Algemeen Reglement van de Wereldpostunie

Uiterlijk vier jaar na het einde van het jaar gedurende welk het voorgaande Congres heeft plaatsgevonden, komen de vertegenwoordigers van de lidstaten in Congres bijeen.

Elke lidstaat laat zich bij het Congres vertegenwoordigen door een of meerdere gevolmachtigden die door hun Regering met de benodigde bevoegdheden zijn bekleed. Een lidstaat kan zich indien nodig laten vertegenwoordigen door de delegatie van een andere lidstaat. Een delegatie kan naast haar eigen land evenwel slechts één ander land vertegenwoordigen.

In beginsel wijst elk Congres het land aan waarin het volgende Congres plaatsvindt. Indien deze aanwijzing praktisch onuitvoerbaar blijkt, is de Raad van Bestuur bevoegd een land aan te wijzen waar het Congres zitting houdt, na overleg met dit land.

Na overleg met het Internationaal Bureau stelt de uitnodigende Regering de definitieve datum en exacte plaats van het Congres vast. In beginsel een jaar voor deze datum zendt de uitnodigende Regering een uitnodiging aan de Regering van elke lidstaat. Deze uitnodiging kan hetzij rechtstreeks aan de Regering worden gericht, hetzij door tussenkomst van een andere Regering of door tussenkomst van de Directeur-Generaal van het Internationaal Bureau.

Wanneer een Congres bijeen moet komen zonder uitnodigende Regering, treft het Internationaal Bureau, met instemming van de Raad van Bestuur en na overleg met de Regering van de Zwitserse Bondsstaat, de nodige maatregelen om het Congres bijeen te roepen en te organiseren in het land waar de Unie zetelt. In dat geval fungeert het Internationaal Bureau als uitnodigende Regering.

De plaats van bijeenkomst van een buitengewoon Congres wordt, na overleg met het Internationaal Bureau, vastgesteld door de lidstaten die het initiatief voor dat Congres hebben genomen.

De onder 2 tot en met 5 en artikel 102 voorziene bepalingen zijn van dienovereenkomstige toepassing op buitengewone Congressen.

Bij de beraadslagingen beschikt elk land over één stem, onder voorbehoud van de in artikel 149 bedoelde sancties.

Op basis van de voorstellen van de lidstaten, de Raad van Bestuur en de Postraad, gaat het Congres over tot:

Als hoogste orgaan van de Unie houdt het Congres zich tevens bezig met andere aangelegenheden, in het bijzonder op het gebied van postale diensten.

Bij de organisatie van de werkzaamheden en het voeren van overleg hanteert het Congres zijn Reglement van Orde.

Elk Congres kan zijn Reglement van Orde wijzigen volgens de voorwaarden vastgelegd in het Reglement van Orde.

Het eerste en tweede lid zijn van dienovereenkomstige toepassing op Buitengewone Congressen.

De volgende instanties worden uitgenodigd als waarnemer deel te nemen aan de plenaire zittingen en commissievergaderingen van het Congres, de Raad van Bestuur en de Postraad:

De volgende instanties, indien naar behoren aangewezen door de Raad van Bestuur in overeenstemming met artikel 107.1.12 worden uitgenodigd specifieke bijeenkomsten van het Congres bij te wonen als ad-hocwaarnemer:

Naast de waarnemers omschreven onder 1 van dit artikel, kunnen de Adviescommissie en de Postraad in overeenstemming met hun Reglement van Orde ad-hocwaarnemers aanwijzen om hun vergaderingen bij te wonen, indien zulks in het belang is van de Unie en haar organen.

De Raad van Bestuur bestaat uit eenenveertig leden die hun functie gedurende het tijdvak tussen twee opeenvolgende Congressen uitoefenen.

De rol van voorzitter wordt van rechtswege toegekend aan de gastheerlidstaat van het Congres. Indien deze lidstaat afstand doet van dit recht, wordt hij van rechtswege lid en beschikt de geografische groep waartoe hij behoort derhalve over een extra zetel waarop de onder 3 bedoelde beperkingen niet van toepassing zijn. In dat geval kiest de Raad van Bestuur een van de leden die behoren tot de geografische groep waarvan de gastheerlidstaat deel uitmaakt tot voorzitter.

De veertig overige leden van de Raad van Bestuur worden door het Congres gekozen op basis van een billijke geografische spreiding. Ten minste de helft van de leden wordt bij elk Congres vervangen; geen enkele lidstaat kan door drie achtereenvolgende Congressen worden gekozen. Onverminderd het voorgaande wordt één zetel in de geografische groep waartoe lidstaten behoren die worden omschreven als eilandstaten en -gebieden in de Stille Oceaan (conform de relevante lijst die door de Organisatie van de Verenigde Naties is opgesteld) gereserveerd voor die lidstaten.

Elk lid van de Raad van Bestuur benoemt zijn vertegenwoordiger(s). De leden van de Raad van Bestuur nemen metterdaad deel aan zijn activiteiten.

Het lidmaatschap van de Raad van Bestuur is onbezoldigd. De operationele kosten van deze Raad komen ten laste van de Unie.

De Raad van Bestuur omschrijft en formaliseert de Permanente Groepen en Taskforces of overige organen die binnen zijn structuur worden ingesteld en/of zet deze op, waarbij terdege rekening wordt gehouden met de strategie van de Unie en het bedrijfsplan dat door het Congres is aangenomen.

De Raad van Bestuur heeft de volgende taken:

Tijdens zijn oprichtingsvergadering, die bijeen wordt geroepen en geopend door de Voorzitter van het Congres, kiest de Raad van Bestuur, uit zijn leden, vier Vicevoorzitters. De Voorzitter en vier Vicevoorzitters komen uit lidstaten van elk van de vijf geografische groepen van de Unie.

De Raad van Bestuur komt tweemaal per jaar, of vaker bij wijze van uitzondering, bijeen op de zetel van de Unie, in overeenstemming met de relevante procedures vervat in zijn Reglement van Orde.

De Voorzitter en de Vicevoorzitters, en de Voorzitters, Medevoorzitters en de Vicevoorzitters van de Commissies van de Raad van Bestuur vormen de Commissie van Beheer. Deze Commissie bereidt de werkzaamheden van elke zitting van de Raad van Bestuur voor en geeft hieraan leiding. De Commissie keurt namens de Raad van Bestuur het door het Internationaal Bureau opgestelde jaarverslag betreffende de activiteiten van de Unie goed en neemt alle andere taken op zich die de Raad van Bestuur besluit aan haar op te dragen of die aan de hand van het strategische planningsproces noodzakelijk blijken.

De Voorzitter van de Postraad vertegenwoordigt deze Raad tijdens de zittingen van de Raad van Bestuur wanneer op de agenda punten staan die voor de Postraad van belang zijn.

(geschrapt.)

Waarnemers

Beginselen

De reiskosten van vertegenwoordigers van leden van de Raad van Bestuur die deelnemen aan de zittingen van dit orgaan, komen ten laste van hun lidstaat. Een vertegenwoordiger van elk van de lidstaten die overeenkomstig de door de Raad van Bestuur, respectievelijk de Verenigde Naties opgestelde lijsten worden gerangschikt onder de ontwikkelingslanden of minst ontwikkelde landen heeft, behalve voor de vergaderingen die tijdens het Congres plaatsvinden, echter recht op de vergoeding van hetzij de prijs van een economyclass-retourvliegticket en/of van een eersteklassetreinkaartje, hetzij van de kosten van de reis met elk ander middel, in het laatste geval op voorwaarde dat het bedrag de prijs van een economyclass-retourvliegticket niet te boven gaat. Hetzelfde recht wordt toegekend aan de vertegenwoordiger van elk lid van de Commissies of andere organen van de Raad wanneer deze buiten het Congres en de zittingen van de Raad vergaderen.

Na elke zitting brengt de Raad van Bestuur de lidstaten, hun aangewezen aanbieders, de Beperkte Unies en de leden van de Adviescommissie op de hoogte van zijn activiteiten, in het bijzonder door hun een beknopt verslag alsmede de resoluties en besluiten van de Raad te doen toekomen.

De Raad van Bestuur stelt ten behoeve van het Congres een verslag op over al zijn activiteiten en doet dit ten minste twee maanden voor de opening van het Congres toekomen aan de lidstaten, aan hun aangewezen aanbieders en aan de leden van de Adviescommissie.

De Postraad is samengesteld uit achtenveertig leden die hun taken gedurende het tijdvak tussen twee opeenvolgende Congressen vervullen.

De leden van de Postraad worden door het Congres gekozen, aan de hand van een duidelijk omschreven geografische spreiding. Bij elk Congres wordt ten minste een derde van de leden van elke geografische groep vervangen. Onverminderd het voorgaande wordt één zetel in de geografische groep waartoe lidstaten behoren die worden omschreven als eilandstaten en -gebieden in de Stille Oceaan (conform de relevante lijst die door de Organisatie van de Verenigde Naties is opgesteld) gereserveerd voor die lidstaten.

Elk lid van de Postraad benoemt zijn vertegenwoordiger(s). De leden van de Postraad nemen metterdaad deel aan de activiteiten van de Raad.

De operationele kosten van de Postraad komen ten laste van de Unie. De leden van de Raad ontvangen geen enkele vergoeding.

De Postraad omschrijft en formaliseert de Permanente groepen en Taskforces, door de gebruikers gefinancierde hulporganen of overige organen die binnen zijn structuur worden ingesteld en/of zet deze op, waarbij terdege rekening wordt gehouden met de strategie van de Unie en het bedrijfsplan dat door het Congres is aangenomen.

De Postraad heeft de volgende taken:

Tijdens zijn eerste vergadering, die bijeen wordt geroepen en wordt geopend door de Voorzitter van het Congres, kiest de Postraad uit zijn leden een Voorzitter en vier Vicevoorzitters en de Voorzitter/Vicevoorzitters/Medevoorzitters van de Commissies. De Voorzitter en vier Vicevoorzitters komen uit lidstaten van elk van de vijf geografische groepen van de Unie.

De Postraad komt tweemaal per jaar, of vaker bij wijze van uitzondering, op de zetel van de Unie bijeen, in overeenstemming met de relevante procedures die zijn vervat in zijn Reglement van Orde.

De Voorzitter en de Vicevoorzitters en de Voorzitters, Medevoorzitters en Vicevoorzitters van de Commissies van de Postraad vormen de Commissie van Beheer. Deze Commissie bereidt de werkzaamheden van elke zitting van de Postraad voor en geeft hieraan leiding, en neemt alle taken op zich die de Raad besluit aan haar op te dragen of die tijdens het strategische planningsproces noodzakelijk blijken.

Op basis van de door het Congres aangenomen strategie van de Unie en, in het bijzonder, het gedeelte dat betrekking heeft op de strategieën van de permanente organen van de Unie, stelt de Postraad tijdens zijn zitting na het Congres, een basiswerkprogramma op dat een aantal tactieken bevat ter verwezenlijking van de strategieën. Dit basisprogramma, dat een beperkt aantal werkzaamheden op het gebied van actuele onderwerpen van gemeenschappelijk belang behelst, wordt jaarlijks herzien aan de hand van de nieuwe feiten en prioriteiten.

(geschrapt.)

Waarnemers

Beginselen

De reiskosten van vertegenwoordigers van leden van de Postraad die deelnemen aan de zittingen van dit orgaan, komen ten laste van hun lidstaat. Een vertegenwoordiger van elk van de lidstaten die overeenkomstig de Verenigde Naties opgestelde lijst worden gerangschikt onder de minst ontwikkelde landen heeft, behalve voor de vergaderingen die tijdens het Congres plaatsvinden, echter recht op de vergoeding van hetzij de prijs van een economyclass-retourvliegticket en/of van een eersteklassetreinkaartje, hetzij van de kosten van de reis met elk ander middel, in het laatste geval op voorwaarde dat het bedrag de prijs van een economyclass-retourvliegticket niet te boven gaat.

Na elke zitting brengt de Postraad de lidstaten, hun aangewezen aanbieders, de beperkte Unies en de leden van de Adviescommissie op de hoogte van zijn activiteiten, met name door hun een beknopt verslag alsmede de resoluties en besluiten van de Raad te doen toekomen.

De Postraad stelt, ten behoeve van de Raad van Bestuur, een jaarverslag van zijn activiteiten op.

De Postraad stelt ten behoeve van het Congres een verslag op over al zijn activiteiten, met inbegrip van verslagen over door gebruikers gefinancierde hulporganen zoals voorzien in artikel 152, en doet dit ten minste twee maanden voor de opening van het Congres toekomen aan alle lidstaten van de Unie, aan hun aangewezen aanbieders en aan de leden van de Adviescommissie.

De Adviescommissie heeft tot doel de belangen van de postale sector in brede zin te behartigen en als kader te dienen voor een doeltreffende dialoog tussen de betrokken partijen.

De Adviescommissie omvat:

De operationele kosten van de Adviescommissie worden over de leden van de Adviescommissie omgeslagen, tenzij de Raad van Bestuur anderszins besluit. In dit opzicht, en zoals nader uiteengezet in het Reglement van Orde van de Adviescommissie, kunnen er verschillende lidmaatschapsgelden van toepassing zijn afhankelijk van het specifieke rechtskarakter en financiële mogelijkheden van de leden van de Adviescommissie.

De leden van de Adviescommissie krijgen geen enkele vergoeding of beloning.

De Adviescommissie bestaat uit:

Alle leden van de Adviescommissie hebben hun hoofdvestiging (en zijn, indien vereist door de betrokken lidstaat, naar behoren geregistreerd) of, in het geval van een hoge vertegenwoordiger als bedoeld in punt 1.2, hun vaste verblijfplaats in een lidstaat van de Unie.

De operationele kosten van de Adviescommissie worden over de leden van de Adviescommissie omgeslagen, tenzij de Raad van Bestuur anders bepaalt. In dit verband, en zoals uiteengezet in het Reglement van Orde van de Adviescommissie, kunnen verschillende lidmaatschapsgelden van toepassing zijn, afhankelijk van de juridische aard en de specifieke financiële mogelijkheden van de leden van de Adviescommissie.

De leden van de Adviescommissie krijgen geen enkele vergoeding of beloning.

De toetreding tot de Adviescommissie wordt vastgesteld aan de hand van een procedure van indiening respectievelijk inwilliging van verzoeken die door de Raad van Bestuur wordt ingesteld en verloopt overeenkomstig artikel 107.1.30.

Onverminderd het bepaalde inartikel 120.2 gaan alle verzoeken om toetreding tot de Adviescommissie zoals ingediend door de entiteiten of hoge vertegenwoordigers bedoeld in artikel 120, vergezeld van de voorafgaande schriftelijke goedkeuring of aanbeveling van de lidstaat van de Unie.

Elk lid van de Adviescommissie wijst zijn eigen vertegenwoordigers aan.

De Adviescommissie heeft de volgende taken:

Na elk Congres wordt de Adviescommissie opnieuw georganiseerd, volgens het door de Raad van Bestuur opgezette kader. De Voorzitter van de Raad van Bestuur zit de organisatievergadering van de Adviescommissie voor, gedurende welke wordt overgegaan tot de verkiezing van de Voorzitter van deze Commissie.

De Adviescommissie stelt haar interne organisatie vast en stelt haar eigen Reglement van Orde op, rekening houdend met de algemene beginselen van de Unie en onder voorbehoud van de goedkeuring van de Raad van Bestuur, na overleg met de Postraad.

De Adviescommissie vergadert minimaal eenmaal per jaar of vaker indien dit voor haar werkzaamheden noodzakelijk wordt geacht. De datum en plaats van elke vergadering worden door de Voorzitter van de Adviescommissie vastgesteld, na overeenstemming met de Voorzitters van de Raad van Bestuur en de Postraad en met de Directeur-Generaal van het Internationaal Bureau.

Onverminderd artikel 124.2, hebben de leden van de Adviescommissie het recht de vergaderingen van het Congres, de Raad van Bestuur en de Postraad en hun respectieve commissies, Permanente Groepen, Taskforces en andere organen als waarnemer zonder stemrecht bij te wonen, met inachtneming van de artikelen 109 en 115 en het Reglement van Orde van het Congres voor zover dit voor het desbetreffende orgaan relevant is.

Ter waarborging van een doeltreffend contact met de organen van de Unie wijst de Adviescommissie vertegenwoordigers aan die de enige vertegenwoordigers zijn van de Adviescommissie zodat zij formeel, in naam van dit orgaan, de bijdragen kunnen leveren waarnaar wordt verwezen in artikel 122. Deze aangewezen vertegenwoordigers hebben het recht om, namens de Adviescommissie de vergaderingen van het Congres, de Raad van Bestuur, de Postraad en hun respectieve commissies, Permanente Groepen, Taskforces en andere organen als waarnemer zonder stemrecht bij te wonen, met inachtneming van de artikelen 109 en 115 en het Reglement van Orde van het Congres voor zover dit voor het desbetreffende orgaan relevant is.

De Voorzitter van de Raad van Bestuur en de Voorzitter van de Postraad vertegenwoordigen deze organen bij de vergaderingen van de Adviescommissie wanneer op de agenda van deze vergaderingen punten staan die voor deze organen van belang zijn.

Lidstaten van de Unie, waarnemers en de ad-hocwaarnemers bedoeld in artikel 105 kunnen zonder stemrecht deelnemen aan de zittingen van de Adviescommissie.

Vanwege logistieke redenen kan de Adviescommissie het aantal deelnemers per waarnemer en ad-hocwaarnemers beperken. Ook kan de Raad hun spreekrecht tijdens de beraadslagingen beperken.

Onder uitzonderlijke omstandigheden kunnen de waarnemers en ad-hocwaarnemers worden uitgesloten van een vergadering of een deel van een vergadering van de Adviescommissie. Ook kan hun recht op het ontvangen van bepaalde documenten worden beperkt indien de vertrouwelijkheid van het onderwerp van de vergadering of van het document dat vereist. Het besluit betreffende een dergelijke beperking kan per geval door de Adviescommissie of de Voorzitter ervan, in overleg met de Voorzitter van de Raad van Bestuur en de Secretaris-Generaal worden genomen. De verschillende gevallen worden aan de Raad van Bestuur bekendgemaakt, en aan de Postraad indien het om vraagstukken gaat die een bijzonder belang voor dit orgaan inhouden. Vervolgens kan de Raad van Bestuur, indien hij zulks nodig acht, de beperkingen, indien opportuun in overleg met de Postraad, opnieuw beoordelen. Uitsluitend voor toekomstige vergaderingen geldt dat kennisgevingen van beperkingen bij voorkeur ten minste veertien dagen vóór de desbetreffende vergadering aan de betrokken waarnemers en ad-hocwaarnemers worden gezonden (of zo spoedig mogelijk in het geval van spoedvergaderingen die minder dan veertien dagen na verzending van de desbetreffende uitnodiging door het Internationaal Bureau worden gehouden). Bijgevolg zijn deze kennisgevingen niet van toepassing in het geval van uitsluitingen of beperkingen van de toegang tot documenten die noodzakelijk worden geacht in het kader van een lopende vergadering van het betrokken orgaan.

Na elke zitting brengt de Adviescommissie de Raad van Bestuur en de Postraad op de hoogte van haar activiteiten door de Voorzitters van deze organen, onder andere, een beknopt verslag te zenden van haar vergaderingen alsmede aanbevelingen en zienswijzen. De Voorzitter van de Adviescommissie of een andere aangewezen vertegenwoordiger van de Adviescommissie brengt ook verslag uit over de werkzaamheden van de Adviescommissie op elke plenaire vergadering van respectievelijk de Raad van Bestuur en de Postraad.

De Adviescommissie brengt bij de Raad van Bestuur en de Postraad een jaarlijks activiteitenverslag uit. Dit verslag is inbegrepen in de stukken van de Raad van Bestuur en de Postraad die aan de lidstaten van de Unie, aan hun aangewezen aanbieders en aan de beperkte Unies wordt verstrekt overeenkomstig art. 111 en 117.

De Adviescommissie stelt ten behoeve van het Congres een verslag op over haar activiteiten en doet dit ten minste twee maanden voor de opening van het Congres toekomen aan de lidstaten en aan hun aangewezen aanbieders.

De Directeur-Generaal organiseert, bestuurt en leidt het Internationaal Bureau.

Wat betreft de indeling van functies, benoemingen en bevordering is hij bevoegd tot:

De Directeur-Generaal heeft voorts de volgende bevoegdheden:

De Plaatsvervangend Directeur-Generaal staat de Directeur-Generaal bij en is verantwoording aan hem verschuldigd.

In geval van afwezigheid of verhindering van de Directeur-Generaal oefent de Plaatsvervangend Directeur-Generaal zijn bevoegdheden uit. Hetzelfde geldt indien de in artikel 126.3 bedoelde functie van Directeur-Generaal vacant is.

Het secretariaat van de organen van de Unie en de Adviesraad wordt verzorgd door het Internationaal Bureau onder de verantwoordelijkheid van de Directeur-Generaal.

Het Internationaal Bureau stelt alle stukken op en stelt deze via de website van de Unie beschikbaar in de in artikel 155 genoemde taalversies, in overeenstemming met het Reglement van Orde van de Raad van Bestuur en de Postraad. Het Internationaal Bureau wijst door middel van een efficiënt online signaleringssysteem, met name de vertegenwoordigers van de lidstaten, tevens op nieuwe elektronische publicaties op de website van de Unie.

Uitsluitend op verzoek van een afzonderlijke lidstaat verspreidt het Internationaal Bureau daarnaast fysieke publicaties van de Unie, zoals circulaires van het Internationaal Bureau en beknopte verslagen van de Raad van Bestuur en de Postraad.

Het Internationaal Bureau stelt een lijst van lidstaten van de Unie op en houdt deze bij; hierin wordt hun contributieklasse vermeld, hun geografische groep en hun positie ten aanzien van de Akten van de Unie.

Het Internationaal Bureau houdt zich te allen tijde ter beschikking van de Raad van Bestuur, van de Postraad, van de lidstaten en van hun aangewezen aanbieders voor het verstrekken van alle nuttige inlichtingen inzake vraagstukken die met de dienst verband houden.

Het Internationaal Bureau is in het bijzonder belast met het bijeenbrengen, coördineren, publiceren en verspreiden van inlichtingen van uiteenlopende aard die van belang zijn voor de postale dienst; het op verzoek van de betrokken partijen uitbrengen van een zienswijze of bieden van geschillenbeslechting (in dat laatste geval tegen betaling en in overeenstemming met de relevante procedures die zijn aangenomen door de Raad van Bestuur) over geschillen; het gevolg geven aan verzoeken om uitlegging en wijziging van de Akten van de Unie en, in het algemeen, het verrichten van studies en redactionele of documentaire werkzaamheden die de genoemde Akten aan hem toekennen of die hem in het belang van de Unie worden opgedragen.

Het Internationaal Bureau verricht eveneens de onderzoeken waarom door de lidstaten en door de door hun aangewezen aanbieders wordt verzocht teneinde de zienswijze van de andere lidstaten en van hun aangewezen aanbieders met betrekking tot een bepaald vraagstuk te vernemen. De uitkomst van een onderzoek heeft niet het karakter van een stemming en is niet formeel bindend.

Het Internationaal Bureau kan in de hoedanigheid van clearing office optreden bij de vereffening van rekeningen van uiteenlopende aard die betrekking hebben op de postale dienst.

Het Internationaal Bureau waarborgt de vertrouwelijkheid en veiligheid van de commerciële gegevens die lidstaten en/of hun aangewezen aanbieders verstrekken voor het uitvoeren van zijn taken die voortvloeien uit de Akten of besluiten van de Unie.

Het Internationaal Bureau houdt zich te allen tijde ter beschikking van de Raad van Bestuur, van de Postraad, van de Adviescommissie, van de lidstaten en van hun aangewezen aanbieders voor het verstrekken van alle nuttige inlichtingen inzake vraagstukken die met de dienst verband houden.

Het Internationaal Bureau is in het bijzonder belast met het bijeenbrengen, coördineren, publiceren en verspreiden van inlichtingen van uiteenlopende aard die van belang zijn voor de postale dienst; het op verzoek van de betrokken partijen uitbrengen van een zienswijze of bieden van geschillenbeslechting (in dat laatste geval tegen betaling en in overeenstemming met de relevante procedures die zijn aangenomen door de Raad van Bestuur) over geschillen; het gevolg geven aan verzoeken om uitlegging en wijziging van de Akten van de Unie en, in het algemeen, het verrichten van studies en redactionele of documentaire werkzaamheden die de genoemde Akten aan hem toekennen of die hem in het belang van de Unie worden opgedragen.

Het Internationaal Bureau verricht eveneens de onderzoeken waarom door de lidstaten en door de door hun aangewezen aanbieders wordt verzocht teneinde de zienswijze van de andere lidstaten en van hun aangewezen aanbieders, de leden van de Adviescommissie en het publiek, in voorkomend geval, met betrekking tot een bepaald vraagstuk te vernemen. De uitkomst van deze onderzoeken heeft niet het karakter van een stemming en is niet formeel bindend.

Het Internationaal Bureau kan in de hoedanigheid van clearing office optreden bij de vereffening van rekeningen van uiteenlopende aard die betrekking hebben op de postale dienst.

Het Internationaal Bureau waarborgt de vertrouwelijkheid en veiligheid van de commerciële gegevens die lidstaten, hun aangewezen aanbieders en/of de leden van de Adviescommissie verstrekken voor het uitvoeren van zijn taken die voortvloeien uit de Akten of besluiten van de Unie.

Het Internationaal Bureau is belast met het doen vervaardigen van internationale antwoordcoupons en met de verstrekking tegen kostprijs hiervan aan de lidstaten of hun aangewezen aanbieders die daarom verzoeken.

Twee exemplaren van de Akten van de beperkte Unies en van de ingevolge artikel 8 van de Constitutie gesloten bijzondere verdragen moeten door de Bureaus van deze Unies of, bij gebreke daarvan, door een van de verdragsluitende partijen aan het Internationaal Bureau worden gezonden.

Het Internationaal Bureau ziet erop toe dat de Akten van de beperkte Unies en de bijzondere verdragen niet voorzien in minder gunstige voorwaarden voor het publiek dan die welke in de Akten van de Unie zijn voorzien.

Het Internationaal Bureau brengt de lidstaten en hun aangewezen aanbieders op de hoogte van het bestaan van bovengenoemde Unies en verdragen.

Het Internationaal Bureau publiceert met behulp van de hem ter beschikking gestelde stukken een periodiek in de Duitse, Engelse, Arabische, Chinese, Spaanse, Franse en Russische taal.

Het Internationaal Bureau stelt een jaarlijks verslag op van de activiteiten van de Unie en doet dit, na goedkeuring door de Commissie van Beheer van de Raad van Bestuur, toekomen aan de lidstaten en/of hun aangewezen aanbieders, aan de beperkte Unies en aan de Organisatie van de Verenigde Naties.

Onder voorbehoud van de uitzonderingen bedoeld onder 2 en 5 wordt de indiening bij het Congres van voorstellen van ongeacht welke aard door de lidstaten geregeld door de volgende procedure:

Voorstellen betreffende de Constitutie of het Algemeen Reglement moeten ten minste vier maanden vóór de opening van het Congres door het Internationaal Bureau worden ontvangen; voorstellen die na die datum maar vóór de opening worden ontvangen, kunnen slechts in aanmerking worden genomen indien het Congres daartoe met een meerderheid van twee derde van de bij het Congres vertegenwoordigde landen beslist en indien aan de onder 1 bedoelde voorwaarden wordt voldaan.

Elk voorstel mag in beginsel slechts één doel hebben en uitsluitend wijzigingen bevatten die door dat doel worden gerechtvaardigd. Elk voorstel dat aanzienlijke uitgaven voor de Unie met zich meebrengt, moet vergezeld zijn van een door de desbetreffende lidstaat, in overleg met het Internationaal Bureau, opgestelde staat van de financiële consequenties, teneinde vast te stellen welke financiële middelen benodigd zijn voor de uitvoering ervan.

De voorstellen van redactionele aard worden door de lidstaten die deze indienen bovenaan voorzien van de vermelding „Voorstel van redactionele aard” en door het Internationaal Bureau gepubliceerd onder een nummer, gevolgd door de letter R. De voorstellen die niet van deze vermelding zijn voorzien, maar die naar het oordeel van het Internationaal Bureau van louter redactionele aard zijn, worden gepubliceerd met een passende annotatie; het Internationaal Bureau stelt ten behoeve van het Congres een lijst van deze voorstellen op.

De onder 1 en 4 voorgeschreven procedure is noch van toepassing op voorstellen betreffende het Reglement van Orde van de Congressen, noch op voorstellen ingediend door de Raad van Bestuur of de Postraad.

Om in aanmerking te worden genomen moet elk voorstel betreffende het Verdrag of de overige verdragen dat door een lidstaat tussen twee Congressen in wordt ingediend, worden gesteund door ten minste twee andere lidstaten. Aan deze voorstellen wordt geen gevolg gegeven indien het Internationaal Bureau niet tegelijkertijd de benodigde adhesiebetuigingen ontvangt.

Deze voorstellen worden door tussenkomst van het Internationaal Bureau aan de andere lidstaten gericht.

Elk voorstel betreffende het Verdrag, de overige verdragen en hun Slotprotocollen is onderworpen aan de volgende procedure: wanneer een lidstaat een voorstel aan het Internationaal Bureau heeft gezonden, zendt dit Bureau het voorstel aan alle lidstaten ter beoordeling toe. De lidstaten beschikken over een termijn van 45 dagen om het voorstel te beoordelen en, in voorkomend geval, hun opmerkingen aan het Internationaal Bureau te doen toekomen. Wijzigingen zijn niet toegestaan. Aan het einde van deze termijn van 45 dagen zendt het Internationaal Bureau de lidstaten alle opmerkingen toe die het heeft ontvangen en verzoekt het elke lidstaat met stemrecht voor of tegen het voorstel te stemmen. De lidstaten waarvan de stem niet binnen een termijn van 45 dagen door het Internationaal Bureau is ontvangen, worden geacht zich van stemming te hebben onthouden. De eerder genoemde termijn gaat in op de datum van de circulaires van het Internationaal Bureau. Eventuele documentatie en opmerkingen die uit de bovengenoemde procedure voortvloeien worden fysiek of met veilige elektronische middelen ingediend en, in het geval van indieningen van lidstaten bij het Internationaal Bureau, ondertekend door een naar behoren gemachtigde vertegenwoordiger van de overheidsautoriteit van de betreffende lidstaat. Voor de toepassing van dit lid worden met „veilige elektronische middelen” alle elektronische middelen bedoeld die worden gebruikt voor het verwerken, opslaan en verzenden van gegevens die waarborgen dat de volledigheid, integriteit en vertrouwelijkheid van dergelijke gegevens gehandhaafd blijven bij het indienen van bovenvermelde documentatie en opmerkingen door het Internationaal Bureau of een lidstaat.

Indien een voorstel betrekking heeft op een Overeenkomst van de Unie of het Slotprotocol ervan kunnen alleen de lidstaten die partij bij dat verdrag zijn deelnemen aan de onder 1 bedoelde handelingen.

De voorstellen tot wijziging van de Regelingen worden behandeld door de Postraad.

Voor het indienen van een voorstel tot wijziging van de Regelingen is de steun van ten minste één lidstaat vereist.

(Vervallen)

De in het Verdrag, de overige verdragen en de Slotprotocollen bij deze Akten aangebrachte wijzigingen worden bevestigd door middel van een kennisgeving van de Directeur-Generaal van het Internationaal Bureau aan de regeringen van de lidstaten.

Van de door de Postraad in de Regelingen en de Slotprotocollen daarvan aangebrachte wijzigingen geeft het Internationaal Bureau kennis aan de lidstaten en aan hun aangewezen aanbieders. Hetzelfde geldt voor de in artikel 36.3.2 van het Verdrag en in de overeenkomstige bepalingen van de overige verdragen bedoelde uitleggingen.

De Regelingen en alle wijzigingen daarvan treden in werking op de daarin vermelde datum zoals bepaald door de Postraad, en blijven voor onbepaalde tijd van kracht.

Onder voorbehoud van het bepaalde onder 1 zijn de tussen twee Congressen aangenomen besluiten tot wijziging van de Akten van de Unie eerst uitvoerbaar na ten minste drie maanden na kennisgeving hiervan.

Onder voorbehoud van de bepalingen onder 2 tot en met 6 mogen de jaarlijkse uitgaven die verband houden met de activiteiten van de organen van de Unie de limiet van 38.890.030 Zwitserse frank voor de jaren 2022 tot en met 2025 niet te boven gaan. Dit plafond is eveneens van toepassing op de jaren na 2025 indien het voor 2025 geplande Congres wordt uitgesteld

De uitgaven die verband houden met de vergadering van het volgende Congres (verplaatsing van het secretariaat, vervoerskosten, kosten voor de technische installatie voor simultaan tolken, kosten voor het kopiëren van stukken gedurende het Congres, enzovoort) mogen de limiet van 2.900.000 Zwitserse frank niet te boven gaan.

De Raad van Bestuur is bevoegd de onder 1 en 2 bedoelde limieten te overschrijden bij de verrekening van de verhoging van salarisschalen, contributies voor pensioenen of vergoedingen, met inbegrip van functievergoedingen, die door de Verenigde Naties worden toegestaan voor toepassing op hun personeel dat in Genève werkzaam is.

De Raad van Bestuur is tevens bevoegd jaarlijks het bedrag van de uitgaven anders dan die welke betrekking hebben op het in dienst zijnde personeel aan te passen aan de hand van het Zwitserse prijsindexcijfer voor consumptiegoederen.

In afwijking van de bepalingen onder 1 kan de Raad van Bestuur of, in geval van zeer spoedeisende aangelegenheden, de Directeur-Generaal een overschrijding van de vastgestelde limieten toestaan voor belangrijke en onvoorziene reparaties aan het gebouw van het Internationaal Bureau, waarbij de overschrijding evenwel niet meer kan bedragen dan 125.000 Zwitserse frank per jaar.

Indien de onder 1 en 2 bedoelde kredieten ontoereikend blijken om het goed functioneren van de Unie te waarborgen, kunnen deze limieten slechts worden overschreden met de goedkeuring van de meerderheid van de lidstaten van de Unie. Elk overleg moet een volledige uiteenzetting bevatten van de feiten die een dergelijk verzoek rechtvaardigen.

Onder voorbehoud van de bepalingen onder 2 tot en met 6 mogen de jaarlijkse uitgaven die verband houden met de activiteiten van de organen van de Unie de limiet van 38.890.030 Zwitserse frank voor de jaren 2022 en 2023 en 39.512.270 Zwitserse frank voor de jaren 2024 en 2025 niet te boven gaan. Dit plafond is eveneens van toepassing op de jaren na 2025 indien het voor 2025 geplande Congres wordt uitgesteld.

De uitgaven die verband houden met de vergadering van het volgende Congres (verplaatsing van het secretariaat, vervoerskosten, kosten voor de technische installatie voor simultaan tolken, kosten voor het kopiëren van stukken gedurende het Congres, enzovoort) mogen de limiet van 2.900.000 Zwitserse frank niet te boven gaan.

De Raad van Bestuur is bevoegd de onder 1 en 2 bedoelde limieten te overschrijden bij de verrekening van de verhoging van salarisschalen, contributies voor pensioenen of vergoedingen, met inbegrip van de functievergoedingen, die door de Verenigde Naties worden toegestaan voor toepassing op hun personeel dat in Genève werkzaam is.

De Raad van Bestuur is tevens bevoegd jaarlijks het bedrag van de uitgaven anders dan die welke betrekking hebben op het in dienst zijnde personeel aan te passen aan de hand van het Zwitserse prijsindexcijfer voor consumptiegoederen.

In afwijking van de bepalingen onder 1 kan de Raad van Bestuur of, in geval van zeer spoedeisende aangelegenheden, de Directeur-Generaal een overschrijding van de vastgestelde limieten toestaan voor belangrijke en onvoorziene reparaties aan het gebouw van het Internationaal Bureau, waarbij de overschrijding evenwel niet meer kan bedragen dan 125 000 Zwitserse frank per jaar.

Indien de onder 1 en 2 bedoelde kredieten ontoereikend blijken om het goed functioneren van de Unie te waarborgen, kunnen deze limieten slechts worden overschreden met de goedkeuring van de meerderheid van de lidstaten van de Unie. Elk overleg moet een volledige uiteenzetting bevatten van de feiten die een dergelijk verzoek rechtvaardigen.

Teneinde de tekorten in de middelen van de Unie op te vangen, wordt een Reservefonds in het leven geroepen. Het bedrag ervan wordt vastgesteld door de Raad van Bestuur. Dit Fonds wordt in eerste instantie gecreëerd uit begrotingsoverschotten. Het Fonds kan eveneens dienen voor het sluitend maken van de begroting of het verlagen van de contributie van de lidstaten.