Zaudējis spēku - Dokumentu un arhīvu pārvaldības noteikumi

Ministru kabineta noteikumi Nr.748Rīgā 2012.gada 6.novembrī (prot. Nr.62 9.§)

Izdoti saskaņā ar Arhīvu likuma 4.panta septīto daļu un 8.panta otro daļu

1. Vispārīgie jautājumi

1. Noteikumi nosaka:

1.1. publisko dokumentu un arhīvu pārvaldības kārtību institūcijās;

1.2. kritērijus dokumentu glabāšanas termiņa noteikšanai;

1.3. dokumentu arhīviskās vērtības noteikšanas kārtību;

1.4. tehniskās prasības dokumentu saglabāšanai institūciju arhīvos.

2. Noteikumos lietoti šādi termini:

2.1. apraksta vienība – arhīva dokuments vai dokumentu kopums (lieta, sērija, arhīva fonds), kuru uzskata par vienotu veselumu un kas ir par pamatu atsevišķam aprakstam;

2.2. apraksta līmenis – apraksta vienības vieta arhīva fonda hierarhijas shēmā;

2.3. arhīva fonds – institūcijas vai privātpersonas darbības rezultātā radies arhīva dokumentu kopums – arhīva klasifikācijas un uzskaites vienība;

2.4. arhīva apakšfonds – arhīva fonda sistematizācijas vienība – lielapjoma arhīva fonda apakšgrupa, kuras sastāvā ir savstarpēji saistīti arhīva dokumenti un kura atbilst institūcijas organizatoriskajai struktūrai. Arhīva fonda sadalījums apakšfondos iespējams arī pēc arhīva dokumentu ģeogrāfiskajām, hronoloģiskajām, funkcionālajām vai citām kopīgām pazīmēm;

2.5. dokumentu klasifikācijas shēma – klasificējamo objektu uzskaitījums hierarhiskā secībā. Klasifikācijas iedaļas pamatā ir dokumentu loģiski analītiska sadale grupās pēc kopīgām vai atšķirīgām pazīmēm (piemēram, pēc institūcijas funkcijām, struktūras, dokumentu veida);

2.6. elektroniskā dokumentu pārvaldības sistēma – informācijas sistēma, kas nodrošina darbību ar dokumentiem visā to dzīves cikla laikā – no to radīšanas līdz iznīcināšanai vai nodošanai arhīvā. Tās pamatfunkcijās ietilpst dokumentu klasifikācijas shēmu un dokumentu glabāšanas termiņu uzturēšana, kā arī grozījumu, auditācijas pierakstu, dokumentu rekvizītu, dienesta atzīmju un citu metadatu saglabāšana. Ja sistēmā ir tverti elektroniskie dokumenti, tā nodrošina kontroli un piekļuvi tiem;

2.7. glabājamā vienība – arhīva dokumentu uzskaites vienība, kas ir fiziski norobežots dokuments vai dokumentu grupa ar atsevišķu uzskaites kodu. Tā var būt, piemēram, lieta, fotodokuments, kinolentes rullītis, elektronisko dokumentu mape;

2.8. fondradis – institūcija vai privātpersona, kuras darbības rezultātā radītie (uzkrātie) dokumenti apkopoti arhīva fondā;

2.9. hibrīdlieta – lieta, kas satur dokumentus dažādos informācijas nesējos, piemēram, elektroniskos dokumentus un papīra formā veidotus dokumentus;

2.10. izklājlapa – darba formulārs, kas sastāv no rindām un ailēm. Rindu un aiļu krustpunktus sauc par šūnām. Šūnās var ievadīt iezīmes, skaitliskas vērtības un formulas. Izklājlapu lietojumprogrammas ir, piemēram, MS Excel, Lotus 123, Corel QuattroPro;

2.11. lieta – noteiktā secībā sakārtotu dokumentu kopums vai atsevišķs dokuments par kādu jautājumu, darbību, darījumu vai tēmu;

2.12. lietu nomenklatūra – saskaņā ar dokumentu klasifikācijas shēmu sistematizēts institūcijā veidojamo lietu un to glabāšanas termiņu saraksts;

2.13. sērija – arhīva fonda sistematizācijas vienība vienveidīgu vai radniecīgu (piemēram, pēc formas, veida, rašanās, saņemšanas, tēmas) dokumentu (lietu) kopums, kas radies, veicot vienu funkciju vai darbību, un sistematizēts kā vienots veselums;

2.14. uzskaites kods – glabājamās vienības identifikators, kuru veido arhīva fonda numurs ar uzskaites saraksta numuru un glabājamās vienības numuru uzskaites sarakstā;

2.15. uzskaites saraksts – glabājamo vienību (lietu) saraksts, kas veidots atbilstoši dokumentu glabāšanas termiņam, informācijas nesēja formai (piemēram, papīra, elektroniskā) un termiņam, kādā dokumenti tiks nodoti pastāvīgā valsts glabāšanā. Uzskaites saraksts ir meklēšanas un uzskaites līdzeklis, kas atklāj glabājamo vienību saturu, parāda to sistematizāciju un nodrošina glabājamo vienību uzskaites funkciju;

2.16. uzziņu kods – apraksta vienības (fonda, apakšfonda, sērijas, sērijas apakšlīmeņa) identifikators, kuru veido konkrētās apraksta vienības un visu hierarhiski augstāko līmeņu apraksta vienību kārtas numuri.

3. Noteikumu prasības attiecas uz visiem dokumentiem neatkarīgi no informācijas nesēja formas, izņemot gadījumu, ja citos normatīvajos aktos noteiktas speciālas prasības dokumentu pārvaldības jomā.

2. Dokumentu un arhīva pārvaldības organizācija institūcijā

4. Darbības ar dokumentiem institūcija organizē dokumentu pārvaldības perioda ietvaros, kas parasti sakrīt ar kalendāra gadu. Dokumentu pārvaldības perioda ietvaros notiek dokumentu radīšana, saņemšana, reģistrēšana un izpildes kontrole.

5. Ja institūcijai ir noteiktas funkcijas, uzdevumi un pasākumi, kuru īstenošana nesakrīt ar kalendāra gadu (piemēram, ievēlēšanas un pilnvaru periods, darbības sezona, mācību gads), dokumentu pārvaldības periodu nosaka atbilstoši noteiktajam funkcijas, uzdevuma, pasākuma sākuma un beigu datumam.

6. Lai nodrošinātu dokumentu pārvaldības organizāciju, institūcija izveido dokumentu sistēmu ar aprīkojumu un līdzekļiem, kuri nodrošina datu fiksēšanu par dokumentu radīšanu, saņemšanu, reģistrēšanu, glabāšanu, izmantošanu un iznīcināšanu.

7. Lai izveidotu un uzturētu dokumentu sistēmu, institūcija:

7.1. identificē institūcijas funkcijas, uzdevumus (procesus), struktūru un tās darbību reglamentējošos tiesību aktus (piemēram, normatīvos aktus, starptautiskos tiesību aktus);

7.2. apzina ārējos un iekšējos normatīvajos aktos noteiktās prasības dokumentu sistēmai un dokumentiem;

7.3. nodrošina sistēmas nepārtrauktu uzturēšanu un uzlabošanu.

8. Dokumentu un arhīva pārvaldības jautājumu risināšanai institūcijā var izveidot dokumentu un arhīva pārvaldības ekspertu komisiju (turpmāk – ekspertu komisija).

9. Ekspertu komisiju veido ne mazāk kā triju cilvēku sastāvā, no kuriem vismaz viens ir atbildīgs par institūcijas dokumentu vai arhīva pārvaldību.

10. Ekspertu komisija izvērtē institūcijas dokumentu klasifikācijas shēmu, dokumentu glabāšanas termiņus, dokumentu arhīvisko vērtību, uzziņu sistēmas un dokumentu iznīcināšanas aktus. Ekspertu komisijas darba organizāciju nosaka ekspertu komisijas reglaments.

11. Institūcija, kuras padotībā ir citas institūcijas, var veidot centrālo dokumentu un arhīva pārvaldības ekspertu komisiju šo noteikumu 10.punktā minēto uzdevumu veikšanai resora ietvaros.

12. Ja institūcija neveido ekspertu komisiju, ekspertu komisijas uzdevumus veic šo noteikumu 13.2.apakšpunktā minētās personas.

13. Lai nodrošinātu institūcijas dokumentu un arhīva pārvaldības organizāciju, iekšējo uzraudzību un kontroli, institūcijas vadītājs vai viņa pilnvarota persona:

13.1. nosaka dokumentu un arhīva pārvaldības kārtību institūcijā;

13.2. norīko par dokumentu un arhīva pārvaldību atbildīgās personas un nosaka to pienākumus;

13.3. mainoties institūcijas personālam, nodrošina institūcijas darbinieka rīcībā esošo dokumentu nodošanu un pieņemšanu.

14. Lai nodrošinātu tādu dokumentu pārvaldību, kuriem ir noteikta ierobežota pieejamība, institūcijas vadītājs vai viņa pilnvarota persona:

14.1. nosaka šādu dokumentu sakārtošanas, aprakstīšanas, izmantošanas un glabāšanas kārtību;

14.2. veic atzīmes lietu nomenklatūrā vairāklīmeņu arhīviskā apraksta atbilstošajos līmeņos, norādot to pieejamības ierobežojuma laiku.

3. Dokumentu pārvaldība

3.1. Dokumentēšana un lietu veidošana

15. Institūcija dokumentē savu darbību:

15.1. īstenojot normatīvajos aktos noteiktos pienākumus radīt, saņemt un glabāt dokumentus, lai nodrošinātu juridiskus pierādījumus, pamatu lēmumu pieņemšanai, darbības analīzes veikšanai, sabiedrības informēšanai vai citiem mērķiem;

15.2. nodrošinot normatīvajos aktos noteiktās tiesības citām institūcijām un privātpersonām saņemt dokumentus no institūcijas.

16. Institūcija radītos un saņemtos dokumentus (neatkarīgi no to informācijas nesēja formas) grupē lietās viena dokumentu pārvaldības perioda ietvaros. Ja lieta attiecas uz jautājumu, kura risināšana notiek vairākus gadus (piemēram, projektu dokumenti, dokumenti par mācību, darba vai dienesta gaitu), lietu veido līdz attiecīgā jautājuma atrisināšanai (projekta pabeigšanai, dienesta, mācību vai darba tiesisko attiecību izbeigšanai).

17. Lietā ievieto dokumentus, kuriem ir vienāds glabāšanas termiņš un kas pēc satura atbilst lietas nosaukumam.

18. Papīra dokumentiem lietu veido un glabā, dokumentus nodalot mapēs, ātršuvējos, reģistros, dokumentu skapjos. Lietas vāku noformē ar uzrakstu, kurā norāda institūcijas nosaukumu, lietas indeksu, lietas nosaukumu, datējumu un glabāšanas termiņu.

19. Elektroniskajiem dokumentiem lietu veido, ievietojot dokumentus elektroniskajās mapēs vai elektroniskajā dokumentu pārvaldības sistēmā, pievienojot metadatus par katra dokumenta piederību attiecīgajai lietai. Elektronisko mapju nosaukums un elektroniskajā dokumentu pārvaldības sistēmā pārvaldīto dokumentu metadati ietver unikālu lietas identifikatoru (piemēram, indeksu, nosaukuma saīsinājumu). Sarakstes dokumentiem nodrošina iniciatīvas dokumentu un atbildes dokumentu savstarpējo sasaisti ar metadatiem.

20. Ja tiek veidota hibrīdlieta, dokumentiem dažādos informācijas nesējos veido atsevišķu lietas sējumu, nodrošinot to savstarpējo sasaisti ar metadatiem.

3.2. Elektroniskā dokumentu pārvaldības sistēma

21. Institūcija dokumentu pārvaldībā var izmantot elektronisku dokumentu pārvaldības sistēmu.

22. Elektroniskā dokumentu pārvaldības sistēma nodrošina dokumentu un lietu rekvizītu, dienesta atzīmju un metadatu esību visu to glabāšanas termiņu institūcijā.

23. Ja elektroniskajā dokumentu pārvaldības sistēmā ir tverti elektroniskie dokumenti, tā nodrošina elektronisko dokumentu un lietu glabāšanu un izmantošanu visā to glabāšanas termiņa laikā institūcijā, saglabājot to integritāti.

24. Elektroniskā dokumentu pārvaldības sistēma nodrošina auditācijas pierakstu ģenerēšanu, iekļaujot vismaz šādus metadatus:

24.1. laiks un persona, kura radījusi jaunus datus, dokumentus vai lietas, kā arī veikusi izmaiņas tajos;

24.2. datu saglabāšanas, migrācijas un dzēšanas darbības veikšanas (transakcijas) laiks sistēmā.

25. Ja elektroniskā dokumentu pārvaldības sistēma nenodrošina auditācijas pierakstu veidošanos, institūcijas vadītājs vai viņa pilnvarota persona nosaka elektronisko dokumentu integritātes nodrošināšanas kārtību.

26. Migrējot dokumentus un lietas uz citu elektronisku dokumentu pārvaldības sistēmu, institūcija ievēro šādas prasības:

26.1. saglabā dokumentam pievienotos un sistēmā fiksētos rekvizītus, dienesta atzīmes, metadatus un auditācijas pierakstus;

26.2. lieto normatīvajos aktos par elektronisko dokumentu apriti noteiktos datņu formātus;

26.3. izlases veidā vismaz pieciem procentiem dokumentu pārbauda dokumentu rekvizītu, dienesta atzīmju un metadatu atbilstību pirms un pēc migrācijas;

26.4. dokumentu migrācijas procesu veic ne mazāk kā vienas lietas ietvaros;

26.5. migrācijas procesā mainot dokumenta datnes formātu uz citu formātu atbilstoši šo noteikumu 26.1. un 26.2.apakšpunktā minētajām prasībām, institūcija veic vienu no šādām darbībām:

26.5.1. atkārtoti izstrādā dokumentu uzskaites sarakstu, ja tāds ir, atbilstoši šo noteikumu 97.punktā minētajām prasībām;

26.5.2. šo noteikumu 97.punktā minēto informāciju reģistrē elektronisko dokumentu pārvaldības sistēmā, ja tā atbalsta šādu funkcionalitāti;

26.5.3. šo noteikumu 97.punktā minēto informāciju reģistrē šo noteikumu 30. un 31.punktā minētajā dokumentu reģistrā.

27. Institūcijas vadītājs vai viņa pilnvarota persona šo noteikumu 26.punktā minēto darbību veikšanai izstrādā kārtību, nosakot atbildīgās personas, tehniskos līdzekļus un citus resursus migrācijas procesa veikšanai, ja migrējamiem dokumentiem noteikts ilgstošs glabāšanas termiņš.

28. Institūcijas elektroniskajai dokumentu pārvaldības sistēmai nodrošina dokumentu un metadatu rezerves kopēšanu saskaņā ar institūcijas vadītāja vai viņa pilnvarotas personas noteikto kārtību, ja normatīvajos aktos nav noteiktas citas prasības.

29. Veidojot vai pilnveidojot elektronisku dokumentu pārvaldības sistēmu, institūcija nodrošina tās atbilstību šo noteikumu prasībām un integrāciju ar Latvijas Nacionālā arhīva Vienoto valsts arhīvu informācijas sistēmu.

30. Institūcijas, kuras dokumentu reģistrēšanai izmanto reģistrus izklājlapās un kuru reģistrā nav reģistrēti elektroniskie dokumenti, nodrošina vismaz ziņas par dokumentu rekvizītiem visu to glabāšanas termiņu institūcijā.

31. Institūcijas, kuras dokumentu reģistrēšanai izmanto reģistrus izklājlapās un kuru reģistrā ir reģistrēti elektroniskie dokumenti:

31.1. ievēro šo noteikumu 25., 26.1., 26.2. un 26.3.apakšpunktā minētās prasības attiecībā uz dokumenta rekvizītiem, kā arī šo noteikumu 26.4. un 26.5.apakšpunktā, 27. un 30.punktā minētās prasības;

31.2. reģistrā papildus iekļauj šādus elementus:

31.2.1. unikālu datnes nosaukumu ar datnes formāta paplašinājumu;

31.2.2. pēc aprakstīšanas katram ierakstam reģistrā, kas satur informāciju par elektronisko dokumentu, pievieno uzskaites saraksta numuru saskaņā ar šo noteikumu 92.1.apakšpunktu un glabājamās vienības kārtas numuru uzskaites sarakstā saskaņā ar šo noteikumu 93.2.apakšpunktu.

3.3. Dokumentu sistematizācija un izvērtēšana

32. Dokumentus sistematizē atbilstoši dokumentu klasifikācijas shēmai. Lietas veido saskaņā ar lietu nomenklatūru (1.pielikums).

33. Institūcijām vai to grupām, kurām ir līdzīgs darbības raksturs un dokumentu sastāvs, ministrija vai cita nozares vadošā institūcija var izstrādāt lietu paraugnomenklatūru, ko saskaņo ar Latvijas Nacionālo arhīvu.

34. Lietu nomenklatūrā lietas sistematizē saskaņā ar hierarhisku vairāklīmeņu dokumentu klasifikācijas shēmu, kuru izstrādā atbilstoši institūcijas funkcijām vai struktūrvienībām:

34.1. pirmais līmenis: institūcijas funkcija vai institūcijas augstākā struktūrvienība, vai par attiecīgās funkcijas izpildi atbildīgā persona;

34.2. otrais līmenis: funkcijas izpildes nodrošināšanai nepieciešamie uzdevumi (procesi) vai augstākajā struktūrvienībā ietilpstošā zemākā struktūrvienība, vai par tās darbības virzieniem atbildīgā persona;

34.3. trešais līmenis – uzdevumu (procesu) veikšanai nepieciešamās darbības.

35. Lietu sistematizēšanai izmanto vismaz šo noteikumu 34.1.apakšpunktā minēto dokumentu klasifikācijas shēmas līmeni.

36. Katram lietu nomenklatūrā ierakstītajam dokumentu klasifikācijas shēmas līmeņa apzīmējumam un lietai ir noteikts lietas indekss. Lietas indeksu veido funkcijai vai struktūrvienībai piešķirtais apzīmējums (skaitlis vai burts) un lietas kārtas numurs attiecīgajā funkcijā vai struktūrvienībā.

Piemēri:

Lietas indekss 1.6, kur 1 – struktūrvienības apzīmējums, 6 – lietas kārtas numurs struktūrvienībā.

Lietas indekss A.2.6, kur A – funkcijas apzīmējums, 2 – funkciju veidojošā procesa apzīmējums, 6 – lietas kārtas numurs.

37. Lietas nosaukumu lietu nomenklatūrā veido, norādot šādu informāciju:

37.1. dokumenta veids;

37.2. lietas dokumentu satura atklāsts;

37.3. adresāta, korespondenta vai līgumslēdzēja nosaukums vai vārds un uzvārds, ja lietu veido pēc adresāta, korespondenta vai līgumslēdzēja nosaukuma vai vārda un uzvārda.

Piemēri:

Rīkojumi par personālu.

Sarakste ar Kultūras ministriju.

Sarakste finansēšanas jautājumos.

Līgumi ar piegādātājiem.

Līgumi ar akciju sabiedrību "Latvenergo".

Jāņa Bērziņa valsts civildienesta gaitas apraksts.

38. Ja veido hibrīdlietu, lietu nomenklatūras piezīmju ailē par to izdara attiecīgu atzīmi.

39. Ja dokumentu pārvaldības periodā rodas jaunas lietu nomenklatūrā neietvertas lietas, lietu nomenklatūru attiecīgi papildina.

40. Izstrādājot lietu nomenklatūru, dokumentu glabāšanas termiņus un arhīviski vērtīgos dokumentus nosaka, ievērojot šādus kritērijus:

40.1. normatīvajos aktos noteiktais glabāšanas termiņš;

40.2. institūcijas funkciju nodrošināšanai nepieciešamais glabāšanas termiņš;

40.3. Arhīvu likuma 8.panta pirmajā daļā noteiktie arhīviskās vērtības noteikšanas kritēriji.

41. Nosakot dokumentu glabāšanas termiņu un arhīviski vērtīgos dokumentus, institūcijas var izmantot Latvijas Nacionālā arhīva izstrādātos un Latvijas Nacionālā arhīva tīmekļa vietnē (http://www.arhivi.gov.lv) publiski pieejamos tipveida dokumentu glabāšanas termiņu paraugsarakstus.

42. Lietu nomenklatūru paraksta institūcijas vadītājs vai šo noteikumu 13.2.apakšpunktā minētā persona. Lietu nomenklatūru ievieš katra dokumentu pārvaldības perioda sākumā.

43. Lai saskaņotu dokumentu klasifikācijas shēmu un dokumentu glabāšanas termiņus, lietu nomenklatūru reizi trijos gados iesniedz Latvijas Nacionālajā arhīvā. Ja institūcijām vai to grupām ir izstrādāta lietu paraugnomenklatūra, lietu nomenklatūru saskaņošanai Latvijas Nacionālajā arhīvā institūcijas iesniedz reizi piecos gados.

44. Lietu nomenklatūru saskaņošanai Latvijas Nacionālajā arhīvā iesniedz papīra formā divos eksemplāros. Latvijas Nacionālais arhīvs pēc saskaņošanas vienu eksemplāru atdod institūcijai. Ja lietu nomenklatūru saskaņošanai iesniedz elektroniski, Latvijas Nacionālais arhīvs saskaņošanu veic elektroniski.

45. Latvijas Nacionālais arhīvs:

45.1. informē institūciju par veicamajām izmaiņām vai precizējumiem dokumentu klasifikācijas shēmā vai dokumentu glabāšanas termiņos;

45.2. triju mēnešu laikā saskaņo lietu nomenklatūrā ietverto dokumentu klasifikācijas shēmu un dokumentu glabāšanas termiņus un nosaka arhīviski vērtīgos dokumentus.

46. Nākamā dokumentu pārvaldības perioda sākumā institūcija uzskaita iepriekšējā dokumentu pārvaldības periodā izveidotās un neizveidotās lietas un atzīmē nākamajā dokumentu pārvaldības periodā turpināmās lietas.

47. Ja būtiski mainās institūcijas funkcijas vai tās struktūra, institūcija par to informē Latvijas Nacionālo arhīvu, un Latvijas Nacionālais arhīvs pieņem lēmumu par nepieciešamību veikt atkārtotu dokumentu klasifikācijas shēmas vai tās daļas un glabāšanas termiņu saskaņošanu.

48. Institūcija lietu nomenklatūru glabā 10 gadus pēc tajā uzskaitīto pastāvīgi glabājamo dokumentu un to dokumentu aprakstīšanas, kuriem noteikts ilgstošs glabāšanas termiņš.

4. Institūcijas arhīva pārvaldība

4.1. Dokumentu sagatavošana glabāšanai

49. Institūcija piecu gadu laikā pēc dokumentu pārvaldības perioda beigām sagatavo dokumentus glabāšanai. Ja nepieciešams ilgāks termiņš, to saskaņo ar Latvijas Nacionālo arhīvu.

50. Glabāšanai sagatavo pabeigtas lietas (lietas, kuras netiek papildinātas ar jauniem dokumentiem). Ja lieta tiek turpināta, to sagatavo glabāšanai pēc pabeigšanas.

51. Sagatavojot pabeigtās lietas glabāšanai:

51.1. tās sagrupē atbilstoši glabāšanas termiņiem: īslaicīgi glabājamās, ilgstoši glabājamās, pastāvīgi glabājamās;

51.2. sakārto pastāvīgi glabājamās lietas un ilgstoši glabājamās lietas;

51.3. apraksta pastāvīgi glabājamās lietas un ilgstoši glabājamās lietas.

4.2. Papīra dokumentu sakārtošana

52. Papīra dokumentu lietas sakārto, veicot šādas secīgas darbības:

52.1. sistematizē dokumentus lietā;

52.2. numurē lapas;

52.3. izstrādā lietā esošo dokumentu uzskaites sarakstu (2.pielikums) saskaņā ar šo noteikumu 65.punktu;

52.4. izstrādā apliecinājuma ierakstu (3.pielikums);

52.5. lietas dokumentus ievieto vākos vai mapēs vai iešuj;

52.6. noformē lietas vāku.

53. Dokumentus lietā sistematizē pēc hronoloģiskā, nominālā (piemēram, rīkojumi, protokoli), alfabētiskā (piemēram, dokumenti par darbiniekiem aprēķināto darba samaksu) vai cita principa.

54. Sarakstes dokumentus par vienu jautājumu, kā arī iesniegumus un dokumentus par iesnieguma izskatīšanu sistematizē vienā lietā. Lietā vispirms ievieto iniciatīvas dokumentu, aiz tā atbildes dokumentu.

55. Sistematizējot dokumentus, pārbauda dokumentu sastāva un satura atbilstību attiecīgās lietas nosaukumam un glabāšanas termiņam.

56. No lietas izņem dokumentu oriģinālu dublējošos eksemplārus, neaizpildītās (tukšās) lapas un dokumentu kopijas, ja lietā ir attiecīgā dokumenta oriģināls. Dokumentus izņem no plastmasas vāciņiem.

57. No dokumentiem izņem visas metāla un plastmasas saspraudes, skavas un citus sastiprinājuma elementus.

58. Ievietojot lietā ar kniedēm sastiprinātu vai caurauklotu dokumentu (piemēram, līgumu), kniedes un auklu neizņem, ja dokumenti var tikt bojāti vai zaudēt juridisko spēku.

59. Ja lietas biezums pārsniedz 30 mm, veido sējumus. Katrā sējumā lapas numurē atsevišķi, un katrs sējums ir atsevišķa glabājamā vienība.

60. Lietas dokumentu lapas numurē ar arābu cipariem, rakstot ar vidēji cietu melnu grafīta zīmuli lapas augšējā labajā stūrī no teksta brīvajā vietā.

61. Diagrammas, kartes, skices, plānus, zīmējumus un citus ilustratīvos materiālus, ja tos var ievietot lietā kā patstāvīgas lapas, numurē dokumenta otrajā pusē augšējā kreisajā stūrī. To esību norāda apliecinājuma ierakstā.

62. Fotogrāfijas, bukletus, audumu paraugus un citus nestandarta materiāla dokumentus ievieto aploksnēs. Lietā esošās aploksnes un to saturu numurē, numurējot vispirms aploksni, tad tās saturu. Ja aploksnes saturu nav iespējams numurēt (piemēram, audumus), uz aploksnes un apliecinājuma ierakstā norāda aploksnē ievietoto objektu skaitu.

63. Ja lieta ir tipogrāfisks izdevums ar savu lapu numerāciju, to nepārnumurē un tā esību norāda apliecinājuma ierakstā.

64. Visas lapu numerācijas īpatnības norāda apliecinājuma ierakstā.

65. Lietā esošo dokumentu uzskaites sarakstu izstrādā, ja:

65.1. lietā atrodas bieži izmantojami dokumenti;

65.2. dokumenti satur ziņas par ievērojamiem notikumiem, faktiem vai personām;

65.3. dokumenti lietā sakārtoti atbilstoši tēmām, uzvārdiem, vietu nosaukumiem, īpašuma objektiem vai citām pazīmēm;

65.4. lietā atrodas dokumenti, kuri atšķiras no pārējiem to sistematizācijas īpatnību dēļ.

66. Lietas vākos un mapēs virs dokumentiem ievieto baltu papīra lapu, lai aizsargātu dokumenta pirmās lapas tekstu. Ja dokumentus iešuj, virspusē ievieto nostiprinošu kartona līstīti.

67. Lietas beigās ievieto lapu ar apliecinājuma ierakstu.

68. Lietu ievieto kartona vākos, kuros ir iestrādāta plāna un izturīga kokvilnas vai linu aukla, vai ievieto mapēs ar aizsienamām auklām, vai iešuj vākos, kas izgatavoti no balta vai nekrāsota neitrāla vai bezskābes kartona un atbilst šo noteikumu 173.1.apakšpunktā minētajām prasībām.

69. Lietas iešuj ar izturīgu kokvilnas vai linu diegu. A3 un A4 formāta lapas iešuj vismaz ar četriem dūrieniem, A5 formāta lapas – ar trim dūrieniem.

70. Lietas vāku noformē saskaņā ar šo noteikumu 4.pielikumu.

71. Ilgstoši glabājamus dokumentus var glabāt dokumentu pārvaldībā izmantojamās dokumentu reģistra mapēs, nodrošinot šo noteikumu 53., 54., 55., 56., 60., 61., 62., 63., 64., 65. un 67.punktā minēto prasību izpildi. Lietas sākumā ievieto lapu, kas noformēta kā lietas vāks.

72. Par dokumentu sakārtošanas procesā konstatētajiem dokumentu bojājumiem rakstiski informē institūcijas vadītāju vai šo noteikumu 13.2.apakšpunktā minēto personu un veic pasākumus, lai novērstu dokumentu turpmāku bojāšanos.

73. Hibrīdlietas sagatavo glabāšanai, katrai informācijas nesēja formai veidojot savu glabājamo vienību.

4.3. Elektronisko dokumentu sakārtošana

74. Elektroniskos dokumentus kārto mapēs, kas ir glabājamās vienības. Ja elektronisko dokumentu datņu skaits pārsniedz 500, veido apakšmapes (šajā gadījumā glabājamā vienība ir apakšmape). Elektroniskos dokumentus, kas ir pievienoti datubāzei vai informācijas sistēmai un netiek glabāti datņu serveros kā datnes, sakārto vienlaikus ar dokumentu aprakstīšanu saskaņā ar šo noteikumu 97.punktā minētajām prasībām.

75. Elektroniskajām mapēm, apakšmapēm un dokumentiem institūcija piešķir nosaukumus, kurus veido kā unikālus identifikatorus saskaņā ar institūcijas vadītāja vai viņa pilnvarotas personas noteiktu kārtību, ja to nenosaka ārējie normatīvie akti.

Piemēri:

1_6_rik_2001, kur 1_6 – lietas indekss, rik – nosaukuma saīsinājums, 2001 – gads.

234_2-03-256, kur 234 – fonda numurs, 2 – apakšfonda numurs, 03 – uzskaites saraksta numurs, 256 – glabājamās vienības numurs.

76. Ieteicamais datnes apjoma ierobežojums atkarībā no formāta ir:

76.1. XLSX, XLS, ODS – līdz 75 MB;

76.2. DOC, DOCX, ODT – līdz 50 MB;

76.3. XML – līdz 10 MB;

76.4. PDF vai PDF/A – līdz 15 MB;

76.5. EDOC – līdz 25 MB;

76.6. JPEG – līdz 5 MB teksta dokumentiem un līdz 10 MB grafiskiem dokumentiem;

76.7. TIFF – līdz 15 MB teksta dokumentiem un līdz 50 MB grafiskiem dokumentiem.

4.4. Dokumentu aprakstīšana

77. Aprakstot dokumentus, institūcija veido vairāklīmeņu arhīvisko aprakstu (5.pielikums), kas sastāv no savstarpēji hierarhiski saistītiem aprakstiem par katru apraksta vienību. Apraksta vienības vieta arhīva fonda hierarhiskajā struktūrā ir apraksta līmenis.

78. Apraksta vienības, kas vienlaikus ir arī apraksta līmenis, ir:

78.1. arhīva fonds un tā apakšlīmeņi – arhīva apakšfonds;

78.3. sērija un tās apakšlīmeņi – apakšsērija, apakšsērijas apakšsērija utt.;

78.4. lieta;

78.5. dokuments.

79. Arhīva fonda hierarhiskās struktūras attēlojums ir vairāklīmeņu arhīviskā apraksta shēma (6.pielikums).

80. Vairāklīmeņu arhīviskā apraksta shēmā dokumentus sistematizē apakšfondos, sērijās un to apakšlīmeņos saskaņā ar dokumentu klasifikācijas shēmu, ilgstoši glabājamiem dokumentiem paredzot atsevišķas sērijas.

81. Vairāklīmeņu arhīviskā apraksta shēmas projektu pirms dokumentu aprakstīšanas institūcija saskaņo ar Latvijas Nacionālo arhīvu.

82. Vairāklīmeņu arhīviskā apraksta shēmā norāda apraksta vienību uzziņu kodus (apraksta vienību identifikatorus) līdz sērijai vai tās apakšlīmeņiem, ja tādi ir.

83. Apraksta vienības uzziņu kodu veido no konkrētās apraksta vienības un visu hierarhiski augstāko līmeņu apraksta vienību numuriem, līmeņus atdalot ar svītru vai slīpsvītru, bet apakšlīmeņus ar punktu.

Piemēri:

Uzziņu kods 543-6.2., kur 543 – fonda numurs, 6 – sērijas apzīmējums, 2 – apakšsērijas apzīmējums.

Uzziņu kods 543.2.-6.8.2., kur 543 – fonda numurs, 2 – apakšfonda numurs, 6 – sērijas apzīmējums, 8 – apakšsērijas apzīmējums, 2 – apakšsērijas apakšsērijas apzīmējums.

84. Veidojot vairāklīmeņu arhīvisko aprakstu, ievēro šādus pamatprincipus:

84.1. apraksta no vispārīgā uz konkrēto. Arhīva fonda līmenī sniedz informāciju par visu arhīva fondu kā vienu veselu. Zemāk pakārtotajos līmeņos sniedz informāciju par arhīva fonda daļām;

84.2. sniedz tikai apraksta līmenim atbilstošu informāciju, parādot apraksta vienības kontekstu un saturu;

84.3. aprakstus sasaista, parādot apraksta vienības vietu hierarhijā un sasaisti ar citām apraksta vienībām;

84.4. neatkārto informāciju zemākā līmenī, ja tā minēta augstākā līmenī. Augstākā līmenī sniedz visām apraksta vienībām kopīgu informāciju.

85. Pilns apraksta vienības apraksts satur šādus elementus:

85.1. apraksta vienības uzziņu kods;

85.2. apraksta vienības nosaukums;

85.3. apraksta vienības datējums vai atsevišķa dokumenta datējums (formātā no dd.mm.gggg. līdz dd.mm.gggg.);

85.4. apraksta vienības apjoms – apraksta vienības daudzums (piemēram, glabājamo vienību skaits, lapu skaits, megabaitu skaits, datņu skaits) vai izmērs (piemēram, A4, 3 x 5 cm, 35 mm), norādot, kādas mērvienības lietotas;

85.5. apraksta vienības fondradis vai autors – institūcija vai privātpersona, kuras darbības rezultātā dokumenti radīti, uzkrāti, saglabāti;

85.6. fondraža administratīvā vēsture;

85.7. apraksta vienības arhīviskā vēsture;

85.8. apraksta vienības iegūšanas avots;

85.9. apraksta vienības informācijas joma un saturs;

85.10. informācija par apraksta vienības izvērtēšanu, glabāšanas termiņa noteikšanu un iznīcināšanu;

85.11. apraksta vienības iekšējā struktūra – sistematizācija;

85.12. apraksta vienības pieejamības nosacījumi;

85.13. apraksta vienības reproducēšanas noteikumi;

85.14. apraksta vienības valoda un rakstība;

85.15. apraksta vienības informācijas nesējvides;

85.16. apraksta vienības meklēšanas līdzekļi;

85.17. saistītās apraksta vienības, ja tādas ir (oriģinālu un kopiju esība un atrašanās vieta, pēc izcelsmes līdzīgu apraksta vienību esība un atrašanās vieta);

85.18. piezīmes.

86. Institūcija, aprakstot dokumentus arhīva fonda un apakšfonda līmenī, aprakstā obligāti norāda vismaz šādus elementus:

86.1. arhīva fonda uzziņu kods – institūcijas kods Latvijas Nacionālā arhīva Vienotajā valsts arhīvu informācijas sistēmā un arhīva fonda numurs, ja tāds ir piešķirts. Apakšfondam norāda kārtas numuru arhīva fonda ietvaros;

86.2. arhīva fonda nosaukums;

86.3. arhīva fonda datējums (formātā no dd.mm.gggg. līdz dd.mm.gggg.) vai periods (formātā no dd.mm.gggg. līdz dd.mm.gggg.), par kādu tiek veikta arhīva fonda turpinājuma aprakstīšana;

86.4. arhīva fonda vai tā turpinājuma apjoms glabājamās vienībās;

86.5. arhīva fondā esošo dokumentu informācijas nesēju formas;

86.6. arhīva fonda administratīvā vēsture – īsa informācija par institūcijas izveidošanu, reorganizāciju vai likvidāciju, funkcionālās un strukturālās izmaiņas ar atsauci uz pamatojuma dokumentiem;

86.7. arhīva fonda informācijas joma un saturs – tematika un dokumentu veidi, dokumentu sastāva pilnība;

86.8. arhīva fonda sistematizācija – vairāklīmeņu arhīviskā apraksta shēmas veidošanas principi;

86.9. pieejamības nosacījumi – informācija par nosacījumiem, kas ietekmē arhīva fonda dokumentu pieejamību un izmantošanu, ja tādi ir (piemēram, informācijas pieejamība, autortiesību ierobežojumi, dokumentu fiziskās īpašības, kas var ietekmēt to izmantošanu);

86.10. dokumentu valoda, ja tā atšķiras no valsts valodas;

86.11. meklēšanas līdzekļi (informācija par, piemēram, izstrādātajiem uzskaites sarakstiem, rokasgrāmatām, reģistriem, katalogiem, datubāzēm);

87. Par katru sēriju un tās apakšlīmeni norāda vismaz šādus elementus:

87.1. sērijas uzziņu kods;

87.2. sērijas nosaukums;

87.3. sērijas dokumentu glabāšanas termiņš (pastāvīgi/ilgstoši);

87.4. pieejamības nosacījumi, ja tādi ir.

88. Ja visi obligātie elementi par sēriju vai tās apakšlīmeņiem norādīti vairāklīmeņu arhīviskā apraksta shēmā, atsevišķu sērijas vai tās apakšlīmeņu aprakstu neveido.

89. Ja sērija vai tās apakšlīmeņi veidoti pēc strukturālā principa, aprakstam pievieno informāciju par struktūrvienības administratīvo vēsturi.

90. Ja sērijā vai tās apakšlīmenī sistematizēti dokumenti par pasākumu vai aktivitāti, aprakstam pievieno informāciju par pasākumu vai aktivitāti.

91. Lietas uzskaita uzskaites sarakstos (7.pielikums). Uzskaites sarakstus veido atbilstoši dokumentu glabāšanas termiņam, informācijas nesēja formai (piemēram, papīra, elektroniskā) un termiņam, kādā dokumenti tiks nodoti pastāvīgā valsts glabāšanā. Ja sērija vai apakšsērija ir liela un visi tajā sistematizētie viena veida dokumenti ir vienā formā, tai var veidot atsevišķu uzskaites sarakstu. Ja sērijas ir nelielas, vairākas sērijas var apvienot vienā uzskaites sarakstā.

92. Par katru uzskaites sarakstu norāda šādu informāciju:

92.1. uzskaites saraksta numurs arhīva fonda ietvaros;

92.2. dokumentu glabāšanas termiņš;

92.3. dokumentu veids un informācijas nesēja forma.

93. Par katru glabājamo vienību uzskaites sarakstā sniedz šādu informāciju:

93.1. sērijas vai tās apakšlīmeņa (t.i., apraksta vienības, kam glabājamā vienība pakārtota) uzziņu kods;

93.2. glabājamās vienības kārtas numurs uzskaites sarakstā, turpinot iepriekšējos periodos aprakstīto glabājamo vienību numerāciju;

93.3. glabājamās vienības nosaukums;

93.4. glabājamās vienības datējums (formātā no dd.mm.gggg. līdz dd.mm.gggg.);

93.5. apjoms, norādot apjoma mērvienību (piemēram, lapas, megabaiti, minūtes);

93.6. hibrīdlietām – saistītās apraksta vienības citos uzskaites sarakstos;

93.7. piezīmes. Piezīmēs norāda:

93.7.1. glabāšanas termiņu, ja tas nesakrīt ar uzskaites sarakstam noteikto dokumentu glabāšanas termiņu;

93.7.2. pieejamības nosacījumus, ja tādi ir;

93.7.3. valodu, ja tā atšķiras no valsts valodas.

94. Glabājamās vienības uzskaites sarakstā sistematizē pa sērijām un to apakšlīmeņiem.

95. Katra uzskaites saraksta beigās izveido kopsavilkuma ierakstu, norādot kopējo glabājamo vienību skaitu uzskaites sarakstā un glabājamo vienību numerācijas īpatnības (piemēram, litera numuri, izlaistie numuri).

96. Elektroniskiem pārvaldes dokumentiem veido dokumentu līmeņa uzskaites sarakstu (8.pielikums), ko institūcija sagatavo un iesniedz Latvijas Nacionālajā arhīvā triju mēnešu laikā pēc vairāklīmeņu arhīviskā apraksta shēmas un attiecīgā elektronisko dokumentu uzskaites saraksta saskaņošanas.

97. Elektroniskiem dokumentiem dokumenta līmeņa uzskaites sarakstā norāda šādu informāciju:

97.1. uzskaites saraksta numurs;

97.2. glabājamās vienības numurs uzskaites sarakstā;

97.3. dokumenta numurs glabājamā vienībā;

97.4. datnes nosaukums;

97.5. kontrolsummu algoritmi – nosaukums algoritmam, kāds tiek izmantots unikālu simbolu virknes ģenerēšanā, lai nodrošinātu integritātes pārbaudi;

97.6. kontrolsummas – unikālu simbolu virkne, kas nodrošina integritātes pārbaudi;

97.7. piezīmes.

98. Ja institūcijas šo noteikumu 97.punktā minētos elementus iekļauj šo noteikumu 31.punktā minētajā dokumentu reģistrā vai elektroniskajā dokumentu pārvaldības sistēmā un no tās var izgūt dokumentu sarakstus ar šo noteikumu 97.punktā minētajiem elementiem elektroniskā formā (XML, XSLX vai ODS formātā), institūcijām nav saistoši šo noteikumu 96.punktā minētie nosacījumi.

99. Ja institūcijas pārvaldībā ir datubāzes un informācijas sistēmas, kas satur pastāvīgi glabājamus dokumentus elektroniskā formā, dokumentus apraksta pēc to izvērtēšanas normatīvajos aktos par informācijas sistēmu izvērtēšanu noteiktajā kārtībā. Aprakstīšanas kārtību un apraksta elementus saskaņo ar Latvijas Nacionālo arhīvu līgumā par nodošanu pastāvīgā valsts glabāšanā.

100. Aprakstot audiovizuālos un kinematogrāfiskos dokumentus, foto un skaņas dokumentus, apraksta elementus saskaņo ar Latvijas Nacionālo arhīvu.

101. Institūcija, veidojot vairāklīmeņu arhīvisko aprakstu, aprakstīšanu veic vienā no trim veidiem:

101.1. Latvijas Nacionālā arhīva Vienotajā valsts arhīvu informācijas sistēmā, noslēdzot līgumu ar Latvijas Nacionālo arhīvu;

101.2. institūcijas informācijas sistēmā, kura nodrošina dokumentu aprakstīšanu, ievērojot šādas prasības:

101.2.1. no sistēmas iespējams izgūt visu nepieciešamo informāciju par katru aprakstīšanas līmeni un glabājamo vienību un elektronisko dokumentu līmeņa uzskaites sarakstus;

101.2.2. apraksti tiek izgūti elektroniskā formā XML formātā (formas struktūru saskaņo ar Latvijas Nacionālo arhīvu) vai izmantojot šo noteikumu 5., 6., 7. un 8.pielikumā minētās izklājlapas;

101.3. izklājlapās (5., 6., 7. un 8.pielikums).

102. Aprakstīšanu var veikt visiem institūcijas arhīva fonda dokumentiem vai atsevišķai apraksta vienībai – apakšfondam vai sērijai, ja ir saskaņota vairāklīmeņu arhīviskā apraksta shēma.