LegalizeCode général des collectivités territoriales
Convention de rupture conventionnelle fixant le montant de l'indemnité de rupture conventionnelle et la date de cessation définitive des fonctions du fonctionnaire concerné ou la date de fin de contrat arrêtée par l'autorité investie du pouvoir de recrutement ou son représentant, signée des deux parties.
Décompte déterminant le montant attribué à l'agent bénéficiaire de la rupture, sauf si les éléments liés à la liquidation sont présents dans la convention de rupture.
Rémunération versée dans le cadre d'un congé spécial
Premier paiement
Arrêté d'admission en congé spécial précisant la période ainsi que les éléments de la rémunération,
Ou arrêté modifiant les conditions de rémunération fixées initialement dans l'arrêté d'admission.
Pièce prévue pour les paiements ultérieurs.
Paiements ultérieurs
Etat mensuel de liquidation du revenu de remplacement.
Rémunération versée dans le cadre d'un placement en recherche d'affectation
Premier paiement
Arrêté de placement en recherche d'affectation, fixant la période ainsi que les éléments de la rémunération ;
Pièce prévue pour les paiements ultérieurs.
Paiements ultérieurs
Etat mensuel de liquidation du revenu de remplacement.
Indemnisation des agents involontairement privés d'emploi
Avance sur indemnisation des agents involontairement privés d'emploi
Décision d'ouverture des droits autorisant le versement de l'avance dans l'attente des calculs des droits définitifs.
Etat liquidatif du montant de l'avance.
Indemnisation
Premier paiement
Décision d'ouverture des droits précisant la durée maximale d'indemnisation.
Copie du ou des bulletins de salaire de la période de référence de liquidation des droits.
Pièce prévue pour les paiements ultérieurs
Paiements ultérieurs
Etat de liquidation.
Indemnités compensatrices de congés non pris
Décompte certifié, détaillant le nombre de jours de congés dus et non pris du fait de l'administration en raison notamment de la définition, par l'autorité investie du pouvoir de nomination, du calendrier des congés annuels, liquidant l'indemnité compensatrice qui en résulte.
Versement de l'aide à la reprise ou à la création d'entreprise (ARCE) ou Aide différentielle de reclassement (ADR)
Décision du directeur fixant le montant applicable à l'agent.
Paiement du capital décès
Décision de l'ordonnateur précisant le ou les bénéficiaires du capital décès, ainsi que le montant à verser pour chacun d'eux.
Etat de liquidation précisant la répartition du capital décès, le cas échéant.
Le cas échéant, certificat de non-imposition si des enfants ou des ascendants sont bénéficiaires.
Indemnités et remboursements de frais relatifs aux déplacements et changements de résidence (37)
(37) Cette rubrique ne concerne que le remboursement de frais aux agents. Les frais réglés directement par la collectivité à un prestataire relèvent de la rubrique 4.
Prise en charge des frais de déplacement
Pièces générales
Etat de frais visé par le directeur (voir annexe A).
- pour les EPS : Décision du directeur fixant les taux du remboursement forfaitaire des frais d'hébergement ;
ou
- pour les EPSMS : Délibération fixant les taux du remboursement forfaitaire des frais d'hébergement.
Pièces particulières
Déplacements temporaires hors la résidence administrative et hors la résidence familiale
Ordre de mission signé du directeur indiquant notamment l'objet du déplacement et le moyen de transport utilisé.
Mission permanente, fonctions itinérantes
Ordre de mission (38) permanent indiquant la durée de validité, et le cas échéant, la limite géographique fixée.
Intérim. Gérance d'un poste temporairement vacant situé hors de la résidence administrative et hors de la résidence familiale
Décision portant nomination dans les fonctions d'intérimaire.
Stages. Déplacements hors de la résidence administrative et hors de la résidence familiale
Ordre de mission ad hoc.
Concours ou examen professionnel
Convocation.
Déplacements à l'intérieur d'une même commune
Décision du directeur autorisant la prise en charge et indiquant le nom des bénéficiaires.
Personnes extérieures à l'administration hospitalière appelées à effectuer des déplacements pour le compte de celle-ci
Décision du directeur.
Agents hospitaliers et autres personnes collaborant aux " commissions "
Ordre de mission du directeur.
Déplacements à l'étranger
- Pour les EPS : Décision du directeur précisant les conditions de liquidation du déplacement ;
- Pour les ESMS : Délibération précisant les conditions de liquidation du déplacement.
Ordre de mission.
(38) L'ordre de mission permanent est à produire une fois par an.
Transport du corps d'un agent décédé au cours d'un déplacement temporaire
Demande de remboursement (39).
Facture du prestataire ayant procédé au transport visée par le directeur.
Ordre de mission ou autre pièce justifiant le déplacement de l'agent décédé.
(39) La demande doit être présentée dans le délai d'un an à compter du décès sous peine de forclusion.
Changement de résidence
Ordre de mutation ou décision génératrice de droit.
Etat de frais de changement de résidence (voir annexe B).
Le cas échéant, demande de remboursement (40).
(40) La signature de l'état de frais vaut demande de remboursement. Toutefois, lorsque l'état de frais est présenté par l'agent intéressé postérieurement au délai d'un an à compter de la date du changement de résidence administrative, une demande présentée antérieurement justifie l'absence de forclusion.
Modalités de prise en charge des indemnités et remboursements de frais
Versement d'avances sur le paiement des indemnités et remboursement de frais
Demande de l'agent.
Etat liquidatif.
Paiement du solde
Etat de frais avec décompte des avances reçues accompagné des pièces prévues selon le cas aux rubriques 2251 ou 2252.
Avances pour l'achat d'un véhicule nécessaire à l'exécution du service
Décision d'octroi prise par le directeur.
Remboursement des frais de transport domicile-travail
Etat liquidatif.
Congés bonifiés
Décision d'octroi du congé bonifié prise par l'autorité compétente.
Décompte établi sur le modèle de l'état de frais de déplacement (annexe A).
Formation professionnelle
Rémunération des enseignants et des membres de jurys
Décision individuelle de nomination dans le cas des membres du jury visant la réglementation applicable pour la rémunération.
Décompte des vacations visé par le directeur.
Prise en charge des frais de formation
Indemnisation
Décision relative à la prise en charge de frais de formation engagés par l'agent.
Décompte ou facture visés par le directeur.
Frais de déplacement
Pièces prévues à la rubrique 225.
Frais médicaux
Médecine préventive
Convention d'adhésion.
Mémoire.
Frais de transport et autres frais médicaux
Convocation.
Factures ou note d'honoraires.
Le cas échéant, décision de l'autorité compétente dans le cas d'une contre-visite ou demande de l'intéressé.
Frais d'hospitalisation du fonctionnaire en activité
Certificat médical attestant l'urgence de l'hospitalisation ou sa nécessité, lorsque les soins ont lieu dans un autre établissement que celui employeur.
Etat de frais.
Accident du travail
Remboursement de frais médicaux
Pièces justificatives afférentes aux frais médicaux, pharmaceutiques ou ceux entraînés par la situation du malade, à la charge de l'établissement.
Paiement direct de frais médicaux
Certificat de prise en charge.
Pièces justificatives afférentes aux frais.
Allocation journalière d'accompagnement d'une personne en fin de vie
Décision du directeur de versement de l'allocation.
Etat liquidatif.
Autres frais
Protection fonctionnelle
Décision du directeur ou, s'agissant des personnels de direction, du préfet ou du directeur de l'ARS, selon le type d'établissement, autorisant la prise en charge des frais, ou en cas d'indemnisation, fixant son montant.
Factures, notes d'honoraires.
Transferts financiers des jours portés sur un compte épargne temps (CET) dans le cadre d'une mutation ou d'un détachement
Décision de mutation.
Etat liquidatif.
Dépenses de personnel des associations syndicales de propriétaires (41)
(41) La (les) pièce(s) justificative(s) prévue(s) par le statut ou les textes spécifiques aux associations régies par des textes particuliers remplace(nt) ou complète(nt), le cas échéant, les pièces visées dans la présente rubrique 23.
Rémunération du personnel
Premier paiement
Acte d'engagement mentionnant :
- l'identité de l'agent, la date de sa nomination ;
- les modalités de recrutement et les conditions d'emploi (temps complet, incomplet, partiel) ;
- les modalités de la rémunération de l'agent.
Le cas échéant, certificat de cessation de paiement.
Le cas échéant, règlement intérieur.
Pièces exigées pour les paiements ultérieurs.
Paiements ultérieurs
Pièces générales
Etat nominatif décompté individuel ou collectif énonçant, le cas échéant, les mentions suivantes pour chaque agent :
- l'indication du temps de travail, le taux horaire ;
- la période ouvrant droit à rémunération et le nombre d'heures effectives ;
- le traitement brut mensuel ;
- chaque prime ou indemnité de manière individualisée ;
- les heures supplémentaires ;
- le montant des rémunérations soumis aux précomptes, les taux applicables et les montants des précomptes ;
- l'assiette, le taux et le montant de la retenue à la source prévue au 1° du 2 de l'article 204 A du code général des impôts ;
- le traitement net mensuel ;
- la somme nette à payer.
Etat récapitulatif global par chapitre et article d'imputation budgétaire.
Décision du président portant modification de la situation administrative de l'intéressé entraînant une modification de sa rémunération avec indication de la date d'effet, ou avenant au contrat de recrutement comportant les mêmes énonciations.
Pièces particulières (42) : Primes et accessoires à la rémunération
Décision du président
ou
Mention de la prime ou de l'accessoire dans l'acte d'engagement ou dans le règlement intérieur.
(42) Ces pièces doivent être produites, en tant que de besoin, et à chaque changement des droits de l'agent.
Charges sociales, impôts, taxes et versements assimilés sur rémunération
Cas général
Décompte indiquant notamment l'assiette, le taux et le montant des charges à payer
ou
Etat de redressement suite à un contrôle (URSSAF, ASSEDIC, taxe sur les salaires)
ou
Pour le remboursement à un agent d'un trop prélevé :
- décision précisant l'objet du remboursement ;
- décompte.
Prélèvement à la source
Décompte global précisant :
- la période de versement ;
- la date d'exigibilité ;
- le montant total des prélèvements effectués au titre de la période ;
- le cas échéant, les montants des régularisations positives et négatives ;
- le montant total des sommes mises en paiement.
Perte d'emploi
Indemnités de licenciement
Décision de licenciement.
Justification de la durée de l'emploi.
Etat récapitulatif des salaires perçus au cours de la période de référence de liquidation des droits.
Décompte des droits.
Indemnité de rupture conventionnelle (agents de droit privé)
Convention de rupture conventionnelle.
Décision d'homologation de l'autorité administrative ou attestation de l'ordonnateur certifiant l'absence de rejet de la demande d'homologation dans le délai de 15 jours mentionné au 2ᵉ alinéa de l'article L.1237-14 du code du travail.
Frais de déplacement
Mention du régime de prise en charge dans le règlement intérieur, dans l'acte d'engagement de l'agent ou dans une décision du président.
Etat liquidatif et justificatifs prévues par les pièces visées au 1.
Rémunérations d'agents d'autres collectivités publiques
Rémunération publique accessoire
Premier paiement
Décision du président, fixant le principe du recours à un fonctionnaire recruté pour exercer une activité publique accessoire, précisant les modalités de l'indemnité allouée.
Le cas échéant, contrat d'engagement (43).
Pièce exigée pour les paiements ultérieurs.
Paiements ultérieurs
Décompte.
(43) L'arrêté n'est à produire que dans les cas où la délibération n'a pas désigné l'intéressé.
Mise à disposition de personnel par une autre collectivité publique
Convention de mise à disposition.
Etats liquidatifs.
Article Rubrique 3
Rubrique 3-Dépenses liées à l'exercice de fonctions électives ou de représentation
Indemnités
Indemnité de fonction d'un élu local
Premier paiement
Délibération fixant les conditions d'octroi de l'indemnité et son montant (1).
Le cas échéant, arrêté de délégation de fonction.
Pièces prévues pour les paiements ultérieurs.
(1) Cette pièce n'est pas exigée pour les indemnités des maires automatiquement fixées au taux plafond.
Paiements ultérieurs
Etat liquidatif précisant :
- le montant brut de l'indemnité ;
- le montant des indemnités soumis aux précomptes, les taux et les montants de ces précomptes ;
- l'assiette, le taux et le montant de la retenue à la source prévue au 1° du 2 de l'article 204 A du code général des impôts ;
- le montant net versé.
Indemnité d'un membre du conseil économique et social régional
Premier paiement
Délibération fixant le montant de l'indemnité et les conditions de sa modulation.
Le cas échéant, arrêté de délégation de fonction.
Pièces prévues pour les paiements ultérieurs.
Paiements ultérieurs
Etat liquidatif précisant le montant brut des indemnités, le montant des précomptes, le montant net versé.
Pièce(s) particulière(s) exigée(s) par la délibération.
Indemnités du président, du vice-président ou des membres du syndicat d'une association syndicale de propriétaires
Délibération de l'assemblée des propriétaires en fixant le principe et le montant.
Etat liquidatif.
Frais de représentation (2)
Délibération précisant le montant plafond et la nature des frais pris en charge ou le montant forfaitaire alloué à l'élu.
Lorsque l'indemnité n'est pas versée sous une forme forfaitaire :
- factures ;
- état de consommation des crédits.
(2) L'organe délibérant peut :
- soit instaurer le versement d'une somme forfaitaire non subordonnée à la production de justificatifs des frais exposés ;
- soit instituer une dotation permettant la prise en charge directe des frais par la collectivité elle-même ou le remboursement, le cas échéant sous forme forfaitaire, des dépenses de représentation exposées et dûment justifiées. Dans ces hypothèses, un état de consommation de crédit permet de suivre l'emploi de la dotation votée par l'organe délibérant.
Charges sociales
Décompte indiquant notamment l'assiette, le taux et le montant des charges à payer,
ou
Etat de redressement suite à un contrôle,
ou
Pour le remboursement à un élu d'un trop prélevé :
- décision précisant l'objet du remboursement ;
- décompte.
Remboursements de frais (3)
(3) Les dépenses réglées directement par la collectivité à des prestataires relèvent de la rubrique 4.
Frais d'exécution d'un mandat spécial
Pièce générale
Délibération accordant un mandat spécial.
Pièces particulières
Frais de déplacement et de mission :
- le cas échéant, délibération ;
- état de frais.
Frais d'aide à la personne et autres frais.
- le cas échéant (4), délibération ;
- état de frais.
(4) Si la décision donnant mandat spécial n'a pas décidé de la prise en charge de ces frais.
Frais de déplacement et de mission
Etat de frais (voir annexe A de la présente liste).
Indemnités de déplacement et frais de transport des représentants des associations syndicales de propriétaires
Décision du conseil d'administration fixant les conditions de versement des indemnités et frais.
Etat de frais.
Le cas échéant (5), justificatifs.
(5) Lorsque les indemnités kilométriques compensatrices des frais de transport ne sont pas celles fixées pour les fonctionnaires.
Frais de déplacement et de mission des administrateurs des EPS et EPSMS
Pièces prévues pour le cas g) de la rubrique 22512.
Dépenses exceptionnelles d'aide et de secours
Délibération décidant du remboursement des frais d'assistance ou de secours engagés par l'élu.
Justificatifs.
Frais d'aide à la personne
Délibération fixant les conditions du droit à remboursement.
Selon les cas, état de frais ou état liquidatif.
Frais spécifiques des élus en situation de handicap
Etat de frais précisant les frais engagés mensuellement.
Remboursement des frais exposés par les élus pour leur défense
Délibération autorisant la prise en charge des frais ou en cas d'indemnisation, fixant son montant.
Factures ou notes d'honoraires ou décompte de l'indemnisation.
Autres dépenses
Compensation des pertes de revenu
Etat liquidatif précisant, le motif de la perte de revenu, le nombre d'heures compensées et le nombre total d'heures compensées soit au titre de l'année civile soit au titre de la durée du mandat (6).
(6) Au titre de la durée du mandat pour les congés de formation
Accidents survenus dans l'exercice des fonctions
Certificat de prise en charge.
Etat de frais, factures.
Prise en charge des frais de formation engagés par les élus (7).
Indemnisation
Délibération autorisant la prise en charge de frais de formation engagés par l'élu.
Décompte.
Facture.
Frais de déplacement
Pièces prévues à la rubrique 322 ou 323 selon le cas.
(7) Les frais acquittés directement auprès d'un prestataire relèvent de la rubrique 4.
Article Rubrique 4
Rubrique 4-Commande publique (1) (2) (3) (4) (5) (6)
(1) Si les prestations concernent un immeuble, sa localisation géographique est mentionnée sur une des pièces justificatives jointes au mandat.
(2) La dépense est présentée sous la seule responsabilité de l'ordonnateur, selon l'une des sous-rubriques décrites dans la présente rubrique 4.
(3) Pour le paiement des marchés conclus avec un titulaire étranger ayant un représentant fiscal ou un mandataire en France, cf. pièces exigées à la rubrique " 05 - Paiement des sommes dues à des créanciers étrangers ".
(4) Les contrats de la présente rubrique signés électroniquement transmis en pièces justificatives sont accompagnés du résultat du processus de validation conforme à l'arrêté visé à l'article R. 2182-3 du code de la commande publique, ou à défaut d'un certificat administratif, attestant la présence des signatures et leur lien avec le contrat. Le résultat du processus de validation ou le certificat administratif ne seront plus à produire lorsque l'outil mutualisé de contrôle des signatures sera opérationnel.
(5) Lorsqu'elles ne sont pas produites sous forme dématérialisée, les pièces constitutives du marché sont adressées au comptable en double exemplaire. Un des exemplaires de l'ensemble des pièces contractuelles du marché est conservé par le comptable pendant toute la durée du marché pour être joint à l'appui du mandat du paiement du solde.
(6) La décision de rejeter une facture d'un fournisseur ne respectant pas les obligations de dématérialisation des factures appartient à l'ordonnateur. Le comptable n'en reste pas moins responsable du contrôle de la production des factures sur un support, papier ou dématérialisé, lui permettant d'exercer ses contrôles sur la validité de la dette.
Dédommagement pour retard de paiement : paiement des intérêts moratoires, de l'indemnité forfaitaire et de l'indemnisation complémentaire
Contrat, le cas échéant.
Etat liquidatif.
Les marchés publics (7)
(7) Le représentant du pouvoir adjudicateur est seul responsable de la computation des seuils prévus par le code de la commande publique notamment au regard du caractère de similitude et d'homogénéité des prestations ou, s'agissant des travaux, de l'ensemble des dépenses concourant à une même opération.
Les marchés publics inférieurs au montant fixé par voie réglementaire en deçà duquel ils n'ont pas l'obligation d'être écrits
Les marchés publics non écrits (8) (9)
Mémoire ou facture.
(8) Tout versement d'une avance, ou d'un acompte, ainsi que tout prélèvement d'une retenue de garantie ou l'application d'une variation de prix ou d'une pénalité de retard doit faire l'objet d'un écrit.
(9) Quel que soit leur montant, les marchés de maîtrise d'œuvre doivent être écrits (cf. article L.2432-1 du code de la commande publique).
Les marchés publics non soumis à l'obligation d'écrit mais faisant volontairement l'objet d'un écrit (10)
(10) Les mentions obligatoires de ces marchés publics passés conformément aux articles L. 2112-1 et R. 2112-1 du code de la commande publique, sont décrites à l'annexe G de la présente liste.
Un écrit.
Le cas échéant, document matérialisant les modifications apportées à l'écrit.
Mémoire ou facture et toute pièce mentionnée par l'écrit et ayant des incidences financières.
Les marchés publics égaux ou supérieurs au montant fixé par voie réglementaire au-delà duquel ils doivent être écrits (11) (12) (13) (14)
(11) Le contenu du marché public soumis à l'obligation d'écrit ainsi que les mentions devant obligatoirement y figurer sont définis par les articles L. 2112-1 à L. 2112-6 du code de la commande publique. Les mentions devant figurer sur les factures et mémoires sont décrites à l'annexe C de la présente liste.
(12) Les mentions obligatoires de ces marchés publics passés conformément aux articles L. 2112-1 et R. 2112-1 du code de la commande publique, sont décrites à l'annexe G de la présente liste.
(13) Les marchés de maîtrise d'œuvre sont des marchés de service et toute prestation de maîtrise d'œuvre dès le premier euro donne lieu à un contrat écrit, qui fait apparaître une rémunération forfaitaire du maître d'œuvre décomposée par éléments de mission (article L. 2432-1 et R. 2432-6 du code de la commande publique).
(14) En l'absence de marché écrit pour les marchés publics égaux ou supérieurs au montant fixé par voie réglementaire au-delà duquel ils doivent être écrits, l'ordonnateur devra présenter à l'appui de la dépense un certificat administratif attestant qu'il prend la responsabilité de l'absence de marché écrit (CE, Sect. 8 février 2012, CCAS de Polaincourt, req N°340698).
Les marchés publics écrits ne faisant pas référence à un cahier des clauses administratives générales (CCAG) approuvé par arrêté (15).
(15) Le recours aux CCAG est facultatif conformément aux articles R. 2112-2 et R. 2112-3 du code de la commande publique. Les CCAG qui n'ont pas fait l'objet d'une approbation par arrêté sont produits à l'appui du premier mandatement du marché qui s'y réfère.
Pièces générales
Toutes pièces du marché rendues nécessaires pour l'exécution financière du contrat.
Remboursement de la retenue de garantie
Décision de l'ordonnateur de libérer la retenue de garantie ou le cas échéant, réception d'une garantie de substitution.
Dans le cas où elles n'ont pas été produites préalablement au comptable, pièces justificatives prévues pour le paiement du solde.
Le cas échéant, décision de levée de réserves.
Les marchés publics écrits faisant référence à un CCAG approuvé par arrêté
Pièces générales
Pièces à fournir lors du premier paiement
Pièces contractuelles initiales du marché listées au cahier des clauses administratives particulières ou au CCAG, à l'exclusion du cahier des clauses techniques générales, du cahier des clauses techniques particulières et du cahier des clauses administratives générales lorsque le marché se réfère à l'un des cahiers des clauses administratives ayant fait l'objet d'une approbation par arrêté.
Le cas échéant, liste des prix ou des tarifs ou des barèmes applicables.
S'il y a lieu, la ou les garantie(s) à première demande ou la ou les caution(s) personnelle(s) ou solidaire(s) (16).
(16) La garantie portant sur l'ensemble du marché ne doit pas être exigée au stade du versement d'une avance.
Autres pièces générales, le cas échéant
Document matérialisant les modifications apportées au marché, ordre de service, ayant des incidences financières.
Pour les marchés de fournitures et de services :
2-a. Lorsque le marché ne prévoit pas la possibilité de modifier son montant : document matérialisant les modifications apportées au marché.
2-b. Lorsque le marché prévoit la possibilité de modifier son montant : document matérialisant les conséquences de la clause de réexamen prévue au marché.
Pour les marchés de travaux :
3-a. Lorsque le marché n'admet pas une augmentation de son montant contractuel :
En cas de dépassement du montant contractuel prévu au marché, document matérialisant les modifications apportées au marché.
3-b. Lorsque le marché admet une augmentation de son montant contractuel :
3-b-1. En cas de dépassement du montant contractuel dans la limite prévue au marché :
- certificat administratif de l'ordonnateur ou mention dans un document du titulaire avisant, au moins un mois à l'avance, le maître d'œuvre de l'atteinte prochaine du montant contractuel
ou
- certificat de l'ordonnateur attestant que le titulaire a bien respecté ses obligations d'information du maître d'œuvre selon la procédure décrite ci-contre.
3-b-2. En cas de dépassement du montant contractuel au-delà de la limite prévue au marché :
Document matérialisant les modifications apportées au marché.
3-c. Lorsque le prix du marché est diminué et que cette diminution n'était pas prévue au marché initialement : document matérialisant les modifications apportées au contrat.
En cas de dépassement de la part du titulaire compensée par la diminution de la part du ou des sous-traitants : document matérialisant les modifications apportées au marché ou acte spécial modificatif diminuant la part du ou des sous-traitant(s) à due concurrence du montant de l'augmentation de celle du titulaire.
Pièces particulières
En cas de reconduction expresse
Décision de reconduction.
Paiement des primes et des indemnités
Primes dans le cadre d'un concours
Règlement du concours prévoyant les modalités d'allocation de primes.
Avis du jury indiquant la répartition des primes à verser aux bénéficiaires.
Etat liquidatif par bénéficiaire.
Indemnités à verser aux membres du jury
Délibération ou décision du directeur pour les établissements publics de santé.
Primes dans le cadre d'une procédure de dialogue compétitif
Le règlement de la consultation ou l'avis d'appel public à la concurrence prévoyant les modalités d'allocation de primes.
Etat liquidatif par bénéficiaire.
Avances
Etat liquidatif.
Le cas échéant, garantie à première demande ou caution personnelle et solidaire pour le remboursement de l'avance.
Acomptes
Etat liquidatif de l'ordonnateur indiquant le montant des sommes dues au titre de l'acompte, établi conformément à l'annexe D.
Le cas échéant, état récapitulatif des actualisations et/ou révisions des prix, établi conformément à l'annexe E.
Etat récapitulatif de l'acompte par catégories de prestations ou facture, ou situation ou mémoire établi conformément à l'annexe C.
Le cas échéant, certificat administratif de l'ordonnateur ou mention indiquant qu'il s'agit du paiement du dernier acompte si le montant initial du marché est atteint.
Paiement partiel définitif, paiement unique et intégral, paiement du solde
Marchés de fournitures et de services
Facture ou mémoire portant les énonciations énoncées à l'annexe C.
Le cas échéant, décision d'admission avec réfaction.
- Dans le seul cas où des pénalités sont appliquées par l'ordonnateur sur les paiements, état liquidatif ;
- En cas d'exonération ou de réduction de ces pénalités : délibération ou décision de l'autorité compétente prononçant l'exonération ou la réduction.
Le cas échéant, état liquidatif des actualisations et/ou révisions de prix, établi conformément à l'annexe E.
En cas de résiliation du marché, décision de résiliation et décompte de liquidation.
Marchés de travaux
Décision de réception prise par l'autorité compétente ou à défaut proposition du maître d'œuvre ou décision de justice portant date d'effet de la réception,
ou
En cas de résiliation :
- décision de résiliation ;
- procès-verbal portant réception des ouvrages et parties d'ouvrages exécutés.
Décompte général et définitif (17),
ou
Le cas échéant, décompte de résiliation.
Constat, situation, relevé, mémoire ou facture justifiant le décompte ;
En cas de désaccord : décompte général admis par l'ordonnateur et complément éventuel sur solde mandaté sur pièce justifiant l'accord entre les parties ou décision de justice.
- Dans le seul cas où des pénalités sont appliquées par l'ordonnateur sur les paiements : état liquidatif.
- En cas d'exonération ou de réduction de ces pénalités : délibération ou décision de l'autorité compétente prononçant l'exonération ou la réduction.
Le cas échéant, état liquidatif des actualisations et/ou révisions de prix, établi conformément à l'annexe E.
(17) En cas d'établissement d'un décompte général et définitif accepté tacitement et afin de déterminer le point de départ du délai de paiement du solde, production d'une attestation, d'un certificat administratif ou d'une mention apposée sur le décompte général définitif (DGD) par le représentant du pouvoir adjudicateur indiquant la date d'expiration du délai de 10 jours prévu à l'article 13.4.4 du CCAG-travaux.
Remboursement de la retenue de garantie
Décision de l'ordonnateur de libérer la retenue de garantie ou le cas échéant, réception d'une garantie de substitution.
Dans le cas où elles n'ont pas été produites préalablement au comptable, pièces justificatives prévues pour le paiement du solde.
Le cas échéant, décision de levée de réserves.
Les accords-cadres (18)
(18) Les accords-cadres, quel que soit leur montant, sont susceptibles de se référer à un CCAG approuvé par arrêté (rubrique 4122), ou de ne pas se référer à un CCAG approuvé par arrêté (rubrique 4121).
Pièces générales
Accord-cadre exécuté par bon de commande
Accord-cadre : pièces énumérées à la rubrique 412 selon les modalités de présentation de la dépense par l'ordonnateur.
Uniquement dans le cas où des primes ou des pénalités sont décomptées, le bon de commande mettant en œuvre les dispositions financières du marché relatives aux délais d'exécution, aux primes, ou aux pénalités.
Lorsque la date d'exécution des prestations est postérieure à la date de fin du marché : le(s) bon(s) de commande correspondant(s).
En cas de versement d'une avance : le bon de commande correspondant.
Accord-cadre exécuté par marché subséquent
Accord-cadre.
Marché subséquent, passé sur le fondement de l'accord-cadre : pièces énumérées à la rubrique 412 selon les modalités de présentation de la dépense par l'ordonnateur.
Uniquement dans le cas où des primes ou des pénalités sont décomptées, le bon de commande mettant en œuvre les dispositions financières du marché relatives aux délais d'exécution, aux primes, ou aux pénalités.
Lorsque la date d'exécution des prestations est postérieure à la date de fin du marché : le(s) bon(s) de commande correspondant(s).
En cas de versement d'une avance : le bon de commande correspondant.
Remboursement de la retenue de garantie
Décision de l'ordonnateur de libérer la retenue de garantie ou le cas échéant, réception d'une garantie de substitution.
Dans le cas où elles n'ont pas été produites préalablement au comptable, pièces justificatives prévues pour le paiement du solde.
Le cas échéant, décision de levée de réserves.
Sous-traitance et paiement direct
Paiement direct
Pièces générales (à fournir lors du premier paiement)
Marché, document matérialisant les modifications apportées au marché, acte spécial ou tout document établi par l'ordonnateur et par le titulaire du marché précisant la nature des prestations sous-traitées, le nom, la raison sociale, l'adresse du sous-traitant et son numéro de SIRET, le montant des prestations sous-traitées et les conditions de paiement prévues pour chaque contrat de sous-traitance (19).
Pièce justificative produite par le titulaire du marché établissant que la cession (ou le nantissement) dont sa créance a fait l'objet ne fait pas obstacle au paiement direct du sous-traitant,
ou
Certificat attestant que cette créance n'a ni été cédée, ni nantie.
En cas de modification des prestations sous-traitées :
Acte spécial modificatif ou tout document écrit justifiant la modification de la part du sous-traitant ;
Le cas échéant, document matérialisant l'augmentation du montant global du marché ;
Et/ou
Document matérialisant les modifications apportées au marché, acte spécial modificatif ou tout document écrit justifiant la diminution de la part du ou des autres sous-traitant(s) à due concurrence du montant de la modification visée au a).
(19) Aucun versement ne peut être effectué au profit d'un sous-traitant au titre du paiement direct en l'absence de document écrit, marché, document matérialisant les modifications apportées au marché, ou acte spécial de sous-traitance établissant les droits du sous-traitant. L'acceptation du sous-traitant et l'agrément de ses conditions de paiement peuvent résulter d'un accord tacite du pouvoir adjudicateur (cf. articles L. 2193-13, R. 2193-12, R. 2193-13 du code de la commande publique). Cet accord tacite peut se matérialiser par un certificat administratif appuyé de la déclaration de sous-traitance établie par le titulaire. Cette déclaration énonce la nature des prestations sous-traitées, le nom, la raison sociale, l'adresse du sous-traitant et son numéro de SIRET, le montant des prestations sous-traitées ainsi que les conditions de paiement. Le certificat administratif doit indiquer la date à laquelle l'accord tacite est intervenu (expiration du délai de vingt et un jours prévu aux articles L. 2193-13, R. 2193-12 et R. 2193-13 du code de la commande publique).
Pièces particulières
Avances
Ensemble des pièces produites par le titulaire du marché pour le paiement à son profit d'une dépense de même nature.
Le cas échéant, pièce justificative produite par le titulaire du marché établissant le remboursement de l'avance qui lui aurait été versée au titre des prestations sous-traitées.
Etat liquidatif du montant de l'avance.
Le cas échéant, garantie à première demande ou caution personnelle et solidaire pour le remboursement de l'avance.
Acompte, paiement unique et intégral, paiement du solde
Ensemble des pièces produites par le titulaire du marché pour le paiement à son profit d'une dépense de même nature.
Attestation du titulaire, ou facture, ou bordereau de suivi issu de la solution mutualisée (20), comportant l'indication de la somme à régler directement au sous-traitant,
ou
En cas de redressement, liquidation judiciaire ou d'empêchement du titulaire et en l'absence d'attestation de la part du titulaire ou de son représentant, attestation du maître d'ouvrage comportant l'indication de la somme à régler directement au sous-traitant,
ou
Accord amiable ou décision de justice.
Le cas échéant, lorsque le titulaire n'a pas donné son accord ou notifié son refus à l'expiration qui délai qui lui est imparti, la facture du sous-traitant.
(20) Dans le cadre de la facturation électronique, il est tenu compte de la solution mutualisée, (Chorus Pro), décrite à l'article L. 2192-5 du code de la commande publique.
Sous-traitance et action directe
Paiement au sous-traitant
Mise en demeure adressée par le sous-traitant au titulaire du marché d'avoir à lui payer une somme due pour un montant déterminé en vertu d'un contrat de sous-traitance et pour l'exécution du marché.
Demande de paiement accompagnée d'un procès-verbal relatant la constatation matérielle des prestations effectuées et l'acceptation du titulaire,
ou
Décision de justice définitive,
ou
Accord entre les parties.
Paiement au titulaire du marché
Reçu du sous-traitant attestant le règlement par le titulaire et signé par le titulaire et le sous-traitant ou décision de justice définitive ou accord des intéressés.
Les centrales d'achat, les groupements de commande
Les groupements de commande (21)
(21) Articles L. 2113-6 à L. 2113-8 du code de la commande publique.
Pièces à fournir dans tous les cas
Convention constitutive du groupement.
Pièces à fournir selon les cas
Cas où chaque membre du groupement exécute sa propre partie
Pièces énumérées aux rubriques 411 et 412 selon les modalités de présentation de la dépense à l'ordonnateur.
Cas où le coordonnateur exécute le marché au nom de l'ensemble des membres du groupement
En cas de participation aux débours du coordonnateur
Pièces énumérées aux rubriques 411 et 412 selon les modalités de présentation de la dépense à l'ordonnateur.
Demande du coordonnateur lorsque la convention constitutive ne prévoit pas le montant et les modalités du versement de la participation.
En cas de remboursement
Pièces énumérées aux rubriques 411 et 412 selon les modalités de présentation de la dépense à l'ordonnateur.
Etat liquidatif ou décompte établi par le coordonnateur.
Paiement à une centrale d'achat (22)
(22) Une centrale d'achat est nécessairement un acheteur soumis au code de la commande publique, c'est-à-dire un pouvoir adjudicateur ou une entité adjudicatrice, tels qu'ils sont définis aux articles L. 1211-1 et L. 1212-1 du code de la commande publique.
Paiement d'une prestation d'achat de fournitures ou de services (23)
Le cas échéant, convention entre la personne publique et la centrale d'achat, ou acte d'adhésion.
Facture ou mémoire émis par la centrale d'achat.
(23) 1° de l'article L. 2113-2 du code de la commande publique.
Paiement d'une prestation d'intermédiation contractuelle pour l'achat de fournitures, services ou travaux (24)
(24) 2° de l'article L. 2113-2 du code de la commande publique.
Convention de mandat entre la personne publique et la centrale d'achat portant sur la prestation concernée.
Facture ou mémoire émis par la centrale d'achat, ou le cas échéant, du fournisseur.
Avance à l'Union des Groupements d'Achat Public (UGAP)
Le cas échéant, convention.
Mémoire.
Paiements à des tiers substitués au créancier initial
Paiements en cas de cession de créances ou de nantissement
Pièces communes
Pièces énumérées aux rubriques 411 et 412 selon les modalités de présentation de la dépense par l'ordonnateur.
Pièces particulières
Paiement à un établissement de crédit cessionnaire ou bénéficiaire d'un nantissement
Dans le cadre d'un marché public faisant l'objet d'un contrat écrit, exemplaire unique du marché, du document matérialisant les modifications apportées au marché, de l'acte spécial ou de tout document écrit visé à la rubrique 41411, comportant une mention de l'ordonnateur indiquant que cette pièce est délivrée en unique exemplaire en vue de la cession (ou du nantissement) des créances résultant du marché,
ou
Certificat de cessibilité.
Notification de la cession (ou du nantissement) par lettre recommandée avec avis de réception, ou par tout autre moyen permettant de donner date certaine (25).
Le cas échéant, notification de la transmission du bordereau par le bénéficiaire de la transmission par lettre recommandée avec avis de réception, ou tout autre moyen permettant de donner date certaine.
Le cas échéant, attestation de l'établissement de crédit établissant que la cession (ou le nantissement) ne fait pas obstacle au paiement direct de la partie sous-traitée ou a été réduit(e) de manière à réaliser cette condition.
Lorsque le paiement est dû en raison de la seule acceptation de la cession de créance, acte d'acceptation de la cession signé par l'ordonnateur (26).
(25) Le bordereau de cession ou de nantissement n'a pas à être produit au comptable assignataire.
(26) L'acceptation de la cession de créance oblige la personne publique à payer intégralement le cessionnaire sans lui opposer aucune exception tirée de ses rapports avec l'entreprise cédée et notamment de la manière dont elle a exécuté le marché.
Paiement à un cessionnaire ou à un bénéficiaire de nantissement de droit commun
Dans le cadre d'un marché public faisant l'objet d'un contrat écrit, exemplaire unique du marché, du document matérialisant les modifications apportées au marché, de l'acte spécial ou de tout document écrit visé à la rubrique 41411, comportant une mention de l'ordonnateur indiquant que cette pièce est délivrée en unique exemplaire en vue de la cession (ou du nantissement) des créances résultant du marché,
ou
Certificat de cessibilité.
Notification de la cession (ou du nantissement) par lettre recommandée avec avis de réception, ou par tout autre moyen permettant de donner date certaine (27).
Le cas échéant, attestation du cessionnaire (ou du bénéficiaire du nantissement) établissant que la cession (ou le nantissement) ne fait pas obstacle au paiement direct de la partie sous-traitée ou a été réduit(e) de manière à réaliser cette condition.
Lorsque le paiement est dû en raison de la seule acceptation de la cession de créance, acte d'acceptation de la cession signé par l'ordonnateur (28).
(27) Le bordereau de cession ou de nantissement n'a pas à être produit au comptable assignataire.
(28) L'acceptation de la cession de créance oblige la personne publique à payer intégralement le cessionnaire sans lui opposer aucune exception tirée de ses rapports avec l'entreprise cédée et notamment de la manière dont elle a exécuté le marché.
Paiement au cédant (ou au titulaire du marché ou au sous- traitant à l'initiative du nantissement)
Mainlevée de la cession (ou du nantissement) donnée par l'établissement de crédit par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, ou par tout autre moyen permettant de donner date certaine,
ou
Pour une cession (ou un nantissement) de droit commun, attestation de désistement définitif délivrée par le cessionnaire (ou le bénéficiaire du nantissement) de droit commun par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, ou par tout autre moyen permettant de donner date certaine.
Paiement dans le cadre d'une délégation de créances afférente à un marché public
Paiement à un délégataire du titulaire du marché ou du sous-traitant ayant droit au paiement direct
Pièces communes
Pièces énumérées aux rubriques 411 et 412 selon les modalités de présentation de la dépense par l'ordonnateur.
Pièces particulières
- convention de délégation entre la personne publique, le titulaire du marché ou le sous-traitant ayant droit au paiement direct et le délégataire ;
- pièce justificative produite par le délégant établissant que la cession (ou le nantissement) dont sa créance a fait l'objet ne fait pas obstacle à la réalisation de la délégation ou que son montant a été réduit afin que la délégation soit possible ;
ou
- certificat attestant que cette créance n'a été ni cédée, ni nantie.
Paiement à un délégataire sous-traitant de second rang
Pièces communes
Pièces énumérées aux rubriques 411 et 412 selon les modalités de présentation de la dépense par l'ordonnateur.
Pièces particulières
Pièces justificatives relatives à la demande du sous-traitant de 1er rang définies à la rubrique 414.
Convention de délégation.
Document établi par le sous-traitant de 1er rang indiquant la somme à verser au sous-traitant de 2ᵉ rang, cette somme ne pouvant pas dépasser la limite du montant reconnu comme étant dû au sous-traitant de 1er rang.
Pièce justificative produite par le délégant établissant que la cession (ou le nantissement) dont sa créance a fait l'objet ne fait pas obstacle à la réalisation de la délégation ou que son montant a été réduit afin que la délégation soit possible,
ou
Certificat attestant que cette créance n'a été ni cédée, ni nantie.
Paiement à un factor
Dans le cadre d'une cession ou d'un nantissement (paragraphe B de l'annexe F de la présente liste)
Pièces justificatives prévues aux rubriques 41611 et 416121, pièces 1 à 4.
Dans le cadre subrogation (paragraphe A de l'annexe F de la présente liste)
Pièces justificatives du paiement des marchés selon les modalités de présentation de la dépense par l'ordonnateur.
Mention subrogative réglementaire portée sur la demande de paiement (mémoire, facture, situation de travaux…) dans les conditions fixées au paragraphe A de l'annexe F du présent décret.
En cas de pluralité d'oppositions, quittance subrogative datée.
Paiement en situation exceptionnelle
Paiement en situation d'urgence
Réquisition d'une entreprise
Arrêté de réquisition de l'entreprise.
Le cas échéant, pièces justificatives prévues par l'arrêté.
Facture ou mémoire.
Marchés exécutés en situation d'urgence impérieuse
Marché ou échange des courriers entre la personne publique et l'entreprise.
Le cas échéant, pièces prévues dans le marché ou dans l'échange de courriers.
Facture ou mémoire.
Paiement dans le cadre d'une transaction
Délibération autorisant la transaction, sauf pour les établissements publics de santé (EPS).
Transaction.
Si la transaction met fin au marché, pièces justificatives prévue à la rubrique 412225 (29).
(29) Lorsque la transaction intègre les opérations de solde du marché, il n'est pas exigé d'autres pièces pour procéder à son paiement.
Paiement en cas d'exécution aux frais et risques du titulaire (mise en régie des prestations d'un marché public) (30)
Décision de mise en régie aux frais et risques du titulaire.
Constat des travaux exécutés avant la mise en régie.
Décompte(s) afférent(s) aux travaux exécutés après la mise en régie.
(30) L'exécution aux frais et risques du titulaire (mise en régie) se définit comme le moyen offert à l'acheteur public pour dessaisir son cocontractant de ses prérogatives et poursuivre l'exécution des prestations aux risques et périls du cocontractant défaillant en utilisant ses propres moyens humains et matériels.
Autres marchés publics spécifiques
Transports scolaires
Versement à l'autorité organisatrice de " second rang " ou à l'autorité compétente en cas de modification du périmètre urbain
Premier paiement
Convention fixant les conditions de financement des services de transport dont la responsabilité est transférée.
Délibération autorisant l'ordonnateur à passer la convention.
Délibérations des assemblées délibérantes de l'autorité organisatrice délégante et de l'autorité organisatrice de second rang délégataire approuvant la convention
Etat liquidatif.
Autres paiements
Etat liquidatif.
Versement au titulaire du marché public passé par l'autorité organisatrice de second rang
Pièces énumérées à la rubrique 412.
Marché public de crédit-bail
Crédit-bail immobilier
Exécution du marché
Premier paiement
Marché, avec le cas échéant mention d'inscription au fichier immobilier et mentionnant, en particulier, les droits acquis par le bailleur de l'immeuble.
Etat-réponse attestant l'absence d'inscription hypothécaire (31).
Décompte ou facture.
(31) Etat-réponse délivré dans les conditions énoncées à la rubrique acquisitions immobilières.
Autres paiements
Décompte.
Reprise d'un marché de crédit-bail (32)
Contrat de cession et du marché de crédit-bail.
Etat-réponse attestant l'absence d'inscription hypothécaire (33).
Décompte.
(32) La collectivité se substitue par cession au premier preneur.
(33) Etat-réponse délivré dans les conditions énoncées à la rubrique acquisitions immobilières.
Indemnité versée par le preneur en cas de résiliation de marché
Acte portant résiliation du marché.
Décompte appliquant la clause contractuelle portant pénalités,
ou
Indemnité fixée par le juge.
Prolongation du marché de crédit-bail
Document matérialisant les modifications apportées au marché avec, le cas échéant, la mention de publication au fichier immobilier.
Réalisation de la promesse de vente
Décision de l'assemblée délibérante autorisant la levée de l'option.
Décompte portant mention des paiements effectués et de la valeur résiduelle fixée par référence au marché.
Etat-réponse attestant l'absence d'inscription hypothécaire.
Crédit bail mobilier
Exécution du marché
Premier paiement
Marché.
Décompte.
Autres paiements
Décompte.
Reprise d'un marché de crédit-bail
Premier paiement
Contrat de cession et marché de crédit-bail.
Décompte.
Autres paiements
Décompte.
Indemnité versée par le preneur en cas de résiliation de marché
Délibération autorisant la résiliation.
Décompte appliquant la clause contractuelle portant pénalités,
Ou indemnité fixée par le juge.
Prolongation du marché de crédit-bail
Document matérialisant les modifications apportées au marché.
Réalisation de la promesse de vente
Décision de l'assemblée délibérante autorisant la levée de l'option.
Décompte portant mention des paiements effectués et de la valeur résiduelle fixée par référence au marché.
Marché public d'assurance
Première prime
Marché d'assurance.
Avis de paiement de l'assureur.
Autres primes
Avis de paiement de l'assureur.
Modification des clauses du marché
Si la modification résulte de dispositions légales, décompte de révision.
Si la modification résulte de la volonté des contractants, marché d'assurance modifié ou document matérialisant les modifications apportées au marché et avis de paiement.
Paiement d'opérations réalisées sous mandat
Paiement de la rémunération du mandataire
Convention de mandat.
Décompte.
Financement des opérations effectuées par le mandataire
Lorsque le mandataire est un organisme non doté d'un comptable public
Avances
Premier paiement
Convention de mandat et, le cas échéant, document matérialisant les modifications apportées à la convention.
Autres paiements
Décompte des opérations et de leur montant justifiant l'utilisation de la dernière avance versée, accompagné des pièces justificatives prévues aux rubriques concernées de la présente liste selon la nature des dépenses afférentes à ces opérations
Remboursement des débours
Premier paiement
Convention de mandat et, le cas échéant, document matérialisant les modifications apportées à la convention.
Décompte des opérations effectuées accompagné des pièces justificatives prévues aux rubriques concernées de la présente liste selon la nature des dépenses afférentes à ces opérations.
Autres paiements
Décompte des opérations effectuées accompagné des pièces justificatives prévues aux rubriques concernées de la présente liste selon la nature des dépenses afférentes à ces opérations.
Lorsque le mandataire est un organisme doté d'un comptable public
Avances
Premier paiement
Convention de mandat et, le cas échéant, document matérialisant les modifications apportées à la convention.
Le cas échéant, délibération fixant le montant de l'avance et ses bases de calcul.
Autres paiements
Décompte des opérations et de leur montant justifiant l'utilisation de l'avant-dernière avance, accompagné d'une attestation du comptable certifiant que les paiements effectués par lui sont appuyés des pièces justificatives correspondantes prévues par la présente liste et qu'il est en possession de toutes les pièces afférentes à ces opérations.
Remboursement des débours
Premier paiement
Convention de mandat et, le cas échéant, document matérialisant les modifications apportées à la convention.
Décompte des opérations effectuées.
Autres paiements
Décompte des opérations effectuées.
Marché d'émission de cartes d'achat
Premier paiement du marché d'émission de cartes d'achat
Marché d'émission de cartes d'achat.
Le cas échéant, marché exécuté par cartes d'achat.
Le cas échéant, annexes du contrat ayant des incidences financières.
Relevé d'opérations relatif à la créance à payer à l'émetteur.
Le cas échéant, toutes pièces justificatives définies dans les documents contractuels.
Le cas échéant, facture de la prestation d'émission de cartes d'achat.
Paiements suivants du marché d'émission de cartes d'achat
Relevés d'opérations relatifs à la créance à payer à l'émetteur.
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