Par konceptuālo ziņojumu "Par vienotā pakalpojumu centra izveidi valsts pārvaldē"

Veids Rīkojums
Publicēts 2023-07-04
Statuss Spēkā esošs
Izdevējs Ministru kabinets
Avots likumi.lv
panti Not indexed
Grozījumu vēsture JSON API
Valsts Valsts Finanšu grāmatvedībā Personāla lietvedībā Cilvēkresursu vadībā Komentārs
Somija Somija -30,6% no darbinieku noslodzes (pilna laika ekvivalenta izteiksmē) piecu gadu laikā (2012.–2016. g.) -13,4% no darbinieku noslodzes (pilna laika ekvivalenta izteiksmē) piecu gadu laikā (2012.–2016. g.) -13,4% no darbinieku noslodzes (pilna laika ekvivalenta izteiksmē) piecu gadu laikā (2012.–2016. g.) Aplēses: pēc 2008. gada sākotnējiem aprēķiniem pašreizējā neto vērtība no investīcijām VPC sasniegs 178,8 milj. EUR 2025. gadā.
Portugāle Reāls ietaupījums 19 milj. EUR no e-rēķinu sistēmas ieviešanas 2019. gadā vidējais ar algu apstrādes saistīto izdevumu samazinājums par 1,28% (mēnesī) vidējais ar algu apstrādes saistīto izdevumu samazinājums par 1,28% (mēnesī)
Portugāle Aplēses 26 milj. EUR no e-rēķinu apstrādes četru gadu laikā1 ar algu apstrādi saistīto izdevumu samazinājums par 7,6 milj. EUR trīs gadu laikā2 ar algu apstrādi saistīto izdevumu samazinājums par 7,6 milj. EUR trīs gadu laikā2
Dānija Dānija nav attiecināms -50% no darbinieku atlīdzības uz IS uzturēšanas izmaksām četru gadu laikā nav attiecināms Katru gadu, pateicoties VPC sniegtajiem centralizētiem pakalpojumiem, valsts ietaupa vairāk nekā 80 milj. EUR.
Īrija (aplēses) Īrija (aplēses) 15,4 milj. EUR gadā (aizstājot 31 IS ar vienotu risinājumu un samazinot darbinieku skaitu par 145 pilna laika ekvivalentu) 5,5 milj. EUR gadā (aizstājot 18 iepriekšējos algu apstrādes un izmaksas centrus ar VPC) 3,7 milj. EUR gadā
Zviedrija Zviedrija nav datu nav datu nav datu Pirms VPC izveides Zviedrijā tika veikti vairāki potenciālā ietaupījuma aprēķini: • Vienkāršs aprēķins3: 55 milj. SEK (~5,3 milj. EUR) gadā; • Valsts mēroga aprēķins4: 295 milj. SEK (~28,3 milj. EUR) gadā; • Paplašināts aprēķins5: 269 milj. SEK (~25,8 milj. EUR) astoņu gadu laikā.
Valsts līmenī Iestāžu līmenī
--- ---
Iekšējo pakalpojumu kvalitāte Iekšējo pakalpojumu kvalitāte
• Sniegto pakalpojumu kvalitātes paaugstināšana, pateicoties apjomradītiem ietaupījumiem un specializācijai, un standartizācijai. • Iekšējās kontroles uzlabošana, atvieglojot risku mazinošo pasākumu īstenošanu gadījumā, ja tiek konstatētas procesu nepilnības. • Procesu vai pakalpojumu sniegšanas efektivizēšana, apvienojot darbiniekus no vairākām iestādēm un kopā identificējot uzlabošanas iespējas. • Atbilstības ES un starptautiskajiem standartiem (piemēram, starptautiskajiem grāmatvedības standartiem (SGS) un starptautiskajiem finanšu pārskatu standartiem (IFRS)) veicināšana. • Darbinieku, kuri neveic atbalsta funkcijas un līdz ar to paliek iestādēs, atbrīvošana no ikdienas operatīvās darbības rūpēm un viņu pamatdarbības kvalitātes uzlabošana.
Izdevīgums un izmaksu pārredzamība Izdevīgums un izmaksu pārredzamība
• Citu iniciatīvu valsts pārvaldes (t. sk. e-valsts pārvaldes) attīstībai vienkāršāka, ātrāka un ekonomiski izdevīgāka īstenošana.57 • Administratīvo izmaksu pārredzamības veicināšana. • Izmaksu salīdzināmība dažādos griezumos (t. sk. dažādu laika periodu salīdzināšana).
Darbaspēks Darbaspēks
• Atbalsta funkciju veicēju (t. i., VPC darbinieku, piemēram, grāmatvežu, personāla speciālistu u. c.) darba pievilcības veicināšana, atbalsta pakalpojumiem esot VPC pamatdarbībai, savukārt efektīva darbinieku piesaiste un noturēšana ļauj ietaupīt finanšu resursus. • Darbinieku (kuri tiek pārcelti uz VPC) profesionālās kompetences pilnveide, apmainoties ar zināšanām un pieredzi ar kolēģiem, kas agrāk strādāja dažādās iestādēs. • Darbinieku mainības un prombūtnes ietekmes uz iekšējiem procesiem samazināšana. • Darbinieku skaita optimizācija un vieglāka noslodzes plānošana atbilstoši paredzamajam dokumentu, rēķinu, atlīdzības utt. skaitam. • Skaidrāka atbildības sadale starp iestāžu vadītājiem, darbiniekiem un VPC. • Ar darbinieku nekompetenci saistītā reputācijas riska samazināšana, novēršot kļūdu iespējamību atbalsta procesos un finanšu pārskatos.
Datu un informācijas pieejamība Datu un informācijas pieejamība
• Datu pieejamība, pateicoties vienotām IS, kas nodrošina iespēju pieņemt pamatotus un efektīvus vadības lēmumus. • Vadības, finanšu, statistikas u. c. pārskatu par valsts pārvaldes iestādēm sastādīšana, nodrošinot iespēju analizēt un attēlot datus dažādos griezumos. • Darbību dublēšanās novēršana, ievadot un pārbaudot datus IS. • Datu ievades kļūdu risku samazināšana, kas rada plašu uzticamas informācijas bāzi. • Datu pieejamība, pateicoties vienotām IS, kas nodrošina iespēju pieņemt pamatotus un efektīvus vadības lēmumus. • Vadības, finanšu, statistikas u. c. pārskatu par valsts pārvaldes iestādēm sastādīšana, nodrošinot iespēju analizēt un attēlot datus dažādos griezumos. • Darbību dublēšanās novēršana, ievadot un pārbaudot datus IS. • Datu ievades kļūdu risku samazināšana, kas rada plašu uzticamas informācijas bāzi.

1 Viena e-rēķina apstrāde VPC ietvaros palīdz ietaupīt ~4 EUR. Sagaidāms, ka laika posmā no 2020.–2023. gadam tiks apstrādāti 6,5 milj. rēķinu.2 Pieņemot, ka ietaupījumi sastādīs 1,28% no 595 milj. EUR algu apjoma (t. i., darbavietas, kas tiks pakāpeniski pārceltas uz VPC laikā posmā no 2020.–2022. gadam). 3 Balstīts uz 26 iestādēm, kuras sākotnēji izrādīja interesi pievienoties VPC (veido aptuveni 25 % no visiem valsts pārvaldes darbiniekiem).4 Ekstrapolējot vienkāršo aprēķinu uz 133 vidējām un lielām valsts iestādēm.5 Balstīts uz pakāpenisku 26 iestāžu pievienošanu VPC, ņemot vērā ne tikai darbaspēka izmaksas, bet arī VPC dibināšanas izmaksas, IT, darbinieku atlaišanas, apsaimniekošanas u. c. izmaksas, kā arī valsts budžeta pārdali no iestādēm uz VPC.

3. pielikumsKonceptuālajam ziņojumam"Par vienotā pakalpojumu centra izveidi valsts pārvaldē"

Scenāriju ietekmes novērtējuma ietvars

Ietekmes dimensija Zaļš (1 punkts) Oranžs (2 punkti) Sarkans (3 punkti)
Tehnoloģiskā sarežģītība Maksimāli saglabātas esošās tehnoloģijas Valsts kasē, Valsts kancelejā un iestādēs, kas pievienojas VPC.Maksimālas iespējas saglabāt esošās iestāžu sistēmu integrācijas ar VPC risinājumiem. Valsts kase/Valsts kanceleja maksimāli saglabā esošās tehnoloģijas. Tehnoloģiju maiņa skar iestādes, kas pievienojas VPC.Esošās iestāžu sistēmu integrācijas jāpārveido uz VPC izmantotajām IS. Gan Valsts kase/Valsts kanceleja, gan iestādes pāriet uz jaunu IS, pārveidojot visas integrācijas.
Procesu vienādošanas jeb harmonizācijas sarežģītība Izmantojot jau esošās tehnoloģijas procesu īstenošanā, procesu vienādošana un harmonizācija ir salīdzinoši vienkārša, jo procesu organizācija jau šobrīd notiek tajās pašās vai līdzīgās IS versijās. Iestādēm jāpielāgo tikai atsevišķi procesa soļi, lai pielāgotos VPC standarta procesiem. Pārejas periodā standartizētie procesi jāpārveido tām iestādēm, kas pievienojas VPC ar jaunām tehnoloģijām vai arī kuru šobrīd iestādē īstenotie procesi būtiski atšķiras no VPC īstenotajiem standarta procesiem. Nepieciešama nestandartizētu procesu standartizācija vai arī pārejas periodā standartizēto procesu pielāgošana uz jaunam risinājumam piemērotiem procesiem.
Visu resoru pievienošanās laiks Ātrākais – visu resoru pievienošanu VPC iespējams pabeigt visātrāk, salīdzinot ar citiem scenārijiem. Vidējs – laiks, kas nepieciešams visu resoru pievienošanai VPC nav ne ilgākais, ne īsākais definēto alternatīvo scenāriju ietvaros. Lēnākais – lēnākā visu resoru pievienošana VPC, salīdzinot ar citiem scenārijiem.
Darbinieku apmācība Darbiniekiem, pievienojoties VPC, nav nepieciešama papildu prasmju un zināšanu apgūšana. Nepieciešama minimāla kompetences celšana. Iestāžu darbiniekiem, pievienojoties VPC, pilnvērtīgai VPC funkciju veikšanai nepieciešamas papildu prasmes un zināšanas. Nepieciešama būtiska kompetences celšana. Iestāžu darbiniekiem, pievienojoties VPC, pilnvērtīgai VPC funkciju veikšanai nepieciešamas galvenokārt jaunas prasmes un zināšanas.
Scenārijs Iesaistītās puses Tehnoloģiskā sarežģītība Procesu vienādošanas jeb harmonizācijas sarežģītība
--- --- --- ---
1. Scenārijs bez pārejas posma Valsts kase 3 3
1. Scenārijs bez pārejas posma Valsts kanceleja 3 3
1. Scenārijs bez pārejas posma Iestādes 3 3
2. Scenārijs ar pārejas posmu Valsts kase 1 1
2. Scenārijs ar pārejas posmu Valsts kanceleja 3 3
2. Scenārijs ar pārejas posmu Iestādes 1 3
P – Iespējamība, I – Ietekme, Zema (iespējamība, ietekme),
--- --- --- ---
Scenāriji Scenāriji
--- --- --- ---
1. Scenārijs bez pārejas posma 1. Scenārijs bez pārejas posma
Scenāriju dimensija Riska apraksts P I
Organizācija un pārvaldība Pretestība pārmaiņām no resoru (iestāžu) puses, ieinteresētās puses var neatbalstīt jauno IS ieviešanu un procesu izmaiņas 2 2
Organizācija un pārvaldība Potenciālo VPC darbinieku (Valsts kases, Valsts kancelejas un iestāžu) nespēja pielāgoties jaunajai tehnoloģiskajai ekosistēmai 2 3
Organizācija un pārvaldība Produktivitātes un komunikācijas pasliktināšanās VPC ieviešanas sākumā stadijā 2 1
Organizācija un pārvaldība Cilvēkresursu trūkums VPC izveides organizatoriskā modeļa 1. fāzē (VPC kā Valsts kases un Valsts kancelejas struktūrvienība) 2 2
Summārais risku novērtējums scenāriju dimensijaiOrganizācija un pārvaldība Summārais risku novērtējums scenāriju dimensijaiOrganizācija un pārvaldība 16 16
Procesi un dati Apgrūtināta procesu nepārtrauktības nodrošināšana 2 2
Procesi un dati Procesu sarežģītības pieaugums VPC izveides laikā 2 2
Procesi un dati Ilgstoša procesu standartizācija un harmonizācija 2 1
Procesi un dati Procesu (pakalpojumu) kvalitātes kritums, ja netiek nodrošināts pārejas periods, kurā stabilizēt IS darbību 2 2
Procesi un dati Apgrūtināta jaunu procesu plūsma, kas piemēroti jaunajai IS, kamēr tiek izmantota esošā IS 1 2
Procesi un dati VPC klienti nav motivēti nodrošināt kvalitatīvus datus, uzlabot savus iekšējos procesus un sadarbību ar VPC 2 3
Summārais risku novērtējums scenāriju dimensijaiProcesi un dati Summārais risku novērtējums scenāriju dimensijaiProcesi un dati 22 22
Tehnoloģijas (IS risinājumi) Neefektīvi un neoptimāli tehnoloģiskie risinājumi, kas var traucēt procesu un datu pārvaldību 2 2
Tehnoloģijas (IS risinājumi) Jaunu IS pilnīga ieviešana aizņem ilgāku laiku, prasa lielākus finanšu un cilvēkresursu ieguldījumus 3 3
Summārais risku novērtējums scenāriju dimensijaiTehnoloģijas (IS risinājumi) Summārais risku novērtējums scenāriju dimensijaiTehnoloģijas (IS risinājumi) 13 13
Kopējais scenāriju risku novērtējums Kopējais scenāriju risku novērtējums 51 51

4. pielikumsKonceptuālajam ziņojumam"Par vienotā pakalpojumu centra izveidi valsts pārvaldē"

Provizoriskais rīcības plāns

Nr. Veicamās darbības Atbildīgā iestāde 2023 2023 2023 2023 2024 2024 2024 2024 2025 2025 2025 2025 2026 2026 2026 2026 2027 2028 2029 2030 2031
Nr. Veicamās darbības Atbildīgā iestāde I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV
1 Politikas un normatīvais ietvars
Veikti grozījumi Likumā par budžetu un finanšu vadību Valsts kase, Finanšu ministrija
Veikti grozījumi Valsts pārvaldes iekārtas likumā Valsts kanceleja
Izstrādāti MK noteikumi par VPC darbību un veikti nepieciešamie grozījumi normatīvajos aktos Valsts kase, Valsts kanceleja
2 Organizācija un pārvaldība
Izveidota VPC Padome Valsts kase, Valsts kanceleja
3 Resoru pievienošana VPC
3.1 Finanšu grāmatvedība
Veikts pasūtījums (EIS, E-pasūtījumi) par Horizon pilnveidi un papildfunkcionalitātes izstrādi Valsts kase
Veikta Horizon pilnveide un papildfunkcionalitātes ieviešana Valsts kase
Veikta integrāciju izstrāde ar valsts iestāžu pamatdarbības sistēmām Valsts kase
Veikta lietotāju atbalsta pilnveidošana, esošā risinājuma konfigurācija Valsts kase
Veikta detalizētu instrukciju pārskatīšana procesu īstenošanai Valsts kase
Veikta FM resora, Valsts kancelejas, Valsts administrācijas skolas, SEPLP, NEPLP datu kārtošana, pārnese uz izveidoto Horizon instanci VPC Valsts kase
Veikta VM, ZM pievienošana Horizon instancei VPC un darbinieku pārcelšana uz VPC Valsts kase, VM, ZM
Veikta VARAM pievienošana Horizon instancei VPC un darbinieku pārcelšana uz VPC Valsts kase, VARAM
Veikta IEM pievienošana Horizon instancei VPC un darbinieku pārcelšana uz VPC Valsts kase, IeM
Veikta SM, ĀM, EM, KM, LM pievienošana Horizon instancei VPC un darbinieku pārcelšana uz VPC Valsts kase, SM, ĀM, EM, KM, LM
Veikta TM, IZM pievienošana Horizon instancei VPC un darbinieku pārcelšana uz VPC Valsts kase, TM, IZM
Veikta AIM pievienošana Horizon instancei VPC un darbinieku pārcelšana uz VPC Valsts kase, AIM
3.2 Personāla lietvedība
Horizon pilnveide un papildfunkcionalitātes ieviešana (t. sk. iepirkumi, IS pilnveide un konfigurācija, datu kārtošana un pārnese u. c.) Valsts kase
Lietotāju atbalsta pilnveidošana, esošā risinājuma konfigurācija Valsts kase
Valsts kase sadarbībā ar iestādi vienādo un meklē digitalizācijas, efektivizācijas iespējas tehniska rakstura aktivitātēm, kas ietekmē algu aprēķina automatizāciju Valsts kase, iestādes
Vienotu atalgojuma un atvaļinājumu aprēķināšanas nosacījumu, principu un metodikas noteikšana Valsts kanceleja
3.3 Budžeta plānošana un finanšu vadība
Veikts pasūtījums (EIS, E-pasūtījumi) par budžeta plānošanas un finanšu vadības rīka iegādi Valsts kase,FM
Veikta rīka konfigurācija un integrāciju izstrāde Valsts kase
Veikta procesu standartizācija un pilnveide, izmaiņas normatīvajos aktos Valsts kase,FM
Īstenotas lietotāju mācības Valsts kase
Veikta budžeta plānošanas un finanšu vadības risinājuma ieviešana iestādēs Valsts kase, iestādes
3.4 Cilvēkresursu vadība
Izstrādāta iepirkuma dokumentācija cilvēkresursu vadības sistēmas iegādei un veikta iepirkuma izsludināšana atbilstoši PIL Valsts kanceleja
Veikta cilvēkresursu vadības sistēmas ieviešana un konfigurācija, integrāciju izstrāde Valsts kanceleja
Veikta procesu standartizācija, koncepta izstrāde procesu īstenošanai Valsts kanceleja
Veikta cilvēkresursu vadības sistēmas ieviešana ANM projekta ietvaros produkcijas vidē Valsts kancelejā Valsts kanceleja
Veikta cilvēkresursu vadības sistēmas ieviešana valsts pārvaldes iestādēs Valsts kanceleja
Īstenotas lietotāju mācības cilvēkresursu vadības sistēmas lietošanai Valsts kanceleja
3.5 Mācīšanās un attīstības vadība un attīstības vadība
Izstrādāta iepirkuma dokumentācija mācīšanās un attīstības vadības sistēmas iegādei un iepirkuma izsludināšana atbilstoši PIL Valsts kanceleja, VAS
Veikta mācīšanās un attīstības vadības sistēmas ieviešana un konfigurācija, integrāciju izstrāde Valsts kanceleja, VAS
Procesu standartizācija, koncepta izstrāde procesu īstenošanai Valsts kanceleja, VAS
Veikta mācīšanās un attīstības vadības sistēmas ieviešana ANM projekta ietvaros produkcijas vidē Valsts kanceleja, VAS
Veikta mācīšanās un attīstības vadības sistēmas ieviešana valsts pārvaldes iestādēs Valsts kanceleja, VAS
Lietotāju mācības mācīšanās un attīstības vadības sistēmas lietošanai Valsts kanceleja, VAS

5. pielikumsKonceptuālajam ziņojumam"Par vienotā pakalpojumu centra izveidi valsts pārvaldē"

Salīdzinājums risku novērtējumam

Dimensija Riska apraksts Pakāpeniska pāreja Paātrināta pāreja
Laika grafiks Termiņu neievērošanas un rādītāju nesasniegšanas riski, ņemot vērā apjomīgu reformas tvērumu un ierobežotas iespējas palielināt kapacitāti (t.sk., amata vietu skaitu)
Laika grafiks Kompetentu ekspertu ierobežotas piesaistes iespējas
Laika grafiks Procesa gaitā var atklāties ierobežojumi, kas kavē resoru pārņemšanu
Laika grafiks Iepirkuma procedūras norise var būt ilgstoša un var tikt pagarināta
Procesi Apgrūtināta procesu nepārtrauktības nodrošināšana
Procesi Ilgstoša procesu standartizācija un harmonizācija
Procesi Procesu (pakalpojumu) kvalitātes kritums pārejas posmā
Procesi Datu pieejamības un kvalitātes risks
Tehnoloģijas Ražotājam nav neviena eksistējoša Horizon risinājuma, kur vienā instancē būtu apvienots tāds informācijas apjoms (veiktspējas risks)
Tehnoloģijas Atsevišķiem resoriem šobrīd realizēts informācijas aizsardzības līmenis ar lielākiem ierobežojumiem nekā caurmērā valsts pārvaldē un tehnoloģiski var gadīties ļoti sarežģīti (neiespējami) nodrošināt vienotu informācijas pieejamības režīmu vienā instancē
Tehnoloģijas VESPC ierobežojumi nodrošināt nepieciešamā līmeņa pakalpojumus VPC izveides sākumā
Tehnoloģijas Lietotāja tiesību pārvaldības risinājumu nebūs iespējams kvalitatīvi izveidot nepieciešamajā laika rāmī
Finanses Nepietiekama budžeta pārdale centralizēta grāmatvedības uzskaites pakalpojuma un platformas nodrošināšanai
Finanses Ar centralizāciju tieši nesaistītu faktoru ietekmes risks – IT un citu izmaksu pieaugums, tajā skaitā, saistībā ar inflācijas radītajām sekām
Finanses Papildu resursu nepieciešamība lietotāju atbalsta funkciju nodrošināšanai
Juridiskie Nesavlaicīga nepieciešamo grozījumu identificēšana, to virzība un administratīvo šķēršļu samazināšana (piemēram, saskaņošanas process, prasību attiecināmība) reformas īstenošanai
Juridiskie Kavēta lēmumu pieņemšana par VPC izveidi un darbību
Zems Vidējs Augsts

Šis dokuments neaizstāj oficiālo publikāciju izdevumā Latvijas Vēstnesis. Mēs neuzņemamies atbildību par iespējamām neprecizitātēm, kas radušās oriģināla pārveidošanā šajā formātā.

Šis teksts tiek publicēts saskaņā ar paša avota likumi.lv atkalizmantošanas noteikumiem, nevis saskaņā ar Legalize licenci vai publiskā īpašuma licenci. likumi.lv
brīvi pieejams (oficiālie valsts izdevumi nav aizsargāti ar autortiesībām)