente y oportuna de los servicios administrativos que requiera la Empresa.

• 1. Asistir y asesorar a las regionales en el desarrollo de actividades relacionadas con las áreas de su competencia.

• 1. Diseñar, implementar y divulgar las políticas y normas para el manejo y la operación de la Subdirección, al igual que la interrelación y funcionamiento con las demás Subdirecciones y Oficinas de la Empresa.

• 1. Asegurar el adecuado abastecimiento de bienes de consumo y devolutivos para el funcionamiento de la Empresa.

• 1. Coordinar el uso y mantenimiento de las instalaciones y equipos del Nivel Nacional que no sean de uso exclusivo de ninguna de sus dependencias tales como auditorios, equipos de proyección y videos, salas de reuniones, áreas de estacionamiento y recreación, y demás bienes de la Empresa.

• 1. Responder por la elaboración de los anteproyectos de presupuesto de cada dependencia adscritas a la Subdirección Administrativa a Nivel Central y Regional. Presentar a la Oficina de Planeación el anteproyecto consolidado, de acuerdo con las normas y procedimientos sobre la materia.

• 1. Coordinar el buen uso y mantenimiento de las zonas aledañas a las instalaciones de la Empresa. Velar por el cumplimiento de las disposiciones de las autoridades competentes en cuanto a conservación ambiental.

• 1. Promover en el grupo de funcionarios del área la responsabilidad laboral, personal y social que les corresponde como servidores públicos, estimulando el desempeño eficiente y participativo y el estricto cumplimiento de las normas y, reglamento interno de la institución.

• 1. Mantener en el equipo de trabajo una actitud coherente entre la normatividad establecida y su aplicación conservando el sentido de ética, equidad y respeto exigidos por el Estado y necesarios para la convivencia laboral.

• 1. Articular el trabajo que realizan las dependencias bajo su responsabilidad, con el fin de que éste se desarrolle dentro de una concepción clara y participativa de la gestión empresarial.

• 1. Participar en la definición del Sistema de Control Interno en las áreas de su competencia, responder por su aplicación y cumplimiento.

• 1. Participar activa y efectivamente en la elaboración de manuales de procedimientos, desarrollo de estudios y proponer acciones concretas para la simplificación y mejoramiento continuo del trabajo.

• 1. Participar en la definición del anteproyecto de presupuesto, con base en los planes, e inversiones de su competencia, y velar por su adecuada ejecución.

• 1. Velar por el cumplimiento y adecuada aplicación de las políticas, normas y procedimientos relacionados con la administración y desarrollo de los recursos humanos de la dependencia.

• 1. Participar en la definición del inventario de necesidades de formación y capacitación del personal de su dependencia, y cumplir con el desarrollo de los planes en esta materia.

• 1. Participar en el diseño de los sistemas de información de la Subdirección.

• 1. Establecer y mantener mecanismos de coordinación e intercambio de información con las dependencias de la Empresa, en concordancia con las políticas y normas que establezca la Oficina de Comunicaciones.

• 1. Participar en la definición y desarrollo de los planes estratégicos corporativos y definir las de la Subdirección.

• 1. Las demás que le asigne la Dirección General de la Empresa, o las que como resultado de la operación o de nuevas directrices tanto internas como externas deban ser adoptadas en las áreas de su competencia.

13.1 División de recursos humanos

• 1. Definir y mantener actualizadas las políticas, normas, programas, procedimientos que se requieren para la administración, planificación, asignación y desarrollo de los recursos humanos de la Entidad, de acuerdo con las necesidades presentes y futuras de la organización, dentro de los parámetros y lineamientos establecidos por la Dirección de la Empresa y la Subdirección Administrativa.

• 1. Planear, programar, coordinar, evaluar, controlar, auditar y formular ajustes a los sistemas de administración de personal a Nivel Central y Regional, suministrando a las diferentes áreas la información que requiera.

• 1. Definir, implementar y divulgar las políticas, normas programas, procedimientos relacionados con la gestión y desarrollo de los recursos humanos de Caprecom.

• 1. Asesorar y apoyar a todas las áreas y servidores públicos de la Empresa, en la adecuada interpretación y aplicación de las políticas, normas, programas y procedimientos del sistema de administración de recursos humanos.

• 1. Planear, programar, coordinar, evaluar, controlar, auditar y formular ajustes a los sistemas de registro y estadísticas de personal a nivel nacional.

• 1. Revisar y presentar los informes del área de recursos humanos, requeridos por las normas legales y fiscales vigentes, dentro de los términos y plazos allí determinados.

• 1. Coordinar con todas las áreas de la Empresa autorizadas para efectuar movimientos de personal o general situaciones administrativas, el registro inmediato de cada operación, estableciendo los procesos e instrumentos que se requieran.

• 1. Analizar, absolver y proyectar respuestas sobre las consultas y reclamaciones que sean remitidas a la Subdirección con relación a asuntos individuales y colectivos. Recomendar y promover las soluciones particulares y generales de los mismos.

• 1. Analizar y proponer acciones conducentes al mantenimiento y mejoramiento de las relaciones laborales individuales y colectivas de la Empresa.

• 1. Participar en el estudio, revisión y actualización de las normas laborales de acuerdo con las necesidades de la Empresa y las nuevas tendencias de la administración.

• 1. Coordinar y ejecutar las actividades que le asigne la Subdirección Administrativa relativas al cumplimiento de la Convención Colectiva de Trabajo.

• 1. Coordinar las acciones necesarias para recibir, verificar y registrar la información que se genere en las áreas responsables de procesos relacionados con la administración, remuneración, capacitación, desarrollo, bienestar social, seguridad social y asuntos disciplinarios de los recursos humanos de la Empresa.

• 1. Coordinar con todas las áreas de la Empresa, la generación y suministro de reportes e informes, de acuerdo con la periodicidad y contenido que determine la Subdirección.

• 1. Asesorar en los procesos de negociación colectiva en aspectos de su competencia.

• 1. Administrar las políticas, normas, programas y procedimientos y asignación de recursos para el desarrollo efectivo del sistema de remuneración de la Empresa.

• 1. Coordinar, controlar, auditar y formular ajustes a los sistemas de nómina de la Empresa.

• 1. Consolidar la información de nómina a nivel nacional, mantener actualizados y suministrar oportunamente los reportes que requieran los clientes internos y externos de la Empresa.

• 1. Apoyar a las dependencias del nivel directivo en el desarrollo de planes especiales de formación, capacitación y entrenamiento tendientes a fortalecer el desempeño de los negocios de la Empresa.

• 1. Propender por el desarrollo de programas y proyectos, encaminados a elevar y mantener el sentido de pertenencia, la motivación y el liderazgo de los servidores públicos de Caprecom.

• 1. Coordinar los procesos de contratación del recurso humano de la organización.

• 1. Definir políticas y coordinar la implementación del Reglamento de Higiene, Medicina y Seguridad Industrial.

• 1. Definir, prever y proveer en coordinación con la Oficina de Gestión Tecnológica e Informática, los requerimientos y estándares de programas, aplicaciones y de equipos de procesamiento y teleproceso, para asegurar el efectivo funcionamiento del Sistema de Información de Recursos Humanos.

• 1. Definir y coordinar con la Oficina de Gestión Tecnológica e Informática y la Oficina de Control Interno, los estándares de seguridad en el procesamiento, transmisión y almacenamiento de los datos del Sistema de Información de Recursos Humanos.

• 1. Planear, diseñar e implementar las políticas, normas, programas y procedimientos inherentes a las acciones de inducción y reinducción.

• 1. Promover en forma permanente en el grupo de funcionarios de área, la responsabilidad laboral, personal y social que les corresponde como servidores del Estado, estimulando un desempeño eficiente y participativo y el estricto cumplimiento de las normas y reglamento interno de la institución.

• 1. Mantener en el equipo de trabajo una actitud coherente entre la normatividad establecida y su aplicación conservando el sentido de ética, equidad y respeto exigidos por el Estado y necesarios para la convivencia laboral.

• 1. Participar en la definición del Sistema de Control Interno en las áreas de su competencia, responder por su aplicación y cumplimiento.

• 1. Participar activa y efectivamente en la elaboración de manuales de procedimientos, desarrollo de estudios y proponer acciones concretas para la simplificación y mejoramiento continuo del trabajo.

• 1. Participar en la definición del anteproyecto de presupuesto, con base en los planes, e inversiones de su competencia, y velar por su adecuada ejecución.

• 1. Velar por el cumplimiento y adecuada aplicación de las políticas, normas y procedimientos relacionados con la administración y desarrollo de los recursos humanos de la dependencia.

• 1. Participar en la definición del inventario de necesidades de formación y capacitación del personal de su dependencia, y cumplir con el desarrollo de los planes en esta materia.

• 1. Participar en el diseño de los sistemas de información de la División.

• 1. Establecer y mantener mecanismos de coordinación e intercambio de información con las dependencias de la Empresa, en concordancia con las políticas y normas que establezca la Oficina de Comunicaciones.

• 1. Participar en la definición y desarrollo de los planes estratégicos corporativos.

• 1. Las demás que le asigne la Subdirección Administrativa, o las que como resultado de la operación o de nuevas directrices tanto internas corno externas deban ser adoptadas en las áreas de su competencia.

13.1.1 Departamento de relaciones laborales

• 1. Planear, programar, coordinar, evaluar, controlar y formular ajustes a los sistemas de administración de personal a nivel nacional.

• 1. Asesorar y apoyar a todas las áreas y servidores públicos de la Empresa, en la adecuada interpretación y aplicación de las políticas, normas, programas y procedimientos del sistema de administración de recursos humanos.

• 1. Preparar y presentar los informes requeridos por las normas legales y fiscales vigentes, dentro de los términos y plazos allí determinados.

• 1. Consolidar la información nacional inherente a los movimientos de personal, situaciones administrativas y producir los informes que le sean solicitados.

• 1. Elaborar los contratos y resoluciones de nombramientos del personal que se vincule al Nivel Central, coordinar y controlar lo relacionado con este aspecto en las Regionales. Mantener actualizado el sistema para consolidar la información de todo el país.

• 1. Preparar los proyectos de resolución y comunicación relativos a movimientos y situaciones administrativas del personal al servicio del Nivel Central y coordinar lo pertinente en las Regionales.

• 1. Elaborar y mantener actualizado el Estatuto de Personal y presentarlo para aprobación de la Junta Directiva.

• 1. Liquidar, tramitar y notificar de los actos Administrativos sobre reconocimiento de prestaciones sociales.

• 1. Coordinar con las áreas responsables de los sistemas de control de gestión de Empresa, la generación y suministro de información que se requiera.

• 1. Analizar, absolver y proyectar conjuntamente con la División de Recursos Humanos las reclamaciones que sean remitidas a la Subdirección con relación a los asuntos individuales y colectivos. Recomendar y promover las soluciones particulares y generales de los mismos.

• 1. Analizar y proponer acciones conducentes al mantenimiento y mejoramiento de las relaciones laborales individuales y colectivas de la Empresa.

• 1. Participar en el estudio, revisión y actualización de las normas laborales de acuerdo con las necesidades de la Empresa y las nuevas tendencias de la administración.

• 1. Coordinar y ejecutar las actividades que le asigne la División de Recursos Humanos relativas al cumplimiento de la Convención Colectiva de Trabajo.

• 1. Apoyar a la División de Recursos Humanos con los estudios e informes que le sean solicitados con relación a los procesos de negociación colectiva en aspectos de su competencia.

• 1. Recomendar los ajustes necesarios a los sistemas de nómina de la Empresa y velar por su eficiente funcionamiento.

• 1. Elaborar la nómina para el Nivel Central. Consolidar la información a nivel nacional, mantener actualizados y suministrar oportunamente los reportes que requieran los clientes internos y externos de la Empresa.

• 1. Las demás que le sean asignadas en cumplimiento de su misión y objetivos.

13.1.2 Departamento de bienestar social

• 1. Definir las políticas, normas y procedimientos, y coordinar los planes y programas de Bienestar Social.

• 1. Planear, programar y coordinar las actividades sociales, culturales y deportivas.

• 1. Fomentar la participación de la Empresa en eventos nacionales de su competencia.

• 1. Participar en el desarrollo de programas y proyectos, encaminados a elevar y mantener el sentido de pertenencia, la motivación y el liderazgo de los servidores públicos de Caprecom.

• 1. Divulgar entre los funcionarios y los pensionados de la Empresa, los programas y eventos especiales a nivel social, cultural y deportivo.

• 1. Programar, propender y coordinar la elaboración de convenios interinstitucionales que amplíen el uso de los servicios de bienestar a los funcionarios, pensionados y su núcleo familiar.

• 1. Programar, organizar y ejecutar las acciones de inducción y reinducción de los servidores públicos de la Empresa.

• 1. Coordinar la elaboración del Programa de Salud Ocupacional y el Reglamento de Higiene, Medicina y Seguridad Industrial. Velar por su ejecución y correcta aplicación.

• 1. Coordinar y supervisar las actividades que se realizan en la casa del pensionado.

• 1. Las demás que le sean asignadas en cumplimiento de su misión y objetivos.

13.1.3 Departamento de planificación y capacitación

• 1. Diseñar las políticas, normas, programas, procedimientos y asignación de recursos, que se requieran para la administración, planificación, desarrollo y capacitación de los recursos humanos de la Entidad, de acuerdo con las necesidades presentes y futuras de la organización, dentro de los parámetros y lineamientos establecidos por la Dirección de la Empresa y la Subdirección Administrativa.

• 1. Planear, programar, coordinar, evaluar, controlar, auditar y formular ajustes a los sistemas de registro y estadísticas de personal a nivel nacional.

• 1. Consolidar, cuantificar, evaluar y coordinar el plan General de Capacitación de la Empresa.

• 1. Desarrollar en forma permanente programas de capacitación y entrenamiento, apoyar y dar asesoría a todas las dependencias de la Empresa.

• 1. Apoyar a las dependencias del nivel directivo en el desarrollo de planes especiales de formación, capacitación y entrenamiento tendientes a fortalecer el desempeño de los negocios de la Empresa.

• 1. Propender por la investigación de nuevos sistemas de formación, capacitación, entrenamiento y adiestramiento, a través de intercambios institucionales, rotación del puesto de trabajo, cursos tutoriales, reinducción y otros esquemas que contribuyan a racionalizar los recursos y garantizar la eficacia y calidad de los resultados.

• 1. Determinar y ajustar los indicadores de gestión para evaluar los resultados de la Capacitación en la Empresa.

• 1. Proyectar, actualizar y evaluar las normas y procedimientos en materia de selección de personal.

• 1. Diseñar, elaborar y mantener actualizados los esquemas y planes de carrera, sistemas de herramientas para la evaluación del desempeño y programas de capacitación corporativa, que permitan la difusión de las políticas y el fortalecimiento de la cultura organizacional.

• 1. Programar, desarrollar y evaluar programas y proyectos, encaminados a elevar y mantener el sentido de pertenencia, la motivación y el liderazgo de los servidores públicos de Caprecom.

• 1. Preparar y presentar los informes de su competencia requeridos por las normas legales y fiscales vigentes, dentro de los términos y plazos allí determinados.

• 1. Participar en el diseño, actualización y custodia del Sistema de Información de Recursos Humanos, generar los reportes y estadísticas que requieran los clientes internos y externos de la Empresa, y entregarlos de acuerdo con los cronogramas establecidos.

• 1. Responder por la elaboración, evaluación y análisis del Balance Social de la Empresa.

• 1. Coordinar con las áreas responsables de los sistemas de control de gestión de Empresa, la generación y suministro de información que se requiera referente al Recurso Humano.

• 1. Administrar las políticas, normas, programas y procedimientos y asignación de recursos para el desarrollo efectivo del sistema de remuneración de la Empresa.

• 1. Las demás que le sean asignadas en cumplimiento de su misión y objetivos.

13.2 División de recursos físicos

• 1. Velar por la prestación oportuna y eficiente de los servicios de aseo, cafetería, vigilancia, archivo, correspondencia, mensajería, recepción, transporte, fotocopiado y mantenimiento de instalaciones, equipos y vehículos.

• 1. Participar en la elaboración y responder por la ejecución oportuna y efectiva del plan de compras aprobado por la Empresa.

• 1. Velar por la oportuna y adecuada adquisición, recibo, manejo almacenamiento y entrega de equipos y materiales solicitados por las dependencias de la Empresa.

• 1. Coordinar la elaboración y presentación de los informes requeridos por las normas legales y fiscales vigentes, dentro de los términos y plazos allí determinados.

• 1. Velar por el recibo y trámite ágil y oportuno de las facturas o cuentas por pagar, por concepto de provisión de bienes y prestación de servicios a la Empresa, así como del servicio de correspondencia y archivo de documentos.

• 1. Coordinar la celebración de convenios globales y nacionales para la adquisición de bienes y servicios y facilitar bases de datos sobre precios y proveedores a los demás niveles de la organización.

• 1. Supervisar la aplicación de normas de mantenimiento y la optimización de recursos físicos por parte de la administración central y direcciones regionales.

• 1. Velar por mantener actualizadas las bases de información de proveedores según los registros que lleven las Cámaras de Comercio conforme a la Ley 80 de 1993.

• 1. Establecer las políticas, normas, estándares generales para la planeación, ejecución y administración del mantenimiento de los equipos, edificios e instalaciones de la Empresa.

• 1. Determinar los mecanismos que permitan la contratación y administración de bienes y servicios de la Empresa, procurando en su realización obtener los mejores términos de calidad, cantidad, oportunidad y eficacia, de acuerdo con las normas y políticas establecidos por la Empresa.

• 1. Velar por el cumplimiento de las normas técnicas y administrativas y los procedimientos para la realización del proceso de contratación para la compra de bienes y servicios.

• 1. Adelantar el control y análisis global de la gestión de mantenimiento de la Empresa, en cuanto a la calidad, costos y el cumplimiento de los planes periódicos que establezcan.

• 1. Velar por los sistemas de inventarios de elementos de consumo y devolutivos de la Empresa.

• 1. Administrar el servicio de transporte así como el mantenimiento y reparación de los vehículos.

• 1. Responder por el manejo de la caja menor asignada a la División.

• 1. Velar por la adecuada y oportuna prestación de servicios por parte de los contratistas y/o proveedores.

• 1. Coordinar las actividades asociadas al manejo de los archivos periféricos y el archivo general de su sede, y flujo de correspondencia, de acuerdo con las normas y procesos establecidos por la Empresa.

• 1. Evaluar y seleccionar la tecnología adecuada para la administración y manejo de la información documental.

• 1. Supervisar la aplicación de normas de mantenimiento y la optimización de recursos físicos por parte de las regionales.

• 1. Velar por el cumplimiento de las normas, políticas y estándares generales con relación a la infraestructura física de la Empresa, y proponer los ajustes necesarios.

• 1. Supervisar la aplicación de normas de mantenimiento y optimización de recursos físicos por parte de las regionales.

• 1. Coordinar la adquisición o prestación de los servicios de correo interno, externo y microfilmación de documentos.

• 1. Responder por la adecuada actualización y constitución de las pólizas de riesgo de los bienes de la Entidad ante las compañías aseguradoras.

• 1. Articular el trabajo que realizan las dependencias bajo su responsabilidad, con el fin de que éste se desarrolle dentro de una concepción clara y participativa de la gestión empresarial.

• 1. Participar en la definición del Sistema de Control Interno en las áreas de su competencia, responder por su aplicación y cumplimiento.

• 1. Participar activa y efectivamente en la elaboración de manuales de procedimientos, desarrollo de estudios y proponer acciones concretas para la simplificación y mejoramiento continuo del trabajo.

• 1. Participar en la definición del anteproyecto de presupuesto, con base en los planes, e inversiones de su competencia, y velar por su adecuada ejecución.

• 1. Velar por el cumplimiento y adecuada aplicación de las políticas, normas y procedimientos relacionados con la administración y desarrollo de los recursos humanos de la dependencia.

• 1. Participar en la definición del inventario de necesidades de formación y capacitación del personal de su dependencia, y cumplir con el desarrollo de los planes en esta materia.

• 1. Participar en el diseño de los sistemas de información de la División.

• 1. Establecer y mantener mecanismos de coordinación e intercambio de información con las dependencias de la Empresa, en concordancia con las políticas y normas que establezca la Oficina de Comunicaciones.

• 1. Participar en la definición y desarrollo de los planes estratégicos corporativos.

• 1. Las demás que le asigne la Subdirección Administrativa, o las que como resultado de la operación o de nuevas directrices tanto internas como externas deban ser adoptadas en las áreas de su competencia.

13.2.1 Departamento de adquisiciones y suministros

• 1. Elaborar y responder por la ejecución oportuna y efectiva del plan de compras para la administración central, consolidar el de la Empresa y responder por su adecuada ejecución.

• 1. Preparar los informes requeridos por las normas legales y fiscales vigentes, dentro de los términos y plazos allí determinados.

• 1. Participar en los estudios relacionados con la definición de políticas, estrategias, normas, procesos y procedimientos que garanticen la eficiencia y oportunidad en la elaboración de los contratos administrativos.

• 1. Coordinar la elaboración de los contratos para la prestación de los servicios de aseo, cafetería, vigilancia, correspondencia y demás que sean competencia de la Subdirección administrativa.

• 1. Preparar los términos de referencia de los contratos administrativos y responder por su oportuna remisión a la División de contratos y licitaciones.

• 1. Atender y tramitar las solicitudes de elementos, equipos y materiales que hagan las Dependencias, de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos por la Empresa.

• 1. Coordinar conjuntamente con la Subdirección Administrativa, los trámites de importación y legalización de los equipos que requiera la Empresa.

• 1. Efectuar las evaluaciones, cuadros comparativos y demás informes que le solicite la División de Recursos Físicos, relativos a cotizaciones.

• 1. Supervisar la prestación de servicios por parte de los contratistas y/o proveedores.

• 1. Las demás que le sean asignadas en cumplimiento de su misión y objetivos.

13.2.2 Departamento de almacén e inventarios

• 1. Responder por la oportunidad y adecuado recibo, manejo, almacenamiento y entrega de equipos y materiales solicitados por las dependencias de la Empresa y/o entregados por los proveedores.

• 1. Responder por el adecuado almacenamiento de los elementos, materiales y equipos de propiedad de la Empresa.

• 1. Mantener actualizados los sistemas de información sobre inventarios devolutivos y de consumo, consolidar la información nacional.

• 1. Preparar los informes requeridos por las normas legales y fiscales vigentes, dentro de los términos y plazos allí determinados.

• 1. Informar al Departamento de Adquisiciones y Suministros sobre las existencias de Almacén y rotación de inventarios con el fin de consolidar un adecuado Plan de compras.

• 1. Coordinar con el Departamento de Servicios e infraestructura la entrega de materiales y equipos relacionados con la administración y mantenimiento de las instalaciones locativas de la Empresa.

• 1. Administrar los sistemas de inventario de los elementos de consumo y devolutivos de los almacenes de la Empresa.

• 1. Administrar los sistemas de inventario de los bienes muebles e inmuebles de propiedad de la Empresa.

• 1. Realizar los inventarios físicos cada año y producir los informes pertinentes.

• 1. Verificar el proceso y cumplimiento de las normas de altas y bajas.

• 1. Las demás que le sean asignadas en cumplimiento de su misión y objetivos.

13.2.3 Departamento de servicios e infraestructura

• 1. Coordinar y responder por la prestación oportuna y eficiente de los servicios de aseo, cafetería, vigilancia, recepción, transporte, fotocopiado y mantenimiento de instalaciones, equipos y vehículos.

• 1. Preparar y presentar los informes requeridos por las normas legales y fiscales vigentes, dentro de los términos y plazos allí determinados.

• 1. Cumplir y hacer cumplir las políticas, normas, estándares generales para la planeación, ejecución y administración del mantenimiento de los equipos, edificios e instalaciones de la Empresa.

• 1. Responder por el control y análisis global de la gestión de mantenimiento de la Empresa, en cuanto a calidad, costos y el cumplimiento de los planes periódicos que se establezcan.

• 1. Administrar el servicio de transporte, así como el mantenimiento y reparación de los vehículos.

• 1. Supervisar la aplicación de normas de mantenimiento y la optimización de recursos físicos por parte de las regionales.

• 1. Coordinar la ejecución de los contratos con terceros para la prestación de los servicios de aseo, cafetería, y vigilancia.

• 1. Las demás que le sean asignadas en cumplimiento de su misión y objetivos.

13.2.4 Departamento de administración de documentos

• 1. Coordinar las actividades asociadas al manejo de los archivos periféricos y el archivo general de su sede, y flujo de correspondencia, de acuerdo con las normas y procesos establecidos por la Empresa.

• 1. Recomendar la contratación de terceros, la prestación de los servicios de correo interno y externo, microfilmación de documentos.

• 1. Evaluar y seleccionar la tecnología adecuada para la administración y manejo de la información documental.