Vaststellingsbesluit selectielijst neerslag handelingen IB-Groep vanaf 1994

Gelet op artikel 5, tweede lid, onder b, van de Archiefwet 1995;

De Raad voor Cultuur gehoord (advies van de Raad voor Cultuur van 28 februari 2006 (nr. arc-2006.02763/3);

Besluit:

Artikel 1

De bij dit besluit gevoegde ‘selectielijst Informatie Beheer Groep, een instrument voor de selectie van de administratieve neerslag van het handelen van de IB-Groep vanaf 1994.’ en de daarbij behorende toelichting worden vastgesteld.

Artikel 2

De 'selectielijst voor de neerslag van de handelingen van de Informatie Beheer Groep (IBG) op het beleidsterrein Studiefinanciering over de periode vanaf 1994’, vastgesteld bij beschikking van R&B/OSTA/99/284 d.d. 09-03-1999 (Stcrt. 66 1999)' wordt ingetrokken.

Artikel 3

Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

Basisselectiedocument informatie beheer groep

Informatie Beheer Groep

Status definit

A. Afkortingen

AOB: Adviesbureau voor Opleiding en Beroep

BAK: Basisadministratie Klant

BAMA: Bachelor/master-structuur

BBL: Beroepsbegeleidende leerweg

BOL: Beroepsopleidende leerweg

BRON: Basisregister Onderwijsnummer

BSD: Basisselectiedocument

BSF: Besluit studiefinanciering

BTOS: Besluit tegemoetkoming onderwijsbijdrage en schoolkosten

BUS: Bewijs van uitschrijving

BVE: Beroepsonderwijs en volwasseneneducatie

CBAP: Centraal Bureau Aanmelding en Plaatsing

CBS: Centraal Bureau voor de Statistiek

CCAP: Centrale Commissie Aanmelding en Plaatsing

CEVO: Centrale Examencommissie Vaststelling Opgaven

Cfi: Centrale financiële instellingen

CIOP: Centraal Identificatiesysteem Onderwijsgerelateerde Personen

CITO: Centraal Instituut voor Toetsontwikkeling

CMPO: Centraal Meldpunt Overledenen

COLO: Vereniging kenniscentra beroepsonderwijs bedrijfsleven

CRI-HO: Centraal Register Inschrijving Hoger Onderwijs

CROHO: Centraal Register Opleidingen Hoger Onderwijs

CWI: Centrum voor Werk en Inkomen

EER: Europese Economische Ruimte

ERR: ExamenResultatenRegister

EU: Europese Unie

GBA: Gemeentelijke Basisadministratie persoonsgegevens

HAVO: Hoger algemeen voortgezet onderwijs

HBO-raad: Hoger beroepsonderwijs-raad, vereniging van hogescholen

HONK: Hoger Onderwijs Nieuwe Klantprocessen

IB-Groep: Informatie Beheer Groep

IcDW: Informatiecentrum Diplomawaardering

IDW: Internationale Diplomawaardering

ILS: Inning Langlopende Schulden

KB: Koninklijk Besluit

KNHG: Koninklijk Nederlands Historisch Genootschap

LBO: Lager beroepsonderwijs

LCW: Les- en cursusgeldwet

LNV: Landbouw, Natuurbeheer en Visserij (sinds medio 2003: Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit) (Ministerie van –)

MAVO: Middelbaar algemeen voortgezet onderwijs

NA: Nationaal Archief

NT2: Nederlands als tweede taal

NUFFIC: De Nederlandse organisatie voor internationale samenwerking in het hoger onderwijs

NvT: Nota van Toelichting

OALT: Onderwijs in Allochtone Levende Talen

OCenW: Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen. In 2003 werd de naam van het ministerie gewijzigd in OCW, Onderwijs , Cultuur en Wetenschap

OV: Openbaar vervoer

OVSK: OV-studentenkaart

OWVO: Overgangswet Voortgezet onderwijs

PIVOT: Project Invoering Verkorting Overbrengingstermijn

RAD: Rijksarchiefdienst

RAL: Regeling aanmelding en loting hoger onderwijs

RAS: Regeling aanmelding en selectie hoger onderwijs

RASP: Registratie Aanmelding Selectie en Plaatsing

RIO: Rapport Institutioneel Onderzoek

SABO: Samenwerkingsverband voor Algemeen voortgezet en Beroepsonderwijs

SPD: Staatspraktijkdiploma

STB: Systeem terugbetalingen

Stb.: Staatsblad

Stcrt.: Staatscourant

SVB: Sociale Verzekeringsbank

ULCW: Uitvoeringsbesluit Les- en cursusgeldwet

VBO: Voorbereidend beroepsonderwijs

VMBO: Voorbereidend middelbaar beroepsonderwijs

VO: Voortgezet onderwijs

VSNU: Vereniging van Samenwerkende Nederlandse Universiteiten

VWO: Voorbereidend wetenschappelijk onderwijs

WBP: Wet bescherming persoonsgegevens

WEB: Wet educatie en beroepsonderwijs

WEC: Wet op de expertisecentra

WHW: Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek

WPO: Wet op het primair onderwijs

WSF: Wet op de studiefinanciering

WSF-2000: Wet studiefinanciering 2000

WTOS: Wet tegemoetkoming onderwijsbijdrage en schoolkosten

WTS: Wet tegemoetkoming studiekosten

WVC: Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur

WVI: Wet verzelfstandiging Informatiseringsbank

WVO: Wet op het voortgezet onderwijs

ZBO: Zelfstandig Bestuursorgaan

B. Lijst van geraadpleegde personen

De volgende personen hebben middels gesprekken of teksttoetsing een bijdrage geleverd aan de totstandkoming van het voorliggende document:

Henk van Kappen (juridisch beleidsadviseur)

Aramis Jean Pierre (functionaris voor de gegevensbescherming IB-Groep)

Eva Vegt (privacy-officer Klantenservice)

Paul Harmsen (bedrijfsjurist, afdeling Juridisch Control en Beleid)

Serge Mientjes (juridisch beleidsadviseur)

Henk van Kappen (studiefinanciering)

Peter Jager (tegemoetkoming studiekosten)

Jacob Sopacua (OV-studentenkaart)

Piet Koehorst (proceseigenaar toekennen studiefinanciering, OV-studentenkaart en tegemoetkoming studiekosten)

Steven v/d Graaf (proceseigenaar Inning langlopende schulden, Deurwaarderstraject en wettelijk innen tegemoetkoming studiekosten; systeemeigenaar OV-studentenkaart)

Erika Hollander (systeemeigenaar Les en Cursusgeld Systeem)

Piet Koehorst (proceseigenaar tegemoetkoming les- en cursusgelden)

Steven v/d Graaf (proceseigenaar Deurwaarderstraject)

Jan van der Klei (Centraal Bureau Aanmelding en Plaatsing, CBAP)

Jaap Kuipers (CBAP)

Inge Draaisma (CBAP)

Marie-José Beeldstroo (CBAP)

Renée van der Maat-Portman (Second Opinion en Complex)

Simon Gorter (proceseigenaar Aanmelding, selectie en plaatsing)

Arjen Admiraal (CRI-HO, BRON)

Johan Bos (CIOP)

Rob Marrink (CROHO)

Henk Bakker (proceseigenaar CRI-HO en BRON)

Simon Gorter (proceseigenaar CIOP, CROHO en alumniregistratie)

Bart Straatman (afdeling Diploma-erkenning en -Legalisatie , D&L)

Dayo Hooning van Duijvenbode (D&L)

Greet Landman (D&L)

Dethmer Drenth (juridisch control/concerntaken)

Jan van den Boogaard (auditor /concerntaken)

Babette van Veen (Procesbeheer)

Auko Lemstra (Procesbeheer)

Steven v/d Graaf (proceseigenaar Diplomawaardering)

Bert Werkman (Onderwijsservice)

Wim Molema (proceseigenaar organisatie examens)

Henk Bakker (proceseigenaar Examenresultatenregister)

Deel 1. Algemeen

1. Verantwoording

1.1. Wettelijk kader voor de selectie van overheidsarchieven

Ingevolge artikel 3 van de Archiefwet 1995 (Stb. 1995, 276) dient de overheid haar archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren. Onder archiefbescheiden worden niet slechts papieren documenten te verstaan, maar alle bescheiden – ongeacht hun vorm – die door een overheidsorgaan zijn ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd zijn daaronder te berusten. Ook digitaal vastgelegde informatie valt dus onder de werking van de archiefwetgeving.

Het in goede en geordende staat bewaren van archiefbescheiden houdt onder meer in dat een overheidsarchief op gezette tijden wordt geschoond. In dat verband kent de Archiefwet 1995 zowel een vernietigingsplicht (artikel 3) als een overbrengingsplicht (artikel 12). Beide plichten rusten op degene die de bestuurlijke verantwoordelijkheid draagt voor het beheer van het desbetreffende archief: de zorgdrager.

De verplichting tot overbrenging bepaalt dat de zorgdrager zijn archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar ter blijvende bewaring overbrengt naar een archiefbewaarplaats. Wat de archiefbescheiden van de ministeries en de Hoge Colleges van Staat betreft, is de aangewezen archiefbewaarplaats het Nationaal Archief (NA) in Den Haag. Het NA is een onderdeel van de Rijksarchiefdienst (RAD). Deze dienst ressorteert onder de Minister van OCW en staat onder leiding van de Algemeen Rijksarchivaris.

In verband met de selectie van hun archiefbescheiden zijn zorgdragers verplicht hiertoe selectielijsten op te stellen. In een selectielijst dient te worden aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging, dan wel voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Voorts dient een selectielijst de termijnen aan te geven waarna de te vernietigen bestanddelen dienen te worden vernietigd.

Een selectielijst is naar haar aard een duurzaam instrument. Het ligt in de rede dat een organisatie een vastgestelde lijst niet eenmalig toepast maar (zonodig in geactualiseerde vorm) blijft hanteren om de periodieke aanwas van archiefmateriaal te selecteren. Een selectielijst vormt zo een belangrijk onderdeel van het instrumentarium voor het beheer van de documentaire informatievoorziening in een overheidsorganisatie.

Bij het ontwerpen van een selectielijst dient krachtens artikel 2, lid 1, van het Archiefbesluit 1995 (Stb. 1995, 671) rekening gehouden te worden met:

Voorts moeten ingevolge artikel 3 van het Archiefbesluit 1995 bij het ontwerpen van een selectielijst ten minste betrokken zijn een deskundige op het gebied van de organisatie en taken van het desbetreffende overheidsorgaan, een deskundige ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden van dat orgaan en (een vertegenwoordiger van) de Algemeen Rijksarchivaris.

Wat betreft de geldigheidsduur van het BSD als selectielijst wordt uitgegaan van de wettelijke periode van twintig jaar vanaf de vaststelling. Dit laat uiteraard onverlet dat de selectielijst (of een bepaald onderdeel daarvan) binnen deze termijn zal komen te vervallen, indien dit mocht worden bepaald bij de vaststelling (via de aangewezen archiefwettelijke weg) van een nieuwe dan wel herziene selectielijst.

1.2. Het Basisselectiedocument

Een Basisselectiedocument (BSD) is een bijzondere vorm van een selectielijst. Het geldt als selectielijst zoals bedoeld in artikel 5, lid 1, van de Archiefwet 1995. In de regel heeft een BSD niet zozeer betrekking op (alle) archiefbescheiden van een enkele organisatie, als wel op het geheel van de bescheiden die de administratieve neerslag vormen van het overheidshandelen op een bepaald beleidsterrein. Organisatiegerichte BSD’s winnen echter steeds meer terrein; met name ZBO’s laten voor hun eigen organisatie selectiedocumenten opstellen.

Het BSD geldt voor de archiefbescheiden van overheidsorganen. Dit betekent dat er geen handelingen van particuliere actoren worden opgenomen.

Een BSD wordt opgesteld op basis van institutioneel onderzoek. In het Rapport Institutioneel Onderzoek (RIO) wordt het betreffende beleidsterrein beschreven, evenals de taken en bevoegdheden van de betrokken organen. De handelingen van de overheid op het beleidsterrein staan in het RIO in hun functionele context geplaatst. Bij elke handeling is aangegeven of de administratieve neerslag hiervan bewaard dan wel vernietigd moet worden.

Het niveau waarop geselecteerd wordt, is dus niet dat van de stukken zelf, maar dat van de handelingen waarvan die archiefbescheiden de administratieve neerslag vormen. Een BSD is derhalve geen opsomming van (categorieën) stukken, maar een lijst van handelingen van overheidsactoren, waarbij elke handeling is voorzien van een waardering en indien van toepassing een vernietigingstermijn.

Door de beleidsterreingerichte benadering komen verschillende aspecten betreffende het beheer van de eigen organisatie van de zorgdrager (personeelsbeleid, financieel beleid, enz.) niet aan bod. Voor het selecteren van de administratieve neerslag die betrekking heeft op de instandhouding en ontwikkeling van de eigen organisaties van overheidsorganen dienen een aantal zogeheten ‘horizontale’ BSD’s. Deze horizontale BSD’s zijn van toepassing op alle organisaties van de rijksoverheid.

De procedure tot vaststelling van een BSD is als volgt:

1.3. Selectiedoelstelling

Het BSD is opgesteld in overeenstemming met de selectiedoelstelling van de RAD/PIVOT. Bij de behandeling van het ontwerp van de Archiefwet 1995 in de Tweede Kamer op 13 april 1994 verwoordde de Minister van WVC deze doelstelling als volgt: het mogelijk maken van een reconstructie van de hoofdlijnen van het handelen van de overheid. Door het Convent van Rijksarchivarissen is de selectiedoelstelling vertaald in de richting van de (bewaar)doelstelling van de RAD als ‘het selecteren van handelingen van de overheid om bronnen voor de kennis van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig te stellen voor blijvende bewaring’.

De algemene selectiedoelstelling is in dit BSD geoperationaliseerd voor de verschillende beleidsterreinen waarop de IB-Groep werkzaam is. Bij de geformuleerde selectievoorstellen stond steeds de vraag centraal: ten aanzien van welke handelingen is de administratieve neerslag noodzakelijk om een reconstructie mogelijk te maken van de hoofdlijnen van het overheidshandelen op het beleidsterrein?

1.4. Selectiecriteria

Uitgaande van de algemene selectiedoelstelling heeft PIVOT lijst van algemene selectiecriteria geformuleerd, die in 1998 werd gewijzigd. Met behulp van die algemene criteria wordt in een BSD een waardering toegekend aan de handelingen die door middel van het institutioneel onderzoek in kaart zijn gebracht.

De algemene selectiecriteria van PIVOT zijn positief geformuleerd; het zijn bewaarcriteria.

Is een handeling op grond van een criterium gewaardeerd met B (‘blijvend te bewaren’), dan betekent dit dat de administratieve neerslag van die handeling te zijner tijd geheel dient te worden overgebracht naar het Nationaal Archief. De neerslag van een handeling die niet aan een van de selectiecriteria voldoet, wordt op termijn vernietigd. De waardering van de desbetreffende handeling luidt dan V (‘vernietigen’), met vermelding van de periode waarna de vernietiging dient plaats te vinden. De neerslag die uit dergelijke handelingen voortvloeit, is dus niet noodzakelijk geacht voor een reconstructie van het overheidshandelen op hoofdlijnen.

Overigens verlangt artikel 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 dat selectielijsten de mogelijkheid bieden om neerslag die met een V is gewaardeerd in exceptionele gevallen te bewaren op grond van een uitzonderingscriterium. PIVOT heeft daarom het volgende uitzonderingscriterium geformuleerd:1In een brief, gedateerd op 2 juni 1999 (R&B/OSTA/99/572), is dit meegedeeld aan de relaties op de ministeries.

Ingevolge artikel 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 kan neerslag van bepaalde, als te vernietigen gewaardeerde handelingen betreffende personen en/of gebeurtenissen van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang, van vernietiging worden uitgezonderd.

Zo dienen bescheiden betreffende incidentele gevallen die aanleiding waren tot het treffen van regelingen van algemene aard, bewaard te blijven. Met name daar waar een beroep wordt gedaan op de hardheidsclausule, is die kans aanwezig (bijv. in het kader van de lotingprocedure is dit het geval geweest). In het voorliggende BSD is voor uitzonderingen op het vernietigingsregime overigens geen structurele voorziening getroffen, in de zin dat daarvoor bepaalde categorieën zijn aangewezen.

Om de selectiedoelstelling te bereiken worden de handelingen in het BSD gewaardeerd aan de hand van de volgende algemene selectiecriteria, die gelden voor te bewaren archiefbescheiden:

Toelichting: Hieronder wordt verstaan agendavorming, het analyseren van informatie, het formuleren van adviezen met het oog op toekomstig beleid, het ontwerpen van beleid of het plannen van dat beleid, alsmede het nemen van beslissingen over de inhoud van beleid en terugkoppeling van beleid. Dit omvat het kiezen en specificeren van de doeleinden en de instrumenten.

Toelichting: Hieronder wordt verstaan het beschrijven en beoordelen van de inhoud, het proces of de effecten van beleid. Hieruit worden niet perse consequenties getrokken zoals bij terugkoppeling van beleid.

Toelichting: Hieronder valt tevens het uitbrengen van verslag over beleid op hoofdlijnen aan andere actoren of ter publicatie.

Toelichting: Hieronder wordt verstaan het instellen, wijzigen of opheffen van organen, organisaties of onderdelen daarvan.

Toelichting: Onder beleidsuitvoering wordt verstaan het toepassen van instrumenten om de gekozen doeleinden te bereiken.

Toelichting: Bijvoorbeeld in het geval de ministeriële verantwoordelijkheid is opgeheven en/of wanneer er sprake is van oorlogstoestand, staat van beleg of toepassing van noodwetgev ing.

1.5. Leeswijzer bij het handelingenblok

De handelingen worden beschreven in een handelingenblok, zoals hierna aangegeven.

(X): nummeraanduiding (het betreft een nieuwe nummering, specifiek voor het voorliggende BSD)

Handeling: Dit is een complex van activiteiten die een actor verricht ter vervulling van een taak of op grond van een bevoegdheid. In de praktijk komt een handeling meestal overeen met een procedure of een werkproces.

De formulering van de handelingen is in de regel toegespitst op het product. Echter, een handeling als zodanig omvat alle activiteiten die leiden tot het product. Dientengevolge is de neerslag van een handeling niet beperkt tot het (eind)product, maar omvat ze alle archiefbescheiden die in verband daarmee zijn voortgebracht. Zo betreft de neerslag van een beschikkende handeling niet alleen het originele besluit, maar ook alle voorstukken.

Aangezien handelingen voortvloeien uit taken en bevoegdheden is het mogelijk dat een vermelde handeling in de praktijk nimmer (volledig) is uitgevoerd.

Periode: hier staat het tijdvak vermeld gedurende welke jaren de handeling is verricht. Wanneer er geen eindjaar staat vermeld wordt de handeling op het moment van het verschijnen van het RIO nog steeds uitgevoerd. (Overigens wordt in het voorliggende document als vroegste aanvangsjaar van de handeling 1994 gehanteerd, het jaar dat de IB-Groep als zelfstandige actor ging optreden. Het betekent niet dat de handeling als zodanig niet voor dat jaar al werd uitgevoerd door een andere actor, zoals de Minister van OCW.)

Grondslag: dit is de wettelijke basis op grond waarvan de actor de handeling verricht. Wanneer handelingen uit een PIVOT-rapport zijn overgenomen (bij studiefinanciering), zijn oude grondslagen, die voor de IB-Groep niet relevant meer zijn, verwijderd en zijn nieuwe grondslagen toegevoegd.

Wanneer er geen wettelijke grondslag voor een handeling bestaat, kan de bron worden genoemd waarin de betreffende handeling staat vermeld of die de handeling heeft genoemd.

Product: hier staat het product vermeld waarin de handeling resulteert of zou moeten resulteren. De gegeven opsommingen van producten zijn niet uitputtend. Vaak wordt volstaan met een algemeen omschreven voorbeeld.

Opmerking: deze aanvullende informatie wordt slechts vermeld wanneer de strekking van de handeling toelichting behoeft.

Waardering: de afkorting ‘B’ staat voor ‘bewaren’, dat wil zeggen het na afloop van de wettelijke overbrengingstermijn overdragen aan het NA van de documentaire neerslag (ongeacht de gegevensdrager) van de handeling. Bij een B-handeling is achter de selectiebeslissing aangegeven welk selectiecriterium is toegepast.

De afkorting ‘V’ staat voor ‘vernietigen (op termijn)’, oftewel ‘niet overbrengen’. Bij de desbetreffende handelingen wordt de vernietigingstermijn vermeld. Deze termijn betreft het aantal volle jaren dat dient te zijn verlopen sinds het einde van het jaar waarin een archiefbestanddeel (dossier, register, databestand) dat behoort tot de neerslag van de handeling, is afgesloten.

Actieve relatie: bij sommige handelingen staat de waardering x jaar na het beëindigen van de actieve relatie vermeld. Een actieve relatie moet hierbij gelezen worden als:

de periode waarbinnen de gegevens in een werkproces met betrekking tot de betrokkene een functioneel doel, overeenkomstig de doelbepaling van dat bestand, hebben.

Deze beschrijving komt overeen met de definitie in de privacyreglementen van de IB-Groep.

2. Basisselectiedocument voor de Informatie Beheer Groep

2.1. Algemeen

Zoals al in hoofdstuk 2 is aangegeven, worden institutionele onderzoeken en basisselectiedocumenten in toenemende mate ook opgesteld voor organisaties in plaats van op basis van beleidsterreinen. Dit geldt met name voor zelfstandige bestuursorganen (ZBO’s). Het gebruiken van een organisatiegericht selectiedocument komt onder andere doordat de organisaties in kwestie of slechts heel specifieke taken vervullen of op verschillende aan elkaar verwante beleidsterreinen werkzaam zijn. Dit laatste geldt zeker ook voor de Informatie Beheer Groep. Zij is op verschillende in het kader van PIVOT onderscheiden beleidsterreinen actief: wetenschappelijk onderwijs, hoger beroepsonderwijs, studiefinanciering.

In het kader van de verbetering van de informatievoorziening en het document- en archiefbeheer binnen de IB-Groep is besloten om een enkel basisselectiedocument voor de organisatie op te stellen.

2.2. RIO’s en BSD’s betreffende het handelen van de IB-Groep

Voor het opstellen van het voorliggende selectiedocument van de IB-Groep is gebruikgemaakt van al opgestelde RIO’s (PIVOT-rapporten) en BSD’s op verschillende beleidsterreinen:

Hoewel het oorspronkelijke PIVOT-rapport tot 1994 gaat, betreft het tweede BSD-goedkeuringsbesluit het handelen van de IB-Groep, dus vanaf 1994.

Het Ministerie van OCW actualiseert zijn RIO’s/BSD’s voor zover het, het handelen van de Minister van Onderwijs betreft.

2.3. Opstelling van een organisatiegericht BSD voor de IB-Groep

Er is voor gekozen om in dit basisselectiedocument alle informatie op te nemen die relevant is voor het handelen van de IB-Groep. Dit houdt onder meer het volgende in:

Een en ander komt erop neer dat er een geheel nieuw document tot stand is gekomen (feitelijk een nieuw, organisatiegericht RIO-BSD), waarbij wet- en regelgeving op de verschillende deelbeleidsterreinen, alsook jaarverslagen e.d., zijn onderzocht. De al in bestaande RIO’s en BSD’s geformuleerde handelingen vormden daarbij het vertrekpunt.

Uit de opsomming in paragraaf 2.2 blijkt dat er alleen op het gebied van de studiefinanciering een voor de IB-Groep geldend BSD is. De daarin opgenomen handelingen en waarderingen zijn in het voorliggende selectiedocument als basis gebruikt. Het basismateriaal van het oude BSD is echter grondig herzien en aangevuld. Zo is in het voorliggende document een sterk onderscheid gemaakt tussen enerzijds de studiefinanciering en anderzijds de tegemoetkoming in de studiekosten, welke onderwerpen ook in de wet- en regelgeving uit elkaar zijn getrokken en die afzonderlijke werkprocessen opleveren. Verder zijn de handelingen op een lager abstractie- en beslissingsniveau geformuleerd, waardoor een betere aansluiting op de daadwerkelijke documentaire neerslag is gerealiseerd (de hoeveelheden documenten onder elke handeling maken deze verdere onderverdeling overigens temeer verdedigbaar).

Feitelijk is er sprake van een volledig nieuwe selectielijst voor de handelingen betreffende studiefinanciering en tegemoetkoming studiekosten, zoals uitgevoerd door de IB-Groep. Uiteindelijk zal er bij vaststelling van het nieuwe basisselectiedocument als geheel, dat voor de IB-Groep, sprake zijn van vervanging van het ‘oude’ vaststellingsbesluit (9 maart 1999) voor het handelen van de IB-Groep vanaf 1994. De nieuwe selectielijst vervangt daarmee de bestaande selectielijst Studiefinanciering voorzover het de handelingen van de IB-Groep op dit terrein betreft.

Wellicht ten overvloede zij er hier nog op gewezen dat de selectielijst Studiefinanciering voor het Ministerie van OCenW (1945–1994) van kracht blijft en alle neerslag dekt uit de periode tot 1994.

2.4. Indeling van het selectiedocument

Voor een helder overzicht van het handelen van de IB-Groep is een duidelijke indeling nodig. In dit document is gekozen voor een indeling op hoofdtaken van de IB-Groep, zoals die in verschillende documenten van de IB-Groep zelf ook is terug te vinden:

Op elk van deze gebieden zal in dit document het volgende worden aangegeven:

In aparte paragrafen komen telkens werkzaamheden voor derden aan bod.

2.5. Vaststellingstraject BSD Informatie Beheer Groep

Het voorliggende selectiedocument is opgesteld in de maanden mei 2003 tot en met mei 2004. Niet alleen is er gebruik gemaakt van de vele schriftelijke bronnen, maar ook zijn materiedeskundigen van de IB-Groep zelf geraadpleegd. De voorlopige versie van het concept-BSD werd in delen ter toetsing aan materiedeskundigen voorgelegd. Vervolgens werd akkoord verkregen van de proces/systeemeigenaren. Tevens vond er een toetsing plaats door de afdeling Juridisch Control en Beleid en de Functionaris voor de Gegevensbescherming.

Gedurende de opstellingsperiode werd ook contact onderhouden met OCW, waar eveneens actualisatie van RIO’s/BSD’s plaatsvond.

Na de opstelling en voortoetsing werd het concept-basisselectiedocument eind mei 2004 aangeboden aan de opdrachtgever, die het document in conceptvorm vaststelde.

Op 12 december 2005 is het ontwerp-BSD door de Informatie Beheer Groep aan de Staatssecretaris van OC&W aangeboden, waarna deze het ter advisering heeft ingediend bij de Raad voor Cultuur (RvC). Van het gevoerde driehoeksoverleg over de waarderingen van de handelingen is een verslag gemaakt, dat tegelijk met het BSD naar de RvC is verstuurd.

Vanaf 2 januari 2006 lag de selectielijst gedurende acht weken ter publieke inzage bij de registratiebalie van het Nationaal Archief evenals in de bibliotheken van de zorgdragers en de rijksarchieven in de provincie / regionaal historische centra, hetgeen was aangekondigd in de Staatscourant van en in het Archievenblad .

Op 28 februari 2006 bracht de RvC advies uit [arc-2006.02763/3), hetwelk geen aanleiding heeft gegeven tot wijzigingen in de ontwerp-selectielijst.

Daarop werd het BSD op 19 april 2006 door de Algemene Rijksarchivaris, namens de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen voor de Informatie Beheer Groep (C/S&A/06/896) vastgesteld.

2.6. Toekenning waardering van handelingen

De systematiek van de beschrijving van werkprocessen en daaronder vallende archiefbescheiden vereist ook dat wordt aangegeven wat er met de administratieve neerslag van de handelingen dient te gebeuren, en wel met het oog op een effectief archiefbeheer. Om te bepalen wat dient te gebeuren met de geproduceerde en ontvangen archiefstukken (bewaren of na een bepaalde periode vernietigen), wordt per handeling een selectiebeslissing genomen. Dit vormt de kern van het BSD.

Bij de toekenning van een selectiebeslissing is gebruikgemaakt van verschillende bronnen. Allereerst is gekeken naar eventuele wettelijke bepalingen ter zake. Daarnaast werden andere basisselectielijsten geraadpleegd (soortgelijke handelingen, soortgelijke waarderingen).

Tenslotte zijn verschillende in omloop zijnde vernietigingslijsten geraadpleegd en/of is bij medewerkers gevraagd naar de gewenste bewaar-/vernietigingstermijnen.

In verschillende regelingen betreffende de taakgebieden van de IB-Groep zijn bepalingen opgenomen betreffende de bewaring van gegevens en documenten. Hieronder volgt daarvan een overzicht.

– Geregistreerde persoonsgegevens en onderliggende stukken voor vaststelling studiefinanciering, zonder studieschuld: binnen 5 jaar na verstrijken studiefinancieringstijdvak

BSF-2000, art. 25. Dit artikel is door de komst van de Wet bescherming persoonsgegevens vervallen en vervangen door art.8, Privacyreglement Studiefinanciering IB-Groep (1 maart 2003)

– Geregistreerde persoonsgegevens en onderliggende stukken voor vaststelling terugbetaling, met studieschuld: binnen 5 jaar na aflossing studieschuld

BSF-2000, art. 25; Privacyreglement Studiefinanciering IB-Groep (1 maart 2003)

– In het CRI-HO opgenomen gegevens: verwijderen na vijftig jaar (in geval van overlijden binnen twee jaar)

wijziging van de Regeling CRI-HO 1996 (Uitleg OCenW-regelingen, nr. 1998-17b), art. 6a

– In het Basisregister Onderwijs opgenomen persoonsgegevens van de leerlingen, deelnemers, studenten en extraneï die niet langer zijn ingeschreven aan een school of instelling: bewaren tot vijf jaar na beëindiging van de laatste inschrijving, in een vorm die het mogelijk maakt de betrokkene te identificeren

Wet verzelfstandiging Informatiseringsbank, art. 9b, lid 2; (cf. Wet Onderwijsnummer, art. X, onder F)

2.7. Vervanging archiefbescheiden

De IB-Groep verwerkt en ontvangt uit hoofde van haar taakuitoefening jaarlijks enorme hoeveelheden papier. Met de ontwikkeling van de (scan)technologie is het dan ook niet verwonderlijk dat er steeds meer wordt gekeken naar digitalisering van bestanden. In geval van toestemming van de Minister van OCW kunnen de oorspronkelijke papieren archiefbescheiden worden vervangen door digitaal opgeslagen archiefbescheiden, hetgeen verwijdering van veel papiermateriaal mogelijk maakt.

Bij besluit van 19 april 2000 (Stcrt. 2000, 82) accordeerde de minister de vervanging van de volgende archiefbescheiden:

Standaard onderwijskaarten: ImagePlus/OCR

De door de studerende ingezonden brieven (‘witte post’): ImagePlus

Uitwonende controleformulier: ImagePlus/OCR

Wijzigingsformulieren: ImagePlus/OCR

Niet gekozen OV-jaarkaart: ImagePlus

OV-jaarkaartcontracten student: ImagePlus

De door de studerende ingezonden brieven (‘witte post’): ImagePlus

Wijzigingsformulieren: ImagePlus/OCR

Declaraties deurwaarders: ImagePlus

Ingezonden brieven deurwaarders (‘witte post’): ImagePlus

Eindafrekening deurwaarders: ImagePlus

De zorgdrager is bevoegd om archiefbescheiden door reproducties (meestal digitaal) te vervangen. Daartoe dient de zorgdrager een vervangingsbesluit vast te stellen.

Het Archiefbesluit 1995 verlangt in artikel 8 dat er een verklaring van vervanging wordt opgesteld voor alle documenten die worden vervangen. In geval van vervanging van niet voor vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden is voorafgaand aan het vervangingsbesluit van de zorgdrager een machtiging van de Minister van OCW vereist (Archiefwet 1995, artikel 7).

Deel 2. Ontwikkelingen, handelingen, waarderingen

3. Hoofdlijn ontwikkelingen IB-Groep als ZBO

3.1. Taken

De IB-Groep is krachtens artikel 3, lid 1, van de Wet verzelfstandiging Informatiseringsbank (Stb.1993, 714) belast met de uitvoering van taken voortvloeiend uit:

De IB-Groep kan op grond van artikel 3, lid 2, van de Wet verzelfstandiging Informatiseringsbank met toestemming van de Minister van Onderwijs andere taken uitvoeren dan die welke rechtstreeks voortvloeien uit de in artikel 3, lid 1, van die wet genoemde primaire taken, mits deze taken:

Niet-wettelijke taken kunnen worden onderverdeeld in:

Voor een deel gaat het bij bovengenoemde taken om uitbreiding van de dienstverlening die voortvloeit uit de primaire taken van de IB-Groep. Voor een ander deel gaat het om meer los daarvan staande activiteiten die nadrukkelijk ook beogen geld op te brengen. Deze laatste categorie wordt in dit document ‘werken voor derden’ genoemd.

De IB-Groep heeft ook daadwerkelijk taken verricht voor anderen dan OCW. In de verschillende jaarverslagen vanaf 1994 werd de intentie uitgesproken om meer opdrachten voor derden te gaan uitvoeren. Eerst was het de productgroep Onderwijsdiensten die hierin een voorname rol speelde, later – in 1997 – kwam de IB-Groep tot oprichting (in projectvorm) van een eenheid Marketing & Verkoop.

Voorbeelden van voor derden uitgevoerde taken zijn:

Medio jaren ’90 ontstond er echter een publieke discussie over de positie en de ruimte van ZBO’s. De Commissie-Cohen boog zich over de problematiek van marktwerking, deregulering en wetgevingskwaliteit en toonde zich met betrekking tot de toelaatbaarheid van marktactiviteiten bij publieke organisaties erg restrictief. In 1996 werd een ‘waaiergroep’ van een tiental verzelfstandigde of geprivatiseerde organisaties (waaronder de IB-Groep) opgericht om zich actief in deze discussie te mengen.

Na de reorganisatie in oktober 1998 nam de accountgroep Onderwijs & Overig de taak van de eenheid Marketing & Verkoop over. Om te kunnen opereren binnen bedrijfseconomische, wettelijke en ethische randvoorwaarden, wilde de accountgroep in 1999 in overleg met OCW het ‘speelveld’ vaststellen. Dit lukte echter niet in dat jaar, en wel vanwege de publieke discussie over de ‘bijklussende overheid’ die nog niet was afgerond, alsook door de nog niet voltooide interne discussie. Ondertussen bleef de IB-Groep echter wel werken voor derden. Voorbeelden:

Resultaten en prestaties van de IB-Groep zijn altijd onderwerpen geweest waar zowel van binnenuit als van buitenaf veel aandacht aan werd besteed. In de loop der tijd is de verhouding tussen het Ministerie van OCW en de IB-Groep steeds verder verzakelijkt. In 2002 resulteerde dit in een eerste prestatiecontract met de minister. Duidelijkheid over en weer: de IB-Groep weet waarvoor zij geld ontvangt en de minister weet beter wat de IB-Groep daartegenover stelt.

3.2. Herontwerp

Eind 1996 werd besloten tot een verkennend onderzoek naar een mogelijk herontwerp van werkprocessen en systemen. De verandering van een ambtelijk, enigszins naar binnen gekeerd orgaan naar een dienstverlenende organisatie zou dan beter kunnen worden gerealiseerd. In 1997 werd de beslissing genomen om dit veelomvattend en ingrijpend herontwerptraject in te gaan. Het project beoogde te komen tot een substantiële verbetering van de dienstverlening (tegen lagere kosten) door alle processen en systemen en de gehele organisatie te herontwerpen. In 2000 werd het herontwerp als project afgesloten, hoewel de implementatie ervan nog wel werkzaamheden bleef vereisen.

3.3. Klachtafhandeling

In de beginjaren van de IB-Groep waren er naast de wettelijke mogelijkheid om bezwaar tegen een beslissing aan te tekenen geen alternatieve wijzen van klachtafhandeling. Per 1 januari 1998 kreeg de IB-Groep een interne klachtenregeling. Doel was verbetering van de dienstverlening aan de klant door op basis van de binnengekomen klachten de interne organisatie eventueel aan te passen. Pas bij een niet afdoende interne klachtafhandeling kan vervolgens een klacht bij de Nationale Ombudsman worden ingediend.

4. Algemene handelingen

4.1. Beleid

Handeling: Het voeren van overleg met de Minister van Onderwijs Cultuur en Wetenschappen over de uitvoering van beleidsvoorstellen op de werkterreinen van de IB-Groep

Periode: 1994–

Grondslag: Managementcontracten, Algemeen Protocol, prestatiecontracten

Product: Notities, overlegverslagen

Opmerking: Overlegvormen in de loop van de jaren: bijv. Permanent Overleg en Viermaandsoverleg.

Waardering: B (1, 5)

Handeling: Het vaststellen van uitvoeringsanalyses en adviezen naar aanleiding van beleidsvoorstellen op de werkterreinen van de IB-Groep

Periode: 1994–

Grondslag: Managementcontracten, Algemeen Protocol, prestatiecontracten

Product: Adviezen, uitvoeringstoetsen, nota’s, notities

Opmerking: Middels de uitvoeringsanalyses kan er nog invloed worden uitgeoefend op het beleid.

Waardering: B (1, 5)

Handeling: Het vaststellen van beleid en strategie van de IB-Groep

Periode: 1994–

Product: O.a. notities, rapporten, overlegverslagen, bedrijfsplannen

Opmerking: Het betreft hier de positionering van de IB-Groep in het maatschappelijk en onderwijskundig krachtenveld waarin zij werkzaam is. Voorbeeld: stukken betreffende waaiergroepoverleg 1996, Handvest Publieke Verantwoording (2000 – samen met een viertal andere ZBO’s).

Waardering: B (1, 5)

Handeling: Het vaststellen van het beleid betreffende de uitvoering van de wet- en regelgeving op de werkterreinen van de IB-Groep

Periode: 1994–

Product: O.a. beleidsregels, (beslis)notities, rapporten

Opmerking: Het gaat hier om interne afspraken over de wijze waarop de wet- en regelgeving op de taakvelden van de IB-Groep wordt toegepast. Onder meer het zogenoemde ‘arbitrair beraad’ kan leiden tot nieuwe beleidsafspraken. In het Beleidsteam Overleg wordt gesproken over verbetering van het draagvlak van beleidsvoorstellen en verkorting van de doorlooptijd van beleidsvoorstellen.

Waardering: B (1, 5)

Handeling: Het voeren van structureel overleg met partners in het onderwijsveld

Periode: 1994–

Bron: Jaarverslagen IB-Groep

Product: Vergaderverslagen, notities

Opmerking: Bijv. via het HONK (Hoger Onderwijs Nieuwe Klantprocessen) en het Beheeroverleg Hoger Onderwijs (met o.a. VSNU, HBO-Raad en Cfi).

Waardering: B (5)

Handeling: Het voeren van structureel overleg met partners buiten het onderwijsveld

Periode: 1994–

Bron: Jaarverslagen IB-Groep

Product: Vergaderverslagen, notities

Opmerking: Bijv. overleg met gemeenten, de Belastingdienst en de SVB.

Waardering: B (5)

4.2. Afspraken uitvoering taken door IB-Groep

Handeling: Het vaststellen van uitvoeringsanalyses naar aanleiding van beleidsvoorstellen op de werkterreinen van de IB-Groep

Periode: 1994–

Grondslag: Managementcontracten, Algemeen Protocol, prestatiecontracten

Product: Adviezen, uitvoeringstoetsen, nota’s, notities

Waardering: B (1, 5)

Handeling: Het met de Minister van Onderwijs Cultuur en Wetenschappen maken van afspraken over de uitvoering van de aan de IB-Groep opgedragen taken

Periode: 1994–

Bron: Jaarverslagen IB-Groep

Product: Uitvoeringstoetsen, convenanten, managementcontracten, Algemeen Protocol, prestatiecontracten (vanaf 2002)

Opmerking: Vanaf 1989 voerde de Informatiseringsbank regelmatig uitvoeringsanalyses uit op de praktische haalbaarheid (en de kosten) van beleidsvoorstellen. Deze handeling is ook na de verzelfstandiging voortgezet. De toetsen vormen de basis van protocollen en prestatiecontracten.

Bij de minister, als opdrachtgever, behoren de voor bewaring in aanmerking komende contracten e.d. zelf te berusten. Het gaat bij deze handeling om onder meer de bescheiden van de IB-Groep die vanuit de IB-Groep bijdragen aan de totstandkoming van de contracten.

Waardering: B (5)

Handeling: Het informeren van de Ministers van Onderwijs en Landbouw over de uitvoering van de aan de IB-Groep opgedragen taken

Periode: 1994–

Grondslag: Wet verzelfstandiging Informatiseringsbank, art. 15

Waardering: B (5)

4.3. Voorlichting en ondersteuning

Handeling: Het geven van voorlichting over het beleid en de werkzaamheden op de taakvelden van de IB-Groep

Periode: 1994–

Bron: Jaarverslagen IB-Groep

Product: Brochures (o.a. infomercials), website, nieuwsbrieven, informatiebijeenkomsten, persberichten, enz.

Waardering: V 5 jaar (N.B.: Van het voorlichtingsmateriaal wordt één exemplaar bewaard; de voorbereidende stukken worden vernietigd.)

Handeling: Het instellen van steunpunten studiefinanciering (regiokantoren)

Periode: 1994–

Bron: Rapportage van de Minister van Onderwijs en Wetenschappen aan de Tweede Kamer der Staten-Generaal over studiefinanciering, Kamerstukken II, 1987–1988, 20 200 VIII, nr. 81

Product: Bijv. instellingsbeschikkingen van steunpunten studiefinanciering en contracten met universiteiten, hogescholen en gemeenten

Opmerking: De steunpunten ontstonden in 1987 toen de Centrale Directie Studiefinanciering wegens overbelasting niet meer bereikbaar was voor zowel klanten als intermediairs. Langzamerhand ontwikkelden de steunpunten in de regio zich tot kantoren, de zogenaamde regiokantoren. In 1999 kwamen er naast regiokantoren ook servicepunten waar de klant met zijn vragen terechtkon. In 2004 zijn er nieuwe namen vastgesteld: de regiokantoren zijn omgedoopt tot servicekantoren en servicepunten (die beperkt geopend zijn) heten nu servicebalies. In 2004 zijn er twaalf servicekantoren en tien servicebalies .

De steunpunten (regiokantoren) en servicepunten hebben een algemene, maar ook een individueel voorlichtende taak, dat wil zeggen dat zij behulpzaam kunnen zijn bij het invullen van formulieren en advies kunnen geven over bezwaar- of beroepsprocedures. Ook kunnen daar problemen betreffende lopende aanvragen worden opgelost.

Waardering: V 7 jaar

Handeling: Het beantwoorden van vragen van individuele burgers, bedrijven en instellingen over beleid en beleidsuitvoering van de IB-Groep

Periode: 1994–

Product: Brieven, notities, e-mails

Opmerking: Vragen van studenten en andere belanghebbenden over zaken die hun eigen dossier betreffen, vallen niet onder deze handeling.

Waardering: V 1 jaar

Handeling: Het beantwoorden van vragen van studenten en onderwijsinstellingen die betrekking hebben op de primaire taakuitoefening van de IB-Groep

Periode: 1994–

Product: Brieven, e-mails

Opmerking: Het betreft informatieve vragen van studenten en andere belanghebbenden over zaken die hun eigen dossier betreffen en die geen rechtsgevolgen kunnen hebben. Vragen die rechtsgevolgen hebben, vallen onder de desbetreffende handelingen.

Waardering: V 1 jaar

4.4. Verantwoording

Handeling: Het beantwoorden van Kamervragen betreffende de IB-Groep en haar taakuitoefening

Periode: 1994–

Opmerking: Het betreft veelal de bijdrage van de IB-Groep aan de beantwoording van Kamervragen door de Minister van OCW.

Waardering: B (3)

Handeling: Het opstellen van periodieke verslagen

Periode: 1994–

Product: Jaarverslagen

Waardering: B (3)

4.5. Bezwaar, beroep, klachten

Handeling: Het beschikken op bezwaarschriften ingediend tegen beschikkingen van de IB-Groep

Periode: 1994–

Bron: Jaarverslagen IB-Groep

Product: Beschikkingen

Opmerking: Tot 2001 kon, voor wat betreft de studiefinanciering, bezwaar worden aangetekend bij het College van beroep studiefinanciering; daarna alleen nog bij de rechterlijke macht.

Waardering: V 5 jaar

Handeling: Het voeren van verweer in beroepszaken ingesteld naar aanleiding van afwijzing van tegen beschikkingen van de IB-Groep ingediende bezwaarschriften

Periode: 1994–

Grondslag: Jaarverslagen IB-Groep

Waardering: V 5 jaar

Handeling: Het behandelen van klachten ingediend tegen het handelen van de IB-Groep

Periode: 1998–

Bron: Jaarverslagen IB-Groep, Klachtenregelingen IB-Groep

Waardering: V 5 jaar

Handeling: Het informeren van de Nationale Ombudsman naar aanleiding van klachten over de uitvoering of de gevolgen van het uitvoeringsbeleid van de IB-Groep

Periode: 1994–

Bron: Jaarverslagen IB-Groep

Product: Brief, notitie

Waardering: B (3)

4.6. Onderzoek

Handeling: Het vaststellen van opdrachten en van de resultaten van (wetenschappelijke) studies en onderzoeken met het oog op de beleidsontwikkeling betreffende de uitvoering van de taken van de IB-Groep

Periode: 1994–

Product: Nota, notitie, onderzoeksrapport

Waardering: B (1, 2)

Handeling: Het (mede) voorbereiden en begeleiden van (wetenschappelijke) studies betreffende de uitvoering van de taken van de IB-Groep

Periode: 1994–

Product: Nota, notitie

Waardering: V 5 jaar

4.7. Integrale controles

Handeling: Het uitvoeren van integrale controles van gegevens voor de uitvoering van aan de IB-Groep opgedragen taken

Periode: 1994–

Bron: O.a. Jaarverslag IB-Groep 1994, 2000

Product: Bijv. lijsten en controleformulieren

Opmerking: Bijv. uitwonendencontrole (deze controle kan alleen door CIOP-personeel worden uitgevoerd), ziektekostencontrole, inkomenscontrole student, inkomenscontrole ouders. Ook controles op inschrijving.

Dit is een algemene handeling. Integrale controles worden ook in specifieke handelingen weergegeven, zoals handeling 121.

Waardering: V 5 jaar

4.8. Secretariaten

Handeling: Het beheren en voeren van het secretariaat van derden

Periode: 1994–

Bron: O.a. prestatiecontracten (bijv. 2003)

Opmerking: Het betreft de secretariaatsvoering die niet elders in dit document al specifiek wordt genoemd. Voorbeeld: secretariaat Geschillencommissie Weer Samen naar School.

Waardering: B (5)

4.9. Werken voor derden

De invulling van het ‘werken voor derden’ (bijv. het innen voor derden of het bijhouden van alumniregisters) wordt elders in dit document behandeld onder het van toepassing zijnde hoofdonderwerp.

Handeling: Het verrichten van marketingactiviteiten met het oog op de verwerving van voor derden uit te voeren werkzaamheden

Periode: 1994–

Grondslag: Wet verzelfstandiging Informatiseringsbank, art. 3, lid 2

Product: Marktonderzoek, correspondentie

Waardering: V 10 jaar

Handeling: Het sluiten van contracten betreffende werkzaamheden voor derden

Periode: 1994–

Grondslag: Wet verzelfstandiging Informatiseringsbank, art. 3, lid 2

Product: Contracten

Waardering: V 7 jaar na einde verplichtingen

5. Studiefinanciering

5.1. Belangrijkste ontwikkelingen sinds 1994

Sinds de Informatiseringsbank in 1994 zelfstandig bestuursorgaan is geworden, hebben de ontwikkelingen op het gebied van studiefinanciering niet stilgestaan. Hieronder worden de belangrijkste punten genoemd.

In oktober 1996 werd het Voorzitterscollege toekomst studiefinanciering ingesteld (Stcrt. 1996, 204). Deze zogenoemde ‘Commissie-Hermans’ had de taak de minister te rapporteren over ‘wenselijk geachte ontwikkelingen met betrekking tot de studiefinanciering in de toekomst’ en in dat kader een breed debat te organiseren.

Begin 2003 werd opnieuw een commissie ingesteld, de Commissie-Vermeend, die nog eens moest kijken naar het stelsel van de studiefinanciering. Onder meer vanwege de verregaande flexibilisering binnen het hoger onderwijs en de internationale mobiliteit loopt het systeem tegen zijn grenzen aan. De commissie houdt verschillende varianten tegen het licht. Mocht het advies van de commissie resulteren in nieuwe wet- en regelgeving, dan zal ook de IB-Groep (als uitvoeringsinstantie) daarmee te maken krijgen.

Op het gebied van de wet- en regelgeving is wellicht het meest in het oog springend de verwijdering van de hoofdstukken III en IV uit de WSF (Stb. 1986, 252) en plaatsing van die hoofdstukken in de WTS (Stb. 1995, 676).

De Wet op de studiefinanciering (WSF) werd in 2000 vervangen door de Wet studiefinanciering 2000 (WSF-2000, Stb. 2000, 286). De nieuwe wet betekende een aanzienlijke vereenvoudiging in formulering en bracht enkele nieuwe bepalingen met zich. In een afzonderlijk hoofdstuk kwamen tempobeursbepalingen, die destijds gedeeltelijk waren vervangen door prestatiebeursbepalingen, maar die nog wel van kracht zijn gebleven (cf. ook de toelichting bij hfdst. 10 van de wet). Het Besluit studiefinanciering 2000 (BSF-2000, Stb. 2000, 329) verving per 1 september 2000 het oude Besluit studiefinanciering (BSF, Stb. 1986, 477).

De wet- en regelgeving met betrekking tot de invoering van de bachelor/master-structuur vanaf het studiejaar 2002–2003, met ingrijpende wijzigingen voor studenten en onderwijsinstellingen, ging ook de IB-Groep niet voorbij. De invoering leidde tot belangrijke systeemaanpassingen.

De wetswijziging Student op eigen benen had vanaf 1995 gevolgen voor de taakvelden studiefinanciering en tegemoetkoming studiekosten. Vanaf augustus 1995 traden gefaseerd de bepalingen betreffende de aanwezigheidscontrole in het voortgezet onderwijs en het voorbereidend beroepsonderwijs, de verhoging van de norm voor de studievoortgang in het hoger onderwijs en de berekening van de aanvullende beurs in werking.

Als overige bepalingen die voor studiefinanciering relevant zijn, kunnen de volgende worden genoemd:

Met de inwerkingtreding van de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp, Stb. 2000, 302) vervielen uit de WSF-2000 de bepalingen van de artikelen 11.6 (bewaartermijn van stukken die gegevens bevatten die van belang zijn geweest voor de vaststelling van de studiefinanciering of terugbetaling) en 11.7 (bescherming persoonlijke levenssfeer), en wel per 1 september 2001.

Met de Wet houdende wijziging van de Wet op de studiefinanciering en van de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek, in verband met het meten van de studievoortgang in het hoger onderwijs (Stb.1993, 403) werd de tempobeurs ingevoerd. Dit houdt in dat de studenten een minimum aantal studiepunten per studiejaar moeten halen. Indien hieraan niet wordt voldaan, wordt de voorwaardelijk verkregen beurs (gift) voor dat afgelopen jaar omgezet in een rentedragende lening. De tempobeurs is blijven gelden voor studenten uit de cohorten 1991 tot en met 1996.

gift → gift/lening

lening → gift/lening

In 1996 is het tempobeursstelsel omgedraaid; de studerende krijgt eerst een lening en bij het behalen van de prestatienorm (die ook anders gedefinieerd wordt) wordt deze in een gift omgezet. Deze vorm van studiefinanciering wordt de prestatiebeurs genoemd. Deze werd ingevoerd per 1 januari 1997 (Stb. 1996, 227) voor studenten die na 31 augustus 1996 voor het eerst studiefinanciering ontvingen. Er zijn voor de eventuele omzetting van lening naar gift twee meetmomenten: na de eerste twaalf maanden van ontvangst van studiefinanciering en maximaal na afloop van de diplomatermijn (afronding studie). Overigens is de aanvullende beurs de eerste twaalf maanden gift (art. 5.2, WSF-2000).

Voor de beslissing over de omzetting wordt gekeken of aan alle eisen is voldaan. Zo wordt geverifieerd of het aantal benodigde studiepunten is gehaald en wordt intern beoordeeld of de diploma’s (waarvan een gewaarmerkte kopie is ingestuurd) recht geven op omzetting (diplomawaardering).

Zowel ten aanzien van de tempobeurs als ten aanzien van de prestatiebeurs is de wet- en regelgeving in de loop der jaren gewijzigd en aangevuld.

Ten aanzien van de tempobeurs was een belangrijke wijziging dat voor het studiejaar 1995/1996 de tempobeurs voor studenten aan technische opleidingen in het wetenschappelijk onderwijs middels omzetting van een integrale lening in een gemengde toelage feitelijk met een jaar kon worden verlengd.

De Spaarregeling studiepunten tempobeurs (Stb. 1996, 233) hield de mogelijkheid in tot de omzetting alsnog van onvoorwaardelijke toekenning van rentedragende lening in een gift na het behalen van voldoende studiepunten binnen de diplomatermijn (de regeling resulteerde in een wijziging van het BSF). Analoog hieraan, opgenomen in WSF-2000, is de herkansingsregeling, waarbij bij succesvolle afsluiting van de opleiding binnen de diplomatermijn een eerder in lening omgezette prestatiebeurs alsnog wordt veranderd in een gift.

In het BSF-2000 werd in het kader van de prestatiebeurs een bepaling met betrekking tot weigerachtige of onvindbare ouders ingevoegd, die ervoor zorgde dat er voor de berekening van de hoogte van de beurs een loskoppeling van de ouderlijke bijdrage mogelijk werd. De IB-Groep kreeg er derhalve een taak bij: toetsing van aanvragen om loskoppeling. Overigens betekende deze aanvulling (Stb. 2000, 329) enkel dat een al bestaande beleidsregel uit 1996 een wettelijke grondslag kreeg.

Van recenter datum is de toevoeging van een nieuw hoofdstuk (3A) aan het BSF-2000 (Stb. 2002, 132). Dit hoofdstuk gaat over kwijtschelding van aanvullende beurs: studenten die naast een prestatiebeurs (basisbeurs) een aanvullende beurs hebben genoten en na afloop van de diplomatermijn niet aan de prestatie-eisen hebben voldaan, kan het gedeelte van de aanvullende beurs als lening worden kwijtgescholden, zodat studenten met en studenten zonder aanvullende beurs gelijk worden behandeld en dus dezelfde studieschuld hebben (NvT, Stb. 2002, 132). De IB-Groep kreeg er een nieuwe taak bij: het beslissen op een aanvraag tot kwijtschelding van aanvullende studiebeurs, en wel per 1 januari 2003.

De OV-studentenkaart behoort vanaf 1991 tot de verworvenheden van vele studerenden. De met deze kaart samenhangende taken werden uitbesteed aan de OV-Studentenkaart BV (OVSK). Deze BV had de volgende taken: productie en distributie van de OV-studentenkaart, schadeloosstelling van studerenden die ten onrechte geen kaart hadden ontvangen, incasso van onterecht verstrekte OV-kaarten, het informeren van studerenden over de OV-studentenkaart, het uitbetalen van hardheidsclausule-gevallen en het behandelen van klachten met betrekking tot de kaart. Voor de uitvoering van deze taken was de OVSK zo goed als volledig afhankelijk van de gegevensaanlevering door de Informatiseringsbank. De in 1991 in het leven geroepen en in Rotterdam gevestigde OVSK werd in november 1994 onderdeel van de IB-Groep (toen nog Informatiseringsbank). De naam veranderde in Studiefinanciering Rotterdam. Echter, per 1 juli 2000 kwam ook dit onderdeel van de IB-Groep naar Groningen.

Per 1 november 1994 kreeg de student de mogelijkheid om te kiezen voor een OV-weekkaart of OV-weekendkaart, met switch-optie.

De reisvoorziening werd per 1 september 1999 onder de prestatiebeurs gebracht (Stb. 1999, 294), dus vanaf cohort 1999/2000.

Zoals vaak het geval is bij complexe regelgeving, liggen incidenten altijd op de loer. Een voorbeeld betreft de zesduizend studenten die OV-jaarkaartboetes terugkregen (1998–2000). Het ging om studenten die in 1992 met bijbaantjes méér verdienden dan het destijds toegestane bedrag per jaar. Die studenten moesten met terugwerkende kracht hun basisbeurs terugbetalen. De OV-Studentenkaart BV vorderde daarnaast geld voor hun OV-kaart terug. Ten onrechte, want toenmalig minister Ritzen had er in 1995 voor gezorgd dat die terugwerkende kracht niet voor de OV-kaart gold. Een aantal benadeelde studenten stapte naar de Nationale Ombudsman en kreeg gelijk. Maar de OV-Studentenkaart, in 1994 opgegaan in de Informatie Beheer Groep, voelde er niets voor studenten die al betaald hadden, in te lichten. Pas in 1998 besloot de minister dat iedereen zijn geld terug moest hebben.

In het onderwijsjaar 1995/1996 werd een proef gestart met een studenten-chipcard (Stcrt. 1995, 150 en Stcrt. 1996, 145). Het proefproject hield in dat studenten van een drietal onderwijsinstellingen in Groningen en Enschede middels een multifunctionele chipcard gegevens betreffende studiefinanciering konden doorgeven (in aanvulling op de daartoe bestemde formulieren) en dat zij die kaart konden gebruiken als OV-studentenkaart. Deelnemers van het uitvoerend consortium waren de IB-Groep, IBM en PTT-Telecom. Eind 1995 werd deze proef geëvalueerd, hetgeen eind augustus 1996 leidde tot het besluit de kaart verder te gaan exploiteren. Daartoe werd de Stichting Studentenchipcard in het leven geroepen; de IB-Groep had als waarnemer zitting in het bestuur van deze stichting. Verder verstrekte de IB-Groep (Studiefinanciering Rotterdam) de chipkaarten in opdracht van de stichting. Het voornemen om het gebruik van de kaart voor het doorgeven van mutaties te continueren en de kaart een bredere verspreiding te geven, leidde onder meer tot wijziging van de Regeling verzoek studiefinanciering (Stcrt. 1996, 145). In 1999 waren er nog circa 180.000 studentenchipkaarten in omloop. De Stichting Studentenchipcard vroeg in 2000 echter surseance van betaling aan. Najaar 2000 beëindigde de IB-Groep haar betrokkenheid bij de stichting.

Per 1 januari 2001 werd het College van Beroep studiefinanciering opgeheven (Stb. 2000, 284; Stb. 2000, 336). Sindsdien is beroep bij de rechtbank mogelijk en hoger beroep bij de Centrale Raad van Beroep.

5.2. Belangrijkste nieuwe wet- en regelgeving

5.3. Handelingen en waarderingen studiefinanciering

Handeling: Het toekennen van studiefinanciering

Periode: 1994–

Grondslag: WSF, art. 30; WSF-2000, art. 3.19

Product: Beschikkingen

Opmerking: – Het betreft de initiële toekenning en de reguliere wijzigingen en overzichten daarvan.

– Tot de inwerkingtreding van de WSF-2000 kon geen afzonderlijke aanvraag voor aanvullende beurs, rentedragende lening, enz. worden gedaan. Aanvragen voor meer dan basisbeurs waren aanvragen voor aanvullende financiering. Een lening kon met terugwerkende kracht worden omgezet in aanvullende beurs. Vanaf 1 september 2000 kon dit niet meer, aangezien de WSF-2000 de mogelijkheid geeft om afzonderlijk basisbeurs, aanvullende beurs, basislening en aanvullende lening aan te vragen.

– Vanaf het cursusjaar 1993/1994 ging het om de tempobeurs, vanaf het cursusjaar 1996/1997 om de prestatiebeurs.

– Onder deze handeling valt ook de lening die aansluitend op de verstrekte beurs kan worden toegekend.

– Een aparte categorie betreft ook studerenden aan door de minister erkende opleidingen in EER-landen.

Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

Handeling: Het beslissen op een verzoek om omzetting (met terugwerkende kracht) van een lening in aanvullende beurs

Periode: 1994–2000

Grondslag: Regeling verzoek studiefinanciering, art. 3

Product: Beschikkingen

Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

Handeling: Het beslissen op een verzoek om toekenning van een lager leenbedrag of een nullening

Periode: 1996–

Grondslag: WSF, art. 31g (Stb. 1996, 226) en art. 106; WSF-2000, art. 8.1, lid 3

Product: Beschikkingen

Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

Handeling: Het beslissen op een verzoek om tussen een eerste en tweede studie studiefinanciering te mogen blijven ontvangen

Periode: 1994–

Grondslag: WSF, art. 10; lid 6, later lid 3

Product: Beschikkingen

Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

Handeling: Het beslissen op een verzoek tot onderbreking of stopzetting van de studiefinanciering

Periode: 1994–

Grondslag: WSF, art. 10, lid 4; WSF-2000, art. 3.21, lid 4

Product: Beschikkingen

Opmerking: Bijv. wegens ziekte.

Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

Handeling: Het beoordelen wanneer het staken van een studie van een studerende tijdelijk of definitief is

Periode: 1994–1996

Grondslag: WSF, art. 10, lid 4

Opmerking: Beschikkingen

Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

Handeling: Het beslissen op een verzoek tot toekenning van een lening ten behoeve van een opleiding in een EER-staat

Periode: 2000–

Grondslag: WSF-2000, art. 2.12

Opmerking: Beschikkingen

Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

Handeling: Het op verzoek beslissen over verlenging van de tempobeurs met een jaar in geval van een functiestoornis

Periode: 1994–

Grondslag: WSF, art. 17a, lid 8, later lid 7; WSF-2000, art. 10.5, lid 6

Product: Beschikkingen

Opmerking: – Verlenging is mogelijk als het door de functiestoornis niet mogelijk blijkt om binnen het aantal jaren toegekende prestatiebeurs het afsluitend examen met goed gevolg af te ronden.

– De lichamelijke, zintuiglijke of andere stoornis moet worden gestaafd met verklaringen.

Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

Handeling: Het beslissen over verlenging van de tempobeurs in het geval van het gelijktijdig volgen van meerdere studies

Periode: 1994–

Grondslag: WSF, art. 17a, lid 8; WSF-2000, art. 10.5, lid 7

Product: Beschikkingen

Opmerking: Deze handeling is gebaseerd op de oude versie van artikel 17a, lid 8, dat later niet meer in de WSF voorkwam, maar nog wel bleef gelden voor de tempobeursstudenten.

Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

Handeling: Het beslissen over de omzetting van een tempobeurs in een rentedragende lening

Periode: 1994–

Grondslag: WSF, artt. 17b en 31a; WSF-2000, artt. 10.6 en 10.7

Product: Beschikkingen

Opmerking: Bij onvoldoende studievoortgang wordt de beurs (in de vorm van een gift) omgezet in een rentedragende lening.

Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

Handeling: Het op verzoek beslissen over de omzetting alsnog van een definitief in rentedragende lening omgezette tempobeurs in een gift

Periode: 1995–

Grondslag: BSF, art. 12a; BSF-2000, art. 18

Product: Beschikkingen

Opmerking: De regeling die hieraan ten grondslag ligt, is de zogenoemde ‘spaarregeling studiepunten tempobeurs’.

Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

Handeling: Het beslissen over omzetting van een integrale lening in een gemengde toelage

Periode: 1995–1996

Grondslag: WSF, art. 31b; WSF-2000, art. 10.8

Product: Beschikkingen

Opmerking: – Feitelijk gaat het om toekenning achteraf (door omzetting van de eerste twaalf maanden lening in gift) van een extra jaar tempobeursgift aan studenten aan een technische opleiding in het wetenschappelijk onderwijs.

– De regeling gold alleen voor het zgn. technocohort 1995/1996.

Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

Handeling: Het op verzoek beslissen over verlenging van de prestatiebeurs in geval van een functiestoornis

Periode: 1996–

Grondslag: WSF, art. 17a, lid 8, later lid 7; WSF-2000, art. 5.6, lid 6, later lid 8

Product: Beschikkingen

Opmerking: – Verlenging is mogelijk als het door de functiestoornis niet mogelijk blijkt om binnen het aantal jaren toegekende prestatiebeurs het afsluitend examen met goed gevolg af te ronden.

– De lichamelijke, zintuiglijke of andere stoornis moet worden gestaafd met verklaringen.

Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

Handeling: Het op verzoek beslissen over verlenging van de prestatiebeurs bij het volgen van een masteropleiding leraar voortgezet onderwijs (eerste graad)

Periode: 2002–

Grondslag: WSF-2000, art. 5.6, lid 6

Product: Beschikkingen

Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

Handeling: Het beslissen over de omzetting van de prestatiebeurs (lening) in een gift bij overstap of stopzetting van studie voor 1 februari

Periode: 1996–

Grondslag: WSF, art. 17e, lid 2a en 3; WSF-2000, artt. 5.10 en 5.11

Product: Beschikkingen

Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

Handeling: Het beslissen over de omzetting van de prestatiebeurs (lening) in een gift na afloop van de eerste twaalf maanden waarin studiefinanciering werd ontvangen

Periode: 1996–

Grondslag: WSF, art. 17f, lid 1 t/m 4, en art. 31d, lid 1 en 2; WSF-2000, art. 5.12, lid 1, en art. 5.13

Product: Beschikkingen

Opmerking: Er moeten in de eerste twaalf maanden voldoende studieprestaties zijn behaald. Is dit niet het geval, dan wordt de prestatiebeurs (niet de aanvullende beurs) van rechtswege omgezet in een lening.

Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

Handeling: Het beslissen over de omzetting van de prestatiebeurs (lening) in een gift na voltooiing van de opleiding

Periode: 1996–

Grondslag: WSF, art. 17e, lid 1 en 2, art. 17g, lid 1 en 1a, art. 17h, lid 1, art. 31e en art. 31f; WSF-2000, artt. 5.7 en 5.8

Product: Beschikkingen

Opmerking: In onder meer art. 5.9 van de WSF-2000 staat dat in bepaalde gevallen (bij bepaalde opleidingen) de afgestudeerde zelf een aanvraag tot omzetting moet indienen.

Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

Handeling: Het op verzoek beslissen over de omzetting alsnog van een in rentedragende lening omgezette prestatiebeurs in een gift

Periode: 1996–

Grondslag: WSF, artt. 17fa en 17fb, art. 31d, lid 3; WSF-2000, art. 5.14

Product: Beschikkingen

Opmerking: De regeling die hieraan ten grondslag ligt, is de zogenoemde ‘herkansingsregeling’. Het gaat over de prestatiebeurs over de eerste twaalf maanden die eerst wegens onvoldoende studieprestaties was omgezet in een lening. Bij voltooiing van de studie binnen de diplomatermijn kan deze omzetting ongedaan worden gemaakt.

Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

Handeling: Het beslissen over de omzetting van een rentedragende lening in een gift bij arbeidsongeschiktheid of ten gevolge van bijzondere omstandigheden

Periode: 1996–

Grondslag: WSF, art. 17e, lid 4; WSF-2000, artt. 5.15 en 5.16

Product: Beschikkingen

Opmerking: – De omzetting vanwege bijzondere omstandigheden is ingevoerd met de WSF-2000.

– Het verzoek tot omzetting kan al betrekking hebben op de eerste twaalf maanden.

Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

Handeling: Het beslissen op een verzoek tot kwijtschelding van aanvullende studiebeurs

Periode: 2003–

Grondslag: BSF-2000, art. 12f, lid 2

Product: Beschikkingen

Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

Handeling: Het wegens langdurige afwezigheid uit het onderwijs omzetten van een beurs in een rentedragende lening

Periode: 1995–

Grondslag: WSF, art. 17d; WSF-2000, art. 4.3

Product: Beschikkingen

Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

Handeling: Het beslissen op een verzoek tot omzetting van een rentedragende lening in een aanvullende beurs in geval van weigerachtige of onvindbare ouders

Periode: 1994–

Grondslag: WSF-2000, art. 3.14

Product: Beschikkingen

Opmerking: De regeling is uitgewerkt in BSF-2000, art. 6 e.v. Overigens bestonden er al veel langer verschillende beleidslijnen betreffende regelingen in geval van weigerachtige ouders.

Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

Handeling: Het toekennen van voorschotten voor de kosten van de onderwijsbijdrage en het verrekenen daarvan met de studiefinanciering

Periode: 1994–

Grondslag: BSF, art. 12; WSF-2000, art. 8.2, lid 1

Product: Beschikkingen

Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

Handeling: Het verrekenen van studiefinanciering met de kinderbijslag indien deze tegelijk zijn uitgekeerd

Periode: 1995–

Grondslag: WSF, art. 150

Product: Beschikkingen

Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

Handeling: Het terugvorderen van het meerinkomen van een studerende die studiefinanciering heeft ontvangen

Periode: 1994–

Grondslag: WSF, art. 26; WSF-2000, art. 3.17

Product: Beschikkingen

Opmerking: Per 1 januari 1995 is de maandsystematiek verlaten en nu wordt uitgegaan van het jaarinkomen. Ook is overgegaan van een korting naar betaling achteraf.

Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

Handeling: Het toekennen van een reisvoorziening in de vorm van geld of een OV-studentenkaart

Periode: 1994–

Grondslag: WSF, art. 32a; WSF-2000, art. 3.7; Regeling studiefinanciering 2000, art. 4.12

Product: Beschikkingen, OV-jaarkaartcontracten met studenten

Opmerking: – Ook een combinatie is mogelijk (WSF-2000).

– Per 1 september 1999 toegekend in de vorm van een voorlopige lening reisvoorziening. Omzetting van de lening prestatiekaart in definitieve lening of gift gebeurt gelijktijdig met de omzetting van de prestatiebeurs.

Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

Handeling: Het kwijtschelden van de lening prestatiekaart

Periode: 2000–

Grondslag: WSF-2000, art. 5.3, lid 3

Product: Beschikkingen

Waardering V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

Handeling: Het beslissen op een verzoek tot toekenning van een reisvoorziening aan studerenden in het buitenland in de vorm van een OV-studentenkaart in plaats van in de vorm van geld of vice versa

Periode: 1994–

Grondslag: WSF, art. 32d, lid 2; WSF-2000, art. 3.25, lid 2; Regeling verzoek studiefinanciering, art. 3a; Regeling studiefinanciering 2000, artt. 2.4 en 2.5

Product: Beschikkingen

Opmerking: Standaard is de toekenning van geld als reisvoorziening. Studenten in het buitenland mogen onbeperkt wisselen tussen geld en OV-kaart. Zo kan er worden gewisseld tussen beide vormen van reisvoorziening wanneer een studerende tijdens de studie een stage in het buitenland volgt.

Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

Handeling: Het beslissen op een verzoek tot omzetting van de OV-studentenkaart van weekend- naar weekkaart en vice versa

Periode: 1994–

Grondslag: WSF, art. 32e, lid 2; WSF-2000, art. 3.26, lid 2; Regeling studiefinanciering 2000, artt. 4.5 en 4.6

Product: Beschikkingen

Opmerking: Voor de omzetting worden kosten in rekening gebracht.

Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

Handeling: Het beslissen op een aanvraag tot verstrekking van een duplicaat van de OV-studentenkaart

Periode: 1994–

Grondslag: WSF, art. 32g, lid 1; WSF-2000, art. 3.28, lid 1; Regeling studiefinanciering 2000, art. 4.11

Product: Beschikkingen

Opmerking: Voor een duplicaatkaart worden kosten in rekening gebracht.

Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

Handeling: Het toekennen van vindersloon voor gevonden OV-studentenkaarten

Periode: 1994–

Bron: Bijv. OV-studentenkaart: vraag en antwoord (2003) (internet)

Product: Beschikkingen

Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

Handeling: Het beslissen over toekenning van een vergoeding aan studerenden die ten onrechte geen OV-studentenkaart hebben ontvangen

Periode: 1994–

Grondslag: WSF, art. 32h, lid 1 en 2; WSF-2000, art. 3.29, lid 1 en 2

Product: Beschikkingen

Opmerking: Het niet beschikken over de kaart kan ook het gevolg zijn van een feitelijke handeling, zoals het onjuist lamineren van de kaart.

Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

Handeling: Het beslissen over oplegging van een te betalen bedrag bij niet-tijdige inlevering van de OV-studentenkaart

Periode: 1994–

Grondslag: WSF, art. 32f, lid 3; WSF-2000, art. 3.27, lid 3

Product: Beschikkingen

Opmerking: – In geval van ontheffing van de inleververplichting kunnen toch administratiekosten in rekening worden gebracht.

– In bepaalde gevallen wordt het te laat inleveren van de OV-studentenkaart niet toegerekend (bijv. opname in psychiatrische inrichting, overlijdensgevallen in de eerste graad). In alle gevallen zijn duidelijke officiële schriftelijke verklaringen vereist.

Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

Handeling: Het verwerken van aangiftes van verlies of diefstal van OV-studentenkaarten

Periode: 1994–

Grondslag: Regeling OV-studentenkaart 1994, art. 10; Regeling OV-studentenkaart 1999, art. 12

Opmerking: Met een afzonderlijk formulier kan aangifte worden gedaan (inzending van een proces-verbaal van aangifte is onvoldoende). Er dient tevens een bedrag te worden voldaan op het postkantoor.

Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

Handeling: Het herzien van beschikkingen betreffende de OV-studentenkaart

Periode: 1994–

Grondslag: WSF, artt. 55 en 56; WSF-2000, art. 7.2, lid 1

Product: Beschikkingen

Opmerking: – Herziening gebeurt op IB-Groep-initiatief of op verzoek van de studerende.

– De herziening kan leiden tot het verrekenen of doen terugbetalen van teveel uitbetaalde bedragen.

Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

Handeling: Het voeren van overleg met de OV-Studentenkaart B.V. over zaken betreffende de OV-studentenkaart

Periode: 1994–1995

Product: Overlegverslagen

Waardering: B (5)

Handeling: Het verstrekken van gegevens aan de OV-Studentenkaart B.V. over rechthebbenden op een OV-studentenkaart

Periode: 1994–1995

Grondslag: Overeenkomst van 11 november 1988 tussen de Staat en het Openbaar Vervoer (Stcrt. 1989, 2), art. 8, lid 1

Waardering: V 2 jaar

Handeling: Het maandelijks aan de Staat en de openbaar vervoerbedrijven verstrekken van gegevens die van belang zijn voor het bepalen van de definitieve afrekening tussen die twee partijen

Periode: 1994–

Grondslag: Overeenkomst van 28 oktober 1993 tussen de Staat en het Openbaar Vervoer (Kamerstukken II, 1993–1994, 23 145, nr. 4), art. 9, lid 2; Overeenkomst van 28 april 1994 tussen de Staat, het Openbaar Vervoer en de Informatie Beheer Groep, art. 2

Product: Rapportages

Waardering: V 2 jaar

Handeling: Het in overleg met de Stuurgroep uitvoering OV-studentenkaart beslissen over niet contractueel geregelde aspecten van de uitvoering van de taken met betrekking tot de OV-studentenkaart

Periode: 1994–

Grondslag: Overeenkomst van 28 april 1994 tussen de Staat, het Openbaar Vervoer en de Informatie Beheer Groep, art. 7, lid 1

Product: Overlegverslagen

Waardering: B (5)

Handeling: Het maken van afspraken met derden over de productie en logistiek van de OV-studentenkaart

Periode: 1994–

Bron: O.a. Intranet IB-Groep

Product: Contracten en overige correspondentie

Opmerking: Onder meer met postkantoren (voor ophalen en inleveren kaart), Enschede/Sdu (producent OV-studentenkaart, halffabrikaat = weekkaart, afhaalbewijs en weekendkaart), Geldnet Services Warehousing (vervoer kaarten van producent naar postkantoren), Cendris Document Presentment (personalisering enz. afhaalberichten), PTT/TPG Post (o.a. bezorging afhaalberichten)

Waardering: V 7 jaar

Handeling: Het verwerken van gegevens en documenten betreffende de OV-studentenkaart die door de logistieke OVS-kaartpartners en betrokkenen aan de IB-Groep worden aangeleverd

Periode: 1994–

Product: Bijv. correspondentie, batch- en scanbestanden, ongebruikte OV-kaarten

Opmerking: – Bijv.: niet-gekozen kaart en scanbestanden afgehaalde kaart idem.

– Ook ingeleverde OV-kaarten vallen hieronder.

Waardering: V 5 jaar

Handeling: Het vaststellen van de omvang van de studieschuld van een debiteur

Periode: 1994–

Grondslag: WSF, art. 34a; WSF-2000, art. 6.9

Product: Beschikkingen

Opmerking: Het betreft overzichten van de omvang van de opgebouwde studieschuld en daarna ook van de aflossingen.

Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

Handeling: Het vaststellen van de termijnbedragen voor terugbetaling van de studieschuld

Periode: 1994–

Grondslag: WSF, art. 41, lid 2, en art. 49, lid 1; WSF-2000, art. 6.9, lid 2, en art. 6.17

Product: Beschikkingen

Opmerking: Het betreft ook wijziging van de termijnbedragen.

Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

Handeling: Het vaststellen van de draagkracht van de debiteur en/of diens partner in het kader van terugbetaling van WSF-studieschuld

Periode: 1994–

Grondslag: WSF, art. 42, lid 1, en art. 45; WSF, art. 46, lid 1; WSF-2000, art. 6.10, lid 1, en art. 6.14

Product: Beschikkingen

Opmerking: Hierbij kan ook een verzoek tot het niet meetellen van de draagkracht van de partner van de debiteur worden betrokken.

Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

Handeling: Het teniet verklaren van het schuldrestant studiefinanciering aan het einde van de aflosfase of bij overlijden van de debiteur

Periode: 1994–

Grondslag: WSF, art. 50; WSF-2000, art. 6.18

Product: Beschikkingen, afhandelingsbrief

Opmerking: In geval van overlijden zorgt de afdeling Centraal Meldpunt Overledenen (CMPO) voor de afhandeling. Overigens moet in bepaalde gevallen toch worden overgaan tot terugvordering van bepaalde te lang doorgelopen betalingen bij de nabestaanden.

Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

Handeling: Het omzetten van een niet meer verrekenbare studiefinancieringsschuld in een rentedragende lening

Periode: 1996–

Grondslag: WSF, art. 58a; WSF-2000, art. 6.19

Product: Beschikkingen

Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

Handeling: Het in het kader van terugbetaling van studieschuld treffen van betalingsregelingen

Periode: 1994–

Grondslag: Regeling studiefinanciering 2000, art. 6.1, lid 6

Product: Beschikkingen, incassomachtigingen, schuldvoorwaardenverklaringen (betreffende renteloze voorschotten)

Opmerking: Het gaat hier om ‘reguliere’ terugbetalingsregelingen, onder meer incassomachtigingen, maar ook om bijzondere inningsacties (bijv. middels telefonische benadering), nog voordat wordt overgegaan naar het invorderingstraject.

Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

Handeling: Het invorderen van niet tijdig voldane bedragen die verschuldigd zijn uit hoofde van enige bepaling betreffende studiefinanciering

Periode: 1994–

Grondslag: WSF, art. 107; WSF-2000, art. 8.3

Product: Aanmaningen, beschikkingen, correspondentie met deurwaarders

Opmerking: – Na aanmaning volgt bij niet-betaling een dwangbevel, waarbij een deurwaarderstraject kan worden ingegaan. Een aspect hiervan is ook de paspoortsignalering (Agentschap BPR van het Ministerie van Binnenlandse Zaken).

– Onder deze handeling kunnen ook schuldsanering en –bemiddeling vallen, alsook invordering bij faillissementen.

Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

Handeling: Het beslissen op een verzoek tot kwijtschelding van schulden ingevolge de regelingen op het gebied van de studiefinanciering

Periode: 1994–

Bron: Leidraad Kwijtscheldingsbeleid

Product: Beschikkingen

Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

Handeling: Het voeren van de financiële administratie betreffende alle aspecten van de studiefinanciering

Periode: 1994–

Product: Declaraties (deurwaarders), bankafschriften e.d.

Opmerking: Deze handeling betreft de feitelijke financiële geldstromen en de registratie daarvan. Ook inzake de OV-studentenkaart.

Waardering: V 7 jaar

Voor en ook nog tijdens de looptijd van de WSF was er nog sprake van de uitloop van een aantal oude regelingen betreffende toekenning van studietoelagen, voor de inning waarvan de IB-Groep verantwoordelijk was. Het betreft met name renteloze voorschotten, promotietoelagen (uitloop tot medio 1996) en door studenten getekende promessen voor betaling van collegegeld.

De dossiers van de inning en invordering van de ‘pre-WSF-zaken’ worden ook wel ‘STB-dossiers’ genoemd, naar het Systeem Terug Betalingen, dat voor deze categorieën werd gebruikt. Het bestand STB-dossiers neemt jaarlijks af. In de geautomatiseerde systemen werden eind 1991 de toen 160.000 debiteuren geconverteerd van STB naar ILS (systeem Inning Langlopende Schulden). De STB-dossiers worden binnen de IB-Groep blijvend gezien als aparte categorie, los van de WSF-dossiers.

Handeling: Het innen van schulden ontstaan uit toekenning van gelden op basis van ‘oude’ (pre-WSF) regelingen

Periode: 1994–

Grondslag: Managementcontracten, Algemeen Protocol, prestatiecontracten

Product: ‘STB-dossiers’

Opmerking: Te denken valt aan renteloze voorschotten, promotietoelagen en door studenten getekende promessen voor betaling van collegegeld.

Waardering: V 2 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

Handeling: Het herzien van beschikkingen betreffende de toekenning van studiefinanciering en terugbetaling van studieschuld

Periode: 1994–

Grondslag: WSF, artt. 55 en 56; WSF-2000, art. 7.1, lid 1

Product: Beschikkingen

Opmerking: – Herziening gebeurt op IB-Groep-initiatief of op verzoek van de studerende.

– De herziening kan leiden tot het verrekenen of doen terugbetalen van teveel uitbetaalde bedragen.

Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

Handeling: Het verstrekken van ten behoeve van de studiefinanciering geregistreerde gegevens aan (vertegenwoordigers van) geregistreerden en de onderwijsminister

Periode: 1994–

Product: O.a. verzoeken om gegevensverstrekking

Waardering: V 5 jaar

Opmerking: Volledig onder het regime van de WPR, nu WBP.

Handeling: Het verstrekken van ten behoeve van de studiefinanciering geregistreerde gegevens aan derden

Periode: 1994–

Grondslag: WSF, art. 130a; BSF, art. 16i; WSF-2000, art. 11.4; BSF-2000, art. 28

Product: O.a. verzoeken om gegevensverstrekking

Opmerking: Het betreft bijv. ziektekostenverzekeraars, gemeentelijke sociale diensten, het CBS.

Waardering: V 5 jaar

Handeling: Het verwerken van door geregistreerden, onderwijsinstellingen en andere publiekrechtelijke instanties toegezonden gegevens die nodig zijn in het kader van uitvoering van de studiefinanciering

Periode: 1994–

Grondslag: O.a. WSF, artt. 122a, 122b en 123; WHW, artt. 7.9a, 7.9b en 7.9d; WSF-2000, artt. 9.5 en 9.6

Opmerking: – Het betreft registratie in het studiefinancieringssysteem van onder meer gegevens van onderwijsinstellingen betreffende de studievoortgang en afsluiting van de studie (geregistreerd in het CRI-HO, van daaruit geleverd aan het WSF-systeem), langdurige afwezigheid van leerlingen, de aangeboden opleidingstrajecten e.d.

– De handeling behelst alle papieren en digitale bescheiden die ter uitvoering van deze handeling zijn ontvangen (brondocumenten), alsook de vastlegging ervan in systemen.

Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

Handeling: Het opleggen van administratieve sancties aan onderwijsinstellingen die niet hebben voldaan aan de plicht tot levering van gegevens

Periode: 1994–

Grondslag: O.a. WSF, art. 123a t/m 123c; WSF-2000, artt. 9.7 t/m 9.9

Product: Beschikkingen

Opmerking: Het betreft bijvoorbeeld een vordering ter grootte van een bepaald percentage van de aan de studenten van de instelling toegekende studiefinanciering.

Waardering: V 5 jaar

Handeling: Het uitvoeren van een proefproject betreffende het gebruik van een studenten-chipcard

Periode: 1994–1996

Grondslag: Regeling proefproject studenten-chipcard 1995–1996

Product: Uitvoeringsdocumenten

Opmerking: Het vaststellen van de onderhavige beleidsregel en de evaluatie van het proefproject vallen onder handeling 4: het vaststellen van het beleid betreffende de uitvoering van de wet- en regelgeving op het werkterrein van de IB-Groep.

Waardering: V 5 jaar

Handeling: Het beslissen over toepassing van de hardheidsclausule in zaken betreffende de studiefinanciering (inclusief OV-studentenkaart)

Periode: 1994–

Grondslag: WSF, art. 131; Richtlijn toepassing hardheidsclausule op toekenning OV-Studentenkaart van 12 juli 1990, Uitleg OenW-Regelingen, nr. 1990-18c; WSF-2000, art. 11.5

Product: Beschikkingen, regelingen van de hoofddirecteur van de IB-Groep

Opmerking: Bijv. in geval van vaststelling van toetsingsinkomen van Olympische prijswinnaars (Uitleg OCenW-Regelingen, nr. 2000-21), de aanwijzing van Arubaanse of Nederlands-Antilliaanse opleidingen (Uitleg OCenW-regelingen, nr. 2003-10/11) of de toewijzing van een aanvullende voorziening OV-studentenkaart (Uitleg OCenW-regelingen, nr. 2000-11). Het kan hierbij ook gaan om gevallen waarbij een ouder vermoedelijk overleden of onvindbaar is.

Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

Handeling: Het innen van door de minister gegarandeerde rentedragende leningen, afgesloten bij derden

Periode: 1994–

Bron: Rijksbegrotingen, managementcontracten

Product: Beschikkingen

Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

Handeling: Het toekennen van een tegemoetkoming in de kosten voor het college- of lesgeld aan studerenden uit EG/EU/EER-landen die onderwijs volgen aan een Nederlandse onderwijsinstelling

Periode: 1994–

Grondslag: Beleidsregels internationale aspecten WSF, 1e fase, van 16 juni 1993, Stcrt. 1993, 121; Beleidsregel Vergoeding les- en collegegelden aan studerenden uit de Europese Unie in Nederland

Product: Beschikkingen

Opmerking: Voor Nederlandse studenten die in een EER-staat volledig hoger onderwijs willen volgen, is anno 2003 nog geen ‘meeneemregeling’ tot stand gebracht. Op grond van de VISIE-beursregeling kan een student echter wel bij het Nuffic een aanvraag voor een beurs indienen (cf. Uitleg OCenW-regelingen, nr. 2002-31).

Waardering: V 5 jaar

Handeling: Het controleren van de rechtmatigheid van beschikkingen op het terrein van de studiefinanciering

Periode: 1994–

Grondslag: Managementcontracten, Algemeen Protocol, prestatiecontracten

Product: Rapporten, lijsten

Waardering: V 5 jaar

Het Besluit verzelfstandiging Informatiseringsbank machtigt de IB-Groep om ook voor derden werkzaamheden uit te voeren, mits aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan.

Een van de activiteiten die de IB-Groep in het kader van ‘werk voor derden’ heeft ondernomen, is het innen van vorderingen voor derden. In de loop van de tijd zijn hiervan de volgende voorbeelden te noemen:

Handeling: Het innen van vorderingen voor derden

Periode: 1994–

Bron: Jaarverslagen IB-Groep, prestatiecontracten

Product: Vorderingen

Opmerking: Bijv. op grond van Regeling Surinaamse Studerenden, leningen uit afstudeerfondsen of OVSK-leningen.

Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

6. Tegemoetkoming studiekosten

6.1. Belangrijkste ontwikkelingen sinds 1994

Sinds de Informatiseringsbank in 1994 zelfstandig bestuursorgaan is geworden, hebben de ontwikkelingen op het gebied van de tegemoetkoming in de studiekosten niet stilgestaan. Hieronder worden de belangrijkste punten genoemd.

Op het gebied van de wet- en regelgeving is wellicht het meest in het oog springend de verwijdering van de hoofdstukken III en IV uit de WSF (Stb. 1986, 252) en plaatsing van die hoofdstukken in de Wet tegemoetkoming studiekosten (WTS – Stb. 1995, 676), een nieuwe wet, die de al bestaande scheiding tussen de studiefinanciering en de tegemoetkoming in de studiekosten ook op wetgevingsniveau tot uitdrukking bracht.4De WTS is bedoeld om tegemoet te komen in de schoolkosten die moeten worden gemaakt. De WSF is als inkomensvoorziening niet alleen bedoeld als bijdrage in de kosten van studie, maar ook in de kosten van levensonderhoud.,5In dit BSD worden de verschillende vormen van tegemoetkoming in de studiekosten verder niet uitgesplitst. Dit kan later op ordeningsplanniveau wel gebeuren. Het gaat om afhandeling van oude regelingen als TS 17–, TS 21+ (cf. Stb. 1995, 676), overbruggingstegemoetkomingen en verder WTS/WTOS-regelingen, zoals tegemoetkoming scholieren, tegemoetkoming VO18+, tegemoetkoming deeltijders en tegemoetkoming leraren.Hierbij zij opgemerkt dat de bovengenoemde hoofdstukken als onderdeel van de WSF niet van kracht zijn geweest; pas in het kader van de WTS was dat het geval. Tot de inwerkingtreding van de WTS was de toekenning van tegemoetkoming in de studiekosten gebaseerd op het Besluit studietoelagen WVO.

Nieuwe regelgeving betreffende de tegemoetkoming studiekosten liet slechts een half decennium op zich wachten: de Wet tegemoetkoming onderwijsbijdrage en schoolkosten (WTOS – Stb. 2001, 225) en het Besluit tegemoetkoming onderwijsbijdrage en schoolkosten (BTOS – Stb. 2001, 341). De WTOS, die op 1 augustus 2001 in werking trad, vloeide voort uit het regeerakkoord 1998 en de beleidsnota ‘Meer voor meer’. Middels een financiële impuls moest de toegankelijkheid van het onderwijs worden veiliggesteld voor de lagere en middeninkomens. Onder meer studenten aan lerarenopleidingen in andere dan zgn. ‘tekortvakken’ konden en kunnen op grond van deze wet een tegemoetkoming krijgen (fust. 5, WTOS).

De tegemoetkoming studiekosten (m.i.v. 1 augustus 2001 tegemoetkoming schoolkosten), is achtereenvolgens geregeld in:

De wetswijziging Student op eigen benen had vanaf 1995 gevolgen voor de taakvelden studiefinanciering en tegemoetkoming studiekosten. Vanaf augustus 1995 traden gefaseerd de bepalingen betreffende de aanwezigheidscontrole in het voortgezet onderwijs en het voorbereidend beroepsonderwijs, de verhoging van de norm voor de studievoortgang in het hoger onderwijs en de berekening van de aanvullende beurs in werking.

Als overige bepalingen die voor de tegemoetkoming studiekosten relevant zijn, kunnen de volgende worden genoemd:

Schulden en rentedragende leningen op grond van WTS, hoofdstuk III, en WTOS, hoofdstuk 4, worden overgedragen naar de WSF en onder het regime van de WSF geïnd.

6.2. Belangrijkste nieuwe wet- en regelgeving

6.3. Handelingen en waarderingen tegemoetkoming studiekosten

Handeling: Het toekennen van tegemoetkomingen in de studiekosten

Periode: 1994–

Grondslag: Besluit WVO, art. 7; WTS, artt. 17 en 18, art. 37, lid 1, art. 53, lid 1; WTOS, artt. 3.8, 4.8, 5.5, 5.11 en 10.8

Product: Beschikkingen

Opmerking: – De tegemoetkoming moet worden aangevraagd. Tegelijk met de aanvraag kan een verzoek worden gedaan tot hantering van een ander peiljaar in verband met een terugval in inkomsten (cf. art. 13, WTS).