LegalizeDokumentu un arhīvu pārvaldības noteikumi
179. Institūcijas, kurām ir teritoriālās struktūrvienības, dokumentus pastāvīgā valsts glabāšanā nodod attiecīgajā Latvijas Nacionālā arhīva struktūrvienībā atbilstoši institūcijas teritoriālās struktūrvienības darbības vietai (dokumentu radīšanas vietai). Par citu teritoriālo struktūrvienību dokumentu nodošanas vietu institūcija rakstiski vienojas ar Latvijas Nacionālo arhīvu.
180. Privātpersonas dokumentus glabāšanā nodod attiecīgajā Latvijas Nacionālā arhīva struktūrvienībā atbilstoši tās pēdējai darbības vietai.
181. Arhīvu likuma 7. panta otrajā daļā noteiktajā gadījumā institūcija, ja tai nav tiesību un saistību pārņēmēja, īslaicīgi glabājamos dokumentus līdz tiem noteiktā glabāšanas termiņa beigām nodod valsts glabāšanā Latvijas Nacionālajā arhīvā ar sarakstu, kurā norāda lietu virsrakstus, lietu datējumus, lietu skaitu vai apjomu, lietu glabāšanas termiņus, plānoto iznīcināšanas gadu un pieejamības laika ierobežojumu.
182. Ja valsts glabāšanā Latvijas Nacionālajā arhīvā nododamie dokumenti nav sakārtoti un aprakstīti atbilstoši šo noteikumu prasībām, attiecīgā institūcija vai privātpersona sedz izdevumus par pastāvīgā valsts glabāšanā nododamo dokumentu sakārtošanu un aprakstīšanu.
183. Elektroniskos dokumentus nodod pastāvīgā valsts glabāšanā, veidojot pakotnes. Pakotnes struktūru un pakotnes apraksta datņu struktūru saskaņo ar Latvijas Nacionālo arhīvu.
184. Institūcija vai privātpersona elektroniskos, audiovizuālos, foto un skaņas dokumentus nodod Latvijas Nacionālajam arhīvam pastāvīgā valsts glabāšanā oriģinālā kvalitātē.
185. Nododot Latvijas Nacionālajam arhīvam pastāvīgā valsts glabāšanā elektroniskos, audiovizuālos, foto un skaņas dokumentus, institūcija vai privātpersona:
185.1. pirms dokumentu nodošanas:
185.1.1. saskaņo ar Latvijas Nacionālo arhīvu dokumentu saglabāšanas formātu, kodējumu un informācijas nesēju, nodošanas pakotnes struktūru elektroniskajiem dokumentiem, saturu un noformējumu, nodošanas veidu un termiņu, apjomu un informācijas nesēju eksemplāru skaitu;
185.1.2. iesniedz Latvijas Nacionālajam arhīvam kontrolpārbaudei elektronisko dokumentu nodošanas pakotnes paraugus. Ja pēc kontrolpārbaudes nodošanas pakotnē tiek veiktas izmaiņas, tās saskaņo ar Latvijas Nacionālo arhīvu ne vēlāk kā trīs mēnešus pirms dokumentu nodošanas;
185.2. informē Latvijas Nacionālo arhīvu par dokumentu izmantošanas un pieejamības tiesībām un to ierobežojumiem, ja tādi ir noteikti;
185.3. ja dokumenti ir autortiesību objekts, iesniedz Latvijas Nacionālajam arhīvam ar darba (dokumentu) autoru noslēgtā līguma vai cita dokumenta oriģinālu vai tā apliecinātu kopiju par dokumentu autortiesībām, ja tāds dokuments ir. Ja Latvijas Nacionālajam arhīvam tiek iesniegta minētā līguma vai dokumenta kopija, tad ar darba autoru noslēgto līgumu vai dokumentu glabā pastāvīgi;
185.4. novērš neatbilstības un atkārtoti nodod dokumentus, ja Latvijas Nacionālais arhīvs, veicot šo noteikumu 185.1.2. apakšpunktā paredzēto kontrolpārbaudi, konstatē neatbilstības šo noteikumu prasībām;
185.5. analogā formātā nodotajiem dokumentiem novērš Latvijas Nacionālā arhīva konstatētās neatbilstības šo noteikumu prasībām.
10.2. Termiņa pagarināšana dokumentu glabāšanai institūcijā
186. Lai pagarinātu termiņu dokumentu glabāšanai institūcijā, institūcija Arhīvu likuma 6. panta trešajā daļā noteiktajā gadījumā mēnesi pirms dokumentu glabāšanas termiņa beigām iesniedz Latvijas Nacionālajā arhīvā iesniegumu par dokumentu glabāšanas termiņa pagarināšanu.
187. Iesniegumā par termiņa pagarināšanu dokumentu glabāšanai institūcijā norāda:
187.1. saziņas līdzekļus – tālruņa numuru un e-pasta adresi;
187.2. ziņas par dokumentiem, kam vajadzīgs termiņa pagarinājums:
187.2.1. fonda nosaukumu un numuru;
187.2.2. dokumentu hronoloģiskās robežas;
187.2.3. uzskaites saraksta veidu un numuru;
187.2.4. glabājamo vienību numurus un skaitu;
187.2.5. elektroniskajiem dokumentiem – dokumentu apjomu;
187.2.6. datumu, līdz kuram nepieciešams glabāšanas termiņa pagarinājums;
187.3. glabāšanas termiņa pagarinājuma nepieciešamības pamatojumu;
187.4. dokumentu glabāšanas faktisko adresi;
187.5. par arhīvu atbildīgās amatpersonas amatu, vārdu, uzvārdu, tālruņa numuru, e-pastu.
188. Latvijas Nacionālais arhīvs pēc institūcijas iesnieguma saņemšanas izvērtē dokumentu glabāšanas apstākļu atbilstību šo noteikumu prasībām un iesniegumā norādīto pamatojumu un pieņem lēmumu par termiņa pagarināšanas atļauju dokumentu glabāšanai institūcijā vai atteikumu izsniegt atļauju.
189. Latvijas Nacionālais arhīvs atsaka izsniegt termiņa pagarināšanas atļauju dokumentu glabāšanai institūcijā, ja institūcijā netiek nodrošināti dokumentu un arhīvu pārvaldības noteikumu prasībām atbilstoši dokumentu glabāšanas apstākļi, kā arī ja iesniegums nav pamatots.
190. Latvijas Nacionālais arhīvs anulē termiņa pagarināšanas atļauju dokumentu glabāšanai institūcijā, ja, veicot pārbaudi institūcijas dokumentu un arhīva pārvaldības jomā, konstatē, ka institūcijā netiek nodrošināti attiecīgi dokumentu glabāšanas apstākļi.
11. Noslēguma jautājumi
191. Ja starp Latvijas Nacionālo arhīvu un institūciju noslēgts līgums par Iestāžu portāla lietošanu, institūcijas lietotāji, kuriem lietotāja tiesības piešķirtas saskaņā ar līgumu, turpina izmantot Iestāžu portālu bez atkārtota pieteikuma un apliecinājuma iesniegšanas līdz brīdim, kad veicamas izmaiņas lietotāja datos, vai anulē pieeju Iestāžu portālam saskaņā ar šo noteikumu 14. punktu.
192. Atzīt par spēku zaudējušiem:
192.1. Ministru kabineta 2012. gada 6. novembra noteikumus Nr. 748 "Dokumentu un arhīvu pārvaldības noteikumi" (Latvijas Vēstnesis, 2012, 177. nr.);
192.2. Ministru kabineta 2012. gada 6. novembra noteikumus Nr. 749 "Kārtība, kādā nodod dokumentus pastāvīgā valsts glabāšanā Latvijas Nacionālajā arhīvā" (Latvijas Vēstnesis, 2012, 177. nr.);
192.3. Ministru kabineta 2004. gada 2. marta noteikumus Nr. 117 "Noteikumi par elektronisko dokumentu izvērtēšanas veidu, saglabāšanas kārtību un nodošanu valsts arhīvam glabāšanā" (Latvijas Vēstnesis, 2004, 36. nr.; 2005, 46. nr.).
Ministru prezidente E. SiliņaKultūras ministre A. Logina
1. pielikumsMinistru kabineta2024. gada 7. maijanoteikumiem Nr. 282
Pieteikuma paraugs Iestāžu portāla izmantošanai
| Nr.p. k. | Vārds, uzvārds | Struktūrvienības nosaukums, amats | Tālruņa numurs un e-pasta adrese | Datu apstrādes veids un pieejamais datu apjoms** |
|---|---|---|---|---|
2. pielikumsMinistru kabineta2024. gada 7. maijanoteikumiem Nr. 282
Lietas apliecinājuma ieraksta paraugs
| Lietas fiziskā stāvokļa un sakārtošanas īpatnības | Lapu vai dokumentu numuri |
|---|---|
3. pielikumsMinistru kabineta2024. gada 7. maijanoteikumiem Nr. 282
Lietas vāka noformējums
| (pilns institūcijas nosaukums) |
| (lietas nosaukums) |
| (lietas datējums) | |
| Lietā | |
| (lapu vai dokumentu skaits) | |
| Glabāšanas termiņš |
4. pielikumsMinistru kabineta2024. gada 7. maijanoteikumiem Nr. 282
Elektronisko dokumentu metadatu XSD shēma, tās elementu un atribūtu apraksts
1. XSD shēmas elementu un atribūtu skaidrojums
| Nr.p. k. | Elements/atribūts | Atšifrējums | Sastopamība | Obligāts1 | Piezīmes |
|---|---|---|---|---|---|
| 1. | 1 | + | |||
| 2. | Fondraža iestādes nosaukums vai vārds un uzvārds | 1 | + | ||
| 3. | Fondraža iestādes reģistrācijas numurs vai privātpersonas personas kods | 1 | + | ||
| 4. | 1–n | + | |||
| 5. | @RegID | Unikāls dokumentu reģistra identifikators | 1 | + | Iestādes vai lietvedības sistēmas piešķirts reģistru kopas ietvaros unikāls identifikācijas numurs |
| 6. | 1–n | + | |||
| 7. | @NPK | Dokumenta numurs pēc kārtas vienas lietas ietvaros | 1 | + | Tiek izmantots gan dokumentu līmeņa uzziņu koda ģenerēšanai, gan obligātā lauka "Numurs pēc kārtas" aizpildīšanai |
| 8. | Dokumentu iedalījuma grupa iestādes iekšējā lietvedībā | 0–1 | – | Ieteicams dokumentus grupēt pēc to virzības, pieļaujot vērtības: iekšējie, saņemtie un nosūtītie | |
| 9. | Dokumentu iedalījums pēc tā medija | 0–1 | – | Pieļaujamās vērtības: tekstuālais, kartogrāfiskais, grafiskais, foto, skaņas, video | |
| 10. | 1 | + | Paskaidrojošs pilns glabājamā dokumenta nosaukums vai tā satura izklāsts | ||
| 11. | Dokumenta reģistrācijas vai parakstīšanas datums | 1 | + | Datums norādāms formātā, proti, YYYY-MM-DD | |
| 12. | Dokumenta reģistrācijas numurs iestādes lietvedības sistēmā | 1 | + | ||
| 13. | 0–n | – | Kompleksais datu tips | ||
| 14. | Pilns datnes nosaukums ar paplašinājumu failu sistēmā | 1 | + | Attiecīgajai datnei jāatrodas vienā mapē ar tās aprakstošo dokumentu reģistra XML failu. Pēc šīs pazīmes dokumentu līmenī tiek piesaistīta glabājamā datne | |
| 15. | 0–n | – | Kompleksais datu tips | ||
| 16. | Kontrolsummas algoritms | 1 | – | Pieļaujamās vērtības: MD5, SHA1, SHA256 un SHA512 | |
| 17. | Kontrolsummas vērtība pēc iepriekš norādītā algoritma | 1 | – | ||
| 18. | Datnes apraksts | 0–n | – | Ja nepieciešams, var būt vairāki apraksta elementi | |
| 19. | 1 | + | Kompleksais datu tips | ||
| 20. | Lietas numurs | 1 | + | Lietas indekss lietu nomenklatūrā vai lietvedības sistēmā | |
| 21. | Nenorāda. Paredzēts arhīva iekšējai lietošanai | ||||
| 22. | Glabājamo vienību uzskaites saraksta numurs | 1 | + | ||
| 23. | Glabājamās vienības numurs attiecīgajā uzskaites sarakstā | 1 | + | ||
| 24. | Dokumenta reģistrācijas numurs nosūtītāja lietvedībā | 0–1 | – | Attiecas tikai uz ienākošajiem dokumentiem, tādēļ var arī nepastāvēt | |
| 25. | Dokumenta anotācija | 0–1 | – | ||
| 26. | 0–n | – | Var būt daudzpusēji līgumi | ||
| 27. | 0–n | – | Ir pieļaujami vairāki autora elementi | ||
| 28. | 0–n | – | Ir pieļaujami vairāki dokumenta sagatavotāja elementi | ||
| 29. | 0–1 | – | Datums norādāms formātā, proti, YYYY-MM-DD | ||
| 30. | 0–1 | – | Datums norādāms formātā, proti, YYYY-MM-DD | ||
| 31. | 0–n | – | Ir pieļaujami vairāki adresāta elementi | ||
| 32. | Pilnvarotas personas lēmums par šā dokumenta tālāku virzību | 0–n | – | Kompleksais datu tips | |
| 33. | 0–1 | – | |||
| 34. | 1–n | + | Ir pieļaujami vairāki atbildīgās personas elementi | ||
| 35. | 0–n | – | Ir pieļaujami vairāki uzdevuma elementi | ||
| 36. | 0–n | – | Datums norādāms formātā, proti, YYYY-MM-DD | ||
| 37. | 0–n | – | Datums norādāms formātā, proti, YYYY-MM-DD | ||
| 38. | 0–n | – | Ir iespējamas apakšrezolūcijas | ||
| 39. | Dokumenta saskaņojums organizācijas ietvaros | 0–n | – | Kompleksais datu tips | |
| 40. | Persona (vārds, uzvārds), kura vizē (saskaņo) dokumentu | 1 | + | ||
| 41. | 1 | + | Datums norādāms formātā, proti, YYYY-MM-DD | ||
| 42. | 0–1 | – | |||
| 43. | Organizācijas darbinieka atzīme, ka viņš iepazinies ar dokumentu | 0–n | – | Kompleksais datu tips | |
| 44. | Persona (vārds, uzvārds), kura ir iepazinusies ar dokumentu | 1 | + | ||
| 45. | 1 | + | Datums norādāms formātā, proti, YYYY-MM-DD | ||
| 46. | 0–1 | – | |||
| 47. | Nenorāda | ||||
| 48. | 0–n | – | Kompleksais datu tips | ||
| 49. | Unikāls saistītā dokumenta reģistra identifikators | 1 | + | Elementa , kurā atrodams saistītais dokuments, atribūta @RegID vērtība | |
| 50. | Unikāls saistītā dokumenta numurs | 1 | + | Saistītā dokumenta elementa atribūta @NPK vērtība | |
| 51. | 0–1 | – | |||
| 52. | 0–n | – |
1 Obligāti aizpildāms lauks SIP sagatavošanas rīkā (versija 1.0.10.10).2. XSD shēma
5. pielikumsMinistru kabineta2024. gada 7. maijanoteikumiem Nr. 282
Akta paraugs par dokumentu atlasi iznīcināšanai
| Nr. p. k. | Lietas datējums | Lietas indekss | Lietas (vai grupas) nosaukums | Lietu skaits | Glabāšanas termiņš | Piezīmes |
|---|---|---|---|---|---|---|
6. pielikumsMinistru kabineta2024. gada 7. maijanoteikumiem Nr. 282
Akta paraugs par dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudi
(Dokumenta rekvizīti)Akts Nr. _______(datums) Par dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudiPārbaudes pamatojums (norādīt pārbaudes iemeslu, piemēram, kārtējā pārbaude, nodošana valsts glabāšanā)Dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudē konstatēts:Uzskaites saraksta numursPārbaudāmo glabājamo vienībuIztrūkstošo glabājamo vienību numuriGlabājamās vienības, kurām nepieciešamaNeglābjami bojātas glabājamās vienības (numuri)Pagaidu lietošanā izsniegtas glabājamās vienības (numuri)skaits uzskaites sarakstāfaktiskais skaitsdezinfekcija (numuri)dezinsekcija (numuri)restaurācija (numuri) Kopā Elektronisko dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudē konstatēts:Uzskaites saraksta numursPārbaudāmo dokumentu skaits uzskaites sarakstāFaktiskais dokumentu skaitsIztrūkstošo dokumentu skaitsDokumenti, kuri nav nolasāmiElektronisko dokumentu vai informācijas sistēmas, vai reģistra, vai datubāzes nosaukumsDatu nesēja formāts(-i)Datu nesēju skaitsDatu apjoms (MB) Kopā (Dokumenta rekvizīti)Piezīme. Dokumenta rekvizītus norāda atbilstoši dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas prasībām.
7. pielikumsMinistru kabineta2024. gada 7. maijanoteikumiem Nr. 282
Akta paraugs par iztrūkstošajiem dokumentiem
| Nr.p. k. | Glabājamās vienības vai dokumenta uzskaites kods | Glabājamās vienības vai dokumenta nosaukums | Datējums | Iztrūkuma iemesli | Piezīmes |
|---|---|---|---|---|---|
8. pielikumsMinistru kabineta2024. gada 7. maijanoteikumiem Nr. 282
Akta paraugs par meklēšanas procesā neatrastiem dokumentiem
| Nr. p.k. | Glabājamās vienības vai dokumenta uzskaites kods | Glabājamās vienības vai dokumenta nosaukums | Datējums | Lapu skaits | Iespējamie iztrūkuma iemesli | Piezīmes |
|---|---|---|---|---|---|---|
9. pielikumsMinistru kabineta2024. gada 7. maijanoteikumiem Nr. 282
Akta paraugs par neatrasto dokumentu meklēšanas procesa izbeigšanu
10. pielikumsMinistru kabineta2024. gada 7. maijanoteikumiem Nr. 282
Akta paraugs par dokumenta bojāeju vai neglābjami bojātiem dokumentiem
| Nr. p. k. | Glabājamās vienības vai dokumenta uzskaites kods | Glabājamās vienības vai dokumenta nosaukums | Datējums | Lapu skaits | Bojājumu raksturojums |
|---|---|---|---|---|---|
11. pielikumsMinistru kabineta2024. gada 7. maijanoteikumiem Nr. 282
Arhīvglabātavu mikroklimatam rekomendējamās prasības
| Nr.p. k. | Informācijas nesējs | Temperatūra (°C) | Temperatūra (°C) | Temperatūra (°C) | Mitrums (%) | Mitrums (%) | Apgaismojums un citi nosacījumi |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Nr.p. k. | Informācijas nesējs | maksimālā | minimālā | svārstības24 stundās | relatīvais RH | ΔRH svārstības24 stundās | |
| 1. | Papīrs | 23 | 2 | 3 | 30–50 | 3 | līdz 50 lux |
| 2. | Fotodokumenti un kinodokumenti: | ||||||
| 2.1. | melnbaltās fotogrāfijas uz papīra | 18 | 2 | 2 | 30–50 | 3 | glabāt tumsā, labi vēdināmā telpā, no putekļiem pasargātās mapēs |
| 2.2. | krāsu fotogrāfijas uz papīra | 5 | 0 | 2 | 30–40 | 5 | glabāt tumsā, labi vēdināmā telpā, no putekļiem pasargātās mapēs |
| 2.3. | melnbaltie fotofilmu un kinofilmu negatīvi: | ||||||
| 2.3.1. | nitrocelulozes | 2 | –10 | 2 | 20–50 | 5 | glabāt tumsā |
| 2.3.2. | celulozes acetāta un poliestera | 21 | 16 | 2 | 20–50 | 5 | glabāt tumsā |
| 2.4. | krāsu fotofilmu un kinofilmu negatīvi un diapozitīvi | 3 | –18 | 1 | 20–30 | 3 | glabāt tumsā |
| 2.5. | melnbaltie stikla plašu negatīvi, dagerotipi, ambrotipi, ferotipi | 18 | 13 | 2 | 30–40 | 5 | līdz 50 lux |
| 3. | Magnētiskie nesēji uz poliestera bāzes | 23 | 8 | 2 | 15–50 | 5 | glabāt tumsā |
| 4. | Pārējie magnētiskie nesēji | 18 | 12 | 2 | 30–40 | 3 | glabāt tumsā |
Šis dokuments neaizstāj oficiālo publikāciju izdevumā Latvijas Vēstnesis. Mēs neuzņemamies atbildību par iespējamām neprecizitātēm, kas radušās oriģināla pārveidošanā šajā formātā.
Šis teksts tiek publicēts saskaņā ar paša avota likumi.lv atkalizmantošanas noteikumiem, nevis saskaņā ar Legalize licenci vai publiskā īpašuma licenci.
likumi.lv
brīvi pieejams (oficiālie valsts izdevumi nav aizsargāti ar autortiesībām)