Vaststellingsbesluit selectielijst neerslag handelingen IB-Groep vanaf 1994

– Het betreft ook nog tegemoetkomingen op grond van ‘oude regelingen’, zoals het Besluit studietoelagen WVO en de Regeling TS 21+ .

Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

Handeling: Het beslissen op een verzoek om tussen een eerste en tweede studie een tegemoetkoming in de studiekosten te mogen blijven ontvangen

Periode: 1996–

Grondslag: WTS, art. 23, lid 3; WTOS, art. 2.19, lid 3

Product: Beschikkingen

Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

Handeling: Het beslissen op een verzoek tot stopzetting van de tegemoetkoming in de studiekosten wegens ziekte

Periode: 1996–

Grondslag: WTS, art. 23, lid 4; WTOS, art. 2.20

Product: Beschikkingen

Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

Handeling: Het beslissen op een verzoek tot toekenning van een extra deel tegemoetkoming in de studiekosten in de vorm van een rentedragende lening in geval van weigerachtige ouders

Periode: 1996–

Grondslag: WTS, art. 34; WTOS, art. 4.11

Product: Beschikkingen

Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

Handeling: Het wegens langdurige afwezigheid uit het onderwijs omzetten van de tegemoetkoming in de studiekosten in een rentedragende lening

Periode: 1995–

Grondslag: WTS, art. 35; WTOS, art. 4.12, lid 1

Product: Beschikkingen

Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

Handeling: Het toekennen van voorschotten voor de kosten van de onderwijsbijdrage en het verrekenen daarvan met de tegemoetkoming in de studiekosten

Periode: 1996–

Grondslag: WTS, art. 33; Les- en cursusgeldwet, art. 20; WTOS, art. 4.7

Product: Beschikkingen

Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

Handeling: Het verrekenen van de tegemoetkoming in de studiekosten met de kinderbijslag indien deze tegelijk zijn uitgekeerd

Periode: 1997–

Grondslag: WTS, art. 63, lid 1

Product: Beschikkingen

Opmerking: Dit betreft m.n. de 18+-regeling (fust. III WTS), die een steeds kleinere groep bestrijkt. (In de WTOS is hierover geen bepaling meer opgenomen.)

Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

Handeling: Het vaststellen van de omvang van de schuld van een debiteur ontstaan op grond van een van de regelingen betreffende tegemoetkoming studiekosten

Periode: 1994–

Grondslag: Besluit W.V.O., artt. 29 en 30; WTS, art. 43; WTOS, art. 6.3

Product: Beschikkingen

Opmerking: – Het betreft overzichten van de omvang van de opgebouwde studieschuld en daarna ook van de aflossingen.

– De schulden betreffen in lening omgezette tegemoetkomingen.

Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

Handeling: Het vaststellen van de termijnbedragen voor terugbetaling van schulden ontstaan op grond van regelingen betreffende tegemoetkoming studiekosten

Periode: 1996–

Grondslag: WTS, art. 43; WTOS, art. 6.3

Product: Beschikkingen

Opmerking: Het betreft ook wijziging van de termijnbedragen.

Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

Handeling: Het vaststellen van de draagkracht van de debiteur en/of diens partner in het kader van terugbetaling van schulden ontstaan op grond van regelingen betreffende tegemoetkoming studiekosten

Periode: 1996–

Grondslag: WTS, art. 43; WTOS, art. 6.3

Product: Beschikkingen

Opmerking: Hierbij kan ook een verzoek tot het niet meetellen van de draagkracht van de partner van de debiteur worden betrokken.

Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

Handeling: Het teniet verklaren van het schuldrestant tegemoetkoming studiekosten aan het einde van de aflosfase of bij overlijden van de debiteur

Periode: 1996–

Grondslag: WTS, art. 43; WTOS, art. 6.3

Product: Beschikkingen

Opmerking: In geval van overlijden zorgt de afdeling Centraal Meldpunt Overledenen (CMPO) voor de afhandeling.

Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

Handeling: Het omzetten van een niet meer verrekenbare schuld tegemoetkoming studiekosten in een rentedragende lening

Periode: 1996–

Grondslag: WTS, art. 42; WTOS, art. 6.2, lid 1

Product: Beschikkingen

Opmerking: In geval van voortzetting van de studie kan het schuldrestant worden omgezet in verrekenbare WSF-schuld.

Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

Handeling: Het in het kader van terugbetaling van studieschuld (tegemoetkoming studiekosten) treffen van betalingsregelingen

Periode: 1994–

Grondslag: Regeling studiefinanciering 2000, art. 6.1, lid 6

Product: Beschikkingen

Opmerking: Het gaat hier onder meer om incassomachtigingen, maar ook om bijzondere inningsacties (bijv. middels telefonische benadering), nog voordat wordt overgegaan naar het invorderingstraject.

Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

Handeling: Het invorderen van niet tijdig voldane bedragen die verschuldigd zijn uit hoofde van enige bepaling betreffende de tegemoetkoming in studiekosten

Periode: 1994–

Grondslag: Besluit studietoelagen W.V.O., art. 30; WTS, art. 64; WTOS, art. 8.2

Product: Aanmaningen, beschikkingen, correspondentie met deurwaarders

Opmerking: – Na aanmaning volgt bij niet-betaling een dwangbevel, waarbij een deurwaarderstraject kan worden ingegaan.

– Onder deze handeling kunnen ook schuldsanering en -bemiddeling vallen, alsook invordering bij faillissementen.

Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

Handeling: Het voeren van de financiële administratie betreffende alle aspecten van de tegemoetkoming in de studiekosten

Periode: 1994–

Product: Declaraties (deurwaarders), bankafschriften e.d.

Opmerking: Deze handeling betreft de feitelijke financiële geldstromen en de registratie daarvan.

Waardering: V 7 jaar

Handeling: Het herzien van beschikkingen betreffende de toekenning van tegemoetkoming studiekosten en terugbetaling van studieschuld

Periode: 1996–

Grondslag: WTS, art. 59; WTOS, art. 7.1, lid 1

Product: Beschikkingen

Opmerking: – Herziening gebeurt op IB-Groep initiatief of op verzoek van de studerende.

– De herziening kan leiden tot het verrekenen of doen terugbetalen van teveel uitbetaalde bedragen.

Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

Handeling: Het verstrekken van ten behoeve van de tegemoetkoming studiekosten geregistreerde gegevens aan (vertegenwoordigers van) geregistreerden en de onderwijsminister

Periode: 1994–

Product: O.a. verzoeken om gegevensverstrekking

Waardering: V 5 jaar

Opmerking: Volledig onder het regime van de WPR, nu WBP.

Handeling: Het verstrekken van ten behoeve van de tegemoetkoming in de studiekosten geregistreerde gegevens aan derden

Periode: 1994–

Product: O.a. verzoeken om gegevensverstrekking

Waardering: V 5 jaar

Opmerking: Volledig onder het regime van de WPR, nu WBP.

Handeling: Het verwerken van door geregistreerden, onderwijsinstellingen en andere publiekrechtelijke instanties toegezonden gegevens die nodig zijn in het kader van de uitvoering van de regelgeving betreffende tegemoetkoming in de studiekosten

Periode: 1994–

Grondslag: Besluit studietoelagen W.V.O., art. 30; WTS, artt. 69 en 70; WTOS, artt. 9.2, 9.4 en 9.5

Opmerking: – Het betreft registratie in het WTS-systeem van onder meer gegevens van onderwijsinstellingen betreffende het aantal klokuren van de opleiding of meldingen van langdurige afwezigheid van leerlingen.

– De handeling behelst alle papieren en digitale bescheiden die ter uitvoering van deze handeling zijn ontvangen (brondocumenten), alsook de vastlegging ervan in systemen.

Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

Handeling: Het opleggen van administratieve sancties aan onderwijsinstellingen die niet hebben voldaan aan de plicht tot levering van gegevens

Periode: 1996–

Grondslag: WTS, art. 71; WTOS, artt. 9.7 en 9.8

Product: Beschikkingen

Opmerking: Het betreft bijvoorbeeld een vordering ter grootte van een bepaald percentage van de aan de studenten van de instelling toegekende tegemoetkomingen in de studiekosten.

Waardering: V 5 jaar

Handeling: Het beslissen over toepassing van de hardheidsclausule in zaken betreffende de tegemoetkoming in de studiekosten

Periode: 1994–

Grondslag: Besluit studietoelagen W.V.O., art. 32; WTS, art. 77; WTOS, art. 11.4

Product: Beschikkingen, regelingen van de hoofddirecteur van de IB-Groep

Opmerking: Het kan hierbij ook gaan om gevallen waarbij een ouder vermoedelijk overleden of onvindbaar is.

Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

Handeling: Het controleren van de rechtmatigheid van beschikkingen op het terrein van de tegemoetkoming in de studiekosten

Periode: 1994–

Grondslag: Managementcontracten, Algemeen Protocol, prestatiecontracten

Product: Rapporten, lijsten

Waardering: V 5 jaar

7. Inning lesgeld

7.1. Belangrijkste ontwikkelingen sinds 1994

Wetgeving

Op het gebied van de inning van lesgeld kwam er in 2000 nieuwe regelgeving tot stand: het Uitvoeringsbesluit Les- en cursusgeldwet 2000 (ULCW-2000). Dit besluit verving de oude ULCW (Stb. 1988, 268), en wel per 1 augustus 2000. De Les- en cursusgeldwet (1987, 343) werd niet vervangen.

In 1997 werd het mogelijk gemaakt om het lesgeld in termijnen te betalen (Stb. 1997, 210);

Omschrijving

In het kader van het voorliggende selectiedocument is het van belang goed te onderscheiden tussen lesgeld en cursusgeld:

Cursusgeld wordt voldaan aan het voor de desbetreffende cursus bevoegd gezag. Ook in- en uitschrijving loopt via het bevoegd gezag. De IB-Groep blijft hierbuiten. In dit document wordt derhalve alleen de inning van lesgeld uitgewerkt. Alleen in het kader van ‘werk voor derden’ heeft de IB-Groep zich ook bemoeid met inning van cursusgeld.

Procedure

Leerlingen die voor de aanvang van het desbetreffende cursusjaar de leeftijd van 16 jaar hebben bereikt, en uit openbare kas bekostigd onderwijs volgen, zijn verplicht om lesgeld te betalen aan de minister. Het bevoegd gezag van de school schrijft de leerling voor het cursusjaar in; de leerling ontvangt een bewijs van inschrijving. De leerling vult bij zijn/haar inschrijving ook een door de IB-Groep verstrekte onderwijskaart in. Deze behelst een ondertekende schriftelijke bereidverklaring tot het betalen van lesgeld van de lesgeldplichtige (de wettelijke vertegenwoordiger of de leerling zelf indien deze 18 jaar of ouder is)., waarbij kan worden aangegeven hoe zal worden betaald: ofwel via toegezonden acceptgiro, ofwel middels automatische incasso. De onderwijsinstelling stuurt de kaart door naar de IB-Groep.

Indien een leerling onderwijs volgt zonder dat hij zich heeft ingeschreven, dan is hij aan de minister schadevergoeding verschuldigd.

De IB-groep kan beslissen op een verzoek tot kwijtschelding, retributie, vermindering of buiteninvorderingstelling van lesgeld. Het doel van laatstgenoemd verzoek is het tegemoetkomen van lesgeldplichtigen die vanwege hun nationaliteit niet terug kunnen vallen op studiefinanciering of een tegemoetkoming. In 2003 werd hiertoe een IB-Groep besluit in de Staatscourant gepubliceerd; dit besluit formaliseerde het sinds 1993 bestaande beleid.

Ter controle in het kader van lesgeldinning worden zogenoemde ‘tellijsten ingeschreven leerlingen’ naar de scholen gestuurd.

7.2. Belangrijkste nieuwe wet- en regelgeving

7.3. Handelingen en waarderingen inning lesgeld

Opmerking vooraf:

In geen van de Pivot-rapporten zijn handelingen met betrekking tot de feitelijke inning van les- en cursusgeld opgenomen.

Handeling: Het verstrekken van onderwijskaarten

Periode: 1994–

Grondslag: Uitvoeringsbesluit Les- en cursusgeldwet, art. 2, lid 3; Regeling houdende uitwerking van het Uitvoeringsbesluit Les- en cursusgeldwet 2000 (Regeling Les- en cursusgeldwet, 20 juli 2000), art. 2, lid 3

Opmerking: Deze kaarten worden aan lesgeldplichtigen en dagscholen verstrekt. (Het betreft dus niet de door de betrokkenen ingeleverde onderwijskaarten.)

Waardering: V 5 jaar

Handeling: Het verstrekken van bewijzen van uitschrijving

Periode: 1994–

Grondslag: Uitvoeringsbesluit Les- en cursusgeldwet, art. 8, lid 3; Regeling houdende uitwerking van het Uitvoeringsbesluit Les- en cursusgeldwet 2000 (Regeling Les- en cursusgeldwet, 20 juli 2000), art. 3, lid 3

Opmerking: Deze kaarten (BUSsen) worden aan dagscholen verstrekt. (Het betreft alleen de verstrekking, niet de verwerking van de bewijzen van uitschrijving.)

Waardering: V 5 jaar

Handeling: Het registreren van de gegevens van lesgeldplichtige leerlingen

Periode: 1994–

Grondslag: Uitvoeringsbesluit Les- en cursusgeldwet, art. 10; Uitvoeringsbesluit Les- en cursusgeldwet 2000, art. 8

Product: Brondocumenten, registratie in LCW-systeem

Opmerking: – Het betreft de verwerking, in het LCW-systeem, van de brondocumenten, onder meer: bewijzen van in- en uitschrijving (standaard-onderwijskaarten, BUSsen), adreswijzigingen, overzichten met gegevens van leerlingen die 16 jaar zijn geworden, enz.

– Sinds 2002 is gewerkt aan invoering van BUS-verzamellijsten van geslaagde eindexamenkandidaten.

Waardering: V 7 jaar

Handeling: Het vaststellen van de hoogte en wijze van inning van lesgeld

Periode: 1994–

Grondslag: Les- en cursusgeldwet, artt. 3 en 6; Uitvoeringsbesluit Les- en cursusgeldwet, art. 3; Uitvoeringsbesluit Les- en cursusgeldwet 2000, art. 4

Product: Beschikkingen, correspondentie

Opmerking: Deze handeling betreft de onderlinge correspondentie tussen IB-Groep en klant betreffende de hoogte en wijze van betaling van het regulier verschuldigde les- of cursusgeld.

Waardering: V 2 jaar

Handeling: Het beslissen op een verzoek tot vrijstelling van de betaling van lesgeld

Periode: 1994–

Grondslag: Uitvoeringsbesluit Les- en cursusgeldwet, art. 4; Uitvoeringsbesluit Les- en cursusgeldwet 2000, art. 6; Beleidsregel lesgeld: Teruggave lesgeld bij overstap bbl naar bol (1999–2000); Regeling houdende uitwerking van het Uitvoeringsbesluit Les- en cursusgeldwet 2000 (Regeling Les- en cursusgeldwet, 20 juli 2000), art. 5

Product: Beschikkingen

Opmerking: Het kan hierbij gaan om vrijstelling van lesgeld voor gedetineerde leerlingen in het kader van een justitieel behandelplan.

Waardering: V 2 jaar

Handeling: Het beslissen op een verzoek tot terugbetaling van lesgeld

Periode: 1994–

Grondslag: Uitvoeringsbesluit Les- en cursusgeldwet, artt. 5a en 5b; Uitvoeringsbesluit Les- en cursusgeldwet 2000, art. 7; Beleidsregel lesgeld: Teruggave lesgeld bij uitschrijving na behalen van diploma (1999–2000)

Product: Beschikkingen

Opmerking: Een terugbetalingsverzoek kan worden gedaan bij bijvoorbeeld het behalen van een diploma halverwege het cursusjaar, bij overstap naar een andere onderwijssoort of bij overlijden of een ernstige ziekte.

Waardering: V 2 jaar

Handeling: Het beslissen op een verzoek tot vermindering van lesgeld

Periode: 2000–

Grondslag: Uitvoeringsbesluit Les- en cursusgeldwet 2000, art. 5

Product: Beschikkingen

Waardering: V 2 jaar

Handeling: Het beslissen op een verzoek tot buiteninvorderingstelling van lesgeld

Periode: 1994–

Grondslag: Beleidsregel buiteninvorderingstelling lesgeld asielzoekers en bepaalde categorieën vreemdelingen

Product: Beschikkingen

Opmerking: Het betreft een in 2003 geformaliseerde regeling van een sinds 1993 bestaande praktijk. De beleidsregel is een toepassing voor bepaalde categorieën van de hardheidsclausule (LCW, art. 9b).

Waardering: V 2 jaar

Handeling: Het opleggen van een schadevergoeding voor het volgen van onderwijs zonder les- of cursusgeld te hebben betaald

Periode: 1996–

Grondslag: Les- en cursusgeldwet, art. 9

Product: Beschikkingen

Waardering: V 2 jaar

Handeling: Het invorderen van lesgeld

Periode: 1994–

Grondslag: Les- en cursusgeldwet, art. 9a

Product: Aanmaningen, beschikkingen, correspondentie met deurwaarders

Opmerking: Na aanmaning volgt bij niet-betaling een dwangbevel, waarbij een deurwaarderstraject kan worden ingegaan.

Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

Handeling: Het voeren van de financiële administratie betreffende de inning van lesgeld

Periode: 1994–

Grondslag: Les- en cursusgeldwet, artt. 3 en 6; Uitvoeringsbesluit Les- en cursusgeldwet, art. 3; Uitvoeringsbesluit Les- en cursusgeldwet 2000, art. 4

Product: Declaraties (deurwaarders), bankafschriften e.d.

Opmerking: Deze handeling betreft de feitelijke financiële geldstromen en de registratie daarvan.

Waardering: V 7 jaar

Handeling: Het uitvoeren van gegevenscontroles in het kader van de inning van lesgeld

Periode: 2001–

Product: O.a. tellijsten ingeschreven leerlingen, IVO-lijsten (betreft: inschrijvingen aan instellingen voor deeltijdonderwijs die zelf het lesgeld innen)

Waardering: V 5 jaar

Handeling: Het beslissen over toepassing van de hardheidsclausule in het kader van de inning van lesgeld

Periode: 2001–

Grondslag: Les- en cursusgeldwet, art. 9b

Product: Beschikkingen

Waardering: V 5 jaar

7.4. Werk voor derden: inning collegegelden

Het Besluit verzelfstandiging Informatiseringsbank machtigt de IB-Groep om ook voor derden werkzaamheden uit te voeren, mits aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan.

Een van de activiteiten die de IB-Groep in het kader van ‘werk voor derden’ heeft ondernomen, is het innen van collegegelden voor derden.

Handeling: Het innen van collegegelden voor bepaalde derden

Periode: 1996–

Bron: Jaarverslag IB-Groep 1996

Waardering: V 2 jaar

8. Aanmelding, selectie en plaatsing

8.1. Belangrijkste ontwikkelingen sinds 1994

Op grond van de Machtigingswet inschrijving studenten (Stb. 1972, 355) kon de Minister van Onderwijs de inschrijving voor bepaalde opleidingen beperken. Een gevolg was een overschot aan inschrijvingen. Om deze personen zo goed mogelijk te plaatsen werden er per wetenschapsgebied plaatsingscommissies ingesteld. De plaatsingscommissies verstrekten plaatsingsbewijzen aan degenen die zich voor wetenschappelijk onderwijs hebben aangemeld.

De CCAP coördineerde de werkzaamheden van de plaatsingscommissies. Het organiseerde de aanmeldingsprocedures van aanstaande studenten in het wetenschappelijk onderwijs. Ook adviseerde de CCAP de Minister van Onderwijs inzake het wetenschappelijk onderwijs.

Het CBAP verrichtte de uitvoerende werkzaamheden van de CCAP. Zo bereidde het CBAP de werkzaamheden administratief en organisatorisch voor, verzond het de plaatsingsbewijzen en gaf het inlichtingen.

De Commissie bezwaarschriften CCAP en plaatsingscommissies besliste inzake het beroep van een aanstaande student tegen de CCAP en de plaatsingscommissies.

Op 31 augustus 1993 werd de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek (WHW) van kracht. Met het vervallen van de Machtigingswet inschrijving studenten bij de invoering van WHW werd het CCAP opgeheven. Dit gold ook voor de plaatsingscommissies en Commissie van beroep aanmelding en plaatsing. De taken werden vanaf dat moment uitgevoerd door de Informatie Beheer Groep. (De in PIVOT-rapport nummer 55 genoemde handelingen van de CCAP, CBAP en de Commissie bezwaarschriften CCAP en de plaatsingscommissies zijn derhalve komen te vervallen en zijn vervangen door IB-Groep handelingen.)

Tegelijkertijd met de WHW trad de Regeling aanmelding en loting hoger onderwijs (RAL) inwerking. Op 3 april 1999 werd de WHW zodanig aangepast (Stb. 1999, 170) dat een ingrijpende wijziging van de RAL noodzakelijk was. Een en ander bracht met zich mee dat de RAL werd ingetrokken en vervangen werd door een nieuwe regeling: de Regeling aanmelding en selectie hoger onderwijs (RAS).

Het grootste verschil tussen de RAL en de nieuwe regeling bestond eruit dat werd voorzien in een systeem van decentrale selectie, ter keuze van en uitgevoerd door instellingen die voor een of meer opleidingen een toelatingsbeperking kenden. Bij elke opleiding waar decentrale selectie werd toegepast, zou ten minste de helft van het aantal opleidingsplaatsen worden toegewezen via gewogen loting. Decentrale selectie zou blijkens de inwerkingtredingbepaling van de wet van 3 april 1999 voor het eerst mogelijk zijn voor het studiejaar 2000–2001.

Enkele andere wijzigingen in het kader van de plaatsing van studenten hadden betrekking op de lotingsystematiek De discussie daaromtrent leidde in 1997 tot het instellen van de Commissie Toelating numerus-fixusopleidingen, onder leiding van prof.dr. P.J.D. Drenth.

Naar aanleiding van het rapport van de Commissie-Drenth werd met ingang van het studiejaar 1999–2000 doorgevoerd dat eindexamenkandidaten met een gemiddeld eindexamencijfer van 8 direct moesten worden geplaatst. Een andere wijziging betrof de beperking van landelijke loting tot universitaire opleidingen. Ook de beperking op grond van artikel 7.57f van de WHW van het aantal malen dat gegadigden aan de selectie voor de fixusopleiding van hun keuze konden deelnemen, leidde tot enige wijzigingen ten opzichte van de RAL.

In 2002 werd een aantal onderwijswetten gewijzigd in verband met de invoering van de bachelor/master-structuur (BAMA) in het hoger onderwijs. De invoering van de BAMA heeft geen directe gevolgen voor de handelingen, maar wel voor de procedures aanmelding, selectie en plaatsing.

Voor de opleidingen aan bekostigde Nederlandse instellingen in het hoger onderwijs met een eigen propedeutische fase, geldt een centrale aanmelding. Dit betekent dat een student die voor de eerste maal de propedeutische fase van een opleiding aan een instelling wil volgen, zich moet aanmelden bij de IB-Groep. Het Centraal Bureau Aanmelding en Plaatsing (CBAP) van de IB-Groep voert de procedures uit zoals vastgesteld in de WHW (artikel 7.37).

De bij de IB-Groep geregistreerde aanmeldingsgegevens in het systeem Registratie Aanmelding Selectie en Plaatsing (RASP) worden in de vorm van diverse reguliere leveringen teruggekoppeld aan de instellingen voor hoger onderwijs, het Ministerie van OCW en het CBS.

Anno 2003 kunnen instellingen overzichten met gegevens ontvangen op diskette of downloaden vanaf de beveiligde internetsite. Daarnaast is het mogelijk om op aanvraag specifieke selecties voor derden samen te stellen. Hierbij valt te denken aan ad-hoc verzoeken van instellingen en onderzoeksinstituten en verzoeken van de pers.

HO-instellingen kunnen via het internet gegevens uitwisselen met de IB-Groep. Het gaat dan bijvoorbeeld om aanmeldingsgegevens en bewijzen van toelating.

Loting is de laatste stap in het proces van aanmelding en plaatsing voor studies met een numerus fixus. Bij de opleidingen met een beperking in het aantal toe te laten studenten (numerus-fixusopleidingen) zijn drie soorten beperkingen te onderscheiden:

De IB-Groep stelt vast of de aanstaande studenten voldoen aan de voorwaarden voor deelname aan de loting. Aangezien er sprake is van een gewogen loting, moet de IB-Groep van de studenten die voldoen aan de voorwaarden van deelname aan de loting, eerst in het bezit zijn van de uitslagen van de eindexamens om te kunnen bepalen wie er in- of uitloten. De eerste berichten van in- of uitloting worden dan in de tweede helft van juli verzonden.

Een aanstaande student ontvangt een op naam gesteld Bewijs van toelating wanneer hij is ingeloot en voldoet aan de inschrijvingsvoorwaarden. Met het Bewijs van toelating kan de student zich inschrijven bij de opleiding en instelling waarvoor hij is geplaatst. De aanstaande student kan zijn Bewijs van toelating ruilen als hij is ingeloot voor de opleiding, maar naar een andere instelling wil dan de instelling waarvoor hij is geplaatst. Als ruilen mogelijk is, ontvangt de student zo spoedig mogelijk een nieuw Bewijs van toelating.

Wanneer een student is uitgeloot, kan deze een beroep doen op toepassing van de hardheidsclausule. Er bestaan twee soorten hardheidsclausules:

Als een verzoek wordt gehonoreerd, dan ontvangt de aanstaande student een Voorlopig bewijs van toelating. Dit Voorlopig bewijs van toelating wordt in het eerstvolgende studiejaar volgend op het studiejaar waarvoor hij is uitgeloot omgezet in een Bewijs van toelating.

Onderdeel van de selectie en plaatsing is de toetsing door de IB-Groep van de buitenlandse getuigschriften aan internationale regelingen, zoals het Europees Verdrag en het Statuut voor Europese Scholen. Gaat het om toelating tot het wetenschappelijk onderwijs, dan worden de getuigschriften ook getoetst aan afspraken zoals vastgelegd door de VSNU.

De diploma’s zoals bedoeld in het Europees Verdrag en het Statuut voor Europese Scholen zijn bij internationale overeenkomst met betrekking tot toelating tot het wetenschappelijk onderwijs ten minste gelijkwaardig aan een vwo-diploma.

Dit betekent dat deze diploma’s ook toelating geven tot het hoger beroepsonderwijs. Sommige diploma’s geven alleen toelating onder bepaalde voorwaarden. In dat geval zal de IB-Groep nadere gegevens opvragen.

Valt het diploma niet onder Europees Verdrag, het statuut van Europese scholen of andere afspraken, dan stuurt de IB-Groep de gegevens van de student door naar de instelling van eerste voorkeur, die het diploma toetst op gelijkwaardigheid en in voorkomend geval een toelatingsbeschikking afgeeft op grond van artikel 7.28 en 7.29, WHW.

8.2. Belangrijkste nieuwe wet- en regelgeving

8.3. Handelingen en waarderingen

Handeling: Het afhandelen van centrale aanmeldingen van aankomende eerstejaars studenten aan hogeschool of universiteit

Periode: 1994–

Grondslag: WHW, art. 7.37, lid 3; RAL, artt. 1 t/m 9; RAS, artt. 2, 3 en 5

Product: Aanmeldingsformulieren, ontvangstbevestigingen aanmeldingen, wijzigingsformulieren

Opmerking: Op de ontvangstbevestiging staat vermeld hoe de gegevens van de aanmelding bij de IB-Groep zijn geregistreerd.

Waardering: V 2 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

Handeling: Het jaarlijks vaststellen van een overzicht van opleidingen met een numerus fixus

Periode: 1994–

Grondslag: WHW, art. 7.53, lid 2; RAL, art. 5; RAS, art.3, lid 2

Product: Overzichten numerus fixus-opleidingen

Opmerking: De instellingen melden voor 15 april aan de IB-Groep of zij voor de desbetreffende opleiding(en) een numerus fixus willen. Wil de instelling voor een opleiding een numerus fixus laten vaststellen, dan moet daarbij de definitieve beschikbare onderwijscapaciteit worden opgegeven. Op aangeven van de instellingen stelt de IB-Groep de opleidingen met een capaciteitsfixus vast.

Waardering: B (5)

Handeling: Het uitvoeren van de centrale lotingprocedure

Periode: 1994–

Grondslag: WHW, artt. 7.53, 7.54, 7.56, 7.57, 16.9a ; RAL, artt. 10 t/m 20; RAS, artt 4, 6 t/m 25 en 28 t/m 32

Product: O.a. boekhouding loting (aantallen gegadigden, inlotingen/uitlotingen, enz.), berichtgevingen, bewijzen van toelating

Waardering: V 10 jaar

Handeling: Het afhandelen van ruilverzoeken lotingstudies

Periode: 1994–

Grondslag: WHW, artt. 7.53, 7.54 , 7.56, 7.57a, 7.57b en 7.57d; RAL, art.21; RAS, art. 26

Product: O.a. ruilverzoeken, ontvangstbevestiging verzoekschrift ruilen van bewijzen van toelating, afwijzingen, nieuwe bewijzen van toelating

Waardering: V 10 jaar

Handeling: Het beslissen over toepassing van de hardheidsclausule op het gebied van aanmelding, selectie en plaatsing

Periode: 1994–

Grondslag: WHW, art.7.53, lid 2, sub b, art. 7.57c, lid 4; RAL, artt. 21 en 22; RAS art. 27

Product: Beschikkingen

Waardering: V 10 jaar

Handeling: Het, in het kader van selectie en plaatsing, toetsen van buitenlandse getuigschriften of diploma’s aan internationale regelingen

Periode: 1994–

Grondslag: WHW, art. 7.24; RAL, artt. 7 en 14; RAS, artt. 1 k,l,m, lid 2 en 3, artt. 7 en 8

Product: Berichtgevingen, correspondentie met instellingen

Waardering: V 5 jaar

9. Bijhouden onderwijsgerelateerde registers

9.1. Belangrijkste ontwikkelingen sinds 1994

Een van de kerntaken van de IB-Groep is het beheren van grote onderwijsgerelateerde bestanden. De IB-Groep is belast met de inrichting, het beheer en de bekendmaking van de registers en met het verstrekken van informatie daaruit.

De IB-Groep is houder ex Wet Persoonsregistraties (Stb. 1988, 655). Dit houdt in dat de IBG bevoegd is het doel, de inhoud en het gebruik van de register waarvan zij houder is, te bepalen. Zij verricht de activiteiten ten dienste waarvan de registratie is ingericht. Zo verstrekt zij desgevraagd informatie aan universiteiten over de inschrijvingsduur van hen die ingeschreven staan dan wel ingeschreven wensen te worden en de studievoortgang. Ook kan de IB-Groep op grond van deze gegevens beslissen op verzoeken om toekenning van studiefinanciering.

Het gaat in deze sectie om de volgende algemene bestanden:

Centraal Register Inschrijving Hoger Onderwijs (CRI-HO), waarin de inschrijvingen van studenten, auditoren en extraneï aan bekostigde universiteiten, de Open Universiteit en HBO-instellingen worden geregistreerd, hun studievoortgang gecontroleerd en hun afstuderen vastgelegd (het gaat dus om: inschrijvings-, verlengings-, beëindigings-, examenresultaat-, studievoortgangs- en bekostigingsgegevens).

Het CRI-HO heeft als wettelijke basis artikel 7.52 WHW. In het Reglement CRI-HO (vastgesteld op 21 juli 1993, gepubliceerd in Uitleg OenW-regelingen, nr. 1993-18a) stonden nadere bepalingen. Dit reglement werd gedeeltelijk vervangen door de Regeling CRI-HO 1996 (Stcrt. 1996, 147). Na de totstandkoming van het privacyreglement van de IB-Groep kwam ook de rest van het Reglement CRI-HO te vervallen. Dit gebeurde tegelijk met de wijziging van de Regeling CRI-HO 1996 (Uitleg OCenW-regelingen, nr. 1998-17b). Met deze wijziging werd voorgeschreven welke gegevens nog meer in het CRI-HO moesten worden opgenomen naar aanleiding van de wetgeving inzake het Hoger onderwijs- en onderzoeksplan 1996 (HOOP) (Stb. 1998, 216). Verder werd in de gewijzigde versie van de regeling bepaald dat de in het CRI-HO opgenomen gegevens pas na vijftig jaar – in geval van overlijden binnen twee jaar – mogen worden verwijderd (art. 6a).

Van 1981 tot 1993 stonden in het toen functionerende register alleen gegevens vermeld omtrent ieder die aan een Nederlandse universiteit was ingeschreven als student. De universiteit stelde het register in kennis van de beslissingen die zij hadden genomen over de inschrijving van een student. Deze gegevens dienden na vijftig jaar of twee jaar na overlijden te worden vernietigd (Uitvoeringsbesluit WWO, Stb. 1986, 472). De zorg voor het register berustte bij de Minister van Onderwijs. Met de invoering van de WHW in 1993 werden eveneens de inschrijvingen van HBO-studenten in dit register bijgehouden. De naam veranderde in Centraal Register Inschrijving Hoger Onderwijs (CRI-HO). De zorg werd overgedragen aan de IB-Groep.

Vroeger meldden de studenten aan bekostigde universiteiten en de Open Universiteit zich aan door eerst een ingevuld formulier, een fotokopie uit het paspoort of rijbewijs, uittreksel uit het bevolkingsregister of fotokopie van de geboorteakte naar het IB-Groep te zenden en later een gewaarmerkt afschrift van een cijferlijst of een ander bewijsstuk. Opneming in het CRI-HO gebeurde later middels verwerking van de door de onderwijsinstellingen (digitaal) verstrekte gegevens. De IB-Groep schrijft voor op welke wijze en op welke tijdstippen de gegevens dienen te worden aangeleverd. In geval van uitwisseling via internet moet de instelling middels een contract worden geautoriseerd.

Het CRI-HO heeft een lijdelijk karakter, hetgeen wil zeggen dat de IB-Groep in beginsel alle beslissingen van de instellingsbesturen betreffende de inschrijvingsgegevens en de gegevens voor de bekostiging die in het CRI-HO moeten worden opgenomen, en wel zonder nadere controle. Wel zijn er zogenoemde signaallijsten, waarmee de instellingsbesturen op de hoogte worden gebracht van gegevens die administratief onjuist zijn of die strijd met de wet opleveren; zo kunnen nog verbeteringen worden doorgevoerd.

Elk jaar moet de IB-Groep de CRI-HO-gegevens (de niet-definitieve en, na bestandsvergelijking door de onderwijsinstellingen, de gefixeerde versie) aan de Minister van OCW toezenden.

Een aparte categorie gegevens in het CRI-HO vormen de zogenoemde ‘planningsgegevens’. Dit zijn GBA-gegevens die bij de gemeenten worden opgevraagd. Het betreft informatie over nationaliteit, geboorteland (ook van ouders) en regionale herkomst van student en extraneus.

De WHW biedt de mogelijkheid om gegevens uit het CRI-HO aan personen of instanties te verstrekken. Daarbij zijn de volgende vormen van gegevensverstrekking te onderscheiden:

In het Centraal Register Opleidingen Hoger Onderwijs (CROHO) staan de gegevens over alle opleidingen aan bekostigde universiteiten, de Open Universiteit, aangewezen universiteiten en hogescholen. Het is daarmee een systematisch geordende verzameling gegevens met betrekking tot de opleidingen die door de instellingen voor hoger onderwijs worden verzorgd. De inschrijving van deze gegevens is van belang voor de bekostiging van opleidingen aan bekostigde instellingen, voor de bepaling van het recht op studiefinanciering en voor het voeren van een titel.

Artikel 6.13 tot en met 6.15 van de WHW gaan over het CROHO. Daarin staat onder meer welke gegevens in het register moeten worden opgenomen. Ook de procedure (inschrijving, weigering, uitschrijving) wordt vermeld. In het Uitvoeringsbesluit WHW (Stb. 1993, 487), dat anno 2003 nog steeds van kracht is, staat aangegeven uit welke onderdelen en subonderdelen het CROHO moet bestaan. De invoering van de bachelor/master-structuur in 2002 (Stb. 2002, 303) zorgde voor een flinke uitbreiding van het aantal CROHO-registraties. Daarnaast staan er in het uitvoeringsbesluit bepalingen betreffende de gegevensverstrekking.

De IB-Groep is aangewezen als instantie die is belast met de aanleg, het beheer en de bekendmaking van het register en met het verstrekken van informatie uit het register. Dit laatste houdt ook publicatie van het register in, in boekvorm of op diskette. De gepubliceerde gegevens worden in elk geval verzonden aan het Ministerie van OCW, onderwijsinstellingen, het Ministerie van LNV, de Cfi en een aantal koepelorganisaties. Vanaf eind 2003 is CROHO alleen on-line te raadplegen.

Een recente nieuwe wettelijke taak voor de IB-Groep betreft de basisregistratie en het beheer van het onderwijsnummer.

Iedereen die in Nederland door de overheid bekostigd of aangewezen onderwijs volgt, krijgt een uniek nummer. Hieraan worden allerlei onderwijsgegevens gekoppeld. Formeel heet dit nummer het ‘persoonsgebonden nummer’; hiervoor wordt het al bestaande sofinummer gebruikt, dat door de onderwijsinstelling wordt aangeleverd. (Het sofinummer zal, zo schrijft de Leerplichtwet 1969 na wijziging voor in artikel 1c, door de rijksbelastingdienst aan de jongere worden verstrekt binnen dertien weken na de datum waarop de jongere de leeftijd van drie jaar en zes maanden heeft bereikt.) Degenen die geen sofinummer hebben, krijgen van de IB-Groep een alternatief nummer, het zogenoemde ‘onderwijsnummer’. Deze laatste term is in het spraakgebruik ook gangbaar geworden om het persoonsgebonden nummer aan te duiden (de invoeringswet redeneert overigens precies andersom).

Al in 1993 werd een begin gemaakt met de ontwikkeling van dit concept. Uiteindelijk mondde dit initiatief in 2001 uit in de Wet Onderwijsnummer (Stb. 2001, 681), die in vrijwel gelijkluidende passages onder meer de volgende onderwijswetten wijzigde: Wet op het primair onderwijs (WPO), Wet op het voortgezet onderwijs (WVO), Wet educatie en beroepsonderwijs (WEB), Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek (WHW), alsook WSF-2000 en LCW.

Deze wet heeft tot gevolg dat alle leerlingen, scholieren en studenten een nummer krijgen dat wordt gebruikt gedurende het hele onderwijstraject van primair onderwijs tot en met wetenschappelijk onderwijs. De gegevens komen terecht in het Basisregister Onderwijsnummer (BRON) of – formeel – het Basisregister Onderwijs. Voor de invoering van dit register werd artikel 9a toegevoegd aan de Wet verzelfstandiging Informatiseringsbank. Het register zal gefaseerd alle inschrijvingsgegevens en examenresultaten gaan bevatten van alle onderwijsontvangenden in Nederland.

De invoering van het nieuwe systeem moet onder meer de gegevensuitwisseling tussen onderwijsinstellingen en overheid verbeteren, de automatisering en uniformiteit bij die instellingen bevorderen en de controle op de rechtmatigheid van de bekostiging van scholen vereenvoudigen. Hiertoe krijgt de Minister van OCW toegang tot de gegevens. Deze gegevens zijn echter niet tot de persoon te herleiden. Ook bepaalde derden mogen gegevens uit het basisregister gebruiken, maar dan in niet tot personen herleidbare vorm. Het gaat om bijvoorbeeld de Cfi (beleid en bekostiging onderwijs), de SVB (uitvoering Kinderbijslag), gemeenten (controle op leerplicht, voortijdige schoolverlating, inburgering) en de onderwijsinspecties (toezicht op scholen). Het CBS (sociaal-economische statistiek) ontvangt wel tot persoon herleidbare gegevens.

Leerlingen dan wel ouders van leerlingen kunnen de IB-Groep verzoeken om inzage in hun persoonsgegevens die in het BRON staan geregistreerd. De onderwijsinstelling ontvangt voor de eigen leerlingen/studenten een kopie van het Basisregister Onderwijs.

Intern, binnen de IB-Groep, staat het beheer van het register organisatorisch en qua architectuur van de informatiesystemen los van de uitvoering van andere taken, bijvoorbeeld op het gebied van de studiefinanciering. Het register kan derhalve gegevens leveren aan onder meer het WSF-systeem.

De invoering van het onderwijsnummer wordt gefaseerd uitgevoerd. In 2003 lag de primeur bij het voortgezet onderwijs, in 2004 volgt het beroeps- en volwassenenonderwijs, terwijl het primair onderwijs voor 2005/2006 op de rol staat. In het kader van de invoering van het onderwijsnummer in het voortgezet onderwijs is in 2003 eerst proefgedraaid. Het betreft immers een geheel nieuwe wijze van gegevensuitwisseling. Het schaduwdraaien werd geregeld bij de Tijdelijke regeling gegevenslevering in verband met schaduwdraaien onderwijsnummer voortgezet onderwijs (VO) (Uitleg OCenW-regelingen (Gele Katern), nr. 2002-11) en voor de verlenging daarvan de Tijdelijke regeling gegevenslevering in verband met schaduwdraaien onderwijsnummer voortgezet onderwijs (VO) 2003 (Uitleg OCenW-regelingen (Gele Katern), nr. 2002-31). Hiervoor hoefden nog niet alle gegevens te worden aangeleverd (zoals examengegevens en gegevens uitgeschreven leerlingen); alleen de voor de bekostiging benodigde gegevens moesten worden aangeleverd. De laatstgenoemde regeling gold tot 1 september 2003.

Artikel 9b , lid 2, van de Wet verzelfstandiging Informatiseringsbank bepaalt, ten slotte, dat de persoonsgegevens van de leerlingen, deelnemers, studenten en extraneï die niet langer zijn ingeschreven aan een school of instelling, in het basisregister tot vijf jaar na beëindiging van de laatste inschrijving moeten worden bewaard in een vorm die het mogelijk maakt de betrokkene te identificeren (artikel 10 Wbp is hierbij niet van toepassing).

Het Centraal Identificatiesysteem Onderwijsgerelateerde Personen (CIOP) is het overkoepelende systeem waarin alle persoons- en adresgegevens zijn opgeslagen van elke persoon die een relatie heeft met de IB-Groep. Op het CIOP zijn verschillende systemen aangesloten (RASP (CBAP), CRI-HO, LCS, TSV, DWT, ILS, FLITS, WSF, BRON en de BAK), die zowel gegevens aan het CIOP leveren als gegevens daarvan ontvangen. Afgezien van de functie van unieke identificatie van klanten en onderwijsontvangenden vervult het CIOP ook de rol van gegevensdistributiesysteem en intermediair naar de GBA.

Het CIOP werkt als volgt. Vanuit een toepassing worden persoons- en of adresgegevens van een nieuwe klant aangeboden aan CIOP. Daarin wordt eerst gecontroleerd of deze persoon al voorkomt. Zo niet, dan wordt er een OenW-correspondentienummer toegekend en teruggemeld aan de toepassing. De aangeboden gegevens worden vervolgens geverifieerd bij de GBA. Als de persoon door de GBA wordt gevonden worden de gegevens teruggemeld aan CIOP en doorgesluisd aan de toepassing. Bij de verificatie (van in het Autorisatiebesluit GBA gespecificeerde gegevens) wordt in de GBA een afnemersindicatie geplaatst, hetgeen tot gevolg heeft dat de IB-Groep automatisch van wijziging van de gegevens op de hoogte wordt gesteld. Overigens mag alleen CIOP in contact treden met gemeenten; het uitvoeren van verificaties is een specialistische taak.

De IB-Groep heeft naast deze algemene bestanden nog tal van andere gegevensbestanden, bijvoorbeeld WTS, RASP, LCS, ILS. Deze worden echter ter ondersteuning van specifieke taken aangelegd en/of zijn niet ontstaan op grond van wettelijke voorschriften. Overigens werkt de IB-Groep aan de integratie van de gegevensverzamelingen van deze ondersteunende systemen, en wel in de Basisadministratie Klant (BAK).

9.2. Belangrijkste nieuwe wet- en regelgeving

9.3. Handelingen en waarderingen onderwijsgerelateerde registers

Handeling: Het in het CRI-HO registreren van gegevens betreffende inschrijving, studievoortgang en studiebeëindiging van studerenden

Periode: 1994–

Grondslag: WHW, art. 7.52, lid 1

Product: Brondocumenten, dynamisch CRI-HO

Opmerking: – Aanlevering gegevens (brondocumenten) zowel op papier als digitaal.

– Voor wat betreft waardering van de gefixeerde versie van het register, zie afzonderlijke handeling betreffende het aan de Minister van OCW doen toekomen van de in het CRI-HO vastgelegde inschrijvingsgegevens en de overige gegevens voor de bekostiging.

Waardering: V 25 jaar

(in geval van overlijden van de geregistreerde: verwijdering individuele gegevens binnen 2 jaar na overlijden)

Handeling: Het regulier periodiek verstrekken van gegevens uit het CRI-HO aan derden met een publieke taak

Periode: 1994

Grondslag: WHW, art. 7.52, lid 2

Opmerking: Bijv. aan de interne systemen van de IB-Groep en aan de Cfi, de Minister van LNV, de instellingen van hoger onderwijs, het CBS.

Waardering: V 2 jaar

Handeling: Het op incidentele basis verstrekken van gegevens uit het CRI-HO aan derden

Periode: 1994–

Grondslag: WHW, art. 7.52, lid 2

Opmerking: Een schriftelijk verzoek hiertoe is noodzakelijk. In geval van kostenberekening wordt een offerte verstrekt.

Waardering: V 2 jaar

Handeling: Het verstrekken van gegevens uit het CRI-HO aan geregistreerde personen

Periode: 1994–

Grondslag: WHW, art. 7.52, lid 2

Opmerking: – Een schriftelijk verzoek hiertoe is noodzakelijk.

– ICT-ontwikkelingen maken het anno 2003 mogelijk om de gegevens door de geregistreerde zelf te laten inzien via ICT-applicaties.

Waardering: V 2 jaar

Handeling: Het aan de Minister van OCW doen toekomen van de in het CRI-HO vastgelegde inschrijvingsgegevens en de overige gegevens voor de bekostiging

Periode: 1994–

Grondslag: WHW, art. 7.52, lid 1c; Regeling CRI-HO 1996, artt. 3–5

Opmerking: De procedure gaat als volgt:

– aanlevering gegevens door de onderwijsinstellingen (zie eerdere handeling);

– doorzending CRI-HO-gegevens aan minister;

– bestandsvergelijking: onderwijsinstellingen vergelijken vastgelegde CRI-HO-gegevens met eigen gegevens en geven correcties door;

– IB-Groep fixeert gegevens en levert die aan de minister (ter kennisneming ook aan de instellingsbesturen).

Waardering: V 50 jaar

Handeling: Het ten behoeve van CRI-HO-registratie bij gemeenten opvragen van planningsgegevens

Periode: 1994–

Grondslag: Regeling CRI-HO 1996, art. 2 en bijlage

Opmerking: Het betreft informatie over nationaliteit, geboorteland (ook van ouders) en regionale herkomst van student en extraneus.

Waardering: V 5 jaar

Handeling: Het registreren van opleidingsgegevens in het CROHO

Periode: 1994–

Grondslag: WHW, art 6.14, lid 3 en 5

Product: Dynamisch CROHO

Opmerking: Het gaat hier om de brondocumenten, die ten grondslag liggen aan de registratie van de gegevens. Het CROHO zelf wordt continu gepubliceerd (zie afzonderlijke handeling).

Waardering: V 25 jaar

Handeling: Het publiceren van het Centraal register opleidingen hoger onderwijs (CROHO)

Periode: 1994–

Grondslag: WHW, art 6.13

Product: CROHO-publicatie

Waardering: V 25 jaar

Handeling: Het verstrekken van gegevens uit het CROHO aan derden

Periode: 1994–

Grondslag: Besluit van 22 september 1993 houdende uitvoering van de WHW (Uitvoeringsbesluit WHW), art. 3.5; WHW, art. 6.13

Opmerking: Op verzoek kunnen gegevens uit het register worden verstrekt. Binnen een maand maakt de IB-Groep aan de aanvrager bekend of aan het verzoek kan worden voldaan, binnen welke termijn en tegen welke kosten. Anno 2004 hoeft daarover geen beslissing meer genomen te worden. Via Internet kan CROHO geraadpleegd worden.

Waardering: V 2 jaar

Handeling: Het aan een leerling toekennen van een onderwijsnummer

Periode: 2002–

Grondslag: Onder meer de volgende wetten, als gewijzigd bij de Wet Onderwijsnummer:

– WPO, art. 40a, lid 4;

– WVO, art. 27b, lid 4, en art. 162a, lid 4;

– WEB, art. 8.1.1a, lid 4;

– WHW, art. 7.38, lid 4

Wet Onderwijsnummer, art. XIII–XV

Product: Beschikkingen

Opmerking: – Dit gebeurt wanneer er geen sofi-nummer van de leerling bekend is.

– Het nummer wordt via de onderwijsinstelling aan de leerling toegekend.

Waardering: V 5 jaar na beëindiging laatste inschrijving

Handeling: Het aan onderwijsinstellingen doorgeven van het sociaal-fiscaal nummer van leerlingen van wie dat nummer als onbekend was opgegeven

Periode: 2002–

Grondslag: Onder meer de volgende wetten, als gewijzigd bij de Wet Onderwijsnummer:

– WPO, art. 40a, lid 4;

– WVO, art. 27b, lid 4, en art. 162a, lid 4;

– WEB, art. 8.1.1a, lid 4;

–WHW, art. 7.38, lid 4

Wet Onderwijsnummer, art. XIII–XV

Waardering: V 2 jaar

Handeling: Het registreren van gegevens in het Basisregister Onderwijs

Periode: 2002–

Grondslag: Onder meer de volgende wetten, als gewijzigd bij de Wet Onderwijsnummer:

– WPO, art. 40a, lid 6, en art 178b, lid 1;

– WVO, art. 27b, lid 6, en art. 103c, lid 1, alsook art. 162a, lid 6, en art. 279b, lid 1;

– WEB, art. 2.3.6b, lid 1, alsook art. 2.5.5b, lid 1, en art. 2.5.5c, lid 1

– WHW, art. 7.38, lid 6, en art. 7.52, lid 1

Product: Dynamisch BRON

Opmerking: De eerste jaren is proefgedraaid, waarbij niet alle gegevens in het register hoefden te worden opgenomen.

Hieronder valt onder meer:

– het verwerken van door scholen aangeleverde sofi-nummers als persoonsgebonden nummers;

– het verwerken van meldingen van vervanging van het onderwijsnummer door het sofi-nummer in de schooladministratie;

– het corrigeren van gegevens naar aanleiding van door de minister of door onderwijsinstellingen doorgegeven wijzigingen.

Het betreft derhalve de verwerking van de brongegevens.

Waardering: V 5 jaar na beëindiging laatste inschrijving

Handeling: Het aan onderwijsinstellingen doen toekomen van een kopie van het Basisregister Onderwijs betreffende de eigen leerlingen of studenten

Periode: 2002–

Grondslag: Onder meer de volgende wetten, als gewijzigd bij de Wet Onderwijsnummer:

– WPO, art. 178b, lid 1;

– WVO, art. 103c, lid 1, en art. 279b, lid 1;

– WEB, art. 2.3.6b, lid 1, en art. 2.5.5b, lid 1;

– WHW, art. 7.52a, lid 1;

– Wet verzelfstandiging Informatiseringsbank, art. 9d

Product: Publicatie Basisregister Onderwijs

Opmerking: Wijzigingen in het basisregister mogen uitsluitend met toestemming van de onderwijsinstelling worden doorgevoerd.

Waardering: V 2 jaar

Handeling: Het periodiek verstrekken van gegevens uit het Basisregister Onderwijs aan derden met een publiekrechtelijke taak

Periode: 2002–

Grondslag: Onder meer de volgende wetten, als gewijzigd bij de Wet Onderwijsnummer:

– WPO, art. 178c;

– WVO, art. 103d en art. 279c;

– WEB, art. 2.3.6c en art. 2.5.5c;

– WHW, art. 7.52b, lid 1;

– Wet verzelfstandiging Informatiseringsbank, art. 9e

Opmerking: – Als derden zijn onder meer aan te merken:de Minister van OCW, de onderwijsinspecties (ook voor het landbouwonderwijs), de Cfi, de SVB, het CBS en gemeenten.

– De gegevenslevering geschiedt geanonimiseerd.

Waardering: V 2 jaar

Handeling: Het verlenen van inzage in het Basisregister Onderwijs aan de Minister van OCW

Periode: 2002–

Grondslag: Onder meer de volgende wetten, als gewijzigd bij de Wet Onderwijsnummer:

– WPO, art. 178d;

– WVO, art. 103e, lid 1, en art. 279d, lid 1;

– WEB, art. 2.5.5d, lid 1;

– WHW, art. 7.52c, lid 1

Waardering: V 2 jaar

Handeling: Het verstrekken van gegevens uit het Basisregister Onderwijs aan (wettelijke vertegenwoordigers van) geregistreerden

Periode: 2002–

Grondslag: Wet verzelfstandiging Informatiseringsbank, als gewijzigd bij de Wet Onderwijsnummer, art. 9d

Waardering: V 2 jaar

Handeling: Het aan de minister melden van incidenten met betrekking tot het Basisregister Onderwijs

Periode: 2002–

Grondslag: Onder meer de volgende wetten, als gewijzigd bij de Wet Onderwijsnummer:

– WPO, art. 178b, lid 3;

– WVO, art. 130c, lid 3;

– WEB, art. 2.5.5b, lid 3

– WHW, art. 7.52a, lid 3

Opmerking: Inclusief verdere afhandeling, zoals levering van gegevens aan de onderwijsinspectie.

Waardering: V 5 jaar

Handeling: Het beheren van het CIOP

Periode: 1994–

Bron: o.a. intranet IB-Groep (juli 2003)

Product: Dynamisch CIOP

Opmerking: Deze handeling omvat verschillende activiteiten, waaronder:

– toekenning van OenW-correspondentienummers;

– verificatie van nieuw opgevoerde gegevens bij de GBA.

Het gaat hierbij om het beheer van de brondocumenten en de invoering van de gegevens in het systeem.

Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

9.4. Bijhouden bestanden voor derden

Het Besluit verzelfstandiging Informatiseringsbank machtigt de IB-Groep om ook voor derden werkzaamheden uit te voeren, mits aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan.

Een van de activiteiten die de IB-Groep in het kader van ‘werk voor derden’ heeft ondernomen, is het ontwikkelen en bijhouden van zogenoemde ‘alumnibestanden’. Het gaat om aan derden verkochte producten en niet om producten die voortvloeien uit wettelijk uit te voeren taken. De neerslag van de hieronder genoemde handelingen hoeft niet ‘voor eeuwig’ te worden bewaard.

Handeling: Het ontwikkelen van alumni- en auditorenadministraties

Periode: 1995–2004

Bron: O.a. jaarverslagen IB-Groep (1995, 1997)

Waardering: V 5 jaar

Handeling: Het bijhouden van alumni- en auditorenadministraties

Periode: 1995–2004

Bron: O.a. jaarverslagen IB-Groep (1995, 1997)

Product: Alumnibestand, auditorenbestand, onderliggende correspondentie

Waardering: V 2 jaar

10. Diplomawaardering/erkenning

10.1. Hoofdlijn

In dit hoofdstuk komen verschillende onderwerpen aan de orde die alle zijn te verbinden aan het onderwerp ‘diplomawaardering/erkenning’. Het gaat om de volgende thema’s:

Een aantal van deze taken werd al in het Protocol van 1994 vastgelegd. Afgezien van de drie laatste onderwerpen betreft het niet-wettelijke taken.

10.2. Belangrijkste ontwikkelingen sinds 1994

De IB-Groep waardeert verschillende soorten diploma’s of opleidingen:

Tot 1994 bestond er geen overkoepelende structuur voor dienstverlening op het gebied van de Internationale Diploma Waardering (IDW). NUFFIC, de Nederlandse organisatie voor internationale samenwerking in het hoger onderwijs, verleende diensten aan het hoger onderwijs. De IB-Groep verleende diensten aan het voortgezet onderwijs. Er was echter geen sprake van afstemming en bovendien was niet het gehele onderwijsveld met IDW-voorzieningen bestreken. In 1994 ontstond er een structuur die in deze situatie verandering moest brengen en die helder en toegankelijk voor alle vragers van IDW-diensten zou zijn. In deze nieuwe structuur vervulden de volgende instituten een rol:

In januari 2003 werden de AOB’s vervangen door de lokettenstructuur CWI (Centrum voor werk en inkomen). IB-Groep, COLO en NUFFIC vormen samen met de CWI’s de huidige IDW-structuur. Daarnaast werd het Informatiecentrum Diplomawaardering (IcDW) in het leven geroepen. Het IcDW heeft met de 150 CWI’s de afspraak gemaakt dat zij de buitenlandse diploma’s van werkzoekenden aannemen en doorsluizen naar IcDW. Het IcDW verwijzen door naar COLO, NUFFIC of IB-Groep, zij maken de feitelijke diplomawaarderingen en koppelen deze terug naar IcDW en CWI.

De IDW-structuur is voornamelijk gericht op inburgering, toetreding tot de arbeidsmarkt, (vervolg)onderwijs en scholing van nieuwkomers. In principe worden de aanvragen via het IcDW naar de IB-Groep doorverwezen. Maar ook zonder tussenkomst van CWI weet men de weg naar IB-Groep te vinden:

Een aparte categorie beoordelingen van diploma’s en opleidingen zijn die welke zijn verricht in het kader van de zogenoemde ‘zij-instroom’. Het Ministerie van OCenW wil mensen motiveren om het onderwijs in te gaan. Zij-instroom is een middel om meer mensen voor de klas te krijgen. De Interimwet zij-instroom leraren primair en voortgezet onderwijs biedt namelijk personen die niet de vereiste onderwijsbevoegdheid bezitten, maar wel geschikt worden geacht voor het beroep van leraar, de mogelijkheid om tijdelijk onderwijs te geven in afwachting van het alsnog verkrijgen van de onderwijsbevoegdheid.

Bij buitenlandse diploma’s wordt naar niveau een vergelijking gemaakt met Nederlandse diploma’s. Daarnaast wordt er nagegaan of de buitenlandse opleiding erkend wordt door de desbetreffende buitenlandse overheid.

OCenW heeft drie instanties benaderd om te bemiddelen bij zij-instroom: De Onderwijs BV, Word Leraar en Career Center Onderwijs. Deze instanties vinden het moeilijk om te beoordelen of iemand een HO-diploma heeft conform de Interimwet zij-instroom. Bij de IB-Groep vindt deze beoordeling plaats.

De klant ontvangt een verklaring met begeleidende brief. In deze verklaring wordt aangegeven of het diploma wel of niet een diploma is zoals bedoeld in de Interimwet zij-instroom. Het gaat dus niet om beslissingen, maar om het verstrekken van een advies.

De beslissingen in het kader van de zij-instroom worden genomen door de onderwijsinstellingen.

Het onderwijs verandert voortdurend. Veel opleidingen bestaan derhalve niet meer. Maar een (oud) Nederlands diploma of een (oude) Nederlandse opleiding, zoals mulo of hbs, is vaak wel te vergelijken met een diploma van het huidige onderwijs. De desbetreffende diploma of (niet afgemaakte) opleiding wordt vergeleken met een van de huidige onderwijsniveaus.

De klant wordt door middel van een beslissingsbrief op de hoogte gebracht of waardering heeft plaatsgevonden. Heeft de waardering plaats kunnen vinden, dan wordt de uitkomst van de waardering in een brief aan de klant bekendgemaakt, de ‘Diplomawaardering.’ Bij een niet-afgemaakte opleiding kan men een ‘Opleidingswaardering’ontvangen. Wanneer de klant geen gewaarmerkte kopie van het diploma of onvoldoende bewijsstukken meestuurt, kan de klant een ‘Waardering van genoten onderwijs’ ontvangen.

Personen die naar het buitenland gaan om daar te studeren of te werken, moeten dikwijls een wettelijk erkend diploma en eventueel bijbehorend cijferlijst overleggen. Om een diploma in het buitenland rechtsgeldig te maken, moet het gelegaliseerd zijn. De IB-Groep geeft de rechtsgeldigheid aan door middel van een stempel met een zegel van het Ministerie van OCW op het originele diploma. Deze stempel en zegel zijn het wettelijk bewijs dat het Nederlandse diploma is erkend door het Ministerie van OCW.

Na de legalisatie door de IB-Groep, moet de klant met de documenten naar het Ministerie van Buitenlandse Zaken in Den Haag om de legalisatie te completeren. Ten slotte dient de legalisatie te worden voltooid door het Consulaat Generaal van het land waar men naar toe gaat.

Gaat men naar een zogenaamd ‘apostilleland’, dan kan men zich bij de arrondissementsrechtbank vervoegen. Deze legaliseert het document middels een apostillestempel.

Tot mei 2003 kon men diploma’s en cijferlijsten bij de IB-Groep laten vertalen. De IB-Groep werkte samen met een tolk/vertaalbureau. Nu moet de klant zelf contact opnemen met een beëdigd vertaler.

Om in het buitenland duidelijk te maken wat het niveau is van een opleiding, is een statusverklaring nodig. Deze kan men bij de IB-Groep verkrijgen. Er zijn bij de IB-Groep standaardverklaringen verkrijgbaar voor verschillende onderwijssoorten, in verschillende talen. De statusverklaring is op naam gesteld. Tevens worden de behaalde diploma’s en examenvakken daarop vermeld. Bovendien staat in deze verklaring een indicatie van het niveau waarmee het diploma vergelijkbaar is in het land waar de klant naartoe gaat. Dit geeft de informatie die nodig is voor een juiste waardering van het diploma. Voor het afgeven van statusverklaringen werkt de IB-Groep samen met NUFFIC en COLO.

Personen die hun diploma, certificaat of cijferlijst zijn kwijtgeraakt, kunnen bij de IB-Groep een document aanvragen dat het origineel vervangt. Dit document wordt Verklaring afgelegd examen genoemd. Het document wordt afgegeven namens de Minister van OCW. Ook wanneer er sprake is van een naam- of geslachtverandering kan men een Verklaring afgelegd examen aanvragen.

De IB-Groep kan alleen een Verklaring afgelegd examen afgeven voor examensoorten en jaargangen die bij haar en het Ministerie van OCW zijn geregistreerd. Wanneer men een Verklaring afgelegd examen nodig heeft voor het buitenland, dan moet men dit document eerst laten legaliseren. In het Eindexamenbesluit vwo-havo-mavo-vbo 2000 wordt in artikel 54, lid 2, deze handeling voor wat deze schoolsoorten betreft, wettelijk vastgelegd:

1 maart 2004 heeft er een reorganisatie plaatsgevonden binnen het organisatie-onderdeel dat zich met diplomawaardering/erkenning bezighoudt. Het gevolg daarvan is dat er in de nabije toekomst een aantal taken op het gebied van diplomawaardering/erkenning worden afgestoten cq aangetrokken. Zo is het voornemen om in 2004 een aantal taken die voorheen door de IB-Groep werden uitgevoerd, te beleggen bij het NUFFIC. De waardering van buitenlandse diploma’s en opleidingen zal door NUFFIC worden uitgevoerd. Dit zal het einde betekenen van de deelname door de IB-Groep aan de IDW-structuur.

Momenteel wordt gewerkt aan het genereren van nieuwe taken. In dat kader bezien wordt gesproken met:

Personen die in het buitenland een diploma van hoger onderwijs hebben behaald en die een erkende Nederlandse titel willen voeren, kunnen deze titel bij de IB-Groep aanvragen. Aan de hand van de gevolgde buitenlandse opleiding wordt vastgesteld welke Nederlandse opleiding hiermee vergelijkbaar is en welke titel daarmee samenhangt. De volgende zes titels kunnen worden toegekend: ingenieur (ing.), baccalaureus (bc.), ingenieur (ir.), meester (mr.), doctorandus (drs.) en doctor (dr.).

De afdeling Diplomawaardering voert de procedures uit zoals vastgesteld in de WHW (artt. 7.20 en 7.23, lid 3) en de daarop gebaseerde beleidsregel IB-Groep ‘Verzoeken tot het voeren van Nederlandse titulatuur op grond van een buitenlandse opleiding’.

Bij het onderwerp ‘onderwijsbevoegdheid’ is onderscheid te maken tussen:

Personen die in het buitenland een diploma hebben behaald en die in Nederland willen lesgeven, kunnen bij de IB-Groep een Nederlandse onderwijsbevoegdheid aanvragen. De bevoegdheid kan worden verleend voor de verschillende sectoren van het Nederlandse onderwijsstelsel, zoals: primair onderwijs, speciaal onderwijs, onderwijs in allochtone levende talen (OALT), voortgezet onderwijs, beroepsonderwijs en volwasseneneducatie, hoger onderwijs.

Voor het toekennen van de onderwijsbevoegdheid aan personen die in Nederland willen lesgeven met een in het buitenland behaald diploma, wordt verder ook onderscheid gemaakt tussen personen uit de EU en personen afkomstig uit niet-EU-landen.

Onderdanen van EU-lidstaten die in het bezit zijn van een diploma waaraan in de lidstaat van herkomst een onderwijsbevoegdheid is verbonden, kunnen onder voorwaarden een onderwijsbevoegdheid in Nederland krijgen. Hiervoor moet een EU-verklaring worden aangevraagd. Een EU-verklaring is een document waaruit blijkt tot welk beroep in Nederland de betrokkene kan worden toegelaten. Wanneer de bevoegde autoriteit op grond van de onderhavige regeling een EU-verklaring voor een beroep als onderwijsgevende afgeeft, kan de aanvrager vervolgens solliciteren bij het bevoegd gezag van een school of instelling. Dat bevoegd gezag zal de bekwaamheid van betrokkene beoordelen; de EU-verklaring doet daaromtrent geen uitspraak.

De regelgeving hieromtrent is vastgelegd in de Regeling onderwijsbevoegdheid Lid-staten 1994 en 1997. Deze regeling is gebaseerd op artikel 11 van de Algemene wet erkenning EG-hogeronderwijsdiploma’s (Stb. 1994, 29 en Stb. 1994, 30), die zelf weer een omzetting in Nederlands recht vormt van Richtlijn 89/48/EEG betreffende een algemeen stelsel van erkenning van hoger onderwijsdiploma’s waarmee beroepsopleidingen van ten minste drie jaar worden afgesloten (PbEG 1989, L 19). Op grond van de EER Uitvoeringswet ( Stb. 1993, 609) worden voor wat betreft de toepassing van deze regeling onder lidstaat ook begrepen: Noorwegen, Liechtenstein en IJsland. Sinds 1 juni 2002 is een verdrag in werking getreden met betrekking tot vrije mobiliteit vrije mobiliteit tussen de Europese Unie en Zwitserland. Dit betekent dat met ingang van deze datum in Zwitserland behaalde diploma’s behandeld moeten worden analoog aan diploma’s behaald in een EU-lidstaat (Stb. 2001, 432)

Toekenning van onderwijsbevoegdheid aan personen van buiten de EU is complexer, want dit is afhankelijk van onderwijssoort. Het voert, gezien doel en karakter van het voorliggende document, te ver om alle voorwaarden en regelingen uit te werken. Hiervoor wordt onder meer verwezen naar de lijst met belangrijkste wet- en regelgeving sinds 1994 in de volgende paragraaf. Wel zij gewezen op de afzonderlijke regelingen uit de jaren ’80 betreffende de erkenning van getuigschriften uit Suriname, de Nederlandse Antillen en Aruba.

Personen die in Nederland een onderwijsbevoegdheid hebben en die in het buitenland les gaan geven, kunnen bij de IB-Groep een verklaring van onderwijsbevoegdheid aanvragen. In deze verklaring staat in welke vakken en aan welke scholen de desbetreffende persoon bevoegd is om les te geven. De verklaring kan in de Nederlandse of Engelse taal worden verstrekt. De verklaring kan helpen bij de erkenning en het aanvragen van een onderwijsbevoegd in het buitenland.

Indien aan het behaalde diploma of getuigschrift een titel is verbonden, dan wordt dit in de verklaring opgenomen. Gaat de aanvrager naar een EU-lidstaat en het betreft een opleiding volgens de Europese Richtlijn dan wordt dit eveneens in de verklaring opgenomen.

10.3. Belangrijkste nieuwe wet- en regelgeving

10.4. Handelingen en waarderingen

Handeling: Het waarderen van buitenlandse diploma’s of opleidingen

Periode: 1994–

Grondslag: WVI, art 3, lid 2; Protocollen en prestatiecontracten tussen Ministerie OCW en IB-Groep; Convenant structuur Internationale Diplomawaardering (IDW)

Product: Adviezen

Opmerking: De IB-Groep waardeert buitenlandse diploma’s of opleidingen die qua niveau overeenkomen met het Nederlands voortgezet onderwijs, zoals VMBO en leerlingwezen.

Waardering: V 10 jaar

Handeling: Het waarderen van buitenlandse diploma’s of opleidingen voor derden

Periode: 1998–

Bron: WVI, art. 3, lid 2; Jaarverslag IB-Groep 1998; Interview B. Straatman, 9 juli 2003

Product: Adviezen

Opmerking: De IB-Groep werkt voor opdrachtgevers als INNOVAM, opleidings- en examencentrum voor de mobiliteitsbranche, KLM, steenwolfabrikant Rockwool en de Nederlandse politie-academie.

Waardering: V 10 jaar

Handeling: Het beoordelen van diploma’s in het kader van zij-instroom

Periode: 2000–

Grondslag: Interimwet zij-instroom, art. 4, lid 3

Product: Adviezen

Opmerking: De IB-Groep beoordeelt of een voorgelegd diploma/getuigschrift overeenkomt met de vastgestelde criteria in de Interimwet zij-instroom. De IB-Groep neemt daarover geen beslissingen, maar verstrekt informatie in de vorm van een verklaring met een begeleidende brief. Verklaring en brief hebben de status van een advies. De beslissingen worden genomen door de onderwijsinstellingen.

Waardering: V 10 jaar

Handeling: Het waarderen van oude Nederlandse opleidingen en diploma’s

Periode: 1994–

Grondslag: WVI, art. 3, lid 2; Protocollen en prestatiecontracten tussen Ministerie OCW en IB-Groep vanaf 1994; Foto IB-Groep 2001

Product: Adviezen

Waardering: V 10 jaar

Handeling: Het legaliseren van Nederlandse diploma’s en cijferlijsten

Periode: 1994–

Grondslag: WVI, art. 3, lid 2; Protocollen en prestatiecontracten tussen Ministerie OCW en IB-Groep vanaf 1994; Foto IB-Groep 2001 (een organisatiebeschrijving in hoofdlijnen van de IB-Groep, medio 2001)

Product: Legalisatie

Waardering: V 10 jaar

Handeling: Het beoordelen van verzoeken om een Statusverklaring

Periode: 1994–

Grondslag: WVI, art. 3, lid 2; Convenantstructuur IDW; Protocollen en prestatiecontracten tussen Ministerie van OCW en IB-Groep vanaf 1994; Foto IB-Groep 2001

Product: Statusverklaringen

Waardering: V 10 jaar

Handeling: Het beoordelen van verzoeken om een Verklaring afgelegd examen

Periode: 1995–

Grondslag: WVI, art 3, lid 2; Jaarverslag IB-Groep 1995; Eindexamenbesluit vwo-havo-mavo-vbo 2000; foto IB-Groep 2001

Product: Verklaring afgelegd examen

Waardering: V 5 jaar

Handeling: Het beoordelen van verzoeken om een Nederlandse titel te mogen voeren op basis van een buitenlands diploma behaald in het hoger onderwijs

Periode: 1994–

Grondslag: WHW, artt. 7.20 en 7.23, lid 3

Beleidsregel IB-Groep ‘Verzoeken tot het voeren van Nederlandse titulatuur op grond van een buitenlandse opleiding’

Product: Beschikkingen

Waardering: V 50 jaar na uitgeven document

Handeling: Het beoordelen van verzoeken om een Nederlandse onderwijsbevoegdheid op basis van een buitenlands diploma

Periode: 1994–

Grondslag: Algemene wet erkenning EG-hogeronderwijsdiploma’s, art. 11; Regeling onderwijsbevoegdheid Lid-staten 1994 en 1997; Regeling bevoegdheid basisonderwijs en (voortgezet) speciaal onderwijs voor buitenlandse diploma’s 1995 en 1997; Regeling bevoegdheid (speciaal) basisonderwijs en (voortgezet) speciaal onderwijs 2002; WPO, in het bijzonder art. 3, lid 4 en lid 5; WEC, in het bijzonder art. 3, lid 4 en lid 5; WVO in het bijzonder deel I, art. 33, lid 1d, deel II, art. 126, lid 4 en lid 5, en 286, lid 5; OWVO, in het bijzonder art. 110, lid 2; WEB, in het bijzonder artt. 4.2.1 en 4.22; Regeling erkenning buitenlandse getuigschriften of diploma’s gericht op de benoeming van docenten educatie en beroepsonderwijs 1999; WHW, in het bijzonder art. 16.10; Besluit DI/SC/OBO-152.249 (Surinaamse aktes); ministeriële regeling Suriname – DI/SC/OBO/OB-155.268; Besluit DI/SC/OBO-152.780 (Antilliaanse aktes); Ministeriële regeling Nederlandse Antillen of in Aruba DI/SC/OBO-155.269

Lijst van bewijzen van bekwaamheid OWVO, nummers 17.2, 17. 3, 17.4, 17.5 en 17.6; Voorwaarden tijdelijke bevoegdheid onderwijs in allochtone levende talen (oalt) 1998; Voorwaarden tijdelijke bevoegdheid onderwijs in allochtone levende talen (oalt) en taalondersteuning aan allochtone leerlingen 2002

Product: Beschikkingen (Verklaringen van onderwijsbevoegdheid; Verklaringen van bekwaamheid, Verklaringen van didactische voorbereiding; EU-verklaringen)

Waardering: V 50 jaar na uitgeven document

Handeling: Het beoordelen van verzoeken onderwijsbevoegdheid ten behoeve van personen met een Nederlands diploma die in het buitenland willen lesgeven

Periode: 1994–

Grondslag: Diverse regelingen, bijv. Algemene wet erkenning EG-hogeronderwijsdiploma’s

Product: Verklaringen van onderwijsbevoegdheid

Waardering: V 50 jaar na uitgeven document

11. Organisatie examens

11.1. Hoofdlijn

In dit hoofdstuk komen verschillende onderwerpen aan de orde die alle zijn te verbinden aan het onderwerp ‘organisatie van examens’. Het gaat om met name de volgende thema’s:

11.2. Belangrijkste ontwikkelingen sinds 1994

In het kader van de spreiding van de Rijksdiensten is begin 1982 het organiseren van examens als taak van het Ministerie van OenW overgegaan naar Groningen, waar de taak van het organiseren van centrale school- en staatsexamens in het voortgezet en hoger onderwijs sindsdien, aanvankelijk onder de naam van OE (Organiseren van Examens), is uitgevoerd. De organisatie van onder meer het staatsexamen Nederlands als Tweede taal (NT-2) is er later bijgekomen. De IB-Groep regelt o.a. de planning, de locaties, de opgaven en examenleiding; kortom alles en iedereen op de juiste plek op het juiste moment. Na het examen worden de resultaten door de IB-Groep verwerkt. Daarnaast worden er diploma’s en certificaten aan scholen en oude examenopgaven aan belangstellenden verkocht.

Het eindexamen wordt afgenomen door de school zelf. De IB-Groep zorgt voor het faciliteren van het centrale schoolexamen.

Om de verspreiding van de opgaven goed te kunnen laten verlopen, moet de IB-Groep inzicht hebben in het aantal examenkandidaten. Ieder jaar in september vraagt de IB-Groep aan de scholen hoeveel examenkandidaten er zijn per vak, per schoolsoort. De IB-Groep bepaalt vervolgens hoeveel opgaven er van ieder examen moeten komen en maakt een planning voor het drukwerk en de distributie. De kwantitatieve gegevens worden uitgewisseld met de drukker en het Centraal Instituut voor Toetsontwikkeling (CITO). De drukker kan aan de slag met het vermenigvuldigen van de opgaven. Het CITO stuurt op basis van de gegevens de benodigdheden voor de correctie naar de scholen.

Daarnaast wijst de IB-Groep gecommitteerden aan en geeft hun een onkostenvergoeding voor de verrichte diensten. Als de kandidaten hun werk hebben gedaan, ligt er nog een klus voor de gecommitteerden die het werk moeten nakijken. Ieder examen wordt door twee mensen nagekeken. Voor de schoolexamens is dat de eigen docent (de eerste corrector) en een corrector van een andere school ( de tweede corrector). De tweede corrector wordt door de IB-Groep benoemd en ‘beloond’. De IB-Groep zorgt voor de koppeling tussen de scholen, de zogenaamde pooling. Kunnen de twee nakijkers het niet eens worden, dan wordt er overleg gevoerd. Er zijn verschillende manieren om het eindcijfer te bepalen: men komt tot één cijfer of men middelt. De voorzitter van de examencommissie bepaalt uiteindelijk de uitslag. De uitslaggegevens stuurt de school naar de IB-Groep waar ze worden vastgelegd en bewaard.

Tot 2000 was het Eindexamenbesluit vwo-havo-mavo-(lbo)vbo (Stb. 1989, 327) van kracht. De invoering van de tweede fase in het havo en vwo, de leerwegen in het mavo en vbo en het ontstaan van het vmbo leidden tot een nieuw eindexamenbesluit: het Eindexamenbesluit vwo-havo-mavo-vbo 2000. In 2002 werden bij wijze van ‘pilot’ op een aantal scholen in 2002 al vmbo-examens afgenomen. De organisatie daarvan was grotendeels in de handen van de scholen zelf. In 2003 zijn de vmbo-examens voor het eerst centraal georganiseerd door de IB-Groep en werden voor het eerst overal vmbo-examens afgenomen.

Sinds 1 januari 2002 verzorgt de IB-Groep de financiële administratie van de CEVO.

De CEVO produceert zelf geen examenopgaven. Zij geeft een gespecificeerde opdracht inzake de inhoud van het centraal examen voorgezet onderwijs aan de CITO-groep. Tevens beoordeelt de CEVO het productiewerk van de CITO-groep en stelt uiteindelijk het examen vast. Daarnaast geeft de CEVO enige uitvoeringsregels voor het centraal examen: het examenrooster, hulpmiddelen, regels voor de beoordeling van het examen. Zij stelt jaarlijks na afloop van het examen de definitieve normering vast. Zij coördineert het totale werk rond de examens. De CEVO zet diverse instrumenten in (ondersteund door het CITO) om de kwaliteit van de opgaven zo veel mogelijk te garanderen, zoals het door onafhankelijke deskundigen laten nakijken en het normhandhavingsysteem, een systeem om de moeilijkheidsgraad over de jaren te beoordelen.

De CEVO werkt met een hoge mate van zelfstandigheid onder de eindverantwoordelijkheid van de minister. Sinds 1 augustus 1997 was, in verband met de invoering van het vmbo, ook het Examenburo vbo bij de CEVO ondergebracht. De taak van de CEVO is geregeld in het Eindexamenbesluit, artikel 39. Op grond van die taak heeft de CEVO diverse regelingen vastgesteld. Zij publiceert jaarlijks opeenvolgend in september en maart mededelingen over de eindexamens waarin wordt beschreven waar de scholen op moeten letten en hoe het centraal examen wordt georganiseerd.

De IB-Groep houdt/hield zich bezig met het organiseren van de volgende staatsexamens:

Een staatsexamen is niet gelieerd aan een school. Iedereen kan zich aanmelden voor het staatsexamen. Het maakt daarbij niet uit welke leeftijd, vooropleiding of nationaliteit men heeft. Men moet examengeld betalen om deel te mogen nemen aan een staatsexamen. De IB-Groep verzorgt de gehele organisatie rondom het staatsexamen. Van administratie tot logistiek. Ook de diploma’s of certificaten worden door de IB-Groep uitgereikt. Daarnaast kan men een schriftelijk examen onder bepaalde voorwaarden afleggen in het buitenland. Ook de organisatie daarvan ligt in de handen van de IB-Groep. Tevens is de IB-groep wettelijk verplicht om een commissie van beroep in te stellen zodat een kandidaat in beroep kan gaan tegen onregelmatigheden ( Besluit staatsexamens vwo-havo-mavo 2000, art. 6, lid 6, en Besluit staatsexamens vwo-havo-mavo 1978, art. 22, lid 4).

Sommige examenkandidaten kunnen aanspraak doen op vrijstelling van een of meer examenvakken door indiening van een verzoek om vrijstelling. De IB-Groep behandelt sinds 1994 als zelfstandige actor de verzoeken van individuele examenkandidaten betreffende vrijstellingen. Dit gegeven wordt in de verschillende (staats)examenbesluiten wettelijk vastgelegd.In diverse regelingen worden de voorwaarden voor vrijstellingen uitgewerkt.

Volgens de desbetreffende wetgeving moet het bevoegd gezag, zo spoedig mogelijk na de vaststelling van de definitieve uitslag, aan de IB-Groep een lijst met examengegevens sturen. Deze worden door de IB-Groep vastgelegd en bewaard. Met ingang van het examenjaar 1998 worden de examenresultaten in het digitale ExamenResultatenRegister (ERR) geregistreerd. Particulieren kunnen tegen betaling beschikken over in het verleden behaalde examenresultaten.

Van alle examens worden de examenopgaven bewaard. De IB-Groep verstrekt op verzoek van onderwijsinstellingen of particulieren examens. Deze kunnen als oefenmateriaal worden gebruikt.

Sinds 1994 verkoopt de IB-Groep diploma’s, certificaten, cijferlijsten en andere waardepapieren aan onderwijsinstellingen. Tot 1994 konden de onderwijsinstellingen (deels) kosteloos over de waardepapieren beschikken.

De IB-Groep voert naast de wettelijke taken voor het Ministerie van OCW een aantal taken uit voor andere opdrachtgevers. Bij het verwerven van nieuwe opdrachten wordt als eerste vereiste gesteld dat er een duidelijke relatie met de missie van de IB-Groep moet bestaan.

Een voorbeeld daarvan is de organisatie van examens in opdracht van derden.

In het kader van de invoering van de WEB, nam de IB-Groep eind 1996 het initiatief tot de oprichting van de stichting Examendiensten Groningen. Deze stichting had tot doel om examens in de BVE-sector te organiseren. Het was een onafhankelijke organisatie, apart rechtspersoon, die o.a. onder de toezicht van de Onderwijsinspectie stond. De IB-Groep en de Rijksuniversiteit Groningen leverden voor het bestuur van de stichting de voorzitter, de leden en de secretaris/penningmeester. In 1998 werd de naam gewijzigd in Flexcel. In 2002 kwam er een einde aan de activiteiten van Flexcel. Vanuit de markt bleek er onvoldoende vraag te zijn naar de producten van Flexcel. Daarnaast was men er niet in geslaagd om financieringsbronnen buiten de IB-Groep aan te boren. Kennis werd overgedragen aan de IB-Groep.

Hieronder volgen enkele concrete voorbeelden van door de IB-Groep voor derden georganiseerde examens.

Nadat in 1999 een einde kwam aan het organiseren van het staatsexamen SPD nam de IB-Groep vanaf 1999 tot 2002 de organisatie van het instellingsexamen SPD op zich. Voorheen lag de organisatie daarvan in handen van de stichting Examendiensten Groningen, het latere Flexcel.

Daarnaast sloot de IB-Groep in 1994 een contract af met het Samenwerkingsverband voor Algemeen voortgezet en Beroepsonderwijs (SABO) voor het organiseren van examens in de beroepsgerichte vakken van het VBO. De IB-Groep en de SABO werden door o.a. de scholen voor hun diensten betaald. Met de invoering van het VMBO in 1999 kwam er een einde aan deze activiteit en werd het organiseren van het centrale schoolexamen VMBO een wettelijke taak voor de IB-Groep.

Met tussenpozen was de IB-Groep verantwoordelijk voor het organiseren van callcenter-examens, zgn. T-Bin. Vanaf 1996 was het organiseren van de callcenter-examens een commerciële taak van de IB-Groep. Daarna nam Flexcel de organisatie daarvan op zich. In 2000 nam de opdrachtgever het stokje over.

11.3. Belangrijkste nieuwe wet- en regelgeving

11.4. Handelingen en waarderingen

Handeling: Het faciliteren van centrale schoolexamens voortgezet onderwijs

Periode: 1994–

Grondslag: WVI, in het bijzonder art. 3, lid 1a; Protocol tussen onderwijs en wetenschappen en Informatie Beheer Groep in 1994, art. 2.4.1; Eindexamenbesluit vwo-havo-mavo-(lbo) vbo 1989, artt. 40, lid 1, 38, lid 1; Eindexamenbesluit vwo-havo-mavo-vbo 2000, art. 38, lid 1, en art. 40, lid 1

Product: Algehele administratieve neerslag zoals:

Aanmeldingsformulieren; controleoverzichten; terugmeldingsformulieren; planningen; F2-brieven; contracten; correspondentie

Waardering: V 5 jaar

Handeling: Het aanwijzen van gecommitteerden bij het eindexamen

Periode: 1994–

Grondslag: WVO, 1998, art. 29, lid 2; Eindexamenbesluit vwo-havo-mavo-(lbo) vbo 1989, art. 36, lid 1; Eindexamenbesluit vwo-havo-mavo-vbo 2000, art. 36, lid 1

Product: Beschikkingen

Waardering: V 2 jaar

Handeling: Het vergoeden van de onkosten van de gecommitteerden en het geven van een beloning voor het nakijken en beoordelen van het schriftelijk werk aan correctoren

Periode: 1994–

Grondslag: O.a.: Eindexamenbesluit vwo-havo-mavo-(lbo)vbo 1989, art. 36, lid 2; Eindexamenbesluit vwo-havo-mavo-vbo 2000, art. 36, lid 2

Product: Toekenningsbeschikkingen

Waardering: V 5 jaar

Handeling: Het verzorgen van de financiële administratie van de CEVO

Periode: 2002–

Bron: Interview dhr. B. Werkman 29 juli 2003; Prestatiecontract 2003

Product: Correspondentie

Financiële stukken

Waardering: V 5 jaar

Handeling: Het organiseren van staatsexamens

Periode: 1994–

Grondslag: WVI, art. 3, lid 1a; Besluit staatsexamens vwo-havo-mavo 1978, art. 13, art.14, en art. 42, lid 1; Protocol tussen onderwijs en wetenschappen en Informatie Beheer Groep 1994, art. 2.4.1; Besluit staatsexamens vwo-havo-mavo 2000, art. 3, lid 1, art. 4, lid 4, art. 13, art. 18, lid 1, en art. 30; Besluit van 23 oktober 2002 houdende wijziging van het Besluit staatsexamens vwo-havo-mavo 2000 vanwege invoering van leerwegen in het voortgezet onderwijs (VMBO); Staatsexamenbesluit Nederlands als tweede taal; Staatsexamenbesluit S.P.D. bedrijfsadministratie; Overeenkomst IB-Groep en Stichting Examenbureau NGO SPD Bedrijfsadministratie 31-8-1995

Product: Algehele administratieve neerslag zoals:

Aanmeldingsformulieren, ontvangstbevestigingen, terugmeldingen, kandidatenlijsten, presentielijsten, oproepen, F2 brieven, planningen, roosters, richtlijnen, contracten, proces-verbalen, correspondentie; verslagen, financiële stukken; examenmaterialen, informatiemateriaal

Waardering: V 5 jaar

Handeling: Het instellen van een commissie waarbij staatsexamens kunnen worden afgelegd

Periode: 1994–

Grondslag: O.a.: WVO 1998, art. 60, lid 1; Staatsexamenbesluit Nederlands als tweede taal, art. 3; Staatsexamenbesluit S.P.D. Bedrijfsadministratie, art. 2

Product: Instellingsbesluiten

Waardering: V 5 jaar

Handeling: Het benoemen van de voorzitters, de ondervoorzitters, secretarissen en de overige leden van de staatsexamencommissies

Periode: 1994–

Grondslag: o.a.: Besluit staatsexamens vwo-havo-mavo 1978, art. 12; Besluit staatsexamens vwo-havo-mavo 2000, art. 5, lid 1; Staatsexamenbesluit Nederlands als tweede taal, art. 3; Staatsexamenbesluit S.P.D. Bedrijfsadministratie, art. 2

Product: Beschikkingen

Waardering: V 5 jaar

Handeling: Het benoemen van toezichthouders bij staatsexamens

Periode: 1994–

Grondslag: O.a.: Besluit staatsexamens vwo-havo-mavo 1978, art. 18, lid 1; Besluit staatsexamens vwo-havo-mavo 2000 art. 5, lid 2; Staatsexamenbesluit S.P.D. Bedrijfsadministratie, art. 3

Product: Benoemingsbesluiten

Waardering: V 5 jaar

Handeling: Het instellen van een commissie van advies ter ondersteuning van de staatsexamencommissie

Periode: 1994–

Grondslag: o.a.: Staatsexamenbesluit S.P.D. Bedrijfsadministratie, art. 5

Product: Instellingsbesluit

Waardering: V 5 jaar

Handeling: Het toekennen van vergoedingen aan leden van de staatsexamencommissie, de toezichthouders en commissie van advies

Periode: 1994–

Grondslag: o.a.: Staatsexamenbesluit S.P.D. Bedrijfsadministratie, art. 4 en art. 5, lid 5

Product: Beschikkingen

Waardering: V 5 jaar

Handeling: Het instellen van een commissie van beroep bij staatsexamens

Periode: 1994–

Grondslag: o.a.: Besluit staatsexamens vwo-havo-mavo 1978, art. 22, lid 4; Besluit staatsexamens vwo-havo-mavo 2000, art. 6, lid 6; Staatsexamenbesluit Nederlands als tweede taal, art. 6, lid 4; Staatsexamenbesluit S.P.D. Bedrijfsadministratie, art. 18, lid 4

Product: Instellingsbeschikking

Waardering: V 5 jaar

Handeling: Het beslissen op verzoeken van individuele examenkandidaten betreffende vrijstellingen

Periode: 1994–

Grondslag: Besluit staatsexamens vwo-havo-mavo 1978, art. 10, lid 3; Besluit staatsexamens vwo-havo-mavo 2000, art. 11; Eindexamenbesluit vwo-havo-mavo-vbo 2000, art. 10, lid 4; Eindexamenbesluit vwo-havo-mavo-(lbo) vbo 1989, art. 9; diverse vrijstellingsregelingen, bijv. Vrijstellingsregeling (staats) examens vwo, havo,mavo en examens lbo 1990 (Uitleg OCenW-regelingen (Gele Katern), nr. 1991-4)

Product: Beschikkingen (bewijzen van vrijstelling)

Waardering: V 5 jaar

Handeling: Het vastleggen en bewaren van examenresultaten

Periode: 1994–

Grondslag: Eindexamenbesluit vwo-havo-mavo-(lbo) vbo 1989, art. 56; Eindexamenbesluit vwo-havo-mavo-vbo 2000, art. 56; Besluit staatsexamens vwo-havo-mavo 1978, art. 44; Besluit staatsexamens vwo-havo-mavo 2000, art. 34; Protocol Informatie Beheer Groep en O&W 1994, art. 2.4.2; Interview dhr. B. Werkman 29 juli 2003; Prestatiecontract 2003 IB-Groep – OCenW, bijlage 1a

Product: Uitslaglijsten, cijferlijsten, getuigschriften, rapporten

Opmerking: De producten zijn brononafhankelijk. Zo vallen ook de uitslagen van examens georganiseerd voor derden daaronder.

Waardering: V 75 jaar na (laatst) afgelegd examen

Handeling: Het aan particulieren of onderwijsinstellingen verstrekken van examenresultaten

Periode: 1994–

Grondslag: Protocol Informatie Beheer Groep en O & W 1994, art. 2.4.2; Interview dhr. B. Werkman, 29 juli 2003

Product: Correspondentie

Waardering: V 2 jaar

Handeling: Het vastleggen en bewaren van examenopgaven

Periode: 1994–

Grondslag: Interview dhr. B. Werkman 29 juli 2003; Prestatiecontract 2003 IB-Groep – OCenW, bijlage 1 a

Product: Examenopgaven

Waardering: B (5)

Handeling: Het verstrekken van oude examenopgaven aan derden

Periode: 1994–

Grondslag: Interview dhr. B. Werkman 29 juli 2003; Internetsite IB-Groep, onderdeel examen en diploma; Prestatiecontract 2003 IB-Groep – OCenW, bijlage 1 a

Product: Correspondentie

Waardering: V 2 jaar

Handeling: Het verkopen van waardepapieren aan onderwijsinstellingen

Periode: 1994–

Grondslag: Interview dhr. B. Werkman 29 juli 2003; Prestatiecontract 2003 IB-Groep – OCenW, bijlage 1 a

Product: Correspondentie

Opmerking: Het betreft de verkoop van onder meer diploma’s en certificaten.

Waardering: V 5 jaar

Handeling: Het organiseren van examens in opdracht van derden

Periode: 1994–

Grondslag: WVI, art. 3, lid 2; Jaarverslagen IB-Groep; Interview dhr. B. Werkman, 29 juli 2003

Product: Algehele administratieve neerslag, zoals: aanmeldingsformulieren, terugmeldingen, presentielijsten, oproepen, planningen, roosters, proces-verbalen, F2 brieven, kandidatenlijsten

Waardering: V 5 jaar

12. Uitkeringen onderwijspersoneel

12.1. Belangrijkste ontwikkelingen sinds 1994

Op het moment dat de Informatiseringsbank overging in de ZBO Informatie Beheer Groep, was zij ook nog verantwoordelijk voor (ontslag)uitkeringen aan gewezen onderwijspersoneel. Op 1 maart 1994 trad het Besluit Werkloosheid onderwijs- en onderzoekspersoneel in werking. De daaruit voortvloeiende werkzaamheden werden door de IB-Groep uitgevoerd.

Per 1 januari 1996 gingen, na een ontvlechtingperiode van enkele jaren, alle werkzaamheden betreffende uitkeringen aan onderwijspersoneel over naar de stichting Uitvoeringsinstelling Sociale Zekerheid voor Overheid en onderwijs (USZO). In deze stichting werden alle uitvoeringsorganen van ontslag- en arbeidsongeschiktheidsregelingen van ambtenaren samengevoegd.

Deze afstoting van taken heeft tot gevolg gehad dat de archiefbescheiden met betrekking tot de uitkeringen aan onderwijspersoneel zijn overgegaan van de IB-Groep naar de USZO. In dit IBG-selectiedocument zijn er dan ook geen handelingen over dit onderwerp opgenomen.

Na de ontvlechting heeft de IB-Groep nog enkele jaren een dienstverleningscontract met de USZO aangehouden, dat betrekking had op huisvesting en facilitaire aangelegenheden.

13. Overige werkzaamheden (voor derden)

Afgezien van de in de afzonderlijke paragrafen al behandelde werkzaamheden voor derden zijn er nog andere te noemen. Het betreft onder meer:

Handeling: Het leveren van managementinformatie aan onderwijsinstellingen

Periode: 1997–

Bron: Jaarverslag IB-Groep 1997, 1999, 2000

Waardering: V 2 jaar

Handeling: Het voor derden ontwikkelen van instrumenten of opzetten van projecten

Periode: 1997–

Bron: Jaarverslag IB-Groep 1997, 1999

Product: Bijv. Studas, RCC Insight

Waardering: V 5 jaar.

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap is belast met de uitvoering van dit besluit dat met de daarbij behorende selectielijst en toelichting in de Staatscourant zal worden geplaatst.