Dokumentu un arhīvu pārvaldības noteikumi

Ministru kabineta noteikumi Nr. 282 Rīgā 2024. gada 7. maijā (prot. Nr. 19 7. §)

Izdoti saskaņā ar Arhīvu likuma 4. panta septīto daļu, 5. panta otro daļu, 6. panta ceturto un sesto daļu, 8. panta otro daļu, 13.1 pantu, 17.1 panta trešo daļu un Elektronisko dokumentu likuma 6. panta piekto daļu

1. Vispārīgie jautājumi

1. Noteikumi nosaka:

1.1. publisko dokumentu un arhīvu pārvaldības kārtību institūcijās;

1.2. dokumentu arhīviskās vērtības noteikšanas kārtību, tai skaitā elektronisko dokumentu saglabāšanas kārtību un izvērtēšanas veidu;

1.3. kritērijus dokumentu glabāšanas termiņa noteikšanai;

1.4. kārtību, kādā institūcija reģistrē un glabā personas paziņojumus par neprecīziem vai nepilnīgiem personas datiem, kā arī nodrošina paziņojumu sasaisti ar arhīva dokumentiem;

1.5. tehniskās prasības dokumentu saglabāšanai institūciju arhīvos;

1.6. kārtību, kādā institūcijas nodod dokumentus un uzziņu sistēmas pastāvīgā valsts glabāšanā Latvijas Nacionālajā arhīvā saskaņā ar Arhīvu likuma 6. panta pirmo un otro daļu, kā arī elektronisko dokumentu nodošanas termiņu saskaņā ar Elektronisko dokumentu likuma 6. panta piekto daļu;

1.7. kārtību, kādā institūcija nodod dokumentus un uzziņu sistēmas pastāvīgā valsts glabāšanā Latvijas Nacionālajā arhīvā, pirms beidzies tiem noteiktais glabāšanas termiņš institūcijas arhīvā;

1.8. kārtību, kādā privātos dokumentus ar arhīvisko vērtību nodod Latvijas Nacionālajā arhīvā juridiskas personas likvidācijas un citos gadījumos;

1.9. kārtību, kādā institūcija saņem Latvijas Nacionālā arhīva termiņa pagarināšanas atļauju dokumentu glabāšanai institūcijā;

1.10. Vienotās valsts arhīvu informācijas sistēmas datu ievades un aktualizācijas, kā arī sistēmas pieejamības un izmantošanas kārtību institūcijām.

2. Noteikumos lietoti šādi termini:

2.1. apraksta vienība – arhīva dokuments vai dokumentu kopums (lieta, sērija un tās apakšlīmeņi, arhīva fonds un tā apakšfonds), kuru uzskata par vienotu veselumu un kas ir par pamatu atsevišķam aprakstam;

2.2. apraksta līmenis – apraksta vienības vieta arhīva fonda hierarhijas shēmā;

2.3. arhīva fonds – institūcijas vai privātpersonas darbības rezultātā radies arhīva dokumentu kopums – arhīva klasifikācijas un uzskaites vienība;

2.4. arhīva apakšfonds – arhīva fonda sistematizācijas vienība – lielapjoma arhīva fonda apakšgrupa, kuras sastāvā ir savstarpēji saistīti arhīva dokumenti. Arhīva fonda sadalījums apakšfondos iespējams pēc institūcijas organizatoriskās struktūras, arhīva dokumentu ģeogrāfiskajām, hronoloģiskajām, funkcionālajām vai citām kopīgām pazīmēm;

2.5. arhīvglabātava – ēka, ēkas daļa, telpa arhīva dokumentu glabāšanai;

2.6. dokumenta integritāte – dokumenta pilnīgums un nemainīgums;

2.7. dokumentu klasifikācijas shēma – hierarhiskā secībā sistematizēts visu institūcijas veidojamo lietu un to glabāšanas termiņu saraksts. Dokumentu klasifikācijas shēmas pamatā ir lietu loģiski analītiska sadale grupās pēc kopīgām vai atšķirīgām pazīmēm (piemēram, pēc institūcijas funkcijām, struktūras, dokumentu veida);

2.8. e-pakalpojumi – institūcijai pieejamie e-pakalpojumi Iestāžu portālā: Latvijas Nacionālā arhīva glabāto institūcijas datu apskate un aktualizēšana, Latvijas Nacionālā arhīva konsultāciju pieprasīšana un saņemšana, dokumentu iesniegšana saskaņošanai un citu dokumentu iesniegšana, institūcijas dokumentu aprakstīšana un saskaņošana ar Latvijas Nacionālo arhīvu, glabājamo vienību nodošanas un pieņemšanas aktu sagatavošana un iesniegšana Latvijas Nacionālajam arhīvam, elektronisko dokumentu nodošana tiešsaistē un citi e-pakalpojumi atbilstoši Iestāžu portāla funkcionalitātei;

2.9. glabājamā vienība – arhīva dokumentu uzskaites vienība ar atsevišķu uzskaites kodu, kas ir fiziski norobežots dokuments vai dokumentu grupa. Tā var būt, piemēram, papīra dokumentu lieta, kinolentes rullis, videokasete, audiokasete, elektronisko dokumentu mape, video, skaņas ieraksta vai foto datne;

2.10. fondradis – institūcija vai privātpersona, kuras darbības rezultātā radītie (uzkrātie) dokumenti apkopoti arhīva fondā;

2.11. hibrīdlieta – lieta, kas satur dokumentus dažādās vidēs, piemēram, elektroniskos dokumentus un papīra dokumentus;

2.12. Iestāžu portāls – Vienotās valsts arhīvu informācijas sistēmas funkcionāla sastāvdaļa, kurā pieejami Iestāžu portāla e-pakalpojumi atbilstoši Iestāžu portāla funkcionalitātei;

2.13. kontrolsumma – baitu sekvence, parasti reprezentēta kā fiksēta garuma simbolu virkne, kas pēc noteikta algoritma atvasināta no lielāka izmēra cipardatu bloka un ko iespējams izmantot datu integritātes pārbaudei, lai konstatētu zudumus vai bojājumus, kas var būt radušies datu glabāšanas vai pārraides procesā;

2.14. lieta – noteiktā secībā sakārtotu dokumentu kopums vai atsevišķs dokuments par kādu jautājumu, darbību, darījumu vai tēmu;

2.15. lietotājs – institūcijas noteikta amatpersona vai darbinieks, kam Vienotās valsts arhīvu informācijas sistēmas Iestāžu portālā Latvijas Nacionālais arhīvs ir izveidojis Iestāžu portāla lietotāja kontu;

2.16. paziņojumu reģistrs – Paziņojumu par neprecīziem vai nepilnīgiem personas datiem reģistrs, kurā institūcija reģistrē personas paziņojumus par neprecīzu vai nepilnīgu personas datu papildināšanu saskaņā ar Arhīvu likuma 13.1 pantu;

2.17. sērija – arhīva fonda sistematizācijas vienība vienveidīgu vai radniecīgu (piemēram, pēc formas, veida, rašanās, saņemšanas, tēmas) dokumentu (lietu) kopums, kas radies, veicot vienu funkciju vai darbību, un sistematizēts kā vienots veselums;

2.18. tveršana – dokumentu un datu iekļaušana informācijas sistēmā, tos saņemot no citas informācijas sistēmas, augšupielādējot, ievadot manuāli u. tml.;

2.19. uzskaites kods – glabājamās vienības identifikators, kuru veido arhīva fonda numurs, uzskaites saraksta numurs un glabājamās vienības numurs uzskaites sarakstā;

2.20. uzskaites saraksts – meklēšanas un uzskaites līdzeklis, kas atklāj glabājamo vienību saturu, parāda to sistematizāciju un nodrošina glabājamo vienību uzskaites funkciju;

2.21. uzziņu kods – apraksta vienības (fonda, apakšfonda, sērijas, sērijas apakšlīmeņa) identifikators, kuru veido konkrētās apraksta vienības un visu hierarhiski augstāko līmeņu apraksta vienību kārtas numuri.

2. Dokumentu un arhīva pārvaldības organizācija institūcijā

3. Institūcija dokumentē savu darbību:

3.1. īstenojot normatīvajos aktos noteiktos pienākumus radīt, saņemt, kā arī glabāt savus radītos, saņemtos un nosūtītos dokumentus, lai nodrošinātu pierādījumus un pamatu lēmumu pieņemšanai, darbību analīzei, sabiedrības informēšanai vai citiem mērķiem;

3.2. nodrošinot normatīvajos aktos noteiktās tiesības citām institūcijām un privātpersonām saņemt dokumentus no institūcijas.

4. Darbības ar dokumentiem institūcija organizē dokumentu pārvaldības perioda ietvaros, kas parasti sakrīt ar kalendāra gadu. Dokumentu pārvaldības perioda ietvaros notiek dokumentu radīšana, saņemšana, sistematizācija, reģistrēšana un izpildes kontrole. Pēc dokumentu pārvaldības perioda beigām institūcija dokumentus arhivē un apraksta.

5. Ja institūcijai ir noteiktas funkcijas, uzdevumi un pasākumi, kuru īstenošana nesakrīt ar kalendāra gadu (piemēram, ievēlēšanas un pilnvaru periods, darbības sezona, mācību gads), dokumentu pārvaldības periodu nosaka atbilstoši noteiktajam funkcijas, uzdevuma vai pasākuma sākuma un beigu datumam.

6. Dokumentu un arhīva pārvaldības jautājumu risināšanai institūcijā var izveidot dokumentu un arhīva pārvaldības ekspertu komisiju (turpmāk – ekspertu komisija).

7. Ekspertu komisiju veido ne mazāk kā triju cilvēku sastāvā, no kuriem vismaz viens ir atbildīgs par institūcijas dokumentu vai arhīva pārvaldību.

8. Atbilstoši kompetencei ekspertu komisija izvērtē institūcijas dokumentu klasifikācijas shēmu, dokumentu glabāšanas termiņus, dokumentu arhīvisko vērtību, uzziņu sistēmas un aktus par dokumentu atlasi iznīcināšanai. Ekspertu komisijas kompetenci un darba organizāciju institūcijā nosaka ekspertu komisijas reglaments.

9. Institūcija, kuras padotībā ir citas institūcijas, var veidot centrālo dokumentu un arhīva pārvaldības ekspertu komisiju šo noteikumu 8. punktā minēto uzdevumu veikšanai resora ietvaros.

10. Ja institūcija neveido ekspertu komisiju vai ja attiecīgais uzdevums nav ekspertu komisijas kompetencē, ekspertu komisijas uzdevumus veic šo noteikumu 11.2. apakšpunktā minētās personas.

11. Lai nodrošinātu institūcijas dokumentu un arhīva pārvaldības organizāciju, iekšējo uzraudzību un kontroli, institūcijas vadītājs vai viņa pilnvarota persona:

11.1. nosaka dokumentu un arhīva pārvaldības kārtību institūcijā;

11.2. norīko par dokumentu un arhīva pārvaldību atbildīgās personas un nosaka to pienākumus;

11.3. mainoties institūcijas personālam, nodrošina institūcijas darbinieka rīcībā esošo dokumentu nodošanu un pieņemšanu.

12. Lai nodrošinātu tādu dokumentu un arhīvu pārvaldību, kuriem ir noteikta ierobežota pieejamība, institūcijas vadītājs vai viņa pilnvarota persona:

12.1. nosaka šo dokumentu sakārtošanas, aprakstīšanas, izmantošanas un glabāšanas kārtību;

12.2. veic atzīmes arhīviskā apraksta atbilstošajos līmeņos, norādot pieejamības ierobežojuma tiesisko pamatu un laiku;

12.3. nosaka pieejamības ierobežojumu termiņa fiksēšanas kārtību dokumentiem, kuriem noteikti ierobežojumi līdz vienam gadam.

3. Vienotās valsts arhīvu informācijas sistēmas datu ievades un aktualizācijas, kā arī sistēmas pieejamības un izmantošanas kārtība

13. Iestāžu portāla e-pakalpojumu izmantošanā institūcija ievēro noteikto kārtību. Iestāžu portāla e-pakalpojumus institūcija saņem bez maksas, ja ārējos normatīvajos aktos nav noteikts citādi.

14. Lai uzsāktu Iestāžu portāla izmantošanu, pieteiktu Iestāžu portāla lietotājus, informētu par izmaiņām lietotāju datos un atceltu lietotāju pieejas tiesības, institūcija iesniedz Latvijas Nacionālajam arhīvam pieteikumu Iestāžu portāla izmantošanai (1. pielikums).

15. Latvijas Nacionālais arhīvs piecu darbdienu laikā izskata šo noteikumu 14. punktā minēto institūcijas pieteikumu un atbilstoši pieteikumā norādītajam Iestāžu portāla izmantošanas veidam piešķir Iestāžu portāla lietotāja tiesības, veic izmaiņas lietotāju datos vai atceļ lietotāju pieejas tiesības. Ja institūcijas pieteikums Iestāžu portāla izmantošanai neatbilst šo noteikumu prasībām, lēmumu par Iestāžu portāla lietotāja tiesību piešķiršanu, pieejas atcelšanu vai izmaiņām lietotāju datos Latvijas Nacionālais arhīvs pieņem pēc tam, kad neatbilstības ir novērstas.

16. Iestāžu portālā autentificēti lietotāji Iestāžu portāla e-pakalpojumus var izmantot bez droša elektroniskā paraksta (e-pakalpojuma ietvaros Iestāžu portālā iesniegtie institūcijas dati un dokumenti ir uzskatāmi par pašrocīgi parakstītiem elektroniskajiem dokumentiem, un institūcija ir atbildīga par šādu datu un dokumentu patiesumu). Minētais nosacījums neattiecas uz institūcijas pieteikumu par Iestāžu portāla izmantošanu. Iestāžu portāla lietotāji e-pakalpojumus saņem atbilstoši institūcijas noteiktajam deleģējumam vai pilnvarojumam.

17. Latvijas Nacionālais arhīvs:

17.1. nodrošina Iestāžu portāla pieejamību tiešsaistes datu pārraides režīmā;

17.2. pieņem apstrādei, pārbaudei un izskatīšanai Iestāžu portālā saņemtos dokumentus, datus un citu informāciju;

17.3. Latvijas Nacionālā arhīva tīmekļvietnē nodrošina Vienotās valsts arhīvu informācijas sistēmas lietošanas noteikumu pieejamību, informē par Iestāžu portāla jaunumiem un plānotajiem darbības pārtraukumiem;

17.4. sniedz konsultācijas institūcijām par Iestāžu portāla pieejamību un funkcionalitāti;

17.5. piešķir un atceļ Iestāžu portāla lietotāju tiesības lietotājiem, kā arī veic izmaiņas lietotāju datos;

17.6. ir tiesīgs bez iepriekšēja brīdinājuma un saskaņošanas ar institūciju veikt piešķirto Iestāžu portāla lietotāja tiesību ierobežošanu vai atcelšanu, ja:

17.6.1. lietotājs ir pārkāpis šo noteikumu vai Vienotās valsts arhīvu informācijas sistēmas lietošanas noteikumu prasības;

17.6.2. lietotājs veic darbības, kas saistītas ar Vienotās valsts arhīvu informācijas sistēmas drošības sistēmas apiešanu vai bojāšanu;

17.6.3. lietotājs ir radījis Vienotās valsts arhīvu informācijas sistēmas drošības apdraudējumu;

17.6.4. lietotājs veic darbības, kas rada riskus fizisko personu datu aizsardzībai;

17.6.5. lietotāja autentifikācijas dati ir kļuvuši zināmi citai personai vai tos izmanto cita persona;

17.7. triju darbdienu laikā elektroniski informē institūciju par lietotāja tiesību ierobežošanu vai atcelšanu, ja lietotāja tiesības ierobežotas vai atceltas bez iepriekšēja brīdinājuma vai saskaņošanas ar institūciju.

18. Institūcija:

18.1. atbilstoši Iestāžu portāla funkcionalitātei nodrošina Iestāžu portāla e-pakalpojumu izmantošanu institūcijas darbībā un saziņai ar Latvijas Nacionālo arhīvu;

18.2. veic visas darbības un pasākumus, lai nodrošinātu, ka Iestāžu portāla lietotājs pieprasa un izmanto Iestāžu portāla datus tikai tiešo amata (darba) pienākumu veikšanai un atbilstoši fizisko personu datu apstrādes prasībām;

18.3. iepazīstina Iestāžu portāla lietotājus ar Vienotās valsts arhīvu sistēmas lietošanas noteikumiem pirms lietotāja tiesību piešķiršanas un nodrošina, ka lietotājs pirms Iestāžu portāla izmantošanas ir rakstiski apliecinājis, ka ievēros šos noteikumus, Vienotās valsts arhīvu sistēmas lietošanas noteikumus un fizisko personu datu apstrādes prasības, kas noteiktas Eiropas Parlamenta un Padomes 2016. gada 27. aprīļa Regulā (ES) Nr. 2016/679 par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti un ar ko atceļ Direktīvu 95/46/EK (Vispārīgā datu aizsardzības regula);

18.4. atbild par Iestāžu portāla lietotāju darbību tiesiskumu Iestāžu portālā;

18.5. piekrīt, ka Iestāžu portāla lietotāju iesniegtie dati un dokumenti uzskatāmi par institūcijas iesniegtiem datiem un dokumentiem un ir saistoši institūcijai;

18.6. nodrošina, ka Iestāžu portāla lietotājiem ir katram sava institūcijas elektroniskā pasta adrese un iespēja Iestāžu portālu izmantot tiešsaistes datu pārraides režīmā;

18.7. triju darbdienu laikā elektroniski iesniedz Latvijas Nacionālajam arhīvam pieteikumu par izmaiņām lietotāja datos, ja institūcijas iepriekš iesniegtajā pieteikumā Iestāžu portāla izmantošanai norādītajās ziņās par lietotāju ir izmaiņas, un norāda visu pieteikumā iekļaujamo informāciju par lietotāju;

18.8. nekavējoties, bet ne vēlāk kā vienas darbdienas laikā pēc attiecīga lēmuma pieņemšanas vai notikuma Iestāžu portālā atceļ Iestāžu portāla izmantošanas tiesības konkrētajam lietotājam vai arī elektroniski iesniedz Latvijas Nacionālajam arhīvam pieteikumu par Iestāžu portāla lietotāja tiesību atcelšanu:

18.8.1. ja ar lietotāju ir izbeigtas dienesta (darba) tiesiskās attiecības;

18.8.2. ja lietotāju atstādina no amata (darba, dienesta) pienākumu pildīšanas;

18.8.3. ja ir izmaiņas lietotāja amata (darba, dienesta) pienākumos, kā rezultātā lietotājam amata (darba, dienesta) pienākumu izpildei vairs nav nepieciešama Iestāžu portāla izmantošana;

18.8.4. ja lietotājam ir ieplānota vai konstatēta ilgstoša (ilgāk par 60 dienām) prombūtne;

18.8.5. ja lietotājs neievēro šo noteikumu 19. punktā noteiktos lietotāja pienākumus;

18.8.6. ja rodas aizdomas, ka lietotāja autentifikācijas dati kļuvuši zināmi trešajām personām;

18.8.7. citos institūcijas noteiktos gadījumos.

19. Iestāžu portāla lietotājs:

19.1. ievēro Vienotās valsts arhīvu sistēmas lietošanas noteikumus un fizisko personu datu apstrādes prasības;

19.2. pirms Iestāžu portāla izmantošanas rakstiski apliecina, ka Iestāžu portāla izmantošanā ievēros šos noteikumus, Vienotās valsts arhīvu sistēmas lietošanas noteikumus un fizisko personu datu apstrādes prasības, tai skaitā bez tiesiska pamata neveiks fizisko personu datu apstrādi (arī datu aplūkošanu Iestāžu portālā) un neizpaudīs Iestāžu portālā iegūtos fiziskās personas datus;

19.3. izmanto Iestāžu portālu tikai tiešo amata vai darba pienākumu veikšanai;

19.4. ja, nepareizi ievadot lietotāja autentifikācijas datus, ir bloķējis pieeju Iestāžu portālam, elektroniski no lietotāja e-pasta adreses, kura norādīta institūcijas pieteikumā Iestāžu portāla izmantošanai, lūdz Latvijas Nacionālajam arhīvam nosūtīt lietotājam jaunus autentifikācijas datus;

19.5. ir atbildīgs par visām darbībām, kas veiktas Iestāžu portālā, autentificējoties ar šī lietotāja vārdu un paroli;

19.6. nav tiesīgs:

19.6.1. nodot citai personai savus lietotāja autentifikācijas datus, uzglabāt tos redzamā vietā vai citām personām pieejamā veidā;

19.6.2. veikt neatļautu Vienotās valsts arhīvu informācijas sistēmas resursu iegūšanu, kopēšanu, pārsūtīšanu vai cita veida neautorizētas darbības;

19.6.3. veikt darbības, kas var tikt vērstas uz Vienotās valsts arhīvu informācijas sistēmas drošības aizsardzības sistēmas apiešanu vai bojāšanu;

19.6.4. lietot rīkus, programmatūras vai citus līdzekļus, kas var traucēt Vienotās valsts arhīvu informācijas sistēmas darbību;

19.6.5. aizskart vai pārkāpt citu personu tiesības, tai skaitā veikt prettiesisku fizisko personu datu apstrādi vai pārkāpt citu personu intelektuālā īpašuma tiesības.

4. Dokumentu pārvaldība

4.1. Dokumentēšana un lietu veidošana

20. Institūcija radītos un saņemtos dokumentus grupē lietās viena dokumentu pārvaldības perioda ietvaros. Ja lieta attiecas uz jautājumu, kura risināšana notiek vairākus gadus (piemēram, projektu dokumenti, dokumenti par mācību, darba vai dienesta gaitu), lietu veido līdz attiecīgā jautājuma atrisināšanai (projekta pabeigšanai, dienesta, mācību vai darba tiesisko attiecību izbeigšanai).

21. Lietā ievieto dokumentus, kuriem ir vienāds glabāšanas termiņš un kuri pēc satura atbilst lietas nosaukumam.

22. Papīra dokumentiem lietu veido un glabā, dokumentus nodalot mapēs, ātršuvējos, reģistros, dokumentu skapjos. Lietas vāku noformē ar uzrakstu, kurā norāda institūcijas nosaukumu, lietas indeksu, lietas nosaukumu, datējumu un glabāšanas termiņu.

23. Elektroniskajiem dokumentiem lietu veido informācijas sistēmā vai ievietojot dokumentus elektroniskajās mapēs, pievienojot metadatus par katra dokumenta piederību attiecīgajai lietai. Elektroniskajiem dokumentiem metadatus, tai skaitā rekvizītus un dienesta atzīmes, veido elektroniski. Sarakstes dokumentiem nodrošina iniciatīvas dokumentu un atbildes dokumentu savstarpējo sasaisti ar metadatiem. Ja elektroniskos dokumentus nereģistrē informācijas sistēmā, tad dokumentu reģistrā, kur attiecināms, par dokumentu norāda:

23.1. autoru;

23.2. satura atklāstu;

23.3. datumu;

23.4. reģistrācijas numuru;

23.5. datnes nosaukumu, iekļaujot tās paplašinājumu;

23.6. citu informāciju pēc institūcijas ieskatiem (piemēram, lietas indeksu).

24. Ja tiek veidota hibrīdlieta, dokumentiem dažādos informācijas nesējos veido atsevišķu lietas sējumu, nodrošinot to savstarpējo sasaisti ar metadatiem.

25. Dokumentus lietā sistematizē pēc hronoloģiskā (dilstošā vai augošā secībā), nominālā (piemēram, rīkojumi, protokoli), alfabētiskā vai cita principa.

26. Elektroniskos fotodokumentus, skaņas dokumentus un videodokumentus uzkrāj hronoloģiski informācijas sistēmās vai elektroniskajās mapēs viena dokumentu pārvaldības perioda ietvaros, pievienojot metadatus par autoru, vietu, datējumu, notikumu, redzamajām un dzirdamajām personām un citus datus.

4.2. Informācijas sistēmu izmantošana dokumentu pārvaldībā

27. Informācijas sistēmas plānošanas, projektēšanas, ieviešanas un izmaiņu stadijā, kā arī nododot elektroniskos dokumentus Latvijas Nacionālajam arhīvam, institūcija ar Latvijas Nacionālo arhīvu saskaņo ilgstoši un pastāvīgi glabājamo dokumentu sistēmas datu nodošanas funkcionalitāti un formātus.

28. Institūcijas informācijas sistēmā nodrošina dokumentu un metadatu rezerves kopēšanu saskaņā ar institūcijas vadītāja vai viņa pilnvarotas personas noteikto kārtību, ja normatīvajos aktos nav noteiktas citas prasības.

29. Informācijas sistēmas nodrošina dokumentu, rekvizītu un dienesta atzīmju tveršanu, kā arī to saglabāšanu visā dokumenta glabāšanas laikā.

30. Dokumentiem, kuri informācijas sistēmās ir parakstīti bez droša elektroniskā paraksta, kontrolēti glabājamā atsevišķā datnē ģenerē:

30.1. metadatus vismaz par laiku un personu, kura parakstījusi dokumentus;

30.2. katra dokumenta kontrolsummu parakstīšanas brīdī.

4.3. Dokumentu sistematizācija un izvērtēšana

31. Lietas veido saskaņā ar dokumentu klasifikācijas shēmu, kurā norāda:

31.1. klasifikācijas shēmas līmeni un lietas indeksu;

31.2. klasifikācijas līmeņa nosaukumu;

31.3. lietas nosaukumu;

31.4. lietas glabāšanas termiņu;

31.5. par lietas veidošanu atbildīgo struktūrvienību vai darbinieku;

31.6. lietas vidi (papīra, elektroniska vai cita);

31.7. lietas saistību ar informācijas sistēmu;

31.8. citu informāciju pēc institūcijas ieskatiem, piemēram, lietas pieejamības ierobežojumus, to tiesisko pamatu un laiku, atzīmi par hibrīdlietām.

32. Institūcijām, kurām ir līdzīgs darbības raksturs un dokumentu sastāvs, var izstrādāt nozares vai dokumentu veidu klasifikācijas shēmu, ko saskaņo ar Latvijas Nacionālo arhīvu.

33. Dokumentu klasifikācijas shēmā lietas sistematizē pēc institūcijas funkcijām, struktūrvienībām, dokumentu veidiem vai jaukti, piemēram:

33.1. pirmais līmenis – institūcijas funkcija vai institūcijas augstākā struktūrvienība, par attiecīgās funkcijas izpildi atbildīgā persona vai lielākā lietu grupa;

33.2. otrais līmenis – funkcijas izpildes nodrošināšanai nepieciešamie uzdevumi (procesi) vai augstākajā struktūrvienībā ietilpstošā zemākā struktūrvienība, par tās darbības virzieniem atbildīgā persona vai mazāka lietu grupa;

33.3. trešais līmenis – uzdevumu (procesu) veikšanai nepieciešamās darbības.

34. Lietu sistematizēšanai izmanto vismaz šo noteikumu 33.1. apakšpunktā minēto dokumentu klasifikācijas shēmas līmeni.

35. Katram dokumentu klasifikācijas shēmas līmenim un lietai ir noteikts savs unikāls indekss, kas norāda tās vietu dokumentu klasifikācijas shēmā. Lietas indeksu veido funkcijai vai struktūrvienībai piešķirtais apzīmējums (skaitlis vai burts) un lietas kārtas numurs attiecīgajā funkcijā vai struktūrvienībā (piemēram, lietas indekss 1.6, kur 1 – struktūrvienības apzīmējums, 6 – lietas kārtas numurs struktūrvienībā; lietas indekss A.2.6, kur A – funkcijas apzīmējums, 2 – funkciju veidojošā procesa vai struktūrvienības apzīmējums, 6 – lietas kārtas numurs).

36. Lietas nosaukumu veido, norādot šādu informāciju:

36.1. dokumenta veids;

36.2. lietas dokumentu satura izklāsts;

36.3. kur attiecināms, – adresāta, korespondenta vai līgumslēdzēja nosaukums vai vārds un uzvārds, ja lietu veido pēc adresāta, korespondenta vai līgumslēdzēja nosaukuma vai vārda un uzvārda (piemēram, Rīkojumi par personālu; Sarakste ar Kultūras ministriju; Sarakste finansēšanas jautājumos; Līgumi ar piegādātājiem; Līgumi ar akciju sabiedrību "Latvenergo"; Dokumenti par projektu "Arhīvs" (līgums, atskaites)).

37. Ja veido hibrīdlietu, par to izdara attiecīgu atzīmi dokumentu klasifikācijas shēmā.

38. Ja dokumentu pārvaldības periodā rodas jaunas dokumentu klasifikācijas shēmā neietvertas lietas, shēmu attiecīgi papildina.

39. Izstrādājot dokumentu klasifikācijas shēmu, dokumentu glabāšanas termiņus un arhīviski vērtīgos dokumentus nosaka, ievērojot šādus kritērijus:

39.1. normatīvajos aktos noteiktais glabāšanas termiņš;

39.2. institūcijas funkciju nodrošināšanai nepieciešamais glabāšanas termiņš;

39.3. Arhīvu likuma 8. panta pirmajā daļā noteiktie arhīviskās vērtības noteikšanas kritēriji.

40. Nosakot dokumentu glabāšanas termiņus un arhīviski vērtīgos dokumentus, institūcijas:

40.1. var noteikt termiņu, pēc kura atkārtoti izvērtējams dokumenta glabāšanas laiks, veicot par to atbilstošu atzīmi dokumentu klasifikācijas shēmā (piemēram, EK (ar nozīmi "ekspertu komisija") vai AI (ar nozīmi "atkārtota izvērtēšana"));

40.2. var izmantot Latvijas Nacionālā arhīva izstrādātos un Latvijas Nacionālā arhīva tīmekļvietnē publiski pieejamos dokumentu glabāšanas termiņu paraugsarakstus.

41. Dokumentu klasifikācijas shēmu institūcija izstrādā katram dokumentu pārvaldības periodam.

42. Institūcijas dokumentu klasifikācijas shēmu reizi piecos gados, bet ne vēlāk kā trīs mēnešus pirms jauna dokumentu pārvaldības perioda sākuma elektroniski iesniedz saskaņošanai Latvijas Nacionālajā arhīvā. Ja institūcijām ir izstrādāta un ar Latvijas Nacionālo arhīvu saskaņota nozares vai dokumentu veidu dokumentu klasifikācijas shēma, institūcijas reizi astoņos gados dokumentu klasifikācijas shēmu elektroniski iesniedz saskaņošanai Latvijas Nacionālajā arhīvā. Ja visi arhīviski vērtīgo dokumentu glabāšanas termiņi noteikti ārējos normatīvajos aktos, tad institūcijas dokumentu klasifikācijas shēmu ar Latvijas Nacionālo arhīvu var nesaskaņot. Latvijas Nacionālais arhīvs pieņem lēmumu par dokumentu klasifikācijas shēmas saskaņošanu vai par atteikumu saskaņot klasifikācijas shēmu.

43. Nākamā dokumentu pārvaldības perioda sākumā institūcija uzskaita iepriekšējā dokumentu pārvaldības periodā izveidotās un neizveidotās lietas un atzīmē nākamajā dokumentu pārvaldības periodā turpināmās lietas.

44. Ja mainās dokumentu klasifikācijas shēmā iekļautā informācija (institūcijas funkcijas, uzdevumi vai tās struktūra, kā arī dokumentu sastāvs un glabāšanas termiņi un cita informācija), institūcija par to informē Latvijas Nacionālo arhīvu. Latvijas Nacionālais arhīvs paziņo institūcijai par nepieciešamību veikt atkārtotu dokumentu klasifikācijas shēmas vai tās daļas saskaņošanu.

45. Institūcija dokumentu klasifikācijas shēmu glabā 10 gadus pēc visu tajā uzskaitīto pastāvīgi un ilgstoši glabājamo dokumentu aprakstīšanas un īslaicīgi glabājamo dokumentu iznīcināšanas.

5. Institūcijas arhīva pārvaldība

5.1. Dokumentu sagatavošana glabāšanai

46. Institūcija piecu gadu laikā pēc dokumentu pārvaldības perioda beigām sagatavo dokumentus glabāšanai. Ja nepieciešams ilgāks termiņš, to saskaņo ar Latvijas Nacionālo arhīvu.

47. Glabāšanai sagatavo pabeigtas lietas (lietas, kuras netiek papildinātas ar jauniem dokumentiem). Ja lieta tiek turpināta, to sagatavo glabāšanai pēc pabeigšanas.

48. Dokumentus ar informāciju, kas paredzēta institūcijas iekšējai lietošanai un kam noteikts ierobežotas pieejamības statuss līdz vienam gadam, sagatavo glabāšanai pēc pieejamības ierobežojuma termiņa beigām.

49. Sagatavojot pabeigtās lietas glabāšanai:

49.1. tās sagrupē atbilstoši glabāšanas termiņiem – īslaicīgi glabājamās, ilgstoši glabājamās, pastāvīgi glabājamās;

49.2. sakārto pastāvīgi glabājamās lietas un ilgstoši glabājamās lietas;

49.3. apraksta pastāvīgi glabājamās lietas un ilgstoši glabājamās lietas.

5.2. Papīra dokumentu sakārtošana

50. Papīra dokumentu lietas sakārto, veicot šādas secīgas darbības:

50.1. pārbauda dokumentu satura atbilstību attiecīgās lietas nosaukumam un glabāšanas termiņam, dokumentu sistematizāciju lietā un dokumentu sastāva atbilstību lietas datējumam un attiecīgam reģistram, ja tāds veidots;

50.2. numurē lapas;

50.3. izstrādā apliecinājuma ierakstu (2. pielikums);

50.4. lietas dokumentus ievieto vākos vai mapēs vai iešuj;

50.5. noformē lietas vāku (3. pielikums).

51. Lietā saglabā oriģinālo dokumentu sistematizācijas kārtību. Ja dokumenti nav sistematizēti, tos lietā sistematizē pēc hronoloģiskā, nominālā (piemēram, rīkojumi, protokoli), alfabētiskā vai cita principa.

52. Ja lietā ir vairāki dokumenta oriģināla eksemplāri, lietā atstāj tikai vienu dokumenta oriģinālu, bet pārējos izņem. No lietas izņem neaizpildītās (tukšās) lapas un dokumentu kopijas, ja lietā ir attiecīgā dokumenta oriģināls. Dokumentus izņem no dokumentu kabatiņām, aploksnēm, mapēm un citiem materiāliem, kas neatbilst šo noteikumu 161.1. apakšpunkta prasībām.

53. No dokumentiem izņem visas saspraudes, skavas un citus sastiprinājuma elementus, kas neatbilst šo noteikumu 161.3. apakšpunkta prasībām.

54. Ievietojot lietā ar kniedēm sastiprinātu vai caurauklotu dokumentu (piemēram, līgumu), kniedes un auklu neizņem, ja dokumenti var tikt bojāti vai zaudēt juridisko spēku.

55. Lietas dokumentu lapas numurē ar arābu cipariem, rakstot ar vidēji cietu melnu grafīta zīmuli lapas augšējā labajā stūrī no teksta brīvajā vietā.

56. Ja lieta ir tipogrāfisks izdevums ar savu lapu numerāciju vai lietu veido viens dokuments ar secīgu numerāciju, to nepārnumurē un to norāda apliecinājuma ierakstā.

57. Ja lietā ir tajā esošo dokumentu saraksts vai reģistrs, lietas lapas var nenumurēt un apliecinājuma ierakstā un uz lietas vāka norāda dokumentu skaitu un atbilstošo apjoma mērvienību uzskaites sarakstā saskaņā ar šo noteikumu 86.1.6. apakšpunkta prasībām.

58. Diagrammas, kartes, skices, plānus, zīmējumus un citus ilustratīvos materiālus, ja tos var ievietot lietā kā patstāvīgas lapas, numurē dokumenta otrajā pusē augšējā kreisajā stūrī. To esību norāda apliecinājuma ierakstā.

59. Ja lietas biezums pārsniedz 30 mm, veido sējumus. Katrā sējumā lapas numurē atsevišķi, un katrs sējums ir atsevišķa glabājamā vienība.

60. Visas lapu numerācijas un citas dokumentu īpatnības norāda apliecinājuma ierakstā.

61. Lietas vākos un mapēs virs dokumentiem ievieto baltu papīra lapu, lai aizsargātu dokumenta pirmās lapas tekstu.

62. Lietas beigās ievieto lapu ar apliecinājuma ierakstu.

63. Lietu ievieto kartona vākos, kuros ir iestrādāta plāna un izturīga kokvilnas vai linu aukla, vai ievieto mapēs ar aizsienamām auklām, vai iešuj vākos, kas izgatavoti no balta vai nekrāsota neitrāla vai bezskābes arhīva kartona, kas atbilst šo noteikumu 161.1. apakšpunktā minētajām prasībām.

64. Lietas iešuj ar izturīgu kokvilnas vai linu diegu. A3 un A4 formāta lapas iešuj vismaz ar četriem dūrieniem, A5 formāta lapas – ar trim dūrieniem.

65. Ilgstoši glabājamus dokumentus var glabāt dokumentu pārvaldībā izmantojamās dokumentu mapēs, ievērojot šo noteikumu 51., 52., 55., 56., 58., 60. un 62. punktā minētās prasības un nodrošinot, ka mapes stiprinājumi nerada bojājumus dokumentiem. Lietas sākumā ievieto lapu, kas noformēta kā lietas vāks. Lietas beigās ievieto apliecinājuma ieraksta lapu vai apliecinājuma ierakstu noformē uz pēdējās lapas otras puses vai mapes vāka.

66. Par dokumentu sakārtošanas procesā konstatētajiem dokumentu bojājumiem rakstiski informē institūcijas vadītāju vai šo noteikumu 11.2. apakšpunktā minēto personu un veic pasākumus, lai novērstu dokumentu turpmāku bojāšanos.

67. Hibrīdlietas sagatavo glabāšanai, katrai videi (piemēram, papīra, elektroniska) un satura veidam (piemēram, tekstuāls, video, skaņas, foto) veidojot savu glabājamo vienību.

5.3. Elektronisko dokumentu sakārtošana

68. Datubāzu datus un dokumentus sakārto:

68.1. Software Independent Archiving of Relational Databases (SIARD) jaunākajā formātā – relāciju datubāzes;

68.2. Java Script Object Notation (JSON) jaunākajā formātā – nerelāciju datubāzes;

68.3. ar dokumentāciju, kurā iekļauj datubāzu tabulu kolonnu atšifrējumu un vaicājumus, saskaņojot ar Latvijas Nacionālo arhīvu.

69. Pārvaldes dokumentus sakārto:

69.1. eksportējot no informācijas sistēmām atvērtās saglabāšanas apmaiņas (OPEX) pakotnēs:

69.1.1. vienam nodevumam veido vienu pakotni;

69.1.2. pakotnē iekļauj vienu vai vairākas glabājamās vienības;

69.1.3. katra glabājamā vienība sastāv no viena vai vairākiem dokumentiem;

69.1.4. par katru dokumentu ģenerē metadatus saskaņā ar šo noteikumu 4. pielikumā norādīto XSD shēmu;

69.1.5. pakotnei ģenerē vienu kopēju kontrolsummu;

69.2. ja pārvaldes dokumenti nav informācijas sistēmā vai informācijas sistēmas funkcionalitāte nenodrošina atvērtās saglabāšanas apmaiņas (OPEX) pakotņu veidošanu, katrai glabājamai vienībai veido atsevišķu pakotni, kura sastāv no dokumentiem un dokumentu reģistra (izklājlapā) ar datņu nosaukumiem, pakotnei ģenerē vienu kontrolsummu.

70. Dokumentus, kuri nav parakstīti ar drošu elektronisko parakstu, sakārto datubāzēs šo noteikumu 68. punktā minētajā kārtībā, pievienojot saskaņā ar elektronisko dokumentu jomu reglamentējošām prasībām noslēgtās rakstveida vienošanās par dokumentu parakstīšanu ar elektronisko parakstu.

5.4. Dokumentu aprakstīšana

71. Aprakstot dokumentus, institūcija veido arhīvisko aprakstu, kas sastāv no savstarpēji hierarhiski saistītiem aprakstiem par katru apraksta vienību. Apraksta vienības vieta arhīva fonda hierarhiskajā struktūrā ir apraksta līmenis.

72. Apraksta vienības, kas vienlaikus ir arī apraksta līmenis, ir:

72.1. arhīva fonds un arhīva apakšfonds;

72.2. sērija un tās apakšlīmeņi – apakšsērija, apakšsērijas apakšsērija utt.;

72.3. lieta;

72.4. dokuments.

73. Arhīva fonda hierarhiskās struktūras attēlojums ir arhīviskā apraksta shēma. Arhīviskā apraksta shēmu veido atbilstoši šo noteikumu 90. punktam, ieteicamākais veids – Vienotajā valsts arhīvu informācijas sistēmā.

74. Arhīviskā apraksta shēmā dokumentus sistematizē apakšfondos, sērijās un to apakšlīmeņos, dokumentiem ar dažādiem glabāšanas termiņiem paredzot atsevišķas sērijas vai to apakšlīmeņus.

75. Arhīviskā apraksta shēmā norāda:

75.1. apraksta vienību uzziņu kodus (apraksta vienību identifikatorus);

75.2. sērijas un sērijas apakšlīmeņa (apakšsērijas) nosaukumu;

75.3. sērijas un sērijas apakšlīmeņa (apakšsērijas) glabāšanas termiņu;

75.4. sērijas un sērijas apakšlīmeņa (apakšsērijas) pieejamības nosacījumus.

76. Veidojot arhīvisko aprakstu, ievēro šādus pamatprincipus:

76.1. apraksta no vispārīgā uz konkrēto. Arhīva fonda līmenī sniedz informāciju par visu arhīva fondu kā vienu veselumu. Zemāk pakārtotajos līmeņos sniedz informāciju par arhīva fonda daļām;

76.2. sniedz tikai apraksta līmenim atbilstošu informāciju, norādot apraksta vienības kontekstu un saturu;

76.3. aprakstus sasaista, norādot apraksta vienības vietu hierarhijā un sasaisti ar citām apraksta vienībām;

76.4. neatkārto informāciju zemākā līmenī, ja tā minēta augstākā līmenī. Augstākā līmenī sniedz visām apraksta vienībām kopīgu informāciju.

77. Pilns apraksta vienības apraksts satur šādus elementus:

77.1. apraksta vienības uzziņu kods;

77.2. apraksta vienības nosaukums;

77.3. apraksta vienības datējums vai atsevišķa dokumenta datējums formātā no dd.mm.gggg līdz dd.mm.gggg, pieļaujams datējums no mm.gggg līdz mm.gggg vai no gggg līdz gggg. Punktu datējuma beigās neliek;

77.4. apraksta vienības apjoms un apjoma mērvienība (piemēram, glabājamās vienības, lapas, megabaiti, gigabaiti);

77.5. apraksta vienības fondradis vai autors – institūcija vai privātpersona, kuras darbības rezultātā dokumenti radīti, uzkrāti, saglabāti;

77.6. fondraža administratīvā vēsture;

77.7. apraksta vienības arhīviskā vēsture;

77.8. apraksta vienības iegūšanas avots;

77.9. apraksta vienības informācijas joma un saturs;

77.10. informācija par apraksta vienības izvērtēšanu, glabāšanas termiņa noteikšanu un iznīcināšanu;

77.11. apraksta vienības iekšējā struktūra – sistematizācija;

77.12. apraksta vienības pieejamības nosacījumi;

77.13. apraksta vienības reproducēšanas noteikumi;

77.14. apraksta vienības valoda;

77.15. apraksta vienības informācijas vide (piemēram, papīra, elektroniska), nesējs un satura veids (piemēram, tekstuāls, kino, video, skaņas, foto, kartogrāfisks, attēls);

77.16. apraksta vienības meklēšanas līdzekļi;

77.17. saistītās apraksta vienības, ja tādas ir (oriģinālu un kopiju esība un atrašanās vieta, pēc izcelsmes līdzīgu apraksta vienību esība un atrašanās vieta);

77.18. apraksta vienības fiziskais raksturojums;

77.19. piezīmes.

78. Institūcija apraksta dokumentus arhīva fonda un apakšfonda līmenī atbilstoši šo noteikumu 90. punktam (ieteicamākais veids – Vienotajā valsts arhīvu informācijas sistēmā) un arhīviskajā aprakstā norāda vismaz šādus elementus:

78.1. arhīva fonda uzziņu kods – institūcijas kods Vienotajā valsts arhīvu informācijas sistēmā un arhīva fonda numurs, ja tāds ir piešķirts. Apakšfondam norāda kārtas numuru arhīva fonda ietvaros;

78.2. arhīva fonda nosaukums;

78.3. arhīva fonda datējums (formātā no dd.mm.gggg līdz dd.mm.gggg) vai periods (formātā mm.gggg līdz mm.gggg vai no gggg līdz gggg), par kādu tiek veikta arhīva fonda turpinājuma aprakstīšana. Punktu datējuma beigās neliek;

78.4. arhīva fonda, tā turpinājuma vai papildinājuma apjoms glabājamās vienībās;

78.5. arhīva fondā esošo dokumentu informācijas vide (piemēram, papīra vai elektroniska), nesējs (piemēram, fotonegatīvs, videokasete, plate) un satura veids (piemēram, tekstuāls, kino, video, skaņas, foto, kartogrāfisks, attēls);

78.6. arhīva fonda administratīvā vēsture – īsa informācija par institūcijas izveidošanu, reorganizāciju vai likvidāciju, funkcionālās un strukturālās izmaiņas ar atsauci uz pamatojuma dokumentiem;

78.7. arhīva fonda informācijas joma un saturs – tematika un dokumentu veidi, dokumentu sastāva pilnība;

78.8. arhīva fonda sistematizācija – arhīviskā apraksta shēmas veidošanas principi;

78.9. pieejamības noteikumi – informācija par nosacījumiem, kas ietekmē arhīva fonda dokumentu pieejamību un izmantošanu, ja tādi ir (piemēram, informācijas pieejamība, autortiesību ierobežojumi, dokumentu fiziskās īpašības, kas var ietekmēt to izmantošanu);

78.10. informācija par valodu un rakstību;

78.11. meklēšanas līdzekļi (piemēram, informācija par izstrādātajiem uzskaites sarakstiem, rokasgrāmatām, reģistriem, katalogiem, datubāzēm).

79. Par katru sēriju un tās apakšlīmeni norāda vismaz šādus elementus:

79.1. apakšfonda uzziņu kods, ja sērija pakārtota apakšfondam;

79.2. sērijas uzziņu kods;

79.3. sērijas nosaukums;

79.4. sērijas dokumentu glabāšanas termiņš;

79.5. pieejamības ierobežojumi, ja tādi ir.

80. Ja visi obligātie elementi par sēriju vai tās apakšlīmeņiem norādīti arhīviskā apraksta shēmā, atsevišķu sērijas vai tās apakšlīmeņu aprakstu neveido.

81. Ja sērija vai tās apakšlīmeņi veidoti pēc strukturālā principa, aprakstā iekļauj informāciju par struktūrvienības administratīvo vēsturi.

82. Ja sērijā vai tās apakšlīmenī sistematizēti dokumenti par pasākumu vai aktivitāti, aprakstā iekļauj informāciju par pasākumu vai aktivitāti.

83. Lietas uzskaita uzskaites sarakstos. Uzskaites sarakstus veido atbilstoši dokumentu glabāšanas termiņam, informācijas videi (piemēram, papīra, elektroniska), nesējam (piemēram, fotonegatīvi, videokasetes, plates), satura veidam (piemēram, tekstuāls, kino, video, skaņas, foto, kartogrāfisks, attēls) un termiņam, kādā dokumenti tiks nodoti pastāvīgā valsts glabāšanā.

84. Aprakstot dokumentus, uzskaites sarakstu turpinājumus veido par vienu dokumentu pārvaldības periodu. Ja vienā dokumentu pārvaldības periodā nav veidojušās vairāk par 50 pastāvīgi glabājamām lietām, aprakstīšanu var veikt un uzskaites sarakstu turpinājumus veidot par ne vairāk kā trijiem dokumentu pārvaldības periodiem vienlaikus.

85. Par katru uzskaites sarakstu norāda šādu informāciju:

85.1. uzskaites saraksta numurs arhīva fonda ietvaros;

85.2. dokumentu glabāšanas termiņš;

85.3. dokumentu informācijas vide (piemēram, papīra, elektroniska);

85.4. dokumentu satura veids (piemēram, tekstuāls, foto, video).

86. Par katru glabājamo vienību uzskaites sarakstā:

86.1. sniedz šādu informāciju:

86.1.1. apakšfonda uzziņu kods, ja glabājamā vienība vai sērija, kam tā pakārtota, ir pakārtota apakšfondam;

86.1.2. sērijas vai tās apakšlīmeņa (t. i., apraksta vienības, kam glabājamā vienība pakārtota) uzziņu kods;

86.1.3. glabājamās vienības kārtas numurs uzskaites sarakstā, turpinot iepriekšējos periodos aprakstīto glabājamo vienību numerāciju;

86.1.4. glabājamās vienības nosaukums;

86.1.5. datējums (formātā no dd.mm.gggg līdz dd.mm.gggg), ja glabājamo vienību veido viena lieta bez sējumiem, pieļaujams datējums formātā no mm.gggg līdz mm.gggg vai no gggg līdz gggg;

86.1.6. apjoms un apjoma mērvienība (piemēram, lapas, dokumenti, megabaiti, gigabaiti);

86.1.7. hibrīdlietām – saistītās glabājamās vienības citos uzskaites sarakstos;

86.1.8. valoda;

86.1.9. ja noteikti pieejamības ierobežojumi, norāda pieejamības ierobežojumus, to tiesisko pamatu un laiku;

86.2. var sniegt arī šādu informāciju:

86.2.1. saturs;

86.2.2. sistematizācija;

86.2.3. fiziskais raksturojums;

86.2.4. kopijas;

86.2.5. arhīviskā vērtība;

86.2.6. piezīmes;

86.3. audiovizuālajiem, foto un skaņas dokumentiem uzskaites sarakstā papildus šo noteikumu 86.1. apakšpunktā minētajiem nosacījumiem norāda fizisko raksturojumu un saturu.

87. Glabājamās vienības uzskaites sarakstā sistematizē pa sērijām un to apakšlīmeņiem.