Algemeen Reglement van de Wereldpostunie

In afwijking van de bepalingen onder 1 kan de Raad van Bestuur of, in geval van zeer spoedeisende aangelegenheden, de Directeur-Generaal een overschrijding van de vastgestelde limieten toestaan voor belangrijke en onvoorziene reparaties aan het gebouw van het Internationaal Bureau, waarbij de overschrijding evenwel niet meer kan bedragen dan 125 000 Zwitserse frank per jaar.

Indien de onder 1 en 2 bedoelde kredieten ontoereikend blijken om het goed functioneren van de Unie te waarborgen, kunnen deze limieten slechts worden overschreden met de goedkeuring van de meerderheid van de lidstaten van de Unie. Elk overleg moet een volledige uiteenzetting bevatten van de feiten die een dergelijk verzoek rechtvaardigen.

Teneinde de tekorten in de middelen van de Unie op te vangen, wordt een Reservefonds in het leven geroepen. Het bedrag ervan wordt vastgesteld door de Raad van Bestuur. Dit Fonds wordt in eerste instantie gecreëerd uit begrotingsoverschotten. Het Fonds kan eveneens dienen voor het sluitend maken van de begroting of het verlagen van de contributie van de lidstaten.

Ten aanzien van tijdelijke financiële tekorten verstrekt de Regering van de Zwitserse Bondsstaat, onder de in onderlinge overeenstemming vast te stellen voorwaarden, op korte termijn de benodigde voorschotten.

De regering van de Zwitserse Bondsstaat houdt kosteloos toezicht op het beheer van de financiële rekeningen alsmede op de boekhouding van het Internationaal Bureau, binnen de door het Congres vastgestelde kredietlimieten.

Elke lidstaat die de in artikel 146.3 bedoelde overdracht niet kan verrichten en weigert zich te onderwerpen aan een overeenkomstig artikel 146.4 door het Internationaal Bureau voorgestelde afbetalingsregeling, of deze regeling niet naleeft, verliest automatisch zijn stemrecht bij het Congres en bij de vergaderingen van de Raad van Bestuur en bij de Postraad, en is niet meer in deze twee Raden verkiesbaar.

De automatische sancties worden ambtshalve en met onmiddellijke ingang opgeheven zodra de desbetreffende lidstaat zich, ten aanzien van de hoofdsom en de renten, volledig heeft gekweten van zijn aan de Unie verplichte achterstallige contributie, of wanneer hij met de Unie is overeengekomen zich te onderwerpen aan een aflossingsregeling voor zijn schulden.

De lidstaten dragen bij aan de dekking van de uitgaven van de Unie volgens de contributieklasse waartoe zij behoren. De opbouw van de contributieklassen begint bij één eenheid en loopt op in stappen van één eenheid tot een niveau dat wordt vastgesteld onder verwijzing naar de meest recente contributieschaal voor de verdeling van de uitgaven van de Verenigde Naties. Lidstaten kiezen hun contributieklasse op basis van hun economische capaciteit en nemen de bovengenoemde contributieschaal in overweging. De lidstaten die door de Verenigde Naties worden genoemd als de minst ontwikkelde landen betalen een halve contributie-eenheid. Kleine eilandstaten in ontwikkeling met een bevolking van minder dan 200.000 (zoals vermeld door de Verenigde Naties) betalen een tiende van een contributie-eenheid.

Niettegenstaande de onder 1 bedoelde contributieklassen kan elke lidstaat ervoor kiezen meer contributie-eenheden te betalen, zulks gedurende een tijdvak dat ten minste gelijk is aan het tijdvak tussen twee Congressen. Deze wijziging wordt uiterlijk tijdens het Congres aangekondigd. Aan het einde van het tijdvak tussen twee Congressen valt de lidstaat automatisch terug op het oorspronkelijke aantal contributie-eenheden, behalve wanneer hij besluit een groter aantal contributie-eenheden te blijven betalen. Door de betaling van aanvullende contributies nemen de uitgaven navenant toe.

Lidstaten kiezen het aantal eenheden op het moment van hun toelating of toetreding, en nemen daarbij de meest recente contributieschaal voor de verdeling van de uitgaven van de Verenigde Naties in overweging, in overeenstemming met de procedure zoals vervat in artikel 21.4 van de Constitutie.

Lidstaten die meer betalen dan op grond van de economische capaciteiten die vastgesteld zijn onder verwijzing naar de contributieschaal voor de verdeling van de uitgaven van de Verenigde Naties, hebben het recht hun aantal eenheden te verminderen met maximaal twee eenheden per Congrescyclus, mits dit niet leidt tot een lagere contributie dan zij zouden betalen ingevolge de huidige contributieschaal voor de verdeling van de uitgaven van de Verenigde Naties. De kosten van een dergelijke vermindering wordt op basis van solidariteit gedragen door alle lidstaten in overeenstemming met de procedure vervat in artikel 21.3 van de Constitutie. Lidstaten die betalen op een niveau dat lager ligt dan hun economische capaciteit, zoals vastgesteld onder verwijzing naar de contributieschaal voor de verdeling van de uitgaven van de Verenigde Naties, worden uitgenodigd hun aantal eenheden te verhogen met minimaal twee eenheden per Congrescyclus totdat ze het niveau hebben bereikt van de huidige contributieschaal zoals hierboven bedoeld. De lidstaten die dit nalaten mogen niet profiteren van de reductie van de waarde van de contributie-eenheid die voortvloeit uit de stijging van het totale aantal contributie-eenheden.

(Geschrapt.)

In uitzonderlijke gevallen zoals natuurrampen waarvoor internationale hulpprogramma’s nodig zijn, kan de Raad van Bestuur evenwel, eenmaal tussen twee Congressen in, op verzoek van een lidstaat, indien deze aantoont dat hij zijn contributie in de oorspronkelijk gekozen klasse niet kan handhaven, een tijdelijke verlaging van klasse toestaan.

Bij de toepassing van het bepaalde onder 6 kan de tijdelijke verlaging door de Raad van Bestuur worden toegestaan voor een maximumtermijn van twee jaar of tot het volgende Congres, indien dit eerder plaatsvindt. Na het verstrijken van de vastgestelde termijn wordt het betrokken land automatisch in zijn oorspronkelijke klasse teruggeplaatst.

Verplaatsingen naar een hogere klasse zijn niet aan beperkingen onderworpen.

De benodigdheden die tegen betaling door het Internationaal Bureau aan de lidstaten en aan hun aangewezen aanbieders worden geleverd, moeten zo snel mogelijk worden betaald, doch uiterlijk binnen zes maanden, te rekenen vanaf de eerste dag van de maand volgend op die waarin het Internationaal Bureau de rekening heeft verzonden. Na deze termijn dragen de verschuldigde bedragen rente ten behoeve van de Unie, ten belope van 5% per jaar, te rekenen vanaf het verstrijken van de genoemde termijn.

Onder voorbehoud van goedkeuring door de Raad van Bestuur kan de Postraad een aantal door de gebruikers gefinancierde hulporganen instellen die op vrijwillige basis worden gefinancierd, teneinde operationele, commerciële, technische en economische activiteiten te organiseren die op grond van artikel 18 van de Constitutie tot zijn bevoegdheden behoren, maar die niet mogen worden gefinancierd uit de reguliere begroting.

Bij de instelling van een dergelijk orgaan van de Postraad neemt de Postraad besluiten conform het basiskader van het Reglement van Orde van het orgaan, waarbij naar behoren rekening wordt gehouden met de elementaire regels en beginselen van de UPU als intergouvernementele organisatie en legt deze ter goedkeuring voor aan de Raad van Bestuur. Het basiskader omvat de volgende onderdelen:

Elk door de gebruikers gefinancierd hulporgaan organiseert zijn activiteiten zelfstandig binnen het door de Postraad vastgestelde elementaire kader en onder voorbehoud van goedkeuring door de Raad van Bestuur en stelt jaarlijks een verslag op van zijn activiteiten dat dient te worden beoordeeld door de Postraad.

De Raad van Bestuur stelt de regels vast voor de kosten van de ondersteuning die de door de gebruikers gefinancierde hulporganen moeten bijdragen aan de reguliere begroting en publiceert deze in het Financieel Reglement van de UPU.

De Directeur-Generaal van het Internationaal Bureau leidt het secretariaat voor de door de gebruikers gefinancierde hulporganen in overeenstemming met het relevante personeelsreglement dat van toepassing is op het personeel dat is aangesteld voor de door de gebruikers gefinancierde hulporganen. Het secretariaat van de hulporganen maakt deel uit van het Internationaal Bureau.

Informatie over in overeenstemming met dit artikel ingestelde door de gebruikers gefinancierde hulporganen wordt na hun instelling verstrekt aan het Congres.

Bij geschillen tussen lidstaten die dienen te worden geregeld door middel van arbitrage, stelt de ene lidstaat de andere schriftelijk in kennis van het voorwerp van het geschil en zijn voornemen een arbitrageprocedure in stellen.

Indien het geschil kwesties van operationele of technische aard betreft, kan elke lidstaat zijn aangewezen aanbieder verzoeken overeenkomstig de hieronder beschreven procedure te handelen en de desbetreffende bevoegdheden delegeren aan zijn aanbieder. De betrokken lidstaten worden op de hoogte gehouden van de voortgang van de procedure en van de uitkomst. De desbetreffende lidstaten of aangewezen aanbieders worden hierna aangeduid als „partijen bij de arbitrage”.

De partijen bij de arbitrage benoemen hetzij één hetzij drie scheidsrechters.

Indien de partijen bij de arbitrage besluiten drie scheidsrechters te benoemen, kiest elke partij in overeenstemming met het tweede lid een lidstaat of een aangewezen aanbieder die niet rechtstreeks betrokken is bij het geschil om op te treden als scheidsrechter. Wanneer verschillende lidstaten en/of aangewezen aanbieders gezamenlijk een partij bij een geschil vormen, tellen zij ten behoeve van de toepassing van deze bepalingen als één partij.

Indien de partijen overeenkomen drie scheidsrechters te benoemen, benoemen de partijen gezamenlijk de derde scheidsrechter die niet van een lidstaat of aangewezen aanbieder afkomstig behoeft te zijn.

Indien het een geschil over een van de verdragen betreft, kunnen de scheidsrechters alleen worden benoemd uit de lidstaten die aan dat verdrag deelnemen.

De partijen bij de arbitrage kunnen gezamenlijk overeenkomen een scheidsrechter te benoemen die niet van een lidstaat of aangewezen aanbieder afkomstig behoeft te zijn.

Indien een of beide partij bij de arbitrage verzuimt binnen een termijn van drie maanden vanaf de datum van de kennisgeving inzake het instellen van de arbitrage een of meer scheidsrechters te benoemen, verzoekt het Internationaal Bureau desgevraagd het in gebreke blijvende land een scheidsrechter te benoemen of benoemt het ambtshalve zelf een scheidsrechter. Het Internationaal Bureau wordt niet betrokken bij de beraadslagingen of treedt niet op als scheidsrechter, tenzij beide partijen daarom verzoeken. In het laatste geval treedt het Internationaal Bureau tegen betaling op als scheidsrechter, en in overeenstemming met de relevante procedures die zijn aangenomen door de Raad van Bestuur.

De partijen bij de arbitrage kunnen te allen tijde voordat door de scheidsrechter of scheidsrechters uitspraak is gedaan onderling overeenkomen het geschil in der minne te schikken. De kennisgeving inzake terugtrekking van het geschil dient binnen tien dagen nadat de partijen daar overeenstemming over hebben bereikt schriftelijk te worden ingediend bij het Internationaal Bureau. Indien de partijen besluiten de arbitrageprocedure te staken, zijn de scheidsrechters niet langer bevoegd tot uitspraak over de aangelegenheid.

De scheidsrechter of scheidsrechters dienen uitspraak te doen op grond van de aangevoerde feiten en bewijzen. Beide partijen en de scheidsrechter of scheidsrechters dienen in kennis te worden gesteld van alle informatie over het geschil.

De scheidsrechter of scheidsrechters beslissen bij meerderheid van stemmen en het Internationaal Bureau en de partijen worden binnen zes maanden na de datum van de kennisgeving inzake het instellen van arbitrage in kennis gesteld van de uitspraak.

Arbitrageprocedures zijn vertrouwelijk en binnen tien dagen na de kennisgeving van de uitspraak aan de partijen wordt het Internationaal Bureau schriftelijk in kennis gesteld van slechts een korte beschrijving van het geschil en de uitspraak.

De uitspraak van de scheidsrechter of scheidsrechters is onherroepelijk en bindend voor de partijen. Er is geen beroep mogelijk.

De partijen bij de arbitrage gaan onverwijld over tot tenuitvoerlegging van de uitspraak van de scheidsrechter of scheidsrechters. Indien een aangewezen aanbieder door zijn lidstaat gemachtigd is een arbitrageprocedure in te stellen en zich eraan te conformeren, dient de lidstaat erop toe te zien dat de aangewezen aanbieder de uitspraak van de scheidsrechter of scheidsrechters ten uitvoer legt.

De werktalen van het Internationaal Bureau zijn het Frans en het Engels.

Voor de stukken van de Unie worden de Franse, Engelse, Arabische en Spaanse taal gebruikt. Tevens worden de Duitse, Chinese, Portugese en Russische taal gebruikt, mits de productie in deze talen zich beperkt tot de belangrijkste basisstukken. Ook worden andere talen gebruikt, mits de lidstaten die daarom verzoeken alle kosten ervan dragen.

De lidstaat of -staten die om een andere taal dan de officiële taal hebben verzocht, vormen een taalgroep.

De stukken worden door het Internationaal Bureau gepubliceerd in de officiële taal en in de talen van de samengestelde taalgroepen, hetzij rechtstreeks, hetzij door tussenkomst van de regionale bureaus van deze groepen, overeenkomstig de met het Internationaal Bureau overeengekomen modaliteiten. De publicatie in de verschillende talen vindt volgens hetzelfde model plaats.

De rechtstreeks door het Internationaal Bureau gepubliceerde stukken worden, voor zover mogelijk, gelijktijdig verspreid in de verschillende talen waarom is verzocht.

De correspondentie tussen de lidstaten of hun aangewezen aanbieders en het Internationaal Bureau en tussen dit Bureau en derden kan worden uitgewisseld in elke taal waarvoor het Internationaal Bureau een vertaaldienst heeft.

De vertaalkosten in ongeacht welke taal, met inbegrip van die welke voortvloeien uit de toepassing van het bepaalde onder 5 en artikel 136, worden gedragen door de taalgroep die om die taal heeft verzocht. De lidstaten die de officiële taal gebruiken, storten voor de vertaling van niet-officiële stukken een forfaitaire contributie waarvan het bedrag per contributie-eenheid gelijk is aan het bedrag dat wordt betaald door de landen die gebruik maken van de andere werktaal van het Internationaal Bureau. Alle overige kosten die verband houden met de verstrekking van stukken worden door de Unie gedragen. Het plafond van de door de Unie voor de levering van stukken in het Duits, Chinees, Portugees en Russisch te dragen kosten wordt vastgesteld in een resolutie van het Congres.

De door een taalgroep te dragen kosten worden verdeeld over de leden van deze groep, in verhouding tot hun bijdrage aan de uitgaven van de Unie. De kosten kunnen volgens een andere verdeelsleutel over de leden van de taalgroep worden verdeeld, mits de betrokken lidstaten het hierover eens worden en het Internationaal Bureau via de woordvoerder van de groep van hun besluit in kennis stellen.

Het Internationaal Bureau geeft na een termijn die ten hoogste twee jaar mag bedragen gevolg aan elke wijziging van de taalkeuze waarom door een lidstaat wordt verzocht.

Voor de beraadslagingen van de organen van de Unie worden de Franse, de Engelse, de Spaanse, de Russische en de Arabische taal toegelaten, door middel van een tolksysteem – met of zonder elektronische apparatuur – waarvan de keuze wordt overgelaten aan het oordeel van de organisatoren van de vergadering, na overleg met de Directeur-Generaal van het Internationaal Bureau en met de betrokken lidstaten.

Voor de onder 9 bedoelde beraadslagingen en vergaderingen worden tevens andere talen toegestaan.

De delegaties die andere talen gebruiken, dragen zorg voor de simultane vertolking in een van de onder 9 bedoelde talen, hetzij door middel van het in dat lid bedoelde systeem, wanneer de benodigde technische aanpassingen kunnen worden gerealiseerd, hetzij door middel van persoonlijke tolken.

De kosten van de tolkdiensten worden verdeeld over de lidstaten die dezelfde taal gebruiken, in verhouding tot hun bijdrage aan de uitgaven van de Unie. De installatie- en onderhoudskosten van de technische apparatuur worden evenwel door de Unie gedragen.

De lidstaten en/of hun aangewezen aanbieders kunnen afspraken maken met betrekking tot de in hun wederzijdse betrekkingen voor dienstcorrespondentie te gebruiken taal. Bij gebreke van dergelijke afspraken wordt de Franse taal gebruikt.

Om uitvoerbaar te worden, moeten de bij het Congres ingediende voorstellen met betrekking tot dit Algemeen Reglement worden goedgekeurd door de meerderheid van de bij het Congres vertegenwoordigde lidstaten die stemrecht hebben. Ten tijde van de stemming moet ten minste twee derde van de lidstaten van de Unie die stemrecht hebben, aanwezig zijn.

De in artikel 156 bedoelde voorwaarden voor goedkeuring zijn eveneens van toepassing op voorstellen tot wijziging van de tussen de Wereldpostunie en de Organisatie van de Verenigde Naties gesloten Akkoorden, voor zover deze Akkoorden niet voorzien in voorwaarden voor wijziging van de daarin vervatte bepalingen.

(Geschrapt.)

Dit Algemeen Reglement treedt in werking op 1 januari 2014 en blijft voor onbepaalde tijd van kracht.

Wijzigingen van reeds gedane voorstellen, met inbegrip van die welke door de Raad van Bestuur of de Postraad zijn ingediend, kunnen aan het Internationaal Bureau voorgelegd worden overeenkomstig de bepalingen van het Reglement van Orde van de Congressen.

(Geschrapt.)

De Voorzitter van de Raad van Bestuur, de Voorzitter van de Postraad en de Directeur-Generaal van het Internationaal Bureau vormen de Coördinatiecommissie voor de permanente organen van de Unie.

De Coördinatiecommissie verricht de volgende taken:

Op bijeenroeping door de Voorzitter van de Raad van Bestuur komt de Coördinatiecommissie tweemaal per jaar bijeen op de zetel van de Unie. De datum en plaats van de vergaderingen worden door de Voorzitter van de Raad van Bestuur vastgesteld, na overeenstemming met de Voorzitter van de Postraad en de Directeur-Generaal van het Internationaal Bureau.