Zaudējis spēku - Dokumentu un arhīvu pārvaldības noteikumi

103. Vairāklīmeņu arhīviskajā aprakstā katrai apraksta sadaļai un katram uzskaites sarakstam norāda izstrādātāju (vārds, uzvārds, amats. Ja aprakstīšanu veic saskaņā ar līgumu, norāda institūciju vai privātpersonu, kas veic aprakstīšanu). Vairāklīmeņu arhīvisko aprakstu un uzskaites sarakstus paraksta institūcijas vadītājs vai šo noteikumu 13.2.apakšpunktā minētā persona.

104. Institūcija uzziņu sistēmu (vairāklīmeņu arhīviskā apraksta shēmu, vairāklīmeņu arhīvisko aprakstu, uzskaites sarakstus) iesniedz saskaņošanai Latvijas Nacionālajā arhīvā. Ja aprakstīšana netiek veikta Latvijas Nacionālā arhīva Vienotajā valsts arhīvu informācijas sistēmā, uzziņu sistēmu iesniedz saskaņošanai Latvijas Nacionālajā arhīvā izklājlapās vai XML formātā elektroniski vai divos eksemplāros papīra formā.

105. Latvijas Nacionālais arhīvs, saskaņojot uzziņu sistēmu (vairāklīmeņu arhīviskā apraksta shēmu, vairāklīmeņu arhīvisko aprakstu, uzskaites sarakstus), izvērtē:

105.1. aprakstīšanas principu pēctecību, lietderību un pārskatāmību;

105.2. iespējas iekļaut aprakstus un tajos ietverto informāciju Vienotajā valsts arhīvu informācijas sistēmā.

106. Latvijas Nacionālais arhīvs:

106.1. informē institūciju par veicamajām izmaiņām vai precizējumiem uzziņu sistēmā;

106.2. triju mēnešu laikā saskaņo institūcijas iesniegto uzziņu sistēmu.

5. Dokumentu iznīcināšanas kārtība

107. Par dokumentiem (neatkarīgi no informācijas nesēja formas), kuru glabāšanas termiņš ir beidzies, izstrādā dokumentu iznīcināšanas aktu (9.pielikums). Minētajā aktā neiekļauj īslaicīgi glabājamās lietas un dokumentus, ja par attiecīgo dokumentu pārvaldības periodu nav veikta pastāvīgi glabājamo dokumentu un ilgstoši glabājamo dokumentu aprakstīšana.

108. Dokumentu iznīcināšanas aktā vienāda veida dokumentu un lietu nosaukumus ieraksta tikai vienu reizi, norādot to datējumu un kopskaitu.

109. Izskatot dokumentu iznīcināšanas aktu, ekspertu komisija vai šo noteikumu 13.2.apakšpunktā minētā persona:

109.1. pārbauda, vai ir ievēroti iznīcināšanai atlasīto lietu glabāšanas termiņi;

109.2. salīdzina iznīcināmo lietu faktisko skaitu ar aktā norādīto lietu skaitu.

110. Dokumentu iznīcināšanas aktu sagatavo un nosūta Latvijas Nacionālajam arhīvam papīra formā divos eksemplāros. Pēc saskaņošanas vienu minētā akta eksemplāru Latvijas Nacionālais arhīvs atdod institūcijai. Ja minēto aktu nosūta elektroniskā formā, Latvijas Nacionālais arhīvs to saskaņo elektroniski.

111. Latvijas Nacionālais arhīvs:

111.1. informē institūciju par veicamajām izmaiņām vai precizējumiem aktos;

111.2. triju mēnešu laikā saskaņo dokumentu iznīcināšanas aktus.

112. Pēc Latvijas Nacionālā arhīva saskaņojuma saņemšanas institūcija organizē dokumentu iznīcināšanu. Par dokumentu iznīcināšanu izdara atzīmi dokumentu iznīcināšanas aktā (vai pievieno atzīmi dokumentu iznīcināšanas aktam, ja minētais akts ir elektroniskā formā). Atzīmē norāda datumu, kad dokuments iznīcināts vai nodots iznīcināšanai, kā arī par dokumentu iznīcināšanu vai nodošanu iznīcināšanai atbildīgās personas amatu, vārdu, uzvārdu un parakstu. Ja institūcija noslēgusi līgumu par dokumentu iznīcināšanu, norāda datumu, kad dokuments nodots iznīcināšanai, un atsauci uz līgumu (līguma datumu, numuru un līgumslēdzēju).

6. Institūcijas arhīvs un dokumentu uzskaite arhīvā

113. Sakārtotos un aprakstītos dokumentus glabā institūcijas arhīvā vai akreditētā privātā arhīvā normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā.

114. Institūcijas arhīvam ir šādas funkcijas:

114.1. dokumentu pieņemšana;

114.2. institūcijas arhīvā pieņemto dokumentu uzskaites nodrošināšana;

114.3. institūcijas arhīvā pieņemto dokumentu pieejamības un izmantošanas nodrošināšana (tai skaitā uzziņu sistēmas veidošana, izziņu un dokumentu atvasinājumu sagatavošana);

114.4. institūcijas arhīvā pieņemto dokumentu saglabāšanas nodrošināšana;

114.5. citas iekšējos normatīvajos aktos noteiktās funkcijas.

115. Dokumentu uzskaiti veic, lai nodrošinātu informāciju par arhīva dokumentu sastāvu un skaitu. Uzskaites pamatvienības ir arhīva fonds un glabājamā vienība.

116. Galvenie uzskaites dokumenti institūcijas arhīvā ir:

116.1. vairāklīmeņu arhīviskais apraksts un uzskaites saraksti;

116.2. arhīva pase, kurā institūcija vai tās teritoriālā struktūrvienība norāda ziņas par tās arhīva fondiem un dokumentu saglabāšanas apstākļiem valsts statistiskās informācijas jomu reglamentējošajos normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā;

116.3. akti par dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudi.

117. Institūcijas arhīva fondam veido arhīva fonda lietu, kurā dokumentus grupē trijās daļās:

117.1. pirmajā daļā apkopo dokumentus par arhīva fonda sastāvu un apjomu (piemēram, vairāklīmeņu arhīviskos aprakstus, uzskaites sarakstus, aktus par iztrūkstošajiem dokumentiem);

117.2. otrajā daļā apkopo dokumentus par institūcijas arhīva fonda pārvaldību (piemēram, aktus par dokumentu nodošanu un pieņemšanu pastāvīgā valsts glabāšanā, aktus par dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudēm, arhīva pases);

117.3. trešajā daļā apkopo dokumentu iznīcināšanas aktus.

118. Dokumentus arhīva fonda lietas katrā daļā grupē hronoloģiskā secībā. Fonda lietu glabā līdz arhīva fonda slēgšanai un kopā ar pastāvīgi glabājamiem dokumentiem nodod Latvijas Nacionālajā arhīvā.

7. Dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaude, dokumentu izmantošana

119. Lai nodrošinātu institūcijas pastāvīgi glabājamo dokumentu un ilgstoši glabājamo dokumentu kontroli, laikus konstatētu dokumentu iztrūkumu un iespējamos bojājumus, institūcija regulāri veic esības un fiziskā stāvokļa pārbaudi. Minēto pārbaudi var apvienot ar citiem darbiem, piemēram, ar dokumentu atputekļošanu, sagatavošanu skenēšanai, nolasāmības pārbaudi.

120. Dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudi institūcijas arhīvā veic pabeigtām un aprakstītām lietām ne retāk kā reizi astoņos gados. Ja institūcijas arhīvā ir vairāk nekā 50 000 glabājamo vienību, pārbaudi veic ne retāk kā reizi 12 gados, bet, ja institūcijas arhīvā ir vairāk nekā 200 000 glabājamo vienību, pārbaudes biežumu saskaņo ar Latvijas Nacionālo arhīvu.

121. Dokumentu esības un fiziskā stāvokļa papildu pārbaudi veic:

121.1. dokumentiem, kurus sagatavo nodošanai Latvijas Nacionālajā arhīvā;

121.2. pēc papīra dokumentu pārvietošanas uz citu telpu vai elektronisko dokumentu migrācijas uz citu informācijas sistēmu;

121.3. pēc ugunsgrēka, appludināšanas vai citām ārkārtas situācijām, kā arī pēc nepiederošas personas neatļautas iekļūšanas arhīvglabātavā;

121.4. mainoties arhīva vadītājam vai par arhīvu atbildīgajai personai (ja institūcijas arhīvā ir liels dokumentu apjoms, papildu pārbaudi var veikt izlases kārtībā);

121.5. ja institūciju likvidē vai reorganizē:

121.5.1. ja institūcijai nav tiesību un saistību pārņēmēja, tā veic visu glabāšanā esošo dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudi pirms dokumentu nodošanas Latvijas Nacionālajā arhīvā;

121.5.2. ja institūcijai ir norīkots likvidators vai tai ir tiesību un saistību pārņēmējs, kuram tiek nodoti institūcijas arhīva dokumenti, esības un fiziskā stāvokļa pārbaudi veic komisija kopā ar likvidējamās vai reorganizējamās institūcijas pārstāvjiem un likvidatora vai tiesību un saistību pārņēmēja pārstāvjiem, sastādot nodošanas un pieņemšanas aktu.

122. Dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudi veic šādā kārtībā:

122.1. izskata iepriekšējo esības un fiziskā stāvokļa pārbaužu dokumentus, ja tādas ir veiktas;

122.2. salīdzina uzskaites kodus un nosaukumus uzskaites sarakstos ar uzskaites kodiem un nosaukumiem uz lietām. Elektroniskiem dokumentiem pārbauda datņu nosaukumus un kontrolsummu atbilstību šo noteikumu 8.pielikumā minētajai informācijai, ja tāda ir.

123. Ja uzskaites sarakstu nav, dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudi veic, par pamatu ņemot attiecīgā gada lietu nomenklatūru vai citu dokumentu, kurā izveidotās lietas ir uzskaitītas saskaņā ar šo noteikumu 46.punktu.

124. Izmantošanai izsniegto lietu esību pārbauda, par pamatu ņemot izsniegšanas dokumentus (piemēram, reģistru, žurnālu).

125. Papīra dokumentu fizisko stāvokli nosaka vizuāli.

126. Elektroniskiem dokumentiem pārbauda datņu nolasāmību – veic datņu kontrolsummu ģenerēšanu atbilstoši elektronisko dokumentu uzskaites sarakstā, ja tāds ir, definēto kontrolsummu algoritmiem un ģenerēto kontrolsummu salīdzināšanu ar uzskaites sarakstā, ja tāds ir, fiksētām kontrolsummām.

127. Visus konstatētos trūkumus atzīmē dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudes aktā (10.pielikums). Pēc esības un fiziskā stāvokļa pārbaudes beigām izdara izmaiņas uzskaites dokumentos, sastādot attiecīgus aktus (piemēram, par tehniskām kļūdām uzskaites sarakstos, atrastām lietām). Ja konstatē neatbilstību uzziņu sistēmai, aktu kopijas iesniedz Latvijas Nacionālajā arhīvā.

128. Veicot dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudi, nodrošina plauktos novietoto lietu kārtību, novieto vietā pārbaudes laikā atrastās nepareizi novietotās lietas, izņem un atsevišķi novieto bojātās lietas, ja tās apdraud blakus esošās lietas, un veic pasākumus bojājumu novēršanai, konsultējoties ar Latvijas Nacionālo arhīvu.

129. Ja pārbaudes gaitā atklāts dokumentu iztrūkums, sastāda aktu par dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudi un organizē to meklēšanu.

130. Ja dokumentu iztrūkumu atklāj, veicot citus darbus, sastāda aktu par iztrūkstošajiem dokumentiem (11.pielikums) un organizē dokumentu meklēšanu.

131. Meklējot iztrūkstošos dokumentus, izskata arhīva fonda lietu, pārbauda lietu izsniegšanas dokumentus, auditācijas pierakstus, organizē iztrūkstošo lietu meklēšanu struktūrvienībās (pie darbiniekiem), kur šīs lietas veidotas, pārbauda citus arhīva fondus, ja institūcijas arhīvā tādi glabājas.

132. Meklēšanā atrastās lietas novieto atpakaļ to glabāšanas vietā. Atrastos elektroniskos dokumentus, kas saglabāti datņu serveros, reģistros vai datubāzēs uz serveriem, izvieto datņu servera noteiktā direktorijā saskaņā ar institūcijas noteikto kārtību. Reģistros un datubāzēs atrastos elektroniskos dokumentus piesaista atbilstošajam reģistram vai datubāzes ierakstam.

133. Meklēšanas rezultātā neatrastās lietas uzskaita aktā par meklēšanas rezultātā neatrastiem dokumentiem (12.pielikums), norādot attiecīgo dokumentu iespējamos zuduma iemeslus, kā arī citus dokumentus, kuri daļēji var kompensēt zudušā dokumenta informāciju.

134. Pēc visu meklēšanas iespēju izmantošanas dokumenta meklēšanas rezultātus attiecīgajā arhīva fondā apkopo aktā par dokumentu meklēšanas izbeigšanu (13.pielikums).

135. Bojātiem dokumentiem pēc konsultēšanās ar Latvijas Nacionālo arhīvu bojājumus novērš.

136. Ja dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudes gaitā konstatē dokumentu bojāeju vai neglābjami bojātus dokumentus, sastāda aktu par dokumentu bojāeju vai neglābjami bojātiem dokumentiem (14.pielikums).

137. Neglābjami bojātos un meklēšanas rezultātā neatrastos dokumentus, kas iekļauti nacionālajā dokumentārajā mantojumā, normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā izslēdz no nacionālā dokumentārā mantojuma.

138. Izsniedzot izmantošanai papīra dokumentus un elektroniskos dokumentus ārējos informācijas nesējos, dokumentu izmantošanu reģistrē institūcijā noteiktajā kārtībā.

139. Izziņas sastādīšanai izmanto tikai dokumenta oriģinālu vai tā atvasinājumu, ja tas izstrādāts un apliecināts normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā.

140. Izziņas teksta beigās norāda izziņā ietvertā satura pamatojumu – atsauci uz izmantotajiem dokumentiem. Aprakstītajiem dokumentiem norāda uzskaites kodu.

8. Tehniskās prasības dokumentu saglabāšanai institūciju arhīvos

8.1. Arhīvglabātavu veidošana

141. Lai saglabātu dokumentus, institūcija veido arhīvglabātavu vai slēdz līgumu ar attiecīgu pakalpojumu sniedzēju par dokumentu saglabāšanu.

142. Arhīvglabātavu var neveidot:

142.1. ilgstoši glabājamiem dokumentiem un pastāvīgi glabājamiem dokumentiem, ja to kopapjoms nepārsniedz 1000 lietu;

142.2. īslaicīgi glabājamiem dokumentiem;

142.3. audiovizuālajiem, fotodokumentiem un skaņas dokumentiem.

143. Dokumentus, kuriem nav izveidota arhīvglabātava, glabā slēdzamos skapjos vai telpās, kas nav pieejamas institūcijas apmeklētājiem.

144. Projektējot administratīvās telpas un paredzot tajās speciālas telpas institūcijas arhīvglabātavu izveidei, ņem vērā šo noteikumu 142., 145., 146., 147., 148. un 150.punktā minētās prasības.

145. Atkarībā no arhīvā glabājamo dokumentu apjoma un sastāva institūcija veido vienu vai vairākas arhīvglabātavas. Vairākas arhīvglabātavas veido:

145.1. ja institūcija arhīvā glabā dokumentus dažādos informācijas nesējos, kuru optimālie glabāšanas apstākļi atšķiras vairāk par pieciem grādiem pēc Celsija vai pieciem procentiem relatīvā gaisa mitruma;

145.2. ja nepieciešamā platība arhīvglabātavai pārsniedz 200 m2;

145.3. ja nepieciešams nošķirt ierobežotas pieejamības dokumentus.

146. Arhīvglabātavas telpas ir atdalītas no apmeklētājiem pieejamām telpām. Arhīvglabātavas telpas ir nodrošinātas pret jebkāda veida neatļautu iekļūšanu, dokumentu tīšu bojāšanu un neatļautu iegūšanu. Arhīvglabātavās nodrošina institūcijas apsardzes un ugunsdrošības signalizāciju.

147. Arhīvglabātavā veic tikai tādas darbības, kas saistītas ar dokumentu izvietošanu, pārvietošanu, kartonēšanu (dokumentu ievietošanu glabāšanas palīglīdzekļos, piemēram, kārbās, mapēs) un ar esības un fiziskā stāvokļa pārbaudi. Aizliegts apvienot arhīvglabātavu ar darba telpu.

148. Izstrādājot civilās aizsardzības plānus, ugunsdrošības instrukcijas un līdzīgus dokumentus, tajos iekļauj pasākumus institūcijas arhīva aizsardzībai un evakuācijai, nosakot prioritātes noteiktu dokumentu grupu glābšanai.

149. Arhīvglabātavas atdala no laboratoriju, ražošanas, noliktavu un citu veidu telpām, kurās glabā pārtikas produktus vai ķīmiskās vielas, un tām nav kopēja ventilācijas sistēma. Ja arhīvglabātavās ir gāzes, apkures, ūdensvada vai kanalizācijas caurules, veic pasākumus iespējamā apdraudējuma novēršanai.

150. Konstruējot arhīvglabātavu grīdas un starpstāvu pārsegumus, ņem vērā arhīva dokumentu svaru. Strukturālo inženiertehnisko risinājumu izstrādā, ņemot vērā arhīvglabātavu izvietojumu un paredzamo noslogojumu. Pārseguma slodzes izturība atkarībā no plauktu tipa un augstuma ir ne mazāka kā 800 kg/m2 stacionārajiem plauktiem un 1200–2400 kg/m2 kompaktajiem (mobilajiem) plauktiem. Grīdām izmanto antistatiskus un antiseptiskus pārklājumus, lai tās būtu viegli kopjamas.

8.2. Prasības arhīvglabātavu mikroklimatam, higiēnai un aprīkojumam

151. Arhīvglabātavā nodrošina informācijas nesējam atbilstošu mikroklimatu, ņemot vērā šo noteikumu 15.pielikumā minētās prasības.

152. Lai nodrošinātu stabilu mikroklimatu, iekšējai apdarei izmanto materiālus ar termisko un higroskopisko kapacitāti, kas neizstaro kaitīgas vielas, nepiesaista putekļus un ekspluatācijas vai ugunsgrēka laikā nesadalās, izdalot kaitīgas vielas.

153. Papildu drošībai un stabilam mikroklimatam, kā arī lai pasargātu dokumentus no gaismas iedarbības, arhīvglabātavas veido bez logiem ar dabisko vai piespiedu ventilāciju, nodrošinot gaisa apmaiņu. Ja nav iespējams izveidot arhīvglabātavas bez logiem, veic pasākumus dokumentu aizsardzībai pret gaismu un ventilācijas nodrošināšanai.

154. Lai kontrolētu temperatūru un relatīvo gaisa mitrumu, arhīvglabātavā uzstāda mēriekārtas (higrometrus vai psihrometrus un termometrus). Mēriekārtas uzstāda galvenajā ejā pie plauktiem un vietās, kur mikroklimats var būtiski atšķirties (piemēram, pie ventilācijas lūkām, apkures ierīču tuvumā, pie ārsienām).

155. Regulāri seko mēriekārtu rādījumiem un, ja konstatē mikroklimata svārstības un novirzes no normas par pieciem grādiem pēc Celsija vai pieciem procentiem relatīvā gaisa mitruma, veic pasākumus mikroklimata stabilizācijai.

156. Pēc mēriekārtas garantijas termiņa beigām institūcija reizi gadā pārbauda arhīvglabātavu mēriekārtu precizitāti, salīdzinot to rādījumus.

157. Arhīvglabātavai nodrošina vismaz divu stundu ugunsizturību.

158. Arhīvglabātavās izmanto slēgta tipa elektroinstalāciju. Pārnēsājamo elektroierīču (piemēram, putekļusūcēju, gaisa atmitrinātāju) vadiem ir gumijas izolācija. Kontakti arhīvglabātavās ir hermētiski noslēdzami.

159. Ja arhīvglabātavā ir logi, veic pasākumus tiešas saules gaismas ietekmes novēršanai (piemēram, uzstāda slēģus, speciālus pārklājumus uz logu stikliem vai blīvus aizkarus). Lai dokumentus pasargātu no gaismas iedarbības, tos var glabāt arī slēgtos skapjos, slēgta tipa plauktos, saiņos, kārbās vai konteineros, kā arī novietojot sastatņu plauktus perpendikulāri logiem.

160. Arhīvglabātavas uztur kārtībā, nepieļaujot pelējuma, insektu un grauzēju invāziju un putekļu uzkrāšanos.

161. Lai dokumentus aizsargātu no putekļiem:

161.1. regulāri tīra un mazgā grīdas, izvēloties tīrīšanas līdzekļus, kas nevar nodarīt bojājumus dokumentiem. Sienām un grīdām izmanto higiēniskus un viegli mazgājamus pārklājumus;

161.2. periodiski atputekļo plauktus, kārbas un dokumentus.

162. Atklājot glabātavā pelējumu, kukaiņus vai grauzējus, nekavējoties veic drošības pasākumus, lai tos likvidētu. Inficētos dokumentus izolē.

163. Dezinfekcijai izmanto dezinfekcijas līdzekļus, kas neizdala dokumentiem un cilvēku veselībai kaitīgas vielas. Pirms to lietošanas konsultējas ar Latvijas Nacionālā arhīva speciālistiem.

164. Arhīvglabātavu aprīko ar sastatņu plauktiem (stacionārajiem vai mobilajiem), slēgtiem skapjiem vai seifiem (turpmāk – glabāšanas iekārtas). Glabāšanas iekārtas izgatavo no metāla vai cita dokumentiem nekaitīga materiāla, kas neizstaro kaitīgas vielas, nepiesaista putekļus un ekspluatācijas vai ugunsgrēka laikā nesadalās, izdalot kaitīgas vielas (piemēram, peroksīdus, oksīdus).

165. Glabāšanas iekārtu izmērus un konstrukciju nosaka tajos glabājamo dokumentu formāts (piemēram, lietas, lielformāta dokumenti, filmu kasetes, optiskie diski).

166. Glabāšanas iekārtām nedrīkst būt asi stūri vai malas, kas, saskaroties ar dokumentiem, varētu tos bojāt.

167. Optimālais plaukteņa plaukta garums ir 1 m, slodzes izturība – 100 kg, augstums – 2 m. Sastatņu plauktu rindas maksimālais garums ir 10 m.

168. Feromagnētiskos metāla plauktos nedrīkst glabāt dokumentus uz magnētiskajām nesējvidēm.

169. Lai nodrošinātu gaisa cirkulāciju, slēgtos skapjos durvju vietā izmanto dzelzs restes, perforētas plāksnes, speciālas vēdināšanas sistēmas vai tos periodiski vēdina.

170. Seifos nodrošina gaisa ventilāciju. Ja seifa konstrukcija to neparedz, seifu periodiski vēdina.

8.3. Dokumentu glabāšana

171. Īslaicīgi glabājamos dokumentus glabā atsevišķi no pastāvīgi glabājamiem dokumentiem un ilgstoši glabājamiem dokumentiem.

172. Dokumentu izvietošanai plauktos un papildu aizsardzībai no apkārtējās vides iedarbības lieto dažādus palīglīdzekļus, piemēram, kārbas, konteinerus, aploksnes, karšu turētājus, balstus.

173. Palīglīdzekļus izgatavo no materiāla, kas nav kaitīgs dokumentiem. Piemērotākie materiāli ir:

173.1. kārbām, aploksnēm un vākiem: papīrs un kartons, kuram ir vismaz 87 % α -celulozes, pH robežās 7,5–9,5 un sārmu rezerve vismaz 2 %;

173.2. konteineriem un kārbām, kas paredzētas optiskajiem diskiem, filmām un mikrofilmām: polietilēns, augstblīvuma polietilēns, polipropilēns, poliesteris baltā krāsā, melnā krāsā vai bezkrāsains. Kā balto pigmentu konteineriem un kārbām drīkst izmantot titāna oksīdu, kā melno – melno ogli;

173.3. glabāšanas iekārtām: nerūsošs metāls, piemēram, anodizēts alumīnijs, nerūsošs tērauds vai tērauds, kas labi aizsargāts ar pretkorozijas pārklājumu (piemēram, ar lakām, politūru, alvojumu vai plastmasu). Pārklājums nedrīkst izdalīt kaitīgas gāzes – peroksīdus vai oksīdus.

174. Lietas plauktos ievieto horizontāli vai vertikāli.

175. Lielformāta dokumentus (lielāki par A3 formātu), mīksta kartona mapēs ievietotus dokumentus, mīkstos vākos iesietas vai iešūtas lietas glabā horizontāli. Iesējumus cietos vākos vai cieta kartona mapē blīvi saliktus dokumentus glabā vertikāli uz apakšējās malas.

176. Lielformāta iesējumus (lielāki par A3 formātu) glabā horizontāli. Tos novietojot vienu uz otra, ņem vērā to svaru, lai nepieļautu pārāk lielu spiedienu uz apakšējo iesējumu un nodrošinātu iespēju tos viegli izņemt un atlikt vietā. Ja lielformāta iesējumus nav iespējams novietot horizontāli, tos glabā vertikāli uz iesējuma muguriņas.

177. Rasējumus glabā izklātus plauktos ar izvelkamām atvilktnēm, kartes pakārtas uz speciāliem rāmjiem vai izklātas (kā rasējumus). Ļoti liela izmēra dokumentus, kurus nevar ievietot aizsargapvalkos vai glabāt izklātus guļus, glabā sarullētus uz speciāli izgatavotām pamatnēm.

178. Fotodokumentus un to negatīvus glabā vertikāli, katru ievietojot atsevišķā neitrāla papīra aploksnē. Lai glabātu fotodokumentus uz stikla pamatnes, izmanto skapjus ar plauktiem, kas sadalīti nišās, vai speciālas kārbas, kurās katrā ir ne vairāk kā 30 negatīvu. Fotoalbumus glabā tāpat kā lielformāta sējumus.

179. Filmas glabā kārbās horizontāli eglītes tipa plauktos. Ja tādu nav, filmu kārbas glabā vaļējos plauktos horizontāli kaudzēs.

180. Videolentes un magnētiskās lentes speciālajās kasetēs glabā vertikāli oriģināliepakojumā vai speciāli izgatavotās kārbās.

181. Magnētiskās lentes, uztītas uz plastmasas spolēm, glabā oriģināliepakojumā vai speciāli izgatavotā kārbā. Līdz 6,25 mm platas lentes glabā vertikāli, bet 16 mm un 35 mm platas – horizontāli.

182. Skaņu plates un to matricas glabā vertikāli. Skaņu plates ievieto neitrāla materiāla aploksnē (piemēram, polietilēna, papīra). To matricas glabā speciālā kārbā, kas nepieļauj matricas pārvietošanos tajā un mehānisku bojājumu rašanos.

183. Optiskos diskus glabā oriģināliepakojumā vertikāli plauktos vai horizontāli eglītes tipa turētājos.

184. Mikrofilmu oriģinālnegatīvus glabā polipropilēna, polietilēna vai neitrāla kartona kārbās. Atsevišķus kadrus glabā neitrāla papīra aploksnēs. Mikrofilmas glabā vertikāli uz sānu malas kārbās vai horizontāli eglīšu tipa plauktos. Mikrofišas un džeketus glabā aploksnēs vertikāli.

9. Noslēguma jautājumi

185. Šo noteikumu 3.2.apakšnodaļā minēto prasību izpildi institūcijas nodrošina, sākot ar 2016.gada 1.janvāri.

186. Dokumentu aprakstīšanu Latvijas Nacionālā arhīva Vienotajā valsts arhīvu informācijas sistēmā saskaņā ar šo noteikumu 101.1. un 101.2.apakšpunktā minētajām prasībām institūcijas veic, sākot ar 2014.gada 1.janvāri.

187. Šo noteikumu 96., 97. un 126.punktā minēto prasību izpildi institūcijas nodrošina, sākot ar 2016.gada 1.janvāri.

Ministru prezidents V.DombrovskisKultūras ministre Ž.Jaunzeme-Grende

1. pielikumsMinistru kabineta2012.gada 6.novembra noteikumiem Nr.748

Institūcijas lietu nomenklatūras paraugs

Klasifikācijas shēmas līmeņa un lietas indekss	Klasifikācijas līmeņa nosaukums	Lietas nosaukums	Glabāšanas termiņš	Piezīmes*
---	---	---	---	---
(amats)		(vārds, uzvārds)		(paraksts**)

Kultūras ministre Ž.Jaunzeme-Grende

2. pielikumsMinistru kabineta2012.gada 6.novembra noteikumiem Nr.748

Lietā esošo dokumentu uzskaites saraksta paraugs

Nr. p.k.	Dokumenta nosaukums	Lapu numuri	Piezīmes
---	---	---	---
(amats)		(vārds, uzvārds)

(datums)

Kultūras ministre Ž.Jaunzeme-Grende

3. pielikumsMinistru kabineta2012.gada 6.novembra noteikumiem Nr.748

Lietas apliecinājuma ieraksta paraugs

Lietā numurētas		lapas,
	(cipariem un vārdiem)
tai skaitā:	tai skaitā:	tai skaitā:
---	---	---
	litera lapas
		(lapu numuri)
	numerācijā izlaistās lapas
---	---	---
		(lapu numuri)
		lapas – lietā esošo dokumentu uzskaites saraksts
---	---	---
	(skaits)
---	---
Lietas fiziskā stāvokļa un formēšanas īpatnības	Lapu numuri
---	---	---
(amats)		(vārds, uzvārds)
---	---
(datums)

Kultūras ministre Ž.Jaunzeme-Grende

4. pielikumsMinistru kabineta2012.gada 6.novembra noteikumiem Nr.748

Lietas vāka noformējums

(pilns institūcijas nosaukums) (lietas nosaukums) (uzziņu kods) (lietas datējums)Lietā __ lapasGlabāšanas termiņš ___Fonda Nr.__Uzskaites saraksta Nr._Glabājamās vienības Nr.____
(pilns institūcijas nosaukums)
(lietas nosaukums)
	(uzziņu kods)
	(lietas datējums)

Kultūras ministre Ž.Jaunzeme-Grende

5. pielikumsMinistru kabineta2012.gada 6.novembra noteikumiem Nr.748

Vairāklīmeņu arhīviskā apraksta titullapas un fonda vai apakšfonda apraksta paraugs

(pilns institūcijas nosaukums)

	. fonda
(arhīva fonda numurs)		(arhīva fonda nosaukums)
arhīviskais apraksts par
---	---
	(datējums)
Nr.p.k.	Elements	Apraksts
---	---	---
1.	Arhīva fonda vai apakšfonda uzziņu kods
2.	Nosaukums
3.	Datējums no
4.	Datējums līdz
5.	Apjoms
6.	Informācijas nesēju formas
7.	Fondraža administratīvā vēsture
8.	Informācijas joma un saturs
9.	Sistematizācija
10.	Pieejamības nosacījumi
11.	Dokumentu valoda
12.	Meklēšanas līdzekļi
---	---	---
(amats)		(vārds, uzvārds)

Kultūras ministre Ž.Jaunzeme-Grende

6. pielikumsMinistru kabineta2012.gada 6.novembra noteikumiem Nr.748

Vairāklīmeņu arhīviskā apraksta shēmas paraugs

Uzziņu kods	Nosaukums	Sērijas/sērijas apakšlīmeņa glabāšanas termiņš	Sērijas/sērijas apakšlīmeņa pieejamības nosacījumi
1.	Fonda nosaukums	–	–
1.-1.	Sērijas nosaukums	–	–
1.-1.1.	Sērijas apakšlīmeņa (apakšsērijas) nosaukums	pastāvīgi	–
1.-1.2.	Sērijas apakšlīmeņa (apakšsērijas) nosaukums	75 gadi	–
1.-2.	Sērijas nosaukums	pastāvīgi	ierobežota pieejamība līdz 2015.g.
1.1.	Apakšfonda nosaukums	–	–
1.1.-1.	Sērijas nosaukums	75 gadi	–
1.1.-2.	Sērijas nosaukums	pastāvīgi	–

Kultūras ministre Ž.Jaunzeme-Grende

7. pielikumsMinistru kabineta2012.gada 6.novembra noteikumiem Nr.748

Uzskaites saraksta paraugs

	.fonda
(arhīva fonda numurs)		(arhīva fonda nosaukums)
Sērijas/sērijas apakšlīmeņa uzziņu kods	Glabājamās vienības numurs	Glabājamās vienības nosaukums
---	---	---
Sērijas/sērijas apakšlīmeņa uzziņu kods	Glabājamās vienības numurs	Glabājamās vienības nosaukums
Šajā uzskaites saraksta daļā iekļautas		glabājamās vienības no Nr._ līdz Nr._, tai skaitā:
---	---	---
	(skaits cipariem un vārdiem)
Uzskaites sarakstā kopā ir		glabājamās vienības.
---	---	---
	(skaits cipariem un vārdiem)
---	---	---
(amats)		(vārds, uzvārds)

Kultūras ministre Ž.Jaunzeme-Grende

8. pielikumsMinistru kabineta2012.gada 6.novembra noteikumiem Nr.748

Elektronisko dokumentu dokumenta līmeņa uzskaites saraksta paraugs

	. fonda
(arhīva fonda numurs)		(arhīva fonda nosaukums)

. uzskaites saraksta elektronisko dokumentu(uzskaites saraksta numurs)

Glabājamās vienības numurs	Dokumenta numurs glabājamā vienībā	Datnes nosaukums	Kontrolsummu algoritmi(atdala ar semikolu vai katru raksta atsevišķā ailē)	Kontrolsummas(atdala ar semikolu vai katru raksta atsevišķā ailē)	Piezīmes
Šajā uzskaites saraksta daļā iekļautas		datnes.
---	---	---
	(skaits cipariem un vārdiem)
---	---	---	---	---
(amats)		(vārds, uzvārds)		(paraksts*)

Kultūras ministre Ž.Jaunzeme-Grende

9. pielikumsMinistru kabineta2012.gada 6.novembra noteikumiem Nr.748

Dokumentu iznīcināšanas akta paraugs

		Nr. ____
(datums*)
Saskaņā ar
---	---
	(dokumentu glabāšanas termiņu saraksta nosaukums vai _.gada lietu nomenklatūra)
atlasītas iznīcināšanai šādas
---	---
	(fondraža nosaukums)
lietas, jo
---	---
	(norādīt iemeslu, piemēram, tām beidzies glabāšanas termiņš, tās pārvērstas elektroniskā formā)
Nr.p.k.	Lietas datējums	Lietas indekss
---	---	---
Lietu kopskaits
---	---
	(skaits cipariem un vārdiem)
---	---	---
(amats)		(vārds, uzvārds)
---	---	---
(datums)		(par dokumentu nodošanu iznīcināšanai vai iznīcināšanu atbildīgās amatpersonas paraksts)

Kultūras ministre Ž.Jaunzeme-Grende

10. pielikumsMinistru kabineta2012.gada 6.novembra noteikumiem Nr.748

Akta par dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudi paraugs

		Nr. ___
(datums*)
Pārbaudes pamatojums
---	---
	(norādīt pārbaudes iemeslu, piemēram, kārtējā pārbaude, nodošana valsts glabāšanā)
Uzskaites saraksta numurs	Glabājamo vienību	Glabājamo vienību
---	---	---
Uzskaites saraksta numurs	kopējais skaits uzskaites sarakstā	faktiskais skaits
Kopā
Uzskaites saraksta numurs	Dokumentu skaits uzskaites sarakstā	Faktiskais dokumentu skaits
---	---	---
Kopā
---	---	---
(amats)		(vārds, uzvārds)

Kultūras ministre Ž.Jaunzeme-Grende

11. pielikumsMinistru kabineta2012.gada 6.novembra noteikumiem Nr.748

Akta par iztrūkstošajiem dokumentiem paraugs