Legalize / Nederland / ZBO-regeling

Reglement Vervangingsfonds en Bedrijfsgezondheidszorg voor het onderwijs

Type ZBO-regeling

Publication 2018-07-17

State In force

Source BWB

artikelen 71

Wijzigingsgeschiedenis JSON API

a. indien het afwezige personeelslid voor totaal zes maal de werktijdfactor per week, omgerekend in klokuren, waarvoor dit personeelslid ziek is, door het bevoegd gezag voor eigen rekening is vervangen;

b. indien is voldaan aan de overige voorwaarden voor bekostiging in dit hoofdstuk.

Artikel 50. Stop-loss variant met een lage ondergrens van de bandbreedte

Onder deze financiële variant komt vervanging van personeel dat afwezig is wegens ziekte in aanmerking voor bekostiging:

a. zodra de totale normvervangingskosten van het bevoegd gezag 80 procent van de gemiddelde normatieve vervangingskosten heeft bereikt;

b. indien is voldaan aan de overige voorwaarden voor bekostiging in dit hoofdstuk.

De gemiddelde normatieve vervangingskosten, genoemd in het eerste lid, bedragen 6 procent van de grondslag, genoemd in artikel 18, derde lid, over de maand januari en vermenigvuldigd met 12.

Indien het totaal van de normvervangingskosten ten minste 80 procent en ten hoogste 200 procent bedraagt van de gemiddelde normatieve vervangingskosten, komt de vervanging van personeel dat afwezig is wegens ziekte in aanmerking voor de bekostiging als bedoeld in artikel 32 van het Reglement.

Indien het totaal van de normvervangingskosten meer dan 200 procent bedraagt van de gemiddelde normatieve vervangingskosten, komt de vervanging van personeel dat afwezig is wegens ziekte in aanmerking voor 50 procent van de bekostiging als bedoeld in artikel 32 van het Reglement.

Het Vervangingsfonds stelt de in dit artikel genoemde percentages per kalenderjaar vast.

Artikel 51. Stop-loss variant met een hoge ondergrens van de bandbreedte

Onder deze financiële variant komt vervanging van personeel dat afwezig is wegens ziekte in aanmerking voor bekostiging:

a. zodra de totale normvervangingskosten van het bevoegd gezag 100 procent van de gemiddelde normatieve vervangingskosten heeft bereikt;

b. indien is voldaan aan de overige voorwaarden voor bekostiging in dit hoofdstuk.

De gemiddelde normatieve vervangingskosten, genoemd in het eerste lid, bedragen 6 procent van de grondslag, genoemd in artikel 18, derde lid, over de maand januari en vermenigvuldigd met 12.

Indien het totaal van de normvervangingskosten ten minste 100 procent en ten hoogste 200 procent bedraagt van de gemiddelde normatieve vervangingskosten, komt de vervanging van personeel dat afwezig is wegens ziekte in aanmerking voor de bekostiging als bedoeld in artikel 32 van het Reglement.

Indien het totaal van de normvervangingskosten meer dan 200 procent bedraagt van gemiddelde normatieve vervangingskosten, komt de vervanging van personeel dat afwezig is wegens ziekte in aanmerking voor 50 procent van de bekostiging als bedoeld in artikel 32 van het Reglement.

Het Vervangingsfonds stelt de in dit artikel genoemde percentages per kalenderjaar vast.

Hoofdstuk 6. Bedrijfsgezondheidszorg

Artikel 52. Arbo, ziekteverzuim- en personeelsbeleid

Bevoegde gezagsorganen kunnen gebruik maken van de faciliteiten die het Vervangingsfonds voor het scholenveld beschikbaar stelt op het gebied van arbo, ziekteverzuim- en personeelsbeleid.

Het Vervangingsfonds kan nadere regels stellen voor het inzetten en verdelen van de middelen en capaciteit, genoemd in het eerste lid.

Hoofdstuk 7. Subsidies

Artikel 53. Subsidies

Een bevoegd gezag kan bij het bestuur een aanvraag indienen om in aanmerking te komen voor een door het Vervangingsfonds te verstrekken subsidie. Op deze subsidieaanvragen is van toepassing de Kaderregeling Subsidieverstrekking Vervangingsfonds en Participatiefonds 2007.

Hoofdstuk 8. Slotbepalingen

Artikel 54. Administratie- en bewaarplicht en overige voorschriften

In de bijlagen die onderdeel uitmaken van dit Reglement, zijn nadere voorschriften omschreven met betrekking tot informatie, administratie, bewaarplicht en de uitvoeringstechnische aspecten van dit Reglement.

Het bevoegd gezag voert een administratie met betrekking tot het bepaalde in dit Reglement, of laat deze administratie voeren.

Het bevoegd gezag bewaart de administratie, genoemd in het tweede lid, gedurende een periode van vijf kalenderjaren en stelt deze ter beschikking van controleurs die het bestuur daartoe heeft aangewezen.

Artikel 55. Toepassing Reglement

Indien het bevoegd gezag niet dan wel niet tijdig voldoet aan de bepalingen in het Reglement dan wel deze bepalingen onjuist toepast, en als gevolg hiervan ten onrechte bekostiging door het Vervangingsfonds heeft plaatsgevonden, vordert het bestuur het ten onrechte uitgekeerde bedrag terug als onverschuldigde betaling.

Indien het bevoegd gezag niet dan wel niet tijdig voldoet aan de bepalingen in het Reglement dan wel deze bepalingen onjuist toepast, en als gevolg hiervan geen of te weinig premie heeft afgedragen, vordert het bestuur de ten onrechte niet afgedragen premie in.

Een vordering als bedoeld in het eerste en het tweede lid kan worden verrekend met andere door het Vervangingsfonds aan het bevoegd gezag verschuldigde bedragen.

Een vordering op grond van het eerste en tweede lid van dit artikel wordt vermeerderd met een administratieve heffing ter hoogte van 10 procent van de vordering. De omvang van de administratieve heffing is beperkt tot maximaal de kosten van de bij het bevoegd gezag uitgevoerde controle.

In afwijking van het vierde lid legt het Vervangingsfonds de administratieve heffing niet eerder op dan nadat het Vervangingsfonds het bevoegd gezag eerst een schriftelijke waarschuwing heeft gegeven.

Artikel 56. Wijzigen Reglement

Het bestuur is gerechtigd om het Reglement op ieder moment te wijzigen.

Artikel 57. Hardheidsclausule

Om zwaarwegende redenen kan het bestuur, op eigen initiatief dan wel op verzoek van een bevoegd gezag, afwijken van de bepalingen in dit Reglement.

Een verzoek van een bevoegd gezag als bedoeld in het eerste lid, dat is ingediend nadat het besluit waarop het beroep op de hardheidsclausule betrekking heeft onherroepelijk is geworden, wordt afgewezen.

Artikel 58. Onvoorziene omstandigheden

In gevallen waarin het Reglement niet voorziet, beslist het bestuur.

Artikel 59. Citeertitel

Dit Reglement wordt aangehaald als: ‘Reglement Vervangingsfonds en Bedrijfsgezondheidszorg voor het onderwijs’.

Artikel 60. Bekendmaking en inwerkingtreding

Dit Reglement wordt bekendgemaakt middels publicatie in de Staatscourant.

Dit reglement treedt in werking op 1 januari 2018 en heeft betrekking op vervanging die heeft plaatsgevonden in het kalenderjaar 2018. Voor genoemde vervanging is dit reglement voor onbepaalde tijd van toepassing.

Bijlage 1. Informatieprotocol Stichting Vervangingsfonds en Bedrijfsgezondheidszorg voor het Onderwijs

1. Inleiding

De Stichting Vervangingsfonds en Bedrijfsgezondheidszorg voor het onderwijs (hierna: het Vervangingsfonds) ondersteunt bevoegde gezagsorganen door vervanging van personeel in het primair onderwijs (PO) onder bepaalde voorwaarden te bekostigen. Bijna alle bevoegde gezagsorganen in het PO dragen hiervoor een premie af. Daarnaast kunnen bevoegde gezagsorganen bij het Vervangingsfonds terecht voor advies over verzuim en re-integratie. Om deze taken uit te voeren heeft het Vervangingsfonds gegevens nodig over bevoegde gezgsorganen; hun personeelsleden, aanstellingen, afwezigheden, vervangingen en verzuim. Het voorliggende informatieprotocol beschrijft de vorm en inhoud van de gegevensset die door het scholenveld aangeleverd moet worden. Dit document bevat de begripsdefinities en specificaties van de aan te leveren gegevens alsmede een korte toelichting op het aanleverproces. Het informatieprotocol dient als hulpmiddel voor schoolbesturen om de juiste gegevens tijdig aan te leveren bij het Vervangingsfonds.

1.2. Privacy

In het kader van de Wet Bescherming Persoonsgegevens dienen verwerkingen van persoonsgegevens bij het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP) te worden gemeld. Het Vervangingsfonds maakt bij zijn werkzaamheden gebruik van persoonsgegevens en moet de systemen die in dat kader worden gebruikt aanmelden bij het CPB ten behoeve van het register.

1.3. Leeswijzer

Het informatieprotocol bestaat uit vijf onderdelen.

Onderdeel 1. Gegevens ten behoeve van de basisadministratie van het Vervangingsfonds

De basisadministratie van het Vervangingsfonds omvat de volgende gegevens

Elk bevoegd gezag in het PO levert gegevens aan bij het Vervangingsfonds. Deze gegevens worden onder andere gebruikt om de hoogte van de VF- en PF- premies vast te stellen, de hoogte van de declaratiebedragen te bepalen en de rechtmatigheid van premies en declaraties te beoordelen. Daarnaast worden gegevens gebruikt voor de informatievoorziening ten behoeve van het scholenveld.

Tabel 1 hieronder toont een overzicht van de primaire processen, die gebruik maken van de gegevens, die door het scholenveld beschikbaar worden gesteld.

2. Overzicht gegevens in de VF-basisadministratie

Tabel 2 toont een overzicht van de aan te leveren gegevensverzamelingen, voorzien van een korte omschrijving. Hieronder worden de verschillende gegevensgroepen kort toegelicht. Hoofdstuk 5 bevat een gedetailleerde beschrijving van alle gegevens afzonderlijk.

2.2. Premiebrongegevens

De basisadministratie bevat brongegevens van alle personeelsleden en aanstellingen in het PO. Deze gegevens worden gebruikt om de ontvangen (declaratie-)gegevens te toetsen aan het VF-reglement en de premie- en declaratiebedragen te berekenen.

Het Personeelsbestand omvat gegevens over het personeel, dat valt onder de cao-PO. De gegevens betreffen het BSN-nummer, de naam, geboortedatum en het geslacht van de personeelsleden.

2.3. Declaratiebrongegevens

De ontvangen declaratiegegevens worden automatisch beoordeeld op rechtmatigheid en getoetst aan de voorwaarden die in het Reglement hierover zijn opgenomen. Deze declaratiebrongegevens omvatten uitgebreide gegevens over de afwezigheid en de vervanging. Op basis van deze gegevens stelt het Vervangingsfonds het declaratiebedrag vast.

2.4. Verzuimgegevens

De gegevens omschreven onder 2.2 en 2.3, leveren geen compleet overzicht op van het totale verzuim in het PO. Niet alle afwezigheid wordt vervangen en niet alle vervanging wordt gedeclareerd dan wel bekostigd. De integrale verzuimgegevens worden gebruikt voor het berekenen van kengetallen, rechtmatigheidscontroles; het bevorderen van de bedrijfsgezondheid en het ondersteunen van het bestuur en bestuursbureau van het Vervangingsfonds op het gebied van de informatievoorziening.

2.5. Organisatiegegevens

De van DUO afkomstige organisatiegegevens op basis van BRIN zijn opgeslagen in de VF-Basisadministratie en dienen o.a. voor de beoordeling van de rechtmatigheid van premie- en declaratiegegevens.

2.6. Vakantieroostergegevens

Ter toetsing van declaraties wordt het door OCW vastgestelde vakantierooster geregistreerd in de VF-basisadministratie. Mocht het bevoegd gezag hiervan afwijken, dan moeten de afwijkende vakantieroosters bij het Vervangingsfonds worden aangeleverd.

2.7. Retourinformatie ten behoeve van het scholenveld

Na verwerking van de door schoolbesturen aangeleverde gegevens verstrekt het VF een gedetailleerd verwerkingsverslag van de vastgestelde premiebedragen, vervangingsdeclaraties en verzuimcijfers aan de schoolbesturen via het webportaal van het Vervangingsfonds.

3. Aanlevermoment en frequentie van aanlevering

Tabel 3 vermeldt de frequentie en aanleverdata van de gegevenslevering.

De door het bevoegde gezagsorgaan te leveren gegevensgroepen zijn maandelijks samengevoegd tot één gegevenslevering. DUO verzorgt maandelijks de gegevenslevering van de BRIN-gegevens.

4. Wijze van aanlevering

Bevoegde Gezagsorganen en administratiekantoren maken gebruik van PSA-(Personeels en Salaris Administratie)softwarepakketten voor het leveren van gegevens aan het Vervangingsfonds. Naast deze bulkaanlevering biedt het Vervangingsfonds de mogelijkheid om aanvullende gegevens aan te leveren via een beveiligde mijn omgeving op het VF-webportaal.

De levering via de PSA-softwarepakketten geschiedt met behulp van Managed File Transfer (MFT), die voorziet een beveiligde verbinding tussen gegevensleveranciers en het Vervangingsfonds.

4.2. Bestandsformaat

Het bestandsformaat van de gegevensleveringen is het XML-formaat: Extensive Markup Language. Dit is een standaard van het World Wide Web Consortium voor de syntaxis van formele opmaaktalen waarmee men gestructureerde gegevens kan weergeven in de vorm van platte tekst. Deze presentatie is zowel machineleesbaar als leesbaar voor de mens. Het XML-formaat wordt gebruikt om gegevens op te slaan en om gegevens over het internet te versturen.

5. Specificatie van de gegevenslevering

Onderdeel 2. Aanvraag eigenrisicodragerschap door samenwerkende bevoegde gezagsorganen

1. Samenwerkende bevoegde gezagsorganen eigenrisicodrager

Op basis van artikel 11 in het Reglement kunnen samenwerkende bevoegde gezagsorganen een aanvraag indienen om eigenrisicodrager (hierna:”ERD-aanvraag”) te worden. De beoordelingscommissie toetst de aanvraag op basis van de voorwaarden zoals vastgesteld in het Reglement. Hier worden de voorwaarden waaraan de aanvraag moet voldoen nader toegelicht.

2. ERD-aanvraag

Het formulier waarin de gegevens voor de aanvraag van samenwerkende bevoegde gezagsorganen voor het verkrijgen van het eigenrisicodragerschap zijn opgenomen staat in bijlage A. Deze dient te worden ingevuld en bijgevoegd te worden bij de schriftelijke aanvraag.

2.2. Samenwerkingsplan

Omdat er sprake moet zijn van serieuze daadwerkelijke samenwerking op verschillende belangrijke beleidsterreinen moet er bij een aanvraag ook een samenwerkingsplan worden overgelegd. Het samenwerkingsplan moet in ieder geval expliciet aandacht besteden aan de onderwerpen zoals genoemd in artikel 11, zesde lid van het Reglement. Bij de behandeling van de aanvraag wordt door het bestuur beoordeeld of deze onderwerpen gelet op de kwaliteit en inhoud op bevredigende wijze zijn geregeld. De onderwerpen die in het samenwerkingsplan expliciet aan bod moeten komen worden hieronder uitgebreider toegelicht.

Bijlage A

Tabel 5: Formulier ERD-aanvraag voor samenwerkingen

Onderdeel 3. BRIN-gegevens

Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) beheert de Basis Regir organisaties, die in het scholenveld op administratief gebied actief zijn. Dit zijn de Bevoegde Gezagsorganen inclusief de daaronder ressorterende onderwijsinstellingen en de administratiekantoren, die werkzaam zijn in het scholenveld.

Het Vervangingsfonds ontvangt maandelijks een selectie van gegevens uit de BRIN-administratie ten behoeve van haar basisadministratie zoals beschreven in onderdeel 1 van dit informatieprotocol.

Onderdeel 4. Inhoud van administratie

1. Administratie

Naast de gegevens die in onderdeel 1 van dit informatieprotocol zijn opgenomen moet ook de orgaancode ABP worden geregistreerd.

1.2. De inhoud van de door het bevoegd gezag te voeren administratie

Het bevoegd gezag zal op een centraal punt een administratie voeren om het Vervangingsfonds in staat te stellen controle zoals beschreven in onderdeel 5 van dit informatieprotocol uit te oefenen. In tabel 6 is aangegeven welke gegevens in de administratie aanwezig moeten zijn. De administratie dient op een centraal punt ter beschikking te zijn, bijvoorbeeld bij het administratiekantoor.

Indien een bevoegd gezag geen gebruik maakt van een systeem dat geschikt is voor de uitvoering en ondersteuning van de eisen die in dit informatieprotocol worden gesteld, moeten de basisgegevens (en de mutaties daarin) en de gegevens per geval van afwezigheid en/of vervanging in de administratie worden ingevoerd.

Onderdeel 5. Controle

Er zal nadrukkelijk controle plaats vinden op de volledigheid en betrouwbaarheid van de geregistreerde gegevens. Over al het personeel in dienst bij een bevoegd gezag, moeten de gegevens genoemd in dit informatieprotocol kunnen worden overgelegd.

De controles vinden plaats conform een reguliere controle-cyclus, waardoor alle bevoegde gezagsorganen periodiek in een controle kunnen worden betrokken. Onderwerp van de reguliere controles kunnen zijn:

Bijlage B. Beschrijving BRIN-gegevems

Artikel 15. Aanvraag eigenrisicodragerschap per 1 januari 2019

Een bevoegd gezag komt in aanmerking voor het eigenrisicodragerschap per 1 januari 2019, indien is voldaan aan de voorwaarden, genoemd onder a en b.

a. het Vervangingsfonds dient de aanvraag voor het eigenrisicodragerschap uiterlijk 31 oktober 2018 te hebben ontvangen.

b. het bevoegd gezag overlegt bij de aanvraag een verklaring waaruit blijkt, dat de aanvraag met instemming van de PMR of, indien sprake is van een PGMR, de PGMR, is gedaan.

§ 3.1. Premie

§ 3.2. Bonus-malus regeling

§ 4.1. Algemene bepalingen

§ 4.2. Vervangingspools

§ 5.1. Algemene bepalingen

§ 5.2. Financiële varianten

Hoofdstuk 6. Bedrijfsgezondheidszorg

Hoofdstuk 7. Subsidies

Hoofdstuk 8. Slotbepalingen

Bijlage 1. Informatieprotocol Stichting Vervangingsfonds en Bedrijfsgezondheidszorg voor het Onderwijs

1.1. Informatieprotocol

Het informatieprotocol vervangt de Bestuursvoorschriften uit de voorgaande Reglementen.

1.2. Privacy

1.3. Leeswijzer

Het informatieprotocol bestaat uit vijf onderdelen.

1. Inleiding

Onderdeel 1 van dit informatieprotocol is verder als volgt ingedeeld:

2.1. Inleiding

De gegevensgroepen in de VF-basisadministratie:

2.2. Premiebrongegevens

De VF-basisadministratie bevat gegevens over de dienstbetrekkingen in het PO. Het bestand bevat gegevens als de begin- en einddatum van de aanstelling en de omvang van de aanstelling en het brutosalaris. De aanstellingsgegevens worden ook gebruikt om het premiebedrag vast te stellen.

2.3. Declaratiebrongegevens

2.4. Verzuimgegevens

2.5. Organisatiegegevens

De van DUO afkomstige organisatiegegevens op basis van BRIN zijn opgeslagen in de VF-Basisadministratie en dienen o.a. voor de beoordeling van de rechtmatigheid van premie- en declaratiegegevens.

2.6. Vakantieroostergegevens

2.7. Retourinformatie ten behoeve van het scholenveld

3. Aanlevermoment en frequentie van aanlevering

Het Vervangingsfonds verwerkt de ontvangen gegevens één keer per maand vanaf de 6e werkdag. De afsluitdatum van de gegevenslevering is derhalve de 5e werkdag van de maand. De levering, die in maand n verwerkt wordt, bevat gegevens over de verslagmaand n-1 alsmede eventuele correcties over voorliggende maanden.

4.1. Aanlevering via MFT en/of webportaal

Het webportaal kent een rolgestuurde toegangsbeveiliging; afhankelijk van de rol van de ingelogde gebruiker (via gebruikersnaam en wachtwoord) zijn gegevens te raadplegen en/of te muteren.

4.2. Bestandsformaat

1.1. Inleiding

Bij de aanvraag moeten een aantal documenten worden bijgevoegd (zie tabel 4). De ERD-aanvraag wordt nader toegelicht in hoofdstuk 2 van dit onderdeel.

2.1. Formulier ERD-aanvraag

2.2. Samenwerkingsplan

Bijlage A

De ERD-som wordt berekend door de volgende door DUO gehanteerde componenten uit het Overzicht financiële beschikkingen op te tellen:

Onderdeel 3. BRIN-gegevens

In bijlage B is een overzicht opgenomen van de set BRIN-gegevens, die DUO maandelijks aan het VF verstrekt.

1.1. Extra gegevens

Naast de gegevens die in onderdeel 1 van dit informatieprotocol zijn opgenomen moet ook de orgaancode ABP worden geregistreerd.

1.2. De inhoud van de door het bevoegd gezag te voeren administratie

Het bevoegd gezag dient een geautomatiseerd personeelsregistratiesysteem te voeren of door een derde te laten voeren, en dient er tijdig zorg voor te dragen dat dit voldoet aan de eisen die ter zake worden gesteld.

1. Controle

De controles geschieden op basis van steekproeven maar ook door middel van gerichte controles op basis van bijvoorbeeld nadere analyses ten aanzien van de ingediende declaraties.

Bijlage B. Beschrijving BRIN-gegevems

De raadpleging van dit document komt niet in de plaats van het lezen van het oorspronkelijke Staatsblad of de Staatscourant. Wij aanvaarden geen aansprakelijkheid voor eventuele onnauwkeurigheden die voortvloeien uit de omzetting van het origineel naar dit formaat.

Deze tekst wordt gepubliceerd onder de eigen hergebruiksvoorwaarden van BWB, niet onder een licentie van Legalize of van het publieke domein. BWB
CC0 1.0 Universeel (publiek domein)