Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 22 grudnia 2023 r. w sprawie ewidencji, dokumentacji i protokołów dotyczących wyrobów akcyzowych i znaków akcyzy

Ewidencje, o których mowa w art. 138a ust. 1, art. 138b, art. 138c i art. 138e-138l ustawy, i dokumentacje, o których mowa w art. 138d ust. 1 i art. 138o ustawy, zwane w niniejszym rozdziale łącznie „dokumentacją”, są prowadzone w sposób ciągły, odpowiednio dla prowadzonej działalności, a także poszczególnych rodzajów wyrobów akcyzowych oraz podlegających wpisaniu czynności lub stanów faktycznych związanych z wyrobami akcyzowymi, znakami akcyzy lub dokumentami handlowymi towarzyszącymi przemieszczaniu wyrobów akcyzowych.

Dokumentacja powinna umożliwiać identyfikację podmiotu obowiązanego do jej prowadzenia i miejsca prowadzenia działalności, której ta dokumentacja dotyczy.

Wpisów do dokumentacji dokonuje się w porządku chronologicznym, niezwłocznie po zakończeniu czynności lub zaistnieniu stanu faktycznego podlegających wpisaniu, nie później jednak niż następnego dnia roboczego.

W przypadku:

W ewidencji, o której mowa w art. 138a ust. 1 ustawy, dotyczącej wyrobów akcyzowych objętych procedurą zawieszenia poboru akcyzy, innych niż wyroby energetyczne magazynowane w jednym zbiorniku z wyrobami o innych statusach, podstawę dokonania wpisów dotyczących ilości przeładowywanych w składzie podatkowym wyrobów akcyzowych w jednostkach miary właściwych dla ustalenia podstawy opodatkowania może stanowić ilość wyrobów akcyzowych wskazana w dokumencie, na podstawie którego wyroby akcyzowe są przemieszczane i zostały wprowadzone do składu podatkowego. W przypadku gdy były nałożone zamknięcia urzędowe, ilość wskazana w dokumencie, na podstawie którego wyroby akcyzowe są przemieszczane i zostały wprowadzone do składu podatkowego, może stanowić podstawę dokonania wpisów, jeżeli przed przeładunkiem nie doszło do uszkodzenia, usunięcia lub zniszczenia tych zamknięć, z wyłączeniem przypadków ich usunięcia lub zniszczenia przez naczelnika urzędu celno-skarbowego lub za jego zgodą.

Ewidencja, o której mowa w art. 138l ustawy, zwana dalej „ewidencją banderol podatkowych”, jest prowadzona odrębnie dla każdej serii podatkowych znaków akcyzy, zwanych dalej „banderolami podatkowymi”.

W ewidencji banderol podatkowych jako wydanie wpisuje się także otrzymanie nowych banderol podatkowych w zamian za banderole podatkowe utracone, uszkodzone albo zniszczone w procesie oznaczania wyrobów akcyzowych w ramach dopuszczalnej normy strat.

Podstawę dokonania odpowiednich wpisów do ewidencji banderol podatkowych stanowi rozliczenie z przekazanych banderol podatkowych, o którym mowa w przepisach wykonawczych wydanych na podstawie art. 132 ust. 5 ustawy.

W przypadku prowadzenia dokumentacji w postaci papierowej przed rozpoczęciem jej wypełniania karty dokumentacji przeszywa się, a strony numeruje. Właściwy naczelnik urzędu celno-skarbowego opatruje przeszycie plombą przy użyciu plombownicy stosowanej do plombowania dokumentacji prowadzonych przez organ Krajowej Administracji Skarbowej, a na ostatniej stronie dokumentacji wpisuje liczbę jej stron i składa podpis.

Przeszycia kart dokumentacji oraz opatrzenia przeszycia plombą właściwego naczelnika urzędu celno-skarbowego przy użyciu plombownicy stosowanej do plombowania dokumentacji prowadzonych przez organ Krajowej Administracji Skarbowej nie stosuje się w przypadku dokumentacji, o których mowa w § 36 pkt 1 oraz § 39 pkt 1 i 2, które przed rozpoczęciem wypełniania właściwy naczelnik urzędu celno-skarbowego rejestruje i opatruje pieczęcią.

Wpisów do dokumentacji w postaci papierowej dokonuje się w sposób trwały i wyraźny. Zmian i poprawek dokonuje się w taki sposób, aby przekreślona pierwotna treść pozostała czytelna. Każdą zmianę lub poprawkę potwierdza się podpisem osoby dokonującej zmiany lub poprawki z podaniem daty jej dokonania oraz w razie potrzeby opisuje w rubryce „uwagi”.

Dokumentację w postaci papierowej prowadzi się według zestawień danych określonych w § 10-22, § 24-27, § 29-35, § 38, § 41 i § 42.

Podmiot prowadzący dokumentację w postaci papierowej, z wyłączeniem dokumentacji, o której mowa w § 36 pkt 1 oraz § 39 pkt 1 i 2, dokonuje jej zamknięcia i podsumowania za każdy miesiąc w terminie 3 dni roboczych od ostatniego dnia miesiąca, którego dotyczy dokumentacja.

Podmiot prowadzący ewidencję, o której mowa w art. 138h-138j ustawy, w postaci papierowej, dokonuje jej zamknięcia i podsumowania za każdy miesiąc w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczy ewidencja.

W przypadku zastąpienia ewidencji, o których mowa w art. 138a ust. 1, art. 138b, art. 138c i art. 138e-138l ustawy, prowadzonych w postaci papierowej, dokumentacją prowadzoną na podstawie przepisów o rachunkowości podmiot prowadzący dokumentację dokonuje jej zamknięcia i podsumowania za każdy miesiąc w terminie do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczy dokumentacja.

Stan ewidencyjny ustalony w wyniku zamknięcia i podsumowania dokumentacji, o których mowa w ust. 2-4, przenosi się na następny miesiąc jako stan początkowy.

Do prowadzenia dokumentacji w postaci elektronicznej może być wykorzystywany więcej niż jeden program komputerowy.

Dokumentacja w postaci elektronicznej jest prowadzona zgodnie z pisemną instrukcją obsługi programu komputerowego wykorzystywanego do prowadzenia tej dokumentacji i w taki sposób, aby:

Podmiot prowadzący dokumentację w postaci elektronicznej przechowuje kopię dokumentacji zapisaną na informatycznym nośniku danych, w sposób zapewniający ochronę przechowywanych danych przed zniekształceniem lub utratą, lub w formie wydruku sporządzonego za okresy jednodniowe.